Из этой статьи вы узнаете:
- Какие виды коммерческого предложения различают
- Как создать коммерческое предложение
- Как правильно его оформить
- Какие ошибки чаще всего допускают во время оформления коммерческого предложения
Общение с клиентом вживую и изложение коммерческого предложения в письменном виде – сильно отличаются друг от друга. Для того чтобы вызвать заинтересованность потенциального покупателя в совершении сделки, вам необходимо оформить свое коммерческое предложение таким образом, чтобы оно одновременно было и кратким, и емким. В статье остановимся на том, как оформить коммерческое предложение так, чтобы извлечь из него максимальную пользу.
Какие же существуют коммерческие предложения? Ниже остановимся на основных из них.
Коммерческие предложения этого типа в основном рассылаются массово. Возможные клиенты не ждут каких-либо сообщений от вашей организации, поэтому их основная цель – привлечение внимания целевой аудитории, в связи с этим они носят характер массовой рассылки.
К плюсам этого типа предложений стоит отнести
Минусами же являются:
Рассылать базовые коммерческие предложения целесообразно в том случае, когда вы оказываете единичные услуги либо ваши предложения будут интересны большому кругу покупателей (вы предлагаете оформление интернет-сайтов, доставку еды и пр).
Оптимально, если вы уместите коммерческое предложение на одну страницу, максимум – на две. Оформив его правильно, вы сможете компактно разместить все значимые сведения, включая, выгоду клиента, на одном листе.
На сегодняшний день предприниматели, а именно они являются главными получателями коммерческих предложений, достаточно заняты, чтобы читать предложения объемом больше двух листов формата А4.
Коммерческое предложение (КП) должно быть оформлено следующим образом.
Задачей коммерческого предложения является направление его людям, относящимся к целевой аудитории. Указание в КП продуктов и услуг рассчитано на то, что какая-либо из представленных позиций будет интересна для покупателя. Однако если заранее провести работу, направленную на выяснение потребностей потенциального клиента, и использовать эту информацию при оформлении своего коммерческого предложения, оно будет намного эффективнее, а значит, отклик на него будет более быстрым и положительным. Именно в связи с этим первоначально необходимо определить конечную цель вашего коммерческого предложения.
Составляя предложение, старайтесь держаться умеренного объема, а не указывать все имеющиеся у вас позиции. Гораздо правильнее, если, составляя письмо, вы будете делать ставку не на количество, а на качество. Необходимо обратить внимание на востребованность сведений, опуская лишние детали, способные лишь отвлечь клиента от существа коммерческого предложения. Большое значение имеют сведения, мотивирующие клиента на принятие вашего предложения.
Оффером называется наиболее значимая часть любого коммерческого предложения будущему покупателю. Так как интерес покупателя к изучению предложения зависит от заголовка, стоит приложить усилия к тому, чтобы сделать его «цепляющим».
Составляя оффер, проверьте наличие в нем следующих основных позиций:
Задача грамотно оформленного коммерческого предложения – решить «проблемы» клиентов. Соответственно, оно в обязательном порядке должно сосредоточиться именно на этом.
Когда коммерческое предложение исключительно рассказывает о продукции и услугах магазина, никакой ценности оно не имеет, поскольку неспособно вызвать заинтересованность возможного покупателя.
Текст коммерческого предложения предназначен потребителю, именно он является главным героем вашего рассказа. Текст не должен изобиловать местоимениями «мы», «я», наш» – сомнительно, что клиенту захочется терять время, читая хвалебную «песнь» вашей организации.
Существует такое правило – четыре «Вы» и одно мы. Хорошее коммерческое предложение сосредоточено на покупателе, а не на компании. Только в этом случае вы повысите ценность вашего предложения для будущего клиента. При оформлении коммерческого предложения, нужно ориентироваться на то, выгодно ли оно потребителю.
Покупателю следует разъяснить основы ценообразования в компании. Поэтому в коммерческом предложении могут содержаться данные об этом (о факторах, влияющих на формирование цены товара). Вместо рассказа можете направить клиенту прайс-лист. Если вы работаете в высококонкурентной сфере, направьте предложение с описанием стоимости товаров конкурирующих компаний. Этот способ является достаточно эффективным – ведь покупатель будет видеть выгоду, которую он способен получить.
При одновременном направлении с коммерческим предложением прейскуранта, учитывайте следующие моменты.
