В жизни каждого из нас постоянно возникает масса дел различных по степени важности. Что сделать в первую очередь, что оставить на потом и как сэкономить при этом драгоценное время – задача, которая сродни искусству. И для ее решения не обязательно штудировать многотомные пособия по тайм-менеджменту. Достаточно грамотно расставить свои приоритеты.

Как это делается и что значит «расставить приоритеты»? Дословный перевод слова приоритет означает «первый». Иными словами это первоочередная задача или действие. Зачастую таких задач за весь оказывается несколько, и многие теряются в том, как выполнить все важные дела и ничего не упустить из виду. Кроме того, есть и более глобальные цели из ряда жизненных. Поэтому второй важный для многих вопрос – как расставить жизненные приоритеты? Помочь в обоих этих случаях может только отработанная схема или методика. И таковые, к счастью, имеются.

Методы расстановки приоритетов

Прежде всего, умение расставлять приоритеты заключается в грамотном распределении задач по степени важности. И на этом этапе у многих начинаются проблемы. На первый взгляд многие задачи не кажутся настолько важными, коими являются на самом деле. Определить эту степень и призваны многочисленные способы расставления приоритетов. Рассмотрим наиболее эффективные из них.

1. Принцип Эйзенхауэра. Один из наиболее часто применяемых в определении первостепенных и второстепенных задач. Чтобы понять, как поставить приоритет, создайте себе анкету, чтобы научиться отделять понятия важности и срочности. Например:

• вы хотите возобновить работу над целью, которую вы поставили на год. Однако никак не можете заняться этим делом. Это важно или срочно?
• на почтовый ящик пришло несколько писем. Прочитать их прямо сейчас это важно или срочно?
• вы решили, что раз в полгода будете посещать врача. Прошло ровно полгода, но вы так и не сходили к нему. На сегодняшний момент это важно или срочно?

Верные ответы:

1. Важно
2. Срочно
3. Важно

Этот принцип основан на комбинации лишь двух возможных вариантов, что позволяет сделать анализ и классифицировать все предстоящие задачи. Таким образом, вы получится иерархия дел, которая позволит понять, что и когда нужно сделать.

2. Квадранты С. Кови. Метод, позволяющий понять, как расставить приоритеты в работе. Согласно автору книги «Семь навыков высокоэффективных людей» все задачи людей условно можно разделить на 4 части:

1. Важное и срочное
2. Важное, но не срочное
3. Не важное, но срочное
4. Не важное и не срочное

По словам С. Кови, успешные люди в первую очередь уделяют свое внимание квадранту 2, и это позволяет сэкономить время при выполнении остальных задач. Однако каждый сам принимает решение, какие задачи важнее – из квадранта 1 или 2.

3. Похожий принцип того, как правильно расставить приоритеты есть в методике «АБВ» . Но задачи в ней делятся на 3 категории.

Здравствуйте, мои дорогие читатели и гости блога! Жизненные приоритеты являются одной из самых важных составляющих человеческого существования. Они представляют собой всеобъемлющие ценности. Они сходятся у многих людей, но расставляются по-разному. Поэтому один человек может добиться очень многого, а другой подолгу топчется на месте. Это происходит потому, что они имеют различный взгляд на мир и соответственно этому распределяются их жизненные приоритеты. Очень важно уметь осознать их и правильно систематизировать, чтобы облегчить свое существование и добиться .

Сущность расстановки

Как правило, основные приоритеты в жизни людей сводятся к немногим вещам:

• семья;
• любовь;
• профессиональная деятельность;
• сохранение здоровья;
• учеба;
• увлечения;
• самоуважение;
• духовное развитие;
• общение с друзьями.

Все эти вещи являются вполне достижимыми. Важно лишь выяснить, в какой последовательности их нужно распределить и сколько времени отводить каждой. Обычно люди отдают предпочтение тому, что для них важнее всего и без чего они не могут обходиться. Для одних это – тяга к природе, для других – любовь к искусству, для третьих – зарабатывание денег. Некоторые ставят на первое место свою семью и детей.

Тем не менее, приоритеты могут меняться. Одни выходят на первый план, другие исчезают вовсе. Это зависит уже не желания человека, а от совокупности возможностей к его исполнению.

Иногда устремления приводят к цели и тогда пункты списка меняются. Например, женщина, всецело занятая продвижением по служебной лестнице, может полностью забыть об этом в связи с рождением ребенка или болезнью кого-либо из членов семьи.

Поэтому, необходимо изначально расставить приоритеты так, чтобы они как можно меньше поддавались влиянию извне. От них зависит успешность или провал многих планов.

Нужно четко определить свои устремления, расставить их в порядке неотложности или степени необходимости осуществления, а затем начинать действовать в этом направлении.

Такое простое решение способно помочь сделать существование человека более осмысленным, а успехи многочисленными и надежными.

Последствия неправильной расстановки приоритетов

Если для человека на первом месте находится его семья, друзья или социальное благо, в этом нет ничего плохого или удивительного. Просто необходимо распределить свои стремления так, чтобы забота о ближнем не мешала собственной самореализации и профессиональной деятельности.

Все, что делает человека счастливым, должно находиться в самом начале списка жизненных приоритетов. Ни в коем случае нельзя ни от чего отказываться. Можно просто так их распределить, чтобы чему-то уделять времени и сил больше, а чему-то меньше.

Если женщина целый день будет возиться с детьми и лишит себя возможности полюбоваться закатом или послушать любимую музыку, то она, возможно, испытает чувство выполненного долга, но подлинной радости не ощутит. Зато у нее накопится много и раздражения. Поэтому нужно четко определить не только то, что нужно, но и то, чего хочется.

У кого-то в перечне приоритетов пять-десять пунктов, а кто-то включает в него и тридцать. Вряд ли они сумеют выполнить их все. Это будет вызывать нетерпение и нервозность. По мере того, как человек начнет ощущать, что большое количество вещей остается вне сферы его досягаемости, он сильнее будет ощущать себя неудачником.

Поэтому список приоритетов должен периодически пересматриваться, а сами пункты меняться местами или варьироваться. Те, которые неизменно будут оказываться на первых местах, следует незамедлительно начать выполнять и посвящать им максимум энергии.

Как расставить приоритеты в жизни правильно

Жизнь многое заставляет делать, не дожидаясь возникновения наших желаний. Поэтому пункты списка могут очень сильно и внезапно поменяться.

Человек, который главным своим стремлением считал получение высшего образования, вдруг получает предложение высокооплачиваемой работы за рубежом. Тогда учеба становится одним из пунктов, стоящих в середине списка, а выгодная должность выходит на первое место.

По мере того, как жизнь входит в свое русло и профессиональные обязанности начинают делаться привычными и несложными, обучение в высшем учебном заведении снова может стать приоритетом. Еще более важной оно будет, если получение диплома станет необходимым для повышения в должности или увеличения заработка.

Если же человек теряется, не может решить, что для него важно, отказывается от нужного и кидается к необязательному, он принесет несчастье себе и другим. Поэтому нужна четкость в расстановке приоритетов. От этого зависит слишком многое в жизни и его близких.

Тем, кто еще не составил такой список, желательно приступить к этому. Критерием расстановки пунктов в нем должно быть получения ощущения счастья. Если что-то принесет удовлетворение, но не принесет радости, от этого можно смело отказаться.

Например, увольнение с любимой работы ради высокооплачиваемой, но неприятной и чуждой профессии, вряд ли должно возглавлять список приоритетов. Исполнение этого желания доставит массу выгод, но сделает человека несчастным, возможно, на всю жизнь. Естественно, это не означает прозябания в бедности. Просто одним из основных пунктов в перечне должно стать увеличение заработка. Тогда он будет чувствовать себя успешным и сможет гордиться собой.

Необходимость следования жизненным приоритетам

Научный подход к принципу расстановки последовательностей в списке предложил американский ученый А. Маслоу. Он построил пирамиду, включающую в себя основные потребности человека, без которых невозможно полноценное существование. Если хоть одна из них останется неудовлетворенной, то люди будут чувствовать себя загнанными в ловушку.

Жизненные ценности располагаются следующим образом.

