Бумаготворчеством занимается любое частное и государственное предприятие. Без него просто невозможно вести любой учет. При работе часто используются такие понятия, как «нормативка», «кадры», «формы», «образцы», «документ». Типы документов подразделяются на несколько видов в зависимости от назначения. Рассмотрим основные из них, а более подробно остановимся на кадровом делопроизводстве.

Ведение учета

Деятельность любой организации невозможна без документального сопровождения. Кроме специфических бухгалтерских и кадровых бумаг, существует и ряд других. Все они подразделяются на определенные виды и имеют соответствующий им тип. Рассмотрим, что означает понятие «документ». Типы документов любого содержания очень схожи между собой благодаря наличию одинаковых элементов. Информация, формализованная по единым требованиям, позволяет систематизировать данные и намного упрощает деятельность организации. Ниже приведен перечень атрибутов, присутствующих на основных бумагах организации, независимо от того, в каком виде они выполнены - в бумажном или электронном.

Обязательные элементы документа

Любая оформленная нормативным образом информация должна соответствовать особым требованиям внешнего вида и содержания. На документе обязательно должен присутствовать ряд атрибутов:

Дата. Актуальность информации представлена этим главным показателем.

Номер. Создается обычно по утвержденной номенклатуре или же может непосредственно изменяться вместе с другими показателями, например датой.

Наименование органа, создавшего документ. Как правило, эти данные в одной организации не изменяются, указывается лишь структурная принадлежность.

Печать. Ее отсутствие на документе делает его неправомочным. В большинстве случаев на документе этот элемент неразрывно связан со следующим атрибутом.

Подпись. Заверение информации данным образом является основным подтверждением правильности данных. Но ручного или электронного «росчерка» должностного лица на документе бывает недостаточно. Официальное вступление в силу в большинстве случаев происходит только при наличии печати.

Штамп. Не имеет такой юридической силы, как печать. Содержит информацию о и ее реквизитах. Но главное его предназначение - учет отправляемой информации путем проставления даты и порядкового номера.

Формы документов для взаимодействия с другими организациями

Вся информация, поступающая во внешнюю среду от данной организации, должна учитываться и обычно называется исходящей корреспонденцией. Главными атрибутами на таких документах являются штамп, печать и подпись. Указанная дата регистрируется в специальных журналах, что делает учет систематизированным. К основным формам документов для взаимодействия с другими организациями относятся деловые письма, обращения, рекламации. Учет получения таких бумаг в качестве входящей корреспонденции также проводится в виде регистрации с присвоением даты и номера.

Внутренний документ. Типы документов, регулирующие деятельность организации и отношения с работниками

Отражение взаимодействия внутри предприятия проявляется в одном из видов движения и подачи информации:

1. Внутренние нормативные и текущие документы. К ним относятся акты, приказы, протоколы и другие бумаги, регулирующие и отражающие деятельность организации.

2. Бумаги типа «организация - работник». Любые из них можно назвать общим понятием «кадровый документ». Типы документов по учету персонала подразделяются на два вида взаимодействия:

От организации к работнику;

От работника к организации.

Основной перечень включает заявления, приказы, протоколы, акты, инструкции, доверенности, резюме и др. Образцы документов указанных категорий в каждой организации могут отличаться друг от друга, но все же типичны по своему содержанию. Учет деятельности должен вестись по общим требованиям. К перечню обязательных документов отдела кадров относятся:

Они включают в себя: расписание работы, штатное расписание, правила распорядка, документы по обработке персональных данных работников, учет оплаты труда.

Текущие документы. Это договоры, регистрационные данные, учет кадров и отработанного времени, распорядительные сведения и др.

Все документы организации включены в номенклатуру и имеют соответствующий ей код.

Виртуальные документы

Благодаря современному техническому прогрессу в последнее время ведение дел становится полностью автоматизированным. Фактически документооборот является во всех организациях на 100% электронным. Но при этом значительная часть все же распечатывается на бумаге. С введением права на электронную подпись и ее юридической законности планируется в будущем полностью отказаться от материальных носителей информации. То есть деловое общение и обмен данными будет виртуальным. Это позволит значительно сэкономить время и уменьшить продолжительность периодов на движение бумаг между организациями.

для практических занятий по учебной дисциплине

Документационное обеспечение управления

1/3 Семестр

Специальность: 080114.51 «Экономика и бухгалтерский учет»

Теори я

Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Реквизит документа - это обязательный элемент оформления официального документа, например подпись, печать, текст и т. д.

Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, называется формуляром документа .

Для каждого вида документа (приказа, акта, письма и т. д.) характерен свой набор реквизитов.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии.

Применение УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003 . ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД, - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности организаций.

