29 декабря было подписано постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 об отмене командировочных удостоверений. Документ вступил в силу с 8 января 2015 года.

Давайте разберемся, как же оформить командировку без командировочного удостоверения.

С 8 января 2015 года подтверждать командировку и расходы можно проездными документами. Для поездки зарубеж необходимы также отметки в паспорте. Если работник поедет на личном транспорте, он должен будет написать служебную записку в произвольной форме, к которой приложить документы об использование авто в поездке (чеки АЗС, чеки об оплате платной дороги и другие подобные документы).

Помимо этого с 8 января 2015 года отменено требование составлять служебное задание и отчет командированного о выполненной работе.

Вот список документов необходимых для оформления командировки в 2015 году:

1.Приказ о направлении в командировку

2.Журнал учета командированных сотрудников (поставить отметки)

3.Табель учета рабочего времени (поставить отметки)

4.Авансовый отчет работника

5.Служебная записка работника (если он едет на личном автомобиле)

Перед отъездом сотрудника в командировку оформите приказ

В приказе указывается ФИО и должность работника, место назначения и срок командировки. Обратите внимание: можно использовать форму Т-9а, только ее нужно доработать, исключив из нее упоминание о служебном задании (вторую снизу строку).

Факт выезда сотрудника в командировку зафиксируйте в журнале учета командированных сотрудников и табеле учета рабочего времени

Прежде всего факт выбытия сотрудника в командировку нужно зафиксировать в журнале учета командированных сотрудников. Форма этого документа установлена приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н. И заполнить его несложно. В нем указываются ФИО сотрудника, наименование организации, в которую командируется сотрудник, и пункт назначения. Так как теперь командировочное удостоверение не оформляется, в графе об удостоверении нужно поставить прочерки. Вскоре Минздрав утвердит новую форму документа, а пока нужно пользоваться старой.

Кроме того, дни командировки нужно отмечать в табеле учета рабочего времени. Отсутствие работника по причине командировки обозначается кодом К. При этом количество отработанных часов указывать не нужно.

Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то такой день в табеле нужно показать сразу двумя кодами - К и РВ. Это будет означать, что сотрудник трудился в командировке в выходной день.

Указывать количество часов, отработанных в такой день, нужно, если работодатель давал указание о продолжительности работы в выходной день. Понятно, что платить за работу в такие дни нужно по двойным тарифам (ст. 153 ТК РФ).

После возвращения сотрудника получите от него документы, подтверждающие расходы

После того как работник вернулся из командировки, нужно составить авансовый отчет о потраченных в командировке суммах (форма № АО-1). В документе указывается, сколько средств было потрачено на цели командировки. Обратите внимание: авансовый отчет заполнять в 2015 году обязательно. Такое требование сохранено в порядке направления работников в служебные командировки.

К отчету нужно обязательно приложить подтверждающие документы (чеки, договоры, квитанции, транспортные документы и др.). Далее работник должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет. И на основании этого комплекта документов произведенные расходы на командировку можно будет отразить в бухгалтерском и налоговом учете.

Как подтвердить расходы после отмены командировочного удостоверения в 2015 году

Итак, командировочные удостоверения в 2015 году отменены. Но это не значит, что теперь не требуются иные документы для подтверждения расходов и фактического времени пребывая работника в командировке.

Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки.

В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке. Служебную записку нужно заполнить в произвольной форме и представить по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.). То есть служебную записку нужно приложить к авансовому отчету.

В конце 2015 года активно обсуждалась тема отмены суточных. Министерство финансов выступило с инициативой отменить суточные в 2016 году для командированных сотрудников компаний. Изменения планируется внести в постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

Согласно планируемым изменениям при командировках в 2016 году суточные должны будут выдаваться только при командировании сотрудника за пределы России, т. е. заграничные командировки. Наряду с этим суточные для заграничных поездок сохранятся в прежнем размере – от 39 до 64 долларов. В проекте отмечается, что командированным за пределы Российской Федерации работникам компании должны быть возмещены затраты на проезд, наем жилья и прочие расходы, связанные с проживанием вне собственного дома. При этом в действующем постановлении № 749 п. «а» ст. 17, регулирующий выплаты суточных, теряет свою силу.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Фактический размер суточных, выплачиваемых работнику при направлении его в служебную командировку, может превышать размеры суточных, освобождаемые от налогообложения на основании п. 3 ст. 217 НК РФ , поскольку в соответствии со ст. 168 ТК РФ определяется коллективным договором или локальным нормативным актом организации, если иное не предусмотрено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