При оформлении коммерческого предложения не забывайте, что оно составляется с целью побудить клиента совершить определенные действия. Вы можете призывать его к осуществлению звонка, посещению сайта, оформлению заявки на приобретение продукции и др. Покупателю нужно объяснить, что надо сделать, перечислив все необходимые контакты. Тем самым вы покажете клиенту, что заботитесь о нем.
Оформив сделку после коммерческого предложения, поблагодарите покупателя. Любому человеку будет приятно услышать элементарное «спасибо». В современном обществе не так часто встречаются признательные люди. А получив от вас письмо с благодарностью после покупки, покупатель будет удивлен и обрадован, а значит, вероятность его повторного обращения к вам будет выше.
Ниже перечислены 8 основных ошибок, снижающих эффективность коммерческого предложения.
Дэвид Огилви – один из известнейших копирайтеров в современном мире – подготовил это коммерческое предложение в 1959 году.
Почему Rolls-Royce – лучший в мире автомобиль? По словам главного инженера компании Rolls-Royce это вовсе не чудо – только острое внимание к каждой детали.
Стоимость Rolls-Royce, о котором идет речь, $13 995. Если вы хотите совершить тест-драйв автомашин Rolls-Royce и Bentley, напишите нам или свяжитесь с одним из дилеров, указанных на следующей странице.
18.04.2016 1460
Коммерческое предложение должно быть индивидуальным и продающим. Составление коммерческого предложения, которое клиент воспримет как индивидуальное - процесс трудоёмкий: это и описание выгод для клиента, и загрузка прайс-листов, и проставление печати у руководителя.
Конечно, вы можете хранить шаблонные КП, быстро их редактировать и отправлять клиенту - но такой документ едва ли принесет пользу.
Или наоборот: вы долго создаете документ, корпите над ним, загружаете товары, относите на утверждение (и проходите всю бюрократическую волокиту) - но это занимает так много времени, что ваши конкуренты оказываются быстрее. И каким бы идеальным коммерческое предложение ни было, оно отправлено слишком поздно.
Давайте определимся, что же должно быть в идеальном КП?
Выглядит внушительно, но что если автоматизировать процесс создания коммерческих предложений?
Команда Арт Проект разработала сервис генерации коммерческих предложений, который сделает процесс генерации КП намного проще.
Шаг 1. Создаем новое КП. Этап создания нового коммерческого предложения - единоразовый процесс. В дальнейшем вам все это проходить не понадобится.
Для начала указываем данные компании: наименование организации, реквизиты, веб-сайт - все это будет отображаться в шапке. Также хотелось бы упомянуть, что на этом же этапе мы указываем формат стоимости, в которой будут отображаться наши товары/услуги - с НДС или без НДС. В случае, если вы указываете с НДС, в последнем шаге при загрузке товаров/услуг система автоматически добавит процент налога к стоимости товара.
Шаг 2. Коммерческие предложения бывают горячими, бывают холодными. Мы не отправляем коммерческие предложения холодным методом (читайте «спамным») - и вам не советуем. А вместе с горячими КП нередко отправляется и счет - поэтому было предусмотрено автоматическое отправление счета вместе с самим коммерческим предложением. На этом этапе полностью указываем реквизиты вашей компании. Сумма и наименование счета указывается на последнем этапе генерации КП.
Шаг 3. В системе предусмотрено несколько шаблонов коммерческих предложений - емких и лаконичных.
Шаг 4. Редактируем информацию в шаблоне. В каждом блоке необходимо указать именно ваши данные, которые должны присутствовать в коммерческом предложении. Неотредактированные блоки выделяются красным.
Как только вы нажимаете на блок, открывается окно изменения содержания блока. Вам не придется каждый раз указывать все данные - указанная ранее информация (реквизиты, ФИО заказчика) вставляется в формате тегов. То, что вы не указывали ранее, проставляете рядом с идентичными тегами. Вы также можете создать собственный тег (кнопка «Создать новое динамическое поле»).
Следует отметить, что блоки при редактировании подстраиваются под размер содержимого - пусть шаблон одностраничный, вы можете сделать КП любого удобного размера. Но учтите - КП не должно быть более 1-2 страниц. У лиц, принимающих решения, обычно нет времени на пролистывание длинных коммерческих предложений. А информацию, которая ему нужна, минимальна.
