Отправлять в командировку сотрудников порой приходится не только крупным корпорациям, но и представителям малого бизнеса. И, разумеется, расходы на проезд и проживание откомандированного в интересах компании в другой город или даже в другую страну работника оплачивает работодатель. К сожалению, для организаций, применяющих упрощенную систему налогообложения со ставкой 6 %, никаких льгот при расчете единого налога такие затраты не обеспечат. Если же речь идет об «упрощенце» с объектом «доходы минус расходы», то, как и компании на ОСНО, они могут учесть такие затраты при определении налоговой базы.

Общие положения о командировках

Работников каких категорий работодатель вправе направлять в командировку?

Организация вправе направлять в командировку только работников, состоящих в трудовых отношениях с работодателем (в т. ч. совместителей, иностранных работников), за исключением отдельных категорий граждан, а именно:

• беременных женщин (ч. 1 ст. 259 Трудового кодекса РФ);
• работников в период действия ученического договора, за исключением случаев, когда командировка связана с ученичеством (ч. 3 ст. 203 Трудового кодекса РФ);
• работников, которые не достигли 18 лет, исключение — творческие работники и спортсмены;
• инвалидов, если это противоречит их индивидуальной программе реабилитации;
• кандидатов, зарегистрированных на участие в выборах;
• граждан, которые работают на основании гражданско-правовых договоров;
• работников других организаций (например, которые выполняют работы или оказывают услуги по договору аутсорсинга);
• отдельные категории работников, если они не дали на командировку письменного согласия (или если дали такое согласие, но командировки запрещены им медицинским заключением).

Подтверждение: ст. 166 , ч. 2 ст. 287 , ч. 8 ст. 11 Трудового кодекса РФ, п. 2 Положения письмо Минфина России № 03-03-04/1/844 от 19 декабря 2006 г.

Должна ли организация получать письменное согласие работника на направление его в командировку?

Организация должна получать письменное согласие, если в командировку направляются: - женщины, которые имеют детей в возрасте до трех лет; - матери (отцы), воспитывающие детей до пяти лет без супруга (супруги); - работники, которые имеют детей-инвалидов; - работники, которые ухаживают за больными членами семьи (при наличии медицинского заключения).

При этом направить таких работников в командировку (с их письменного согласия) можно, только если это не запрещено им в соответствии с медицинским заключением.

Получая письменное согласие на командировку, работника необходимо письменно уведомить о том, что он вправе отказаться от командирования. Поэтому в данном случае целесообразно оформить единый документ, который будет сочетать в себе и уведомление о возможности отказаться от командирования, и возможность дать согласие. Таким документом может быть уведомление о направлении работника в командировку (см. бланк «Уведомление о направлении в командировку работника, который вправе от нее отказаться »).

Какие гарантии предоставляются командированному работнику?

Работнику, который направлен в командировку, предоставляются предусмотренные трудовым законодательством гарантии, а именно: - сохранение места работы (должности); - сохранение среднего заработка на время нахождения в командировке; - возмещение расходов, связанных с командировкой (расходов на проезд, наем жилья, суточных и др.).

Указанные гарантии распространяются и на совместителей (как внутренних, так и внешних). При этом совместителю средний заработок за время нахождения его в командировке нужно сохранять только у того работодателя, который направил его в командировку. Если же работник направлен в командировку одновременно как по основному месту работы, так и по совместительству, средний заработок нужно сохранять у обоих работодателей. Возмещение расходов по командировке в этом случае распределяется между работодателями по соглашению между ними.

На какой срок организация вправе направлять работника в командировку по России?

Этот срок работодатель определяет самостоятельно с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Срок, на который работник направляется в командировку, нужно указать в командировочных документах, которые подписывает руководитель (или уполномоченное им на это лицо). А именно: - в приказе о направлении работника в командировку; - в командировочном удостоверении; - в служебном задании.

Максимальный срок нахождения работника в командировке по России законодательством не установлен. Исключение — иностранные работники. В отношении них определение максимального срока нахождения в командировке имеет свои особенности (п. 6 ст. 13 Федерального закона № 115-ФЗ от 25 июля 2002 г., приложение к Приказу Минздравсоцразвития России № 564н от 28 июля 2010 г.).

Подтверждение: п. 4 Положения , утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письмо Минфина России № 03-03-06/1/304 от 28 апреля 2010 г.

Оформление командировки

Теперь давайте разберемся, как документально оформляется поездка сотрудника. Как и любое действие или решение в рамках организации, тем более если оно связано с кадрами, командировка требует составления вполне конкретного перечня документов.

Нужно ли оформлять служебную записку при направлении работника в командировку?

Оформлять не нужно, за исключением случаев, когда такая обязанность предусмотрена во внутренних документах работодателя (в частности, в учетной политике) и (или) в локальном нормативном акте работодателя (например, в Положении о служебных командировках).

Форма служебной записки, порядок и случаи ее заполнения законодательством не предусмотрены. Поэтому организация самостоятельно принимает для себя решение, нужно ее оформлять при направлении работника в командировку или нет. Решение о необходимости составления служебной записки следует закрепить в учетной политике организации для целей бухучета и (или) в локальном нормативном акте работодателя (например, в Положении о служебных командировках). Подтверждение: ст. 8 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г. , ч. 2 ст. 5 , ч. 1 ст. 8 Трудового кодекса РФ.

