Документы, регламентирующие работу при передаче дел в архив организации

Личные дела уволенных работников подлежат передаче в архив организации по описи (п. 23 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2). Они должны быть подшиты в твердую обложку из картона на 4 прокола или переплетены с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления (сколки, скрепки, булавки и т.п.) должны быть удалены из дел.

Также в архив организации передают дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (п. 204 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4).

Алгоритм действий при передаче дел по личному составу в архив организации

Шаг 1. Составляем описи дел.

Передача дел в архив организации осуществляется по описям дел, составленным структурными подразделениями или работниками, ответственными за соответствующие направления деятельности, под методическим руководством архива организации.

Образец оформления описи дел по личному составу, включающей личные дела уволенных работников, смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 27 журнала.

Описи дел структурных подразделений должны быть составлены и оформлены не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и сданы в архив организации в течение следующего делопроизводственного года. Это значит, что раздел описи, включающий дела, законченные делопроизводством в 2009 г., должен быть составлен и утвержден руководителем организации не позднее 31 декабря 2011 г.

В опись дел по личному составу включаются дела, срок хранения которых превышает 10 лет (приказы о приеме на работу, личные дела, личные карточки и др.). Дела с другими документами по личному составу в опись не включаются (например, приказы о предоставлении отпусков, наложении взысканий, командировании работников, графики отпусков, переписка по кадровым вопросам и т.д.).

Описи на дела по личному составу составляют во всех структурных подразделениях организации, в которых образуются соответствующие дела. Такие описи кроме кадровой службы могут составляться в бухгалтерии на дела, которые включают лицевые счета, при их отсутствии - на ведомости на выдачу заработной платы.

На основании описей дел структурных подразделений дела по личному составу передают в архив организации.

Сведения, описывающие каждое из дел, включенных в опись, составляют описательную статью, которая содержит:

Порядковый номер;
- индекс дела;
- заголовок дела (тома, части);
- дату дела (тома, части);
- количество листов в деле (томе, части);
- срок хранения дела (тома, части);
- примечание.

Графы описи заполняют в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела.

Правила составления описи дел

При составлении описи дел необходимо соблюдать следующие правила:

Каждое дело (том, часть) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;
- порядок нумерации дел в описи - валовой. Это значит, что нумерация включенных в нее дел продолжается из года в год. Например, если в годовой раздел сводной описи дел по личному составу за 2009 г. были включены дела с № 1 по № 30, то валовая нумерация дел в годовом разделе сводной описи за 2010 г. начнется с № 31;
- заголовки дел вносят в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
- графы описи заполняют в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
- при внесении в опись нескольких дел подряд с одинаковыми заголовками заголовок первого дела указывают полностью, а заголовки последующих дел обозначают словами «То же». При этом другие сведения о делах вносят в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок дела воспроизводят полностью);
- если в деле сформированы документы за несколько лет, то дело относится к тому году, в котором оно начато. При этом в конце годовых разделов сводной описи дел каждого последующего года, в течение которого дело продолжалось в делопроизводстве, делают примечание: «Документы за 2010 год см. также в описи № 3/2009 за 2009 год, дела № 5, 7, 15»;
- дела, начатые в одной организации, а законченные в другой (например, при реорганизации), вносят в сводную опись под тем годом, в котором они поступили в организацию, закончившую их делопроизводством;
- графу описи «Примечание» используют для отметок о передаче дел в архив организации, о делах, принятых из других структурных подразделений в течение делопроизводственного года, об особенностях физического состояния дел и т.п.

Все дела, включаемые в опись, должны быть систематизированы, т.е. расположены в определенном порядке, облегчающем их поиск. Для систематизации дел по личному составу в сводной описи необходимо применять хронологический принцип. Он предполагает составление разделов сводной описи на каждый год.

Заголовки дел в годовом разделе систематизируют по номинальному принципу, т.е. по названиям видов документов или дел в следующей последовательности:

Приказы по личному составу;
- карточки по учету личного состава;
- лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по заработной плате);
- личные дела уволенных работников;
- невостребованные трудовые книжки;
- акты о расследовании несчастных случаев и документы к ним.

Личные дела уволенных работников выделяют в отдельный подраздел годового раздела сводной описи дел по личному составу. Они систематизируются в описи по алфавиту фамилий; фамилию, имя и отчество указывают в именительном падеже. По алфавиту фамилий систематизируют в описи также дела с личными карточками.

Несколько личных дел уволенных работников могут быть сформированы в одно дело. При этом на обложку такого дела выносится заголовок:

«Личные дела уволенных работников
с буквы «Д» по букву «Ф».

