Метод – это способ, при помощи которого достигается цель проекта.
Один из самых объёмных и подробных разделов проекта. Описание того, каким образом будет осуществляться проект.
В данном разделе описываются стратегия и методы достижения поставленных целей, а также механизм реализации проекта. Автор проекта должен ответить на вопросы: каким образом будут достигнуты намеченные цели, как будут выполняться поставленные задачи, кто будет осуществлять их решение, какие ресурсы будут при этом задействованы.
При описании методов необходимо обратить внимание на следующее:
Соответствие механизма реализации цели и задачам проекта;
Соответствие имеющихся ресурсов планируемой деятельности;
Соответствие деятельности заявленным результатам;
Реалистичность мероприятий, с учетом временных рамок и бюджета;
Инновационность;
Взаимосвязанность и взаимозависимость видов деятельности по проекту.
Отсюда следует, что в проекте важны не только и не столько гениальные идеи, сколько те методы, при помощи которых будет достигаться цель проекта. Средства никогда не могут оправдывать цель. Методы, которые предлагает проектировщик, – это те «дороги», которыми он собирается двигаться к намеченной цели. Неверно выбранный путь никогда не приводит к достижению какой бы то ни было благой цели.
Поэтапный календарный план – это подробное описание всех видов деятельности и мероприятий с указанием сроков. При разработке этого раздела следует обратить внимание на следующие моменты:
Наличие плана – графика реализации проекта или поэтапного описания проекта: привязка к конкретным целевым группам, месту и времени (это можно сделать как в текстовом формате, так и в виде таблицы);
Реалистичность, выполнимость плана (его насыщенность, но не перенасыщенность);
Описание того, каковы виды деятельности, какие ресурсы необходимы для его проведения;
Возможность выполнения проекта в заявленные сроки.
В этой связи хотелось бы обратить внимание на то, что проект не должен сводиться к организации и проведению помпезных акций: эффект от них нулевой (практически всегда), однако средства израсходованы, но эти расходы ни на что не повлияли, ничего качественно не изменили.
Ожидаемые результаты – это конкретные результаты , которые предполагается достичь в ходе реализации проекта в количественном и качественном выражении. К описанию ожидаемых результатов необходимо подходить очень серьёзно и ответственно, поскольку они являются критериями эффективности проекта.
Основные характеристики результатов:
Соответствие результатов цели и задачам проекта;
Измеримость (это касается не только количественных, но и качественных показателей);
Реалистичность.
Главное: перечень ожидаемых результатов в целом должен соответствовать списку поставленных конкурсантом задач.
Вместе с тем, следует охарактеризовать некоторые элементы формулирования ожидаемых результатов:
Направленность не на предотвращение следствий проблем, а на устранение их причин;
Направленность действий на выработку у целевой группы способности к последующему самообеспечению;
Вовлечение в реализацию проекта представителей целевой группы.
Бюджет
Важным этапом создания социального проекта является описание бюджета. Каждый этап реализации проекта требует определённых затрат денежных средств и материальных ресурсов. Поэтому важно после описания методов и шагов точно просчитать, сколько будет стоить каждый метод и каждый шаг вашего проекта. Для того чтобы эксперт не задавал много вопросов, стоит после описания бюджета дать комментарии к бюджету, т.е. пояснить на что тратится та или иная сумма.
Таким образом, бюджет социального проекта должен обладать следующими свойствами:
Обоснованностью объёмов предполагаемых затрат;
Логичностью – взаимосвязанностью с запланированными мероприятиями и иными действиями, предусмотренными по проекту;
Соразмерностью масштабу проекта;
Соразмерностью опыту проектанта;
Эффективностью (прозрачностью) затрат.
В заключение хотелось бы заметить, что важным (но не необходимым) для самого конкурсанта является то, что им будет заявлено о его собственном опыте опыте реализации социальных проектов. Кроме того, проект, как нам это представляется, должен обладать свойством его тиражируемости на других территориях (условия, при которых он может быть тиражируемым, можно конкретизировать).
Проникая в тонкости сокровенного знания о проектной практике, начинающий профессионал-PM или человек, готовящий себя стать проект-менеджером, должен свободно ориентироваться в основном терминологическом аппарате этого рода деятельности. Часто приходится слышать вопрос о том, как грамотно сформулировать этапы выполнения проекта. Действительно, это задача сложная. Но давайте сначала задумаемся, а принято ли в профессиональной среде оперировать понятием этапов? И в каких случаях это не только возможно, но и необходимо делать?
Те из нас, кто имеет определенный опыт управления проектами или хотя-бы небольшой теоретический задел, знакомы с рядом явлений, которые менеджер использует, чтобы представить жизненный цикл инвестиционной задачи и спланировать ее решение. Список этих категорий на первый взгляд прост, в его составе:
Предложенные понятия в практике часто используют как синонимы. И если поискать в источниках, то есть вероятность обнаружить, что и словари «грешат» круговыми определениями данных философско-прикладных категорий. Можно заметить и в научной литературе, что «фаза – это стадия», «стадия – это этап» и даже веха определяется как некий этап пути. Как же быть, ведь нам нужно оперировать точным восприятием явлений?
