Как правило, в режиме блокировки функциональные возможности аппарата ограничены и позволяют только сформировать отчет о закрытии кассы.

Что делать, если касса заблокировалась

Чтобы выйти из состояния так называемой блокировки, кассиру-операционисту необходимо устранить причину, которая привела к такой ситуации.

В данном случае нужно как можно скорее закрыть смену, сформировав отчет о закрытии кассы (х-отчет, z-отчет).

Как закрыть кассовую смену на онлайн-кассе

Алгоритмы действий по закрытию смены на каждом кассовом аппарате могут быть разными. Но в целом, чтобы осуществить закрытие и напечатать отчет, необходимо выполнить ряд несложных действий:

• зайти в раздел «Закрытие кассы» и выбрать «Закрыть смену». После этого, касса самостоятельно начнет печатать отчет о закрытии.

В случае если ККТ не дает возможности закрыть кассу в автоматическом режиме, необходимо произвести печать х-отчета вручную. Для этого необходимо зайти в раздел «Кассовые отчеты» и выбрать соответствующий отчет. Печать произойдет моментально после выбора команды.

После того, как касса будет закрыта, кассир-операционист может открыть новую смену и продолжать работу на онлайн-кассе в обычном режиме.

Узнает ли об этом налоговая инспекция

С внедрением новых онлайн-касс налоговая инспекция узнает о нарушении незамедлительно с помощью оператора фискальных данных (ОФД).

Когда кассир-операционист сформирует отчет о закрытии смены, кассовый аппарат отправит его оператору фискальных данных, который будет обязан переслать его в ФНС России.

Ответственность за нарушение

Закрытие смены по истечении 24 часов трактуется как нарушение правил применения ККТ.

Так, согласно п. 4 статьи 14.5 КоАП существует мера наказания за подобные действия в виде денежного штрафа или предупреждения.

Если сотрудники забыли закрыть смену на онлайн кассе, но чеки не выбивали, то серьезного нарушения в этом нет. Однако когда кассовая сессия продолжается больше суток с отбиванием чеков, то есть все основания наложить наказание на нарушителя.

Кассовые документы

Порядок ведения кассовых операций в РФ установлен Указаниями Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Согласно этому документу, кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами (ПКО), расходными кассовыми ордерами (РКО). По каждому ПКО и каждому РКО вносятся записи в кассовую книгу. Такой порядок сохранится и после перехода на новые ККТ с функцией передачи данных в налоговые органы.

Унифицированные формы кассовых документов приведены в Постановлении Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88, которое продолжает действовать в настоящее время и должно применяться в дальнейшем — уже после перехода на онлайн-кассы.

Ведение кассовой книги

Любая организация вне зависимости от системы налогообложения обязана вести кассовую книгу (форма № КО-4), если получает или расходует наличные деньги (п. 1, 4, 4.6 Порядка ведения кассовых операций). От ведения кассовой книги не освобождает даже ежедневная сдача выручки в банк, в том числе через инкассаторов.

Если обособленное подразделение организации получает или расходует наличные денежные средства, оно также обязано вести кассовую книгу. При этом наличие или отсутствие расчетного счета у обособленного подразделения не играет никакой роли (письмо Банка России от 04.05.2012 № 29-1-1-6/3255).

Обособленное подразделение (ОП) в срок, установленный руководителем организации, передает в головное подразделение:

• либо отрывные экземпляры листов кассовой книги — когда кассовая книга ОП заполняется от руки;
• либо распечатанные на бумаге вторые экземпляры листов кассовой книги — если кассовая книга ОП заполняется на компьютере.

В головной организации показатели кассовой книги ОП в кассовую книгу организации не вносятся. Листы кассовой книги ОП брошюруются отдельно не реже, чем раз в год.

Лимит остатка наличных денег в кассе

Остаток наличных денег в кассе на конец дня не должен превышать лимит, установленный организацией (п. 2 Порядка ведения кассовых операций). Это правило не распространяется на ИП и на организации — субъекты малого предпринимательства, которые могут хранить в кассе любую сумму наличных денег.

Формулы для расчета лимита остатка наличных денег в кассе приведены в Приложении к Указаниям Банка России № 3210-У.

