При совершении нотариального действия нотариус устанавливает личность обратившегося за совершением нотариального действия гражданина, его представителя или представителя юридического лица. Установление личности должно производиться на основании паспорта или других документов, исключающих любые сомнения относительно личности гражданина, обратившегося за совершением нотариального действия. При регистрации уведомления о залоге движимого имущества, направленного нотариусу в электронной форме, личность заявителя - физического лица считается установленной при условии, что его квалифицированная электронная подпись проверена и ее принадлежность заявителю подтверждена в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

При удостоверении сделок осуществляется проверка дееспособности граждан и правоспособности юридических лиц , обратившихся за совершением нотариального действия. В случае, если за совершением нотариального действия обратился представитель лица, обратившегося за совершением нотариального действия, проверяются его полномочия. В случае, если согласие на совершение сделки не полностью дееспособным лицом дает его родитель, усыновитель или попечитель, проверяются их полномочия. Содержание нотариально удостоверяемой сделки, а также заявления и иных документов должно быть зачитано вслух участникам.

Документы, оформляемые в нотариальном порядке, подписываются в присутствии нотариуса . Если гражданин вследствие физических недостатков, болезни или по каким-либо иным причинам не может лично расписаться, по его поручению, в его присутствии и в присутствии нотариуса сделку, заявление или иной документ может подписать другой гражданин с указанием причин, в силу которых документ не мог быть подписан собственноручно гражданином, обратившимся за совершением нотариального действия. Правила настоящей статьи не применяются при регистрации уведомления о залоге движимого имущества, направленного нотариусу в электронной форме.

Нотариально удостоверяемые договоры выдаются участникам договора в количестве экземпляров, соответствующем числу его участников . Нотариально удостоверенные односторонние сделки, а также нотариальные свидетельства выдаются в одном экземпляре . Нотариусы при совершении нотариального действия оставляют в делах нотариальной конторы один экземпляр нотариально удостоверенных завещаний, договоров, нотариальных свидетельств и исполнительных надписей . По усмотрению нотариуса может быть оставлен в делах нотариальной конторы один экземпляр других нотариально удостоверяемых сделок.

Нотариусы не принимают для совершения нотариальных действий документы, имеющие подчистки либо приписки, зачеркнутые слова и иные неоговоренные исправления, а также документы, исполненные карандашом . Текст нотариально удостоверяемой сделки должен быть написан ясно и четко, относящиеся к содержанию документа числа и сроки обозначены хотя бы один раз словами, а наименования юридических лиц - без сокращений, с указанием адресов их органов. Фамилии, имена и отчества граждан, адрес их места жительства должны быть написаны полностью. В документе, объем которого превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью .

НОТАРИАЛЬНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, ЗАПОЛНЕНИЕЕ РЕЕСТРОВ.

1. Регистрация нотариальных действий. Делопроизвод­ство в нотариальных конторах осуществляется в соответствии с правилами, утверждаемыми Министерством юстиции РФ совме­стно с Федеральной нотариальной палатой. Контроль за нота­риальным делопроизводством нотариусов, работающих в государственных нотариальных конторах, осуществляют органы юстиции, а за делопроизводством нотариусов, занимающихся частной практикой, - органы юстиции совместно с нотариаль­ными палатами.

Нотариальное производство состоит из нескольких частей:

1) регистрация нотариальных действий, предполагающая строгое соблюдение порядка ведения реестров для регистра­ции нотариальных действий;

2) заполнение нотариальных свидетельств и совершение удостоверительных надписей;

3) ведение делопроизводства, включающее в себя оформ­ление журналов, нарядов и книг, предусмотренные Инструкци­ей по делопроизводству в государственных нотариальных кон­торах РСФОР (далее - Инструкция по делопроизводству), утвержденная приказом Министра юстиции РСФСР от 19 авгус­та 1976 г., сохраняющая юридическую силу в настоящее время и применяемая как государственными, так и частнопрактикую­щими нотариусами.