1. Физиология (пища, утоление жажды, обогрев, инстинкт продолжения рода);
2. Отсутствие угрозы жизни.
3. Любовь.
4. Уважительное отношение окружающих.
5. Образование и творчество.
6. Стремление к прекрасному.
7. Самореализация.

Такая расстановка приоритетов делает возможным построение сбалансированной жизни. Тем не менее, даже проверенная научными методами ранжировка допускает изменение или смещение позиций. Если человек сыт и находится в безопасности, он может задуматься о поиске любви. Если же он состоит в крепком браке и вполне успешен, то уважение окружающих выходит для него на один из первых планов. Тем же, кто находится без работы или вообще лишен крыши над головой не до эстетических предпочтений – они борются за выживание.

Каждый внутренний мир индивидуален. У любого человека свой набор жизненных ценностей, основных приоритетов и принципов. Но они вполне могут идти и вразрез друг с другом, мешая ему выполнить задуманное.

Например, богатый человек, полюбивший бедную женщину, порой не способен перешагнуть через предрассудки или собственную алчность. Поэтому потребность в ответном чувстве становится жертвой более насущных приоритетов, заключающихся в приумножении своего достатка. Кроме того, важно, чтобы рядом с ним была столь же успешная партнерша. Такой мужчина способен сделать несчастным себя, даму, которую он полюбил и свою супругу, на которой он женился ради сохранения статуса.

Тем не менее, если бы он последовал велению сердца и связал бы себя с бедной женщиной, он стал бы несчастным из-за понижения своего положения в обществе и страхов, что любим лишь из выгоды.

Поэтому четкое понимание себя, своих подлинных жизненных ценностей и умение отказываться от того, что не является в действительности нужным и необходимым, является залогом полноценной и счастливой жизни.

Составление собственных приоритетов

Необходимо взять бумагу и написать полный перечень того, что действительно требуется, без чего невозможно существование. Это может быть список своих желаний, долгосрочных планов или индивидуальных ценностей. Кто-то поставит в нем на первое место воспитание детей, кто-то – заботу о престарелых родителях, а кто-то – продвижение по карьерной лестнице. Все остальные пункты станут вторичными, а от чего-то, возможно, придется отказаться, полностью или временно.

Список может выглядеть так:

1. Работа.
2. Здоровье.
3. Забота о семье.
4. Любовь.
5. Природа.
6. Музыка.
7. Занятия спортом.

Понятно, что он включает хоть и простые, но очень емкие пункты. При этом он учитывает возникновение возможных трудностей. Приоритеты расставлены так, что поддаются смещению, но не исключаются из списка. Для того, чтобы полноценно заботиться о своих близких, нужны средства, поэтому работа выходит на первый план. Но, в случае, если кто-то заболел, то ее можно временно переставить на второе место. Придется сократить профессиональные обязанности до возможных пределов, отдав освободившееся время и силы уходу за родственниками до их полного выздоровления. Затем пункты могут опять занять свои места.

Если человек болен, понятно, что работа перестает быть его главным приоритетом. Сейчас все его устремления направлены на то, чтобы вылечиться, иначе он не сможет полноценно выполнять свои обязанности и может лишиться работы и заработка. По мере выздоровления, пункты списка также меняются местами.

Поэтому, если он составлен верно, то графы могут смещаться, но не исчезнут. Более того, их в нем будет немного и все они поддаются контролю человека.

Хуже, если он плывет по течению или желания путаются и наползают друг на друга. Женщина, которая переживает за своих детей и требует от них высокой успеваемости в школе, при этом на первое место ставит карьерные устремления. В результате на работе она все время тревожится за ребенка, а дома у нее нет времени уделить достаточное внимание школьным успехам.

Больной человек или даже инвалид настолько увлечен спортом, особенно экстремальным, что не способен от него отказаться. В результате в его приоритетах на первое место выходит не забота о сохранении здоровья, а альпинистский поход в горы или зимнее купание. В конце концов, он доводит себя до тяжелого состояния или даже до смерти.

Мужчина, который больше всего на свете любит своих детей увлекся другой женщиной и готовится создать с ней новую семью.

В конце концов, все сводится к тому, что он постоянно упрекает ее в том, что она делает его несчастным, страдает сам при мысли о разлуке с малышами и ставит под сомнение всю их любовь. При этом он мучает своей нерешительностью также супругу, так и не принимая окончательное решение о сохранении или расторжении брака.

Поэтому, еще раз очень важно подчеркнуть. На первое место в приоритетах должно выходить не желательное, а необходимое. Тогда не придется бороться с самим собой, без конца корректировать свои планы и приносить горе другим людям.

Вот и все на сегодня, теперь вы знаете, как расставить приоритеты в жизни. Если статья стала для вас полезной и интересной, делитесь ею со своими друзьями. До новых встреч!

И запомни: никогда ничего не добьёшься, пока не научишься определять,

что для тебя в данный момент самое главное.

Роберт Хайнлайн. Звёздный десант

Удивительно, как пожар раскрывает наши приоритеты.

Шерлок (Sherlok)

Дом и семья для женщинв так же приоритетны,

как гараж и футбольный матч для мужчины.

Олег Рой. Мужчина и женщина. Секреты семейного счастья

Стоит разок умереть и приоритеты тут же меняются.

«Пираты Карибского моря»

Умение расставлять приоритеты как качество личности – умение определять порядок решения самых важных, первенствующих, преобладающих задач, проблем, вопросов; умение выделять для себя главное и второстепенное.

Притча с юмором. Профессор философии, перед лекцией заходит в зал и раскладывает на столе несколько различных вещей. Когда начинаются занятия, он, молча, берет большую, пустую, банку и заполняет ее большими камнями. Затем спрашивает: — Банка была полна? — Да! — соглашаются студенты. Тогда профессор достает коробку с маленькой галькой и высыпает ее в эту же банку. Он слегка поболтал банку и галька, конечно, заполнила открытые области между камнями.

Он снова спросил студентов: — Банка полна? Они рассмеялись и согласились, что банка полная. Тогда, профессор достает коробку песка и высыпает ее в банку. Естественно, песок, заполняет все остальное пространство. Ёщё раз профессор спросил студентов, полна ли банка? Ответили: да, и на этот раз однозначно, она полна. Тогда из-под стола он ещё вытащил две банки пива и вылил их в банку до последней капли, размачивая песок. Студенты смеялись.

— Теперь, — сказал профессор, — я хочу, чтобы вы поняли, что это — ваша жизнь. Камни — важные вещи — ваша семья, ваши друзья, ваше здоровье, ваши дети. Если бы все остальное было потеряно, и только они остались, ваша жизнь была бы все еще полна. Галька — другие вещи, которые имеют значение подобно вашей работе, вашему дому, вашему автомобилю. Песок — все остальное, это просто мелочи жизни. Если вы, сначала, насыплете песок в банку, то не будет места для гальки и камней. Тот же самое и в жизни. Если вы тратите все ваше время и энергию на мелочи, у вас никогда не будет места для вещей, которые являются важными для Вас. Обратите внимание на вещи, которые являются критическими к вашему счастью. Заботьтесь, сначала о камнях, это действительно имеет значение. Установите, расставьте правильно ваши приоритеты. Остальное — только песок.

Тогда студентка подняла руку и спросила профессора, какое значение имеет пиво? Профессор улыбнулся. Я рад, что вы спросили меня об этом. Я это сделал просто, чтобы доказать вам, что, как бы ни была ваша жизнь занята, всегда есть место для пары банок пива.

Человек растрачивает жизнь попусту, не умея расставить приоритеты, то есть, определить, что в жизни главное и не главное, какие цели высшие, главные, а какие текущие второстепенные. Умение расставить приоритеты – это умение разграничивать и отделять основное от мелочного.

Умение расставлять приоритеты – навык, что делать в первую очередь, умение говорить «Нет» неважным вещам.

Понедельник. Притащился в офис. Работы накопилось! Так, главное — правильно расставить приоритеты. Разложу я все бумаги в три стопки. 1. Это я пока не буду делать. 2. Это я буду делать попозже. 3. Это я ВООБЩЕ не буду делать!