В пояснительной записке к проекту постановления указано, что взамен выплаты суточных при служебных командировках в пределах территории Российской Федерации предлагается возмещать работнику иные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (при условии, что возможность возмещения данных расходов установлена коллективным договором или локальным нормативным актом, а также при представлении командированными лицами оправдательных документов, подтверждающих расходование данных денежных средств, сформированных в соответствии с законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете), а именно:

1. Расходы на проезд общественным транспортом.

2. Расходы на питание (завтрак) работника как в месте временного проживания, в которое работник командирован, так и при проезде к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы.

3. Расходы, связанные с обеспечением бытовых нужд.

4. Расходы по обеспечению санитарно-гигиенических нужд работника при проезде к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы.

5. Иные аналогичные расходы, связанные с нахождением работника в служебной командировке.

На сегодняшний день при направлении сотрудника в командировку ему выдается денежный аванс и при этом направления использования суточных законодательно не закреплены, соответственно, их выдача осуществляется на бездокументарной основе, а работник после командировки по ним не отчитывается.

В итоге получается, что работникам, в случае принятия изменений, нужно будет приносить в бухгалтерию документы, подтверждающие такие дополнительные командировочные расходы, и сдавать в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом, т. е. при командировках внутри страны возмещению будут подлежать только документально подтвержденные расходы командированного работника.

Однако повторимся, что предложенный законопроект до сих пор не принят, но с рассмотрения снят не был, следовательно, все может измениться в любой момент.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Суммы суточных, выплаченные работнику сверх размеров, установленных п. 3 ст. 217 НК РФ (700 руб. – при командировке на территории РФ и 2500 руб. – при командировке за пределы РФ), являются объектом обложения НДФЛ. Если суточные выплачены в иностранной валюте, в 2016 году эти суммы нужно будет перевести в рубли по курсу ЦБ РФ на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет.

Что касается размеров суточных, отметим следующее: организация и предприниматель могут установить любой размер суточных при командировке в 2016 году – как по России, так и за рубежом. Командировочные расходы на суточные в 2016 году не ограничены, то есть нормирование суточных при командировках в 2016 году не применяется (пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Поэтому размер суточных при командировке в 2016 году организация и предприниматель могут устанавливать по своему усмотрению – и 700 рублей, и 2700 рублей – предела нет, но для этого размер суточных необходимо утвердить в локальных актах.

Согласно ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» при оплате расходов на командировки работников как в пределах территории Российской Федерации, так и за пределами территории Российской Федерации суточные не подлежат обложению страховыми взносами. Заметим, что никаких ограничений и условий в отношении суточных эта норма не содержит. При этом, по мнению Минздравсоцразвития России, суточные не облагаются страховыми взносами в размере, определенном в коллективном договоре или локальном нормативном акте (письмо от 06.08.2010 № 2538-19).

Согласно п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» при оплате страхователями расходов на командировки работников как в пределах территории Российской Федерации, так и за пределами территории Российской Федерации суточные не подлежат обложению страховыми взносами.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

С 01 января 2016 года налоговые агенты по НДФЛ обязаны представлять в налоговый орган по месту своего учета расчет сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом, за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год (п. 2 ст. 230 НК РФ). Отчитываться надо по форме 6-НДФЛ «Расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом», утвержденной приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@ , не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим периодом, за год – не позднее 01 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом.

Пример.

В организации установлены суточные в размере 900 руб. Работник направлен в командировку на 5 дней. Ему выплачено 4500 руб. (5 х 900). Вся эта сумма (4500 руб.) идет в расходы при УСН. Однако 200 руб. облагается НДФЛ по ставке 13%. При этом взносы на сумму 900 руб. не начисляются.

Вся сумма в размере 4500 руб. не облагается страховыми взносами.

