Оформление дел – это комплекс работ по описанию дела на обложке, по брошюровке, нумерации листов, составлению внутренней описи и заверительной надписи. Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в котором они были заведены. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях.

Полное оформление дела включает : 1.подшивку (переплет) дела;2.нумерацию листов в деле; 3.составление заверительной надписи (листа-заверителя) дела;4.составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (для учета документов личных дел, дел о присуждении ученых степеней и званий);5.оформление обложки дела. Дело считается заведенным после включения в папку для хранения первого исполненного документа. Одновременно оформляется обложка заведенного дела. На обложке дела указывается:

· наименование организации (полное в именительном падеже, в скобках сокращенное название);

· наименование структурного подразделения, где оформилось дело;

· номер папки (индекс дела) по номенклатуре дел;

· заголовок дела;

· год заведения, если дело делится на тома, части, на их обложках указывается число, месяц, год заведения;

· срок хранения переносится на обложку из номенклатуры дел.

Количество листов проставляется после завершения дела. Для дел, содержащих особо ценные документы, а также для личных дел составляют внутреннюю опись, которая помещается в начале дела

Личное дело» как совокупность документов по личному составу.

В организации работы с личными делами выделяется три основных блока:
1. Формирование личного дела.
2. Ведение личного дела.
3. Учет, использование и хранение личного дела, включая подготовку личного дела уволенного работника к передаче в архив организации.

Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2 утверждена Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников.В соответствии с п. 5 Инструкции личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) с ним и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность). Это означает, что до того как документально будет оформлен прием на работу, документы, подлежащие включению в личное дело работника, должны собираться в отдельную обложку (папку), однако само дело по установленным правилам не оформляется. Лишь после издания распорядительного документа о приеме (назначении) собранные документы располагаются в деле в последовательности, установленной п. 6 Инструкции:
внутренняя опись документов личного дела;
дополнение к личному листку по учету кадров;
личный листок по учету кадров;
автобиография;
копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;
заявление о приеме на работу;
копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

Согласно п. 8 Инструкции в сформированное личное дело все включаемые в последующем документы подшиваются в хронологическом порядке. Таким образом, после включения в личное дело копии (выписки) приказа или иного распорядительного документа о приеме на работу (назначении на должность) начинается этап ведения личного дела.
Согласно п. 8 в личное дело в процессе его ведения включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника. К таким документам относятся:
характеристики и аттестационные листы;
списки научных трудов и изобретений;
заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;
копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.

24. «Протокол» как вид документа.

ПРОТОКОЛ – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях. Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов

(коллегии комитетов и министерств, местных органов управления, а также ученых, технических, методических советов).

Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания советов директоров, учредителей организаций ит.д.).

Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем вручную или с использованием диктофона.

В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: краткая, полная или стенографическая .

Краткий протокол – фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол рекомендуется вести в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер.

Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания.

Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

Все виды протоколов оформляются на общем бланке, который включает следующие реквизиты: наименование учреждения (организации, предприятия), вид документа (протокол), место для проставления даты, индекса документа, место составления протокола, место для заголовка к тексту. Датой протокола является дата заседания (протоколы оформляются, как правило, после заседания). Если оно продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.

Текст протокола включает вводную и основную части.

В вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания (в краткой форме протокола эти сведения опускают.)

В вводную часть протокола включается повестка дня. Повестка дня заседания, как правило, составляется заранее и должна включать оптимальное количество вопросов, которые можно рассмотреть и обсудить на заседании

Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же составляет заверительную надпись. Она состоит из слова "Верно", указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты. Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью.

25. «Приказ по основной деятельности» как вид документа.

К приказам по основной деятельности относятся приказы по организации работы учреждения, предприятия, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам.

Подготовка приказа включает:

• Изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений
• Подготовка проекта приказа
• Согласование проекта со специалистами
• Подписание приказа руководителем

Подготовку приказа осуществляет специалист фирмы по поручению руководства.

Приказ оформляется на общем бланке или на бланке приказа (если он был спроектирован ранее).

Приказ включает такие реквизиты, как:

• Наименование вида документа – ПРИКАЗ
• Дата (датой приказа является дата его подписания)
• Регистрационный номер
• Заголовок (отвечает на вопрос «О чем?»)
• Текст

Текст приказа состоит из двух частей. В первой, констатирующей , указываются основания издания приказа . Основанием являются нормативные документы государственных органов, решения Совета директоров и общих собраний акционеров либо производственная необходимость. Если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении, констатирующую часть приказа опускают.

Во второй части приказа , распорядительной , начинающейся со слова «ПРИКАЗЫВАЮ », пишут:

• «кому» (наименование должности, фамилия, инициалы)
• «что сделать» (указывают конкретную работу)
• «в какие сроки»

Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа .

Приказ может отменять действие ранее изданных документов , которые в этом случае указываются в тексте.

• Визы (приказ согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом и др. должностными лицами)
• Подпись (приказ подписывается директором или его заместителями, которым предоставлено такое право)
• Отметка об исполнителе

Приказ вступает в силу с момента подписания. Секретарь-референт организует ознакомление сотрудников с приказом . При необходимости подписанный приказ копируется и раздается исполнителям для работы. Первый экземпляр приказа подшивается в дело с приказами по основной деятельности .

26. «Докладная записка» как вид документа.

Докладная записка - это информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладные записки создаются для изложения какого-либо вопроса. Их принципиальное отличие от справок в том, что они содержат выводы и предложения автора по излагаемому вопросу.

Докладные записки могут касаться самых разных вопросов. Они составляются по вопросам основной деятельности, по личному составу (перевод работника на другую работу, наложение дисциплинарного взыскания и т.п.), по административно-хозяйственным вопросам.

В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки бывают инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений) и отчетные (о ходе, состоянии, завершении каких-либо работ, поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т.д.).

