Лексические нормы

Нормы словоупотребления в деловом стиле те же, что и во всем литературном русском языке:
1) слово должно употребляться с учетом его лексического значения;
2) слово должно употребляться с учетом его стилистической окраски (принадлежности);
3) слово должно употребляться с учетом его лексической сочетаемости.
Казалось бы, всего три правила, ясных и понятных каждому, должны выполняться в деловой письменной речи, тем более что номинативная точность может быть обеспечена только при условии их соблюдения.
На деле же в деловых текстах лексические ошибки являются одним из самых массовых видов нарушений речевых норм (по частотности они стоят на третьем месте за грамматическими и орфографическими ошибками).
Рассмотрим некоторые из них.
Создание нормативной базы для организации собственников жилья.
Организация – 1) организованность, внутренняя дисциплина; 2) общественное объединение или государственное учреждение.
Слово «Организация» использовано в данном контексте явно без учета его лексического значения. «Нормативная база» создается не для того, чтобы собственники жилья «организовывались», а для того, чтобы они «появлялись», в данном случае уместно было бы использовать отглагольное существительное «появление» вместо «организация».
Особенно ощутимо нарушение лексических норм в устойчивых словосочетаниях и терминированных словосочетаниях. Разработать и утвердить положение о порядке передачи жилых зданий и иных элементов недвижимости.
Элемент – компонент, составная часть чего–либо. Например, элемент периодической таблицы Менделеева, элемент общества,
Есть терминированное словосочетание объект недвижимости. Нарушение в данном случае оказывается двойным: во–первых, некорректно воспроизведен термин, вследствие чего в тексте он не представлен; во–вторых, слово «элемент» использовано без учета лексического значения и правил лексической сочетаемости,
И такие ошибки не редкость в текстах документов: принимать новые подходы, в то время как принимать можно решения, резолюции, а новые подходы к решению возникающих проблем нужно находить. Договор вступает в силу с момента его подписания и будет оставаться в силе до тех пор, пока не будет прекращен любой из сторон . Договор не может быть прекращен, он может быть заключен и расторгнут, а прекращаются договорные отношения.
Арбитражными судами в массовом порядке рассматриваются иски, в которых конфликтные ситуации вызывает двусмысленно или небрежно составленная фраза в тексте договора, неправильно подобранное слово.
Для того чтобы точно определить лексическое значение того или иного слова, в случае затруднения нужно обращаться к толковым словарям. Существуют десятки типов толковых словарей, из которых для делового общения особенно необходимы: экономические словари, словари иностранных слов, толковые словари русского языка, словарь паронимов, словари лексической сочетаемости. Причем пользоваться нужно словарями, вышедшими в последние годы – настолько активны процессы, происходящие в лексическом строе современного русского языка.
Незнание или неточное знание лексического значения слова является причиной таких ошибок, как не различение слов–паронимов, речевая избыточность.
Паронимы – это близкие по звучанию, но отличающиеся по значению слова:
гарантийный – гарантированный, эффектный – эффективный, экономный – экономичный, страховщик – страхователь и т.д.
Сравним употребление многозначных глаголов представить и предоставить:
Представить
1) предъявить, сообщить (представить список сотрудников, представить доказательства);
2) познакомить с кем–либо (представить коллективу нового работника);
3) ходатайствовать (о повышении, о награде) (представить к очередному званию);
4) составить, обнаружить (представить значительную ценность).
Плеоназмом (от гр. pleonasmos – переизбыток) называют вид речевой избыточности, которая обусловлена частичным совпадением значений слов: совместное сотрудничество (сотрудничество – совместное решение проблем), прейскурант цен (прейскурант – справочник, список цен на продукцию).
Другой вид речевой избыточности – тавтология (от гр. tautologia от tauto – то же самое + logos – слово) – неоправданное повторение однокоренных слов или близких по значению слов в одном предложении или речевом фрагменте. Говоря об особенностях текстовой организации документов, мы уже говорили как об отличительной черте о повторении одних и тех же лексем. Однако следует различать оправданность и неоправданность такого повторения.
Тавтология чаще всего является следствием речевой небрежности или плохой редакторской правки.

Грамматические нормы

Для деловой речи чрезвычайно важно соответствовать качествам, обусловливающим эффективность делового общения. Одно из них – грамотность. Оно подразумевает не только знание правил словоупотребления, грамматической сочетаемости, моделей предложения, но и разграничение сфер использования языка. Современный русский язык обладает большим количеством вариантных форм. Одни из них используются в книжно–письменных стилях речи, другие – в разговорно-бытовой речи. В официально–деловом стиле и шире – в официальном деловом общении используются формы кодифицированной письменной речи, так как только соблюдение их может обеспечить точность передачи информации.
Они многообразны: неправильный выбор формы слова, нарушения в структуре словосочетания, предложения. Одной из самых распространенных ошибок является использование в письменной речи разговорных форм мн. ч. существительных на –а /–я вместо нормативных на –ы /–и:

Особо нужно сказать о форме «договор – договора». В таблице она неслучайно приведена с формой единственного числа существительного. Эта грамматическая норма связана с ударением, которое в разговорном варианте обязательно падает на первый слог. На практике же мы часто встречаемся со смешением форм «договор» и «договора», что противоречит всякой логике. Нередко наблюдается колебание при выборе нужной формы мн. ч. существительных в родительном падеже: килограммов/килограмм.
Следует помнить, что форму с нулевым окончанием имеет следующая группа существительных:
1) названия парных предметов – ботинок, сапог, чулок (но носков);
2) названия национальностей, территориальной принадлежности (армян, башкир англичан, болгар южан, киевлян);
3) названия воинских групп (солдат, кадет, партизан);
4) названия единиц измерения (ампер, вольт, ватт, аршин, микрон, рентген, но: граммов, килограммов).
Предложные сочетания с временным значением – «после чего–нибудь» (род. п.) – пишутся на конце с и: по окончании школы, по истечении срока договора, по прибытии делегации, по возвращении из командировки, если в их состав входит предлог «по».
Предложные сочетания с временным значением, начинающиеся с предлога «до» имеют на конце – я (ред. п.): до истечения пятидневного срока, до принятия решения, до завершения срока реконструкции.
Обосновать – что? чем?; удостоить – кого? чего?; наградить – кого? чем?
Базировать свои выводы на расчетах. Обосновывать свои выводы расчетами.

Синтаксические нормы

Не менее важную роль, чем правильное употребление слов, в документах играет четкость синтаксической организации текстов. Нарушения синтаксических норм русского литературного языка не столь частотны, как грамматические ошибки, однако именно эти ошибки в значительной степени затрудняют восприятие текста.
Нарушение порядка слов, рассогласование подлежащего со сказуемым определения с определяемым словом, ошибки, связанные с употреблением причастных и деепричастных оборотов, смещение структуры простого и сложного предложения и целый ряд других ошибок часто делают высказывание маловразумительным и сумбурным, не отвечающим базовому требованию, предъявляемому к языку деловых бумаг, требованию точности, не допускающей инотолкования.
Нарушение порядка слов часто порождает двусмысленность, неоднозначность прочтения. Например:
Установление стандарта социальных норм площади жилья в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.05.97г. № 621 и решением городской думы, в пределах которых осуществляется предоставление компенсаций (субсидий) по оплате жилья коммунальных услуг в размерах...
(в пределах чего?)
Точно определить те или иные смысловые отношения помогают союзы и союзные слова. Именно поэтому использование их должно быть корректным. Особенно это относится к составным союзам и к союзам, использующимся с указательными словами: не только , но и ; как..., так и...; если..., то; такой же... как; несмотря на то что; в силу того, что; о том, что; благодаря тому, что; ввиду того, что; перед тем, как; так же, как и др.

Выбор того или иного варианта нумерации зависит от содержания текста, его объема, состава, композиционной структуры. В простейших случаях используются однотипные знаки – арабские цифры или буквы. Тексты сложной организации требуют обозначения частей различными средствами.
Более крупные по сравнению с абзацами рубрики (часть, раздел, глава, параграф) обозначаются римскими или арабскими цифрами и именуются. Например:
1. Общие положения.
2. Обязанности.
3. Права.
При разделении текста на рубрики каждая составная часть, соответствующая понятиям пункта и подпункта, получает свой номер (используются арабские цифры), после которого ставится точка. Номер каждой составной части включает все номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления. Например:
1. Общие положения.
1.1. Лицо, ответственное за радиационную безопасность, назначается и освобождается приказом Генерального директора.
1.2. Лицо, ответственное за радиационную безопасность, подчиняется непосредственно начальнику службы радиационной безопасности.
При дальнейшем дроблении текста на подпункты количество знаков, обозначающих нумерацию, будет увеличиваться:
1.1.1. 1.1.2. 1.1.3. 2.1.1. 2.1.2. 2.1.3.
При формально–логической организации текста текстообразующую функцию выполняют заголовки и подзаголовки.
Заглавие документа – его обязательная принадлежность: Приказ, Должностная инструкция, Договор, Распоряжение и т.д.
Только в деловой переписке не указывается название документа.
Заголовок, как правило, конкретизирует тип документа, отражает основную его тематику. Поэтому так желательны заголовки в тексте делового письма, договора, приказа.
В деловых письмах содержательный заголовок выносится не всегда. В ряде этикетных деловых писем и в письмах информационного характера заголовок не используется. Однако он совершенно необходим в коммерческой переписке:
О поставке груза по контракту №...
Иногда заголовок сливается с заглавием, конкретизируя тип документа. Например:

Похожая информация.