Кроме того, основания и цели направления работника в командировку указываются в приказе (распоряжении) руководителя о направлении работника в командировку и в служебном задании.

Применение унифицированных форм кадровой документации, утвержденных Госкомстатом России, не является обязательным (с учетом ряда особенностей). То есть работодатель вправе самостоятельно разработать формы первичных учетных документов, которые он будет применять. Вместе с тем законодательство не запрещает продолжить применение установленных форм унифицированных первичных документов. В любом случае используемые формы должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.

В зависимости от того, какие формы работодатель решит использовать, он может как определить собственный порядок их заполнения, так и руководствоваться указаниями, которые действуют в отношении унифицированных форм, разработанных Госкомстатом России (если утвердит для применения их). В частности, приказ о направлении работника в командировку можно оформлять по форме № Т-9 или форме № Т-9а (применяется при направлении в командировку двух и более работников одновременно), а служебное задание — по форме № Т-10а и руководствоваться указаниями по их применению и заполнению (Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (№ Т-9, № Т-9а, № Т-10а), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.). Данный документ будет являться подтверждением срока, проведенного в командировке. В нем указываются даты прибытия и отбытия, отметку о которых сотрудник должен проставить непосредственно в той компании, куда его отправил работодатель. Однако данное требование распространяется лишь на командировки в пределах России.

Что понимается под служебным поручением при направлении работника в командировку?

Понимается задание командируемому работнику на выполнение определенной работы (совершение определенных действий) в рамках его трудовой функции, обусловленной трудовым договором и должностной инструкцией, которое дает работодатель. Например, провести переговоры, заключить договор, наладить работу оборудования, взять интервью и т. п. Подтверждение: ч. 1 ст. 166 , ст. 60 Трудового кодекса РФ.

Служебное поручение командируемому работнику должно быть четким и исчерпывающим. Его нужно сформулировать в служебном задании.

В частности, при использовании унифицированной формы служебного задания по форме № Т-10а для формулирования служебного поручения командируемому работнику специально предусмотрены строки в графе 11 этого документа. По возвращении из командировки напротив служебного поручения работник должен написать краткий отчет о его выполнении.

Подтверждение: Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (№ Т-10а) , утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

Как заполнять приказ о направлении работника в командировку?

Заполнять нужно в порядке, установленном для заполнения формы, которая утверждена для этих целей в учетной политике организации. При направлении работника в командировку составляется соответствующий приказ . В частности, при применении унифицированной формы приказа о направлении работника в командировку (формы № Т-9, № Т-9а) ее графы заполняются в соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (№ Т-9, № Т-9а), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

В титульной части приказа по унифицированной форме необходимо привести: - название организации, которая направляет работника (работников) в командировку; - номер и дату составления документа.

В основной части приказа по унифицированной форме нужно указать: - фамилию, имя, отчество и табельный номер работника (работников), которых организация направляет в командировку; - структурное подразделение, в котором работает работник (работники); - должность (специальность, профессию) работника (работников); - место назначения командировки (страну, город, наименование организации); - даты начала и окончания командировки; - срок командировки и ее цель; - источник финансирования расходов, связанных с командировкой (указывается при необходимости); - реквизиты документа, который является основанием для составления приказа (например, служебного задания).

Данный документ заполняет работник кадровой службы (отдела кадров, отдела персонала). Подписывают его: - работник (работники), который направлен в командировку; - руководитель организации (уполномоченное им на это лицо).

По какой форме составлять командировочное удостоверение?

Применение унифицированных форм кадровой документации, утвержденных Госкомстатом России, не является обязательным (с учетом ряда особенностей). То есть работодатель вправе самостоятельно разработать формы первичных учетных документов, которые он будет применять, в том числе командировочное удостоверение. Вместе с тем законодательство не запрещает продолжить применение установленных форм унифицированных первичных документов. В любом случае используемые формы должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.

В зависимости от того, какие формы работодатель решит использовать, он может как определить собственный порядок их заполнения, так и руководствоваться указаниями, действующими в отношении унифицированных форм, разработанных Госкомстатом России (если утвердит их для применения).

Если работодатель примет решение использовать формы, разработанные Госкомстатом России, командировочное удостоверение он должен составить по форме № Т-10 (см. Образец ). Графы унифицированной формы № Т-10 заполняются в соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (№ Т-10), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

Все перечисленные документы важны для кадрового учета. С точки зрения учета налогового для подтверждения расходов по командировке принципиальным является лишь наличие командировочного удостоверения. В случае его отсутствия, то есть при пересечении границы, отметки об этом в загранпаспорте будут являться подтверждением факта поездки. Кроме того, для возможности учесть командировочные выплаты при подсчете налоговой базы необходимо, чтобы сотрудник в течение 3 дней после возвращения составил авансовый отчет с перечислением всех своих расходов, а также с приложением всех документов, подтверждающих оплату проезда, проживания и прочих денежных трат в рамках его командировки.

Допустимые командировочные расходы

Какими документами подтвердить понесенные представительские расходы?

