Личное дело после увольнения сотрудника. Ведение учета и хранения личных дел. Хранение личных дел

18.01.2018 Выход на пенсию по старости

Личные дела сотрудников – обязательный элемент документации в государственных и муниципальных организациях, поэтому должностные лица, в полномочия которых входит составление документации, обязаны соблюдать государственные нормативы и правила сохранности личных сведений о сотрудниках. Однако для частных предпринимателей данная процедура не обязательна. Соответственно, каждый руководящий отдела кадров обязан точно знать, сколько лет хранятся личные дела сотрудников после увольнения.

Невозможно предоставить всю необходимую информацию с копиями всех необходимых документов. Работник обязан доказать правильность фактов. Однако достаточно указать, кто и на основании которых проверял это. Копии документов, таких как копия свидетельства о рождении, не могут быть сделаны, так как это включает в себя другую личную информацию, которая не является необходимой для работодателя. Поэтому невозможно сделать копии всех документов, содержащих данные, необходимые для работодателя, даже с согласия субъекта данных.

Эти документы могут и часто также включать, как упомянуто выше, дополнительные данные, включая данные о третьих лицах, но которые не являются необходимыми для работодателя. Только те копии документов, которые содержат только личные данные, необходимые для работодателя на основании правовых положений или с согласия сотрудника, могут храниться в личном файле. Если возможность копирования документа регулируется специальным законом, при составлении копии необходимо следовать этому закону.

Порядок оформления и срок хранения личных дел

Порядок оформления персонального свода обязан инициироваться с зачисления в штат организации. Комплектация продолжается в течение работы и длится до увольнения с дальнейшим перенесением в архивные учреждения. Индивидуальные акты могут помещаться в обособленный файл. Возможность потери предотвращается благодаря комплектации по единым правилам, а также ведению журнала. В момент оформления стоит учитывать следующие нюансы:

Таким образом, персональный файл включает документы, которые формируют «информационную базу» работодателя о своих сотрудниках и который работник также обязан предоставить работодателю для выполнения своих юридических обязательств. Основные данные чаще всего упоминаются в так называемой личной анкете, которую работник обычно готовит до официального заключения трудового договора, подписывая трудовой договор. Из-за установленных выше юридических ограничений такой вопросник, его основное содержание практически одинаково для всех работодателей.

На заглавном листе отображается полная информация о сотрудниках: инициалы, дата регистрации;
В своде, где находятся подлинники для временной сохранности, не должны содержаться образцы постоянного нахождения;
Каждый документ может быть представлен в едином варианте;
Не рекомендуется хранить оригиналы для постоянного содержания, так как подобные бумаги можно заместить копиями;
Каждое индивидуальное дело не может превышать толщины в 4 см и не содержать более 250 страниц.

Согласно с действующими нормативами в трудовой области время нахождения бумаг и регистрационных журналов, индивидуальных карточек и трудовых договоров составляет в среднем семьдесят пять лет.

Это будет основной идентификации данных, отсюда и название, или имена и фамилии, адреса, номер удостоверения личности, сведения о сотрудниках уголовного целостности, если такие данные для выполнения работы, необходимые данные о работе собственного бизнеса, типа бизнеса и производительности другие регулярные занятия, для некоторых работодателей также необходимо иметь информацию о составе сотрудников в органах управления и контроля юридических лиц, занимающиеся предпринимательской деятельности, сведение о специальных разрешениях или характере, например, разрешения на вождению автотранспорта принадлежащих лицензии огнестрельного оружия или способность работать с секретной информации и приобретенных возможностей обеспечения безопасности, если для обеспечения занятости не требуется вышеуказанная информация, которая, без сомнения, является персональной информацией.

Дело должно состоять из обложки и подлинников, которая содержит полные сведения о сотруднике и характере его трудовой деятельности и обучении. На обложке указываются данные, которые позволяют идентифицировать работника в момент поиска, а также предприятие, если в дальнейшем папки будут сданы в государственный архив.

Титульный лист содержит место для оставления архивных штампов. Ниже указывается название предприятия в полном и сокращенном варианте. Затем прописывается название отдела, в котором работник занимает определенную должность. Работник отдела кадров обязан оставить пустую строку, которая будет заполняться в случае перевода в другой отдел. На обложке обязательно указываются инициалы работника и номер.