В крупных организациях, в которых дела по личному составу образуются в различных структурных подразделениях, при составлении годовых разделов сводной описи дел необходимо использовать структурный принцип. В этом случае заголовки дел по личному составу располагают в годовом разделе в следующей последовательности:

Кадровая служба
1. Приказы по личному составу.
2. Личные карточки уволенных работников.
3. Личные дела уволенных работников.
4. Невостребованные трудовые книжки.

Бухгалтерия
5. Лицевые счета работников по заработной плате.

Годовые разделы формируют в хронологической последовательности, составляя сводную опись дел по личному составу. В организациях с небольшим объемом дел по личному составу вместо годовых разделов разрешено составлять сводную опись дел за несколько лет. Это делают также в организациях, в которых по каким-либо причинам не составлялись годовые разделы. В таком случае сводную опись дел составляют по хронологическому (в бесструктурных организациях) или хронологически-структурному принципу.

Допустимо составление самостоятельных описей дел на отдельные категории дел по личному составу, например на личные дела, личные карточки. В такой сводной описи личные дела и карточки располагают по алфавиту фамилий уволенных работников.

В конце каждого годового раздела сводной описи дел по личному составу за последней описательной статьей делают итоговую запись (если опись составлена сразу за несколько лет, то итоговую запись составляют в конце последней за эти годы описательной статьи). В ней цифрами и прописью в круглых скобках указывают фактическое количество дел, включенных в раздел, первый и последний номера дел, отражают особенности нумерации (наличие пропущенных и литерных номеров и т.п.). Итоговую запись подписывает составитель раздела, указывая свою должность и дату составления.

Поединичный и суммарный учет дел по личному составу

Описи дел являются первичными учетными документами для поединичного и суммарного учета дел по личному составу. Поединичный учет осуществляется путем закрепления за каждым делом самостоятельного номера. На обложке каждого дела проставляют шифр дела, в который входят номер фонда, номер описи и номер дела по описи.

Суммарный учет дел фиксируют в итоговой записи к описи, которая помещается в ее конце. Каждое изменение количества дел в описи, если происходило их выбытие или поступление, отражают в итоговой записи.

После этого составляют новую итоговую запись к описи, которую заверяет своей подписью работник архива, вносящий запись. При выбытии дел из описи в графе «Примечание» на уровне каждого выбывшего дела делают отметку «Выбыло» (или «Утрачено»).

Описи дел структурных подразделений имеют порядковые номера. Номер описи состоит из индекса структурного подразделения по номенклатуре дел организации, года, за который дела включаются в опись.

Буквенное обозначение номеров описи дел

К номеру описи дел по личному составу добавляется буквенное обозначение «лс», а к номеру описи дел временного (свыше 10 лет) хранения - «в».

Индекс описи дел по личному составу кадровой службы состоит из номера, присвоенного кадровой службе согласно номенклатуре дел, начальных букв наименования категории документов, включенных в опись («л/с» - личный состав), а также года, в котором заведены дела, включенные в опись.

Пример

№ 2 л/с-2011, где 2 - номер раздела кадровой службы по номенклатуре дел, л/с - обозначение категории дел, 2011 - год, в котором были заведены дела.

Шаг 2. Составляем график передачи дел в архив и согласовываем его с руководителями структурных подразделений.

Дела передают в архив организации по утвержденному графику. Форма графика произвольная. Его составляет заведующий архивом или лицо, ответственное за архив, далее он согласовывается с руководителями структурных подразделений.

ШАГ 3. Передаем согласованный график на подпись и утверждение руководителю организации.

Шаг 4. Проверяем правильность формирования и оформления дел, подлежащих передаче в архив организации.

При приеме-передаче дел в архив необходимо проверить правильность формирования и оформления дел (оформление личных дел должно быть осуществлено кадровой службой организации (специалистом по кадрам)), соответствие количества дел, внесенных в опись дел структурного подразделения, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Выявленные в ходе проверки недостатки, неточности устраняют структурные подразделения.

От редакции:
Подробно о формировании и оформлении дел читайте в журнале «Я - специалист по кадрам», 2011, № 22, с. 12.

Шаг 5. Производим передачу дел в архив

Передачу в архив дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения осуществляем параллельно с передачей дел по личному составу. Напомним, что дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации не передают и по истечении сроков временного хранения они подлежат уничтожению.

Передача дел временного (до 10 лет) хранения в архив организации в исключительных случаях допускается по решению руководителя организации. Это решение следует оформить приказом руководителя организации, который будет являться приказом по основной деятельности. Передача таких дел в архив осуществляется по согласованию с архивом организации по номенклатуре дел. Отметим, что эти документы передаче в архив в обязательном порядке не подлежат, т.е. если будет принято такое решение и архив согласится, то дела будут переданы по номенклатуре.