Выдача и сдача разменной монеты

Действующими нормативными актами, регулирующими применение ККТ, не предусмотрено наличие остатка денежных средств (разменной монеты и купюр) в денежном ящике ККТ ни на начало рабочего дня, ни на конец рабочего дня. Поэтому перед началом рабочей смены кассир выдает кассиру-операционисту разменные деньги. Для этого кассир выписывает РКО на сумму размена, в котором в строке «Выдать» указывает Ф. И. О. кассира-операциониста, а в строке «Основание» пишет «Для размена».

Если в торговой организации существуют старший и рядовые кассиры, то разменную монету кассирам-операционистам выдает старший кассир. Сумму разменной монеты, указанную в РКО, старший кассир фиксирует в кассовой книге (форма КО-4) и в книге учета полученных и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5). Такой порядок установлен п. 4.5 Порядка ведения кассовых операций и будет продолжать действовать при использовании онлайн-кассы.

Таким образом, по-прежнему при отсутствии старшего кассира для выдачи разменной монеты достаточно расходного кассового ордера, а при наличии старшего кассира — необходимо, помимо оформления РКО, вести книгу по форме КО-5.

Фискальные документы вместо унифицированных форм по ККТ

Унифицированные формы по ККТ

Для учета денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением ККТ организации использовали унифицированные формы первичной учетной документации КМ-1-КМ-9, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132:

• КМ-1 «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков ККМ»;
• КМ-2 «Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) ККМ в ремонт и при возвращении ее в организацию»;
• КМ-3 «Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам»;
• КМ-4 «Журнал кассира-операциониста»;
• КМ-5 «Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста»;
• КМ-6 «Справка-отчет кассира-операциониста»;
• КМ-7 «Сведения о показаниях счетчиков ККМ и выручке организации» и др.

Поскольку данное постановление не является нормативным правовым актом, принятым в соответствии с Законом № 54-ФЗ, теперь, по мнению чиновников, оно не подлежит обязательному применению (письма Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914, от 04.04.2017 № 03-01-15/19821, от 25.01.2017 № 03-01-15/3482, от 16.09.2016 № 03-01-15/54413).

Следовательно, организации, которые применяют новые онлайн-кассы, не обязаны оформлять справки-отчеты кассира-операциониста (форма КМ-6) и вести журнал кассира-операциониста (форма КМ-4) по каждой ККТ (письмо Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914).

В связи с вступлением в силу новой редакции 54-ФЗ Банк России планирует внести изменения в Указания № 3210-У. В частности, в новой редакции п. 5.2 и 6.6 Правил ведения кассовых операций будет установлено, что приходные кассовые ордера (ПКО) и расходные кассовые ордера (РКО) должны оформляться на основании фискальных документов (по состоянию проекта на 01.03.2017).

Фискальные документы

Фискальными документами называются фискальные данные (сведения о расчетах), которые представлены по установленным форматам на бумажном носителе или в электронном виде (ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ).

К фискальным документам относятся (п. 4 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ):

• отчет о регистрации;
• отчет об изменении параметров регистрации;
• отчет об открытии смены;
• кассовый чек (бланк строгой отчетности);
• кассовый чек коррекции (бланк строгой отчетности коррекции);
• отчет о закрытии смены;
• отчет о закрытии фискального накопителя;
• отчет о текущем состоянии расчетов;
• подтверждение оператора.

Форматы фискальных документов, обязательные к использованию, а также дополнительные реквизиты фискальных документов утверждены Приказом ФСС РФ от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@.

Продолжительность смены

В соответствии с требованиями законодательства работа с фискальной техникой делится на кассовые смены. Перед началом осуществления расчетов с применением ККТ формируется отчет об открытии смены, а по окончании осуществления расчетов — отчет о закрытии смены. При этом чек ККТ не может быть сформирован позднее чем через 24 часа с момента формирования отчета об открытии смены (п. 2 ст. 4.3 Закона № 54-ФЗ).

То есть смена при работе на онлайн-кассе не может длиться больше 24 часов. Объясняется такое требование к продолжительности смены возможностями фискального накопителя. В случае когда смена превышает 24 часа, фискальный признак документа на чеке ККТ не формируется (абз. 9 п. 1 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ).

