В архивах организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации:

- документы по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов — 75 лет;
- проектной документации по строительству — 20 лет;
- конструкторской, технологической документации — 20 лет;
- патенты на изобретение — 20 лет:
- научной документации — 15 лет;
- кино- и фотодокументов — 5 лет;
- видео- и фотодокументов — 3 года.

В случае ликвидации организации, документы постоянного срока хранения, а также по личному составу передаются в государственный архив на хранение. Для негосударственных организаций, часть документов которых отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, необходимо заключение договора с Федеральной архивной службой. Если организация не заключила договор с архивом, то в этом случае государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников организации. Место хранения оставшихся документов определятся председателем ликвидационной комиссии.

В любой организации в течение года накапливается определенное количество дел. Часть из них после установленного срока хранения надо сдавать в архив . Это дела состоящие из документов постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также по личному составу. Такие дела сдаются в архив через год после их окончания в делопроизводстве. Только после того как дела полностью оформлены их ссдают в архив на хранение.

Оформление дел:

Проверка правильности группировки документов в дела;
- переплет (подшивка);
- нумерация листов в деле;
- составление листа-заверителя;
- составление в определенных случаях внутренней описи документов дела;
- уточнение наименования организации, регистрационного индекса, крайних дат дела, заголовка дела;
- составление и оформление описи дела.

Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению, при этом допускается:

Не проводить систематизацию документов в деле;
- не нумеровать листы дела;
- не составлять заверительные надписи;
- не переплетать (не брошюровать).

Проверка правильности архивной обработки документов проводится для того, чтобы еще раз убедиться в соответствии документов в деле заголовку по номенклатуре, расположение документов внутри дела по определенным принципам: по рассматриваемым вопросам; по хронологии; по географическому признаку; по алфавиту и т.д.

При полном оформлении необходимо подшить или переплести дело . Предварительно из дела удаляются все скрепки и т.п. За последним документом в деле вкладывается лист заверителя. В начале дела, при необходимости, вкладываются листы для внутренней описи. По архивны правилам дело не должно превышать 250 листов. Если документов в деле оказалось больше, то данные дела необходимо разделить на тома.

Документы должны быть переплетены в твердую картонную обложку. Поскольку в деле откладываются документы разного формата, то подшивать их нужно на 4 прокола. В отдельных случаях делают фальцовку документов перед переплетом.

Дела длительного срока хранения обязательно надо прошивать дело насквозь, включая как верхнюю часть обложки, так и нижнюю. На первый лист накладывается тонкая, шириной до 1 см картонная прокладка (шарнир), и через нее прошивается дело. Поскольку предполагается такое дело необходимо хранить 75 лет, то данная подшивка предохраняет нитки от истирания и придает более эстетичный вид делу.

При подшивке необходимо следить, чтобы весь текст документов мог быть прочитан и не заходил за подшитую часть документов. Документы со сроком хранения менее 10 лет могут не подшиваться, а оставаться в папке-скоросшивателе.

Все листы в делах нумеруются. Нумеруют листы черным графитным карандашом в правом верхнем углу только с лицевой стороны листа, не задевая текста документа. Использование чернил и цветных карандашей не допускается. Лист большего формата, чем А4, подшивается за один край, разворачивается и нумеруется как один лист. При создании нескольких томов одного дела каждый том нумеруется отдельно.

Итоги нумерации записываются в листе заверителя расположенным в конце пошитого дела. В листе указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов в деле и отдельно через знак «+» число листов внутренней описи, литерные или пропущенные номера.

Лист заверителя подписывается лицом составившим его, с указанием должности, личной подписи, фамилии и даты составления. Составлять заверительиую надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа нельзя.

В случае, когда дело содержит особо ценные документы: в личных делах, делах о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, о выдаче авторских свидетельств и патентов, судебных и следственных делах и ряде других случаев составляются внутренние описи на документы дела.

В архивном законадательстве есть определение внутренней описи: «Внутренняя опись документов дела — это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов».

Внутренняя опись подшивается перед документами в начале дела и содержит сведения о каждом из них. В конце внутренней описи указывается количество включенных в нее документов и количество листов самой описи.

После того, как документы подшиты, пронумерованы, составлен лист заверителя и внутренняя опись документов дела, проводится оформление обложки дел.

Оформление обложки дел выполняется в соответствии с требованиями архивного законодательства «Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования». В момент заведения дела по номенклатуре дел ряд сведений уже был вынесен на обложку:

Наименование организации и его подчиненность;
- наименование структурного подразделения;
- индекс дела;
- заголовок дела;
- срок хранения дела.

При подготовке дела к сдаче в архив эти реквизиты уточняются и дополняются:

Номер тома, если дело имеет несколько томов;
- крайние даты дела;
- количество листов в деле;
- номера фонда, описи и дела по описи.

Последний реквизит проставляется в архиве.

Очень важно при оформлении обложки соблюдать требования. Так, наименование организации пишется в именительном падеже. Если наименование менялось в течение года, то на обложке приводятся оба названия, причем прежнее название берется в скобки, а новое пишется под ним.