Кроме того, докладные записки делятся на внешние и внутренние.

Внутренняя докладная записка адресуется руководителю в порядке прямого подчинения и подписывается составителем. Например, внутреннюю докладную записку на имя директора может подать руководитель структурного подразделения, в том числе и начальник отдела кадров. Внутренние докладные записки оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5.

Внешняя докладная записка адресуется руководителю вышестоящего органа и подписывается руководителем организации автора документа. Например, директор Национального исторического архива Беларуси может направить докладную записку на имя Председателя Центрархива. Оформляется внешняя докладная записка на общем бланке.

В практике работы учреждений, организаций, предприятий внешние докладные записки встречаются относительно редко. Часто их заменяют письмами, которые, как и докладные записки, могут быть инициативными и ответными. Тем не менее внешняя докладная записка как вид документа имеет право на существование.

Докладная записка имеет следующие реквизиты:

Реквизиты бланка или наименование структурного подразделения, в котором подготовлена докладная записка;

Название вида документа;

Регистрационный индекс;

Место составления;

Адресат;

Заголовок к тексту;

Отметка о наличии приложения;

Подпись.

27.Виды документов по личному составу.

В состав личного дела должны входить следующие документы:

1. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле. Она содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах. Подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

2. Анкета или личный листок по учету кадров. Личный листок по учету кадров содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейное положение и др. Он заполняется от руки работником при поступлении на работу. Анкета отличается от личного листка тем, что подписывается не только самим лицом, поступающим на работу, но и сотрудником ответственным за персонал предприятия.

3. Автобиография или резюме. На коммерческих предприятиях поступающие на работу, как правило, предоставляют резюме.

4. Копии документов об образовании. Можно снимать только с подлинников данных документов.

5. Копии документов об утверждении в должности. Помещаются в личные дела руководителей фирмы. (Копия протокола заседания Совета директоров или учредителей фирмы).

7. Трудовой контракт (договор). Он может входить в состав документов личного дела или храниться отдельно.

8. Дополнение к личному листу по учету кадров. Это документ, предназначенный для фиксирования изменений в трудовой и личной жизни сотрудника, произошедших после заполнения им личного листа по учету кадров (или анкеты).

9. Справки и другие документы, относящиеся к данному работнику (списки изобретений, научных трудов и пр.)

Личное дело заводят после издания приказа о приеме работника. Они хранятся инспектором по персоналу или секретарем-референтом в сейфе и выдаются во временное пользование лишь определенным должностным лицам. Изменения в личные дела вносятся только лицами, ответственными за их ведение. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет.

28.Копии документов.

Копия документа – это документ, воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.

Копия, снятая с документа, должна воспроизводить все его реквизиты (за исключением виз). Ее следует оформлять на бланке или стандартном листе бумаги с воспроизведением полного текста подлинника. Дата, регистрационный индекс, место составления (издания), указанные в копии, должны соответствовать подлиннику независимо от того, где, когда и кем готовилась копия.

Особенностью копии является то, что она не содержит личную подпись лица, подписавшего подлинник (наименование его должности и расшифровка подписи при этом воспроизводятся полностью). Поэтому копия документа в большинстве случаев подлежит заверению.

Соответствие копии документа подлиннику оформляется с помощью реквизита «Отметка о заверении копии» ниже реквизита «Подпись» и состоит из следующих элементов: слова «Верно», которое пишется с прописной буквы, наименования должности и личной подписи лица, заверившего копию, расшифровки подписи и даты.

Организация может заверять копии только тех документов, которые создаются в самой этой организации. Снятие копий с документов сторонних организаций допускается с разрешения этих организаций. Как исключение разрешается изготавливать копии (выписки) документов, выданных другими организациями, при решении вопросов приема граждан на работу, удостоверения их трудовых, жилищных и других прав, при формировании личных дел работников (копии дипломов, свидетельств об образовании, трудовых книжек и др.)

Копии можно разделить на выписки и отпуски.

Выписка – это копия части документа, например выписка из приказа, выписка из протокола и т.п. Широко распространена практика подготовки выписок из приказов по личному составу для включения в личные дела работников.

Выписки оформляются на общем бланке, что позволяет сэкономить время на воспроизведение реквизитов бланка документа. В выписках из протоколов, приказов, распоряжений и других распорядительных документов, оформляемых на общем бланке, слово «выписка» включается в название вида документа, например: «ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА», «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА».

Выписка отличается от других видов копий тем, что в ней воспроизводится не весь текст документа, а его часть.

Заверяется выписка согласно общим правилам заверения копий.

Отпуск – это копия отосланного документа, остающаяся в деле организации­ автора. На копиях исходящих документов текст бланка не воспроизводится, проставляется дата подписания, регистрационный индекс и заверительная отметка.

Нотариальные копии – соответствие подлиннику подтверждено официальным должностным лицом – нотариусом.

Официально заверенные копии – их соответствие оригиналу подтверждается другими должностными лицами и сопровождается формальностями (ставится печать и подпись должностного лица).

Простые заверенные копии – удостоверенные без соблюдения необходимых формальностей (нет печати), в том числе заверенные частными лицами.

Незаверенные копии – не имеющие подтверждения в том или ином виде о своем соответствии подлиннику.

Особый вид копий – дубликат . Это копия, имеющая юридическую силу подлинника. Дубликат не характеризуют как второй экземпляр подлинника, т.к. это повторение документа, т.е. он обладает наиболее характерными признаками копии. Принятие 10 января 2000 г. Закона Республики Беларусь «Об электронном документе» утвердило появление нового вида копий – копии электронного документа .

Копии электронного документа (ЭД) создаются путем удостоверения в установленном порядке формы внешнего представления ЭД на бумажном носителе. Формой внешнего представления ЭД является его воспроизведение на экране дисплея, на бумажном либо ином отделимом от машинного носителя материальном объекте.