Все нотариальные действия, совершаемые нотариусами, ре­гистрируются в реестре для регистрации нотариальных действий. Каждому нотариальному действию присваивается отдельный порядковый номер, который указывается на каждом экземпля­ре оформляемого нотариусом документа и в удостоверительных надписях. Реестры должны быть прошнурованы, а их листы пронумерованы. Количество листов реестров государственных нотариусов должно быть заверено подписью уполномоченного должностного лица соответствующего нотариальному округу органа юстиции субъекта федерации, которая скрепляется пе­чатью этого органа юстиции. Количество листов реестров част­нопрактикующих нотариусов заверяется подписями упол­номоченного должностного лица нотариальной палаты, членом которой является данный нотариус, и налоговой инспекции, со­ответствующей месту деятельности нотариуса. Подписи этих лиц скрепляются печатями нотариальной палаты и налоговой инс­пекции.

Регистрация нотариусом совершаемых им нотариальных действий является наиболее характерным и существенным при­знаком, отграничивающим нотариальную деятельность, направ­ленную на обеспечение зашиты прав и законных интересов об­ращающихся к нотариусу лиц, от деятельности иных правоохра­нительных органов. Запись нотариального действия в реестре производится нотариусом или иным работником нотариальной конторы в строго хронологическом порядке, после проверки всех необходимых оснований и условий совершения действия и только после того, как удостоверительная надпись или выдаваемый нотариальной конторой документ подписаны нотариусом (не допускается запись в реестре карандашом).

В нотариальных конторах с разрешения органа юстиции или нотариальной палаты могут вестись несколько реестров. В этом случае каждому реестру присваивается самостоятельный индекс. Номера на документах обозначаются таким образом: № 1-1, № 1-2, № 2-1 и т.д., где первая цифра означает номер индекса, а вторая - порядковый номер записи. Номер индекса каждого реестра сохраняется без изменения в течение года. Если само­стоятельные реестры введены для записи определенных видов нотариальных действий, к индексу каждого реестра прибавля­ется буква, соответствующая наименованию нотариального дей­ствия, например: № 1К, № 2К, № ЗИ, №4Н, что означает, пер­вый и второй - реестры для записи свидетельствования верно­сти копий документов, третий - для записи исполнительных надписей, четвертый - для записи выданных свидетельств о праве на наследство и т.д. Номера на документах, записанных в такие реестры, обозначаются следующим образом: № 1К-1, № 1К-2 и т.д.; № 2К-1. № 2К-2 и т.д.; № ЗИ-1, № ЗИ-2 и т.д.; №4Н-1, №4Н-2 и т.д.

2. Документооборот в нотариальном делопроизводстве.

Типовые формы реестров для регистрации нотариальных дей­ствий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надпи­сей устанавливаются Министерством юстиции Российской Фе­дерации.

Структура и порядок заполнения реестра регистрации но­тариальных действий. Реестр содержит семь граф. В первой из них указывается порядковый номер нотариального действия с нового года. Нумерация производится в течение календарного года, продолжаясь в каждом следующем реестре. Номер, за которым зарегистрировано нотариальное действие, и дата, ука­занная во второй графе реестра, должны совпадать с теми, что указываются в документах.

При оформлении любого нотариального действия устанав­ливается личность обратившегося, поэтому в третьей графе ука­зываются наименование и место жительства лиц, по просьбе которых совершено нотариальное действие, или их представи­телей. В случае если за лиц, обратившихся за совершением нотариального действия, расписались другие, то указываются фамилии, имена, отчества этих граждан, а также переводчиков.

Прежде чем приступить к удостоверению сделок и ряда дру­гих нотариальных действий, нотариус обязан проверить дееспособность граждан, по просьбе которых сделка оформляет­ся. Дееспособность проверяется по документу; удостоверяю­щему личность. Графа четвертая так и называется: «Документ, удостоверяющий личность явившегося за совершением нота­риального действия». В ней указываются все реквизиты доку­мента и год рождения владельца в подтверждение его дееспо­собности.

Далее, в графе 5, описывается содержание нотариального действия. Если экземпляр нотариально оформленного документа остается в делах нотариальной конторы, то содержание его в реестре можно не описывать, а кратко указать, например, «До­говор купли-продажи квартиры», «Завещание».