В целях исчисления НДФЛ в состав налогооблагаемого дохода работника должна быть включена сумма суточных, превышающая нормативы, установленные п. 3 ст. 217 НК РФ:

4500 руб. – 700 руб. х 5 дн. = 1000 руб.

Сумма НДФЛ со сверхнормативных суточных составит:

1000 х 13% = 130 руб.

Документы по оформлению командировки в 2016 году

Документальное оформление командировок значительно упростили еще в 2015 году после вступления в силу ряда изменений в постановление № 749 . Изменения привели к тому, что командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о выполненной работе в командировке более не упоминаются в тексте нормативного правового акта. Отметим, что применять командировочное удостоверение, служебное задание и отчет в 2016 году не обязательно, но если ваша организация желает использовать старый порядок документооборота, это нужно закрепить в локальном акте, например в Положении о командировках (ст. 8 ТК РФ). А вот приказ о направлении в командировку, в котором придется отражать цель поездки, остается обязательным для оформления.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Каких-либо особенностей оформления однодневных командировок действующим законодательством не установлено.

Подводя итоги, можно сказать, что новые правила оформления командировок предполагают более упрощенный документооборот. Теперь для направления сотрудника в командировку достаточно издать приказ. В приказе на командировку в 2016 году надо отразить:

• наименование организации;
• наименование документа и дату его составления;
• Ф.И.О. работника, его должность и структурное подразделение;
• место назначения (страна, город, организация);
• срок командировки (количество календарных дней);
• даты начала и окончания поездки;
• цель командировки;
• организацию, которая оплачивает командировочные расходы.

Приказ подписывает руководитель организации.

Зная, какие документы используются при оформлении командировки в 2016 году, работодатель может избежать лишней бумажной волокиты. Средства на проезд, проживание и сопутствующие расходы выдает бухгалтерия, по возвращении сотрудник сдает авансовый отчет и подтверждающие документы, на основании которых осуществляется окончательный расчет.

Доступ к полным текстам статей осуществляется по подписке. Несколько статей каждого номера находятся в открытом доступе. Также Вы можете получить один из номеров журнала бесплатно. Если Вам понравился наш журнал, информацию по подписке можно получить . Вот список подписок, которые позволяют читать эту статью:

Слухи об отмене оплаты командировочных затрат периодически будоражат общественное мнение. Давайте разберемся. Действительно ли возможна отмена командировочных расходов и насколько это законно?

С 8 января 2015 года, направляя подчинённого сотрудника в служебную поездку, работодатель не обязан соблюдать необходимую ранее процедуру оформления командировочного удостоверения. Помимо того, законодательством отменено обязательное составление и других документов - служебного задания и отчета о выполненной работе вернувшегося из командировки сотрудника.

Такие изменения зафиксированы в Постановлении правительства РФ № 1595 от 29.12.14, вступившего в силу в вышеуказанную дату (в народе - закон об отмене командировочных). Основанием отправки работника в служебную поездку является решение его работодателя. Данный документ, как и раньше, должен фиксировать сроки такой командировки. Но необходимости в составлении служебного задания больше нет.

Отмена командировочных удостоверений: постановление и его последствия

Новые правила гласят: подсчитывать сроки (фактические), в которые работник находился в командировке, можно и нужно по предоставленным им по возвращении проездным документам.

В случае отбытия его туда посредством личного транспорта указанием фактического срока нахождения в месте назначения командированный обязан озаботиться при составлении служебной записки. Подает ее он с приложением документов, способных подтвердить передвижение на указанном транспорте (речь может идти о путевом листе, квитанциях, счетах и кассовых чеках).

Вернувшись из служебной поездки, в трехдневный срок командированный должен предъявить составленный им авансовый отчет с приложением документов об аренде помещения и фактически понесенных расходах. Отчёт о проделанной работе составлять больше не требуется. Но никакой отмены командировочных выплат не предполагается.

Нововведения вызвали некоторое недоумение в среде работников бухгалтерских служб. Возникающие вопросы касались возможных проблем с официальным утверждением командировочных расходов в случае отказа от вышеупомянутых документов. Также непонятно было, что делать с освобождением от НДФЛ.