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2008, N 12

Пишите и говорите правильно. Грамматические нормы официально-делового стиля

Работа с документами - прежде всего это работа с текстом. Как сделать свой текст понятным и убедительным? Это во многом зависит от вашего умения соединять между собой слова, строить фразы и формулировать законченные предложения. При составлении текстов документов может возникать ряд трудностей. Они связаны с выбором слова и его грамматической формой, а также с построением словосочетания и предложения. Для того, чтобы не создавать деловых документов, за которые потом придется краснеть, составитель должен соблюдать определенные правила.

Определение стиля языка зависит от объема самого понятия "язык", а также от центрального понятия - "языковая норма". Если нормой признается литературно правильная речь, то стиль определяется как разновидность литературного языка. Соответственно формируется и классификация стилей языка: под нейтральным пластом языка понимается общая часть всех стилей, с которой в различной пропорции соединяются в каждом стиле "отмеченные" стилистические средства.

Словарь кадрового делопроизводства. Стиль языка - это разновидность языка, используемая в какой-либо типичной социальной ситуации - в быту, в семье, в официально-деловой сфере и т.д. - и отличающаяся от других разновидностей того же языка чертами лексики, грамматики, фонетики.

Грамматические нормы, используемые в официально-деловом стиле языка, делятся на морфологические и синтаксические:

Морфологические нормы требуют правильного образования грамматических форм слов разных частей речи (род, число существительного, краткие формы и степени сравнения прилагательных и др.);

Синтаксические нормы предписывают правильное построение основных синтаксических единиц - словосочетаний и предложений.

К основным проблемам употребления морфологических норм относятся:

1. Ошибки, связанные с неправильным согласованием определений.

Если определение относится к имении существительному, имеющему при себе приложение, оно согласуется с главным словом ("наш счет-фактура"), которое обычно стоит на первом месте (исключение, например: "указаны дебет-ноты", "ваша кредит-нота").

Если определение относится к сочетанию личного имени и приложения типа "сотрудник фирмы Т. Иванова", определение обычно согласуется с ближайшим именем существительным: "наш сотрудник фирмы Т. Иванова".

Если определение выражено причастием, то оно согласуется с личным именем: "принимавшая участие в переговорах наш сотрудник Т. Иванова".

2. Ошибки, связанные с неправильным употреблением полных и кратких форм имен прилагательных.

Краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные формы (в именительном падеже) в таких текстах воспринимаются как разговорные и даже просторечные, например "Ваши претензии обоснованные и справедливые" вместо: "Ваши претензии обоснованны и справедливы".

При употреблении кратких форм прилагательных на - ен и - енен в официально-деловой речи предпочтение отдается форме на - енен ("ответственен за качество продукции").

3. Варианты падежных форм существительных.

Формы именительного падежа единственного числа. Формы на - а (-я) имеют часто разговорную или профессиональную окраску, тогда как формы на - ы (-и) более нейтральны и для большинства слов являются нормативными. Однако целый ряд существительных оканчивается на ударные - а (-я), например: адреса, края. В наши дни интенсивный рост форм на - а (-я) продолжается, употребление некоторых из них в литературной речи ненормативно.

При выборе одной из дублетных форм нужно принимать во внимание целый ряд факторов. Главные из них следующие.

Структура слова и место ударения:

А (-я) - это окончание имеют, как правило, односложные слова и слова, имеющие в единственном числе ударение на первом слоге: лес - леса, вечер - вечера;

Ы (-и) - к этому окончанию тяготеют многосложные (и некоторые трехсложные) слова с ударением на среднем слоге: библиотекарь - библиотекари;

Формы на - ы (-и) предпочитают и слова с ударением на конечном слоге.

Происхождение слова:

Слова французского происхождения (с ударным суффиксом - ер (-ёр) и слова латинского происхождения на - тор, обозначающие неодушевленные предметы, имеют чаще всего окончание - ы (-и): конденсатор - конденсаторы;

Слова латинского происхождения на - тор, обозначающие одушевленные предметы, имеют в одном случае - а (-я): директора, доктора, профессора, а в других - ы (-и): авторы, инструкторы. Формы на - а (-я) образуются от слов широкого распространения, утративших книжный характер, а формы на - ы (-и) остаются в словах, сохраняющих книжный оттенок: доктора, но - лекторы.

4. Ошибки, связанные с неправильным употреблением имен числительных.

Официально-деловая письменная речь требует, чтобы все количественные числительные склонялись, при этом должны изменяться все части сложных и составных числительных, например, "Мы получили более двухсот сорока предложений". В большинстве случаев количественное числительное согласуется с существительным в падеже (кроме именительного и винительного): недостает четырех книг, изложить на двухстах страницах. В творительном падеже: с двумястами рублями. Слово "тысяча" чаще всего управляет существительным, например "расходы, исчисляемые тремястами тысячами рублей".

В составных числительных склоняются все части, например "серия пособий с двумя тысячами четырьмястами семьюдесятью пятью чертежами", "груз весом в тысячу пятьсот тонн", но: "в тысяча девятьсот тридцатом году".

В порядковых числительных склоняется последний компонент. Поэтому "двух тысяч второй" - неправильно. Надо: "две тысячи второй". Поэтому: "вот-вот наступит две тысячи девятый год".

Как правильно "полторы сутки" или "полтора суток"?

Слова "полтора" не согласуется с существительными, употребляющимися только во множественном числе: если несколько, то уже не полтора. Логично изменить лексику или синтаксис фразы, сохранив смысл: "полтора дня", "свыше полутора суток".

5. Использование предлогов.

Русский язык предоставляет говорящему и пишущему широкий выбор причинных предлогов: ввиду, вследствие, в силу, в связи, из-за, по причине, благодаря. Какой предпочесть из них? Подсказкой должны стать оттенки значений, которыми обладают эти предлоги:

Ввиду - чаще о причине, ожидаемой в будущем: "ввиду предстоящего проведения конференции";

Вследствие - чаще о совершившемся факте: "прошу предоставить отпуск вследствие болезни";

Благодаря - чаще о причинах, вызвавших желаемый результат: "мы справились с задачей благодаря деятельной помощи работников министерства". Производный предлог "благодаря" вносит положительную окраску во фразу, поэтому не соотносится со словами в роде: ссора, (благодаря ссоре), война, чума и т.п. Предлоги "благодаря", "согласно", "вопреки" требуют постановки существительного в форме дательного падежа: "согласно распоряжению".

Предлоги обычно управляют существительным в одном определенном падеже. Нельзя говорить: "согласно нижеприведенного перечня", "согласно вашего запроса". Надо: "согласно нижеприведенному перечню", "согласно вашему запросу" (существительные в дательном падеже).

6. Выбор падежа существительного (предложное управление) при синонимичных словах:

Идентичный чему-либо - сходный с чем-либо - близкий к чему-либо;

Обращать внимание на что-либо - уделять внимание чему-либо;

Опираться на что-либо - базироваться на чем-либо;

Основываться на чем-либо - обосновывать чем-либо;

Отзыв о чем-либо - рецензия на что-либо (аннотация на что-либо, аннотация чего-либо);

Превосходство над чем-либо - преимущество перед чем-либо;

Препятствовать чему-либо - тормозить что-либо;

Уплатить за что-либо - платить что-либо.

Как сделать свой текст понятным и убедительным? Это во многом зависит от вашего умения соединять между собой слова, строить словосочетания и предложения. К числу важнейших особенностей официально-делового стиля относят четкость и последовательность изложения материала, а также сочетание полноты и краткости текста.

Примечание. Чтобы текст был понятным и убедительным, надо правильно употреблять словосочетания и строить предложения.

Примечание. Официально-деловой стиль - это четкость и последовательность изложения материала.

Литература

1. Мурашев А., Руфецкий В. Культура речи. - Москва - Воронеж, 2004.

2. Розенталь Д., Теленкова М. Словарь трудностей русского языка. - М., 1999.

3. Кузнецова Т. Составление и оформление служебных документов. - М., 1998.

4. Справочник-практикум "Культура устной и письменной речи делового человека". - М., 2006.

5. Федосюк М., Ладыженская Т., Михайлова О., Николина Н. Русский язык для студентов-нефилологов. - М., 1999.

В.Бостынец

Ст. преподаватель

кафедры документоведения

и документационного

обеспечения управления

Подписано в печать

Есина Л.В.

Официально-деловой стиль является одним из функциональных стилей современного русского литературного языка. Он представляет собой набор языковых средств, которые используются исключительно в сфере официально-деловых отношений.

Официально-деловой стиль обслуживает сугубо официальные и чрезвычайно важные сферы человеческих взаимоотношений: отношения между государственной властью и населением, между странами, между предприятиями, учреждениями и организациями, между личностью и обществом. Фактически от рождения и до смерти человек находится в сфере действия официальноделовой речи. Также данный стиль общения применяется при оформлении разных актов государственной, общественной, политической, экономической жизни страны.

Существует ряд обстоятельств, когда хранение письменной информации не только желательно, но и необходимо. Это утверждение относится именно к официально-деловому стилю общения. Деловая речь реализуется в виде письменных документов, построенных по особым правилам. Содержание разговора можно забыть, неправильно запомнить, неверно понять и даже намеренно исказить. Но если текст сохранился в письменном виде и зафиксирован по этим особым правилам, то любой человек, использующий этот текст, может быть уверен в точности содержащейся в нем информации.

Регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу называется документирование. В деловом общении документирование имеет особое значение.