Настоящий стандарт устанавливает:

состав реквизитов;

требования к оформлению реквизитов;

требования к бланкам и оформлению документов;

требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации;

приведены схемы расположения реквизитов организационно-распорядительного документа, т. е. формуляр-образец ОРД с разными вариантами расположения реквизитов и образцы бланков документов (приложения к ГОСТ).

В соответствии с ГОСТ при подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

В области углового штампа располагаются реквизиты с 01 по 14:

01 - Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст.5021).

Воспроизводимое изображение Государственного герба РФ должно в точности соответствовать изображению, установленному действующим законодательством. Государственный герб РФ помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определенных Указом Президента Российской Федерации от 30.11.93 № 2050 и в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации (которое является прил. 1 к данному Указу).

К таким организациям и учреждениям относятся: Федеральное Собрание, Правительство РФ, Конституционный Суд РФ, Высший Арбитражный Суд РФ, центральные органы федеральной исполнительной власти, федеральных судов, Прокуратуры РФ, Центральный Банк РФ, Уполномоченный по правам человека, Счетная палата, Межведомственная комиссия по защите государственной тайны, а также дипломатические представительства, консульские учреждения и иные официальные представительства РФ за границей, органы государственной власти.

Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации.

02 - Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

03 - Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Реквизиты 04 – 07 используют в основном в отчетной документации. Они отражают кодовые значения организации и документов, которые необходимы для распознавания информации электронными средствами.

04 - Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) в зависимости от их вида деятельности.

05 - Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами при регистрации юридического лица.

06 - Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07 - Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

08 - Наименование организации , являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Наименование организации может состоять из нескольких частей:

А) сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии);

Б) полное наименование организации (в соответствии с учредительными документами);

В) сокращенное наименование организации в скобках (если оно закреплено в учредительных документах организации);

Г) наименование структурного подразделения или должности (если необходимо уточнить автора документа).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

09 - Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).Реквизиты адреса на почтовых отправлениях оформляют в следующей последовательности (Правила оформления почтовых отправлений):

а) название улицы, номер дома, номер квартиры;

б) название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

в) название района;

г) название республики, края, области, автономного округа (области);

д) название страны (для международных почтовых отправлений);

е) почтовый индекс.

10 - Наименование вида документа , составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). Оформляется прописными (заглавными) буквами, если в наименовании вида документа меньше 15 знаков, оно оформляется в разрядку, например:

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

П Р И К А З

11 - Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

12 - Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел (например, № 14/02-05, где 14 – порядковый номер документа, 02 – номер структурного подразделения, 05 – порядковый номер дела в структурном подразделении в которое подшит документ), информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе (например, № 14/65).

В инициативных письмах не заполняется:

На № _________от __________

На № 48 от 09.12.2009 г.

14 - Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления по месту регистрации организации, оно включает в себя только общепринятые сокращения, например,г. Ярославль (у городовМосква иСанкт-Петербург сокращение «г.» не указывается, т.к. это города федерального значения).

15 - Адресат . В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Реквизиты адресата оформляют по следующей схеме:

Наименование организации Должность И. О Фамилия Справочные данные об организации (адрес, телефон, факс, e-mail– в зависимости от способа отправки)

Должность + наименование организации

И. О Фамилия Справочные данные об организации (адрес, телефон, факс, e-mail– в зависимости от способа отправки)

Обязательным элементом при этом является для юридических лиц – наименование организации, для физических лиц - И. О Фамилия. Все остальные элементы Адресата указываются в зависимости от документа.

Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов Ярославской области

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов этот реквизит не оформляется, а составляют список рассылки документа.

16 - Гриф утверждения документа . Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документадолжностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, по схеме:

УТВЕРЖДАЮ Должность + организация Личная подпись И.О. Фамилия «___»________20___г.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа другим документом (постановлением, решением, приказом, протоколом) гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

17 - Резолюция , написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Морозовой Н.В., Федосеевой Н.А.

Подготовить проект договора с ЗАО "Ростекстиль" к 05.10.2003 Личная подпись Дата

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

18 - Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

19 - Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

20 - Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Тексты некоторых документов делятся на вводную и основную части. Во вводной части раскрывается основание издания документа или уточняются лица, составившие документ, в основной – раскрывается основное содержание документа.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

21 - Отметку о наличии приложения , названного в тексте документа, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте и при условии наличия нескольких приложений, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

В приложении к документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 2 к приказу Росархива от 05.06.2003 № 319

22 - В состав реквизита "Подпись " входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

или на бланке:

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

23 - Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО Должность + организация Личная подпись И.О. Фамилия «___»________20___г.

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

24 – Юридическое согласование документа оформляютвизой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Например, при полном соответствии документа законодательным нормативным актам:

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела Личная подпись А.С.Орлов «___»________20___г.

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

25 - Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации.

26 - Призаверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

27 - Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А.Жуков 924 45 67

28 - Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

29 - Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

30 - Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Реквизит – это обязательный информационный элемент документа, который должен быть расположен на определенном месте бланка или листа документа.