В шестой графе указывается сумма взысканной государ­ственной пошлины или тарифа, размер которого соответствует госпошлине; причем отдельно указывается сумма за соверше­ние нотариальных действий и за составление проектов доку­ментов. Если документ или лицо, для которого совершается нотариальное действие, освобождены от уплаты госпошлины или тарифа, в графе 6 должно быть указано: «От уплаты госпошли­ны освобожден на основании (указывается основание освобож­дения от уплаты госпошлины)». В таком случае лица, получаю­щие нотариально оформленные документы, указывают в графе семь «Подпись в получении нотариально оформленного доку­мента», что документы получены бесплатно. При получении но­тариально оформленных документов лица, по просьбе которых они совершались, расписываются в получении их на руки.

Реестры должны вестись аккуратно, подчистки и заштриховывание не допускаются. Исправление должно быть оговорено нотариусом. В случае ошибок в нумерации нотариальных дей­ствий в реестре составляется акт об этом и приобщается к дан­ному реестру. Все свободные строки в реестре прочеркивают­ся, оставление пустых мест недопустимо.

Письмо Министерства юстиции СССР от 14 ноября 1986 г. предусматривает порядок заполнения как реестров для регист­рации нотариальных действий, так и нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуе­мых документах. Свидетельства подготавливаются нотариусами на чистых листах бумаги или на типографских бланках. Содер­жание свидетельств излагается в соответствии с формами, ут­вержденными Министерством юстиции СССР.

В свидетельствах о праве на наследство нотариус обяза­тельно указывает состав наследственного имущества, его оценку; в случаях наследования недвижимости - ее адрес. При насле­довании денежных вкладов их сумма не указывается.

Если наследуется имущество, в отношении которого были приняты меры к охране, то в свидетельстве о праве на наслед­ство может быть сделана ссылка на акт описи, составленный нотариальной конторой, с указанием даты описи и суммы опи­санного имущества, Если в состав этого имущества входят пред­меты, право собственности на которые возникает лишь после государственной регистрации, то свидетельства на такие пред­меты должны быть выданы отдельно или эти предметы должны быть указаны в них отдельными пунктами.

Если наследование осуществляется по завещанию несколь­кими наследниками, причем каждый наследует конкретное иму­щество, то в свидетельстве о праве на наследство должно быть указано имущество, завешанное каждому; и его оценка.

Следует отметить, что современная нотариальная практика отказалась от выдачи одного свидетельства о праве на наслед­ство всем наследникам независимо от того, наследуют ли они по завещанию конкретное имущество, или по закону или по за­вещанию в долях. Такое свидетельство является правоустанавливающим документом, и в жизни нередко возникают сложнос­ти из-за того, что единственный документ, устанавливающий право собственности многих, находится у одного из собствен­ников. В настоящее время нотариусы выдают каждому наслед­нику свидетельство о праве на наследство отдельно на каждое имущество, на причитающуюся ему долю или вид имущества.

Особым требованиям должны отвечать свидетельства о пра­ве на наследство на недвижимое имущество - дом, квартиру; дачу; земельный участок и автотранспортные средства. В тек­сте свидетельства необходимо указать размер дома, квартиры, дачи, земельного участка; полезную и жилую площадь, если речь идет о жилище; хозяйственные и бытовые надворные построй­ки; адрес; документ, на основании которого данное имущество принадлежит наследодателю; данные об оценке по справке бюро технической инвентаризации с указанием всех ее реквизитов. Кроме того, обязательно указание на то, что свидетельство под­лежит регистрации в регистрирующем органе по месту нахож­дения наследуемого имущества.

Если на имущество наследодателя выдается и свидетель­ство о праве собственности пережившему супругу, то в свиде­тельстве о праве на наследство делается отметка об этом с указанием доли имущества, на которое выдано свидетельство о собственности, и наоборот.

выдаче свидетельств о праве собственности обоим суп­ругам в свидетельстве указывается доля каждого из них; если же свидетельство выдается одному из супругов, то указывает­ся, что право собственности принадлежит такому-то супругу в 1/2 доле.