Заголовок дела пишется на обложке в начале года из номенклатуры дел. После анализа содержания документов может потребоваться внесение некоторых уточнений в заголовок. При возникновении такой ситуации следует внести дополнение в номенклатуру дел и на обложку выносить заголовок и индекс в соответствии с этим дополнением. Сначала в заголовке должен быть указан вид дела (дело, переписка, документы и т.д.) или вид документов (протоколы, приказы, отчеты, акты). Затем указывается автор и далее вопрос, отражающий содержание документов. Возможно формирование в одном деле документов нескольких авторов, если они относятся к одному вопросу. Подлинность документов в заголовках не указывается, но если есть наличие копий документов, то обязательно оговаривается. На обложке дела в обязательном порядке указываются даты самых ранних и поздних документов и срок хранения дела. На делах с документами постоянного хранения указывается «хранить постоянно», на других — конкретный срок хранения в соответствии с перечнем.

При указании количества листов листы внутренней описи и заверительной записи не учитываются.

На все дела постоянного и долговременного срока хранения составляется опись. Опись — это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для учета и систематизации. Опись служит основным учетным пособием в делопроизводстве и архиве. Составляются описи отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу.

Дела располагаются в описи по значимости. Например: устав предприятия, протоколы общих собраний акционеров, протоколы заседаний совета директоров, приказы директора по основной деятельности, годовые планы и т.д. Описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы делопроизводства.

Опись состоит из годовых разделов. Годовые разделы составляются по установленной форме. Сведения по каждому делу, включенному в опись, называются описательной статьей. В нее входят:

Порядковый номер дела или тома по описи;
- индекс дела или тома;
- заголовок дела или тома;
- даты дела или тома;
- число листов в деле или томе;
- сроки хранения;
- примечание.

Каждое дело в описи имеет самостоятельный порядковый номер.

Если дело состоит из нескольких томов, каждый том имеет свой номер. Располагает дела в описи по порядку архив организации и присваивает номера описи структурного подразделения.

При передаче в архив дел за несколько лет их необходимо систематизировать. Порядок систематизации дел в организации — хронологически-структурный. Это означает, что дела систематизируют по годам. И дела систематизируют по названиям структурных подразделений, в которых они хранятся. Все дела постоянного срока хранения за год располагаются по степени важности. Обычно это соответствует порядку расположения структурных подразделений и заголовков дел в номенклатуре дел.

И так получается стройный перечень всех дел одного срока хранения за один год. Для удобства поиска наименования структурного подразделения могут быть указаны в описи перед первым делом соответствующего структурного подразделения.

В организациях, где количество дел, образующихся в год, невелико, нецелесообразно каждый год составлять новую опись. Возможна подготовка одной описи, включающей дела за несколько лет.

В таких организациях как правило ежегодно составляется годовой раздел описи с продолжающейся нумерацией дел. Каждый из годовых разделов описи начинается с указания соответствующего года, и далее дела располагаются в соответствии с принятой структурой.

Каждая опись имеет свой номер. Обычно опись на дела постоянного хранения имеет 1, на дела со сроком хранения более 10 лет- №2, на дела по личному составу — №3 с добавлением буквенного индекса «л/с».

Заканчивается опись итоговой записью. Где указывается цифрами и прописью количество включенных в опись дел, первый и последний номера дела по описи, оговариваются особенности нумерации (литерные или пропущенные номера). Опись должна быть подписана составителем с указанием его должности и расшифровки фамилии. Проставляется дата составления описи.

Кроме описей на дела постоянного срока хранения, дела временного (свыше 10 лет) срока хранения организация ежегодно должна составлять описи на дела по личному составу. Документы по личному составу имеют особое значение — они являются основанием для подтверждения трудового стажа, занимаемой должности, продолжительности работы в данной организации и других фактов трудовых отношений. В целях предотвращения утери этих документов большая часть документов по личному составу уволенных работников сдается в архив и хранится 75 лет.

Количество экземпляров описи определяется сроком хранения дел. Опись на дела постоянного хранения составляется в четырех экземплярах. Один экземпляр остается в соответствующем структурном подразделении, второй экземпляр описи передается в службу ДОУ, третий в архив организации. Четвертый экземпляр направляется в государственный или муниципальный архив.

Организации, не сдающие документы в государственные архивы, составляют опись на дела постоянного хранения, на дела со сроком хранения 10 и более лет и по личному составу в трех экземплярах.

На дела временного срока хранения описи не составляются их заменяет номенклатура дел, где напротив каждого заголовка проставляется отметка о сроке хранения.

Во время подготовки дел к передаче в архив организации, сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