Человек, умеющий расставлять приоритеты, проявляет такое качество личности как приоритетность. Приоритетность – дочь организованности. Для многих людей будет открытием, что на получение 80% результатов требуется лишь 20% усилий, а остальные 80% усилий (затраченного времени) дают 20% результатов. Здравомыслящий, организованный человек, естественно, вычислит те 20% дел, которые дают максимальный результат, и начнет с них. Вдумайтесь, 4/5 нашего времени и усилий не имеют практически никакого отношения к тому, что мы планировали сделать. Это эмпирическое правило было введено социологом Вильфредо Парето и оказало огромное влияние на успешных, преуспевающих людей.

Человек, умеющий расставить приоритеты, то есть организованный человек, осознав этот принцип, оптимально решает множество жизненных задач. Например, он читает, в первую очередь, важные для него книги, ибо 20% книг имеют 80% ценности. Именно такие книги развивают разум, «перепахивают» душу, обеспечивают личностный рост. Низкопробные «дефективы» - «Смертельное убийство», «Мертвые не потеют», любовные романы – «Любовная любовь», «Сладострастный импотент», не дают пищу для разума и, лишь отбирают драгоценное время.

— Курить хочу. Есть хочу. Замуж хочу. Хочу-хочу-хочу. — Ты уж определись в приоритете — чего больше хочешь? А то, много хочешь — мало получишь! — Плюнуть в тебя хочу. А потом — курить, есть и замуж!

Человек, умеющий расставить приоритеты, знает, что принцип Парето распространяется и на межличностные отношения. Отношения с супругом, детьми, родителями имеют, к примеру, для женщины 80% ценности, но, если она работает, то на их долю выпадает всего, лишь 20% времени.

Человек, умеющий расставить приоритеты, составит список бесполезных контактов, действий и избавится от них. Придя на работу, он составит план работы на день, сконцентрирует внимание на важных делах, дающих максимальный результат, и вычеркнет мелочные, второстепенные, отвлекающие внимание вопросы. Если человек, умеющий расставить приоритеты, занят бизнесом, он понимает, что ему нужно акцентировать внимание на 20% источниках дохода, обеспечивающих 80% прибыли. Неорганизованность упускает знание, откуда поступает основной приток прибыли, и будет тратить время на пустяки, то есть на пассивные источники дохода.

Словом, человек, умеющий расставлять приоритеты, умеет чётко разграничивать, что является первостепенно важным, а что может утратить свою значимость в зависимости от развития ситуации. Человек, не умеющий расставлять приоритеты, отдает предпочтение решениям по мелким второстепенным вопросам, зато по важным, судьбоносным для организации вопросам медлит, тянет «кота за хвост» в надежде, что всё решится и без него.

Приоритетность – враг суетливости. Человек, не умеющий расставить приоритеты, излишне суетится, упускает важные вопросы, отдавая приоритет второстепенным, мелочным вопросам. Обычно организация его труда хромает.

Приоритеты мужчин и женщин в главном совпадают. Так, женщины, согласно социологическим опросам, ценят в мужчинах порядочность и ум (72% и 67%), следом идут заботливость, верность и хозяйственность. При этом сексапильность в мужчинах, по мнению женщин, не самое ценное качество (7%). Она на предпоследнем месте. Для мужчин привлекательны хозяйственные (68%), порядочные (56%) и верные (50%) женщины. Среди других качеств, особенно ценимых мужчинами в женщинах, – заботливость, ум и легкий характер. Но для сильного пола немалую роль играют сексапильность представительниц слабого пола, темперамент и независимость.

Запомните главное: в соотношении добра и принципов, приоритет всегда за добром. Какую бы жизненную ситуацию мы не примеряли на свои принципы, железный приоритет принадлежит Добру.

Петр Ковалев 2016 год

Успешно работать - это означает точно и эффективно выполнять нужные задачи. Принятие решений предполагает выбор первоочередных задач и дел, т.е. установление целеориентированных и однозначных приоритетов.

Успешные менеджеры отличаются, помимо прочего, тем, что они, успевая решать во время рабочего дня множество разных вопросов, в течение определенного времени бывают заняты только одной, единственной задачей. Они всегда одновременно занимаются только одним делом, но зато последовательно и целеустремленно. Предпосылками для этого служат принятие однозначного решения о первоочередности важных дел, составление и соблюдение соответствующего списка приоритетов.

Для иллюстрации этой основополагающей взаимозависимости, которой, однако, нередко пренебрегают, может послужить известная история под названием «Совет стоимостью в 25000 долларов».

Президент компании «Бетлэм стил» поставил перед своим консультантом по предпринимательской деятельности необычную задачу: показать ему возможность лучшего использования времени, пообещав, что если это удастся, то он уплатит любой гонорар в разумных пределах. В ответ консультант предложил президенту лист бумаги и попросил составить список важнейших дел, которые тот должен был сделать на следующий день, пронумеровав их очередность в соответствии со значимостью. Затем он посоветовал назавтра начать рабочий день с решения задачи № 1 и работать над ней до тех пор, пока она не будет выполнена. Затем перепроверить установленные приоритеты еще раз и приступить к решению задачи № 2, не бросая ее выполнение до тех пор, пока и она не будет закончена. Потом перейти к задаче № 3 и т. д. Консультант отметил, что даже если весь дневной план не будет выполнен, это не трагедия. К концу дня будут, по крайней мере, завершены важнейшие дела и не будет потрачено время на выполнение задач меньшей важности. Ключ к успеху в том, чтобы ежедневно делать следующее: перепроверять относительную значимость предстоящих задач, принимать решения о приоритетах, составлять их список, отражать его в плане дня и придерживаться его. Этот порядок должен стать привычным делом каждого рабочего дня.

Консультант сказал, что президент может испытывать эту систему столько, сколько сочтет нужным, а если он убедится в ее ценности, то может «передать» ее дальше своим сотрудникам. Если президент останется довольным, то пусть он выпишет чек на сумму, которую, по его мнению, эта система стоит. Спустя несколько недель президент прислал консультанту чек на 25000 долларов. Позднее он сказал, что эта прослушанная им лекция была самой стоящей из всего того, что он усвоил за время своей профессиональной карьеры.

Установить приоритетность задач означает принять решение о том, каким из задач следует придавать первостепенное, второстепенное и т. д. значение. Определение приоритетности - это настолько само собой разумеющееся дело, что часто оно выполняется не систематически и даже неосознанно. Отсюда следует, что нужно сознательно устанавливать однозначные приоритеты, последовательно и системно выполнять задачи, включенные в план, в соответствии с их очередностью.

Благодаря регулярному составлению «табели о рангах» предстоящих задач можно:

Работать только над действительно важными и необходимыми задачами;

Решать вопросы в соответствии с их неотложностью;

Концентрироваться на выполнении только одной задачи;

Более целеустремленно приступать к делу и укладываться в установленные сроки;

Наилучшим способом достигать поставленных целей при заданных обстоятельствах;

Исключить дела, которые могут быть выполнены другими;

В конце планового периода (например, рабочего дня) успеть решить по крайней мере важнейшие вопросы;

Не оставлять невыполненными задачи, которые действительно по силам выполнить.

Позитивные последствия такого подхода состоят в следующем:

Активное регулирование трудового процесса (самоменеджмент);

Устранение ненужных конфликтов своих целей;

Избежание конфликтов с подчиненными, коллегами и руководителем;

Нет необходимости «переделывания» уже сделанного;

Избежание ненужного стресса.

Рассмотрим различные критерии и методы, руководствуясь которыми можно определить очередность важнейших дел.

Принцип Парето в общем виде гласит, что внутри данной группы или множества отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе. Принцип, который был сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето (1848-1923), неоднократно получал подтверждение на практике в самых различных сферах. Так, американские инженеры, применив принцип Парето при инвентаризации, обнаружили, что 20% запасов обычно составляют 80 % стоимости обследуемого инвентаря. Концентрация контроля именно на этих «жизненно важных» элементах привела к результатам, которые намного превосходили по экономии произведенных затрат применявшиеся ранее методы инвентаризации. Другие примеры из предпринимательской практики подтверждают, что:

20% клиентов (товаров) дают 80% оборота или прибыли;

80% клиентов (товаров) приносят 20% оборота или прибыли;

20% ошибок обуславливают 80% потерь;

80% ошибок обуславливают 20% потерь;

20% исходных продуктов определяют 80% стоимости готового изделия;

80% исходных продуктов определяют 20% стоимости готового изделия.