Действительно, если человек ссылается на какую-либо устную договоренность или устное распоряжение, то его слова могут быть опровергнуты или подвергнуты сомнению. Но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией.

Результатом документирования является создание документа. В социальном плане любой официальный документ полифункционален, т.е. одновременно выполняет несколько функций, что и позволяет ему удовлетворять различные человеческие потребности. Среди функций документа выделяют общие и специальные. К общим функциям документа относятся такие функции, как:

• коммуникативная функция - документ представляется как средство связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями;
• информационная функция - главная задача документа выражается в сохранении информации;
• социальная функция - документ является социально значимым объектом, поскольку порожден той или иной социальной потребностью;
• культурная функция - документ выступает как средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития
  цивилизации. Так, например, в научно-технической документации находит отражение уровень научного и технического развития общества.

К специальным функциям документа относятся:

• правовая функция - документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Правовую функцию выполняют законодательные и правовые нормативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время. Так, для использования в качестве судебного доказательства это может быть любой документ;
• управленческая функция - документ выступает в роли инструмента управления; этой функцией наделены так называемые
  управленческие документы (плановые, отчетные, организационно-распорядительные документы и др.), специально создаваемые для целей управления;
• функция исторического источника - документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества.

Перечисленные функции определяют общие требования к документу. В России современные требования к оформлению организационно-распорядительной (административной) документации зафиксированы государственным стандартом - ГОСТ Р6.30 - 97 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

К официально-деловому письму предъявляются особые требования. Данные требования в свою очередь определяются условиями делового общения, к которым ним относятся такие, как официальный характер, адресность, повторяемость управленческих ситуаций, тематическая ограниченность. Указанные требования лежат в основе такого понятия, как культура официальной переписки, формирование которого связано с освоением мирового опыта составления и оформления деловых писем.

Итак, можно выделить следующие стандартные требования или основные черты делового стиля общения:

• точность изложения информации;
• стандартизация и унификация языковых и текстовых средств;
• официальность и строгость языка и стиля делового письма;
• лаконичность и достаточность информативного содержания;
• логичность, объективность и структурированность изложения.

Теперь поговорим более подробно о каждой составляющей. Функция социальной регламентации, которая играет самую важную роль в официально-деловой речи, предъявляет к соответствующим текстам требование однозначности прочтения. В связи с этим для каждого текста должна быть характерна такая точность изложения информации, которая не допускала бы возможность различных толкований.

Официальный документ будет выполнять свое назначение, если его содержание тщательно продумано, а языковое оформление безупречно. Именно этой целью определяются собственно лингвистические черты официально-деловой речи, а также ее композиция, рубрикация, выделение абзацев и проч., т. е. стандартизированность многих деловых документов. А это в свою очередь одно из обязательных свойств официально-деловой письменной речи. Стандартизация официальных бумаг заключается в установлении в государственном масштабе оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов. Эти правила принимаются в установленном порядке для всеобщего и многократного применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов, а также стандартов предприятий и учреждений (СТП). Именно стандартизация и унификация в той или иной степени характеризует все типы деловых бумаг, обусловливает строгую композиционную соотносимость и закрепленность частей делового письма.

Достаточно вспомнить квитанцию об оплате жилищно-коммунальных услуг, листок по учету кадров и т.п. Ясность и недвусмысленность языка сообщения достигается предметной и коммуникативной точностью. Под предметной точностью подразумевается точность факта, соответствие обозначаемому. С точки зрения языкового оформления высказывания предметная точность достигается точностью употребления слов, т. е. использованием слов в соответствии с их лексическим значением. Употребление слов без учета их значений может привести к инотолкованию или бессмыслице.

Например: обсчитать данные (глагол обсчитать имеет значение «Умышленно неверно сосчитав, недодать», например: обсчитать покупателя. Правильнее сказать: обработать данные); или отказать под благоприятным предлогом (прилагательное благоприятный имеет два значения: «Способствующий, помогающий чему-либо.; удобный для чего-либо», например: благоприятный момент, благоприятные условия; «Хороший, одобрительный», например: благоприятный отзыв. Следовало написать: отказать под благовидным предлогом).

Коммуникативная точность - это точность реализации замысла пишущего. Она достигается соотношением смысла слов, контекста, грамматической конструкции и соотношения частей текста. Нарушение коммуникативной точности высказывания ведет к непониманию, осложняет восприятие содержания сообщения. Например: Следует познакомиться с выводами комиссии, проведенной год назад.

Эта фраза трудно воспринимается, так как не отвечает требованию точности: содержит грамматические, стилистические и текстовые ошибки. Так, существительное комиссия может образовывать словосочетания с глаголами образовать, назначить, выбрать, избрать, но не сочетается с глаголом провести, а следовательно, и с образованным от него причастием. Кроме того, важно не то, что комиссия была образована, а то, что она работала и пришла к определенным выводам. Следовательно, правильнее было бы сказать: ...с выводами комиссии, работавшей год назад. Вместо глагола познакомиться, имеющего значения: «Вступать в знакомство с кем-либо»; «Получать сведения, приобретать знания о чем-либо», уместнее было бы употребить глагол ознакомиться, так как он имеет официально-деловую окраску и употребляется только в значении «Получать сведения, приобретать знания о чем-либо». В результате данное предложение должно выглядеть следующим образом: Следует ознакомиться с выводами комиссии, работавшей год назад.

Под официальностью и строгостью делового письма понимается максимально строгое и сдержанное изложение информации. Это, в свою очередь, исключает возможность употребления в текстах деловой речи экспрессивно и эмоционально окрашенных языковых средств (например, разговорно-просторечной лексики или междометий), образных средств или слов, употребляемых в переносном смысле. Это противоречило бы требованию точности деловой речи. Также деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий. Данное обстоятельство отвечает требованию достоверности или объективности информации.

Одной из отличительных черт деловых писем является лаконичность написания текста. Письмо не должно превышать объема одной или двух страниц, иначе восприятие информации затруднится. Лаконизм сочетается в деловых письмах с требованием полноты информации, точнее, с принципом ее достаточности. Требование полноты предполагает, что документ должен содержать достаточную для принятия обоснованного решения информацию. Глубина изложения вопроса зависит от целей документа: в информационном письме достаточно назвать факты и события, в письме-просьбе предмет письма должен быть точно обозначен и исчерпывающе обоснован.

Эти и некоторые другие особенности характеризуют канцелярский подстиль официально-делового стиля. Все эти специфические (и
текстовые, и языковые) черты официально-делового стиля закреплены в ГОСТах и руководствах, что обеспечивает высокий уровень стандартизации и унификации текстов деловой документации.

Каждый из нас хотя бы раз в жизни (а зачастую гораздо чаще) сталкивается с необходимостью составить официально-деловое письмо, например, подать заявление, составить доверенность и т. п. Но при этом каждый раз мы испытываем трудности, связанные со знанием (или, вернее, незнанием) формы документа. Таким образом, выясняется, что содержание культуры речи применительно к деловому общению не может быть ограничено лишь рамками лингвистики, это вопрос не только подбора языковых средств, но и выбора правильной формы документа.

Первое, с чем мы сталкиваемся при составлении делового письма - это выбор жанра документа. Этот выбор напрямую зависит от характера сложившейся официально-деловой ситуации, которая заставляет Вас составить деловое письмо. Эта ситуация и диктует выбор соответствующего документа: если вам необходимо о чем-то просить какую-либо организацию (руководство этой организации), нужный документ оказывается заявлением; если вы проделали для этой организации какую-то работу и хотите, чтобы вам ее оплатили, это будет счет и т. д.

Выбор жанра документа обусловливает необходимость знания формы соответствующего документа. Форма документа понятие сложное. Под формой документа понимаются сумма его реквизитов и содержательно-композиционная схема - их взаимосвязь, последовательность и расположение. Приведем самые распространенные в нашей жизненной практике формы документов. Первый из них - заявление.

Составные части этого вида документов в их последовательности выглядят следующим образом: наименование адресата; наименование заявителя; наименование документа, формулировка просьбы (жалобы, предложения) и по возможности краткой, но исчерпывающей аргументации; дата и подпись.

Другим распространенным жанром делового документа является доверенность. Доверенность - это поручение или передача кому-либо определенных действий или прав доверителя. Форма данного документа также как и заявления достаточно трафаретна и имеет следующий вид: наименование документа; наименование доверителя (фамилия, имя, отчество, должность или адрес); наименование доверенного лица (фамилия, имя, отчество, должность или адрес); точное и исчерпывающее определение круга доверяемых полномочий или прав; дата и подпись.

При этом доверенность получает юридическую силу только тогда, когда подпись доверителя заверена какой-либо организацией - подписью должностного лица и печатью организации.

Например:

ДОВЕРЕННОСТЬ

Я, Андреева Светлана Федоровна, проживающая по адресу: г. Сыктывкар, ул. Советская, д. 76, кв. 382, паспорт (серия, номер, выдан...) доверяю Надеждиной Анне Петровне, проживающей по адресу: г. Сыктывкар, ул. Валовая, д. 76, кв. 251, паспорт (серия, номер, выдан...) заключение договора с издательством «Детская литература» от моего имени.

8.4.2007 Андреева

Иногда в деловой жизни применяются такие виды документов как типовые тексты и текстытрафареты. Это наименее трудоемкий способ составления официального письма, который применим лишь для передачи однотипной повторяющейся информации. Следует отметить, что многообразие современных деловых отношений, увеличение количества нестандартных ситуаций, отражающихся в деловой переписке, уменьшает возможность использования трафаретных текстов как способа делового общения.