Новая страница 1
Упорядочение документов организации, в том числе и по личному составу, должно проводиться не позднее чем через три года после окончания их делопроизводством.
В соответствии со ст. 2 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ под упорядочением архивных документов понимается проведение комплекса работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти.
Порядок упорядочения документов организации изложен в Основных правилах работы архивов организаций (далее - Правила работы архивов организаций), одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
Единицы хранения (дела) должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование.
Подготовка документов по личному составу к длительному хранению проводится работниками кадровой службы организации при методической помощи заведующего архивом организации (ответственного за архив). В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, в качестве консультантов могут привлекаться работники соответствующего архивного учреждения.
У многих складывается представление, что обработка документов представляет собой проведение работ по их переплету, нумерации листов, оформлению обложек дел и составлению на них описи. Это далеко не так. Прежде чем приступить к обработке дел, следует обратить внимание на правильность оформления документов и полноту их состава. Необходимо провести сверку всех распорядительных документов, наличие всех необходимых реквизитов: дат и номеров, подписей. При этом следует помнить, что на длительное архивное хранение отбираются документы только в виде их подлинников. В случае отсутствия подлинных документов они заменяются заверенными копиями.
При определении сроков хранения документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее - Типовой перечень) (М., 2000), а также ведомственными перечнями.
На длительное архивное хранение отбираются документы, имеющие 10-летний (и свыше) срок хранения. Как правило, в опись дел по личному составу включаются следующие виды документов и располагаемые в приведенной последовательности: приказы (распоряжения) по личному составу, списки работников, карточки по учету личного состава, личные дела, лицевые счета по заработной плате рабочих и служащих, невостребованные личные документы работников (трудовые книжки, аттестаты, свидетельства и др.), акты о несчастных случаях, связанных с выполнением должностных обязанностей. Помимо указанных документов на хранение отбираются трудовые договоры, не вошедшие в состав личных дел, табели или наряды работников вредных профессий.

Москва. 1999. Подготовка и передача дел в архив осуществляется всоответствии с настоящим Порядком, разработанным в 2.2.Подшивка (переплет) документов в деле (к п. 2.1.4). 2.2.1. Документы, составляющие дело, подшиваются на

Отбор документов для дальнейшего хранения проводится путем проведения полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам на обложках дел. При этом из дел изымаются лишние, копийные экземпляры документов или документы, не относящиеся к вопросам, по которым было сформировано дело.
Оформление дел предусматривает: систематизацию документов в деле, подшивку или переплет дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов.
При формировании документов в дела необходимо соблюдать следующие основные требования:
· помещать в дела только исполненные, правильно оформленные документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела по номенклатуре дел;
· включать в дело по одному экземпляру документа;
· группировать в дело документы одного календарного года (исключение составляют личные дела);
· помещать вместе все документы, относящиеся к одному вопросу;
· дело не должно содержать более 250 листов при толщине не более 4 см.
Запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.
Документы группируются в дела таким образом, чтобы они последовательно в логическом порядке освещали определенные вопросы. Как правило, документы располагаются в делах в хронологической последовательности.
Рассмотрим в качестве примера формирование распорядительной документации по личному составу - приказов.
Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения.
В соответствии со ст. 6б Типового перечня приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.
К приказам, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы о приеме, увольнении, перемещении, премировании, поощрении, длительных отпусках по уходу, длительных командировках. К приказам, имеющим 5-летний срок хранения, относятся приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках.

Общие рекомендация по прошивке документов, (А-4) … При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. … Организация бухгалтерского архива.17 февраля 2011

Приказы, распоряжения и другие распорядительные документы по личному составу формируются в дела в пределах одного календарного года, пересистематизируются в порядке возрастания их номеров, в хронологической последовательности и с относящимися к ним приложениями. В начале дела должны располагаться приказы, распоряжения с первого номера.
Аналогично по хронологическому принципу проводится систематизация документов в делах, содержащих акты несчастных случаев.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Лицевые счета по заработной плате и личные карточки, трудовые договоры (соглашения), табели и наряды работников вредных профессий следует формировать в дела по алфавиту фамилий.
Подшивка сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.
Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками. Документы подшиваются, переплетаются так, чтобы было обеспечено свободное чтение текста.
При наличии в личном деле невостребованных личных документов (удостоверений, свидетельств, трудовых книжек, военных билетов и т.п.) они вкладываются в конверт, который вместе с другими документами подшивается в дело. Целесообразнее на невостребованные личные документы составлять отдельную опись, в которую каждый документ вносится под самостоятельным номером.
В начале каждого дела подкладывается чистый лист бумаги, в конце - лист-заверитель по установленной форме.
В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и литерных номеров, количество листов внутренней описи дела. Не допускается вынесение заверительной надписи на оборотную сторону последнего документа дела или на обложку дела.
После чистого листа в начале дела подшивается внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись составляется к личным делам по установленной форме.
Нумерация листов в делах проводится в целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело. При этом все листы дела (кроме листов заверительной надписи и внутренней описи) нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в валовом порядке. Номера листов проставляются черным графическим карандашом в правом верхнем углу листа на свободном от текста месте. Применение авторучек и цветных карандашей не допускается. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от документов дела.
При наличии большого количества ошибок, допущенных при нумерации листов дела, необходимо провести перенумерацию листов заново. При этом старые номера зачеркиваются, а рядом проставляются новые. Запрещается исправлять старый номер на новый.
Если допущены незначительные ошибки в нумерации листов, допускается проставление литерных номеров. Например: 25, 25а, 25б, 26, 27 и т.д. Допускается также наличие в деле пропущенных номеров. Например: 25, 27, 28, 29 и т.д.
Все эти особенности нумерации листов дела (наличие литерных и пропущенных номеров) оговариваются в листе-заверителе дела.
Например, последний номер листа дела - 122, но при этом в деле имеется два литерных номера листа: 25а, 25б и один пропущенный номер - 26. В этом случае заверительная надпись дела будет выглядеть следующим образом: «В деле подшито и пронумеровано 123 (сто двадцать три) листа, в том числе: литерные номера листов - 25а, 25б; пропущенный номер листа - 26 …».
После того как проведена нумерация листов, приступаем к оформлению обложки дела.
В соответствии с Правилами работы архивов организаций обязательными элементами описания обложки дела являются:
· наименование организации;
· наименование структурного подразделения;
· индекс дела (в соответствии с номенклатурой дел);
· заголовок дела;
· дата дела;
· количество листов в деле;
· срок хранения дела;
· архивный шифр дела.
На обложке дела указывается полное наименование организации в соответствии с его учредительными документами, а в скобках - принятое сокращенное наименование. При этом следует иметь в виду следующее: на обложку дела выносится то наименование, которое имела организация в период создания документов данного дела. То же самое относится и к наименованию структурного подразделения, в деятельности которого образовались документы дела.
Индекс дела переносится на обложку из номенклатуры дел.
Одним из важнейших реквизитов обложки дела является заголовок дела. От того, насколько правильно он составлен, зависит использование содержащихся в нем документов.
Заголовок должен точно и в обобщенной форме отражать содержание и основной состав документов дела. Необходимо воздерживаться от неконкретных формулировок, вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Заголовки дел должны содержать следующие элементы, располагаемые в определенной последовательности:
· название вида дела (журнал, книга, личное дело и т.п.) или разновидности документов (приказы, лицевые счета, акты и т.п.);
· название организации или структурного подразделен

