Архивы нужны для того, чтобы в нужный момент к ним обратиться и получить информацию. Не зря они бережно хранят кадровые документы аж по 75 лет. Нужную информацию содержит специальный документ – архивная справка.

Из статьи вы узнаете:

Законодательство дает такое понятие архивной справки: документ, оформленный на бланке архива, где содержится информация по предмету запроса, указываются архивные шифры и реквизиты хранения тех архивных документов, на основании которых он составлен.

Выдача таких справок предусмотрена следующими нормативными документами:

• ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело . Термины и определения;
• Методические рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера, утвержденные Росархивом;
• Основные Правила работы архивов организаций - одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Поскольку в архивах хранится огромная масса различной документации по различным тематикам, выдаваемые справки также отличаются по видам:

архивная справка о зарплате;

о стаже работы;

о составе семьи и зарегистрированных лицах в жилом помещении;

о гражданском состоянии;

генеалогические и иные.

Архивная справка о зарплате

Бывают ситуации, когда необходимо подтвердить документально уровень дохода в тот или иной период своей трудовой деятельности. Если никаких доказательств нет на руках, то запрашивается архивная справка о зарплате. В ней содержится информация о начисленной заработной плате в запрашиваемые периоды времени. Если организация еще существует, то документ со сведениями выдает она, руководствуясь Приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н.

Для того чтобы получить такую информацию, необходимо обратиться с письменным заявлением, которое подписывается лично, либо по надлежаще оформленной доверенности. Запрос на получение информации можно направить почтовой связью. Срок выдачи такой справки – три рабочих дня с момента, как страхователь получил заявление (п. 3 Приказа № 182н). Изготавливается она на бланке организации, подписывается единоличным исполнительным органом, регистрируется, подпись скрепляется печатью, в содержательной части делаются ссылки на реквизиты архивных документов .

По ликвидированным юридическим лицам, кадровые документы которых сданы в архивы на хранение, информация выдается соответствующим архивом и оформляется аналогично по форме.

Архивная справка о работе

Помимо сумм начисленной заработной платы, из архивов может выдаваться информация о стаже работы. Иногда архивная справка о подтверждении трудового стажа (образец предоставим в конце статьи) называется в обиходе архивная справка о работе.

В ней приводятся сведения о том, в какой организации работал сотрудник, в течение какого времени, какие занимал должности. По форме такие сведения оформляются аналогично. Иногда архивная справка о стаже содержит также сведения о заработной плате, тогда такой документ справедливо называть архивная справка о работе (образец ниже).

Переоценить важность документов, которые содержат архивную информацию , сложно. Ведь просто так, по собственной инициативе, люди не заказывают сведения из архивов. Они должны служить доказательствами, быть подтверждением для определенных обстоятельств.

Таким образом, архивные справки о трудовом стаже, о заработной плате напрямую влияют на вопросы оформления пенсии, могут служить письменным доказательством в судах. Т.е. предоставление их в органы и организации влекут за собой серьезные правовые последствия.

МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ И НАУКИ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ ВЫДАЧИ АРХИВНЫХ СПРАВОК, АРХИВНЫХ ВЫПИСОК, АРХИВНЫХ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ

В соответствии со статьей 26 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" приказываю:

1. Утвердить Положение о порядке выдачи архивных справок, архивных выписок, архивных копий документов (прилагается).

2. Контроль за выполнением настоящего Приказа оставляю для собой.

И.о. Министра
С.Ф.САРАПУЛОВ

ПОЛОЖЕНИЕ О ПОРЯДКЕ ВЫДАЧИ АРХИВНЫХ СПРАВОК, АРХИВНЫХ ВЫПИСОК, АРХИВНЫХ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ

Утверждено
Приказом
Министерства промышленности и науки
Свердловской области
от 8 мая 2014 года N 150

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Положение о порядке выдачи архивных справок, архивных выписок, архивных копий документов (далее - Положение) регулирует отношения, связанные с выдачей архивных справок, архивных выписок, архивных копий документов (далее - выдача архивных документов) в Министерстве промышленности и науки Свердловской области (далее - Министерство), устанавливает сроки и последовательность процедур (действий), а также порядок взаимодействия с заявителями, органами государственной власти, органами местного самоуправления, предприятиями, учреждениями и организациями.

Ответственным структурным подразделением Министерства за выдачу архивных документов является отдел государственной службы, кадров, правовой и организационной работы.

1.2. Заявителями, имеющими право на получение архивных документов, являются физические и юридические лица, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации (далее - заявители).

От имени заявителя с запросом о предоставлении архивных документов может обратиться представитель заявителя (далее также именуемый заявитель), который, в случае личного обращения, предъявляет документ, удостоверяющий его личность, представляет (прилагает к запросу) документ, подтверждающий его полномочия на обращение с запросом о предоставлении архивных документов (подлинник или нотариально заверенную копию).