При выдаче свидетельств об удостоверении фактов нужно учитывать некоторые особенности, если удостоверение фактов происходило не в помещении нотариальной конторы. В таких случаях необходимо указывать, по какому точному адресу нота­риус удостоверился в этом лично. В обязательном порядке сле­дует указывать наименование и адрес лечебного учреждения в нотариально удостоверяемых документах, если они оформля­лись там.

Важно отразить в свидетельстве тот факт, что несовершен­нолетний гражданин явился в сопровождении отца или матери. В случае если несовершеннолетний пришел в нотариальную контору в сопровождении опекуна или попечителя, то вместо слов «отцом (матерью)» указывается; «опекуном (попечителем)». В свидетельстве должно быть указано, что личность граждан установлена, факт назначения гражданина Н, опекуном (попе­чителем) проверен.

Принимая на хранение документы, нотариус составляет их опись, которая подписывается гражданином, сдавшим документы на хранение, и нотариусом, Данная опись скрепляется со сви­детельством о принятии документов на хранение.

Свидетельство о передаче заявления может быть изложено на обороте экземпляра поданного заявления. В случаях, когда лицо, подавшее заявление, просит указать содержание получен­ного на заявление ответа или то, что к назначенному сроку ответа не последовало, то в свидетельстве следует указать: «На заявле­ние через означенную нотариальную контору от«_»___ 199_ г. получен ответ следующего содержания: «___»; или: «Ответ на заявление через означенную нотариальную контору до «_» _____ 199_ г. получен не был».

Нотариальные документы являются окончательно оформлен­ными после совершения нотариусом удостоверительной над­писи и подписания им документа. Только после этого нотари­альное действие регистрируется в реестре.

Текст удостоверительной надписи может быть напечатан на машинке, аккуратно написан от руки, проставлен мастичным штампом. В удостоверительной надписи четко и разборчиво должна быть указана фамилия и инициалы нотариуса, наименование нотариальной конторы; при этом могут использоваться штампы с фамилией нотариуса. Удостоверительная надпись обычно излагается на лицевой стороне документа, но может быть и на оборотной, Если удостоверительная надпись находится на лицевой стороне, то на обратной стороне против нее делается прочерк. Когда удостоверительная надпись излагается на об­ратной стороне документа, на лицевой его стороне указывается часть наименования населенного пункта, где расположена кон­тора, а на обратной стороне - остальная часть наименования.

В случае, когда удостоверительная надпись не помещается на документе, она может быть изложена на отдельном листе, прикрепленном к документу. В таком случае листы, на которых изложено содержание документа и удостоверительная надпись, прошнуровываются, число листов заверяется подписью и печа­тью нотариуса.

В тексте договоров, доверенностей, завещаний дата их со­вершения указывается полностью словами, в связи с этим в тексте удостоверительной надписи дата может быть указана сокращенно, например, 1 октября 1997 г.

Если стороны представили 6 нотариальную контору надле­жащим образом оформленный и уже подписанный договор, то в удостоверительной надписи нотариус не указывает, что дого­вор подписан в его присутствии, а вносит такую запись: «Сто­роны лично подтвердили, что договор подписан ими». Такое требование касается любых документов, подписанных гражда­нами не в присутствии нотариуса.

В случае совершения нотариального действия не в поме­щении нотариальной конторы, а на дому, в лечебном учрежде­нии и т.д. об этом делается отметка как в реестре, так и в удостоверительной надписи с указанием места и точного адреса совершения нотариального действия.

Если лицо, по просьбе которого совершается нотариальное действие, не может расписаться по болезни или другим причи­нам, за него расписывается другое лицо; это обязательно дол­жно быть отражено в удостоверительной надписи. В настоящее время все чаще граждане обращаются с просьбой одновремен­но оформить и перевод нотариального документа. В таком слу­чае в удостоверительной надписи указывается о совершении двух нотариальных действий.