Поэтому в связи с принципом Парето говорят также о «соотношении 80:20». Перенесение этой закономерности на рабочую ситуацию руководителя (рис. 8) означает, что в процессе работы за первые 20% расходуемого времени (затраты) достигается 80% результатов (выпуск). Остальные 80% затраченного времени приносят лишь 20% общего итога.

Рис. 8. Принцип Парето

Применительно к повседневной работе это означает, что не следует сначала браться за самые легкие, интересные или требующие минимальных затрат времени дела. Необходимо приступать к вопросам, сообразуясь с их значением и важностью. Сначала - немногие «жизненно важные» проблемы, а уже потом - многочисленные «второстепенные».

Что действительно важно? Ричард Кох, автор книги, посвященной принципу «80:20», отвечает на этот вопрос так: «Лишь немногие дела действительно важны для нас. Большинство наших дел к таковым не относятся». Большинство дел, которыми мы заняты, нередко представляют собой пустую трату времени. Они практически не влияют на конечный результат. Конечно, хорошо, если такая трата времени доставляет удовольствие. Однако, как показывает практика, 80% случаев не относятся к этой категории. Согласно принципу Парето, 80% нашего времени приносят лишь 20% удовлетворения. Часто люди не способны определить действительно важные для них вещи. Это происходит от того, что большинство из нас погружены в улаживание срочных проблем. 80% дел, которые мы делаем, бывают навязаны нам другими людьми. «Если мы научимся во всех сферах нашей жизни видеть разницу между важным и несущественным, мы стократно умножим тот удивительный мир, который лежит перед нами», - пишет Ричард Кох. Умножится все: деньги, успех, счастье и время для отдыха. Главное, чтобы мы не попадали в ямы, о которых писал в свое время Парето.

Ямы Парето, которые крадут 80% времени

Большая часть того, что ожидают от нас другие люди.

Работы, которые нужно всегда делать определенным образом.

То, чем мы не очень хорошо владеем.

То, что не доставляет нам удовольствия.

Деятельность, во время которой нас часто прерывают.

То, что неинтересно для большинства нужных нам людей.

Все, что длится дольше, чем было запланировано заранее.

Любое задание, которое мы вынуждены выполнять вместе с некомпетентными и ненадежными людьми.

Дела, которые отнимают у нас много времени и при этом не приносят никаких позитивных результатов.

Бесполезные телефонные звонки.

Следует постоянно задавать себе вопрос: где те 20%, которые имеют своим итогом все 80? Как правило, этo те дела и задачи, с которыми мы хорошо справляемся, которые доставляют нам удовольствие, и которые полезны как для нас, так и для окружающих. Если в поле зрения оказываются такие дела, следует немедленно приступать к их выполнению.

Выполнение всех других дел нужно стараться делегировать своим сотрудникам. Иначе, выполнив тяжелую работу и изнурив себя, вы добьетесь весьма скромных результатов. Не обязательно во время paботы постоянно напрягать все свои силы. Нужно просто правильно делать правильные вещи.

Последовательное применение принципа Парето конкретизируется, если все задачи проанализировать в соответствии с их долей в итоговом результате и затем распределить их по категориям.

Одной из главных проблем многих людей является постоянное желание сделать сразу слишком много и растратить силы на решение многих задач. В конце плотного, насыщенного рабочего дня в большинстве случаев оказывается, что хотя работы сделано много, важные дела остались невыполненными или не были завершены. Люди, достигающие успеха, отличаются тем, что выполняют много различных дел, посвящая себя на определенное время выполнению только одной, отдельной задачи. Они всегда начинают и заканчивают только одно дело, но настойчиво и целенаправленно. Предпосылкой этого служит расстановка ясных однозначных приоритетов и сосредоточение на них своего внимания и усилий.

Техника анализа АВС (рис. 9) исходит из имеющегося опыта, согласно которому доли в процентах более важных и менее важных дел в общем количестве остаются в целом неизменными. С помощью букв А, В и С отдельные задачи подразделяются на три класса в соответствии с их значимостью с точки зрения достижения профессиональных и личных целей. ABC-анализ - это инструмент для систематического планирования времени, с помощью которого можно научиться последовательно расставлять приоритеты. Любое задание следует оценивать по степени его важности и срочности, руководствуясь следующими категориями: А - важно и срочно; В - важно, но не срочно; С - срочно, но не важно, поэтому его следует D - передать кому-либо или Е - отложить.

Рис. 9. Анализ АВС

Анализ АВС дополняет систематическое планирование и помогает усовершенствовать методику работы. Следует планировать время в соответствии со значением и важностью задач, а не их удельным весом в общем количестве дел. Анализ АВС основывается на следующих трех закономерностях, подтвержденных опытом:

Согласно выводам анализа АВС рекомендуется, в первую очередь, браться за самые важные, т. е. приносящие наибольший результат дела А, чтобы с помощью немногих действий обеспечить большую часть общего эффекта. На следующие по значимости задачи В приходится также существенная часть совокупного результата, тогда как выполнение относительно большого числа, но менее важных задач в целом дает небольшой итог.

Таблица 11

Матрица значимости задач

Untitled Document

В квадрат «Необходимое» следует заносить те дела, которые могут быть одинаково названы важными и срочными. Это могут быть самые разные задачи, которые мы должны сделать во что бы то ни стало. Сюда смело можно заносить визит к врачу, ремонт автомобиля, незаконченный проект, рекламные акции и выяснение отношений с супругой. Если упустить время решения важных и срочных задач, они постепенно превратятся в «пороховые бочки» и станут уже настоящей проблемой. Много важных дел могут через какое-то время стать срочными из-за того, что мы откладываем их выполнение «на потом». К примеру, немало людей охотно переносят решение семейных проблем на неопределенный срок, и, как показывает опыт, ничего хорошего из этого не выходит.

Под категорию «Качественно важных дел» подпадают важные, но не срочные задачи. Однако именно этот квадрат помогает нам продвинуться дальше в реализации жизненных целей. Важными делами называются те, выполнение которых переносится все дальше и дальше по времени, пока они не начинают «бить по голове». Все важные дела, которые по забывчивости не занесены в этот квадрат, вскоре непременно появятся в квадрате «Необходимое». Но в этом случае их выполнение может сопровождаться весьма негативными побочными эффектами, стрессовыми состояниями или даже жизненными кризисами.

Квадрат «Обманные маневры» не зря носит такое название. Дело в том, что многие дела, которые представляются нам важными и срочными, при ближайшем рассмотрении оказываются в большинстве своем только срочными (причем главным образом для окружающих). Многие люди тратят всю свою жизнь на улаживание таких срочных дел и только потом замечают, что в своей бешеной гонке они совсем упустили из виду действительно важные задачи. Многие звонки и переговоры в течение дня относятся именно к этой категории срочных дел. Другие дела, часто охотно делегируемые нам другими людьми, также являются лишь обманными маневрами на пути к достижению наших целей. Этот квадрат необходим для того, чтобы четко определить свое положение в социальной и рабочей среде и правильно оценивать ожидания и надежды, которые возлагают на нас окружающие.

«Пустой тратой» драгоценного времени нашей жизни можно смело назвать все те дела, которые не отвечают требованиям ни важности, ни срочности. Люди часто ошибаются и тратят свое время впустую, не замечая подлинно важных задач, стоящих перед ними.

Можно провести весь день в кипучей деятельности, но в конце дня покинуть рабочее место с чувством глубокой неудовлетворенности. Только не надо путать сознательное ничегонеделание с выполнением бесполезных заданий, поскольку первое приносит настоящий отдых, а второе полностью лишает нас жизненной энергии.

Применение анализа АВС

Анализ задач по методу АВС можно осуществлять следующим образом.