Подтвердить можно документами, которые обоснуют тот или иной вид командировочных расходов: расходы на проезд, проживание, суточные.

Законодательством не определен конкретный перечень подтверждающих документов, которые организация может использовать, чтобы обосновать расходы на командировки работников.

Мнение Минфина России и ФНС России: документами, подтверждающими командировочные расходы работника на проезд и наем помещения, могут быть:

Авансовый отчет, утвержденный руководителем организации;

Командировочное удостоверение;

Документы, свидетельствующие о затратах работника на проезд (в т. ч. документы, подтверждающие расходы на приобретение электронного проездного билета), наем жилого помещения и др. (прилагаемые к авансовому отчету). При этом наличие таких документов, как служебное задание и приказ о направлении работника в командировку, для подтверждения расходов в целях налогообложения прибыли не обязательно. Подтверждение: письма Минфина России № 03-03-06/1/764 от 19 ноября 2009 г., № 03-03-05/169 от 14 сентября 2009 г., ФНС России № МН-22-3/890 от 25 ноября 2009 г.

В связи с тем, что командировочное удостоверение оформляется только при командировках по территории России и в страны СНГ, при направлении работника в загранкомандировку в другие государства в наличии должны быть копии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы (п. , Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.).

Важно! При однодневных командировках командировочное удостоверение также может отсутствовать.

Для обоснования затрат в виде суточных необходимы документы, оформляемые при направлении работника в командировку (в частности, командировочное удостоверение — при длительной командировке по России, странам СНГ). Дополнительно предъявлять различные чеки и квитанции не нужно. № 03-03-06/1/741 от 11 ноября 2011 г. , № 03-03-06/1/206 от 1 апреля 2010 г. , № 03-03-06/1/770 от 24 ноября 2009 г.

По какой форме составлять авансовый отчет при возвращении работника из командировки?

Авансовый отчет является первичным документом, с помощью которого работник (в т. ч. направленный в командировку) подтверждает понесенные им расходы на выданные подотчетные денежные средства (ч. 1 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г., п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.).

Составлять авансовый отчет нужно по форме, утвержденной в учетной политике организации для целей бухучета. Организация вправе составлять данный документ по унифицированной форме № АО-1, утв. Постановлением Госкомстата России № 55 от 1 августа 2001 г. Также можно разработать форму авансового отчета самостоятельно (в т. ч. взяв за основу типовой бланк).

В любом случае применяемые организацией первичные документы должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.

Однако вернемся к командировкам. Трудовым кодексом предусмотрен строгий перечень статей, по которым командированный работник может претендовать на компенсацию.

Это расходы по проезду, найму жилого помещения и суточные. Оплата питания отдельно не производится. Предполагается, что данные траты входят в состав суточных выплат. Помимо данных расходов компания внутренним нормативным документом может утвердить список дополнительных затрат, компенсируемых работникам. Это могут быть, например, услуги связи, Интернет, такси. Так или иначе, при этом должен соблюдаться принцип экономической обоснованности, то есть лицо, находящееся в командировке, должно производить подобные траты лишь для осуществления служебного задания.

Итак, какие расходы компенсировать работнику, направленному в командировку?

Компенсировать нужно расходы, которые связаны со служебной командировкой. В частности, к ним относятся: - расходы на проезд; - расходы на наем жилья; - суточные; - другие расходы, которые работник произвел с согласия работодателя.

Конкретные размеры, а также порядок возмещения командировочных расходов нужно закрепить в коллективном договоре (ином локальном нормативном акте, например Положении о служебных командировках).

Подтверждение: ст. 168 Трудового кодекса РФ .

Трудовое законодательство не устанавливает обязанности оплачивать расходы, связанные со служебной командировкой, всем работникам в одинаковом размере. Размер возмещения определяется исходя из финансовых возможностей организации. Организация-работодатель вправе своим локальным нормативным актом предусмотреть дифференцированный размер данных расходов для работников, занимающих различные должности (например, разный размер расходов для руководителя организации и его заместителей, руководителей структурных подразделений, остальных работников).

Подтверждение: письмо Минтруда России № 14-2-291 от 14 февраля 2013 г. , п. 3 письма Роструда № 164-6-1 от 4 марта 2013 г.

Для определения размера аванса работнику за весь срок командировки нужно учитывать ее продолжительность, которую можно установить на основании командировочных документов. Например, сумму суточных организация может рассчитать на основании командировочного удостоверения.

Подтверждение: п. 11 Положения , утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письмо Минфина России № 03-03-06/1/741 от 11 ноября 2011 г.

Однако в любом случае конкретная сумма аванса по командировке (с учетом указанных особенностей) определяется в общем порядке руководителем организации (п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций).

Принципы налогового учета командировочных

Все утвержденные траты, как уже было сказано, принимаются при наличии подтверждающих документов при расчете налога на прибыль на общей системе налогообложения (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ) и единого налога при «доходно-расходной» УСН (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Принцип учета таких расходов и для тех и для других одинаков за исключением одного момента. Общережимные организации отражают затраты согласно дате утвержденного авансового отчета во всех случаях вне зависимости от источника их оплаты. Организации на УСН поступают так же, если расходы на командировку были оплачены из выданного сотруднику аванса. Если часть расходов или даже все командируемое лицо оплатило из своих денег, то отразить их в налоговом учете работодатель-«упрощенец» сможет лишь по факту выплаты возмещения.