3. Выдача дубликатов нотариально удостоверенных до­кументов. Нотариусы выдают выписки из реестров для регист­рации нотариальных действий по письменному заявлению фи­зических или юридических лиц, по поручению или в отношении которых совершались нотариальные действия, а также по пись­менному требованию суда, прокуратуры, органов следствия и дознания, в связи с находящимися в их производстве уголовны­ми или гражданскими делами, а также по требованию арбит­ражных судов в связи с разрешаемыми ими спорами. В случае же утраты документов, удостоверенных или выданных нотариу­сами указанным лицам или органам, им выдаются дубликаты утраченных документов. Нотариусы также выдают дубликаты за­вещаний, поступивших на хранение от должностных лиц, имею­щих право на удостоверение завещаний в соответствии с зако­нодательством РФ.

Выдача дубликатов документов производится с соблюдени­ем требований российского законодательства о сохранении тай­ны совершения нотариальных действий. На дубликате, который должен содержать весь текст удостоверенного или выданного документа, совершается удостоверительная надпись по уста­новленной форме1.

Дубликат завещания может быть выдан за­вещателю, а после его смерти указанным в завещании наслед­никам по представлении свидетельства о смерти завещателя. В случае смерти наследников, которые были указаны в завеща­нии, дубликат завещания может быть выдан их наследникам по представлении ими свидетельства о смерти завещателя и умер­шего наследника, после которого они наследуют, а в необходи­мых случаях - и документов, подтверждающих родственные от­ношения наследников с наследодателем (если эти документы не были представлены ранее). По представлении указанных документов наследникам умершего гражданина может быть выдан и дубликат документа, подтверждающего принадлежность наследодателю наследственного имущества.

4. Порядок ведения дел в нотариальной конторе и но­тариусом, занимающимся частной практикой. Делопроиз­водство в государственной нотариальной конторе и у частно­практикующего нотариуса подчиняется одним и тем же требо­ваниям, закрепленным в Инструкции по делопроизводству. Соответствующая законодательству организация делопроизвод­ства в нотариальных конторах имеет важное значение для над­лежащего исполнения всеми нотариусами принятых на себя обя­зательств.

Для учета документов и контроля за их исполнением в нота­риальной конторе должны вестись следующие книги и журналы:

а) журнал входящей корреспонденции;

б) журнал исходящей корреспонденции:

в) разносная книга для местной корреспонденции;

г) книга жалоб и предложений;

д) контрольная картотека или папка.

За правильную организацию и ведение делопроизводства в государственной нотариальной конторе несет ответственность ее руководитель, а в конторе частнопрактикующего нотариуса - он сам. Частнопрактикующему нотариусу дано право своим рас­поряжением назначать ответственного, если кроме него есть другие нотариусы или помощник нотариуса, занимающегося частной практикой.

Служебные документы подготавливаются в соответствии с правилами, установленными Министерством юстиции РФ, а так­же требованиями сохраняющими силу соответствующими нор­мативно-правовыми актами РСФСР и СССР. Это касается веде­ния реестров для регистрации нотариальных действий, оформ­ления нотариальных документов, в том числе и для действия за границей.

При составлении документов организационно - распоряди­тельного характера следует руководствоваться названной Ин­струкцией по делопроизводству, а также необходимо соблю­дать требования Основных положений Единой государственной системы делопроизводства.

Так, на любом документе должно быть указано его наиме­нование: приказ, справка, отчет, сведения и т.д.; кроме того, должен быть составлен заголовок, который формулируется со­ставителем и должен быть предельно кратким и точно отражать содержание документа.

Определенные правила должны быть соблюдены и при на­писании адреса: кому адресуется документ, наименование уч­реждения или его структурного подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата в да­тельном; почтовый адрес указывается после названия учрежде­ния. Дата на документе проставляется путем написания числа и года цифрами, а месяца - прописью, например, 20 января 1997 г.; или тремя парами арабских цифр - 20.01.97 г.

1Формы реестров для регистрации нотариальных действий, нотари­альных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свиде­тельствуемых документах утверждены Министерством юстиции СССР 29 декабря 1973 г.

Если документ составлен на чистом листе бумаги, а не на бланке, то Дата проставляется слева внизу ниже подписи. В состав подписи входит обозначение должности лица, подписывающего документ, его личная подпись и расшифровка.