1.3. Основанием для выдачи архивных документов является получение Министерством промышленности и науки Свердловской области запроса о предоставлении архивных документов (далее - запрос).

1.4. Заявитель вправе подать запрос в письменной форме или в форме электронного документа.

Доставка заявителем лично;

Направление посредством почтового отправления;

В электронной форме на официальном сайте Министерства промышленности и науки Свердловской области (mpr.midural.ru) (далее - электронная форма).

В случае направления запроса в электронной форме заявитель заверяет запрос электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 06 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи" .

1.7. Если заявителем является физическое лицо, то запрос подписывается заявителем или уполномоченным лицом.

1.7.1. Если заявителем является юридическое лицо, то запрос оформляется на бланке такого лица, подписывается его руководителем или уполномоченным лицом и скрепляется печатью юридического лица.

1.8. Запрос, а также прилагаемые к нему документы представляются на русском языке. В случае если запрос и (или) оригиналы документов составлены на иностранном языке, они представляются с заверенным переводом на русский язык.

1.9. Заявитель при наличии в запросе и (или) документах сведений, составляющих коммерческую, служебную или иную охраняемую законом тайну, указывает в запросе исчерпывающий перечень документов, содержащих такие сведения.

1.10. Заявитель вправе указать в запросе способ направления ответа и получить ответ лично или посредством почтового отправления.

1.10.1. В случае если в запросе не указан способ направления ответа, ответ направляется заявителю посредством почтового отправления.

1.11. Ответ на письменный запрос заявителя не дается в следующих случаях:

а) в запросе не указаны фамилия, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

б) текст письменного запроса не поддается прочтению, о чем в течение семи дней со дня регистрации запроса сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

1.12. Министерство вправе не рассматривать запрос:

1.13. Настоящее Положение размещается в электронной форме на официальном сайте Министерства.

2. ДОКУМЕНТЫ, НЕОБХОДИМЫЕ ДЛЯ ВЫДАЧИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Документы и информация, которую заявитель предоставляет самостоятельно:

Запрос заявителя по форме согласно Приложению 1 к настоящему Положению;

Документ, удостоверяющий личность заявителя, являющегося физическим лицом, либо личность представителя физического или юридического лица (при личном обращении);

Документ, удостоверяющий права (полномочия) представителя физического или юридического лица, если с заявлением обращается представитель заявителя (заявителей).

Сведения о заявителе, в том числе фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) физического лица или наименование юридического лица; почтовый адрес и (или) электронный адрес;

Тему (вопрос);

Хронологию запрашиваемой информации.

2.3. В зависимости от содержания запроса предоставляются иные сведения, необходимые для его исполнения:

В запросе о стаже работы и зарплате дополнительно указываются название организации, период работы, замещаемая должность;

В запросе о награждении наградами Министерства - название награды, дата награждения, решением какого органа оно произведено, место работы (службы) в период награждения, название организации, представившей к награде, ее ведомственная подчиненность.

К запросу могут быть приложены ксерокопии трудовой книжки, других документов, связанных с темой запроса.

3. ПОРЯДОК ПРИЕМА, РЕГИСТРАЦИИ ЗАПРОСА И ВЫДАЧИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Запрос регистрируется в течение одного рабочего дня с момента его поступления в Министерство в системе электронного документооборота специалистом, осуществляющим регистрацию запроса (далее - регистратор).

3.1.1. При доставке запроса лично заявителем регистратор:

Устанавливает личность заявителя путем проверки представленного документа на предмет установления соответствия личности заявителя и личности получателя архивных документов (в случае личного обращения заявителя);

Проверяет полномочия заявителя, в том числе полномочия представителя заявителя действовать от его имени, полномочия представителя юридического лица действовать от имени юридического лица;

Проверяет представленные документы на предмет соответствия требованиям, установленным настоящим Положением.

3.2. По требованию заявителя регистратор делает отметку на втором экземпляре, что запрос доставлен лично. В отметке на экземпляре заявителя содержатся дата регистрации запроса, номер регистрации и подпись регистратора.

3.3. Запрос направляется в отдел государственной службы, кадров, правовой и организационной работы в срок не позднее одного рабочего дня, следующего за днем поступления запроса в Министерство и его регистрации.

3.4. Ответ направляется заявителю в течение 30 рабочих дней после дня регистрации запроса.

3.5. Оформление архивных документов осуществляется в соответствии с требованиями Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук , утвержденных Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 .

3.6. Архивная справка, архивная выписка оформляются на бланке Министерства, подписываются начальником отдела государственной службы, кадров, правовой и организационной работы (далее - отдел) и заверяются печатью отдела.