29.Задачи архива предприятия

Задачами архива являются:

комплектование архива документами, состав которых предусмотрен

положением об архиве;

обеспечение сохранности и ведение учета документов;

обеспечение использования документов;

подготовка и передача документов Национального архивного фонда

Республики Беларусь на государственное хранение в соответствии с

требованиями, установленными Госкомархивом;

осуществление методического руководства и проверок состояния

организации документов в делопроизводстве организации, а также

архивного дела и организации документов в делопроизводстве в

подведомственных организациях.

Принимает на хранение документы структурных

подразделений организации, а также других организаций, являющихся

источниками комплектования архива.

Проводит экспертизу ценности хранящихся в архиве

документов и оказывает методическую помощь по проведению экспертизы

ценности документов, находящихся в структурных подразделениях;

участвует в работе Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) или

экспертной комиссии (ЭК) организации.

Проверяет соответствие формирования и оформления дел в

делопроизводстве организации и подведомственных организаций

установленным требованиям. Проверяет работу архивов подведомственных

организаций.

Осуществляет фондирование документов и дел.

Ведет комплекс учетных документов.

Составляет научно-справочный аппарат к хранящимся в

архиве документам.

Создает страховой фонд копий документов архива (на

фотоматериалах, лазерных дисках или др. специальных носителях).

Контролирует условия хранения документов, проверяет

наличие и сохранность документов и дел.

Представляет в соответствующее учреждение

государственной архивной службы сведения о составе и объеме фондов,

хранящихся в архиве.

Выполняет запросы организаций и частных лиц, выдает

копии документов, архивные справки (выписки) и дела во временное

пользование, обеспечивает работу исследователей.

Подготавливает и передает на госхранение документы

Национального архивного фонда Республики Беларусь.

Участвует в разработке нормативно-методических

др.) по документационному обеспечению управления.

30.Особенности оформления деловых писем с иностранными корреспондентами.

Письма зарубежным адресатам оформляются на соответствующем бланке либо на стандартных листах бумаги без реквизитов, предусмотренных для бланков.

Проекты указанных писем печатаются с использованием текстового редактора WinWord шрифтом Times New Roman размером N 14 с межстрочным интервалом 18 пт. При использовании других версий текстового редактора тип шрифта, его величина, а также межстрочный интервал должны соответствовать указанным выше.

Служебное письмо состоит из следующих частей: реквизитов бланка (при оформлении на бланке) или названия города и даты отправления (при оформлении на стандартных листах бумаги), наименования и адреса получателя письма, вступительного обращения, основного текста, заключительной формы вежливости, указания на приложение, если оно имеется. Внизу последнего листа указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

Переписка с зарубежными адресатами осуществляется в соответствии с нормами и правилами государственной протокольной практики и прецедентами.

Адресат . При оформлении письма президенту, премьер-министру, чрезвычайному и полномочному послу или другому должностному лицу подобного ранга зарубежного государства реквизит "Адресат" включает титул, инициал имени, фамилию (имя и фамилию) адресата, полное наименование его должности и название города, где он находится. Все составные части реквизита, кроме названия города, печатаются прописными буквами.

Реквизит "Адресат" печатается через 1 межстрочный интервал и располагается в левом нижнем углу первого листа, независимо от количества листов письма.
Текст письма начинается с обращения, формулируемого в соответствии с традициями страны назначения, статусом и уровнем взаимоотношений должностных лиц. Например: "Ваше Превосходительство", "Уважаемый Александр Григорьевич", "Ваше Величество". Обращение печатается с красной строки.

В качестве заключительной формулы вежливости используются такие фразы, как "С уважением", "Искренне Ваш", "С глубоким уважением". В ответном письме целесообразно употребить аналогичный комплимент.

Подпись состоит из наименования должности лица, от имени которого посылается письмо, его личной подписи, инициала имени и фамилии.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

При оформлении проекта письма на персональном бланке наименование должности не указывается.

При оформлении письма зарубежным адресатам на русском языке на бланке установленной формы, как правило, необходимо приложить неофициальный перевод текста письма с расшифровкой подписи и полного наименования должности лица, подписывающего документ.

Для успешной работы организации необходимо, чтобы вся структура четко функционировала. В первую очередь это касается правильной организации документов и оформления дел. О том, как правильно формировать дела - читайте в статье.

Из этой статьи вы узнаете:

• порядок оформления дел;
• правила оформления дел в 2016 году;
• как организовать формирование и оформление дел;
• оформление дел в архив.

В любой организации есть ряд документов, к которым необходимо организовать быстрый доступ и правильное хранение. Для этого необходимо освоить порядок оформления дел.

Порядок оформления дел

Порядок оформления дел необходимо соблюдать для правильной организации документов внутри дела. Он включает в себя следующие операции:

• распределение исполненных документов по делам;

• расположение документов внутри дела;

• оформление обложки дела.

Существует два способа оформления дел в организации: централизованно секретарем организации (службой ДОУ) или несколькими структурными подразделениями. Как правило, в организациях одновременно применяются оба варианта. Так, организационно-правовые и распорядительные документы оформляются секретарем, а бухгалтерские, кадровые и прочие дела – по месту их назначения.

При децентрализованном способе оформления дел за данную процедуру отвечает либо один ответственный сотрудник, либо несколько человек (эффективно при большом документообороте). В случае, когда в каждом структурном подразделении за оформление дел несет ответственность один сотрудник, гораздо проще обеспечить единое оформление и качество формирования во всей организации. Также такой способ легче контролировать.

Несмотря на то, что правила оформления дел обязательны к соблюдению только в государственных организациях, это вовсе не означает, что остальные организации могут их игнорировать. Данные правила можно использовать с целью разработки собственного порядка оформления и формирования дел. В любом случае, годами выверенная систематизация документов станет хорошим подспорьем для любого секретаря в вопросах формирования дел.