Еще необходимо помнить, что командировочные расходы, принимаемые для налогообложения, могут осуществляться только по штатным сотрудникам, работающим в компании на основании трудового соглашения. Затраты на служебные поездки лиц, с которыми заключен договор гражданско-правового характера к таковым не относятся. Компенсацию стоимости разъездов для них в случае необходимости следует закладывать в условия договора.

Виды расходов: суточные

Суточные, выплачиваемые работнику, по сути своей — это сумма, на которую он будет удовлетворять личные нужды в командировке. Ее размер должен быть одинаков для всех работников. Выплаты могут различаться лишь по географии поездок, например для командировок по РФ одна сумма, для зарубежья — другая.

При подсчете налога на прибыль или единого «упрощенного» налога расходы на выплаты суточных принимаются в любом размере. Единственное условие — их конкретные размеры должны быть зафиксированы в приказе по организации. Также вне зависимости от величины данный вид командировочного содержания не облагается пенсионными, медицинскими и социальными взносами.

А вот с точки зрения налогообложения данных выплат налогом на доходы физических лиц дела обстоят хуже. Необлагаемый НДФЛ размер суточных установлен в пункте 3 статьи 217 Налогового кодекса, и цифры эти вовсе не велики: 700 рублей в день по России и 2500 рублей для иностранных государств. Все, что выплачивается сверх этих норм, должно облагаться по ставке 13 % и удерживаться из зарплаты работника.

Самолет, поезд, такси

Стоимость проезда работника до места командировки с точки зрения ее учета для «прибыльного» налога значения не имеет. Главное, как уже было упомянуто, — наличие оправдательных документов. Раньше таковым признавался сам билет, а в случае авиаперелета еще и посадочный талон. С набором популярности электронных билетов предоставить в бухгалтерию их «живой» аналог стало затруднительно, поскольку многие компании-перевозчики их просто не выдают. Впрочем, никакой особой проблемы в связи с этим возникнуть не должно. Железнодорожный проезд можно подтвердить контрольным купоном электронного билета, проще говоря, выпиской, полученной в электронном виде при заказе билета через интернет. Об этом, в частности, говорится в опубликованном недавно письме Минфина России от 12 апреля 2013 год № 03-03-07/12256.

Аналогичный бланк маршрут/квитанции, сформированный автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок, подойдет и в случае, если в командировку работник полетит самолетом. Правда, как и во времена бумажных билетов, он должен будет приложить к такой распечатке посадочный талон, подтверждающий его перелет по указанному в электронном авиабилете маршруту (письмо Минфина России от 19 апреля 2013 года № 03-03-07/13501).

Помимо стоимости самого проезда в расходы для целей налогообложения включается обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, плата за оформление проездных документов и выдачу постельных принадлежностей в поездах. Все прочие транспортные сборы уменьшают налоговую базу, только если они непосредственно включены в цену билета (письмо Минфина России от 24 июля 2008 года № 03-03-06/2/93).

Стоимость билета не является доходом сотрудника вне зависимости от способа оплаты. Как в ситуации, когда предприятие организует проезд, так и если работник покупает билет сам, а работодатель последствии возмещает ему потраченное, данная сумма не облагается ни НДФЛ, ни страховыми взносами.

Вправе ли организация учитывать в составе расходов затраты работника на такси до аэропорта, из которого он отбывает в командировку?

Вправе учитывать в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, при соблюдении определенных условий.

При расчете налога на прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, организация вправе учитывать затраты на командировки. В частности к ним относятся расходы на проезд к месту командировки и обратно. При этом никаких оговорок и ограничений по виду транспорта, которым работник может добираться до места командировки и обратно, налоговое законодательство не содержит. Подтверждение: пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ.

Кроме того, обязанность по возмещению работнику любых расходов, связанных с командировкой, если они произведены с разрешения и ведома организации, закреплена в трудовом законодательстве (ч. 1 ст. 168 Трудового кодекса РФ, абз. 1 п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.). Затраты работника на такси до аэропорта относятся к расходам на проезд к месту командировки и обратно. Порядок и размеры возмещения таких расходов определяются коллективным договором или внутренними документами организации (ч. 2 ст. 168 Трудового кодекса РФ).

Вывод: затраты работника на такси до аэропорта, из которого он отбывает в командировку, организация вправе учитывать в составе расходов при расчете налога на прибыль.

При этом любые расходы в целях расчета налога на прибыль учитываются только в случае их экономической оправданности и документального подтверждения (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).

Обосновать необходимость вызова такси можно, например: - отсутствием прямых маршрутов от места выезда работника до аэропорта; - перерывом в работе общественного транспорта в случае позднего (раннего) отъезда в командировку.

Документально подтвердить расходы можно: - заказом-нарядом на предоставление транспортного средства для перевозки пассажиров и багажа; - квитанцией на оплату пользования легковым такси или чеками ККТ; - служебной запиской, в которой работник обоснует причину вызова такси и укажет маршрут следования; - внутренними положениями организации (например, Положением о командировках).