Итак, в свете всего этого стоит взглянуть на проблему более внимательно и определиться, стоит или нет продолжать выписывание командировочных удостоверений. Этот вопрос актуален для руководства и бухгалтерских служб. Рядовым же сотрудникам беспокоиться не о чем - отмену командировочных расходов (точнее, их возмещения конкретному работнику) никто не планирует.

Немного о сути дела

Любая из служебных командировок чревата множеством расходов, требующих возмещения. Чтобы учесть и осуществить данные предполагаемые выплаты, бухгалтерия требует их документального подтверждения. Как уже было сказано, ранее в составе обязательных к предъявлению бумаг числились командировочные удостоверения и служебные задания совместно с отчетами о выполненной работе. Но с указанной даты (8 января 2015 года) постановление об отмене командировочных удостоверений ликвидировало необходимость их оформления.

Таким образом, в числе таковых остался лишь приказ, направляющий подчиненного в служебную поездку. В данном документе должен быть оговорен срок командировки и ее цель.

Как распорядиться проездными документами

Их задача теперь - подтвердить фактический срок нахождения сотрудника по месту командировки. Предъявить таковые он должен по возвращении. Например, если служебная поездка связана с авиаперелетом, то даты начала и окончания будут установлены с предъявлением билетов на самолет.

Когда же сотрудник отправляется в путь на собственной автомашине, возвращаясь, он составляет служебную записку с указанием дат убытия-прибытия. Что в данном случае может подтвердить указанную там информацию? Такими свидетельствами послужат чеки на бензин со станции автозаправки, квитанции на оплату парковочных мест и т. п.

Если вдруг какие-то из данных документов окажутся утерянными, отмена командировочных выплат совсем не обязательна. Работодатель может сделать дополнительный запрос в транспортную организацию с целью подтверждения факта поездки. Командировочное удостоверение больше не служит определяющим фактором.

Оформляем расходы документально

Согласно части первой ТК РФ, список расходов, которые работодатель обязан возместить командированному сотруднику, состоит из затрат на проезд, аренду жилья и суточных. С точки зрения бухгалтерского учета, в случае успешного подтверждения соответствующими документами облагать командировочные расходы НДФЛ не положено. Данная норма зафиксирована в 217-й статье НК РФ. При отсутствии подтверждающих документов НДФЛ придётся начислять.

Прямого требования об обязательном предъявлении упомянутого удостоверения НК не содержит. Даже до момента отмены командировочных удостоверений в случае споров и судебных разбирательств арбитраж приходил к выводам, что отсутствие такового не влечет за собой автоматического налогообложения. Тем более теперь - риск относительно НДФЛ совершенно отсутствует.

О страховых взносах

Аналогичная ситуация - со страховыми взносами. Установленные официально расходы (суточные, на аренду жилья и проезд) страховыми взносами не облагают. Здесь точно так же соблюдается непременное условие предъявления подтверждающих документов.

Если до 2015 года удостоверение рассматривалось в качестве обязательного приложения при составлении авансового отчета, то при его отсутствии, согласно письму Роструда № 17-4/1647 от 2013 года, страховые взносы подлежали начислению. Теперь, после отмены командировочных удостоверений, это основание утрачено, и поданный без них авансовый отчет не считается нарушением.

О налоге на прибыль

Согласно нормам бухгалтерского учета, к составу прочих расходов, имеющих место в процессе производства и реализации, причисляются те из затрат организации, которые связаны с отправкой сотрудников в служебные командировки. Это делается при расчете налога на прибыль. Оформляется соответствующая проводка на ту дату, на которую утвержден авансовый отчет. Как и в указанных выше случаях - при документально подтвержденных затратах. Причём оформление обязано соответствовать законодательным нормативам Российской Федерации.

Ситуация подобна описанной ранее для страховых взносов. Официально прежде считалось, что отсутствие командировочного удостоверения автоматически исключает данные затраты из состава расходов. Но в сложившейся ситуации (отмена командировочных документов "лишнего" характера) о подобном подходе речи уже не идет.

Много не тратить!

Затраты, связанные со служебными поездками, должны быть обоснованы с экономической точки зрения. Задача их - принести прибыль организации. Указанная в приказе цель командировки, будучи связанной с коммерческой деятельностью, должна подразумевать экономически обоснованные командировочные расходы.