Так, в дела группируются в большинстве случаев исполненные документы одного календарного года. Исключение составляют судебные, личные дела и документы выборных органов, которые группируются за период их созыва и т.д. При малом документообороте можно собирать в дела документы за несколько лет. Для этого требуется оформить их в переходящее дело с соответствующими отметками за все годы накопления документов.

Также следует знать, что документы с постоянными и временными сроками должны храниться в разных делах. Данный подход вполне логичен, ведь иначе при уничтожении дел с истекшими сроками можно случайно избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек. Исключением является временная группировка в одно дело документов с разными сроками, но касающихся одного вопроса. Перегруппировку необходимо будет выполнить в конце календарного года и при решении вопроса.

Следует помнить, что в дело включается только один экземпляр документа. Не включаются в дела черновики, рабочие варианты (проекты) документов и копии. Также не подлежат оформлению недооформленные или неправильно оформленные деловые бумаги. В качестве исключения в дело может быть оформлен черновик или проект документа, если он содержит пометку, резолюцию или визу, являющуюся дополнением к основному документу. Подшивка документов в дела проводится секретарем согласно отметкам исполнителей на документах: "В дело №...".

Правила оформления дел

Существует несколько главных правил, которые помогут избежать путаницы при оформлении дел. Так, не следует допускать разобщения документов по одному вопросу в разные дела. Вопросы и ответы к ним должны быть оформлены вместе, также, как и сопроводительные письма с документами, к которым они прилагаются. Следует помнить, что деловые бумаги подшиваются в хронологическом порядке, начиная с самых ранних документов. Именно такой порядок обеспечивает быстрый доступ к последней информации. К тому же таким образом сохраняется возможность наблюдать за раскрытием хода и полноты решения вопроса.

При большом количестве приложений к документу рекомендуется выделять их в отдельный том, а в документе делать соответствующую пометку.

Также существует алфавитная последовательность. Ее применение целесообразно при группировке анкет, сводок, опорных листов и отчетов, которые поступают из подведомственных организаций (в алфавитном порядке названий компаний). В таком случае каждая группа документов будет отличаться своим составом, что обусловливает и специфику формирования их в дела.

Формирование и оформление дел

После того, как работа по формированию дел окончена, следует приступить к оформлению. В зависимости от сроков хранения документов проводится полное или частичное оформление. Полное оформление осуществляется в случае, когда срок хранения составляет более 10 лет, а также если речь идет о делах по личному составу. Полное оформление дел включает в себя:

• подшивку или переплет дела;
• нумерацию листов дела;
• составление листа-заверителя;
• составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов;
• внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

При частичном оформлении дел (срок хранения которых менее 10 лет включительно) не требует:

• проводить систематизацию документов в деле,
• нумеровать листы дела,
• составлять заверительные надписи.

Документы, входящие в состав дела, подшиваются в твердую картонную обложку или переплетаются. При этом должна сохраняться возможность свободного чтения текста всех документов, а также их реквизитов. Перед прошивкой необходимо удалить все металлические скрепления (булавки и скрепки).

Дела постоянного хранения (особо ценные документы) рекомендуется хранить в закрытых твердых папках или в коробках. Если в деле имеются невостребованные личные документы (трудовые книжки, военные билеты или удостоверения уволившихся сотрудников), то следует поместить их в конверт, который также подшивается в дело. При большом количестве подобных документов следует изъять их из дела и составить отдельную опись.

В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) – бланк внутренней описи документов дела.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Оформление дел в архив

Оформление дел в архив производится в соответствии с графиком приема дел, составленным сотрудниками архива. Данный график должен быть согласован с руководителями подразделений и утвержден руководителем организации. Для передачи в архив составляется опись дел (в двух экземплярах), с указанием сроков хранения и номенклатурой. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись. Сотрудник архива и ответственное лицо подразделения (из которого в архив передают дела) должны осуществить проверку правильности формирования, оформления дел, а также соответствия их количества, указанному в описи. При обнаружении отсутствия дел должна быть составлена соответствующая справка.

При оформлении на обоих экземплярах описи дел должны ставиться отметки о наличии данного дела. В конце описи указываются (цифрами и прописью) количество фактически принятых дел, номера отсутствующих, дата приема-передачи и подписи ответственных лиц. Следует отметить, что при оформлении в архив особо ценных дел рекомендуется проверять количество листов.

Вложенные файлы

• Обложка дела постоянного и временного хранения (бланк).xls
• Опись особо ценных дел (бланк).xls
• Внутренняя опись личного дел сотрудника (бланк).doc

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

АСТРАХАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

Факультет автоматики и электромеханики

Кафедра «Информатика»

Специальность 350800

«Документоведение и

документационное

обеспечение управления»

КУРСОВАЯ РАБОТА

по курсу: «Архивоведение»

«ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ»

Выполнили: студенты гр. ДАД -21

специальности 350800

Мамишева С.Н.

Баширова Н.Г.

Проверила: старший преподаватель

Сарсенова Ж. Ж.

Астрахань 2009

• Введение 3
• 1. Нумерация листов дела 5
• 7
• 10
• 4. Переплет (подшивка) дел 13
• 5. Оформление обложек дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения 15
• 6. Составление и оформление описей дел структурных подразделений организации 21
• Заключение 28
• Список литературы 30
• Введение
• Оформление дела -- это подготовка дела к хранению в соответс т вие с установленными правилами.
• Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению, описанию в соответствии с требованиями ГСДОУ и Ос-новными правилами работы ведомственных архивов для их последующего хранения или передачи в ведомственный архив.
• Оформление дел начинается с момента их заведения в дело-производстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и струк-турных подразделений.
• Оформление дел - полное или частичное, производят в зависимости от роков хранения дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения и временного (свыше 10 лет) хранения. Частичному (неполному) - дела ременного хранения (до 10 лет включительно).