Я предлагаю выполнить процедуру, которую мы уже однажды делали с категориями проектных задач, целей и проблем. Усилим здравое разумение и посмотрим на представленные выше понятия с позиции обычного эмпирического опыта. Ниже показана таблица, в столбиках которой проставлены исследуемые категории, а в табличной части мы будем помещать определения, образы, примеры, которые соответствуют им. Начнем с понятия «фаза». В чем состоит суть данного понятия? Чем его можно охарактеризовать, какими отличительными качествами?
Состав отличительных качеств базовых понятий проектирования
Фазам проектной реализации посвящена статья на тему . Эмпирически больше всего я воспринимаю фазу как длящееся и выраженное состояние выполнения проекта, например, фаза разработки или фаза завершения. Этих положений у проектной задачи несколько, и они всегда повторяются, хотим мы этого или нет. Принципов разбиения проекта на фазы может быть несколько, но подход к их формулированию един – с позиции длящегося состояния.
Вариант разбиения проекта на фазы с позиции перехода ответственности от PM
Вариант разбиения проекта на фазы с позиции ЖЦ проекта
Выше в качестве иллюстрации приведен пример двух схем фазовой разбивки проекта. С точки зрения ЖЦ фазы проекта венчают вехи – важные, значимые события его реализации. По временной шкале они представляют собой событийные точки. Фазы проекта делятся на стадии – восходящие периоды развития, отделяющие собой качественные состояния фазы. Например, стадия принятия решения о старте проекта или стадия формирования проектной команды. Более динамической категорией, чем фазы и стадии, являются процессы управления, имеющие следующие черты:
Этапы же являются частями процессов управления, включающих в себя однородные по сути составы работ. Таким образом, этап – это динамическая категория, которая может повторяться на каждой фазе проекта . Например, этап анализа. В небольших проектах этапы, фазы и стадии действительно сливаются в синонимы. В крупных мероприятиях этапы наиболее выражены в процессах инициации, завершения, планирования и организации исполнения.
Мы с вами исследуем процедуры регулярного управления проектами, принимая за основу достаточно высокую планку их развития в компании. Это вполне оправдано. Какой смысл детально описывать этапы каждого из процессов для небольшого по масштабам проекта? Как говорится, «бери и делай!». Другой вопрос, когда проекты включают сложные по реализации элементы, а масштаб решаемых задач значительный. Любой проект начинается с процедур инициации, этапы данной группы процессов следующие.
Схема временной развертки процессов управления проектом. Источник: Руководство PMBOK 5
В настоящем разделе мы исследуем процессы инициации и завершения, которые имеют несколько схожих черт. Основными задачами инициации являются однозначное определение проекта и формулирование его целей, результатов, установление заинтересованных сторон и их ожиданий. Инициация выполняется на старте проекта и в начале каждой из его фаз.
Проект рано или поздно завершается, и очень важно грамотно его «припарковать». Помимо закрытия проекта по факту его успешной реализации данные процедуры могут быть выполнены на каждой фазе мероприятия, когда принимается решение о досрочном прекращении работ. Помимо процесса закрытия проекта или его фазы к данной группе относится также и процесс, связанный с процедурой извлечения уроков и приращения опыта. Процедуры закрытия включают следующие основные этапы.
Работа по извлечению уроков – весьма интересный и полезный процесс. Сюда включаются: презентации для проектного комитета и для других менеджеров компании, анализ и документирование выводов по успехам, проблемам и ошибкам проекта. На итоговом совещании выводы озвучиваются и принимаются рекомендации, подлежащие последующему исполнению.
Процессы планирования проекта начинаются от момента запуска проекта и реализуются вплоть до завершающих стадий. Это многократные процедуры, реализуемые на каждой фазе решения проектной задачи. Целями этих процессов являются: детальная разработка содержания, выработка плана действий по управлению проектом и составление календарного расписания работ. Визуальная поэтапная модель процессов планирования предлагается вашему вниманию далее.
Последовательность этапов процессов планирования
Рассмотрим основные этапы создания планов проекта.
Процессы организации исполнения проекта находятся исключительно в зоне управленческих компетенций PM. Постановка задач, координация и оперативное реагирование, проявление качеств лидера и командного вдохновителя – все это должно выполняться на этапах данной группы процессов. Представим себе пример инвестиционного проекта по разработке и выводу на рынок новой услуги в компании, действующей на рынке B2С. Типовой состав этапов процессов организации будет включать следующее.
В настоящей статье мы разобрали понятие и содержание ключевых этапов основных процессов управления проектом. Сама природа и сущность этапа как объекта управления входит в противоречие с проектной действительностью. На мой взгляд, более верно говорить не об этапах, а о подпроцессах процессов управления. Причина этого состоит том, что процедуры управления носят растянутый, порой не диагностируемый по последовательности характер. В этих условиях выделить этап как отдельную часть проектного пути сложно. Во всяком случае, логика института PMI при разработке стандарта, сделавшего ставку на процессы, стала более очевидна.