Москва. 1999. Подготовка и передача дел в архив осуществляется в соответствии с настоящим Порядком, разработанным в соответствии с федеральным 2.1. Основные требования к оформлению дел. 2. 2.2. Подшивка (переплет) документов в деле.

При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. Там, правда, шьют на "автомате", но порядок продевания нити понять можно.

Глава 3. Порядок формирования и оформления дел

3.1. Порядок формирования дел

Все имеющиеся у нотариуса документы должны быть сформированы в дела посредством их группирования в соответствии с индивидуальной номенклатурой дел нотариуса и их систематизации внутри дела.

Дело состоит из сгруппированных в отдельной папке документов, относящихся к определенному вопросу (например, договоры страхования профессиональной ответственности нотариуса), определенному нотариальному действию (например, договоры об ипотеке), области деятельности нотариуса (например, личные дела работников) и т.д. (п. 57,58 Правил нотариального делопроизводства).

Дата формирования дела исчисляется от даты начала дела.

Датой начала дела является дата первого документа, который включен в дело.

В дела группируются документы одного календарного года, исключение составляют переходящие дела, ведущиеся в течение нескольких календарных лет. Внутри дела документы систематизируются в хронологическом порядке; в деле «Переписка» документы-запросы группируются с документами- ответами.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

Помещать в дела документы в соответствии с заголовками дел в утвержденной номенклатуре дел;

Раздельно формировать в дела документы с различными сроками хранения, кроме документов, относящихся к разрешению конкретного вопроса (нотариального действия);

Группировать в дела документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

Документы независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся (например, распоряжение об отмене завещания присоединяется к отмененному завещанию);

Не помещать в дела документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.

По объему дело, как правило, не должно превышать 250 листов. Если количество листов в деле превышает 250, дело подразделяется на тома.

При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела помечаются на обложке каждого тома с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д. по номенклатуре дел;

Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ- ответ помещается за документом-запросом.

При формировании дела «Сделки (договоры) отчуждения недвижимого имущества; документы к ним» нотариус к подлинному экземпляру договора об отчуждении недвижимого имущества приобщает копии правоустанавливающих и правоподтверждающих документов, копий согласий супругов, или заявлений об их отсутствии, подлинник выписки из ЕГРП и других необходимых документов.

Если количество листов в томе, в котором сгруппированы документы, относящиеся к одному вопросу, например, к конкретному договору, превышает 250 листов, том подразделяется на части, при этом на обложке указывается индекс, заголовок дела, номер тома и номер части, например, «том № 5 часть № 1», «том № 5 часть № 2».

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.

Постановления и распоряжения нотариуса, связанные с оформлением наследственного дела, присоединяются к документам конкретного наследственного дела. Свидетельства о праве собственности, выданные пережившему супругу, помещаются нотариусом в конкретное наследственное дело. Постановления об отложении нотариального действия присоединяются к копиям документов, связанным с отложенным нотариальным действием. Постановления об отказе в совершении нотариального действия присоединяются к копиям документов, в отношении которых отказано в совершении нотариального действия.

3.2. Порядок оформления дел

По окончании года все оконченные производством дела для подготовки их к временному хранению подлежат оформлению в соответствии с требованиями Правил .

В зависимости от сроков хранения нотариусом проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению в обязательном порядке подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения. В случае увольнения работника нотариуса полному оформлению подлежит личное дело уволенного работника.

Полное оформление дел предусматривает:

Подшивку или переплет дела;

Нумерацию листов дела;

Составление внутренней описи документов;

Составление листа-заверителя;

Оформление обложки дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. При частичном оформлении дела осуществляются пересистематизация документов, нумерация листов (карандашом в правом верхнем углу листа). Дело прошивается, составляется лист-заверитель дела. Внутренняя опись документов дела может не составляться.

3.2.1. Нумерация листов дела

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных нотариусом в дело, все листы дела, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами. Лист-заверитель и внутренняя опись не нумеруются в соответствии с п. 79 Правил нотариального делопроизводства.

Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Сложенный лист большого формата (формата A3, A2) нумеруется в правой части верхнего поля листа.

Если в нумерации листов допущено много ошибок (более 5-ти), все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов дела (не более 5 ошибок), листы дела заново не нумеруются, в этом случае допускается употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов, например, 2а, 2б и т.д. Допущенные в нумерации листов ошибки (как пропущенные номера листов, так и листы, обозначенные литерными номерами) должны оговариваться в листе-заверителе.

3.2.2. Составление внутренней описи документов дела

Внутренняя опись составляется на отдельном листе (листах) по форме, указанной в приложениях № 13 и № 14 к Правилам нотариального делопроизводства , которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен документ. В графе «Номера листов дела» указываются номера листов дела, занятые удостоверенным документом с приложениями, удостоверенным договором и относящимися к нему документами или копиями документов (например, договор купли-продажи квартиры и документы, на основании которых удостоверен договор).

Каждый документ вносится во внутреннюю опись под самостоятельным порядковым номером, указывается дата документа, заголовок, номера листов, на которых расположен каждый документ.

При составлении внутренней описи дела, формируемого по видам документов по специальной форме (договоры, завещания и т.д.) в графу «Вид документа» вносится название нотариально удостоверенного документа, например, договор мены, договор купли-продажи. Для более удобного поиска документа в деле название удостоверенного документа дополнятся фамилиями и инициалами лиц, обратившихся за совершением нотариального действия, например «Договор купли-продажи квартиры между Фамилия И.О. и Фамилия И.О.»

Наименования документов и копии документов, прилагаемых к удостоверенному договору и подшитых к нему, во внутреннюю опись не вносятся. При этом в графе "NN листов дела" проставляются номера листов дела, занятые удостоверенным договором с приложениями.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается нотариусом с указанием даты составления описи.

Графа внутренней описи «Примечание» используется нотариусом для отражения изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.), со ссылками на соответствующие акты и при необходимости нотариусом составляется новая итоговая запись к внутренней описи.

3.2.3. Составление листа-заверителя

Завери тельная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа. (п. 3.6.16 Основных правил работы архивов организаций от 06.02. 2002г.)

Лист-заверитель составляется по форме, указанной в приложении №12 к Правилам нотариального делопроизводства и подшивается в конце дела.

В листе-заверителе при его составлении отмечаются особенности физического состояния и формирования дела.

В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле (томе); оговариваются наличие документов за другие календарные годы, листы, обозначенные литерными номерами, пропущенные номера листов, склеенные или поврежденные листы; отражаются любые изменения в оформленных делах: изъятие, добавление документов и др.

В листе-заверителе указываются документы за другие календарные годы. Расшифровка указанного понятия дана в Основных Правилах работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002г.) , из которых усматривается, что если в дело включены документы, даты которых выходят за крайние даты дела , то под датами дела делается запись: «в деле имеются документы за... год(ы)». Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию, для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Учитывая, что основанием для начала производства по наследственному делу является получение нотариусом первого документа, свидетельствующего об открытии наследства (заявления о принятии наследства, о выдаче свидетельства о праве на наследство и т.п.), а оконченным производство по наследственному делу считается после выдачи свидетельства о праве на наследство всем наследникам (п.137 Правил нотариального делопроизводства ) , в графе «документы за другие календарные годы» листа-заверителя наследственного дела следует указывать документы, составленные ранее даты открытия нотариусом наследственного дела. В случае возобновления наследственного дела изменения в графу «документы за другие календарные годы» листа-заверителя вносятся при необходимости добавления в эту графу сведений о вновь поступивших документах, составленных ранее даты открытия нотариусом наследственного дела.

Это может быть сделано путем внесения изменений в существующий лист-заверитель (при этом старый текст зачеркивается так, чтобы он мог быть прочитан, вносится новый текст; изменения датируются, подписываются и заверяются оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации) или путем составления нового листа-заверителя, который подшивается в конце дела. При этом старый лист-заверитель зачеркивается и оставляется в деле.

Лист-заверитель подписывается нотариусом с указанием его должности и даты составления заверительной надписи. Подпись нотариуса заверяется оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

При изъятии или добавлении документов в полностью оформленные дела в лист-заверитель вносятся соответствующие изменения, составляется справка о причинах переформирования и переоформления дела, датируемая и подписываемая нотариусом, которая подшивается в конец дела перед листом-заверителем, нумеруется и включается во внутреннюю опись

При возобновлении наследственного дела справка о причинах переформирования дела не составляется, составляется новый лист-заверитель. При этом старый лист-заверитель зачеркивается и оставляется в наследственном деле перед новым листом-заверителем.

3.2.4. Подшивка (брошюровка) дела

После составления листа -заверителя и внутренней описи все документы, составляющие дело, прошиваются на четыре прокола прочной нитью в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, подписей на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. Внутренняя опись документов дела подшивается в начале дела, лист-заверитель – в конце.

Если текст документа близко расположен к левому краю листа, что после подшивки затруднит его чтение, к листу подклеивается полоска бумаги, которая прошивается при оформлении дела. На место склейки помещается оттиск печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Концы нити, которой прошиты документы дела, заклеиваются бумажной наклейкой, на которую ставится оттиск печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации таким образом, чтобы часть оттиска была расположена на бумажной наклейке, часть - на листе.