Регистрации подлежат все документы, поступающие в контору и требующие исполнения. Не регистрируются письма в адрес общественных организаций, личная переписка, любые другие документы, не связанные с деятельностью конторы. На всех входящих документах в правом нижнем углу первой стра­ницы проставляется регистрационный штамп. Все документы, подлежащие регистрации, вносятся в Журнал входящей коррес­понденции под порядковым номером; этот номер указывается в регистрационном штампе. В журнале обязательно указывается и номер наряда, в котором будет храниться этот документ пос­ле его исполнения.

Важно знать и строго выполнять следующее требование правил делопроизводства. Заявление о принятии наследства, выдаче свидетельств о праве на наследство, об отказе от на­следства, об оплате расходов за счет наследственного имуще­ства, претензии кредиторов, извещения о наложении запреще­нии отчуждения жилых домов, сообщения судебных и следствен­ных органов о наложении арестов на жилые дома обязательно регистрируются в Журнале входящей корреспонденции, если они поступили по почте, а затем передаются нотариусу для испол­нения. После этого они подлежат обязательной последующей регистрации в соответствующих книгах и журналах согласно.

Документ считается исполненным, когда решены все постав­ленные в нем вопросы и дан если это необходимо, ответ кор­респонденту. После исполнения документ подшивается в соот­ветствующий наряд, на нем делается отметка об исполнении, если нет документа, к примеру, ответа, подтверждающего факт исполнения документа. Отметка об исполнении представляет собой краткую справку об исполнении, а также слова «в наряд» или «в дело», где этот документ будет храниться. Такая отметка делается на первой странице первого листа, а если там нет места - на его обороте,

Все исходящие документы регистрируются в Журнале исхо­дящей корреспонденции. На зарегистрированных в нем докумен­тах ставится номер, соответствующий порядковому номеру по Журналу исходящей корреспонденции и номеру наряда (дела), в котором копия этого документа будет храниться. Корреспонден­ция отправляется по почте или через рассыльного. Рассыльный вручает документ адресату под расписку в Разносной книге.

Контроль за сроками и качеством исполнения документов осуществляет руководитель государственной нотариальной кон­торы и нотариус в конторе частнопрактикующего нотариуса.

Для более четкой организации деятельности нотариальной конторы и удобства делопроизводства в каждой нотариальной конторе составляется номенклатура дел. В каждой конторе со­ставляется своя номенклатура, но ее основой является пример­ная номенклатура. В номенклатуру дел должны быть включены все наряды (дела), которые ведутся в данной нотариальной конторе, а также реестры, книги, журналы. В конце каждого года номенклатура уточняется и вновь вводится с 1 января следую­щего года, В номенклатуре должны быть предусмотрены резер­вные номера на тот случай, если в течение года возникнет необходимость введения нового, не предусмотренного ранее на­ряда. По окончании года в номенклатуре делается итоговая запись о количестве заведенных нарядов (дел) и их экземпляров.

Экземпляр номенклатуры дел с итоговой записью является учетным документом для дел временного хранения, в связи, с чем хранится в архиве нотариальной конторы постоянно.

Все имеющиеся в нотариальной конторе документы после их исполнения формируются в наряды. Документы, поступив­шие в нотариальную контору и связанные с оформлением на­следственных прав, подшиваются в соответствующие наслед­ственные дела. Если наследственное дело в течение года не закончено производством, оно переходит в следующий год под тем же номером и перерегистрации не подлежит. При форми­ровании нарядов учитываются документы одного делопроизвод­ственного (календарного) года. Внутри наряда документы распо­лагаются в хронологическом порядке. Годовые планы и отчеты хранятся в нарядах того года, к которому они относятся по со­держанию, независимо от времени их составления. Черновики, проекты, а также документы, не имеющие отношения к наря­дам, в них не подшиваются.

5. Хранение дел в нотариальной конторе и нотариусом, занимающимся частной практикой. Учет и хранение докумен­тов в нотариальной конторе производится в соответствии с Ос­новными правилами постановки документальной части дело­производства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР и указаниями о сроках хранения докумен­тальных материалов судов, нотариальных контор и других уч­реждений юстиции.

Нотариальные документы и документы, на основании кото­рых они совершены, а также реестры и книги учета хранятся в нотариальной конторе в течение десяти лет, а затем сдаются в государственные архивы.