Типовой текст - это как бы образец текста, используемый в качестве примера или основы для создания нового документа. Способ создания документов по образцу-стереотипу называется типизацией документов. Он используется для построения текстов аналогичного содержания, соответствующих аналогичным ситуациям делового общения на производстве, в торговле, в государственных учреждениях и т. д.

Текст-трафарет передает информацию в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, которая зависит от конкретной ситуации. Примеры трафаретных бланков текстов - бланки справок отделов кадров, командировочных удостоверений и др. В деловой переписке также используются трафаретные тексты, например, в письмахприглашениях, письмах-заявках и т. д. Трафаретным способом оформляются тексты договоров, соглашений, контрактов. Применение трафаретных бланков существенно сокращает время, затрачиваемое на составление документов. Кроме того, трафаретный способ составления документов сводит к нулю возможность нескольких толкований текста.

В современной жизни в условиях жесткой конкуренции на рынке труда людям все чаще приходиться заниматься саморекламой, т.е.
составлять резюме. Данное обстоятельство привело к тому, что резюме сегодня также можно отнести к особой форме делового документа.

Резюме - это «краткое письменное изложение биографических данных, характеризующих образовательную подготовку, профессиональную деятельность и личные качества человека, претендующего на ту или иную работу, должность». В отличие от служебной анкеты, требующей лишь заполнения пустых граф, составление резюме является творческим процессом.

Поэтому не существует единого стандарта или жестких форм для его написания, хотя есть некоторые общие требования для составления резюме. К таким требованиям относятся:

• личные данные автора (фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, семейное положение);
• адреса и телефоны соискателя с указанием времени для контактов (можно указать e-mail);
• наименование вакансии, на которую претендует составитель резюме;
• перечень мест работы и (или) учебы в хронологическом порядке (начиная с последнего места работы), с указанием полного
  официального наименования организации, срока работы, наименование занимаемой должности (наименование учебной специальности);
• дополнительные сведения (опыт внештатной работы, общественная деятельность, профессиональная переподготовка);
• прочие сведения (сопутствующие знания и навыки: иностранные языки, заграничные поездки, владение компьютером, вождение автомобиля);
• отличия и награды, ученые степени (раздел не является обязательным);
• интересы, склонности, имеющие отношение к предполагаемой профессиональной деятельности соискателя (раздел не является обязательным);
• рекомендации (сведения о рекомендациях);
• дата написания резюме;
• подпись составителя.

При оформлении резюме следует учитывать следующие рекомендации. Заголовок (слово резюме) обычно не указывается. Вместо него указывают фамилию, имя и отчество, дату и место рождения претендента. Фамилию рекомендуют писать заглавными буквами, чтобы она хорошо читалась.

Приведенные формы документов являются текстовыми нормами официально-делового языка, регламентирующими построение текста документа. Текстовые нормы регулируют закономерности информационной структуры и правила составления деловых документов, т.е. определяют семантическую и формальную организацию текста документа и его частей.

После выбора формы документа наступает самая сложная часть работы - наполнение этого документа информацией. С переходом к изложению содержания делового текста возрастают возможности выбора языковых средств для передачи конкретных обстоятельств дела - и соответственно возрастают трудности, стоящие перед составителем текста документа. Трудности такого выбора касаются в основном двух языковых аспектов: выбора лексики и лексических формул для составления делового письма и выбора грамматических средств - главным образом синтаксических конструкций делового текста.

Итак, языковые нормы официально-делового стиля включают следующие составляющие:

• грамматические нормы;
• синтаксические нормы;
• лексические нормы.

Каждый их перечисленных языковых аспектов достоин подробного рассмотрения. Грамматические нормы достаточно многообразны и имеют некоторые нюансы. В области морфологии для деловой речи характерно преобладание отглагольных существительных для называния действий, особенно название. В официально-деловом стиле таких существительных больше чем в других стилях. Так, в деловом письме принято писать оказание помощи, предоставление жилплощади, обслуживание население, пополнение бюджета, принятие мер и т.д. (в обычной речи это будет выглядеть следующим образом: оказать помощь, предоставить жилплощадь, пополнить бюджет и т.д.).

Также в деловой речи широко используются сложные отыменные предлоги. Как правило, они употребляются либо с родительным (чего?), либо с дательным (чему?) падежами. Например: по линии, на предмет, во избежание, по достижении, по возвращении, в силу, при условии, применительно к, согласно, по, соответственно, вопреки и др.

Предложные сочетания с временным значением - «после чего-нибудь» (род. п.) - пишутся на конце с и: по окончании школы, по истечении срока договора, по прибытии делегации, по возвращении из командировки, если в их состав входит предлог «по».

Предложные сочетания с временным значением, начинающиеся с предлога «до» имеют на конце - я (род. п.): до истечения пятидневного срока, до принятия решения, до завершения срока реконструкции. Этому же падежному принципу подчиняются и так называемые языковые формулы. Это устойчивые, как правило, шаблонные языковые обороты, позволяющие с высокой степенью точности отражать регулярно повторяющиеся ситуации делового общения. Языковые формулы позволяют ясно и лаконично излагать мотивы, причины и цели официального послания: формулировать просьбу, предупреждение, распоряжение, отказ, заверение и т. д. Соединение в определенной последовательности языковых формул, отражающих смысловые аспекты сообщения, позволяет моделировать текст документа, его структуру; упрощает процедуру создания официальной бумаги.

К таким языковым формулам, закрепленным за одной грамматической падежной формой, относятся: в подтверждении (чего?) нашей договоренности, в порядке оказания (чего?) помощи, согласно (чему?) принятому ранее решению, исходя из (чего?) имеющейся потребности, в соответствии с (чем?) письмом заказчика и др. Наряду с канцеляризмами-фразеологизмами (принять во внимание, принять к сведению, поставить на голосование, довести до сведения и т.п.) такие словосочетания создают жесткий текстовой каркас, проявляющийся во взаимообусловленности текстовых частей и фрагментов предложения.

Кроме языковых моделей, отражающих те или иные ситуации делового общения, существуют также устойчивые обороты речи, прочно закрепившиеся за официально-деловым стилем: наилучший результат...; наименее сложный...; наиболее важный...; произвести проверку...; создать необходимые условия...; руководтво считает возможным...; организация не возражает...; обеспечить выполнение...; оптимальное решение...; вероятные сроки...; подтвердить получение...; сообщить данные...; подготовить к отправке...; в сложившихся обстоятельствах...; в дополнение к вышеуказанному... и т. д.

К грамматическим нормам делового стиля также относят унификацию грамматической структуры словосочетания и словоформы. Выбранный вариант закрепляется как эталонный за каждой композиционной частью текста.

Например, в тексте приказа каждый пункт начинается с указания адресата в дательном падеже - «кому?», а затем «что исполнить?»: Начальнику финансового отдела Бодряковой М. С. начислить премию Большову С. Д. в размере оклада за работу в выходные дни в период с 10.01.06 г. по 10.02.06 г.

Главному менеджеру редакционно-издательского отдела Чеснову Д. Г. подготовить к выпуску рекламный материал

Грамотность - это одно из важнейших качеств деловой речи, обусловливающее эффективность делового общения. Грамотность подразумевает не только знание правил словоупотребления, грамматической сочетаемости, моделей предложения, но и разграничение сфер использования языка. Современный русский язык обладает большим количеством вариантных форм. Одни преобладают в книжно-письменных стилях речи, другие - в разговорно-бытовой речи. В официально-деловом стиле используются формы кодифицированной письменной речи, так как только соблюдение их может обеспечить точность передачи информации.

Однако существует масса ошибок из-за неправильного выбора формы слова, нарушения в структуре словосочетания, предложения. Одной из самых распространенных ошибок является использование в письменной речи разговорных форм мн. ч. существительных на -а /-я вместо нормативных на -ы /-и. Так, в разговорной речи люди говорят договора, инструктора, корректора и др. Тогда как при составлении делового письма необходимо использовать иные формы данных слов: договоры, инструкторы, корректоры. Особо нужно сказать о форме «договор - договора». Эта грамматическая норма связана с ударением, которое в разговорном варианте обязательно падает на первый слог. На практике же мы часто встречаемся со смешением форм «договор» и «договора», что противоречит всякой логике. Нередко наблюдается колебание при выборе нужной формы мн. ч. существительных в родительном падеже: килограммов/килограмм. С

Следует помнить, что форму с нулевым окончанием имеет следующая группа существительных:

• названия воинских групп (солдат, кадет, партизан);
• названия парных предметов - ботинок, сапог, чулок (но носков);
• названия национальностей, территориальной принадлежности (армян, башкир англичан, болгар южан, киевлян);
• названия единиц измерения (ампер, вольт, ватт, аршин, микрон, рентген, нограммов, килограммов).

Наиболее велико число синтаксических особенностей деловой речи. Это связано с наличием набора готовых синтаксических конструкций, представляющих собой отработанные конструктивные средства для выражения стандартных элементов смысла. Можно выделить ряд моделей синтаксических конструкций и вариантов их реализации, например: Доводим до Вашего сведения или Напоминаем, что..., Просим + инфинитив; Направляем или Гарантируем + дополнение в винительном падеже.

Следует помнить о синтаксических особенностях построения словосочетаний. Так, большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов. Например: контроль - возлагается; приказ - издается; цена - устанавливается; задолженность - погашается; счет - выставляется (оплачивается); рекламация (претензия) - предъявляется; платеж - производится; оплата - производится (гарантируется); порицание - выносится; должностные оклады - устанавливаются; договоренность - достигается; кредит выделяется и т. п. - глагольные сочетания; цены - низкие, высокие; доводы - веские; скидки - значительные, незначительные; необходимость - настоятельная; сотрудничество - взаимовыгодное, плодотворное, успешное; расчеты - предварительные, окончательные; рентабельность - высокая, низкая и т. п. - именные сочетания.