В личном файле будут включены документы, удостоверяющие информацию, содержащуюся в личной анкете для работодателей, а также документы, непосредственно связанные с трудовыми отношениями. В течение срока работы добавляются дополнительные документы, такие, как соглашение о внесении изменений в трудовой договор и описание работы, свидетельство углубления квалификации, согласия работодателя в исполнении работников занятости в соответствии с предпринимательской деятельностью работодателя и т.д.

Чувствительная личная информация в вашем личном файле

Персональные данные сотрудника, обрабатываемого работодателем, можно разделить на три группы. Личные данные работника, которым работодатель нуждается в любом случае для выполнения своих уставных обязанностей и поэтому имеют право потребовать их. К ним относятся, например, их фамилия, фамилия, адрес, дата рождения, номер рождения, образование. Личные данные, которые необходимы только для определенной цели, которые работник должен информировать, собирать и обрабатывать эти данные только в отношении этой цели. К ним относятся, например, номер счета, удостоверение личности, личные данные членов семьи. Личные данные, которые работодатель не обязательно нуждается, и работник должен предоставить их добровольно. К примеру, ваш частный номер мобильного телефона. Если это необходимо для выполнения рабочих задач, работодатель назначает сотрудника мобильным сотовым телефоном. Чувствительные персональные данные - это особая категория персональных данных, и ее обработка в значительной степени зависит от личной неприкосновенности сотрудника.

В нижнем правом углу вписывается дата зачисления персонала на рабочую должность и . Уточняться должно количество листов в папке и оптимальная длительность его нахождения после перевода в архивное учреждения. В личном деле работников должны содержаться следующие бумаги:

Заявление, составленное сотрудником в момент зачисления на конкретную должность;
Копии внутреннего паспорта, индивидуального налогового номера, полис медицинского страхования);
Характеристики, составленные предыдущими работодателями;
Трудовой договор;
Должностные инструкции, разработанные в соответствии со спецификой рабочих обязанностей;
Копии оригиналов, подтверждающих образовательный уровень и наличие профессиональной квалификации;
Внутренние бумаги предприятия;
Подлинники, свидетельствующие о факте аттестации.

Документы служащих содержат в себе бланк с подробным описанием всех образцов, помещенных в папку.

Приведенное положение запрещает требование информации от сотрудника, которая не имеет прямого отношения к выполнению работы и к трудовым отношениям. Он не должен содержать информацию о беременности, семейном и имущественном статусе, сексуальной ориентации, происхождении, членстве в профсоюзе, членстве в политических партиях или движениях, членстве в церкви или религиозном обществе и преступной целостности. Абсолютный запрет касается только сексуальной ориентации, происхождения, членства в профсоюзах, членства в политических партиях и движениях и, в конечном счете, принадлежности к церкви или религиозному обществу.

Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения

Важнейшим направлением делопроизводства является сфера хранения и использования оригиналов. Бумаги обязаны храниться в архиве предприятия. Порядок хранения бумаг регламентируется отдельными нормативами законодательства. Соответственно, работодатель гарантирует работникам сохранность и конфиденциальность информации, предоставленной в папке.

Эта информация не может быть приобретена работодателем через третьих лиц. Субъект данных должен быть проинформирован, когда дается согласие, для какой цели обработки и для которого дается согласие на персональные данные, администратору и тому периоду. Наиболее спорным вопросом является выписка из судимости или информация о состоянии здоровья. Исключение может быть в случае сотрудников с измененной работоспособностью. В этом случае обязательства работодателей, связанные с трудоустройством инвалидов, возникают из специального законодательства.

Уничтожение личных сведений осуществляется в соответствии с государственными требованиями, разработанными в области работы архивов. Уничтожению подлежат акты, срок хранения которых уже подошел к концу. Документацию для дальнейшего уничтожения выбирает ответственная экспертная комиссия, которая действует в соответствии с актом о выделении бумаг для уничтожения.

Храните личные файлы долгосрочных сотрудников

Нет никаких сомнений в содержании файлов персонала вновь принятых на работу сотрудников. Следует отметить, что ответ на этот вопрос совсем не прост и недвусмыслен. Тем не менее, необходимо попытаться ответить на действующее и прошлое законодательство о защите персональных данных.

