Одним из наиболее эффективных инструментов современного организационного развития, внедрения стратегических изменений, адаптации коллектива предприятия к изменяющимся условиям, является привлечение персонала к управлению предприятием путем организации целевых (профильных) рабочих групп детализации и внедрения изменений. Функции рабочих групп (РГ) выполняют функциональные подразделения предприятия, которых непосредственно касаются организационные изменения. В состав РГ входят руководители подразделений (менеджеры) – руководители рабочих групп и непосредственные исполнители работ – участники рабочих групп.

Схема организации РГ (рис. 7.2) предусматривает следующие роли:

1) заказчик изменений – это, как правило, руководитель предприятия (или собственник), который, совместно с консультантом ставит задачу перед руководителем проекта изменений;

2) руководитель РГ – как правило, работник в статусе заместителя заказчика изменений (руководителя предприятия или владельца), который несет ответственность за деятельность целевой РГ, распределяет работы в рамках РГ и контролирует их выполнение.

Рис. 7.2.Схема организации рабочих групп

Группа руководителей РГ во главе с руководителем проекта изменений составляют команду управления изменениями, в функции которой входят:

определение кадрового состава рабочих групп, привлечение в случае необходимости непрофильных специалистов как участников или экспертов;

согласование между собой решений РГ, чтобы избежать межфункциональных разногласий;

согласование и принятие к внедрению предложений рабочих групп;

3) участник РГ – специалист, выполняющий работы в рамках специализации РГ и обладающий совещательным голосом;

4) консультант – специалист, возможно посторонний, постановщик задачи для рабочей группы. Основной задачей консультанта является методическая поддержка деятельности РГ, объяснение целей, задач и методов работы. Консультант может выступать в качестве эксперта;

5) эксперт – профильный специалист, в задачи которого входит рассмотрение специальных, узкопрофессиональных вопросов и экспертиза принимаемых РГ решений. Эксперт может быть как внутренним работником, так и приглашенным со стороны.

Последовательность действий при формировании рабочих групп указана на рис. 7.3.

Рис. 7.3.Этапы формирования рабочих групп

На первом этапе, исходя из принятых стратегических установок, из числа руководителей функциональных подразделений предприятия формируется небольшая группа специалистов-единомышленников – команда управления изменениями. Руководитель (владелец) предприятия ставит перед группой стратегическую задачу, вытекающую из необходимости проведения организационных изменений. Команда управления определяет состав целевых РГ, формирует группы экспертов и консультантов по направлениям.

На втором этапе начинается активная фаза детализации и внедрения изменений. Заказчик, консультанты и эксперты доводят до участников РГ стратегию организационных изменений, связанные с этим проблемы, формулируют задачи, оказывают методическую помощь. На этом этапе определяются «пределы ответственности», проводятся тренинги и семинары, организуется групповая работа.

На третьем, самом сложном и ответственном этапе происходит основная деятельность РГ, формируются и детализируются предложения, касающиеся будущих изменений, принимаются окончательные решения. Осуществляется реальное делегирование полномочий и ответственности как руководителям, так и участникам РГ. Делегирование ответственности и полномочий позволяет:

установить на стадии детализации изменений межфункциональное взаимодействие;

максимально «привязать» стратегические цели к реальным условиям и компетенциям;

преодолеть сопротивление изменениям, присущее любому коллективу;

получить поддержку стратегических изменений на уровне среднего менеджмента, то есть именно там, где очень часто тормозится большинство инициатив;

привлечь персонал к процессу стратегического управления и управления изменениями.

На четвертом этапе, после того, как были решены все вопросы, касающиеся изменений, проводится экспертиза результатов, получается вывод заказчика, подготавливается персонал, осуществляется внедрение изменений.

На пятом этапе осуществляется мониторинг изменений, анализ и оценка полученных результатов, которые могут стать основой для дальнейшего развития предприятия.

7.4. Организационная диагностика: необходимость проведения и содержание

Многие организации терпели поражение в осуществлении нововведений, поскольку масштабы таких инноваций были более значительными, чем степень готовности к ним организации. Любые организационные изменения целесообразно начинать с диагностики «шага развития», который субъективно готова осуществить организация, ее персонал, позволяет корпоративная культура. Второй важный момент – это оценка масштаба и глубины предполагаемых нововведений. Сопоставление субъективно допустимого «шага развития» и целевого масштаба нововведений позволяет зафиксировать величину «разрыва» между этими переменными. «Разрыв» между готовностью компании к преобразованиям, с одной стороны, и предполагаемым масштабом нововведений, с другой, преодолевается за счет консолидации и усиления «движущих сил» и минимизации влияния «сдерживающих сил», которых устраивает текущее положение дел.