1. Составить список всех предстоящих в соответствующем периоде времени (декада, день и т. д.) задач, для чего можно использовать приведенный ниже формуляр.

Листок учета задач и контроля за их выполнением

Untitled Document

2. Систематизировать задачи по их важности, установить очередность дел в соответствии с их значением для деятельности. Не нужно забывать о том, что срочность принципиально не имеет ничего общего с важностью или значимостью соответствующей задачи.

Первые 15% всех задач, относящихся к категории А (очень важные, имеющие наибольшую значимость для выполнения профессиональных функций), не подлежат перепоручению. Их следует обрабатывать в первую очередь. А-задания имеют в планировании времени абсолютное преимущество. Они тем самым достигают высокой рациональности (около 65% выработки).

Последующие 20% задач составляют категорию В (важные, существенные, могут быть перепоручены для исполнения другим лицам). Здесь следует обдумать, какие задания можно выполнить самостоятельно, а какие перепоручить. Ни в коем случае не следует пренебрегать заданиями А для выполнения заданий В.

Остальные 65% всех задач являются задачами категории С (менее важные, незначительные, другими словами, рутинные, в любом случае должны быть перепоручены). Нередко задания С выполняются сами собой. Всегда нужно помнить, что срочность уступает важности.

4. ABC-анализ действует на практике лучше всего в том случае, если:

Планировать на день решение только 1-2 задач категории «А» (около3 часов);

Предусматривается выполнение 2-3 задач категории В (в общей сложности около 1 часа);

Остающееся время резервируется для задач категории С (около 3-4 часов).

Таким образом, можно управлять своим рабочим процессом, концентрируя силы и внимание на наиболее существенных делах, и достигая тем самым внутренней гармонии и спокойствия. Однако многие люди предпочитают поступать иначе: они выполняют дела только правильно (ориентация на деятельность), вместо того, чтобы выполнять правильные, т. е необходимые дела (ориентация на цели).

5. Произвести соответствующие корректировки, ориентируя временной план на задачи А, тем самым автоматически обеспечивая то, что на менее важные, но поглощающие время задачи В выделяется столько времени, сколько соответствует их значению.

6. Оценить задачи В и С с точки зрения возможности их делегирования, обращая внимание также на то, что задачи категории С не являются в принципе ненужными, излишними. Речь идет о том, что наряду с задачами А и В существует множество предварительных работ, побочных задач и рутинных дел, которые также должны быть выполнены.

Важную задачу редко бывает необходимо выполнить немедленно или в ближайшее время, в то время как со срочной задачей хотят разделаться сразу. Нужно учиться освобождаться от тирании спешности, т.е. не допускать того, чтобы важные дела становились срочными и стараться срочные, но менее важные дела не выполнять лично, а делегировать. Принятие решений о приоритетах, равно как и процесс установления целей, - весьма индивидуальный процесс, поскольку все оценки ситуации в конечном счете субъективны.

О степени приоритетности можно спорить, здесь редко встречаются объективные критерии. Важно, однако, то, что устанавливаются однозначные приоритеты и эти решения могут опираться только на факты. Самоменеджмент предполагает, что руководитель может самостоятельно определять подлежащие решению задачи и время их решения.

Вспомогательные критерии для принятия решений по задачам А

Нижеследующие вопросы помогут облегчить процесс принятия решений при планировании и выявлении задач категории А:

Благодаря выполнению каких задач в наибольшей степени можно приблизиться к воплощению главных целей (целей года, месяца, недели, дня)?

Можно ли за счет выполнения одной, единственной задачи решить сразу несколько других?

Благодаря выполнению каких задач можно внести максимальный вклад в достижение общих целей предприятия, отдела, рабочей группы и т. д.?

Выполнение каких задач принесет наибольшую пользу (в краткосрочном и долгосрочном плане), наибольшее денежное вознаграждение?

Невыполнение каких задач может иметь самые негативные последствия?

Установление приоритетов - основное правило эффективной техники работы. Отдавая себе отчет в том, что не все можно и не все должно делать, следует устанавливать приоритеты и начинать с важнейших дел.

Вместо того чтобы иметь время для действительно важных вещей, мы зачастую тратим свою энергию на срочные, но менее значимые дела. Редко случается, что важную задачу надо выполнить сегодня или на этой неделе, тогда как срочную задачу, как правило, стремятся выполнить немедленно. Спросите себя: привыкли ли вы от одной срочной задачи «спешить» к другой? Не остаются ли вследствие этого невыполненными действительно важные задачи? Предложенное американским генералом Дуайтом Эйзенхауэром правило (рис. 10) является простым вспомогательным средством, особенно для тех случаев, когда надо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение. Согласно этому правилу приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела.

Рис. 10. Правило Эйзенхауэра

В зависимости от степени срочности и важности задачи существуют четыре возможности их оценки и (в итоге) выполнения:

1. Срочные/важные дела. За них следует приниматься немедленно и самому их выполнять.

2. Срочные/менее важные дела. Здесь существует опасность попасть под «тиранию» спешности и в результате целиком отдаться решению конкретной задачи, потому что она срочная. Если же она, однако, является не столь важной, то должна быть в любом случае делегирована, поскольку для ее выполнения не требуется каких-либо особых качеств.

3. Менее срочные/важные задачи. Их не надо выполнять срочно, они, как правило, могут подождать. Сложность состоит в том, что они рано или поздно превращаются в срочные и должны быть лично вами разрешены в кратчайшие сроки. Поэтому рекомендуется перепроверить степень важности и попробовать задачи этого типа полностью или частично поручать подчиненным. Наряду с собственной разгрузкой, это способствует повышению мотивации в работе и квалификации подчиненных.

4. Менее срочные/менее важные задачи. Очень часто дела этой категории оседают на письменном столе, и без того заваленном бумагами. Если начать заниматься этими делами, забывая о задачах первой категории, тогда не нужно жаловаться на перегрузку работой. Даже подчиненные не должны приниматься за задачи этой группы. От задач несущественных и несрочных следует воздерживаться! Лучше набраться мужества и чаще прибегать к корзине для бумаг (объект «Корзина» - на схеме).

Последовательное распределение своих дел по категориям в соответствии с принципом Эйзенхауэра значительно повысит производительность (продуктивность, результативность):

Начинаете с важнейших задач и концентрированно занимаетесь исключительно ими;

Разгружаете себя для действительно важных руководящих функций и мотивируете труд своих подчиненных;

Втягиваете своих сотрудников в сферу своей ответственности, поручая им для исполнения не только менее важные (рутинные) дела;

Можете увеличить требовательность к своим подчиненным и поощрять тех, кто обладает соответствующими способностями.

Горы бумаг на рабочем столе, не принятые решения, невыполненные задания - все это подчас блокирует наши творческие способности, вызывает нервную зевоту и тормозит наш рабочий и жизненный ритм. Для того чтобы выйти из этого мучительного состояния, нужно овладеть одним простым методом - тотчас же начинать что-то делать. Мы часто отодвигаем многие дела на неопределенное будущее, забывая о том, что даже мелкие и незначительные задания со временем накапливаются. В результате в один прекрасный день мы обнаруживаем перед собой горы заданий, на выполнение которых у нас нет ни сил, ни энергии. Это относится и к глажению белья, и к звонку другу, и к оформлению путевки на отдых, и ко многому другому. Как избежать этого? Нужно сделать своим девизом выражение: «Если не сейчас, то когда?». Вместо того чтобы откладывать дела «на потом», займитесь ими прямо сейчас.

Выполненное задание выглядит куда лучше, чем запланированное в ежедневнике. Завершив работу, человек испытывает чувство удовлетворения от сделанного. Его греет мысль о том, что он держит свое время под контролем и все делает вовремя.