3.2.5. Оформление обложки дела

Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по форме, указанной в приложении № 11 к Правилам нотариального делопроизводства.

При заведении дело помещается в обложку (дела постоянного хранения помещаются в твердую обложку), производится нумерация листов (карандашом в правом верхнем углу листа).

Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем можно печатать. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.

На обложке дела указываются следующие реквизиты:

фамилия, инициалы нотариуса,

наименование нотариальной палаты

наименование нотариального округа;

номенклатурный индекс. Индекс переносится из номенклатуры дел, если дело состоит из нескольких томов, индекс дополняется номером тома;

заголовок дела (переносится из номенклатуры дел);

дата дела. Датой начала дела считается дата самого первого документа, включенного в дело. Дата оформляется словесно-цифровым способом;

срок хранения дела (заполняется в соответствии с номенклатурой дел).

Архивный шифр (Ф№, Оп№, Д№) на обложках дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу проставляется только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей дел при сдаче дел в архив (например, в государственный архив или архив НПСо).

Номенклатурный номер (индекс) дела – это цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел. Индекс дела и заголовок дела на обложку переносится из индивидуальной номенклатуры дел нотариуса.

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома.

««Иные сделки (договоры)». Согласия на внесудебный порядок обращения взыскания на заложенное имущество. Том № 1»

««Иные сделки (договоры)». Обязательства по материнскому капиталу. Том № 2»

На обложке дела указывается дата начала и окончания дела в делопроизводстве нотариуса. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Например, 02 мая 2010 г.

Дата дела может не указываться только на обложках дел, содержащих годовые отчеты, номенклатуру дел, описи дел постоянного и временного хранения, и т.п., так как их даты отражаются в заголовках дел.

На обложке таких дел в реквизите «дата дела» указывается год образования дела в делопроизводстве нотариуса.

Датой начала дел, содержащих договоры, завещания и т.п., является дата самого первого документа, помещенного в дело. Датой окончания таких дел является дата последнего удостоверенного документа, помещенного в дело.

Датой начала наследственного дела является дата получения и регистрации документа, послужившего основанием к открытию наследственного дела.

Датой окончания наследственного дела является дата выдачи свидетельства о праве на наследство на все заявленное имущество всем наследникам, либо дата регистрации последнего поступившего в наследственное дело документа (например, решение суда, ответ банка об отсутствии денежных средств, свидетельства о смерти наследника).

При возобновлении наследственного дела на обложке указывается дата возобновления дела и дата окончания дела. Если наследственное дело возобновляется несколько раз, на обложке наследственного дела каждый раз указываются даты возобновления и окончания возобновления дела.

Датами начала книг, журналов, реестров являются даты первой записи, произведенной в книге, журнале, реестре, датой их окончания являются даты последней записи.

Датами начала и окончания личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

Количество пронумерованных в деле листов проставляется на обложке с листа-заверителя дела. При изменении количества листов в деле предыдущее количество листов зачеркивается, рядом указывается новое количество листов.

Реквизит «срок хранения» переносится на обложку из номенклатуры дел. На делах постоянного хранения пишется: «постоянно».

Глава 4. Составление описей дел, формы описей.

4.1. Составление описей дел

В течении двух месяцев после окончания календарного года отдельно на оконченные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляются описи дел по форме, указанной в приложении № 16 и № 17 к Правилам нотариального делопроизводства.

На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной порядковой нумерацией.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

Заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел, т.е. заголовки дел вносятся в опись в соответствии с разделами индивидуальной номенклатуры дел нотариуса;

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

Если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером;

Графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела (тома);

При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью).

Опись дел постоянного хранения включает в себя следующие элементы:

порядковый номер дела;

индекс дела;

заголовок дела (полностью соответствующий его заголовку на обложке дела);

номер тома (части тома);

дата дела (может обозначаться тремя парами арабских цифр,

например, 10.01.10. – 18.05.10);

количество листов в деле (томе), (проставляется на основании заверительной надписи дела);

примечание - используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другому нотариусу, др.

В опись дел временного хранения (свыше 10лет) помимо всех перечисленных элементов в 7 графу добавляется еще «срок хранения».

В графе описи дел постоянного хранения «Заголовок дела» перечисляются оконченные производством дела того года, когда составляется опись дел постоянного хранения и дела тех лет, которые были открыты ранее, но окончены производством в этот год.

Например, «Наследственное дело» № 25-2007 после смерти Мироновой Веры Петровны»; с «датой дела» 20.03.2007.- 23.03.2010.; или 23.11.2006. - 13.12.2010.

В графе «количество листов» указывается количество листов дела с учетом количества листов внутренней описи и без учета листа-заверителя.

Опись дел временного хранения (свыше 10лет) содержит те же элементы, что и опись постоянного хранения,

В конце описи делается запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, включенных в данную опись, оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

Описи дел составляются в двух экземплярах. Все экземпляры описи дел подписываются нотариусом, с указанием даты, составления описи, подпись нотариуса заверяется оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Документы во время их исполнения хранятся у исполнителя, для чего им должны быть заведены специальные папки с надписями типа "На исполнении", "Срочно", "Для коллегии", "На отправку", "На согласова­ние", "На подпись" и т.п. На каждой папке надо указать фамилию испол­нителя и его телефон. После окончания рабочего дня папки убирают в сейф, шкаф, стол. Такое хранение документов у исполнителя поможет в случае его срочной командировки или болезни быстро найти нужный документ и передать его на исполнение другому сотруднику.