На дела постоянного хранения составляются описи, кото­рые представляют собой перечень заголовков нарядов (дел) с включением необходимых сведений об их составе и содержании. Одновременно с подготовкой документов для хранения в нота­риальной конторе осуществляется отбор документов, подлежа­щих уничтожению. Отбор документов для уничтожения оформ­ляется актом.

При отборе документов для постоянного хранения и уничто­жения комиссия, создаваемая в нотариальной конторе из трех человек, руководствуется действующими правилами, инструк­циями Главного архивного управления, соответствующими ука­заниями Министерства юстиции. Уничтожение документов про­изводится после того, как описи на дела (наряды) постоянного хранения утверждены архивным учреждением.

Все документы до сдачи их в архив должны храниться в зак­рывающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли, воз­действия солнечного света, и в условиях, обеспечивающих со­хранность.

Изъятие и выдача каких-либо документов из нарядов не раз­решается. В исключительных случаях по требованию суда, про­куратуры, органов следствия и дознания в связи с находящими­ся в их производстве уголовными или гражданскими делами такое изъятие может быть произведено с обязательным остав­лением заверенной копии изъятого документа, составлением протокола выемки или запроса суда.

В случае расторжения договора отчуждения из архива кон­торы выдается правоустанавливающий документ продавцу (да­рителю), имевшийся у него до заключения расторгаемого дого­вора об отчуждении имущества.

По окончании года в нотариальной конторе производится под­готовка дел для архивного хранения: уточняется систематизация документов в нарядах (делах), производится их оформление, дела постоянного и долговременного хранения заключаются в твер­дую обложку документы перекладываются в хронологическом порядке и прошиваются прочной ниткой в 3-4 прокола. Листы нарядов (дел) нумеруются карандашом в правом верхнем углу каждого листа документа. Если на листах уже была нумерация, но она не совпадает с новой, то прежние номера зачеркиваются простым карандашом, а новые ставятся рядом. В конце каждого наряда производится запись о количестве прошитых и прону­мерованных листов с подписью ответственного лица. На обложке наряда должен быть заголовок в соответствии с номенклатурой дел, другие необходимые надписи - о количестве листов, годе образования. Записи должны быть совершены четко, свето­стойкими чернилами или тушью.