Дела передают в архив организации в присутствии работника структурного подразделения, от которого они передаются. Опись составляют в 2 экземплярах, в которых в графе «Примечание» на уровне каждого заголовка дела проставляют отметки о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи цифрами и прописью указывают:

Количество фактически принятых в архив дел;
- дату приема-передачи дел;
- наименования должностей, подписи и расшифровку подписей передавшего дела и работника архива (лица, ответственного за архив), принявшего дела.

Дела, передаваемые в архив ежегодно, составляют годовые разделы сводных описей дел. Документы по личному составу включают в соответствующий годовой раздел сводной описи дел по личному составу. На основании такой описи дел в архиве организации осуществляют поиск документов, необходимых для выдачи справок о стаже работы и заработной плате.

Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота

Помощь: Подготовка личных дел, оформленных с нарушениями, к сдаче в архив

ПОДГОТОВКА ЛИЧНЫХ ДЕЛ, ОФОРМЛЕННЫХ С НАРУШЕНИЯМИ, К СДАЧЕ В АРХИВ

Ситуация

В ходе проверки наличия и состояния личных дел для подготовки к сдаче в архив специалистом по кадрам обнаружен ряд нарушений в формировании и ведении некоторых дел:

Количество документов, включенных в состав личных дел, не соответствует количеству документов, включенных в состав внутренней описи (например, отсутствуют документы об образовании, заявление об увольнении). Отметки об изъятии этих документов в описи отсутствуют;

В составе личных дел отсутствуют документы, которые должны быть включены в состав личного дела согласно Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2, например копия приказа об увольнении (так как работник не был ознакомлен с приказом под роспись);

В состав личных дел включались должностные инструкции (они же включались и в опись);

Некоторые личные дела отсутствуют;

На работников, которые работали по совместительству, а впоследствии принимались на постоянную работу, не были заведены новые личные дела.

Устранить некоторые нарушения (например, получить заявление от работника, который уже давно уволен) не представляется возможным.

Как поступить сотрудникам подразделений при подготовке таких дел к сдаче в архив? Какие документы необходимо оформить? Должны ли быть сделаны какие-то отметки в личных делах, оформленных с нарушениями?

Порядок передачи документов (дел) на хранение в архив организации регулируется Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Председателя Белкомархива от 23.05.1995 № 13 (далее - Примерная инструкция по делопроизводству), и Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденными постановлением Коллегии Белкомархива от 30.04.1997 № 5 (далее - Основные правила работы архивов организаций). Особенности передачи в архив личных дел работников отражены также в Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Белкомархива от 26.03.2004 № 2.

Согласно требованиям указанных нормативных правовых актов Республики Беларусь дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (в т.ч. личные дела работников) после окончания делопроизводством должны быть переданы на хранение в архив организации. Дела передаются на хранение в архив полностью оформленными. Полное оформление дел предусматривает:

Подшивку или переплет дела;

Нумерацию листов дела;

Составление заверительной надписи;

Составление внутренней описи документов дела (в необходимых случаях);

Оформление реквизитов обложки дела.

Пунктом 5.2.4 Основных правил работы архивов организаций определено, что при подготовке дел к передаче в архив осуществляется полистный просмотр дел. Все обнаруженные нарушения установленных правил формирования и оформления дел устраняются в структурных подразделениях исполнителями (работниками, в деятельности которых эти дела были сформированы). Пунктом 3.5.17 Основных правил работы архивов организаций установлено, что правильность формирования дел проверяется при поступлении дел в архив организации. Неправильно оформленные дела возвращаются исполнителям на доработку.

При отсутствии дел структурным подразделением принимаются меры по их розыску. Если поиски оказались безрезультатными, то на искомые дела составляется справка о причинах их отсутствия. Справка подписывается руководителем структурного подразделения и передается в архив вместе с делами и описью дел структурного подразделения, в которую они включены.

Согласно п.8.1.2 Основных правил работы архивов организаций при отсутствии указанных справок архивом совместно со службой документационного обеспечения управления и подразделением, к которому эти дела относятся, организуется розыск. Если розыск не даст результатов, лица, виновные в утрате документов, привлекаются к ответственности, а архив составляет по установленной форме акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны.

Таким образом, если при подготовке личных дел к передаче в архив обнаружено отсутствие некоторых из них, руководителем кадровой службы организации должны быть приняты меры по их розыску, а при отрицательном результате розыска - подготовлена справка с изложением причин отсутствия.

Если отсутствие личных дел было обнаружено не в процессе подготовки дел к передаче в архив (передаче в архив подлежат только личные дела уволенных работников), а при проведении очередной проверки состояния и наличия личных дел в соответствии с п.22 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, то результаты проверки должны быть отражены в акте, представляемом на утверждение руководителю организации.

В случае если в личном деле работника обнаружено отсутствие документов, включенных во внутреннюю опись, и указанные документы безвозвратно утеряны, то соответствующая отметка должна быть сделана в графе внутренней описи «Примечание».