Смена на ККТ может быть открыта в один день, а закрыта уже на следующий день при общей продолжительности не более суток. Иных ограничений в отношении продолжительности смены, а также требований о закрытии смены в точно указанное время Закон № 54-ФЗ не содержит (письмо Минфина РФ от 05.05.2017 № 03-01-15/28066).

Отчет о закрытии смены

При закрытии смены на старых ККТ формировался Z-отчет, который являлся основанием для внесения записи в форму КМ-4 («Журнал кассира-операциониста») (приложение к письму ФНС России от 10.06.2011 № АС-4-2/9303@, письма УФНС России по г. Москве от 20.01.2011 № 17-15/4707, от 20.04.2011 № 17-15/38757). На основании Z-отчета оформлялась справка-отчет кассира-операциониста (КМ-6) и вносились данные в журнал кассира-операциониста (КМ-4).

Поскольку при использовании новых ККТ вести формы КМ-4 и КМ-6 не нужно, по окончании смены формируется отчет о закрытии смены, на основании которого оформляется ПКО и делается запись в кассовой книге.

Данные о суммах наличных денег, поступивших в ККТ за смену, приведены в отчете о закрытии смены: показатель «Итоговая сумма в чеках (БСО) наличными» в реквизите «Счетчики операций „ПРИХОД“» реквизита «Счетчики итогов смены».

Обратите внимание, что на основании одного отчета о закрытии смены может формироваться несколько ПКО в зависимости от вида операции и проводок, которые будут сделаны в бухгалтерском учете при оприходовании наличных денежных средств в кассу организации:

• полная оплата при реализации товаров, работ, услуг (Дебет 50, Кредит 90-1);
• частичная оплата при реализации товаров, работ, услуг (Дебет 50, Кредит 62-1);
• предоплата в счет будущей реализации товаров, работ, услуг (Дебет 50, Кредит 62-2).

Документальное оформление возвратов

Возврат товаров в день покупки

При возврате денежных средств покупателю в день покупки ККТ применяется в обязательном порядке (письмо Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914). Денежные средства выдаются покупателю из денежного ящика ККТ на основании чека, выданного при покупке товара.

При выдаче наличных покупателю необходимо пробить чек ККТ с указанием признака расчетов «ВОЗВРАТ прихода». Акт о возврате денежных средств покупателям (КМ-3) оформлять не нужно.

Возвратный чек ККТ передается в налоговые органы через оператора фискальных данных в том же порядке, что и все прочие чеки ККТ (письмо Минфина РФ от 04.04.2017 № 03-01-15/19821).

Данные о возвращенных суммах отражаются в отчете о закрытии смены: показатель «Итоговая сумма в чеках (БСО) наличными» в реквизите «Счетчики операций „ВОЗВРАТ прихода“» реквизита «Счетчики итогов смены».

При оприходовании сумм наличных денежных средств, поступивших в ККТ за смену, в ПКО необходимо отразить разницу между суммой прихода и суммой возврата прихода. Иными словами, выручка от реализации товаров, работ, услуг в ПКО отражается за минусом возвращенных сумм.

Возврат товаров не в день покупки

На сегодняшний день даже специалисты Минфина РФ не знают, как правильно оформлять возврат денежных средств за товар, возвращенный не в день покупки. Поэтому чиновники рекомендуют обращаться по этому вопросу в Банк России (письма Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914, от 01.03.2017 № 03-01-15/11622). Ни в одном своем письме чиновники не сказали, что возвратный чек должен пробиваться при любом возврате денежных средств вне зависимости от даты возврата товара.

Поскольку на сегодняшний день никакого нового порядка оформления возврата товаров не утверждено, по нашему мнению, возвращать денежные средства за товары, возвращенные не в день покупки, следует в прежнем порядке.

Шаг 1. На основании заявления покупателя о возврате товаров необходимо оформить РКО, в котором покупатель поставит свою подпись, и выдать покупателю деньги из основной кассы (а не из денежного ящика ККТ).

Шаг 2. На основании РКО следует сделать запись в кассовой книге.