При написании делового письма предпочтение отдается страдательным конструкциям, нежели действительным. Например: не мы выполним, а нами будет выполнено; не Вы предлагаете, а Вами предложено. Страдательный залог, как правило, используется при необходимости подчеркнуть факт совершения действия (оплата гарантируется, предложение одобрено). Однако для придания тексту большей убедительности, а также в случае, когда необходимо указать конкретное лицо или организацию как субъект юридической ответственности, более предпочтительной является форма действительного залога (Завод «Металлист» срывает поставку сырья; Руководитель кооператива не обеспечил технику безопасности и т. п.).

В деловой письменной речи преобладают простые предложения. Такие предложения содержат достаточно большой объем информации и рассчитаны на повторное прочтение. Предложение в деловой письменной речи часто осложняется однородными членами, причастными и деепричастными оборотами. Оно может занимать (особенно в приказах, постановлениях, распоряжениях) целый абзац, а иногда - страницу.

Активно используются пассивные конструкции, как и в научной речи, большое место занимают сложноподчиненные предложения с придаточным условием:

«Порядок ведения заседания и исследования дополнительных доказательств, если они были представлены в апелляционную инстанцию, определяется председательствующим. По общему правилу вначале заслушиваются объяснения лиц, участвующих в деле, и их представителей. Сначала выступает лицо, подавшее апелляционную жалобу, и его представитель. В случае обжалования решения обеим сторонам первым выступает истец» (Хозяйство и право. 1997. № 1).

Строгая логика и точность изложения определяют последовательность действий в представленной ситуации. Данный текст исполняет роль регламента и устанавливает порядок процедуры рассмотрения апелляционной жалобы. Не меньшее внимание уделяется порядку слов в предложении. В деловой речи преобладает прямой порядок следования главных членов предложения - подлежащее - сказуемое (приказ издается); вынесение обстоятельства или дополнения на первое место служит их подчеркиванию; место согласованного определения - перед определяемым словом (кредитные отношения), а несогласованного - после определяемого слова (актуальный вопрос, оптовый рынок; вопрос первостепенного значения, рынок оптовой продукции); место обстоятельства степени - перед прилагательным, а дополнения - после него; место дополнения - после глагола, в порядке «прямое - косвенное» (передать + что + кому); место обстоятельства образа действия (наречий на -о, -е), меры и степени, причины и цели - перед глаголом-сказуемым (если на них не падает логическое ударение), а обстоятельств образа действия, выраженных иначе, - позади глагола.

В безличных предложениях и пассивных конструкциях первую позицию вместо подлежащего занимает, как правило, второстепенный член предложения. Например: По счету принято сто пятьдесят единиц готовой продукции. С порядком слов связаны и отдельные текстовые формулы, например, последовательность расположения «волеизъявление пишущего + формулировка поручения + срок».

Например: Приказываю Иванову Т. Л. представить отчет 01.05.07.

К синтаксическим особенностям можно отнести и специальное посторенние текста - имеется ввиду рубрикация. Она связана с делением текста на пункты и подпункты. Обычно такое строение документа используется при составлении договоров, соглашений, контрактов. В зависимости от сложности деления выбирается одно-, двух- или трехзначное обозначение пункта или подпункта (1.1; 1.1.1; 1.2; 1.1.2).

Выбор варианта нумерации зависит от содержания текста, его объема, состава, композиционной структуры. В простых текстах используются однотипные знаки - арабские цифры или буквы. Тексты сложной организации требуют обозначения частей различными средствами.

Более крупные по сравнению с абзацами рубрики (часть, раздел, глава, параграф) обозначаются римскими или арабскими цифрами и именуются.

Например:
1. Общие положения.
2. Обязанности.
3. Права.

При разделении текста на рубрики каждая составная часть, соответствующая понятиям пункта и подпункта, получает свой номер (используются арабские цифры), после которого ставится точка. Номер каждой составной части включает все номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления.

Например:

1. Общие положения.

1.1. Лицо, ответственное за пожарную безопасность, назначается и освобождается приказом Генерального директора.

1.2. Лицо, ответственное за пожарную безопасность, подчиняется непосредственно Генеральному директору.

При дальнейшем дроблении текста на подпункты количество знаков, обозначающих нумерацию, будет увеличиваться: 1.1.1. 1.1.2. 1.1.3. 2.1.1. 2.1.2. 2.1.3.

Заголовки и подзаголовки пунктов придают деловым текстам подчеркнуто логический, аналитический характер. Заглавие документа - неотъемлемая часть любого делового письма, которая говорит о характере или тематике документа (Приказ, Должностная инструкция, Договор, Распоряжение и т.д.). Заголовок документа несет основную смысловую нагрузку.

Только в деловой переписке не указывается название документа. Заголовок должен быть кратким и не должен превышать двух строк. В деловых письмах содержательный заголовок выносится не всегда. В ряде этикетных деловых писем и в письмах информационного характера заголовок не используется.

Однако он совершенно необходим в коммерческой переписке:
О доставке товара.
О поставке груза.
Об оплате счета.

Функционально заголовок представляет собой очень важную часть текста, которая значительно облегчает работу с документами: сортировку, обработку и переадресацию в случае необходимости.

С точки зрения набора реквизитов весь текст документа делится на следующие части:

• заголовочная часть документа: адрес фирмы (улица, дом, город, индекс, номер телефона и факса), вид документа (указывается не во всех документах), дата;
• основная часть документа: заголовок (располагается после реквизитов «дата» и «индекс документа» слева), непосредственно текст документа, приложение;
• оформляющая часть документа: должность и фамилия автора, его служебный телефон, подпись, печать (не всегда).

Требования к оформлению реквизитов изложены в ГОСТе 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Они распространяются на все типы документов.

Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Их состав зависит от назначения документа. Так, в официальных письмах не указывается наименование вида документа. Во всех остальных документах название указывается.

Например: Договор, Приказ, Указ и др. Деловые письма обычно пишутся на бланках.

Бланк - это фирменный лист бумаги, на котором, как правило, уже указаны реквизиты предприятия. Все остальные данные впечатываются в бланк машинописным способом и располагаются в определенном порядке. Существует два типа бланков писем организации - угловые и продольные. Они различаются расположением реквизитов, предваряющих текст письма.

Лексический состав текстов официально-делового стиля имеет свои особенности. Во-первых, это точность словоупотребления, т.е. использование слов согласно их значениям.

Слово в тексте документа должно употребляться только в одном значении, не допускающем никаких инотолкований и двусмысленностей. И, во-вторых, это использование специальной терминологии, характерной для делового стиля. Так, в текстах данного стиля используются слова и словосочетания, которые имеют ярко выраженную функционально-стилистическую окраску, например истец, ответчик, протокол, должностная инструкция, заключение под стражу, поставка, удостоверение личности, научный
сотрудник и др., среди них значительное количество профессиональных терминов. Многие глаголы содержат тему предписания или долженствования: запретить, разрешить, постановить, обязать, назначить и проч. Следует заметить, что в официально-деловой речи наблюдается самый высокий процент употребления инфинитива среди согласных форм. Это также связано с императивным характером официально-деловых текстов.

Рассмотрим пример:
«При изучении любого международного соглашения, а в особенности соглашения об устранения двойного налогообложения, прежде всего, необходимо четко определить сферу его действия в двух аспектах:

• налоги, на которые распространяется действие соглашения;
• территории, на которые распространяется действие соглашения». (Консультант. 1997. № 24).

В данном примере можно найти следующие особенности деловой лексики: слова и словосочетания с официально-правовой окраской (международное соглашение, двойное налогообложение, налоги); выражающее долженствование словосочетание необходимость определить; а также можно выделить такие черты делового текста, как строгость выражения мысли, беспристрастная констатация, полная безличность изложения.

Использование специфических терминов накладывает на автора дополнительные обязательства. Автору необходимо следить за тем, чтобы термин был понятен не только ему, но и адресату. Если термин является малоупотребительным и его значение может быть непонятным, следует прибегнуть к одному из предлагаемых способов:

• дать официальное определение термина, например: факторинг - продажа права на взыскание долгов;
• уточнить, расширить содержание термина словами нейтральной лексики, например: ... невыполнение договора вызвано
  форсмажорными обстоятельствами (ливневыми дождями размыло пути сообщения с заводом);
• убрать термин и заменить его общепонятным словом или выражением.

Восприятие текста также может затруднить неоправданное использование заимствованных слов. Наиболее типичная ошибка - немотивированное употребление иноязычных слов вместо уже существующих для обозначения понятий привычных слов, например: апеллировать вместо обращаться; паблисити (PR) вместо реклама, прерогативы вместо исключительное право; эксклюзивный вместо исключительный и т.п.

В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы). В деловом письме следует писать не при сем направляем, а направляем; не сего года, а этого года (текущего года); не настоящим сообщаем, а сообщаем, не настоящим акт составлен, а акт составлен; не каковой, а который; не вышепоименованный, а указанный выше.