Подтверждение: письма Минфина России № 03-03-06/1/621 от 4 октября 2011 г. , № 03-03-06/2/162 от 27 августа 2009 г. , № 03-03-06/1/505 от 31 июля 2009 г.

Итак, организация вправе компенсировать командированному сотруднику и учесть у себя в налогах расходы на проезд в такси до аэропорта и обратно. Об этом, в частности, говорится в письме финансового ведомства.

Расходы на проживание

Аналогично не подпадает под обложение всеми «зарплатными налогами» и оплата проживания сотрудника в командировке. Кстати говоря, подобная льгота по НДФЛ распространяется не только на те поездки, когда сотрудник компании отправляется в командировку, представляя коммерческие интересы организации-работодателя, но и когда он едет, допустим, на стажировку в целях повышения собственной квалификации. Об этом говорится в письме Минфина России от 12 апреля 2013 года № 03-04-06/12417.

Для подтверждения расходов на проживание по «прибыльной» базе понадобятся первичные документы, выставленные на имя организации-работодателя гостиницей. Согласно Постановлению Правительства РФ от 6 мая 2008 года № 359, это может быть разработанные самим отелем бланк строгой отчетности. Данный БСО должен обязательно содержать такие реквизиты, как наименование документа, его номер и серию, а также дату составления и оплаты, название, юридический адрес и ИНН организации, его выдавшей, наименование и стоимость услуги, должность и фамилию, имя и отчество лица, ответственного за оформление бланка, его подпись и печать организации.

В большинстве же гостиниц имеется контрольно-кассовая техника, так что вместо БСО факт оплаты номера командированный сотрудник сможет обосновать кассовым чеком. Помимо этого гостиницы должны выдавать документы, подтверждающие сам факт оказания услуги по размещению, а также, если они являются плательщиком НДС, счет-фактуру.

При отражении расходов на проживание следует иметь в виду, что в предоставленных документах не должны фигурировать суммы за организацию питания сотрудника, которое, напомним, оплачивается за счет суточных.

Тут два варианта: или сотрудник договорится с представителями гостиницы, чтобы стоимость завтрака была включена в стоимость размещения, а ссылок на питание в местном ресторане в документе не было вовсе, или выделенные суммы бухгалтеру придется «уложить» в предусмотренные суточные, удержав их из последующих выплат.

Прочие расходы в командировке

Вправе ли организация учитывать в составе расходов затраты на оплату делового ужина с партнерами, проведенного в ресторане во время командировки?

При расчете налога на прибыль организация может учитывать в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, редставительские расходы, поименованные в п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ (пп. 22 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). К ним относятся, в частности, затраты, которые связаны с проведением официальных встреч, приемов (в т. ч. завтраков, обедов или иных аналогичных мероприятий), обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах. При этом возможность учесть указанные расходы не зависит от места проведения таких мероприятий.

Вывод: затраты на оплату делового ужина с партнерами, проведенного в ресторане во время служебной (производственной) командировки, следует признавать при расчете налога на прибыль в порядке, предусмотренном для учета представительских расходов.

При этом представительские расходы в целях расчета налога на прибыль учитываются только в случае их экономической оправданности и документального подтверждения (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).

Подтверждение: письма Минфина России № 03-03-06/2/11897 от 10 апреля 2013 г. , № 03-03-06/1/675 от 1 ноября 2010 г. , № 03-03-06/1/759 от 16 ноября 2009 г.

Отправляясь в деловую поездку, любой сотрудник, как правило, берет с собой необходимые для этого документы. Среди таких бумаг обязательно присутствует командировочное удостоверение. Что оно собой представляет и важно ли иметь при себе такой бланк? С этим стоит разобраться более обстоятельно.

Сопроводительные документы

Необходимость любой служебной поездки определяет руководитель предприятия или лицо, уполномоченное принимать подобные решения. Собираясь в дорогу, работник получает на руки командировочное удостоверение, которое является официальным подтверждением переданных ему полномочий.

Этот документ подтверждает законность нахождения сотрудника в указанном пункте назначения и одновременно служит уважительной причиной его отсутствия на рабочем месте. Выписывает командировочное удостоверение сотрудник, для которого эта процедура является частью его должностных обязанностей. Он несет полную ответственность за выдачу таких документов. Основанием для этого служит приказ, подписанный директором. Именно из него уполномоченный сотрудник берет информацию, необходимую для того, чтобы по всем правилам оформить командировочное удостоверение. Помимо выписки он также ведет и учет всех выдаваемых бланков. Данные заносятся в специальный журнал, в котором эти документы регистрируются соответствующим образом.

Форма бланка

Нахождение работников в командировке должно быть отражено в табеле учета рабочего времени. Эти первичные документы являются основанием оплаты командировочных расходов. Чтобы упростить и систематизировать такой учет, Госкомстатом России несколько лет назад было разработано специальное командировочное удостоверение. Форма Т-10 является унифицированной и утверждена отдельным постановлением №1 от 05.01.2004 года.