Таким образом, в тот день, когда из основной кассы были возвращены деньги за возвращенный товар, кассир оформляет ПКО на полную сумму выручки, полученной кассиром-операционистом, и РКО на сумму денежных средств, возвращенных покупателю.

При возврате ранее внесенной предоплаты, по нашему мнению, организации должны пробивать чек ККТ вне зависимости от даты ее внесения. Денежные средства следует возвращать из денежного ящика ККТ.

Новый порядок применения ККТ и ОФД

Оксана Курбангалеева, директор ООО «Консалтинг Успешного Бизнеса»

Основное отличие онлайн-касс состоит в наличии накопителя фискального типа, на ежедневной основе передающего в налоговую структуру через специальных операторов фискальных данных (ОФД) сведения о выручке, полученной организацией.

Использование онлайн-устройства обязательно для предприятий, работающих по общей или упрощенной системам налогообложения ( , ), а также реализующих подакцизную продукцию.

Подключение к обязательному использованию новшества иных категорий налогоплательщиков, включая ИП на и , предполагается поэтапно с середины текущего года (с 01.07.2018) и будущего года (с 01.07.2019). Исключение составляют организации и предприниматели, занятые видами деятельности, указанными в утвержденном региональными государственными органами перечне (ФЗ № 54, 22.05.2003).

Обязательной корректировке подлежат расчеты по онлайн-кассе в случаях возникновения ошибок, приведших к проведению по кассе лишних сумм или к возникновению денег.

Возврат денег при неправильном пробитии документа по онлайн-кассе

По онлайн-кассе операции по возврату оформляются:

• При обнаружении нарушения до завершения смены дежурного кассира (до подбития сводного ) с помощью возвратного чека. Оформленный документ на возврат поступления одновременно с Z-отчетом, содержащим показатели по выручке предприятия за день или сутки (24 часа) работы, направляется оператором в подразделение налоговой структуры. Передаваемый отчет содержит пояснение-указание на первоначальный ошибочный документ, в результате указанная в документе сумма подлежит вычету из показателя общей выручки за день.
• При возврате денег не в день приобретения продукции, но в срок до 14 дней от даты покупки, соответствующий закону по защите прав потребителей, когда дежурный кассир выписывает кассовый ордер на расход (РКО) и производит выдачу денег из главной кассы. Предварительно кассир принимает от покупателя составленное им заявление с изложением проблемы и проверяет соответствие указанных в заявлении паспортных данных документу, предъявленному гражданином.

К сведению! Оформление возвратного чека возможно только в день совершения приобретения при использовании в работе ККТ новой модели. При всех вариантах возврата рекомендуется составить акт по возврату денежных средств (подобно форме КМ-3 о возврате клиентам денег по кассовым чекам неиспользованным или ошибочно пробитым), который вместе с ошибочными кассовыми чеками (приклеенными на чистый бумажный лист), пояснением и документами к Z-отчету направляется в бухгалтерию компании.

Форма КМ-3 может быть составлена только в виде, утвержденном Постановлением Госкомстата РФ (№ 132, 25.12.1998). Предприятие вправе разработать иной документ для оформления возврата средств, но и использование КМ-3 не будет нарушением, несмотря на необязательность формы (письмо МФ РФ № 03-01-15/54413, 16.09.2016).

Если покупатель расплачивался за приобретенный товар с помощью платежной карточки, то средства возвращаются также в безналичном виде на карточку (указания ЦБР № 3073, 07.10.2013). При перечислении денег не в день покупки покупатель должен составить заявление и предъявить собственный паспорт, а кассир возвращает средства и передает в бухгалтерию пакет документов (акт, пояснение, Z-отчет).

Внимание! Неустранение по онлайн-кассе нарушений, связанных с возвратом денег, влечет применение в отношении предприятия санкций по КоАП РФ (ст.14).

Корректировка ошибки ввода данных по онлайн-кассе

В случае выявления по онлайн-кассе ошибки ввода данных (не оформлен чек, на чеке отсутствуют некоторые позиции) по вине кассира или из-за технической неисправности аппарата формируется чек коррекции.

Целью процедуры является приведение в соответствие реальных сведений по продажам с подлежащими учету в НС (фискальными). Выполнение корректировки на понижение или увеличение объема продаж возможно в любое время после обнаружения ошибки. Возможны две ситуации.