После окончания работы с документом он передаётся для помеще­ния в дело.

Раскладка документов в дела производится секретарем или лицами, ответственными за эту работу в структурных подразделениях системати­чески, ежедневно в течение всего года. В небольших фирмах формиро­вание и хранение дел ведётся централизованно, обычно в секретариате.

Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении и по­мещаются в дела в тот же день к концу рабочего дня. Строгое выполне­ние этого несложного правила исключит потерю документов и обеспе­чит их сохранность.

Исполненных документов в учреждении, фирме накапливается мно­го. Чтобы в них легко можно было разобраться и быстро найти нужную информацию, документы после их исполнения группируют в дела, т.е. раскладывают в отдельные папки.

Формирование дела определяется как "группировка исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел".* Распределение до­кументов в дела проводится в соответствии с номенклатурой дел. Пра­вильное и своевременное распределение и подшивка документов в дела обеспечивает не только возможность быстрого поиска документа, но и его сохранность, исключают его потерю. Поэтому этой стадии работы с документами всегда придавалось большое значение и были выработа­ны единые требования к формированию и оформлению дел.

* ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, п. 42.

Основными нормативными документами, которыми необходимо пользоваться сегодня при организации работы по формированию, офор­млению и хранению дел являются "Основные правила работы ведом­ственных архивов" и "Государственная система документационного обес­печения управления".

Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть, на основании указанных нормативных актов, изложен в инструкции по делопроизводству конкретного учреждения, фирмы с указанием специ­фики (если она есть) формирования отдельных категорий дел. Этой ин­струкцией должны руководствоваться работники учреждения, ответствен­ные за формирование и хранение дел.

Формируют и хранят дела в структурных подразделениях по месту образования документов.

Распорядительные документы, переписку руководства и важнейшие внутренние документы формируют и хранят в канцелярии или секрета­риате руководства.

В небольших учреждениях, фирмах дела централизовано формиру­ет и хранит секретарь.

В структурных подразделениях выделяются лица, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела. Контроль за пра­вильным формированием дел и методическое руководство этой рабо­той осуществляет ведомственный архив и соответствующий государствен­ный архив.*

* Основные правила работы ведомственных архивов, п. 2.2.2.

Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть за­ведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регист­ратор.

На обложке каждого заводимого дела указывается название учреж­дения, фирмы. Если учреждение имеет официально признанное сокра­щенное наименование, то лучше употребить его. Например: Горбачев-Фонд, Атлантиксторм, МГИМО и т.п. Затем с новой строки пишется название структурного подразделения. Например, Бухгалтерия или Отдел кадров.

Под названием структурного подразделения в середине обложки ука­зывается индекс дела по номенклатуре. Например, Дело № 02-24, где 02 значит индекс структурного подразделения, а 24 - порядковый номер дела по номенклатуре.

Заголовок на обложку дела обычно переносится полностью из но­менклатуры. Внизу обложки дела указывается срок хранения (если дело имеет постоянных срок хранения, пишется "хранить постоянно").

В дело могут быть подшиты только те документы, которые предус­мотрены в нем номенклатурой. В случае появления документов, не пре­дусмотренных номенклатурой, заводится самостоятельное дело, а его название дописывается в номенклатуру дел под резервным номером.

Прежде чем подшить документ в дело, следует проверить исполнен ли он (о чем должна быть помета). Неисполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается. Далее проверяется правильность оформления документа. Требование "Основных правил работы ведомственных архивов" указывает "каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных, республиканских, отраслевых стандартов и других норма­тивных актов",* т.е. перед подшивкой еще раз проверяется наличие под­писей, заверительной надписи, отметок, дат, индекса и т.п.

* Основные правила работы ведомственных архивов, п. 2.2.3.

Документы включаются в дело только в одном экземпляре. Черно­вики, размноженные копии в дело не подшиваются. Исключение могут составлять черновики и дублетные материалы особо ценных докумен­тов, а также копии, на которых есть какие-либо резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание первых экземпляров.

Толщина каждого дела не должна превышать 30- 40 мм., около 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на два или более тома.

При формировании дел следует соблюдать ряд требований. Важ­нейшим из них является группировка в отдельные дела документов по­стоянного и временного хранения. Лишь в исключительных случаях документы разных сроков хранения, но связанные рассмотрением одно­го вопроса, помещают в одну папку, но после принятия решения и за­вершения работы дела переформируются.

Документы формируются в дело только за один календарный год. Исключение из этого правила составляют переходящие дела; судеб­ные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы лица в учреждении, а также выборных органов и их постоянных комиссий, формируемые в дела за период их созыва. Особенность в формировании имеют дела учебных заведений, формируемые по учеб­ным годам, документы театров, характеризующие сценическую деятель­ность и группируемые в течение театрального сезона, дела фильмов, рукописи, истории болезни и ряд других.

Документы помещаются вдело со всеми относящимися к ним прило­жениями и дополнительными материалами, возникшими в ходе реше­ния вопроса. Однако, в тех случаях, когда приложения имеют большой объем, их целесообразно формировать в самостоятельные тома.