Диагностика – это процесс оценки деятельности организации или подразделения, направленный на раскрытие проблем и обозначение сфер их возможного решения. Состоит из сбора необходимой информации об организационном функционировании, анализа этих данных и выводов относительно потенциальных изменений и улучшений. Эффективная диагностика предполагает выбор вмешательства, то есть систему мероприятий, удовлетворяющих необходимость организации в развитии. Главное правило диагностики – искать не недостатки, а ресурсы.

Организационная диагностика – это совокупность специальных методов, применяемых в исследовании организации, включающая интервьюирование, анкетирование, анализ структуры и возможности осуществления управленческих решений, выявление соотношений интересов и целей различных групп персонала.

Цели диагностики:

выявить и описать структуру и векторы напряжения силового поля организационных преобразований (соотношение движущих и сдерживающих сил);

определить оптимальную модель управления организационными изменениями;

Направлениями диагностики могут быть:

оценка персонала, выявление сотрудников, готовых и способных выполнять роль «агентов перемен»;

оценка слухостойкости формальных каналов коммуникации; выявление фактических слухов и оценка механизмов их распространения;

оценка степени удовлетворенности персонала существующим положением дел и субъективного восприятия (осознания) необходимости преобразований («оценка зоны комфорта»);

оценка «горизонта допустимых преобразований» в представлениях работников различных категорий;

выявление заинтересованных ключевых групп, фигур, оценка возможных сценариев их влияния на разработку и внедрение проекта изменений;

реконструкция неформальной структуры организации, выявление «лидеров мнений», их установок относительно возможных преобразований;

выявление оптимальной схемы формализации системы управления организационными изменениями.

Организация делопроизводства

Организация делопроизводства - это отрасль по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения. Делопроизводство непосредственно связанно с созданием документов, рассматривает вопросы движения и учета документов. Ведение и организация делопроизводства осуществляется должностными лицами, которые несут ответственность за его организацию, учет и сохранность документов. Организация делопроизводства состоит из этапов: 1) первичная обработка поступивших документов; 2) предварительное рассмотрение документов; 3) регистрация; 4) рассмотрение документов руководством; 5) направление на исполнение; 6) контроль исполнения; 7) формирование дел; 8) оформление дел; 9) передача дел в архив.

Документационное обеспечение управления

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" документационное обеспечение управления (ДОУ)- это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Термины делопроизводство и документационное обеспечение управления в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 употребляются как синонимы, однако между ними все-таки существуют некоторые различия. Первый из них, делопроизводство, преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами. Второй – документационное обеспечение управления подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами.

Курсы повышения квалификации секретарей-референтов, помощников руководителя (« курсы секретаря », « курсы секретарей и помощников руководителя »)
Цель курсов повышения квалификации секретарей-референтов (« курсы секретаря », « курсы секретарей и помощников руководителя ») - предоставление современной и точной информации по делопроизводству, научной организации труда и коммуникационным навыкам. Полноценные « курсы секретаря », « курсы секретарей и помощников руководителя » (72 учебных часа) – это возможность приобрести новые знания и навыки. Профессия секретаря востребована на каждом предприятии, как правило, секретарь отвечает за оформление деловых бумаг и документооборот в секретариате руководителя. Предлагаемые « курсы секретаря », « курсы секретарей , помощников руководителя » позволят соответствовать абсолютно всем современным требованиям, которые только могут предъявить современные работодатели.

Курсы повышения квалификации специалистов в области ДОУ (« курсы делопроизводства » и « курсы документооборота »)
« Курсы делопроизводства » и « курсы документооборота » включают в себя организацию делопроизводства, с учетом лингвистических особенностей служебного документа, основы кадрового документоведения и архивирования, этикет и психологию делового общения, включая имидж сотрудника службы ДОУ. « Курсы делопроизводства » и « курсы документооборота » позволяют получить необходимые навыки составления и оформления документов предприятий всех видов собственности. Прослушавшие « курсы делопроизводства » и « курсы документооборота » специалисты получают свидетельство государственного образца.