Полное оформление дела Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Требования к оформлению дел: Учебное пособие. - 3-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998.

• включает в себя:
• - нумерацию листов;
• - составление заверительной надписи;
• - составление (в необходимых случаях) внутренней описи докумен тов;
• - переплет или подшивку;
• - оформление обложки.
• 1. Нумерация листов дела
• Нумерацию листов в делах осуществляют для закрепления порядка расположения документов после систематизации и для обеспечения их сохранности.
• Нумеруют все листы в деле кроме внутренней описи и заверительной надписи.
• Листы внутренней описи нумеруют отдельно.
• Нумерацию листов производят в развернутом виде.
• В правом верхнем углу, не задевая текст документа, черным графитным карандашом проставляют порядковый номер. Чернила и цветные карандаши для нумерации применять запрещается.
• Сложенные листы разворачивают и нумеруют в правом верхнем углу. Также нумеруют лист любого формата, подшитый за один край. Листы большого формата (более ф. А4) за середину подшивать запрещается.
• Чертежи, диаграммы, фото и другие иллюстративные материалы, представляющие в деле самостоятельный лист, нумеруют на оборотной стороне в левом верхнем углу.
• Лист, на котором документы наглухо наклеены, нумеруют как один лист: в правом верхнем углу.
• Выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот последнего листа дела запрещается.
• Если на документ наклеены одним краем фотографии, диаграммы вырезки и т.п., то нумеруют сам документ и наклеенный на него специфический документ(ты), каждый в отдельности.
• Конверты с вложениями нумеруют следующим образом: сначала конверт, затем поочередно каждое вложение.
• Подшитые в дело документы с собственной нумерацией можно не нумеровать, если она совпадает с порядковым расположением листов в деле.
• Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруют в каждом томе отдельно.
• Если в процессе нумерации были допущены отдельные ошибки, допускается употребление литерных номеров. К примеру, если два листа подряд пронумерованы под одним и тем же номером, или лист(ы) пропущены при нумерации, то можно применить литерные номера.
• Пример :
• 20, 20а, 206, 21, 22 и т.д.
• При большом количестве ошибок в нумерации листов проводят их перенумерацию. При этом старые номера аккуратно зачеркивают наклонной чертой и рядом ставят новый номер. К делу составляют новую заверительную надпись. Старую надпись зачеркивают и сохраняют в деле.
• Любые особенности нумерации оговаривают в заверительной надписи дела.

2. Составление заверительной надписи

Заверительную надпись (рис.1) составляют после завершения нумерации листов дела. Ее наличие в деле необходимо для учета количества листов и фиксации особенностей нумерации.

Лист-заверитель дела может быть заранее изготовлен с помощью мно-жительной техники и вложен в дело последним листом, перед переплетом или подшивкой Кузнецова Т.В. Делопроизводство. Оформление дел. - Практическое пособие. - Тверь, 2000.

.

Если дело было переплетено или подшито, лист-заверитель наклеивают за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела.

В книгах заверительную надпись составляют на оборотной стороне по-следнего чистого листа, в картотеках - на чистом листе формата карточки, в журналах на последнем листе журнала или последнем листе журнала или по-следнем чистом листе Оськина Р.Д. Оформление дел. - М., 1999. - Изд-во «Альфа».

.

Лист-заверитель в случае необходимости может быть вклеен на внут-реннюю сторону обложки книги, журнала.

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №_____________

В деле подшито (вложено) и пронумеровано

(цифрами и прописью)

листа(ов)

в том числе: литерные листы

пропущенные номера_________________ + листов внутренней описи_________________________

Наименование должности лица, Расшифровка

составившего заверительную надпись Подпись подписи

Дата

Формат А4 (210 х 297 мм)

В заверительной надписи указывают:

- номер дела, к которому составлена надпись;

- количество (цифрами и прописью) пронумерованных листов;

- количество листов внутренней описи (при ее наличии); отдельно, через знак "+";

- номера литерных листов и пропущенные номера;

- номера листов с наклеенными наглухо чертежами, фото, диаграмма-ми, вырезками и т.п.;

- номера листов с наклеенными за край чертежами, фото, диаграмма-ми, вырезками и т.п.;

- номера листов-чертежей, фото и т.п.;

- номера конвертов с вложениями и количество вложений;

- номера поврежденных листов и листов с какими-либо другими осо-бенностями;

- должность составителя с расшифровкой подписи;

- дата составления.

Все последующие изменения в физическом состоянии (повреждения, плесень и т.п.) и в составе дела (дополнительные вложений новых докумен-тов, замена копий и т.п.) отражают в заверительной надписи.

При необходимости составляют новую надпись со ссылкой на соот-ветствующий акт. Старую надпись при этом зачеркивают, но сохраняет в деле.

3. Составление внутренней описи документов дела

Для учета и обеспечения сохранности документов, помещенных в особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и т.п. составляют внутреннюю опись документов дела (рис.2).

Наличие внутренней описи в тех или иных категориях дел оговаривается специальными инструкциями и положениями, а также в инструкции по ведению делопроизводства в данной организации.

Внутренняя опись содержит:

- номер дела, документы которого внесены в данную опись;

- номера документов дела;

- индексы документов;

- даты документов;

- вид документа и краткое содержание документа;

- номера листов, на которых расположен документ;

- примечание.

К описи составляют итоговую запись, в которой цифрами и прописью указывается количество листов самой внутренней описи и количество включенных в дело документов.

Опись подписывает составитель с расшифровкой подписи и датой составления.

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела № ______________

Итого _____________________________________ документов

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи __________________

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись Расшифровка

документов дела Подпись подписи

Формат А4 (210 х 297 мм)

В графе "Примечание" отражают со ссылками на соответствующие акты изменения в составе дела (при изъятии, включении, замене документов). При необходимости составляют новую итоговую запись внутренней описи и новую заверительную надпись дела.