Например, к приказам часто подбирают различные заявления, справ­ки, акты, записки, послужившие основанием для их издания. Их можно группировать отдельно: "Приказы за 1997 г." - одно дело и "Документы (справки, заявления, докладные записки) к приказам за 1997 г." - второе.

Также часто формируют протоколы и документы к ним.

Плановая и отчетная документация (планы, заявки, сметы, отчеты и расчеты к ним) помещается в дела того года, к которому она относится по своему содержанию, независимо от времени ее составления или даты поступления. Например, отчет за 1996 год будет составлен в 1997 году, но помещается в дело 1996 г. И наоборот, план на 1998 г. составляется в 1997 году, а помещается в дело 1998 года. Перспективные планы дол­жны быть отнесены к начальному году их действия. При этом следует помнить, что планы, сметы и отчеты группируются отдельно от проектов этих документов.

Внутри дела документы систематизируются в вопросно-логическом, хронологическом, алфавитном и нумерационном порядке, но возможны сочетания и комбинации. Как правило, документы в деле группируются по вопросно-логическому принципу, предусматривающему размещение документов в последовательности решения вопроса. Эта группировка совпадает с хронологическим принципом группировки.

Систематизация отдельных категорий документов имеет свою специ­фику.*

* Основные правила работы ведомственных архивов, п. 2.2.5.

Распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановле­ния и т.п.) формируются по видам документов и хронологии. При этом приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Документы коллегий группируются в два дела:

Протоколы и решения коллегии;

Документы к заседаниям коллегии (повестка дня, доклады, справ­ки, заключения, проекты решений и т.д.). Переписку систематизируют в хронологической последовательнос­ти: документ-ответ подшивается за документом-запросом. Хронология соблюдается по инициативным документам.

Свою специфику имеет формирование бухгалтерских документов. Формирование дел в бухгалтерии начинается сразу с начала года. В бухгалтерских книгах в начале года в соответствии с правилами, изложенными в "Инструкции по бухгалтерскому учету..." до начала запи­сей нумеруются все страницы (листы). На последней странице за подпи­сью главного бухгалтера делается надпись "В настоящей книге всего пронумеровано... страниц (листов)". Кассовая книга ф. КО-4, ф. 440, приходно-расходная книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним ф. Т-9, кроме того, должны быть прошнурованы и опечатаны сургучной печатью, а количество листов в фф. КО-4 и 440 заверено подписями руководителя учреждения и главного бухгалтера и ф. Т-9 -руководителем учреждения".*

* Инструкция по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете, М., ИПО "Полигран", 1993, п. 20, с. 13.

"Инструкция по бухгалтерскому учету..." указывает, что по истечении каждого отчетного месяца все мемориальные ордера, мемориальные ордера - накопительные ведомости вместе с относящимися к ним доку­ментами должны быть подшиты в хронологическом порядке и сброшю­рованы. При незначительном количестве документов брошюровку мож­но производить за три месяца в одну папку".*

* Инструкция по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете, п. 24, с. 15.

Документы формируются в дело за один календарный год. Однако "книги бухгалтерского учета при наличии в них по истечении года сво­бодных листов могут быть использованы для записей операций следу­ющего года. В этих случаях книги сдаются в архив один раз в два года".*

* Инструкция по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состо­ящих на бюджете, п. 20, с. 13.

Бухгалтерская документация в подавляющем большинстве группи­руется по хронологии. Документы собираются по месяцам. Однако в зависимости от количества документов в одном томе могут группиро­ваться документы за квартал или календарный год. При этом документы помесячно разделяются листом бумаги с указанием месяца.

При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений - корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц, объектов, предметов.

Так, лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группи­руются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий.

Финансовые денежные документы (кассовые ордера, авансовые от­четы, выписки банка и др.) располагаются в порядке последовательно­сти их номеров. Аналогично группируются квитанции, накладные и дру­гая подобная документация. Оправдательные документы (наряды на работу, сменные рапорты и др.) рекомендуется помещать в отдельные дела во избежание их потери или злоупотреблений.

Изъятие документов организации, может производиться только орга­нами государственной налоговой инспекции, дознания, предваритель­ного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным зако­нодательством Российской Федерации.

Изъятие документов производится в присутствии должностных лиц учреждения, организации, предприятия, фирмы, у которых проводится изъятие и оформляется протоколом, копия которого вручается под распис­ку соответствующему должностному лицу этой организации.

На изъятые документы должна составляться специальная опись, в которой отражается содержание изъятых документов.

С разрешения и в присутствии представителей органов, производя­щих изъятие, соответствующие должностные лица учреждения могут снять копии изымаемых документов с указанием основания и даты их изъятия.

Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т.д.), то с разрешения и в присутствии представи­телей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица учреждения могут дооформить эти тома: сделать внутреннюю опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подпи­сью, печатью.*

* Инструкция по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете, п. 27, с. 16.

В случае утери или уничтожения бухгалтерских документов норма­тивные акты предусматривают создание руководителем учреждения ко­миссии по расследованию причин пропажи или уничтожения. Комиссия назначается приказом руководителя. В необходимых случаях к ее рабо­те привлекаются представители следственных органов, охраны и госу­дарственного пожарного надзора.*