Должностные обязанности администратора устанавливаются вышестоящим руководством. Все они должны быть указаны в должностной инструкции, а иначе они не имеют никакой юридической силы. Помимо этого, данный документ должен быть представлен администратору для ознакомления непосредственно перед его вступлением на новую должность.

Что касается основных пунктов, которые содержит должностная инструкция, то здесь все зависит от специфики работы. Ведь несмотря на схожесть обязанностей, каждая структура имеет некоторые отличия. Например, существует огромная пропасть между работниками гостиницы и, скажем, системными администраторами.

Кто такой администратор?

Но начать следует с того, кто такой администратор. Ведь несмотря на распространенность этой должности, многие не совсем понимают тот спектр обязанностей, что ложится на них. Итак, администратор – это человек, который отвечает за порядок в определенной организации.

То есть должностные обязанности администратора обязывают его контролировать качество работы его подопечных, общаться с клиентами (в том числе и улаживать конфликтные ситуации), следить за чистотой в залах и так далее.

Кто может стать администратором?

В целом на эту должность могут претендовать люди, имеющие оконченное среднее образование. Однако с ростом конкуренции на рынке труда увеличились и требования к кандидатам на пост администратора. Так, люди с высшим образованием, знающие иностранные языки имеют куда большие шансы, нежели их менее просвещенные коллеги.

Более того, дабы попасть на перспективное место, будущему сотруднику придется окончить специальные курсы. Правда, довольно часто людей, имеющих потенциал, руководство обучает за собственные деньги. Также есть некоторые направления администрирования, требующие специализированного образования. Например, системный администратор.

Как правильно составить должностную инструкцию?

Все документы подобного типа создаются под тщательным присмотром руководства. В качестве образца используют готовые шаблоны, которые можно по желанию как дополнить, так и изменить, исходя из нужд организации. Однако, несмотря на это, должностные обязанности администратора не должны противоречить трудовому кодексу, а также иметь пункты, нарушающие действующее законодательство Российской Федерации.

Зачастую такой документ имеет четыре пункта:

1. Общие положения, где указаны главные требования к кандидатуре администратора. Также здесь следует указать непосредственное начальство сотрудника, порядок замены, необходимый уровень знаний и так далее.
2. Обязанности. Включают в себя весь список того, что обязан делать администратор.
3. Права – часть, где указаны все привилегии данного сотрудника.
4. Ответственность – особо важный пункт, устанавливающий меру наказания за тот или иной поступок.

Образец должностной инструкции

Данный вариант универсальный и подойдет в качестве исходного шаблона для любой организации. Однако следует помнить о том, что большинство пунктов нужно будет изменить, исходя из соображений руководства.

I. Общие положения

1. Администратор – это специалист, который относится к категории офисных сотрудников.
2. На данную должность могут претендовать лица старше 18 лет, имеющие оконченное среднее образование.
3. Данный специалист подчиняется непосредственно руководителю гостиницы/ресторана/клуба.
4. Администратор должен уметь:

• правильно распределить обязанности между сотрудниками организации;
• устранять все конфликтные ситуации как внутри коллектива, так и за его пределами;
• грамотно донести всю нужную информацию об услугах и тарифах до клиентов этой организации.

II. Обязанности

Администратор обязан:

1. Создать все необходимые условия для комфортного пребывания клиентов на территории заведения.
2. Предоставлять всю необходимую информацию по услугам, тарифам и скидкам.
3. Вести все виды клиентских баз, а также предпринимать меры по их эффективному увеличению.
4. Улаживать все конфликтные ситуации с клиентами, персоналом и руководством.
5. Обеспечивать чистоту и порядок на вверенной ему территории.
6. Следить за соблюдением дисциплины внутри рабочего коллектива.
7. Предоставлять руководителям всю информацию об их организации.

III. Права

Данный специалист имеет право:

1. Интересоваться всеми решения руководства, связанными как с внутренней, так и с внешней политикой организации.
2. Вносить свои предложения по улучшению работоспособности персонала.
3. Требовать соблюдения всех норм и правил, установленных данным документом, а также трудовым кодексом Российской Федерации.
4. Принимать решения, руководствуясь собственными соображениями, если они не противоречат данному соглашению.

IV. Ответственность

К администратору могут быть применены следующие взыскания:

1. За невыполнение распоряжений руководства сотрудник может быть привлечен к административной ответственности.
2. За злостные нарушения дисциплины и халатность администратор может быть понижен в должности, вплоть до увольнения.