Для делового языка характерны сложные слова, образованные от двух и более слов: квартиросъемщик, работодатель, материальнотехнический, ремонтно-эксплуатационный, вышеуказанный, нижепоименованный и т. п. Образование таких слов объясняется стремлением делового языка к точности передачи смысла и однозначности толкования. Этой же цели служат словосочетания «неидиоматического» характера, например высшее учебное заведение, налоговая декларация, акционерное общество, жилищный кооператив и др. Однотипность подобных словосочетаний и их высокая повторяемость приводит к клишированности используемых языковых средств, что придает текстам официально-делового стиля стандартизованный характер.
Для официального документа важна юридическая сущность, поэтому предпочтение отдается родовым понятиям, например, прибыть (приехать, прилететь, прийти и т.д.), транспортное средство (автобус, самолет, «Жигули» и т.д.), населенный пункт (деревня, город, село и т.д.) и др. Если в тексте надо упомянуть имя человека, то для этого используются имена существительные, обозначающие лицо по признаку, обусловленному каким-либо отношением или действием (патологоанатом Антипов Т.Н., свидетель Столяров Т.П., ректор университета Сергеева Е.И. и т. п.).

Используя в деловом письме какие-либо прилагательные, следует учитывать особенности фразеологии, сложившейся в официально-деловой речи. При употреблении сравнительной степени предпочтительней сложная форма: менее важный, более сложный (а не важнейший, сложнейший). При выражении превосходной степени наиболее употребительна форма с приставкой: наибольший эффект, наименьший результат или сочетание положительной степени с наречием «наиболее»: наиболее важный.

К терминам официально-делового стиля относят также большой пласт номенклатурной лексики, которая довольно часто фигурирует в деловых письмах.

К такой лексике принадлежат:

• номенклатура должностей (генеральный директор, менеджер по рекламе, финансовый директор и др.);
• номенклатура наименований (ООО «ВЕК», ИП Мельников, ФСБ, ЧОП «Дружба» и др.);
• номенклатура товаров (бензин Л-76, станки с ЧПУ, ЗИЛ-130 и др.).

К стандартным аспектам языка деловой письменной речи относится унификация сокращений, наиболее часто используемых в деловых письмах. Сокращаются слова, словосочетания, характеризующиеся высокой частотностью употребления, а также термины, названия организаций, известные правовые акты, своды законов, текстовые обозначения и т.д. Все сокращения, используемые в текстах документов, подчиняются определенным правилам:

• на протяжении всего документа сокращения должны быть одинаковыми. Нельзя сокращать одно и то же слово или словосочетание по-разному или писать его в одном месте полностью, а в другом сокращенно;
• не допустимо применять сокращение в тексте, если оно может повлечь за собой инотолкование, двусмысленность в восприятии фразы; нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения;
• нельзя сокращать слова до одной буквы, кроме случаев традиционных текстовых сокращений. Например: г. (год), г. (город), л. (лист, листы), с. (село), р. (река), п. (пункт) и др. Также к официально-деловой терминологии можно отнести различные аббревиатуры. В деловых текстах используют всевозможные сокращения номенклатурных знаков различного свойства.
• названия известных правовых актов: УГ (Уголовный кодекс), ГК (Гражданский кодекс);
• наименования организаций: МВФ (Международный валютный фонд), ЦБР (Центральный банк России);
• названия, указывающие на форму собственности предприятия, входящие в качестве классификатора в названия предприятий: ООО (Общество с ограниченной ответственностью), ОАО (Открытое акционерное общество);
• названия должностей: ИО - исполняющий обязанности;
• названия технических приборов: АСУ (автоматическая система управления), КПД (коэффициент полезного действия.).

Кроме профессиональных терминов в деловых письмах часто используется так называемая процедурная лексика. Это лексика с обобщенным значением, которая в тексте документа представляет конкретное действие, предмет или признак в официально-правовой интерпретации. Так, в деловой речи применяются следующие общие выражения: нарушение трудовой дисциплины (это может быть опоздание, прогул, явка на работу в нетрезвом виде и т.д.), срыв графика поставок (задержка в пути, несвоевременная отгрузка товара и т.д.), нести ответственность (подвергаться в случае нарушений штрафам, материальным взысканиям, уголовному преследованию и т.д.). К процедурной лексике можно отнести и некоторые обобщенные понятия: предприятие (фирма, концерн, холдинг, картель, синдикат), товар (консервы, термосы, автомобили, обувь и т.д.).

Термины, процедурная лексика и номенклатурная лексика составляют основную стилеобразующую лексику языка документов. Они используются параллельно в тексте документов, дополняя друг друга (в договорах обычно применяются термины и процедурная лексика, в приложениях к договорам - номенклатурная лексика).

Как уже упоминалось, важнейшей особенностью деловой лексики является то, что слово в тексте необходимо использовать только в одном возможном значении. Однозначность контекстного употребления обусловлена тематикой документа. Однако незнание или неточное знание лексического значения слов влечет за собой массу ошибок, которые затрудняют восприятие текста документа или даже искажают его смысл.

Одной из самых распространенных ошибок является не различие слов-паронимов (близкие по звучанию, но различающиеся по значению слова). К таким словам относятся: гарантийный - гарантированный, представить - предоставить, эффектный - эффективный, проводить - производить, экономный - экономичный, страховщик - страхователь и т.д.

Например, следует различать:

• гарантированный отдых (обеспеченный чем-либо) - гарантийный талон (служащий гарантией);
• представить коллективу нового сотрудника (предъявить, показать) - предоставить справку (отдать что-либо в пользование,
  распоряжение);
• проводить митинг (осуществлять что-либо) - производить консервы (вырабатывать, изготавливать что-либо).

Неумение использовать слова-синонимы также может привести к смысловым нарушениям в текстах документов. Например, слова построить (стилистически нейтральное), возвести (стилистическая окраска «высокое»), соорудить (создать нечто технически сложное); воздвигнуть (построить что-либо значительное; высокое) различаются стилистическими окрасками, оттенками значений и, как следствие этого, имеют разную сочетаемость. Следует писать - соорудить спортивную площадку, воздвигнуть памятник, построить дом. Неправильное написание: воздвигнуть гараж, построить дворец, соорудить башню.

Приведенные примеры ошибок далеко не единственные промахи, которые допускают составители деловых писем. Такие ошибки, как неправильный порядок слов в предложении, смещение структуры простого и сложного предложения, неумение использовать причастные и деепричастные обороты, нарушение лексических норм в устойчивых и терминированных словосочетаниях, тавтология и многие др., зачастую приводят к негативным последствиям, т.е. к затруднению восприятия документа, а в худшем случае к неверному толкованию смысла изложенной информации.

Таким образом, становится ясно какую колоссальную роль играют языковые нормы при составлении деловых документов. Невнимание к основным нормам приводит сегодня к «загрязнению» официально-делового языка, который имеет или имел вековые традиции.

В письменном деловом общении большую роль играет деловой этикет, который является важнейшим инструментом в достижении коммуникативной цели. Деловой этикет проявляется в форме и содержании документов и, прежде всего, в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, способах аргументации, формулировке поручений и др. В деловой переписке использование этикетных средств также носит регламентированный характер.

Важным элементом делового письма является обращение к адресату. Привлечь его внимание и главное заинтересовать - основная задача обращения. Обращение - обязательный элемент коммерческой переписки. В последнее время оно нередко используется и в служебной переписке, если ситуация требует обратиться непосредственно к должностному лицу.

Уважаемый господин...(фамилия)!
Уважаемая госпожа... (фамилия)!
Уважаемые господа!

Приведенные примеры являются наиболее общими формулами обращения. Однако существуют некоторые нюансы, которые следует учитывать при обращении к деловому партнеру:его служебное положение, сфера деятельности, степень личного знакомства.

Существуют негласные правила делового этикета, которые необходимо соблюдать в деловой переписке. К таким правилам можно отнести следующие аспекты:

• при формулировке просьб, запросов, предложений, мнений и т.п. обычно используют форму выражения от первого лица множественного числа: Представляем на рассмотрение и утверждение новый законопроект... Предлагаем Вашему вниманию новую книгу Воронцовой Д.Л. «Окно» ...
  Просим сообщить о возможности приобретения торгового оборудования...;
• в письмах конфиденциального содержания и в документах, оформленных на бланках должностных лиц, используется формула обращения от первого лица единственного числа: прошу, предлагаю, приглашаю;
• нельзя начинать письмо словами отказа. Более вежливо сначала изложить мотивы принятого решения (Наша фирма вынуждена отказаться от сотрудничества в связи с завышенными ценами на продукцию, что делает невыгодной ее реализацию в нашем регионе);
• не рекомендуется намекать деловому партнеру на его невнимательность и навязывать ему заранее спланированный исход какого-либо вопроса (Прошу внимательно рассмотреть данное предложение…; Надеемся на благоприятный исход нашего дела…);
• если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна
  быть заключительная формула вежливости: С уважением;
• не тактично употреблять в письмах слова «срочно», «незамедлительно» тем самым, подталкивая адресата к спешке в принятии решения. Более приемлемыми могут быть выражения: Прошу Вас ответить до такого-то числа; Убедительно просим сразу же сообщить о своем решении.

Составление делового документа - задача не из легких. Это труд, предполагающий достаточно высокий уровень языковой компетентности. Невозможно написать деловое письмо, не зная текстовых и языковых норм официально-делового стиля. Для того, чтобы уметь грамотно составлять официальные документы, надо как можно больше практиковаться в написании деловых писем, а главное, необходимо учиться и еще раз учиться этому нелегкому искусству.

Список используемых материалов:

Колтунова М.В. Деловое письмо. Что нужно знать составителю. М., 1999.

Рогожин М.Ю. Документы делового общения. М., 1999.