Семинары, круглые столы, мастер-классы по проблемам делопроизводства (« Семинары делопроизводства »)
Предлагаемые программы семинаров, круглых столов, мастер-классов по проблемам делопроизводства (« семинары делопроизводства ») – это интегрированные информационно-консультационные образовательные мероприятия для специалистов в области ДОУ, сочетающие в себе отрасли знаний отдельно по проблемам в сфере делопроизводства, научной организации труда, бизнес-этикета и методики овладения профессиональными навыками. « Семинары делопроизводства » рассчитаны на руководителей и специалистов секретариатов, канцелярий, делопроизводственных и архивных служб коммерческих и государственных структур. « Семинары делопроизводства » носят практический характер, тематика программ подбирается с учетом актуальности и потребности предприятий и учреждений различных форм собственности, численности работающих, сферы деятельности.

21. Координацию деятельности рабочей группы осуществляет руководитель секретариата рабочей группы.

22. Организационно-техническое обеспечение деятельности рабочих групп, включая ведение делопроизводства, информирование о времени и месте проведения заседаний, обеспечение необходимыми информационными материалами, организацию подготовки заседаний осуществляют секретариаты рабочих групп.

23. К работе в рабочей группе в качестве экспертов-консультантов привлекаются представители федеральных органов исполнительной власти, государственных научных организаций, коммерческих и некоммерческих организаций, в том числе государственных корпораций, обладающие профессиональными знаниями и практическим опытом.

Основанием для привлечения экспертов-консультантов к работе в рабочей группе является решение о привлечении экспертов-консультантов к работе в рабочей группе, принятое на заседании рабочей группы.

24. Основной формой деятельности рабочей группы является заседание. По решению руководителя секретариата рабочей группы заседания в зависимости от технической возможности, а также поставленных задач проводятся как в очной, так и в заочной форме.

25. В целях оперативного принятия решения по вопросам, относящимся к компетенции рабочей группы, в период между заседаниями руководитель секретариата рабочей группы организовывает и проводит заочное голосование согласно положениям главы IV настоящего Порядка.

26. На первом заседании рабочей группы руководитель секретариата рабочей группы организует разработку плана деятельности рабочей группы (далее - план деятельности), содержащего сроки и этапы работ, установленные Бюро.

27. Срок, в течение которого план деятельности разрабатывается и предоставляется в Бюро на утверждение, устанавливается руководителем секретариата рабочей группы, но не может составлять более 20 рабочих дней со дня проведения первого заседания рабочей группы.

28. План деятельности утверждается Бюро в течение 5 рабочих дней со дня его предоставления. Копии плана деятельности рассылаются (в электронной форме) секретариатом рабочей группы всем ее членам в течение 3 рабочих дней, следующих за днем утверждения.

29. Заседания рабочей группы назначаются по мере необходимости, но не реже одного раза в квартал.

30. Даты проведения заседаний рабочей группы определяются руководителем секретариата рабочей группы с учетом утвержденного плана деятельности.

31. Повестку дня заседания рабочей группы определяет и утверждает руководитель секретариата рабочей группы на основе задач, стоящих перед рабочей группой, а также предложений Минпромторга России, Бюро и членов рабочей группы.

32. О проведении заседания рабочей группы, форме, месте и времени его проведения, а также о повестке дня члены рабочей группы уведомляются секретариатом рабочей группы путем направления уведомления в электронной форме не менее чем за 10 рабочих дней до дня проведения заседания рабочей группы.

33. Материалы заседания рабочей группы направляются секретариатом рабочей группы всем членам рабочей группы (в электронной форме) одновременно с уведомлением о проведении заседания рабочей группы.

34. Приглашения на заседание рабочей группы экспертам-консультантам, не являющимся членами рабочей группы, а также кандидатам в члены рабочей группы направляются секретариатом рабочей группы не менее чем за 10 рабочих дней до дня проведения заседания рабочей группы.

1.1. Рабочая группа по реализации Концепции развития в Самарской области информационного общества и формирования электронного правительства до 2015 года (далее - рабочая группа) является коллегиальным органом, образованным в целях эффективного выполнения проектов по реализации мероприятий Концепции развития в Самарской области информационного общества и формирования электронного правительства до 2015 года, утвержденной постановлением Правительства Самарской области от 05.09.2007 № 159 (далее - Концепция).

1.2. Рабочая группа в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, иными правовыми актами Российской Федерации, Уставом Самарской области, законами Самарской области, иными правовыми актами Самарской области, настоящим Положением, а также положениями Концепции.

1.3. Положение о рабочей группе и ее состав утверждаются Губернатором Самарской области.

1.4. Рабочая группа осуществляет свою деятельность на принципах равноправия ее членов, коллегиальности принятия решений и гласности.

2. Задачи рабочей группы

Основными задачами рабочей группы являются:

• выработка согласованных решений по реализации исполнителями мероприятий Концепции;
• координация действий непосредственных исполнителей мероприятий Концепции.