Она представляет собой бланк, в котором вся информация распределена по отдельным графам. В них собраны основные сведения о командируемом сотруднике и предприятии, на котором он работает. Также указано место назначения и организация, в которую он направляется для выполнения конкретного задания. Здесь же определены сроки, которые руководство выделило работнику для его выполнения. На обратной стороне располагаются записи о прибытии и убытии, которые свидетельствуют о том, что во время своего отсутствия на рабочем месте человек находился именно там, где ему следовало быть.

Изменение правил

В декабре 2014 года Правительство России приняло решение об изменении существующих правил. Постановлением №1595 от 29.12.2014 года командировочное удостоверение отменили.

Это решение вступило в законную силу с 1 января. Теперь отправляясь в служебную поездку для выполнения полученного задания, сотрудник не обязан тратить время на оформление соответствующего удостоверения. Такое нововведение заметно экономит время не только командированного сотрудника, но и работника, который ранее нес ответственность за оформление поездки.

Полгода спустя было издано новое Постановление №771, в котором Правительство дало разъяснения относительно того, какие документы нужны для подтверждения своего отсутствия по месту основной работы. Командированному сотруднику просто надо по возвращении сдать в бухгалтерию предприятия свои проездные билеты и квитанцию о проживании в гостинице. Кроме этого также отменена необходимость составления отдельного отчета о командировке. Но необходимо помнить, что все эти изменения носят чисто рекомендательный характер. Если какой-то организации удобно вести учет по-старому, то никто не может заставить ее изменить привычный порядок.

Оформление документов

Для того чтобы правильно вести учет, необходимо знать, как следует оформлять командировочное удостоверение. Образец заполнения такого бланка можно взять в бухгалтерии по месту работы. В принципе, это дело не сложное. Требуется только четко отвечать на «вопросы», поставленные перед каждой графой.

Сначала заполняется полное наименование предприятия или организации. Далее идет название самого документа с указанием номера и даты его составления. Далее идет информация о командируемом сотруднике. Тут записывается его Ф.И.О., должность и структурное подразделение, в котором он работает. Потом отмечается организация, в которую отправляется данный специалист, и задание, которое он должен выполнить. После этого прописью указывается количество дней, выделенных для выполнения поручения, а также указываются конкретные даты начала и конца служебной поездки. В таком удостоверении должны быть записаны паспортные данные сотрудника. Это может подтвердить его полномочия по прибытии. Факт приезда и убытия работника подтверждается специальными отметками: вписывается название населенного пункта, дата и подпись ответственного лица. Информация заверяется круглой печатью предприятия.

О том, нужно ли оформлять командировочное удостоверение, Мин­фин России рассказал еще в 2008 году. В письме от 26 мая 2008 г. № 03-03-06/2/60 специалисты финансового министерства отметили, что при направлении работника в командировку на срок более одного дня ему должно быть оформлено командировочное удостоверение. Это соответствует требованиям о документальном подтверждении расходов.

Для чего нужно

На основании решения работодателя работнику, направляемому в слу­жебную поездку, в командировке оформляется командировочное удо­стоверение в целях подтверждения срока его пребывания. Это преду­смотрено пунктом 7 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее - Постановление № 749).

В командировочном удостоверении содержатся сведения о дате при­езда, пункте назначения, а также указана дата выезда из него.

Как оформлять

Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у не­го в течение всего срока командировки.

Фактический срок пребывания в месте командирования определяет­ся по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяют­ся подписью полномочного должностного лица и печатью организации.

В случае если работник командирован в организации, находящиеся в разных городах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой организации.

Требования к документу

Командировочное удостоверение имеет унифицированную форму, обя­зательную к применению всеми организациями (форма № Т-10). Оно утверждено постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной доку­ментации по учету труда и его оплаты».

Командировка за границу

При направлении работника в командировку за пределы России коман­дировочное удостоверение не оформляется (п. 15 Постановления № 749). Поскольку время пребывания сотрудника за границей можно определить по отметкам пограничной службы в загранпаспорте.

Особые случаи

Существует ряд особенностей при оформлении командировочного удо­стоверения в тех случаях, когда организация направляет своих работ­ников в командировку для рассмотрения и урегулирования жалоб кли­ентов – физических лиц. Дело в том, что в таких ситуациях отметки о прибытии и выбытии не могут быть сделаны. Сразу отметим, что по­добная ситуация законодательством РФ не урегулирована.

Подсказку дал Минфин России. В письме от 16 августа 2011 г. № 03-03-06/3/7 чиновники указали: если в командировочном удостове­рении невозможно проставить отметки о прибытии в место командиро­вания и выбытии из него, факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден иными документами. В частности, такими документами могут быть:

• приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;
• служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;
• проездные документы, из которых явствуют даты прибытия и выбы­тия из места назначения;
• счет гостиницы, подтверждающий период проживания в месте ко­мандирования.

Какие документы необходимо еще оформить

Помимо командировочного удостоверения в наличии для подтвержде­ния произведенных расходов должны быть:

• приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9 или );
• служебное задание (форма № );
• командировочное удостоверение (форма № Т-10);
• авансовый отчет (форма АО-1);
• отчет о выполненной работе.