Это лишь приблизительный образец того, каким может быть главный документ, регулирующий действия, которые выполняет администратор. Должностная инструкция во многом зависит от конкретной организации. Поэтому для примера рассмотрим наиболее распространенные виды этой профессии.

Должностные обязанности администратора магазина

Зачастую подобная вакансия существует только в супермаркетах, а также в магазинах, входящих в крупную торговую сеть. Главной особенностью данной должности является то, что занимающему ее человеку приходится следить за эффективностью продаж.

Исходя из этого, можно сделать вывод, что должностные обязанности администратора магазина в первую очередь направлены на:

• улучшение работы продавцов;
• разработку маркетинговых приемов;
• контроль над качеством товара.

Должностные обязанности администратора ресторана

Ресторанный бизнес построен на том, чтобы завлекать клиентов вкусными блюдами и качественным обслуживанием. Если первое в большей степени зависит от работы шеф-повара, то второе – это уже удел администратора.

Именно он должен следить за всем, что способно повлиять на настроение клиентов. Итак, основные должностные обязанности администратора ресторана заключаются в следующем:

• организация слаженной работы персонала;
• общение с клиентами;
• создание благоприятной атмосферы в помещении;
• предоставление информации касательно меню и работы шеф-повара.

Отельный бизнес

Наиболее обширными являются должностные обязанности администратора гостиницы. Это связано с тем, что данному специалисту приходится управлять многими аспектами жизни внутри отеля.

Так, должностные обязанности администратора гостиницы предписывают:

• обеспечивать комфорт постояльцев;
• предоставлять информацию касательно проживания в отеле, местной кухни, достопримечательностей и так далее;
• следить за чистотой в холле, номерах, коридорах;
• вести учет бронирования мест;
• наблюдать за эффективностью работы персонала и при необходимости вносить нужные корректировки.

Особая категория администраторов

Как говорилось ранее, некоторые категории этого направления все же требуют определенного образования. Так, должностные обязанности системного администратора подразумевают под собой наличие диплома ИТ-специалиста. Ведь в противном случае он не сможет выполнять поставленные перед ним задачи.

Также подобные требования могут быть предъявлены и в некоторых других областях, в зависимости от специфики производства и мнения руководства по этому поводу.

Современный потребитель очень требователен к качеству предоставляемых ему услуг. Потому эта сфера постоянно совершенствуется. Все большую популярность приобретает должность администратора. Так, на сегодняшний день большинство магазинов, клубов, салонов имеют в своем штате такого сотрудника. Клиенты охотнее посещают заведения, где работает такой специалист. Ведь к администратору заведения всегда можно обратиться за помощью, задать интересующие вопросы и решить конфликтную ситуацию.

Особенности профессии

Администратор - это работа которого связана с управлением государственной либо коммерческой организацией. Такой сотрудник по праву считается главным помощником директора. Поэтому требования к его умениям, навыкам и личностным качествам предъявляются высокие. По мнению многих работодателей, хороший администратор - это тот, кто:

Является профессионалом в области экономики и менеджмента;

Разбирается в документоведении;

Умеет обрабатывать информацию на компьютере;

Искусно владеет навыками общения;

Имеет высокие организаторские способности;

Обладает такими личностными качествами, как эмоциональная устойчивость, толерантность, способность убеждать.

Профессиональные обязанности администратора

К таковым относят:

• Обеспечение качественного создание комфортных условий для них.
• Предоставление посетителю нужной информации, что касается ассортимента услуг, акций, возможных бонусных программ.
• Ведение документации (запись на прием, заполнение и т. д.).
• Обеспечение общественного порядка (принимает меры в случае конфликтных ситуаций, рассматривает жалобы клиентов, следит за дисциплиной сотрудников).
• Контроль за поддержанием чистоты в помещении, соблюдением норм санитарии.
• Информирование руководства о недостатках в обслуживании.
• Выполнение поручений начальника.

Администратор - это нужный человек во многих направлениях предпринимательской деятельности.

Сфера торговли

Торговля - очень древний людей. А умение продавать - полезный навык. Сегодня каждое торговое предприятие хочет быть конкурентоспособным. Для этого уже мало просто иметь качественный товар, нужно уметь его предложить покупателю. Такую функцию зачастую выполняет администратор магазина. В обязанности этого должностного лица входит управление работой торгового зала. Он должен осуществлять контроль за приемом и сдачей товаров, своевременностью появления продукции на прилавках, витринах магазина, проверять качество, срок годности всего ассортимента.

Чтобы привлечь клиентов, управленец может заключить договор с компанией на BTL-услуги. Такая реклама товаров в виде дегустаций, презентаций новинок повышает рейтинг предприятия, а инициатор получает законную премию.