Теппер Р. Как овладеть искусством делового письма. 250 писем и записок в помощь менеджеру. М., 1994.

Статья подготовлена при содействии агентства деловой литературы «АЙ ПИ ЭР МЕДИА»

Введение

Русский литературный язык - это нормированная и кодифицированная форма существования русского языка.

Норма - это оценка носителями языка тех или иных фактов в качестве правильных или неправильных, допустимых или недопустимых, уместных или неуместных.

Система норм литературного языка является общеобязательной, кодифицированной (закрепленной). В эту систему входят частные нормы: произношения; словоупотребления; написания; формообразования; правильные; образцовые. При этом литературные нормы осознаются как обязательные.

Для понятия делового стиля и конструирования заданного текста необходимо иметь представление о функциональных стилях (типах) русского языка, так как он выполняет определенную функцию в речи, которая обусловлена как лингвистическими факторами, т.е. совокупностью стилистически значимых языковых средств, так и экстралингвистическими (не языковыми) факторами общения.

Языковой стиль характеризуется «совокупностью признаков, часть из которых своеобразно, по-своему, повторяется в других стилях, но определённое сочетание которых отличает один языковой стиль от другого». Маслов В.Г. Культура русской речи. Уч. Пос. / В.Г.Маслов. - М.: Флинта, 2010. - С.14. Так, разговорный стиль используется в обыденной речи, в беседе, в непринужденной обстановке. В книжной речи используются: научный стиль; публицистический стиль; деловой стиль; художественный стиль.

Необходимо отметить, что существует тесная спаянность использования того или иного стиля и ситуации общения, типа мышления (логико-понятийный, познавательно-оценивающий, информационный, эмоциональный), содержания речи и цели (сообщение информации, воздействие и т.д.), не допускающая возможности свободного выбора стиля. А несоответствие стиля ситуации, типу мышления, содержания речи и ее цели используется поэтому в пародиях.

Все сказанное свидетельствует об актуальности изучения современного русского литературного языка и его норм.

Цель данной работы: кратко охарактеризовать текстовые нормы официально-делового стиля.

литературный деловой дипломатический язык

Общая характеристика официально-делового стиля

Деловой стиль - это совокупность языковых средств, функция которых - обслуживание сферы официально-деловых отношений, т.е. отношений, возникающих между органами государства, между организациями или внутри них, между организациями и частными лицами в процессе их производственной, хозяйственной, юридической деятельности. Культура русской речи. Учебник для вузов / Под ред. проф. Л.К.Граудиной и проф. Е.Н.Ширяева. - М.: ИНФРА-М, 2000. - С.216. Основная форма реализации делового стиля - письменная.

Важнейшие функции этого стиля - сообщение и воздействие - реализуются в таких официальных документах, как законы, постановления, указы, приказы, договоры, соглашения, деловая переписка, заявления, расписка и др. Этот стиль называют еще административным, так как он обслуживает сферу официальных, деловых отношений, область права и государственной политики. Другое его название - деловая речь - свидетельствует о том, что этот стиль - самый древний из книжных стилей, его истоки - в деловой речи эпохи Киевского государства, в котором юридические документы (договоры, «Русская правда», различные грамоты) создавались уже в Х веке.

Это стиль документов: международных договоров, государственных актов, юридических законов, постановлений, уставов, инструкций, служебной переписки, деловых бумаг и т.д. Таким образом, сфера применения деловой речи может быть в принципе представлена как широкая сеть актуальных официально-деловых ситуаций и как набор соответствующих жанров документов. Соотношение «официально-деловая ситуация - соответствующий жанр документа» означает, что содержание документа покрывает множество реальных деловых обстоятельств, соответствуя не отдельному обстоятельству, а целому их типу - ситуации. Вследствие этого форма и язык документов в официально-деловом стиле выступают как стандартизованные (соответствующие единому образцу), и само требование стандартизации пронизывают всю сферу деловой речи.

Среди стилей языка официально-деловой стиль выделяется своей относительной устойчивостью и замкнутостью. С течением времени он, естественно, подвергается некоторым изменениям, вызванным характером самого содержания. Но многие его черты, исторически сложившиеся жанры, специфическая лексика, фразеология, синтаксические обороты придают ему в целом консервативный характер. Типичной чертой официально-делового стиля является наличие в нем многочисленных речевых стандартов - клише. Петроченко В.И. Русский язык и культура речи. Учебно-методический комплекс / В.И.Петроченко. - Красноярск: КГПУ им. В.П.Астафьева, 2007. - С.130-135. Если в других стилях шаблонизированные обороты нередко выступают как стилистический недостаток, то в официально-деловом стиле в большинстве случаев они воспринимаются как вполне естественная его принадлежность.

Многие виды деловых документов имеют общепринятые формы изложения и расположения материала. Не случайно в деловой практике используются готовые бланки, которые нужно только заполнять. Даже конверты принято надписывать в определенном порядке (различном в разных странах, но твердо установленном в каждой из них), и это имеет свое преимущество и для пишущих, и для почтовых работников.

Сказанное определяет и требование однозначности, характерное для деловой речи. Это требование предопределяет использование в деловой речи терминов (близких к однозначным) специальных средств языка; таковы, например: постановление, резолюция - в канцелярском подстиле, истец, ответчик - в юридическом подстиле, свидетельствовать кому-либо свое глубокое уважение - в дипломатическом. По той же причине характерно стремление не употреблять в деловых текстах лично-указательные местоимения он (она, оно, они), поскольку их использование в контексте - при наличии в нем более одного существительного того же рода - может противоречить требованиям точности и ясности изложения.

В целом же, несмотря на различия в содержании и разнообразие жанров, официально-деловой стиль характеризуется рядом общих черт: Культура русской речи. Учебник для вузов / Под ред. проф. Л.К.Граудиной и проф. Е.Н.Ширяева. - М.: ИНФРА-М, 2000. - С.219.

1) сжатость, компактность изложения, «экономное» использование языковых средств;

2) стандартное расположение материала, нередкая обязательность формы (удостоверение личности, различного рода дипломы, свидетельства о рождении и браке, денежные документы и т.д.), употребление присущих этому стилю клише;

3) широкое использование терминологии, номенклатурных наименований (юридических, дипломатических, военных, административных и др.), наличие особой лексики и фразеологии (официальной, канцелярской), включение в текст сложносокращенных слов, в частности аббревиатур;

4) частое употребление отглагольных существительных, отыменных предлогов (на основании, в отношении, в соответствии с, в деле, в силу, в целях, за счёт, по линии и др.), сложных союзов (вследствие того что, ввиду того что, в связи с тем что, в силу того что и др.), а также устойчивых словосочетаний, служащих для связи частей сложного предложения (на случай, если...; на том основании, что...; по той причине, что...; с тем условием, что...; таким образом, что...; то обстоятельство, что...; тот факт, что... и т.п.);

5) повествовательный характер изложения, использование номинативных предложений с перечислением;

6) прямой порядок слов в предложении как преобладающий принцип его конструирования;

7) тенденция к употреблению сложных предложений, отражающих логическое подчинение одних фактов другим;

8) почти полное отсутствие эмоционально-экспрессивных речевых средств;

9) слабая индивидуализация стиля.

Перечисленные отличительные языковые черты делового стиля (стилистические, лексические, морфологические, синтаксические) органически вписываются в письменную сферу употребления этого стиля, в свойственные ему жанры документации.

В следующей главе рассмотрим текстовые нормы официально-делового стиля.

Все мы так или иначе, чаще или реже сталкиваемся в своей жизненной практике с необходимостью подать заявление, соста­вить доверенность и т. п. Но при этом каждый раз мы, как правило, наталкиваемся на трудности, связанные со знанием (или, вернее, незнанием) формы документа. Таким образом, выясняется, что со­держание культуры речи применительно к деловому общению не может быть ограничено лишь рамками лингвистики, это вопрос не только подбора языковых средств, но и еще чего-то большего.

Вспомним то, что говорилось в предыдущем параграфе: официально-деловой стиль обслуживает нашу деятельность в сфере официальных (официаль­но-деловых) отношений. Так вот, начало наших затруднений отно­сится не к той стадии, когда мы уже трудимся над составлением самого текста документа, а к более раннему моменту, когда нам надо принять решение о необходимости составления того или иного документа. Иначе говоря, первое наше действие в этом плане - мыслительное - лежит в экстралингвистической (внеязыковой) сфере. Попробуем представить себе схему внутренней работы, про­делываемой каждым в плане составления какого-либо документа.

1. Пишущий (пока еще будущий пишущий), оказываясь свя­занным со сферой официально-деловых отношений, сталкиваясь с какими-либо обстоятельствами в сфере деловых отношений, преж­де всего должен дать себе достаточно ясный отчет о характере сло­жившейся официально-деловой ситуации. Эта ситуация и диктует выбор соответствующего документа: если вам необходимо о чем-то просить какую-либо организацию (руководство этой организации), нужный документ оказывается заявлением; если вы проделали для этой организации какую-то работу и хотите, чтобы вам ее оплати­ли, это будет счет и т. д. Итак, первый этап в деятельности пишу­щего в сфере делового общения: уяснение характера официально-деловой ситуации и выбор в соответствии с ней жанрадокумента.

2. Выбор жанра документа обусловливает необходимость зна­ния формы (схемы) соответствующего документа. Предполагается (в идеале), что пишущему она знакома (в силу его профессиональной подготовки, из какого-либо справочника или благодаря тому, что кто-то подсказал нужный ему образец). А вы­брав соответствующий ситуации жанр документа, он выбрал тем самым и единственно возможную в данном случае форму докумен­та. Что же такое форма документа?