3. Функции рабочей группы

Основными функциями рабочей группы являются:

• экспертный анализ проектов по реализации мероприятий Концепции (далее - Проекты);
• разработка механизма реализации Проектов;
• текущий (оперативный) мониторинг реализации Проектов.

4. Права рабочей группы

Рабочая группа в целях осуществления возложенных на нее функций имеет право:

• рассматривать предложения и разрабатывать рекомендации по осуществлению текущих работ, связанных с внедрением в органах исполнительной власти Самарской области информационных и коммуникационных технологий;
• рассматривать проекты правовых актов в области региональной информатизации и вносить предложения по их доработке и принятию;
• осуществлять подготовку материалов для рассмотрения на заседаниях Комиссии по проведению административной реформы в Самарской области и Совета по информатизации Самарской области при Губернаторе Самарской области;
• предварительно рассматривать (до внесения на рассмотрение Комиссии по проведению административной реформы в Самарской области и Совета по информатизации Самарской области при Губернаторе Самарской области) предложения по включению новых Проектов в Концепцию и доработке Проектов;
• рассматривать предлагаемые ответственными исполнителями планы по реализации Проектов, включая их финансово-экономические обоснования;
• принимать участие в подготовке ежегодного сводного отчета о состоянии региональной информатизации;
• предварительно рассматривать (до согласования с уполномоченным органом по реализации Концепции) отраслевые Проекты, планируемые к реализации в очередном финансовом году;
• запрашивать и получать в установленном порядке у органов исполнительной власти Самарской области, органов местного самоуправления муниципальных образований в Самарской области, должностных лиц, организаций и общественных объединений необходимую информацию по вопросам, относящимся к компетенции рабочей группы;
• приглашать на свои заседания и заслушивать доклады представителей органов исполнительной власти Самарской области о ходе реализации Проектов;
• организовывать и проводить в установленном порядке координационные совещания и рабочие встречи по вопросам реализации Концепции;
• привлекать в установленном порядке к деятельности рабочей группы представителей всех заинтересованных органов исполнительной власти Самарской области, органов местного самоуправления муниципальных образований в Самарской области, научных, коммерческих и общественных организаций, экспертов, в том числе на договорной основе.

5. Состав и организация деятельности рабочей группы

5.1. Рабочая группа состоит из руководителя рабочей группы, заместителя руководителя рабочей группы, секретаря рабочей группы и членов рабочей группы.

5.2. Заседания рабочей группы проводятся по мере необходимости.

Заседания рабочей группы проводит руководитель рабочей группы или по его поручению заместитель руководителя рабочей группы.

Заседание рабочей группы считается правомочным, если на нем присутствует не менее половины ее членов.

Члены рабочей группы участвуют в ее заседаниях без права замены. В случае отсутствия члена рабочей группы на заседании он имеет право представить свое мнение по рассматриваемым вопросам в письменной форме.

5.3. Решения рабочей группы принимаются большинством голосов присутствующих на заседании членов рабочей группы. В случае равенства голосов решающим является голос руководителя рабочей группы.

Решения, принимаемые на заседаниях рабочей группы, оформляются протоколами, которые подписывают председательствующий на заседании рабочей группы и секретарь рабочей группы. При необходимости решения оформляются в виде проектов правовых актов, которые вносятся в установленном порядке на рассмотрение уполномоченных органов и должностных лиц Самарской области.

5.4. Решения рабочей группы являются обязательными для исполнения ее членами, участвующими в реализации Проектов.

5.5. Члены рабочей группы имеют право выражать особое мнение по рассматриваемым на заседаниях рабочей группы вопросам, которое заносится в протокол заседания рабочей группы или приобщается к протоколу в письменной форме.

5.6. Рабочая группа осуществляет взаимодействие с уполномоченным органом по реализации Концепции по текущим вопросам организационного обеспечения и реализации Проектов.

5.7. Руководитель рабочей группы:

определяет повестку заседаний рабочей группы, время и место проведения;

председательствует на заседаниях рабочей группы;

дает поручения членам рабочей группы;

представляет рабочую группу во взаимоотношениях с органами государственной власти, иными органами, должностными лицами, организациями и общественными объединениями.

5.8. В отсутствие руководителя рабочей группы его обязанности исполняет заместитель руководителя рабочей группы.