Также администратор магазина старается не пропустить интересные промоакции. Потому что в результате предприятие получит выгодную бонусную поставку. А она лишней не бывает, так как иногда магазин несет убытки из-за воровства, просрочки товаров.

Сфера развлечений

Администратор клуба - это управленец, представительское лицо, на котором лежит ответственность за качество досуга клиентов. Данный специалист должен контролировать три направления - клубное помещение, работников, клиентов.

Хороший администратор понимает важность стильного оформления и чистоты зала. А также примыкающей территории снаружи.

В подчинении администратора находятся работники кухни, официанты и бармены, техперсонал, охранная служба. Управленец обязан следить за тем, чтобы все они соблюдали правила дисциплины, нормы гигиены и санитарии. Если, к примеру, клиент обнаружит в своем блюде волос, то это будет виной администратора, так как он не проконтролировал свой персонал.

Управляющий клубом обязан вежливо встретить посетителей, сопроводить их к столику и рассказать о возможных услугах заведения. В случае большого количества гостей он может поручить это опытному официанту. Если возникают или клиент предъявляет претензии касательно качества сервиса, администратор должен деликатно выслушать и принять меры для разрешения проблемы.

Сфера индустрии красоты

Работа в этой сфере не так проста, как кажется. Администратор в салон красоты подбирается не только по уровню профессионализма, но и по внешним данным, ведь он будет «лицом компании». Именно его в первую очередь видят клиенты и по нему судят об уровне услуг салона.

Администратор приветствует посетителей. Он помогает подобрать процедуры, советует обратить внимание и на дополнительные услуги фирмы. Также он занимается денежными расчетами, координирует работу других специалистов салона.

Каким бы ни было направление деятельности фирмы, администратор - это прежде всего квалифицированный специалист с отличными способностями к организации и самоорганизации.

Справка

Относительно недавно человека, которому по работе положено распоряжаться и контролировать действия какого-либо коллектива, называли заведующим. Сегодня таких специалистов называют администраторами. Это слово пришло к нам из английского языка и дословно обозначает «распорядитель, управитель».

Востребованность профессии

Достаточно востребована

Представители профессии Администратора являются достаточно востребованными на рынке труда. Несмотря на то, что вузы выпускают большое количество специалистов в этой области, многим компаниям и на многих предприятиях требуются квалифицированные Администраторы .

Описание деятельности

Администраторы чаще всего требуются в тех заведениях социальной сферы, которые посещает большое количество людей: общепит, спортклубы, театры, крупные магазины и другие.

Эти специалисты контролируют работу остального коллектива, координируют действия посетителей заведения, следят за порядком. Администратор должен быть хорошо знаком с особенностями работы своей компании, чтобы суметь ответить на любые вопросы клиентов. Кроме того, большинстве случаев администраторы работают с базами данных (например, с клиентской базой).

Заработная плата

средняя по России: средняя по Москве: средняя по Санкт-Петербургу:

Уникальность профессии

Довольно распространенная

Большинство опрошенных считает, что профессию Администратора нельзя назвать редкой, в нашей стране она достаточно распространена. Уже несколько лет на рынке труда наблюдается спрос на представителей профессии Администратора , несмотря на то, что специалистов каждый год выпускается немало.

Какое необходимо образование

Высшее профессиональное образование

Данные анкетирования показывают, что для работы по профессии Администратора обязательно нужно иметь диплом о высшем профессиональном образовании по соответствующей специальности или по такой специальности, которая позволяет работать Администратором (смежная или похожая специальность). Среднего профессионального образования не достаточно для того, чтобы стать Администратором .

Трудовые обязанности

Обязанности администратора зависят от сферы его деятельности. Если специалист занимается сопровождением баз данных в компьютерных системах, тогда ему необходимо следить за сохранностью информации, вносить изменения по просьбе пользователей, проводить консультации и определять полезность баз данных. Таковы, например, обязанности .

Ну а если специалист занимается административно-управленческой деятельностью, тогда в его обязанности входит решение административных вопросов, заполнение служебной документации и предоставление необходимой информации посетителям и сотрудникам.

Как правило, администратор - первый, кого встречают посетители заведения. Поэтому он должен ответить на все их вопросы относительно работы компании, текущих акциях и других особенностях. Администратор также выдаёт клиентам необходимые вещи: ключи, полотенца и т.д.

Вид труда

Преимущественно умственный труд

Профессия Администратора - это профессия преимущественно умственного труда, которая в большей степени связна с приемом и переработкой информации. В работе Администратора важны результаты его интеллектуальных размышлений. Но, при этом, физический труд не исключается.