Преимущества директ-принципа:

Выполняя только что полученное задание, вы делаете это быстрее, поскольку решение проблемы находится у вас в голове и не приходится дважды возвращаться к одной и той же теме;

Вы контролируете число заданий (если мы откладываем дела на будущее, они накапливаются). Моментальное решение проблемы требует минимальных затрат. Это распространяется как на глажение белья, так и на отправку делового письма;

Вы ничего не забываете (невозможно забыть то, что вы улаживаете тотчас же). Тем самым вы одновременно увеличиваете свою надежность и уверенность;

Вы очищаете горизонт (выполненные задания уже более не загромождают ваш рабочий стол и не блокируют мыслительные процессы);

Ваша голова остается свободной (такие мелкие дела, как телефонный звонок, ответ на письмо и т.д., являются маленькими барьерами, которые блокируют наши творческие мысли). Уничтожте эти перегородки. Вместо того чтобы отодвигать дела на будущее, займитесь ими прямо сейчас.

Директ-принцип в действии

Следовать директ-принципу вовсе не означает «набрасываться» на любую работу, как только она оказывается в поле зрения. Напротив, нужно сначала внимательно проанализировать и оценить полученное задание, а уже потом браться за его выполнение:

Улаживайте тотчас же,

Отказывайтесь тотчас же,

Планируйте тотчас же,

Делегируйте тотчас же,

Решайте тотчас же, как, когда и кто может выполнить эту работу лучше всего. Нужно стараться, чтобы каждое задание проходило через ваши руки только один раз и уже более к вам не возвращалось.

3-х минутная работа

Тотчас же принимайтесь за работу, выполнение которой занимает не более трех минут. Например, сразу же отвечайте на приходящие письма. Написав ответное письмо, отправляйте его по электронной почте или по факсу. Это не оторвет вас от важных дел, но зато сэкономит время и силы.

Тотчас же записывайте в свой ежедневник все, что хотите сделать на следующий день. Заносите все те задания, которые вы собираетесь выполнить в ближайшие недели.

В один заход: объединяйте задания, выполнение которых проходит по одинаковой схеме. Сделав это, вам уже не придется «перепрыгивать» с одного дела на другое, тратя нервы и силы.

Записывайте все и тотчас же

Путь к успеху немыслим без записей. Записные книжки и ежедневники помогают нам ничего не упускать из виду. В минуту сомнений мы всегда можем свериться со своими записями, узнать, когда нам нужно сделать телефонный звонок, встретиться с клиентом или появиться на совещании.

Решайте тотчас же

Принимайте решение быстро и независимо от того, попросил ли вас ваш близкий друг уделить ему воскресный вечер, обратился ли к вам ваш коллега, прося помочь ему в решении трудной проблемы, или дети начинают просить вас сводить их в воскресенье в зоопарк. Возьмите себе за правило сразу же отвечать на задаваемые вам вопросы. Если вы не можете удовлетворить просьбу того или иного человека тотчас же, назначьте для этого другое время и уже не отступайте от своего обещания. Многие полагают, что невозможно принимать решения, руководствуясь директ-принципом, поскольку перед принятием любого решения нужно основательно подумать. Это не так. Если решение не принято тотчас же, наступает мыслительный паралич. Поэтому следует принимать решения сразу. Не существует решений, в правильности которых вы до конца будете уверены. Каждое решение содержит в себе фактор неуверенности. Мы никогда не владеем всей полнотой информации. Поэтому не бывает как абсолютно правильных, так и абсолютно неверных решений. Следовательно, лучше принять решение сразу, чем не принять его вообще. Принятые решения освобождают энергию. Используйте пользу позитивной волны принятого решения. Каждое следующее решение - это очередной шаг к умению эффективно выполнять любые задания. Решение мотивирует нас к действию, освобождает энергию и наполняет чувством удовлетворения. Замедлив с принятием решения, можно легко лишиться всего этого.

Надо сказать, что люди были озабочены управлением своим временем достаточно давно. По мнению американца Стивена Кови, признанного авторитета в области обучения людей целостному образу жизни, автора бестселлера «Семь навыков высокоэффективных людей. Возврат к этике характера», существует уже четыре поколения методов управления временем.

Первая волна характеризовалась записками, памятками, попытками упорядочить и систематизировать все, что требует от нас затрат времени и сил.

Во втором поколении появились самые разные календари и деловые дневники. Это отражало попытку смотреть вперед, планировать события и свою деятельность на будущее.

Третье поколение отражает современный этап управления временем. К наследию предыдущих поколений добавляется идея расстановки приоритетов, ценностей и сравнения значимости различных дел. Кроме этого, третье поколение сосредотачивается на ежедневном планировании, вводятся долгосрочное, среднесрочное и краткосрочное планирование, постановка промежуточных целей. При этом люди постепенно начали осознавать, что нацеленность на повышение производительности своего труда таким способом часто оказывается контрпроизводительной. Она порождает ожидания, которые приходят в столкновение с возможностью развивать плодотворные отношения, удовлетворять человеческие потребности и наслаждаться обычными радостями повседневной жизни. Люди стали отворачиваться от методов управления, которые встраивают их жизнь в слишком жесткие схемы.

Сегодня уже возникает четвертое , совсем иное поколение. Стало понятным, что теперь стоит задача управлять не временем, а собой. Планируются не действия и время, а сохранение и развитие отношений и достижение результатов. Другими словами, следует начать мыслить о времени по-новому.

И тем не менее, управление своим временем - не просто модное увлечение. Многие менеджеры, освоив соответствующие методики, увеличивают эффективность своей работы на 15-20%. Идея большинства всех методик состоит в том, чтобы каждый отрезок времени в течение рабочего дня был лучше спланирован. Составляются списки задач, из которых затем выделяются наиболее приоритетные, тщательно продумывается расписание. Но нередко времени все равно не хватает. В результате рабочий день становится все дольше и дольше, а усталость - все больше и больше.

Новое мышление заставляет нас посмотреть на время с другой стороны. И, в соответствии с принципом Парето, оказывается, что 80% всех результатов достигается нами в течение 20% всего потраченного времени. И это переворачивает все обыденные представления. Оказывается, времени у нас хватает, только продуктивно, по-настоящему оно используется лишь на 20%.

Другими словами, время у нас есть. Но как с ним поступить? Как найти те двадцать «правильных» процентов? И как увериться в надежности выбора? Если отнестись к себе как целостному созданию, то можно обнаружить, что кроме рабочего, существует еще и время для отдыха, для саморазвития, для семьи, для сна. Если мы - люди со всем комплексом человеческих возможностей и ограничений, то понятно, почему надо управлять не временем, а собой.

Суть четвертого поколения управления временем, по мнению С. Кови, можно уяснить по матрице (табл. 12), исходная идея которой заключается в том, что мы расходуем время одним из четырех способов.

Как видно из матрицы, виды деятельности определяются двумя факторами: срочным и важным.

Срочное - это то, что требует немедленного внимания, оно обладает каким-то почти необъяснимым магнетизмом. Срочные дела обычно приятны своей легкостью и очевидностью. Они требуют, чтобы их сделали, они просты и общеизвестны. Как часто телефонный звонок заставляет отвлечься от важного разговора, от дела, которое необходимо для нас, как жизнь. Для многих недопустима даже мысль о том, что телефонную трубку можно не брать!

Таблица 12

Матрица управления временем

Untitled Document

Если у вас есть на сегодня самое важное дело, то ему придется бороться с множеством срочных. Именно рутинная работа съедает время, которое с такими надеждами бывает запланировано для самых важных дел. А какие дела можно назвать важными? Важное имеет отношение к результатам. Важным является то, что вносит вклад в нашу миссию, наши ценности и в наши наиважнейшие цели.

Важные и несрочные дела требуют от нас гораздо большей инициативы, чем срочные. Мы должны проявлять активность, чтобы не упустить возможность и получить результат. Если у нас нет представления о том, что важно для нас, о тех результатах, которых мы хотим достичь в жизни, то мы легко переходим к реагированию на срочное.

Если взглянуть на матрицу управления временем, то можно увидеть, что первый квадрат одновременно и срочный, и важный. Он связан с тем, что приносит значительные результаты и требует немедленного внимания. У каждого из нас в жизни есть какое-то количество подобных дел. Но когда вы сосредотачиваетесь на квадрате I, он становится все больше и больше.

Некоторые люди изо дня в день оказываются буквально бомбардируемыми проблемами. Единственное облегчение они видят в бегстве к не важным и не срочным делам квадрата IV. Так живут люди, управляемые кризисными ситуациями.