Всякий документ может быть рассмотрен как ряд или сумма постоянных элементов содержания (их называют реквизитами). Это могут быть следующие данные: 1) об адресате (кому адресо­ван документ?); 2) об адресанте (кто является автором докумен­та - заявителем, просителем и т. д.?); 3) наименование жанра документа (в некоторых документах название обязательно, ска­жем: Заявление, Докладная записка, Доверенность, а в некоторых оно не ставится, например в деловых письмах); 4) опись докумен­тальных приложений (если они имеются); 5) дата; 6) подпись ав­тора документа и др. (Наиболее полную характеристику реквизи­тов можно найти в работах: - 22 реквизита и - 31 реквизит.) Следовательно, под формой документа понимаются сумма его реквизитов и содержательно-компози­ционная схема - их взаимосвязь, последовательность и располо­жение. И только теперь, когда выбран жанр документа, а тем са­мым и его форма, возникает проблема языкового наполнения до­кумента (см. об этом: § 30).

Итак, схема обусловленности выбора в осуществлении реализа­ции деловой речи такова: типовая официально-деловая ситуация -> жанр документа -> форма документа -> языковое наполнение до­кумента.

Приведем схемы организации текста некоторых наиболее рас­пространенных в нашей жизненной практике документов. Первый из них - заявление. Составные части этого вида документов в их последовательности повторяют приведенный уже нами список реквизитов: (1) наименование адресата; (2) наименование адресан­та (заявителя); (3) наименование документа. Далее следуют: (4) формулировка просьбы (жалобы, предложения) и по возможности краткой, но исчерпывающей аргументации; (5) дата и (6) подпись. Схема расположения реквизитов заявления:

Например:

Начальнику отдела доставки

почтового отделения 127018

Мельниковой А. Н.

Петрова Бориса Ивановича,

проживающего по адресу:

1-й Стрелецкий переулок,

дом 3, кв. 119, телефон......

10.06.96 Петров

Другой распространенный жанр документа, с которым нам приходится иметь дело, - доверенность: поручение кому-либо определенных действий, передача определенных прав дове­рителя. Реквизиты доверенности: (1) наименование документа; (2) на­именование доверителя (фамилия, имя, отчество, должность или адрес); (3) точное и исчерпывающее определение круга доверяе­мых полномочий или прав; (4) наименование доверенного лица (фа­милия, имя, отчество, должность или адрес); (5) дата; (6) подпись. При этом доверенность получает юридическую силу только тогда, когда (7) подпись доверителя заверена какой-либо организацией - подписью должностного лица и печатью организации. Схема распо­ложения реквизитов доверенности:

Например:

ДОВЕРЕННОСТЬ

Я, Куликова Пелагея Михайловна, проживающая по адресу: ул. Чернышевского, дом 3, квартира 12, доверяю Шашковой Алек­сандре Ивановне, проживающей по адресу: ул. Чернышевского, дом 3, квартира 19, паспорт (серия, номер, выдан...) получить причи­тающуюся мне за ноябрь 1995 года пенсию.

15.10.95 Куликова

Таким образом, в сфере культуры деловой речи действуют - наряду с языковыми нормами или, вернее, до них - нормы текстовые, регламентирующие построение текста документа , а точнее - нормы «совокупности или совокупностей текстов» , обладающих «предрешенной смысловой сеткой отношений» . Здесь такие текстовые нормы регулируют закономерности реализации семантико-информационной структуры и правил ли­нейного развертывания схемы жанра документа как особого семи­отического феномена, т. е. определяют семантическую и формаль­ную организацию текста документа и его частей.

Основные различия между текстовыми и языковыми нормами сводятся к следующему: для текстовых норм важны требования к построению определенных типов и частей текста, для языковых норм характерно ограничение возможности употребления языко­вых единиц в контексте документа. Автономность этих двух типов норм доказывается возможностью нормативности одних при нару­шении норм других, ср.: возможность языковых ошибок в правиль­но построенном документе и, напротив, ошибочно построенный до­кумент при общей языковой правильности.

В процессе составления делового текста выбор его жанра иг­рает роль пускового механизма, включающего действие конкрет­ных текстовых норм: в речевом сознании пишущего возникает не­кий «образец», или эталон, покрывающий и общую схему текста документа, и его постоянные и переменные элементы, и их порядок и расположение. При этом текстовые нормы документов можно раз­личать по степени жесткости / гибкости организации: в зависи­мости от того, фиксируют ли указанные нормы такие признаки, как (а) набор параметров (реквизитов), (б) их последовательность, (в) их пространственное расположение. Можно отметить по мень­шей мере три степени жесткости текстовых норм.

1. Первый тип текста представляет собой образец-мат­рицу. Он характеризуется фиксированностью всех трех основ­ных параметров организации текста: (а) набора содержательных элементов (реквизитов), (б) их последовательности, (в) их простран­ственного расположения. Здесь имеет место наиболее жесткое ог­раничение на все параметры, наиболее полная унификация доку­ментов, таких, как, например, справка или доверенность. Жесткость организации делает схему особенно прозрачной, ср. приведенную выше схему доверенности.

Известно, что пародия является тонким инструментом пере­дачи сущности любого пародируемого явления. В связи со сказан­ным приведем такую пародию на документ (доверенность) в «За­писных книжках» И. Ильфа:

«Дано сие тому-сему (такому-сякому) в том, что ему разреша­ется то да сё, что подписью и приложением печати удостоверяется.

За такого-то.

За сякого-то.

Учреждение «Аз есмь».

Для образца-матрицы существенной является фиксированная организация постоянных элементов содержания в таких типах текс­тов, как готовые бланки справки или анкеты: в них на первый план выступает роль пробелов для обозначения переменных элементов в тексте. Иначе говоря, составление таких документов пишущим резко ограничивает его свободу: ему в принципе прихо­дится не сочинять текст документа, а отвечать на вопросы (как в анкете) или заполнять графы (как в справке или, в менее явном виде, в доверенности). И с точки зрения трудности составления документа образцы-матрицы требуют от пишущего минимума уси­лий, постоянно прямо указывая на то, что и где он должен писать.

Такая жесткость организации текста (и соответственно пере­вес постоянных элементов текста над переменными) может приво­дить к дифференциации подобных документов по так называемым ключевым словам. См., например, сказку В. Шукшина «До третьих петухов», где черт пытается выяснить у Ивана, какая же справка тому нужна:

А какую справку, Ваня? Они разные бывают... Есть о нали­чии, есть об отсутствии, есть «в том, что», есть «так как», есть «в виду того, что» - разные, понимаешь? Какую именно тебе сказали принести?

Что я умный...

Не понимаю. Диплом, что ли?

Справку.

Но их сотни, справок! Есть «в связи с тем, что», есть «не­смотря на то, что» есть...

2. Второй тип текста представляет собой образец-мо­дель. Он демонстрирует больший (по сравнению с образцом-матрицей) уровень гибкости нормы, большую свободу - при фиксированности двух основных параметров текста: (а) набора основ­ных содержательных элементов (реквизитов) и (б) их последова­тельности. Но и здесь форма документа достаточно жестка, см. при­веденную выше схему заявления, с единственным по существу «твор­ческим» реквизитом: (4) формулировка просьбы (или жалобы) и ее аргументации. Эта жесткость и соответственно сила ощущения схемы позволяют пародийно обыграть форму документа, наполняя его в тексте художественного произведения совершенно не свойствен­ным деловой речи материалом. Приведем пример из романа В. Тублина «Доказательства»:

Сюда же, к текстам типа образца-модели, относится большая часть разновидностей деловых писем (подробно они рассматрива­ются в ). Для них, в частности, характерно размещение текста письма на бланке; тем самым оказываются сообщенными такие рек­визиты, как полное и краткое наименование организации-адресан­та, ее почтовый адрес, номер телефона и телефакса, дата подписа­ния и/или отправки документа .

Ужесточение образца-модели может приводить к превраще­нию текста документа в образец-матрицу. Ср., например, принятые во многих учреждениях готовые бланки для заявления об отпуске.

3. Третий тип текста представляет собой образец-схему. Это наименее жесткий тип организации документа, характеризуе­мого только одним параметром (а) фиксированности набора основ­ных элементов содержания (реквизитов), причем чаще всего имеет место употребление реквизита в качестве начального элемента, определяющего сам тип текста. Ср. довольно обычное для детек­тивно-милицейского жанра литературы изображение того, как пи­шется объяснительная записка:

«- А вас, Зоя Геннадьевна, я попрошу все, о чем мы говорили, изложить письменно.

Хорошо. Я сделаю, только как?

Возьмите бумагу, ручку... Так... Прекрасно... В правом углу пишите: «Начальнику ОББ, подполковнику Данилову И. А.» Напи­сали?.. Прекрасно... Далее - от кого... Так... Теперь посредине листа: «Объяснение»... Отлично... «По существу заданных мне вопросов могу сообщить следующее. С гражданкой Валиевой 3. В., проживающей...» Так... Далее - все как было» (Эд. Хруцкий. Четвертый эшелон).

Иначе говоря, характер действия текстовых норм определяет­ся характером организации текста документа. Степень свободы выбора в процессе составления (построения) пишущим текста до­кумента обратно пропорциональна степени фиксированности пара­метров (реквизитов). На одном полюсе здесь предел жесткости ор­ганизации текста - фиксация переменной информации как запол­нение пробела; на другом - предел степени свободы организации текста - обязательность лишь «шапки» документа.