Более чем очевидно, что файл такого сотрудника будет содержать много информации или, если хотите, личную информацию. Содержание не сильно меняется. Затем информационная система была определена в положениях § 4 как функциональная единица, обеспечивающая целенаправленный и систематический сбор, обработку, хранение и доступ к информации. Каждая информационная система включает информационную базу, технические и программные ресурсы, технологии и процедуры и персонал. Учитывая, что компьютерная обработка повестки дня персонала является скорее исключением, чем правилом, закон, его ограничения и правила в отношении файлов, хранящихся в бумажной форме, в принципе не применимы.

Папки, которые подлежат уничтожению, передаются для дальнейшей утилизации. Перед сдачей все образцы упаковываются и опечатываются. Передача оформляется в порядке соответствующей накладной, в которой должны точно указываться дата приема, количество папок и общий вес макулатуры.

Учет и регистрация: внесение иных данных

Порядок учета регламентируется законодательными нормативами в трудовой сфере. Соответственно, хранятся и регистрируются в кадровом отделе в определенном порядке. Для удобства используется журнал, форма которого определяется должностными инструкциями. В момент регистрации в журнале должны вноситься следующие сведения:

Таким образом, как видно из вышеизложенного, казалось бы, простой и знакомый вопрос, такой как личная запись сотрудника и его руководства, является вопросом, который в значительной степени регулируется законом, в том числе в области публичного права, а также подлежит общественному контролю. Поэтому следует помнить, что некоторые документы или информация не принадлежат к личным файлам и что это также право работодателя хранить личный файл таким образом, чтобы права работника не затрагивались, когда правовые положения, касающиеся обработки персональных данных на рабочем месте правовые отношения сегодня довольно хорошо сбалансированы.

Учетный номер;
Имя, фамилия и отчество работника;
Дата постановки на учет;
Отметка о снятии с учета предприятия.

Моментом постановки на учет организации считается дата фиксации в учетной книге регистрации. В области делопроизводства, в направлении хранения и регистрации дел предусмотрена возможность внесения изменений в папки с личными делами. Подобные перемены должны фиксироваться в момент заключения брака, смены места проживания, повышения квалификации или перевода на рабочее место в другой отдел организации.

Текст выражает мнение и отношение автора, это не официальная позиция Управления защиты персональных данных. Учитывая, что эта копия документа подтверждается образованием сотрудников, соответственно. подтверждается представленным документом, нет необходимости каким-либо образом вмешиваться в такой экземпляр, например, чтобы очернить знаки. Нынешняя тенденция состоит в том, чтобы получить как можно больше информации о любом человеке, с которым вы находитесь в контакте или даже связанном с любыми обязательствами.

Эта тенденция постепенно переносилась на трудовые отношения. Работодатели собирают все больше информации о своих сотрудниках. Трудовой кодекс в принципе не мешает этим тенденциям. В рамках рабочего процесса личные данные обрабатываются разными способами.

Для внесения изменений в обращается сам сотрудник, после чего начальник архива призван зафиксировать все изменения. Общий порядок внесения данных определяется соблюдением следующего алгоритма:

Предоставление заявления персонала с просьбой о внесении перемен в документацию, а также внесение подтверждающей документации. Данные могут быть изменены исключительно при наличии существенных обстоятельств;
Выдача приказа о необходимости внесения новшества в учетную документацию;
Регистрация приказа в журнале фиксации приказов, которые распространяются на личный состав;
Непосредственная фиксация информации.

Таким образом, оформление, регистрация документации, порядок хранения и уничтожения персональных дел предприятий регламентируется государственным законодательством.

Как правило, обработка персональных данных в чешском правовом порядке регулируется Законом о защите персональных данных. Чаще всего личные данные обрабатываются через персональный файл сотрудника. Однако в соответствии с Трудовым кодексом файл может содержать только документы, необходимые для обеспечения занятости в трудовых отношениях. Одним из личных файлов является фотография сотрудника. Существует много причин, по которым работодателям требуется фотография. Чаще всего приводятся причины безопасности, вторая по распространенности причина - место в интранете.