Другие люди значительную часть времени тратят на срочный, но не важный квадрат III. Они тратят свое время на срочное, считая это также и важным. Но, в действительности, срочность этих дел основана на приоритетах и ожиданиях других людей.

Люди эффективные держатся в стороне от квадратов III и IV, поскольку срочные они или нет - они не важные. Кроме того, они уменьшают размер квадрата I, проводя больше времени, занимаясь делами, отнесенными к квадрату II.

Сердцем эффективного управления временем, а значит собой, является квадрат II. Он связан с тем, что считается важным, но не срочным, и включает в себя такую деятельность, как строительство отношений, осознание личной миссии, долгосрочное планирование, упражнения, профилактику, подготовку - все те дела, которые мы считаем нужными, но редко заставляем себя за них взяться, так как они не срочные.

Некоторые результаты сосредоточения нашей деятельности в каком-либо из квадратов показаны в табл.13.

Если вы хотите добиться правильного и эффективного использования вашего времени, то основное внимание лучше уделять перспективным и самым важным для вас делам квадрата II, одновременно сокращая деятельность во всех остальных квадратах. Постепенно вы увидите, как начинает меняться в лучшую сторону ваша жизнь, насколько больших результатов вы достигаете, прилагая при этом меньше усилий, чем раньше.

Таблица 13

Результаты деятельности по схеме матрицы

управления временем

Untitled Document

Это будет означать для вас изменение старого мышления. Важность и ценность вашей личности для вас возрастет. Вы больше станете уделять времени вопросам самосовершенствования, взаимодействия с друзьями, членами вашей семьи, детьми. Вам легче будет переключаться с работы на спорт, с учебы на домашние дела, с утренних дел на дневные и вечерние.

Если мы приходим домой, не отключившись от работы, то это может послужить причиной конфликтов, что, естественно, не даст возможности полноценно отдохнуть после наряженного рабочего дня. Эмоционально заряженные и направленные на личность реплики могут запустить конфликт, который, перейдя в серьезную ссору, возможно, закончится сильными переживаниями. Мысли об этом на следующее утро будут мешать сосредоточиться на работе.

Нужно просто запретить себе смешивать рабочие проблемы с домашними. В идеале дома ничто не должно напоминать о работе. Поэтому нужно найти для себя тот сигнал или стимул, который будет служить «переключателем» на домашний лад. В том случае, если кто-то из домашних тоже возвращается после трудного дня, можно поставить себе за правило не реагировать на раздраженные реплики обратной агрессией хотя бы в течение первых десяти минут. Не нужно провоцировать себя на срыв. Вечером, после работы надо настроить себя на восприятие только приятных нам вещей. В любом случае надо сразу переместиться в область приятных эмоций.

Рецепт безумия довольно прост: разделяйте внимание на несколько дел и будьте в постоянном напряжении от накопившихся задач. Именно так теряется чувство контроля, что пагубно сказывается на физическом и психическом здоровье. Что же нужно делать, чтобы не быть придавленным обломками незавершенных дел? Один из самых лучших способов - научиться расставлять приоритеты.

Это важное умение, потому что без него мы склонны идти по пути наименьшего сопротивления. Самые сложные, важные, неприятные дела отодвигаются на задний план. Между тем мы занимаемся чем-то веселым и легким. Это приводит к сильнейшему стрессу в итоге: падение самооценки, потеря самоуважения, осознание бесцельно проведенного времени.

С высокой долей вероятности вы занимаетесь делами из многих областей за день: здоровьем, обучением, работой, семьей. И это не говоря о том, что хочется хоть немного повеселиться. А когда дел много, то самое сложное, но и важное, это понять, что делать в первую очередь.

Изучение своей жизни

Прежде чем расставлять приоритеты нужно обрести контроль над ситуацией и временем, а для этого необходимо выяснить, что происходит в жизни.

Как вы проводили свое время последний месяц?

Чтобы изменить свое отношение ко времени, нужно оценить его. Запишите все, чем занимались в последние недели.

Сколько времени вы уделяете каждой области жизни? Ответ на этот вопрос поможет понять, каковы ваши приоритеты прямо сейчас.

Подумайте о самых важных областях своей жизни: карьере, отношениях, личном развитии, финансах, семье.

Изучите те сферы, которые вы оценили от 8 до 10. Если существуют разрывы в 2 или более баллов между важностью области и удовлетворенностью ею, это говорит о плохом балансе. Вы тратите время не на то, что важно.

Установите новые приоритеты, чтобы делать больше важных дел.

Третий шаг: выяснить, какие поступки, действия и задачи отсутствуют в вашей жизни. Запишите, что приходит на ум, когда вы читаете следующие вопросы:

• Что самое главное в моей жизни прямо сейчас?
• Какой области я бы хотел уделять больше времени?
• Где мне нужно тратить меньше времени?
• Какие области требуют моего внимания сейчас? (например, здоровье, семья, финансы)

Запишите свои действия в том порядке, который наиболее важен. Это ваш новый список приоритетов.

Подробнее остановимся на этом шаге.

Как расставить приоритеты

Метод первый: через год

Допустим, у вас есть три возможных пути развития событий в жизни, пойти вы можете только по одному. Как можно принять правильное решение?

При столкновении с трудным выбором, представьте свою жизнь через 12 месяцев. Вы на год старше, достигли некоторых своих целей и оглядываетесь на сегодняшний день. Отстранитесь от настоящего со всеми его заботами и проблемами. Что вы делали? Что пошло не так, а что получилось? Какая деятельность помогла быстрее реализовать самые важные цели?

Простой пошаговый процесс этого метода:

• Представьте себя и свою жизнь через год.
• Думайте о том, как вы достигли всех своих целей.
• Создайте список дел, которые приведут к этому.

Представляя себя через год (пять, десять лет), можно взглянуть на свою жизнь с совершенно другой стороны. Вы, скорее всего, поймете, что работает, а что нет. Используя эту информацию, можно изменять свои приоритеты и выбирать более эффективные варианты.

Метод второй: обратное мышление

Обычно при расстановке приоритетов вы сталкиваетесь со списком дел и пытаетесь выяснить, что из этого более важно. Но не с методом «Обратное мышление».

Нужно начать с задачи, которую вы считаете своим главным приоритетом. Например, завершить проект до конца дня. Таким образом, приоритет №1 - завершить проект. Чтобы убедиться, что эта задача действительно самая важная, начните сравнивать ее с другими, которые входят в главный список.

Предположим, приоритет №2: просмотреть все показатели бизнеса и при необходимости настроить расписание.

Думая о долгосрочных вознаграждениях и влиянии каждого вида деятельности, сравните их возможные результаты и убедитесь, что приоритет №1 действительно важнее №2. Например, работа всей компании и ваша премия зависит от того, завершите ли вы проект. Таким образом, выяснив, что менее важно для вас, можно определить и то, что более важно.

Метод третий: сбалансированная система показателей

Этот метод (Balanced Scorecard) упоминается в 4000 книгах, представленных на сайте Amazon. Это, как минимум, указывает на то, что он достоин внимания.

Самое большое преимущество этого метода заключается в его способности определять действия и цели, которые приносят наибольшую ценность в нескольких областях . Если вы не знаете, какая задача представляет самую существенную пользу на нескольких уровнях, достаньте ручку и бумагу и запишите следующее. Но прежде подумайте о своих целях и ожидаемых результатах. Установите реалистичные ожидания в соответствии со своим набором навыков и количеством доступного времени.

Шаг первый: укажите свои цели.

Выясните, что действительно важно для успеха. Составьте список целей и ожидаемых результатов, которых вы хотели бы достичь к концу дня, недели или месяца.

К примеру, в качестве менеджера проекта вы можете быть заинтересованы в следующих целях: завершить проекты А и Б, увеличить продуктивность, увеличить ежемесячный доход.

Шаг второй: обрисуйте все свои задачи.

Чтобы найти задачи с наивысшей пользой, сначала необходимо определить все свои приоритеты. Создайте таблицу с целями и задачами, которые подпадают под каждую деятельность.