Архивная копия документов заверяется подписью начальника отдела и печатью отдела.

3.7. В случае отказа в выдаче архивных документов, заявителю направляется уведомление об отказе в выдаче архивных документов за подписью начальника отдела с указанием причин отказа, соответствующих основаниям, указанным в разделе 4 настоящего Положения.

3.8. В случае поступления коллективного письменного запроса заявителей, ответ на запрос направляется в адрес заявителя, указанного в запросе первым, если в запросе не указан иной адресат для ответа.

3.9. В случае личного обращения заявителя за получением ответа, регистратор:

Проводит проверку документа, удостоверяющего личность, на предмет установления личности заявителя и личности получателя ответа, при необходимости запрашивает доверенность и (или) иной документ, подтверждающий право представителя на осуществление действий от имени заявителя;

Получает от заявителя расписку в получении ответа с указанием фамилии, имени, отчества (последнее - при наличии) заявителя либо организационно-правовой формы и наименования, а также фамилии, имени, отчества (последнее - при наличии) уполномоченного представителя заявителя, подписи и даты получения.

4. ОТКАЗ В ВЫДАЧЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Основаниями для отказа в выдаче архивных документов являются:

Запрос заявителя не подписан собственноручной или соответствующей электронной подписью заявителя или уполномоченного лица;

Отсутствие документов, необходимых выдачи архивных документов, предусмотренных разделом 2 настоящего Положения;

Отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение документов, доступ к которым ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации;

Запрашиваемые сведения не соответствуют профилю или направлению деятельности Министерства;

Отсутствие архивных документов;

Наличие одного из оснований для оставления запроса без ответа, предусмотренных Федеральным законом от 02 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" .

3.2. В случае если основания, по которым заявитель получил отказ в выдаче архивных документов, в последующем были устранены, заявитель вправе повторно обратиться запросом.

Приложение. ЗАЯВЛЕНИЕ

ФОРМА ЗАПРОСА
Приложение
к Положению
о порядке выдачи
архивных справок,
архивных выписок,
архивных копий документов
В Министерство промышленности и
науки Свердловской области
от ____________________________
_______________________________
(фамилия, имя, отчество
(последнее - при наличии)
физического лица или
наименование юридического лица)
почтовый адрес: _______________
_______________________________
_______________________________
электронный адрес: ____________
_______________________________

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу выдать архивную справку / архивную выписку / архивную копию

документов (нужное подчеркнуть) ___________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

(тема (вопрос), хронология запрашиваемой информации)

Цель использования: _______________________________________________________

___________________________________________________________________________

Иные сведения:

___________________________________________________________________________

Способ направления ответа: лично, посредством почтового отправления (нужное

подчеркнуть).

Приложение: ________________________

________________________

"__" _______________ 20__ г. ___________________

(подпись заявителя)

размер шрифта

ПРИКАЗ ФСЗ РФ от 13-07-94 98 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ И СРОКАХ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ЗАПОЛНЯЕМЫХ НА ГРАЖДАН... Актуально в 2017 году

5. Порядок выдачи, составление и оформление архивных справок, архивных копий и выписок из документов

5.1. Архивные справки выдаются на основании запросов граждан или организаций.

5.2. Архивные справки составляются на основании документов (подлинников или заверенных копий), хранящихся в архиве и относящихся к вопросу заявления. Использование незаверенных копий оговаривается в тексте справки ("незаверенная копия").

5.3. Архивные справки составляются на бланке центра занятости с обозначением названия документа: "Архивная справка".

В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения, имеющиеся в этих документах.

При этом изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются, допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки.

После текста справки помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления архивной справки (номера фондов, описей дел и листов дел).

5.4. Архивная справка подписывается директором центра занятости и лицом, ответственным за архив.

Справка заверяется гербовой печатью центра занятости. Копия архивной справки без печати, заверенная составителем, остается в деле.

5.5. К архивной справке могут прилагаться копии документов и выписки из них, подтверждающие сведения, приведенные в архивной справке.

5.6. Машинописные архивные копии (выписки) составляются на бланке письма центра занятости с обозначением названий: "Архивная копия", "Архивная выписка".

Название документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Содержание архивной копии документа должно отвечать вопросу заявления.

В архивной выписке связность содержания и точный смысл каждого извлечения из текста документов не должны нарушаться. В начале и в конце каждого извлечения из документа, а также в местах пропуска отдельных слов ставится многоточие.

Отдельные слова и выражения подлинного документа, вызывающие сомнения в их достоверности, должны оговариваться словами: "так в документе".

После текста архивной копии (выписки) указывается архивный