Так называемое личное дело работника представляет собой комплекс документов, характеризующих его трудовые отношения с работодателем, трудовой процесс и другие подобные аспекты. Согласно принятым требованиям, личные дела работников начинают вестись спустя не более недели после поступления человека на службу. Такое порядок регулируется законодательством Российской Федерации. В соответствии с нормативным актом, а именно указом президента Российской Федерации от 2005 года, необходимость вести личные дела прописана для всех учреждений федерального и муниципального уровня в отношении их сотрудников. Отсутствие таких личных дел является нарушением, которое может караться дисциплинарными мерами в отношении руководителя. Что касается всех остальных типов учреждений, в том числе коммерческих компаний, то правила для них несколько отличаются. Законодательство не говорит о том, что их документация должна быть структурирована в виде личных дел, таким образом, это является в большей степени выбором руководства организации.

Обработка фотографий по закону

В таком случае необходимо оценить существование закона, который налагал бы это обязательство. Общее законодательство не налагает на работодателя такое обязательство, как в случае с Законом о должностных лицах местного самоуправления. Напротив, действующий, но неэффективный закон об услугах предполагает в § 194, что служба, в которой государственный служащий выполняет услугу, выдает государственному служащему служебную карточку. Сервисная карточка удостоверяет, что держатель является государственным служащим в соответствии с настоящим Законом, а служебная карточка включает, помимо прочего, фотографию государственного служащего.

Особенности документа

Однако, как показывает практика, такой способ входит в число самых распространенных, занимая, пожалуй, даже первое место. Суть в том, что оно имеет целый ряд плюсов, потому что обеспечивает легкий и немедленный доступ к документации, ведь все, что относится к одному конкретному работнику, располагается в одном месте. У руководителя всего будет мгновенный доступ к нужным бумагам, если они окажутся востребованы с какой-то целью. Поэтому, если будет сделан запрос, можно легко найти все необходимое.

Таким образом, это регулирование непосредственно налагает на орган обслуживания, который выполняет функцию работодателя на обработку фотографии, а также определяет цель, для которой он должен использоваться. Прямые юридические полномочия для обработки фотографий сотрудников можно найти только очень спорадически. Примером может служить Закон о железных дорогах, который предусматривает в Разделе 59 (2), что при осуществлении государственного надзора уполномоченное лицо должно доказать себя документом полномочий.

Документ учетных данных включает имя и фамилию ответственного лица, фотографию и сферу действия разрешения. Точно так же Закон о медицинском страховании в § 76 п. 3 требует, чтобы уполномоченные сотрудники медицинского страхования органа проведения проверок соблюдения режим временно неспособного застрахованными обязаны показать удостоверение личности с фотографией, выданной органом медицинского страхования. Тем не менее, существует множество положений подчиненного, главным образом постановления, которые регулируют и налагают, в частности, в связи с некоторыми правами, фотографии лиц, выдающих служебную карточку и т.д.

Различные заявления и приказы касательно перевода на другую должность, представления и иные подобные документы. Бумаги, посвященные различным поощрениям и взысканиям, то есть характеризующие работу сотрудника в компании. Данные бумаги добавляются на всем протяжении работы по мере получения взысканий или поощрений. Особенно важно оформлять такие бумаги в государственном учреждении, ведь они напрямую влияют на дальнейшую службу человека. В коммерческих компаниях они встречаются реже, но их появление возможно. Для государственных организаций актуальны информативные документы о доходах, имуществе и т.п., предусмотренные законом для определенной должности.

Состав личного дела сотрудника

Далее представлен перечень документов, которые должны быть включены в личное дело работника. Состав документов весьма обширен и включает в себя как те бумаги и справки, которые необходимо занести в папку сразу же после ее открытия, так и те, которые попадают туда уже в процессе работы.