Редактирование всех блоков типовое, за исключением подписи. Подпись хоть необязательный атрибут КП, но желательный - как мы говорили ранее, так повышается доверие к документу. Проставление подписи также автоматизировано. Вы можете прислать оттиск печати и подписи в техподдержку - тогда мы все сделаем сами. Также имеется функция «Я хорошо знаю Photoshop» (да, прямо так и называется) - на случай, если вы хорошо владеете графическими редакторами и сможете сделать подпись самостоятельно.
На этом закончился этап формирования визуального оформления КП.
Дальше дело за малым - создание и отправка самого коммерческого предложения. Но чтобы оформить полноценное КП, нам надо загрузить прайс листы - и здесь все предельно просто, и это мы осветим в наших следующих статьях:
Генератор КП внедрен в движок Task-on и может быть интегрирован с вашим сайтом, интернет-магазином или уже настроенной CRM.
Всё ли мы знаем о коммерческом предложении и о том, как правильно его написать? Кажется, нет ничего проще: взять листок бумаги, черкануть в нем несколько красивых фраз о себе и о своих услугах, и отправить потенциальному клиенту. Но на деле оказывается все гораздо сложнее.
Многие из нас смешивают коммерческие предложения с , с информационными письмами или офертой. Предварительно надо хорошо разобраться в назначении каждого из них, обратившись хотя бы к Википедии, и уяснить для себя самое важное: коммерческое предложение надо писать и составлять уже после того, как выяснены потребности клиента. И в ответ на конкретные запросы уже отправляем конкретное предложение.
Поэтому ответ на вопрос — «Кому мы пишем?», решается сам собой. Конкретному Ивану Ивановичу или Ирине Петровне. Не забываем, что в остальных типах писем и предложений этот вопрос хорошо прорабатываем и думаем «Кому и в Каких ситуациях это нужно?».
Другими словами, сначала сегментируем своих потенциальных клиентов, и исходя из специфики деятельности клиента предлагаем решить именно его проблемы и задачи. Подробнее о сегментации клиентов можно узнать на очень мною любимом сайте системы «ТРИЗ-ШАНС», где вы найдете для себя много полезной информации не только о сегментации и коммерческом предложении.
С другой стороны, наши знания о различных видах писем и предложениях могут нам быть очень выгодны, так как не все в этом хорошо разбираются. Особенно секретари со своим «секретарским барьером».
На их излюбленную фразу «Пришлите свое коммерческое предложение», вы сможете проинформировать секретаря, что такое коммерческое предложение, и что к большому их сожалению, вы не сможете его прислать, так как еще не определены потребности в ваших услугах. Так что им придется ограничиться нашим уникальным торговым предложением. Что очень даже не плохо, если правильно его написать.
1. Определяем нашу цель. Предположим, что целью составления КП является наше желание побудить клиента к покупке. Есть ли какие-то промежуточные цели? Давайте подумаем, возможно это:
Все эти моменты мы обязательно учтем, когда будем думать о содержании документа.
2. Оформляем наше предложение. Как правило, это не самая трудная задача, но до того, как наполнить документ содержанием, мы должны знать, как это нужно делать:
3. Наполняем содержанием. Эта задача немного посложнее, но я уверена, что мы с ней справимся.
1. Вспоминаем, что любое сочинение состоит из 3 основных частей: вступления, основной части и заключения. При написании будем следовать правилу: «Сначала сообщаем важное, затем полезное, затем интересное».
2. Вспоминаем, какие потребности и задачи клиента мы взялись решать с помощью наших товаров или услуг. Пишем про это в самом начале, после обращения к получателю. Это и будет нашим вступлением. Только не начинаем писать про себя, про то, какие мы славные и чем мы можем гордиться. Чтобы было понятнее, приведу пример: «Учитывая, что Ваша компания начинает работу в нашем городе, предлагая программное обеспечение предприятиям малого бизнеса, мы понимаем, насколько важным для вас будет привлечение клиентов именно в Вашу компанию…» Вариантов может быть огромное множество. Самое главное помнить правило: начинаем говорить о клиенте, и о том, что близко и знакомо ему.
3. В основной части необходимо сделать конкретное предложение с конкретными цифрами, фактами, таблицами, графиками и т. д. То есть то, о чем мы говорили с клиентом на словах, теперь описываем в коммерческом предложении для того, чтобы все расчеты были у клиента перед глазами. Но это должна быть подробная информация о том, как можно применить предмет, о котором идет речь. Возможно, будет необходимо указать характеристики продукта, о которых мы не упомянули в разговоре. Такая информация может содержаться в приложениях к данного документу. Описываем суть нашего предложения.