Ситуация 1. В случае отбития кассиром кассового документа на сумму меньше фактически полученной образуется ситуация появления неучтенной выручки от реализации. Налоговые службы могут трактовать факт как сокрытие доли дохода, подлежащего налогообложению, и незаконное неиспользование ККТ.

Для того чтобы не попасть под штрафные санкции по налоговым платежам, требуется сформировать чек коррекции. При самостоятельном обнаружении ошибки пробитый чек вместе с актом и пояснительной запиской, содержащей время и дату ошибки, направляется оператору (ОФД).

После чего организация (по собственному желанию, но не в обязательном порядке) может обратиться в отделение НС и уведомить об обнаружении и устранении несоответствия. При получении предписания налоговой структуры, поучившей информацию о неучтенных продажах, формируется чек коррекции с указанием в качестве основания предписания НС, который пересылается оператору и в НС вместе с обязательством организации по уплате штрафа (ст. 14 КоАП РФ).

Ситуация 2. Если кассиром пробит кассовый документ на сумму больше фактически полученной, образуется превышение выручки от продажи над фискальными данными (недостача). Создание чека коррекции при этом не является обязательным из-за отсутствия подозрений в неиспользовании кассового оборудования. Кассиру следует пробить документ на возврат поступления на недостающую сумму и подготовить пояснительную записку с объяснением причины недостачи денег в кассе.

Когда пробитие чека на неверную сумму имело место в присутствии покупателя, также можно не создавать чек коррекции. Работник формирует документ по возврату поступления в размере ошибочной суммы, а затем пробивает кассовый документ на приход в правильном размере. Правильный чек передается покупателю, ошибочный возвращается кассиру, а в ОФД и в НС будут направлены верные данные.

К сведению! В случае необходимости чек коррекции должен создаваться в интервале между созданием отчета об открытии смены и отчета о ее закрытии (письмо МФ РК № 03-01-15/28914, 12.05.2017). Но это не означает невозможность внесения исправлений после завершения смены, допустившей ошибку.

При закрытии очередной смены проведенные в кассовых документах и в чеках коррекции суммы используются фискальным накопителем для формирования итоговых сведений по смене (ФЗ № 54, 22.05.2003). Поэтому создание чека коррекции после завершения смены допустимо при условии, что в нем отражается момент допущения нарушения (дата, время). К примеру, документ, составленный 11.10.17 для корректировки ошибки, допущенной 02.09.17, может содержать описание исправления в виде: «Кассовый чек с неверно указанной суммой был сформирован в 10:10 02.09.2017».

Информирование налоговых структур о корректировках

Налогоплательщики обязаны осуществлять передачу в отделения ФНС информации и документов в электронном виде посредством кабинетов ККТ в соответствии с законодательством о применении контрольно-кассовой техники (ст. 5 ФЗ № 54).

Но законодательные нормы не содержат обязанности для пользователей ККТ по информированию налогового органа о выполненной самостоятельно корректировке фискальных данных. Все фискальные документы, включая корректировочные, подлежат передаче в налоговую структуру через специального оператора фискальных данных (ст. 1 ФЗ № 54). Таким способом налоговый орган аккумулирует информацию обо всех произведенных исправлениях по онлайн-кассе.

Внимание! Налогоплательщик освобождается от ответственности за нарушения в сфере использования ККТ (ФЗ № 290, 03.07.2016), если он добровольно уведомил ФНС об использовании ККТ, не соответствующей установленным требованиям, или о нарушении сроков и порядка регистрации/перерегистрации/применения ККТ, установленных ФЗ № 54. Одновременно с уведомлением налоговых органов организация должна предоставить подтверждение об устранении заявленного нарушения (до вынесения постановления об административном правонарушении).

Для того чтобы разобраться с понятием «кассовая дисциплина» сначала необходимо понять различие между терминами «Кассовый аппарат» и «Касса»:

Кассовый аппарат (ККМ, ККТ) – это устройство, необходимое для получения денежных средств от ваших клиентов. Таких устройств может быть сколько угодно и по каждому из них должны оформляться свои отчетные документы.