Порядок оформления документов, связанных с командировкой

Решение отправить сотрудников в командировку
Приказ руководителя о направлении сотрудника (сотрудников) в командировку
Служебное задание
Командировочное удостоверение
Авансовый отчет
Кассовые чеки, проездные билеты, счета
Отчет о выполненной работе

А.А. Шкадов, Менеджер
В.Э. Полякова, Юрисконсульт
Е.И. Гордукова, Старший юрисконсульт
Е.Н. Бокарева, Ведущий юрисконсульт «ФБК-Право »

Тем не менее работодатель может установить дополнительные гарантии для работников (по сравнению с законодательно установленными), поскольку ст. 8 ТК РФ дает ему право принимать локальные правовые акты, содержащие нормы трудового права. В частности, во внутреннее положение о командировках можно включить условие о выплате суточных при направлении работника в однодневную командировку, которое может быть сформулировано следующим образом: «В период нахождения работника в однодневной командировке ему возмещаются дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), в размере ________». Такой подход обоснован тем, что согласно абз. 6 ст. 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Из сказанного следует, что в зависимости от того, какое решение примет работодатель (целесообразно или нет работнику возвращаться в тот же день), и будет определяться, какие расходы на командировку должны быть возмещены работнику: все виды расходов, предусмотренные ст. 168 ТК РФ, или расходы, не включающие суточные, если работник все же отправится в другой район и вернется в тот же день.

Налоговые риски

Налог на прибыль организаций.

По мнению авторов, налоговые риски в анализируемой ситуации отсутствуют, поскольку даже в случае разногласий с налоговыми органами в части признания служебной поездки работника командировкой расходы на нее носят производственный характер, связаны с деятельностью организации и осуществляются в интересах работника. Тем не менее данный факт должен быть подтвержден соответствующим отчетом о выполненной работе вне местоположения представительства (за рамками офиса). По этой же причине расходы, связанные с такой поездкой: транспортные, суточные, расходы на проживание в гостинице — являются расходами, осуществленными в рамках уставной деятельности организации. Следовательно, критерий применения льготы, установленный подп. 36 п. 1 ст. 251 Налогового кодекса РФ, в рассматриваемой ситуации выполняется.

НДС.

При расходовании денежных средств, выданных под отчет работникам организации, либо при возмещении им личных денежных средств, потраченных в интересах работодателя, объекта обложения НДС не возникает, поскольку отсутствует факт реализации товаров (работ, услуг) со стороны организации. При этом характер расходования (целевое или нецелевое) денежных средств значения не имеет. Это означает, что при возмещении работнику расходов, связанных с выполнением производственных заданий работодателя, объекта налогообложения по НДС также не возникает и налоговые риски по данному налогу отсутствуют. Налог, предъявленный организации поставщиками товаров (работ, услуг) (например, НДС по услугам проживания в гостинице), вычету не подлежит, если у организации отсутствует деятельность, облагаемая НДС (п. 2 ст. 171 НК РФ). Предъявленный организации НДС учитывается в стоимости приобретенных товаров (работ, услуг) (п. 2 ст. 170 НК РФ).

НДФЛ и страховые взносы.

Так как производимые работнику выплаты, связанные с осуществлением им трудовых функций за рамками расположения офиса организации, носят компенсационный характер и начисляются в целях обеспечения выполнения заданий организации (не в личных интересах сотрудника), указанные выплаты не облагаются НДФЛ и соответствующими страховыми взносами в пределах установленных законодательством норм. При документальном подтверждении производственного характера поездки работника (наличие надлежаще оформленного служебного задания и отчета о его выполнении) налоговые риски, на наш взгляд, отсутствуют. В данном случае, по мнению авторов, достаточно будет указать во внутреннем положении о командировках в качестве месторасположения организации (ее структурного подразделения) юридический (фактический) адрес организации (подразделения).

Налоговые последствия при выплате суточных по однодневным командировкам

На основании п. 3 ст. 217 НК РФ не облагаются НДФЛ все виды закрепленных действующим законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм, установленных согласно законодательству РФ), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов). При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ.

При этом, как уже отмечалось, законодательством РФ не предусмотрена выплата суточных при однодневных командировках, из которых работник может вернуться в тот же день. Как свидетельствует арбитражная практика, ключевым вопросом для целей налогообложения суточных в данном случае является установление факта отсутствия у работника возможности ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства в разумные сроки. Если такая возможность имеется, то суточные при однодневных командировках, выплаченные за рамками обязанностей работодателя, возложенных на него трудовым законодательством, но на основании внутренних документов работодателя, облагаются НДФЛ.

По аналогичным причинам такая выплата согласно подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ подлежит обложению страховыми взносами в соответствии с подп. 2 п. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ ).

Приведенная позиция подтверждается, в частности, в Постановлениях ФАС Волго-Вятского округа от 16 августа 2007 г. по делу № А28-1084/2007-3/29 и от 31 октября 2006 г. по делу № А82-6004/2004-27. Аналогичные выводы содержат Постановления ФАС Поволжского округа от 27 июня 2006 г. по делу № А12-1880/06-С60, ФАС Северо-Западного округа от 1 марта 2006 г. по делу № А05-5899/2005-12 и от 4 февраля 2005 г. № А26-6025/04-29.