Особенности карьерного роста

Профессия администратора относится к руководящим должностям. Поэтому вряд ли этому специалисту удастся продвинуться по карьерной лестнице в своей компании, особенно если она небольшая. Этот специалист может, как работать в одной должности с перспективой увеличения заработной платы, так и занять однажды руководящий пост или открыть собственное дело.

Возможности карьерного роста

Возможностей достаточно

Значительное большинство представителей профессии Администратора считают, что у них достаточно возможностей для продвижения по карьерной лестнице. Если такая цель у рядового специалиста есть, то ему вполне реально занять руководящую должность в этой сфере.

Администраторы на сегодняшний день - довольно востребованный персонал. Это должность является руководящей, поэтому требует определенных навыков, ответственности и знаний. Работа администратором везде хорошо оплачивается, однако и требования к кандидату довольно высокие. Администратором можно работать в любой сфере, но каждая из них накладывает на его деятельность определенный отпечаток и требует наличия специфических знаний. Но в любом случае, коммуникабельность, умение убеждать, красиво говорить и производить впечатление – эти личные свойства, которые помогут стать хорошим администратором и хорошо оплачиваемую.

Те, кто только мечтают получить работу администратора, должны знать, что это профессия – не просто руководитель, это распорядитель. В его основные задачи входит эффективное и культурное обслуживание клиентов. Он чаще всего первым встречает потенциальных клиентов и консультирует их по вопросам предоставляемых услуг, помогает им разобраться, определиться и подобрать максимально удовлетворяющий их потребностям и пожеланиям вариант. Администратор обязан создать для клиентов самые комфортные условия. Также чаще всего в его обязанности входит контроль и учет поступления и расходования материальных ценностей, и он теснее всех общается с посетителями. Именно на его плечи ложится решение всех конфликтных ситуаций. А это значит, что работа администратором требует наличия хорошей выдержки, воспитанности и сообразительности, ведь в каждой конфликтной ситуации важно, чтобы в итоге клиент остался довольным. Поэтому администратор должен рассмотреть претензии к обслуживанию, а также подобрать комплекс организационно-технических мероприятий, которые бы исчерпали конфликт. Однако, главная его задача – это предусмотреть и вовремя предупредить возможность возникновения конфликта.

На самом деле , а точнее администратора, не простая и требует быть немного психологом, стратегом и уметь все просчитывать на несколько шагов вперед. Также стоит отказаться от данной работы, тем людям, которые не любят или не могут находить общий язык с разными людьми. Ведь каждый день администратор принимает огромное количество посетителей и с каждым из них необходимо поговорить. Поэтому если Вы любите тишину и спокойствие эта работа не для Вас. Вряд ли подойдет такая работа по типу темперамента взрывным холерикам или спокойным меланхоликам. Эта работа требует энергии. Ведь помимо общения с клиентами, необходимо и осуществлять обеспечение всем необходимым рабочий персонал. Помимо всего, надо следить за чистотой и комфортом в помещениях. Это не значит, что администратор обязан сам проводить уборку, но если он видит, что его персонал по каким-либо причинам не справляется, он должен взять на себя часть их работы. Ведь при любой ситуации клиент должен остаться довольным. Администратор постоянно находится в тесным контакте с рабочим персоналом – своими подчиненными. Поэтому он должен следить за тем, чтобы все хорошо выполняли свои обязанности, соблюдали правила поведения, санитарно-гигиенические нормы, правила охраны труда и внутреннего трудового распорядка. Администратор должен полностью контролирует их работу. Его задача сделать функционирование предприятия максимально эффективным, если он обнаруживает какие-либо недостатки или слабые стороны, именно он должен рапортовать владельцам компании или вышестоящему руководству.

Какие знания требует работа администратором ? В первую очередь, это действующие на предприятия нормы, внутренние приказы, распоряжения, трудовой распорядок, руководящие и нормативные документы, хорошо знать права и обязанности работников, которые находятся у него в прямом подчинении. Также он должен знать специфику работы предприятия, полный спектр предоставляемых услуг, порядок обслуживания клиентов. Лучше всего, если работник будет иметь экономическое или финансовое образование, образование в сфере менеджмента, экономики или психологии, потому что эти знания окажутся не лишними в его повседневной работе.

Если Вы задумываетесь о администратором или Вы хотите себе попробовать в этом качестве, то лучше обратиться в кадровое агентство. Там с Вами проведут беседу, тестирование на профпригодность, а главное подберут подходящую и желаемую вакансию.