Цель: завершить проект А. Деятельность: встретиться с командой, создать план действий для нее, отслеживать результаты их работы.

Цель: увеличить продуктивность. Деятельность: улучшить свое расписание, встретиться с командой и ознакомить их с ним, убрать ненужные задачи или отдать на аутсорсинг наименее важные, проанализировать, какие дела занимают больше всего времени.

Шаг третий: создайте сбалансированную систему показателей для приоритетов.

Если у вас четыре главные задачи, нарисуйте четыре пересекающихся круга и напишите название своих целей в каждом. Затем оцените, какие действия приводят к дублированию пользы, то есть помогают достичь нескольких целей одновременно.

Например, встреча с клиентом может привести к ускоренному процессу работы над проектом и увеличению ежемесячного дохода. Анализ работы вашей команды приводит к повышению производительности и более быстрому завершению проектов.

«Двух зайцев одним выстрелом» - это выражение как нельзя лучше подходит этому методу. Применяйте его во всех сферах своей жизни и вы увидите, что одна задача может влиять на несколько из них. Чем более вдумчиво вы будете анализировать, тем более точно станете расставлять приоритеты.

Метод четвертый: матрица Кови

Вероятно, вы уже слышали и читали о , но ее нельзя не включить в наш список: слишком уж этот метод хорош. Он помогает и в расстановке приоритетов и в снижении уровня стресса. Когда вы понимаете, что делаете все правильно, напряжение уходит.

Известный писатель по личностному росту Стивен Кови предлагал разделить лист бумаги на четыре секции, нарисовать линию поперек и линию сверху вниз. Подумайте о том, какими делами занимаетесь в последнее время и поместите их в один из четырех квадрантов:

• Важные и срочные.
• Важные и не срочные.
• Неважные и срочное.
• Неважные и не срочные.

Большинство своих дел надо держать в квадранте «важные и не срочные» и не допускать их перехода в «важные и срочные». А неважные срочные и не срочные надо жестко фильтровать, от многого отказываться.

Простая мысль, к которой подводит нас матрица Кови - в важных делах нельзя допускать завалов и авралов. Это чревато ошибками, упущениями, конфликтами и может негативно сказываться на жизни. Проанализируйте свою жизнь: что из важного станет срочным совсем скоро? Список может содержать десятки разных дел. Это то, что нужно и к чему стоит приступать уже сейчас.

Метод пятый: ABCDE

Мотивационный спикер Брайан Трейси очень любит простые и эффективные методики. Его главное кредо: думай, планируй и работай быстрее. Этот подход он использует в своей стратегии под названием ABCDE.

Вот как это работает: выпишите на лист бумаги все дела, которые вам нужно выполнить за ближайший месяц. Одно это уже поможет почувствовать облегчение, потому что видеть список целей перед собой - это значит убрать туман из головы.

Задачи А - наиболее важные.

Это самые важные дела, которые имеют значительные последствия для вашей судьбы. Может быть, они не особо приятные, но их необходимо выполнить - и чем раньше, тем лучше.

Если вы не выполните эти задачи, то потеряете деньги, здоровье, близкого человека, может быть даже свою жизнь. Говоря словами самого Трейси - это «лягушки», которых нужно съесть. Это те дела, которые надлежит выполнять в первую очередь.

Если у вас есть много задач А, нужно и их разделить по приоритетамь. Теперь самое главное дело будет выглядеть как А-1, второе по важности А-2, далее А-3 и т.д.

Задачи B имеют меньшие последствия.

Выполнение задач типа В тоже имеет незначительные последствия. Можно ли ими пожертвовать? Все зависит от ситуации. Например, если у вас есть задача А, но на данный момент ею нельзя заниматься, тут же принимайтесь за В. И наоборот, не стоит заниматься прокрастинацией и самообманом, если задача А может быть выполнена сейчас.

Если у вас висит незавершенный проект, который повлияет на вашу судьбу, то не стоит заниматься уборкой до момента, пока он не будет завершен.

Задачи С не имеют последствий.

Задачи типа С - это то, что было бы неплохо сделать, но что не имеет никаких последствий, независимо от того, делаете вы это или нет. К примеру: звонок другу. Такая деятельность никак не влияет на вашу жизнь.

Нельзя выполнять задачи типа С, если остаются А или В.

Задачи D можно делегировать кому-нибудь.

Задачи D можно безболезненно поручить кому-нибудь другому. Это помогает высвободить больше времени на задачи А.

Простой пример: пригласить уборщицу вместо того, чтобы заниматься наведением порядка самому.

Задачи E нужно убрать из списка дел.

Задачи типа Е - вовсе не задачи. Сплетни, видеоигры, социальные сети, бесцельный серфинг - все то, что никак не влияет на вашу жизнь и на что не следует тратить время при наличии более важных задач. Их можно заменять типом С - вместо соцсетей позвоните другу.

Составьте список важных дел.

Это очень полезная практика. Нужно составить два списка.

Первый: дела, представляющие общую картину. Например, изучение английского языка, прочтение трех книг по общению с людьми и введение советов в жизнь, создание стартапа.

Второй: то, что нужно делать каждый день. Это могут быть повторяющиеся занятия: зарядка, чтение, медитация.

Важно разбить дела из первого списка на составляющие и начинать их выполнять. Параллельно следите за тем, чтобы задачи из второго списка также были выполнены. Баланс - это то, что позволит вам жить полноценной жизнью.

Выясните, каковы ваши главные ценности и принципы.

Ценности и принципы - это те правила, в соответствии с которыми люди живут. Они особенно пригодятся, когда вы сталкиваетесь со сложной жизненной ситуацией. Например, поступить честно или бесчестно в бизнесе? Ваши моральные принципы помогут ответить на этот вопрос.

Принципы и ценности хороши еще и тем, что позволяют посмотреть на общую картину. Порой мы так сосредоточены на деталях, что не понимаем, что и зачем делаем.

Выясните, какие у вас самые затратные привычки в плане времени.

Почти каждый человек занимается чем-то таким, что высасывает время. У него есть оправдание: я много работал, а теперь отдыхаю. Но разве просиживание в социальных сетях - это отдых? От этой привычки многие люди получают стресс.

Составьте список «пожирателей» времени. Выясните, сколько часов они отнимают ежедневно. А в неделю? Это бесценное время можно потратить на что-то более важное. Например, на задачи типа А по методике Брайана Трейси.

Найдите цели для своих приоритетов.

Если у вас есть цель, привязанная к приоритету, то работать над ее достижением будет гораздо легче. Чем они отличаются? Например, вашим приоритетом может быть общение с людьми, потому что вы застенчивы. А целью может стать прочтение книг по , посещение мероприятий, знакомство с определенным человеком.

Используйте напоминания.

Пожалуй, это самый эффективный совет, к которому нужно прислушаться сразу после того, как вы расставили приоритеты. Он позволяет придерживаться и не забывать о них. Ведь как часто вы пробовали что-то ввести в свою жизнь и постепенно забывали об этом? Начинали бегать каждый день, через неделю бегали уже 3 дня в неделю, а через месяц лежали на диване и думали, что какой там бег, вы и так сильно устаете?

Напоминайте себе каждый день о том, в чем состоят ваши приоритеты. Набор разноцветных стикеров стоит копейки, а пользу может принести неоценимую. Расклейте их по своей квартире, используйте напоминания на телефоне или ноутбуке, бомбардируйте свою психику этой информацией и не дайте себе о ней забыть.

Книги

Расстановка приоритетов - процесс, который требует развития многих навыков. Необходимо научиться искусству , уметь составлять списки и многое другое. Вот список книг, которые будут полезны на старте:

• «На пределе» Эрик Бертран Ларссен.
• «Результативный тайм-менеджмент» Брайан Трейси.
• «Книга о власти над собой» Тони Роббинс.
• «Беспредельна власть. Как добиться вершин личных достижений» Тони Роббинс.
• «Что ты выберешь?» Тал Бен-Шахар.
• «Не отвлекайте меня» Эдвард Хэлловэлл.
• «Как привести дела в порядок» Дэвид Аллен.
• «К черту все! Берись и делай» Ричард Брэнсон.

Желаем вам удачи!