Касса предприятия (операционная касса) – это совокупность всех наличных операций (прием, хранение, выдача). В кассу поступает выручка, полученная, в том числе по кассовому аппарату. Из кассы осуществляются все наличные расходы, связанные с деятельностью предприятия и сдаются деньги инкассаторам для дальнейшей передачи в банк. Кассой может быть отдельное помещение, сейф в комнате или даже ящик в письменном столе.

Так вот, все операции по кассе должны сопровождаться оформлением кассовых документов, что обычно и подразумевается под соблюдением кассовой дисциплины.

Кассовая дисциплина – это набор правил, которые необходимо соблюдать при осуществлении операций, связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств (кассовые операции).

Основными правилами кассовой дисциплины являются:

Кто должен соблюдать

Необходимость ведения кассовой дисциплины не зависит от наличия ККМ или выбранной системы налогообложения .

Как рассчитывается лимит остатка наличных денег по кассе

Порядок расчета лимита остатка по кассе представлен в приложении к Указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Согласно нему в 2019 году лимит остатка по кассе можно рассчитать одним из двух способов:

Вариант 1. Расчет исходя из объема поступлений в кассу наличных денег

L = V / P x N c

L

V – объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях (вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем поступлений).

P – расчетный период, за который учитывается объем поступлений наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объёмы поступлений наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней

N c – период времени между днем, в котором были получены наличные деньги и днём сдачи этих денег в банк. Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например , если деньги сдаются в банк один раз в 3 рабочих дня, то N c = 3. При определении N c могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности (сезонность, режим рабочего времени и т.д.).

Пример расчета . ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2019 год, взяв за расчетный период – декабрь 2018 года. В декабре компания отработала 21 день и получила наличную выручку в размере 357 000 рублей. При этом кассир организации сдавал выручку в банк один раз в 2 дня. Лимит остатка по кассе в этом случае будет равен: 34 000 руб. (357 000 руб. / 21 дн. x 2 дн.).

Вариант 2. Расчет исходя из объема выдач наличных денег из кассы

Данный способ как правило используют ИП и организации, которые не получают наличные в процессе деятельности, но периодически снимают деньги в банке (например, для расчетов со своими поставщиками).

В этом случае применяется формула:

L = R / P x N n

L – лимит остатка наличных денег в рублях;

R – объем выдач наличных денег за расчетный период в рублях (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других перечислений работникам). Вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем выдач наличных денег;

P – расчетный период, за который учитывается объем выдач наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объёмы выдач наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней , при этом его минимальное значение может быть любым.

N n – период времени между днями получения денег в банке (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам). Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например, если деньги снимаются в банке один раз в 3 рабочих дня, то N n = 3.

Пример расчета . ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Наличную выручку общество не принимает, покупатели расплачиваются через банк. Однако периодически компания снимает наличные деньги в банке для расчетов с поставщиками. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2019 год, взяв за расчетный период – декабрь 2018 года.

В декабре компания отработала 21 день и получила в банке наличных денег в размере 455 700 рублей. При этом кассир организации получал наличные в банке один раз в 4 дня. Заработная плата из кассы не выдавалась. Лимит остатка в этом случае будет равен: 86 800 руб. (455 700 руб. / 21 дн. x 4 дн.).

Приказ для установления лимита по кассе

После того как вы рассчитаете лимит остатка наличных денег по кассе, необходимо издать внутренний приказ, утверждающий сумму лимита. В приказе можно указать срок действия лимита, например, – 2019 год (образец приказа).

Обязанность каждый год переустанавливать лимит законом не предусмотрена, поэтому если в приказе срок действия не указан, то установленные показатели можно применять как в 2019 году, так и далее до тех пор, пока вы не издадите новый приказ.

Упрощенный порядок

Начиная с 1 июня 2014 года – ИП и малые предприятия (количество работников не более 100 человек и выручка не более 800 млн. рублей в год) больше не обязаны устанавливать лимит остатка наличных денег по кассе.

Для того чтобы отменить лимит по кассе, необходимо издать специальный приказ. Он должен быть основан на Указании Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и обязательно содержать формулировку: «Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе» (образец приказа).