Бланки внутренней описи целесообразно изготавливать с помощью множительной техники. Заполняют их перед подшивкой или переплетом дела. Если дело переплетено без внутренней описи, составленная опись может быть подклеена за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

4. Переплет (подшивка) дел

Документы, составляющие дела, переплетают или подшивают, за исполнением случаев, когда в документе после переплета или подшивки дела невозможно полностью прочесть текст, визы, даты и др. реквизиты документов.

Подшивать целесообразно дела, количество листов в которых не превышает 20-30 листов, а также в случаях, когда необходимость подшивки оговорена специальной инструкцией. Подшивают документы в четыре прокола в твердую обложку из картона.

При подготовке к переплету (подшивке) из документов удаляют скрепки, булавки и другие металлические скрепления.

К документам, имеющим слишком маленькое поле, подклеивают слева, не задевая текста, полоску бумаги, которая используется во время подшивки и переплета в качестве поля документа.

Если в деле имеются отдельные особо ценные документы, а также не-востребованные личные документы (паспорта, дипломы, трудовые книжки и т.п.), то их вкладывают в конверт, который затем подшивают в дело При большом количестве таких документов (например, невостребованных трудовых книжек) их можно изъять из дел и составить на них отдельную опись. .

Дела постоянного хранения и по личному составу после нумерации лис-тов, составления заверительной надписи и внутренней описи целесообразно временно хранить непереплетенными, в канцелярских папках с клапанами и завязками, на которых поставлены карандашом номера дел по описям.

Пере-плетают данную группу дел после просмотра дел куратором государственно-го архивного учреждения, утверждения описи на дела постоянного хранения и согласования описи по личному составу с Экспертно-проверочной методи-ческой комиссией государственного архивного учреждения.

Дела со сроками хранения свыше 10 лет (кроме дел по личному составу) переплетают после согласования описи с ЭК организации и утверждения ру-ководителем организации.

5. Оформление обложек дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры, технические условия».

Обложки дел постоянного хранения и по личному составу оформляют после согласования описей на данные группы дел на ЭПК государственного архивного учреждения.

Оформление обложек дел со сроками хранения свыше 10 лет (не считая дел по личному составу) производят после согласования и утверждения опи-сей с ЭК и руководителем организации.

Дела со сроками хранения до 10 лет включительно допускается остав-лять на скоросшивателях. При необходимости в надписи на обложках этих дел, которые были сделаны в начале делопроизводственного года при заведе-нии дел, вносят уточнения и дополнения (указывают номера и крайние даты документов, уточняют название организации и структурного подразделения и т.п.).

Обложки дел должны содержать следующие реквизиты:

Наименование организации и ее непосредственная подчиненность;

Наименование структурного подразделения;

Индекс дела;

Номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;

Заголовок дела;

Аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содер-жащих особо ценные документы);

Дата дела (тома, части);

Количество листов в деле;

Срок хранения дела;

Архивный шифр дела.

На обложке дел постоянного хранения предусматривают место ниже верхнего Поля для наименования государственного архива, в который будут переданы дела данной организации на государственное хранение Справочник по делопроизводству и архивному делу/Под ред. Г.О. Орофеефа. - М., «ЮНИТИ», 2000.

Наименование организации указывают на обложках полностью в имени-тельном падеже, с указанием полного наименования организации, которой она подчинена (также в именительном падеже). При наличии официально принятых сокращений наименований организации и вышестоящей организа-ции их пишут в скобках после полного наименования.

Пример:

Государственная Архивная Служба России (РОС АРХИВ)

Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения

и архивного дела (ВНИИДАД)

Документы дела могут охватывать период, в котором изменялось наиме-нование организации (структурного подразделения). В таком случае на об-ложке пишут старое и новое наименование организации (структурного под-разделения); прежнее наименование заключают в скобки. Также поступают и в случаях, когда организация передается в другое министерство, структурное подразделение организации ликвидируется, а его функции передаются в дру-гое подразделение и т.п.

Индекс дела после переплета переносят на обложку из номенклатуры дел.

Номер дела (тома, части) проставляют на обложке дел постоянного хра-нения после утверждения описи на дела ЭПК государственного архивного учреждения; на дела по личному составу - после согласования описи с ЭПК архивного учреждения. На обложках дел со сроками хранения свыше 10 лет номер дела про-ставляют после одобрения описей ЭК организации и утверждения руководи-телем организации.

Заголовок дела переносят на обложку в соответствии с номенклатурой дел с учетом изменений, которые были сделаны в процессе подготовки дел к оформлению.

Если дело состоит из нескольких томов (частей), то на обложку каж-дого тома (части) выносят общий заголовок и заголовок, каждого тома (части).

Пример:

"Приказы директора предприятия по основной деятельности, т.1,с№1 по №85";

"Приказы директора предприятия по основной деятельности, т. 2, с № 86 по № 198".

Пример:

"Приказы директора предприятия по основной деятельности, с №1 по № 60 (копии)".

На подлинность документов в заголовках дел не указывают.

Аннотацию к документам составляют к делам, в составе которых име-ются особо ценные документы (ОЦД). В аннотации дают ссылку на вид, дату, номер документа и его краткое содержание.

Дата дела должна соответствовать году заведения и окончания дела. На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляют даты каждого тома (части).

Датой дел, содержащих распорядительную документацию (приказы, протоколы, доклады, письма и т.п.), являются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации самого раннего и самого позднего документа, поме-щенного в дело.

При обозначении дат указывают число, месяц и год. Число и год обозна-чают арабскими цифрами, а месяц - словами.

Допускается написание даты тремя парами арабских цифр, если это не будет приводить к неоднозначности толкования даты.

Пример:

2 января 2000 года; 02.01.00 - недопустимое написание даты; 2 января 2001 года; 02.01.01 - недопустимое написание даты; 01.02.2000 - рекомендуемое написание даты начиная с 2000 года.