5.9. Секретарь рабочей группы:

организует подготовку необходимых информационных материалов к заседаниям рабочей группы, а также проектов ее решений;

6. Организационно-техническое обеспечение деятельности рабочей группы

Организационно-техническое обеспечение деятельности рабочей группы, включая информирование о времени и месте проведения заседаний рабочей группы, обеспечение необходимыми информационными материалами, организацию подготовки заседаний рабочей группы, осуществляет уполномоченный орган по реализации Концепции.

Изменения внесены распоряжением
Губернатора Самарской области
от 14 октября 2010 г. № 360-р

Глава 3. Порядок формирования и деятельности Рабочей группы

5. Рабочая группа формируется в составе руководителя Рабочей группы, двух заместителей руководителя и членов Рабочей группы.

В состав Рабочей группы могут входить представители органов и организаций.

Состав Рабочей группы утверждается распоряжением Правительства Чеченской Республики.

6. Руководителем Рабочей группы является заместитель Председателя Правительства Чеченской Республики, председатель комиссии Правительства Чеченской Республики по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций и обеспечению пожарной безопасности на территории Чеченской Республики.

7. Порядок работы Рабочей группы определяется руководителем Рабочей группы или по его поручению заместителем руководителя Рабочей группы.

8. Руководитель Рабочей группы:

1) организует работу Рабочей группы и обеспечивает контроль за исполнением ее решений;

2) определяет перечень, сроки и порядок рассмотрения вопросов на заседаниях Рабочей группы;

3) организует перспективное и текущее планирование работы Рабочей группы;

4) участвует в подготовке докладов Правительству Чеченской Республики по вопросам, входящим в компетенцию Рабочей группы;

5) представляет Рабочую группу при взаимодействии с органами и организациями, организует переписку с ними.

9. В отсутствие руководителя Рабочей группы по его поручению обязанности руководителя Рабочей группы исполняет один из заместителей руководителя Рабочей группы.

10. Рабочая группа для осуществления своих функций имеет право:

1) взаимодействовать по вопросам, входящим в компетенцию Рабочей группы, с соответствующими органами и организациями, получать от них в установленном порядке необходимые материалы и информацию;

2) заслушивать представителей органов и организаций по вопросам, отнесенным к компетенции Рабочей группы;

3) пользоваться в установленном порядке банками и базами данных территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти Чеченской Республики;

4) использовать государственные системы связи и коммуникации;

5) привлекать в установленном порядке к работе Рабочей группы для осуществления аналитических и экспертных работ научные и иные организации, отдельных специалистов;

6) создавать рабочие группы по отдельным направлениям деятельности.

11. Работа Рабочей группы осуществляется в соответствии с планом, который ежегодно принимается на заседании Рабочей группы и утверждается ее руководителем.

12. Заседания Рабочей группы проводятся в соответствии с планом ее деятельности не реже одного раза в квартал. При необходимости по решению руководителя Рабочей группы могут проводиться внеочередные заседания Рабочей группы, в том числе выездные.

Заседание Рабочей группы проводит руководитель Рабочей группы или по его поручению заместитель руководителя Рабочей группы.

13. Члены Рабочей группы участвуют в ее заседаниях без права замены. В случае отсутствия члена Рабочей группы на заседании он вправе заблаговременно (не позднее 3 дней до даты проведения заседания Рабочей группы) изложить свое мнение по рассматриваемым вопросам в письменном виде.

14. Заседание Рабочей группы считается правомочным для принятия решений, если на нем присутствуют не менее двух третей от общего числа членов Рабочей группы.

15. Подготовка материалов к заседанию Рабочей группы осуществляется органами и организациями, к ведению которых относятся вопросы повестки Дня.

16. Члены Рабочей группы обладают равными правами при обсуждении вопросов, рассматриваемых на заседании Рабочей группы.

17. Решение Рабочей группы принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов Рабочей группы. В случае равенства голосов решающим является голос председательствующего на заседании.

Решения, принимаемые на заседании Рабочей группы, оформляются протоколом, который подписывает руководитель Рабочей группы или его заместитель, председательствующий на заседании. Копия протокола заседания Рабочей группы рассылается ее членам.

18. Решения Рабочей группы, принятые в пределах ее компетенции, обязательны для исполнения представленными в ней органами и организациями, реализующими меры по вопросам, связанным с функционированием систем АПК "Безопасный город".

19. Организационно-техническое и информационно-аналитическое обеспечение деятельности Рабочей группы осуществляется Главным управлением МЧС России по Чеченской Республике.

20. Рабочая группа информирует органы и организации, реализующие меры по вопросам, связанным с функционированием систем АПК "Безопасный город", о принятых решениях путем направления выписки из протокола заседания, Рабочей группы.