Выдача наличных денег подотчетным лицам

Подотчетные деньги – это деньги, которые выдаются подотчетным лицам (работникам) на командировки, представительские расходы и хозяйственные нужны.

Выдать деньги под отчет можно только на основании заявления от сотрудника . В нем он должен указать: сумму денег, цель их получения и срок, на который они берутся. Заявление пишется в произвольной форме и обязательно должно быть подписано руководителем (ИП).

Если сотрудник потратил свои личные деньги, то ему необходимо их компенсировать, в этом случае также пишется заявление, но с другой формулировкой (образцы заявлений).

Примечание : желательно, чтобы в заявлении была строчка: «У сотрудника отсутствует задолженность по ранее выданным авансам» (так как по закону нельзя выдавать деньги под отчет сотрудникам, которые не отчитались по предыдущим авансам).

В течение 3-х рабочих дней после окончании срока, на который были выданы денежные средства (или со дня выхода на работу), работник должен представить бухгалтеру (руководителю) авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих совершенные расходы (чеки ККМ, товарные чеки и т.д.).

Иначе денежные средства, выданные сотруднику, нельзя будет зачесть в расходы и соответственно уменьшить налог. Более того, если не будет подтверждающих документов, то с выданной суммы придётся удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы .

Ограничение наличных расчетов

Ещё одним важным правилом кассовой дисциплины является соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности (ИП и организации) в рамках одного договора суммой не более 100 тыс. рублей .

Куковская Юлия Александровна - советник государственной гражданской службы РФ 2 класса.

Порой бывает сложно самостоятельно разобраться в тонкостях "кассового" законодательства. К примеру, нужно ли выбивать чек, если за юрлицо платит физлицо и наоборот? Когда формировать "расходный" кассовый чек? За ответами на каверзные вопросы по применению онлайн-ККТ мы обратились к специалисту ФНС.

Юлия Александровна, у наших читателей накопилась очередная порция вопросов по использованию онлайн-касс. Сначала хотелось бы поговорить о недавних поправках, предоставивших некоторым продавцам ККТ-отсрочку. К примеру, организации (ИП), которые оказывают услуги населению (кроме ИП с работниками и организаций, оказывающих услуги общественного питания), освобождены от применения ККТ до 1 июля 2019 г. при условии выдачи покупателю БСО, оформленного по старым правилам <1> . А если за свои услуги компании (ИП) будут получать от покупателей-физлиц оплату через интернет-эквайринг, то они не смогут передать покупателю бумажный БСО. Действует ли в таком случае отсрочка до 2019 г.?

Старый порядок применения ККТ предусматривает формирование БСО не только типографским способом, но и с использованием автоматизированной системы <2> . При этом автоматизированная система должна обеспечивать защиту, идентификацию, фиксацию, хранение сведений об операциях с бланком документа <3> .

Поскольку расчеты происходят через интернет-эквайринг, продавец не может выдать покупателю БСО на бумажном носителе в момент расчета (что является нарушением порядка применения ККТ). Он может сформировать БСО только с использованием автоматизированной системы. Поэтому в такой ситуации я все же рекомендую использовать автоматизированную систему для БСО, включенную в реестр ККТ, в соответствии с новым порядком применения ККТ.

Организация выставила покупателю-юрлицу счет на предоплату. Однако этот счет был оплачен физлицом со своей карты через Сбербанк Онлайн. В назначении платежа указано, что оплата осуществляется за юрлицо, но плательщик - И.И. Иванов. Должна ли в этом случае компания-продавец пробить кассовый чек?

Для целей применения ККТ важно, не за кого совершен платеж, а кем именно и каким способом. В рассматриваемом случае компания-продавец должна применить ККТ и выдать кассовый чек, поскольку электронные средства платежа поступают от физического лица. Правда, эта обязанность возникает с 01.07.2018, поскольку в прежней редакции Закона N 54-ФЗ <4> не было требования о применении кассы в ситуации, когда оплату производит физическое лицо со своего счета (карты) по банковским реквизитам продавца через онлайн-банкинг <5> .

Примечание

Для "кассовых" целей важно, не за кого совершен платеж, а кем и каким способом. Например, при безналичных расчетах с физлицом компания должна выдать чек, а с юрлицом - нет.