Кроме того, при проведении научно-технической обработки дел в процессе их подготовки к передаче в архив к каждому делу (в т.ч. личному делу) должен быть составлен лист-заверитель дела. Лист заверитель дела подшивается в конце дела и составляется по следующей форме:

В заверительной надписи (листе-заверителе дела) должно быть отражено отсутствие в деле соответствующих документов, а также возникшая в связи с этим особенность нумерации листов (пропущенные номера).

В листе-заверителе дела также могут быть отражены особенности (ошибки) оформления включенных в него документов. Вместе с тем такие особенности, как отсутствие на приказе подписи работника об ознакомлении, в листе-заверителе отражать не следует, так как данный факт после увольнения работника и истечения сроков исковой давности по трудовым спорам не будет иметь юридических последствий. В то же время копию приказа об увольнении работника, даже если на нем отсутствует подпись работника, в личное дело включить необходимо. Это обусловлено тем, что датами личного дела, указанными на обложке дела и в описи дел, являются даты приказов о приеме на работу и об увольнении с работы. Следовательно, включение в личное дело копии приказа об увольнении рассматривается как основание для закрытия дела.

В случае если в состав личного дела изначально не были включены документы, предусмотренные Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, а само дело завершено делопроизводством, то предпринимать дополнительные действия по включению в дело указанных документов не требуется. При этом следует учитывать, что Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников была принята в 2004 г. и личные дела, сформированные (законченные производством) до вступления в силу указанного нормативного правового акта, переформированию не подлежат. Поэтому даже при наличии возможности получить от уволенного работника заявление об увольнении этого делать не следует (в данном случае будет иметь место фальсификация документа, так как датой заявления является дата его подписания работником).

На работников, работающих в организации по совместительству, личные дела должны вестись на тех же основаниях, что и на работников, для которых работа в данной организации является основной. Перевод на постоянную работу не является основанием для заведения личного дела. Копия приказа о переводе на постоянную работу, а также иные предусмотренные законодательством документы, связанные с таким переводом, должны быть включены в личное дело работника, а изменения в учетных данных необходимо отражать в дополнении к личному листку по учету кадров.

Вопрос, связанный с необоснованным включением в состав личного дела должностных инструкций, нормативными правовыми актами напрямую не регулируется. По нашему мнению, в случае если в состав личного дела были включены документы, не предусмотренные нормативными правовыми актами Республики Беларусь (например, должностные инструкции), а само дело завершено делопроизводством, то изымать необоснованно включенные в него документы не требуется. Такое личное дело должно быть передано на хранение в архив организации в полном объеме. Нормативные правовые акты не содержат норм, предусматривающих переформирование личных дел после их завершения делопроизводством.

Передаче в архив в обязательном порядке подлежат все дела, срок хранения которых превышает 10 лет, в т.ч. личные дела (хранятся в организации 75 лет после завершения делопроизводством).

Пунктом 3.5.17 Основных правил работы архивов организаций установлено, что правильность формирования дел проверяется при поступлении дел в архив организации. Как отмечалось выше, неправильно сформированные и оформленные дела возвращаются исполнителям на доработку. Это может послужить формальным основанием для архива отказать в приеме на хранение личных дел, сформированных с нарушением положений Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников.

Вместе с тем необходимо учитывать, что состав документов личного дела и порядок расположения документов в деле до вступления в силу Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников отличались от ныне действующих (см. п.3.5.14 Основных правил работы архивов организаций и п.6.3 Примерной инструкции по делопроизводству). Кроме того, указанные документы не охватывали весь комплекс документов, предусмотренных данной Инструкцией.

Итак, на наш взгляд, если личное дело было сформировано до вступления в силу Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, то переформированию данное дело не подлежит. Если же личное дело было сформировано после вступления в силу указанной Инструкции, то оно подлежит переоформлению в соответствии с установленными требованиями.

Если личное дело не было своевременно поставлено на учет согласно п.20 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, то оно должно быть учтено в книге (журнале) учета личных дел под той датой, когда в ней была реально сделана соответствующая учетная запись. Например, если личное дело было сформировано 20 мая 2005 г., а в книгу (журнал) учетную запись об этом деле внесли 3 апреля 2008 г., то датой постановки этого дела на учет будет 3 апреля 2008 г.

Даты приема и увольнения работника, равно как и даты соответствующих приказов, к датам постановки личного дела на учет и снятия с учета никакого отношения не имеют.

Результаты проведения проверки наличия и состояния личных дел необходимо отразить в акте. Типовая форма такого акта нормативными и методическими документами не установлена. Предлагаем следующую форму акта.

* Подписи членов комиссии располагаются в актах в алфавитном порядке независимо от занимаемых должностей.

30.04.2008 г.

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук,

директор Белорусского научно-исследовательского института

документоведения и архивного дела