Если дата содержится в заголовке дел, ее отдельно не указывают.

Если делом является журнал регистрации документов, то датой такой дела будут крайние даты первой и последней записи в журнале.

Например, датами журнала (картотеки) регистрации приказов рук водителя организации будут крайние даты первого и последнего приказов.

Датами протоколов заседаний будут даты составления или утверждения первого и последнего протоколов.

Личные дела датируются в соответствии с датами приема и увольнения лица, на которое оно заведено.

Если дата документа или отдельные ее элементы определены приблизительно, на основании анализа содержания документов, то пределы колебания оговаривают, а дата или отдельные ее элементы заключают в квадратные скобки. Элементы даты, не абсолютно достоверные, сопровождают вопросительным знаком.

Пример:

Количество листов переносят на обложку из заверительной надписи.

Срок хранения проставляют в соответствии с номенклатурой дел после сверки с ведомственным или типовым перечнем документов с указанием сроков хранения документов. На делах постоянного хранения пишут "Хранить постоянно".

Архивный шифр дел может быть проставлен на обложках дел постоянного хранения только по согласованию с государственным архивом, в который данная организация передает документы на государственное хранение. На делах по личному составу и других делах со сроками хранения свыше 10 лет архивный шифр проставляет архив организации после согла-сования описи дел по личному составу ЭПК государственного архивного учреждения, согласования с ЭК организации и утверждения руководите-лем организации описи на дела со сроком хранения свыше 10 лет.

Надписи на обложках дел производят стойкими черными чернилами или тушью.

6. Составление и оформление описей дел структурных подразделений организации

На все дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в каж-дом структурном подразделении организации по окончании делопроизводст-венного года составляют описи (рис. 3).

Опись дел структурного подразделения является прежде всего докумен-том, предназначенным для учета и обеспечения сохранности дел. Кроме того опись является основным видом научно-справочного аппарата (НСА), обес-печивающего быстрый поиск документов Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. - Санкт - Петербург, "Альфа", 2002. .

При наличии в структурном подразделении дел, за несколько лет, со-ставляют общую опись за несколько лет.

Порядок составления описей структурных подразделений должен быть изложен в инструкции по ведению делопроизводства в организации.

Ответственность за качественное и своевременное составление описей несут руководители структурных подразделений.

Перед внесением заголовков дел в описи проверяют:

Соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;

Правильность оформления и группировки документов в деле;

Правильность оформления дел.

Наименование организации)

(наименование структурного подразделения или общественной организации)

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя структурного

подразделения (общественной

организации)

Подпись Расшифровка

ОПИСЬ№______

В данную опись внесено ___________ дел с № _________ по №

в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

составителя описи Подпись

СОГЛАСОВАНО ОДОБРЕНО

Наименование должности Протокол ЭК

руководителя службы делопроизводства структурного

организации подразделения

Подпись Расшифровка подписи от_____ №_________

Передал _________________________________________________дел

(цифрами и прописью)

Регистрационно-контрольных цифрами и прописью) картотек к документам Передаются вместе с делами канцелярии.

Наименование должности сотрудника

структурного подразделения (общественной Расшифровка

организации) Подпись подписи

Принял _________________________________________________ дел и

(цифрами и прописью)

(цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных карточек к документам.

Наименование должности Расшифровка

работника архива Подпись подписи

Формат А4 (210 х 297 мм)

В случае отсутствия дел, числящихся по номенклатуре, т.е. имеющих отметки о заведении дел, структурное подразделение принимает меры к розыску дел. На необнаруженные дела составляют справку о причинах отсут-ствия дел. Справку подписывает руководитель структурного подразделения. При передаче дел в архив справку передают в архив вместе с описью.

Описи структурного подразделения составляют по установленной форме.

Описательная статья описи включает в себя следующие элементы:

Порядковый номер дела (тома, части) по описи;

Индекс дела (тома, части);

Заголовок дела (тома, части);

Дата дела (тома, части);

Количество листов в деле (томе, части);

Срок хранения дела;

Примечание.

При составлении описи соблюдают следующие правила:

Дела систематизируют в описи таким же образом, как в номенкла-туре;

Каждое дело (том, часть) вносят в опись под самостоятельным номе-ром;

Графы описи заполняют в точном соответствии со сведениями, выне-сенными на обложку дела;

В графу "Примечание" используют для отметок о передаче дел в другое структурное подразделение, об особенностях формирования дел, о на-личии копий, о физическом состоянии документов и т.д.;

При внесении подряд дел с одинаковыми заголовками заголовок пер-вого дела пишут полностью; все остальные однородные дела обозна-чают словами "то же"; дополнительные сведения о деле пишут пол-ностью; заголовок воспроизводится в начале каждого нового листа также полностью.

Пример:

За последней описательной статьей, в конце описи, делают итоговую за-пись, в которую цифрами и прописью указывают количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговаривают особенности нумерации дел в описи (литерные, пропущенные номера дел).

Опись согласовывают с руководителем службы делопроизводства орга-низации, затем опись подписывает составитель (лицо, ответственное за дело-производство в подразделении) и утверждает руководитель структурного подразделения Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере/Павлюк А. В., Киселева Т. И., Воробьев Н. И. - 5-е изд.,перераб. и доп. - М.:СПб.: Герда, 2001.

При наличии в подразделении экспертной комиссии опись до утвержде-ния должна быть ею одобрена.

Составляют опись в двух экземплярах: один остается в структурном подразделении, второй - вместе с делами передают в архив организации.

Номера описям структурных подразделений присваивает архив органи-зации.

По согласованию с архивом на обложках дел проставляют мягким, черным графитным карандашом номера дел (томов, частей) по описи.

Заключение

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (до 10 лет) хранения после окончания календарного года (или определенного периода, в котором они сформировались) должны быть подготовлены к оформлению, оформлены и учтены. Это нужно для обеспечения их сохранности и эффективного использования в подразделениях в течении всего оперативного периода до момента передачи дел в архив.