А обязан ли продавец применить онлайн-кассу, если за физлицо платит юрлицо со своего расчетного счета (в основании платежа указано "оплата за П.П. Петрова по договору N 1 от 01.02.2018")?

Если с организацией (ИП) рассчитывается другая компания (ИП) в безналичном порядке без предъявления средств платежа (то есть происходит банковское перечисление с одного расчетного счета на другой), то в этом случае применять ККТ продавцу не нужно <6> . Причем не имеет значения, что оплата произведена за физическое лицо.

Компания получила от учредителя-физлица заем. Затем по соглашению о новации обязательство по возврату займа было заменено на обязательство по поставке товара. То есть получается обычная реализация физлицу (и сумма новированного займа признается предоплатой в счет поставки товаров <7> ). Нужно ли в такой ситуации пробивать кассовый чек? Если да, то в какой момент (на дату вступления в силу соглашения о новации или при передаче товара)?

Да, в описанной ситуации следует применить ККТ и сформировать кассовый чек. При этом кассовые чеки надо пробить:

Обязательно - на дату признания суммы новированного займа предоплатой (на дату вступления в силу соглашения о новации займа);

Желательно - на дату передачи товара с отражением зачета ранее внесенной предоплаты.

Магазин работает 6 дней в неделю. Кассир перед выходным забыл закрыть смену на онлайн-кассе. Получается, что она длилась более 24 часов. Какова ответственность за это нарушение и можно ли как-то избежать наказания?

Закрытие смены позднее чем через 24 часа после ее открытия является нарушением порядка применения ККТ <8> . Ответственность за такое нарушение - предупреждение или штраф <9> :

Для организации - от 5 000 до 10 000 руб.;

Для ее руководителя/ИП - от 1 500 до 3 000 руб.

При этом ответственности можно избежать, если соблюдены в совокупности необходимые условия, одно из которых - на момент обращения лица с заявлением налоговый орган не располагал сведениями и документами об этом правонарушении <10> . Однако в случае применения ККТ, работающей в режиме передачи фискальных данных через оператора фискальных данных, налоговый орган по истечении 24 часов с момента формирования отчета об открытии смены уже узнает о совершенном правонарушении, а значит, одно из условий освобождения от ответственности не соблюдается.

У компании есть несколько магазинов и, соответственно, онлайн-ККТ. На случай поломки основной ККТ фирма хочет приобрести подменный кассовый аппарат. Как ей зарегистрировать резервную кассу, которую требуется перемещать между магазинами? Если резервная касса будет зарегистрирована, но не будет использоваться, ИФНС ее заблокирует?

Никакой отсрочки до 01.07.2018 по "расходным" чекам нет. Поскольку Закон N 54-ФЗ (в ред., действ. до вступления в силу Закона N 290-ФЗ) не исключал обязанности пробивать чеки при выдаче денег покупателям (клиентам), за исключением выдачи денег при приеме от населения стеклопосуды и утильсырья, кроме металлолома. Таким образом, ранее также необходимо было пробивать кассовый чек при расчетах с выдачей денег в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг (исходя из смысла ст. 2 Закона N 54-ФЗ). При этом Закон N 54-ФЗ не конкретизировал, кто именно должен оказывать услуги (продавать товары, выполнять работы).

Компания применяет УСН. В настоящий момент в кассовом чеке печатается "налог 0", хотя должно быть указано "НДС не облагается". Можно ли ей продолжать продажи и выбивать такие чеки до тех пор, пока не решится программный вопрос? Будет ли за это штраф?

Если пользователь ККТ не является плательщиком НДС или освобожден от исполнения обязанностей плательщика НДС, а также если предмет расчета не подлежит налогообложению (освобожден от налогообложения) НДС, то в кассовом чеке должно быть указано "НДС не облагается" <14> . Тогда как указание "НДС 0%" будет являться ошибочным. Ведь такая ставка налога применяется в других ситуациях.

В случае неверного указания ставки НДС в кассовом чеке пользователь может быть привлечен к ответственности, предусмотренной ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ. Таким образом, рекомендуется не проводить расчеты, пока не решится программный вопрос. По уже пробитым неправильным чекам компания может избежать ответственности, если выполнит два условия