Однако в Постановлении от 7 февраля 2007 г. по делу № А62-3895/06 ФАС Центрального округа признал, что выплаты взамен суточных работникам, совершающим служебные поездки на расстояние более 150 км, независимо от времени нахождения в поездке носят компенсационный характер. На этом основании данные выплаты не облагаются НДФЛ.

Документальное подтверждение командировки

На основании норм трудового законодательства факт направления работника в командировку должен подтверждаться в организации следующими документами:

Кроме того, согласно п. 26 Положения о командировках по возвращении из командировки работник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней:

Таким образом, наряду с командировочными удостоверениями, приказами и заданиями на командировки в организации должен оформляться журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки. По возвращении из командировки работник также обязан представить работодателю авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих фактические расходы, и отчет о выполненной работе.

В отличие от ранее действовавшего законодательства Положение о командировках не ограничивает и не расширяет круг документов, оформляемых при направлении работника в командировку, в зависимости от ее срока. Следовательно, подтверждение факта принятия работодателем решения о нецелесообразности возвращения работника в тот же день должно найти свое подтверждение в документах, обычно оформляемых при направлении работника в командировку.

В них следует отразить как минимум два факта: срок направления работника в командировку и причины, побудившие работодателя принять решение о командировании работника на срок более одного дня.

Срок командировки

Если работодатель принимает решение о нецелесообразности возвращения работника из командировки, прибытие работника в место постоянной работы произойдет как минимум на следующий день. Это означает, что поездка работника не может рассматриваться в качестве однодневной командировки, поскольку дата такого прибытия согласно абз. 2 п. 4 Положения о командировках является днем приезда работника из командировки, т.е. такая командировка считается многодневной. Следовательно, в документах, оформляемых при направлении работника в командировку, день выезда и день приезда не будут совпадать, что подтверждает факт нахождения работника в многодневной командировке.

Законодательство не обязывает работодателя прямо указывать причины принятия им решения о командировании работника на несколько дней при наличии у последнего физической возможности вернуться в место постоянного жительства с учетом дальности расстояния и транспортного сообщения. Однако поскольку целесообразность возвращения работника определяется с учетом характера выполняемого задания (т.е. исходя из сложности, объема и графика выполнения задания и т.д.), а также необходимости создания работнику условий для отдыха (т.е. с учетом интенсивности работы, ее сложности и т.п.), полагаем, что обосновать нахождение работника в месте командирования в течение нескольких дней можно следующим образом:

• в служебном задании указывается содержание задания работника, при этом целесообразно указать объем запланированной ежедневной работы и сроки ее выполнения;
• работник составляет отчет о выполненной работе, в котором отражает объем ежедневной работы и сроки ее выполнения;
• оформляются документы, подтверждающие факт привлечения работника к сверхурочным работам (уведомление работника, приказ, письменное согласие работника, табель учета рабочего времени и т.д.), — необязательное условие.

Для большей определенности целесообразно включить в локальный акт, регулирующий вопросы направления работников в командировки, условия, при которых работодатель принимает решение о пребывании работника в месте командирования в течение определенного срока, т.е. более одних суток (например: «В случае окончания рабочего совещания после ___ часов работник в место постоянного жительства не возвращается»).

Таким образом, обязанность работодателя оформлять какие-либо дополнительные документы при принятии решения о нецелесообразности возвращения работника из командировки в тот же день законодательно не закреплена. Вместе с тем, по мнению авторов, причины многодневного пребывания работника в командировке при наличии возможности возвращения из нее должны явно следовать из содержания обычно оформляемых документов.

См. п. 1 Раздела 1 Порядка постановки на учет, снятия с учета в налоговых органах российских организаций по месту нахождения их обособленных подразделений, принадлежащих им недвижимого имущества и (или) транспортных средств, физических лиц — граждан Российской Федерации, а также индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения на основе патента, утвержденного приказом Минфина России от 5 ноября 2009 г. № 114н.

В настоящее время Инструкция применяется в части, не противоречащей ТК РФ и Положению о командировках (ст. 423 ТК РФ). Согласно п. 1 Инструкции служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя объединения, предприятия, учреждения, организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Таким образом, в части определения понятия командировки имеется явное противоречие.

Положения законодательства о свободе работодателя при решении вопроса о сроках командировки и целесообразности задержки работника подтверждаются правоприменительной практикой (см., например, письмо Минфина России от 29 марта 1999 г. № 04-02-05/6).

В соответствии с Решением ВС РФ от 4 марта 2005 г. № ГКПИ05-147 выплата суточных обусловлена проживанием работника вне места постоянного жительства более 24 часов, следовательно, для целей расчета суточных командировка признается однодневной, если она составляет менее 24 часов.

Федеральный закон от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования».

Утверждены Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Требования к заполнению и форма журнала утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы».

В соответствии с п. 2 Инструкции командировочное удостоверение могло не выписываться, если работник должен был возвратиться в место постоянной работы в тот же день. В настоящее время данное положение Инструкции не применяется ввиду его противоречия Положению о командировках (п. 15 данного Положения предусмотрен только один случай, при котором командировочное удостоверение не выписывается, а именно при командировке за границу).

Для оформления применяется унифицированная форма № Т-11, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.