Заявление сотрудника при приеме на работу. Оно является первым (и самым важным) документом, который попадает в папку.
Трудовой контракт (он же соглашение), заключаемый между организацией и работником. К нему прилагаются все дополнительные соглашения, добавленные к договору.
Для учета кадров ведется личный листок, который также вкладывается в дело. Этот небольшой документ имеет определенную важность для правильного делопроизводства, поэтому без его расположения в папке обойтись нельзя.
Анкета или автобиография. Данный документ требуется для того, чтобы определить сильные и слабые стороны потенциального сотрудника при приеме на работу. Выполняется в виде ответа на заранее заготовленные вопросы либо самостоятельно написанной биографии.
Различные документы, подтверждающие полученное образования. Сюда относятся все соответствующие бумаги: диплом о высшем образовании, аттестат, различные дополнительные дипломы и сертификаты. Хранятся копии, а не подлинники.
Бумаги, подтверждающие утверждение в должности. Какие именно, зависит от внутреннего устава компании и от того, какую должность занимает сотрудник. Данные бумаги дополняются по мере того, как работник получает повышение или понижение.
Различные письма рекомендательного характера и характеристики с предыдущего места работы.
Инструкции, посвященные должностным обязанностям работника.
Ксерокопии документов, имеющих личный характер, таких как паспорт, свидетельство о браке, военный билет и т.п. При необходимости они должны обновляться (например, при получении нового паспорта или регистрации брака).

Документы, посвященные увольнению сотрудника из организации. Иные документы, предусмотренные внутренним уставом компании или законодательством для государственных служащих.

Основные правила создания и ведения личных дел

Существуют определенные правила формирования и ведения личной карты работника, которым должны следовать все делопроизводители компаний. Они будут даны в качестве конкретных рекомендаций. Необходимо формировать дело в хронологическом порядке. Это означает, что новые бумаги добавляются в состав дела по мере их появления, и располагаются они именно в том порядке, в котором были созданы. В том случае, если сотрудник прекратил работу по той или иной причине, это означает, что дела также закрывается и со временем передается в архив.

Есть некоторые различия между документами государственных и негосударственных служащих. Личные дела государственных служащих должны храниться в кадровой службе не менее 10 лет, после чего попадают в архив. Это связано с тем, что эти папки могут быть затребованы на новом месте службы (если оно относится к государственным организациям). Что касается сотрудника, работавшего в коммерческой сфере, его дело должно быть передано в архив не позднее, чем через 3 года хранения в отделе кадров. В новую компанию дело не передается.

Дополнительные сведения

Так как документы, которые входят в состав личного дела, являются очень важными, требуется вести так называемую опись, которая учитывает все вложенные в дело бумаги.

При этом опись нумеруется вне зависимости от нумерации, созданной для других документов.

Такая опись значительно облегчает поиск нужных бумаг в папке. Когда проводится оформление дела для передачи в архив, в специальном листе-заверителе необходимо указать, сколько в описи страниц.

На каждого работника дело должно заводиться индивидуально, создание одного дела сразу на нескольких человек не допускается. Однако при делопроизводстве можно сгруппировать несколько дел в общей папке, оформить так называемые наряды. В таком случае к папке необходимо приложить бланк, включающий в себя наименование всех помещенных в нее личных дел. Существует определенный образец заполнения такого документа, который можно найти в интернете. Как показывает практика, если формировать дела вместе, в одной большой папке, это не очень удобно. Более правильным будет порядок, при котором на каждого работника создается отдельная папка. В этом случае будет гораздо проще найти отдельную информацию на каждого работника. Следует помнить, что личные дела должны храниться в безопасности. Доступ к данной информации может иметь только ограниченный круг лиц. Если эти сведения в той или иной степени будут обнародованы без должных на то оснований, это может повлечь за собой административную ответственность.

Выдача документов допускается только по требованию правоохранительных органов либо с целью сохранения здоровья или жизни сотрудника. Такие случаи достаточно редки, руководителям и сотрудникам отдела кадров нужно сохранять осторожность и не допускать нарушения законодательства, ведь содержание дела – это личная тайна. Оформлением личных дел обычно занимаются сотрудники кадрового отдела, профессиональные делопроизводители. В том случае, если компания небольшая и своего отдела кадров в ней нет, данная обязанность возлагается на офисного менеджера, если он обладает достаточными навыками, либо руководителя отдела или всей компании. Если возникает необходимость затребовать какой-то документ из личного дела, то пишется специальный запрос. Он может быть удовлетворен или в нем может отказано. Итак, ведение личных дел работников не такая простая задача, как может показаться на первый взгляд. Подобный способ организации делопроизводства помогает решить задачи быстрого и удобного доступа к документации и ее хранения.