Даже раньше налоговиками часто высказывалось мнение о необходимости наличия приказа о соответствующем направлении в поездку сотрудника. Отмена командировочных удостоверений не несет в себе никаких потенциальных проблем и в этом плане, т. к. функции их аналогичны.

А можно ли продолжать оформление командировочных удостоверений?

В принципе, это не запрещается. Нигде законодательно не прописана обязательная отмена командировочных удостоверений. Если они вместе со служебными заданиями удобны работодателю в целях внутреннего учета, он имеет полное право заниматься и в дальнейшем их составлением. Но засвидетельствовать деловую поездку благодаря лишь одному удостоверению больше не получится. Повторим - само по себе, без прилагаемых билетов, приказа и т. п., оно никак не сможет служить подтверждением командировочных расходов и права на освобождение от взносов и НДФЛ.

Как фиксируется новая форма командировочной документации

Согласно общим правилам, работодатель рядом внутренних определяет все моменты, касающиеся размера и порядка возмещения расходов командированным сотрудникам. Таким правом наделяет его статья № 168 ТК РФ. Стандартным ходом является утверждение с подобной целью документа, именуемого Положением о командировках. Если в связи с нововведениями в компании решили прекратить использование удостоверений, данный акт потребуется соответствующим образом изменить с ознакомлением под подпись всех сотрудников.

Какие изменения потребуется внести в упомянутый нормативный акт?

1. В нём больше не должны упоминаться служебные задания, а в связи с отменой командировочных удостоверений из документа следует убрать данное понятие.

2. Должен быть прописан пункт об определении цели и срока командировки в приказе.

3. Отдельным пунктом следует закрепить необходимость предоставления работником служебной записки с подтверждающими документами в случае поездки на личном транспорте.

Информацию о выбытии командированного следует отражать в журнале специальной формы № 739н, которая была принята по приказу Минздравсоцразвития в сентябре 2009 года. Подобный журнал имеет отдельную графу, прежде предназначенную для внесения номера командировочного удостоверения и срока, на который оно выписывалось. В новых условиях заполнение такой графы не обязательно. Если там будет стоять прочерк или вовсе ничего, нарушением считаться это не будет.

Возможна ли отмена командировочных суточных?

Как известно, во время командировки работник обеспечивается средним заработком, а также суточными, выплачиваемыми за каждый из календарных дней командировки. Под последним понятием подразумеваются те дополнительные расходы, которые он несет из-за пребывания вне постоянного места жительства.

Ожидалось, что с 1 января 2016 года выплату суточных отменят. Но данного события так и не произошло. 168-я статья ТК РФ зафиксировала обязательное возмещение работнику дополнительных, связанных с проживанием вне своего ПМЖ расходов при направлении в служебную поездку. То есть отмена командировочных суточных означала бы нарушение трудового законодательства.

Размер их определяется самостоятельно в каждой организации. Эта сумма должна быть закреплена в тех нормативных локальных актах, которые касаются служебных поездок (например, в Положении о командировках). Согласно закону, обложению НДФЛ не подлежит максимальный их размер, равный 700 руб. в пределах территории нашей страны и 2500 руб. при поездках за рубеж. Это означает, что в случае установления распоряжением руководства суточных, скажем, в 1000 руб. НДФЛ придётся уплатить с суммы, превышающей 700 руб. - то есть 300 руб.

За какие дни положено возмещение

Возмещают их за все дни командировки, включая праздничные и выходные. Сюда же входят и те дни, что сотрудник находится в дороге или в ситуации вынужденной остановки. Если командировка однодневная, то по России выплачивать суточные не обязательно. Впрочем, никто не запрещает работодателю локальным актом предусмотреть аналогичную компенсацию и в данном случае.

Лимита подобных выплат как такового в случае если организация коммерческая, не существует. Законодательно закреплены лишь указанные выше суммы (700 и 2500 руб. соответственно), не подлежащие налогообложению. Подсчет дней, за которые положено данное возмещение работнику, делается теперь согласно общему правилу и в соответствии со служебной запиской.