4. Именно здесь будет уместным дать информацию о нашей компании, которая убедит клиента в нашей компетентности, профессионализме и надежности.
5. Указываем порядок работы и условия сотрудничества по предстоящему договору. Ясность на начальном этапе — всегда является залогом доверительного отношения друг к другу, тем более, что это прописано на бумаге. Так мы сумеем продемонстрировать свой профессионализм и опыт.
6. Если нашим преимуществом являются цены, то об этом можно уверенно заявить в коммерческом предложении. Если предстоят какие-либо дополнительные расходы по ходу договора, то об этом нужно написать именно здесь.
По Федеральному закону от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» для определения цены контракта направляются запросы в организации. Запросы о предоставлении ценовой информации направляются заказчиком по электронной почте. Коммерческие предложения поступают ответными письмами. Заказчик направляет запросы с целью определения цены по конкурентным способам закупок.
Можно ли принимать ответы от организаций на фирменных бланках, но без печати организации?
Согласно ч. 1 ст. 22 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», начальная (максимальная) цена контракта и в предусмотренных указанным Законом случаях цена контракта, заключаемого с единственным поставщиком, подрядчиком, исполнителем, определяются и обосновываются заказчиком посредством применения одного или нескольких методов, перечисленных в данной части, из которых приоритетным, используемым по умолчанию методом является метод сопоставимых рыночных цен (анализа рынка). Каких-либо правил, касающихся документов, содержащих информацию, на основании которой выполняется расчет НМЦК, Законом № 44-ФЗ не установлено.
Методические рекомендации по применению методов определения начальной (максимальной) цены контракта, цены контракта, заключаемого с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем), на основании ч. 20 ст. 22 Закона № 44-ФЗ утверждены приказом Минэкономразвития России от 02.10.2013 № 567. При этом следует иметь в виду, что Методические рекомендации лишь разъясняют возможные способы определения и обоснования НМЦК с применением методов, предусмотренных законом (п. 1.2 Методических рекомендаций). Они применяются с учетом особенностей рынков конкретных товаров, работ, услуг, закупаемых для обеспечения государственных или муниципальных нужд (п. 1.3 Методических рекомендаций). Поэтому они, как правило, носят именно рекомендательный характер, что отражается в самих их нормах (см., напр., п. 3.3, 3.7 Методических рекомендаций). В частности, и в п. 2.1 Методических рекомендаций указано, что оригиналы использованных при определении, обосновании цены документов, снимки экрана (скриншот), содержащие изображения соответствующих страниц сайтов с указанием даты и времени их формирования, целесообразно хранить с иными документами о закупке, подлежащими хранению в соответствии с требованиями Закона № 44-ФЗ. Очевидно, что слово «целесообразно» не является эквивалентом слова «обязательно».
Отметим, что у полученного по электронной почте документа не может быть в принципе оригинала (в общепринятом смысле) «с синей печатью», поэтому полагаем, что рекомендация хранить скриншоты относится и к документам, полученным по электронной почте. Хотя очевидно, что, в случае если такой документ занимает большой объем (много «экранов») или передан прикрепленным в электронном письме документом, открывающимся в интерфейсе служебной программы, не показывающей связь с этим электронным письмом, исполнение данной рекомендации может быть затруднительным. Поэтому полагаем, что само по себе использование заказчиком при расчете цены контракта копий коммерческих предложений, простых распечаток документов, полученных по электронной почте, не является нарушением законодательства. О принципиальной возможности использования для определения НМЦК коммерческих предложений, полученных по электронной почте, свидетельствует и правоприменительная практика (см., напр., постановление Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 24.07.2014 № 18АП-6753/14). Требований же, согласно которым в целях определения НМЦК могут использоваться только коммерческие предложения, на которых имеется печать, нормативные акты не содержат (в том числе и применительно к коммерческим предложениям на бумажном носителе).
Обращаем внимание, что правоприменительная практика по заданному вопросу на сегодняшний день не выработана, в связи с чем сказанное является нашим экспертным мнением. За официальными разъяснениями вы можете обратиться в Министерство экономического развития РФ или Федеральную антимонопольную службу РФ.
Иван Морозов, Алексей Александров,
эксперты службы правового консалтинга ГАРАНТ