Нотариусы, должностные лица органов местного самоуправления, а также консульских учреждений Российской Федерации составляют нотариальные документы по определенным формам. Согласно ст. 46 Основ законодательства о нотариате при удостоверении сделок, свиде- тельствовании верности копий документов и выписок из них, подлинности подписи на документах, верности перевода документов с одного языка на другой, при удостоверении времени предъявления документов на соответствующих документах совершаются удостоверительные надписи. В подтверждение права наследования, права собственности, удостоверения фактов нахождения гражданина в живых и в определенном месте, тождественности гражданина с лицом, изображенным на фотографии, принятия на хранение документов выдаются соответствующие свидетельства.
Удостоверительные надписи совершаются нотариусом, а свидетельства выдаются и в других не названных в ст. 46 Основ случаях. Так, на векселе при предъявлении его к платежу (при оплате по векселю) совершается удостоверительная надпись о платеже; при предъяв-лении чека к платежу и неоплате его на чеке совершается удостовери- тельная надпись о неплатеже. Удостоверительная надпись может быть совершена и при наложении запрещения об отчуждении имущества, являющегося предметом залога.Эта надпись излагается на договоре о залоге имущества после надписи, удостоверяющей сделку (залог). Свидетельство может быть выдано и в подтверждение факта передачи заявления одного физического (юридического) лица другому физиче-скому (юридическому) лицу. Свидетельством, выдаваемым нотариусом, удостоверяются и полномочия душеприказчика, если завещатель назначил исполнителя своего завещания (п. 1 ст. 1135 ГК).
Кроме свидетельств и удостоверительных надписей существуют и иные формы нотариальныхдокументов, например, при совершении такого нотариального действия, как наложение запрещения отчуждения имущества, выдается нотариальный документ, который называется «запрещение». При совершении морского протеста изготавливается «акт о морском протесте». Соответствующие акты составляются при протесте векселя в неплатеже, неакцепте, недатировании акцепта, при производстве экспертизы. На различных документах, подтверждающих бесспорность задолженности и включенных в Перечень, установленный Правительством Российской Федерации, нотариусы совершают исполнительные надписи.
При совершении нотариального действия «обеспечение доказательств» в зависимости от вида судебного доказательства нотариус составляет либо протокол допроса свидетеля; либо протокол осмотра вещественного (или письменного) доказательства. В соответствии с п. 4 ст. 1126 ГК составляется протокол и после вскрытия нотариусом закрытого завещания, переданного ему завещателем. При этом нотариус выдает наследникам после вскрытия завещания «нотариально удостоверенную копию» протокола.
В связи с тем, что все нотариальные действия совершаются от имени Российской Федерации, формы нотариальных свидетельств, удос- товерительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах, а также формы актов, запрещений, исполнительных надписей устанавливаются единые для всех нотариусов и утверждаются Министерством юстиции Российской Федерации. Такие формы утверждены последний раз 10 апреля 2002 г. В настоящее время существует 72 формы
нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках
1
и свидетельствуемых документах и иных актов.
Применяя нормы иностранного права, нотариусы в соответствии с ч. 2 ст. 104 Основ законодательства о нотариате совершают удостове- рительные надписи и по формам, предусмотренным законодательством других стран, если это не противоречит международным договорам Российской Федерации.
Нотариальные документы изготавливаются по установленным формам на чистых листах бумаги, личных бланках или бланках государственной нотариальной конторы и обязательно скрепляются печатью нотариуса. Каждый нотариус - и работающий в государственной нотариальной конторе, и занимающийся частной практикой - имеет личную печать с изображением Государственного герба Российской Федерации, указанием фамилии, инициалов, должности нотариуса и места его нахождения или наименования государственной нотариальной конторы. Нередко в нотариальной практике при изготовлении до-кументов используются штампы удостоверительных надписей. 1) В нотариальном округе «Санкт-Петербург», например, с 1 июля 1997 г. в порядке эксперимента, согласованного с Министерством юстиции Российской Федерации, на основании приказа начальника управления юстиции Санкт-Петербурга от 18 июня 1997 г. № 263 и по согласованию с нотариальной палатой Санкт-Петербурга введены бланки установленного образца, имеющие учетную серию и номер, выполненные с применением полиграфических степеней защиты, для нотариального оформления:
сделок с недвижимостью;
доверенностей на распоряжение имуществом;
свидетельств о праве на наследство (по закону и по завещанию);
свидетельств о праве собственности на долю в общем имуществе супругов.
При изготовлении таких бланков для нотариальных документов применяются следующие степени защиты:
бумага большой плотности, имеет хаотично расположенные волокна и вкрапления красного цвета;
бланк выполнен на гербовой бумаге с водяными знаками. Рисунок по сетке в центре бланка в виде Российского и герб России в верхней части документа;
по краям документа находятся гильоширные элементы в виде ро- зеточек;
в нижней части бланка сделан микротекст «Россия»;
необычные рисунки на сеточке, которые переходят один в другой, выполнены реактивными красками, реагирующими на химическое воздействие;
нумерация выполнена специальной краской;
ирис (плавный переход одного цвета в другой) выполнен по всему полю бланка. На оборотной стороне ирис выполнен посередине;
бланк сделан на листе формата А-4. Защитная сетка присутствует и на обороте.
Цель введения таких бланков в делопроизводство нотариусов, как отмечалось в приказе от 18 июня 1997 г., заключалась в принятии со стороны органов юстиции «дополнительных мер по защите прав и законных интересов граждан и юридических лиц, снижению уровня кри- миногенности в сфере гражданского оборота с недвижимостью»1. Но-мерные бланки с отмеченными степенями защиты используются всеми нотариусами Санкт-Петербурга и в настоящее время.
Нотариус. 1997. № 4 (6). С. 85.
По установленным стандартам должны быть оформлены и документы, касающиеся финансово-хозяйственной деятельности нотариусов. При заполнении таких документов нотариусы часто используют готовые бланки, изготовленные в соответствии с требованиями тех органов, куда эти документы представляются.