Подготовка дел и документов к передаче в ведомственный архив включает в себя:

- систематизацию документов в делах;

- проведение экспертизы ценности документов в делах;

- оформление дел;

- составление описи дел структурного подразделения.

Перечисленные работы проводятся сотрудниками подразделений ответственными за ведение делопроизводства, под методическим руководством (при непосредственном практическом участии заведующего архивом организации. Перед техническим оформлением дел при необходимости проводят дополнительную систематизацию или пересистематизацию документов в делах, этого документы снимают со скоросшивателей и располагают в хронологической последовательности, т.е. в порядке, обратном тому, который сло-жился в текущем делопроизводстве. В начале дела (сверху) располагают са-мый ранний документ, в конце (внизу) - самый поздний.

Параллельно с систематизацией проводят дополнительную полистную экспертизу ценности документов: проверку на дублетность, принадлежность к данному хронологическому периоду и данному делу. Изымают лишние эк-земпляры, черновики и т.п.

В случае необходимости к данной работе привлекают членов эксперт-ных комиссий, руководителей подразделений и ведущих специалистов (на-пример, при определении подлинности документа, принадлежности докумен-та к данному делу и т.п.).

Список литературы

1. Андреянова В. В. Как организовать делопроизводство на предприятии. - М.: Инфра-М, 2001

2. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., 1998.

3. ГОСТ 16.487-88. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., Издательство стандартов, 1989.

4. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов/Кузнецова Т. В, Санкина Л. В., Быкова Т. А. и др.; Под ред. Т. В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. - 359 с.

5. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере/Павлюк А. В., Киселева Т. И., Воробьев Н. И. - 5-е изд.,перераб. и доп. - М.:СПб.: Герда, 2001.

6. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по деятельности предприятия / М.: Приор, 2001 - 348 с.

7. Быкова Т.А., Емыгиева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: Учеб.-метод. посо-бие. - М.: МИФИ, 1996, 68 с.

8. Ларин М.В. Управление документацией и новые информацион-ные технологии. -- М.: Научная книга, 1998, 137 с.

9. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. - Санкт - Петербург, "Альфа", 2002.

10. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991.

11. Сотов М.О. Делопроизводство. - М.: Русская Деловая Литература, 1990.

12. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. Практическое пособие - М. Издательство РДЛ, 2000.

13. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. - 2-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. - 272 с.

14. «Делопроизводство» № 34 от 08.1999, С.45.

15. Стопилкина П.Л. Документы. Делопроизводство. - М, 1998., Высш. шк. - С. 443.

16. Организация службы делопроизводства. /Под ред. В.Л. Кудряева. - М.: Интел - Синтез,1999.

17. Сотов М.О. Делопроизводство. - М.: Русская Деловая Литература,1990

18. Делопроизводство: Учебное пособие для вузов./Под ред. Р.Е. Головачева. - М., 2001.

19. Оськина Р.Д. Оформление дел. - М., 1999. - Изд-во «Альфа».

20. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. Оформление дел. - Практическое пособие. - Тверь, 2000.

21. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Требования к оформлению дел: Учебное пособие. - 3-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. - 272 с.

22. Справочник по делопроизводству и архивному делу/Под ред. Г.О. Орофеефа. - М., «ЮНИТИ», 2000.

23. ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры, технические условия».

Подобные документы

Составление описи - это завершающий этап работы с документами в делопроизводстве. Опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам. Составление описи на дела постоянного хранения и временного хранения.

курсовая работа , добавлен 26.02.2009


Этапы оформления, ведения личных дел. Составление внутренней описи и заверительной надписи. Личная карточка. История развития предприятия ООО "Альянс-Агро". Выявление проблемных вопросов документационного обеспечения управления в коммерческой организации.

дипломная работа , добавлен 16.08.2016


Определение состава и установление сроков хранения документов. Подготовка электронных документов к передаче в архив организации. Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки. Составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела.

презентация , добавлен 01.03.2014


Работа с документацией на предприятии. Структура номенклатурных дел, этапы разработки номенклатуры. Требования к формированию дел и правила их хранения. Экспертиза ценности документов. Оформление дел и составление их описей. Передача дел в архив.

курсовая работа , добавлен 16.12.2009


Порядок оформления документов абитуриентов в приемной комиссии. Документирование поданных заявлений. Оформление экзаменационных листов, заполнение в них баллов по традиционному экзамену и их подсчет. Порядок комплектования личного дела абитуриента.

отчет по практике , добавлен 18.12.2014


Особенности формирования дел в учреждении, основные признаки их заведения. Принципы расположения документов в открытом деле. Систематизация в делах отдельных видов документов. Общие требования к оформлению дел, нумерация их листов, оформление обложки.

курсовая работа , добавлен 05.04.2015


Полный цикл обработки и движения документов с момента их создания до завершения исполнения и отправки. Экспертиза (оценка) научной и практической ценности документов. Описи и оформление дел. Описание документов постоянного и долговременного хранения.

контрольная работа , добавлен 14.03.2009


Ознакомление с отдельными видами документов, правила их оформления, подготовки. Особенности составления и оформления деловых документов. Требования и правила написания приказа. Распоряжение и решение как правовой акт. Оформление протокола, указания.

контрольная работа , добавлен 27.11.2010


Заполнение каталогов, формирование и перечень подразделений, складов организации. Оформление договоров на закупку, создание сопроводительных документов. Отражение введенных документов в бухгалтерском учете, оформление платежей, контроль за исполнением.

отчет по практике , добавлен 11.09.2010


Изучение особенностей оформления протокола, документа, фиксирующего ход обсуждения вопросов на собраниях, совещаниях, заседаниях. Исследование специфики совещания как жанра делового общения. Анализ разновидностей и основных правил составления актов.