Реквизиты необходимы для придания документу юридической силы. Количество реквизитов для разных видов документов различно, но определено правилами составления данного документа. При подготовке документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003 используются следующие реквизиты:

01 – Государственный герб Российской Федерации

02 – герб субъекта Российской Федерации

03 – эмблема организации или товарный знак

04 – код организации

05 – основной государственный регистрационный номер юридического лица

06 – идентификационный номер налогоплательщика

07 – код формы документа

08 – наименование организации

09 – справочные данные об организации

10 – наименование вида документа

11 – дата документа

12 – регистрационный номер документа

14 – место составления или издания документа

15 – адресат

16 – гриф утверждения документа

17 – резолюция

18 – заголовок к тексту

19 – отметка о контроле

20 – текст документа

21 – отметка о наличии приложения

22 – подпись

23 – гриф согласования документа

24 – визы согласования документа

25 – оттиск печати

26 – отметка о заверении копии

27 – отметка об исполнителе

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело

29 – отметка о поступлении документа в организацию

30 – идентификатор электронной копии документа.

Обязательными реквизитами , которые обеспечивают юридическое значение документов, являются:

Наименование организации (должностного лица) – автора документа;

Наименование вида документа (заявление; доверенность и т.п.);

Дата документа;

Регистрационный номер;

Гриф утверждения документа;

Подпись;

Правила оформления реквизитов подробно описаны в пособиях по делопроизводству. Остановимся на правилах оформления даты документа (реквизит 11). Дата – один из наиболее важных реквизитов любого документа, так как ее отсутствие делает документ недействительным. Датой документа является дата его подписания или утверждения. Дату оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, 1 сентября 2005 года нужно написать так: 01.09.2005 . Допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например, 01 сентября 2005 г.

Подпись является обязательным реквизитом любого документа. Если документ представлен в электронном виде, используется электронная цифровая подпись (ЭЦП). ЭЦП позволяет идентифицировать владельца сертификата закрытого ключа подписи и гарантирует подлинность документа.

Документы требуют определенного формата . Необходимо знать, что официальные документы должны быть представлены на бумаге формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Изучая особенности письменной речи, мы говорили, что ее основой является текст . Деловая корреспонденция – один из видов письменной речи. Рассмотрим особенности текстов официально-делового стиля.

Требования к составлению деловых текстов весьма строги.

1. Документы должны четко и точно передавать информацию, исключать неясности и возможность неправильного истолкования.

2. Необходимо следить за логичностью изложения информации.

3. Документы должны быть лаконичными (как правило, не более одной-двух страниц), но полностью передавать необходимую информацию.

4. Информация, изложенная в документе, должна быть достоверной и аргументированной .

5. Язык документа должен соответствовать нормам официально-делового стиля.

Структура делового документа , как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины составления документа (приводится информация об имевших место фактах и событиях), во второй части содержатся решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

4. Каковы нормативные требования официально-делового стиля ? Каким требованиям должен отвечать язык деловых документов?

При изучении норм современного русского литературного языка мы говорили о том, что существуют следующие типы норм :

Орфоэпические,

Орфографические,

Грамматические (морфологические и синтаксические),

Лексические,

Стилистические.

Давайте подумаем, какие типы норм будут важны для составления документов?

Служебные документы представляют собой письменную речь, поэтому орфоэпические нормы, характерные для устной речи, мы не рассматриваем.

Соблюдение орфографических норм обязательно для любого вида письменной речи. Особенностью языка документов является широкое использование сокращений (аббревиатур). Остановимся на нескольких правилах .

1. При перечислениях в конце предложения допускаются сокращения:

- и т.п. (и тому подобное),

- и пр. (и прочее),

- и др. (и другие),

Сокращается союз т.е. (то есть).

2. Можно сокращать названия ученых степеней и званий и наименования должностей:

- проф., доц.,

- канд. физ.-мат. наук,

- гл. инженер,

- зав. кафедрой и т.п.

3. Слова «город» и «год» имеют форму г. , например:
г. Воронеж, 2005 г.

4. Сокращаются географические понятия:

- р. (река),

- пгт (поселок городского типа),

- оз. (озеро) и т.п.

5. Сложные слова пишутся смешанным образом:

- 50-летие,

- 40-метровый,

- 60-тонный и т.п.

6. Используются только узаконенные сокращения названий организаций, предприятий и учреждений:

- Мосгордума,

- ЦБР (Центральный банк России),

- МГУ,

- РУДН и т.п.

В каждом случае использования сокращений нужно следить за тем, чтобы они были понятны адресату и исключалась возможность инотолкования. Не допускаются разного вида сокращения в одном документе. Например, слово «господин» нельзя сокращать в одном месте – «г. Иванов» , а в другом – «г-н Иванов».

Грамматические нормы официально-делового стиля предполагают использование устойчивых языковых моделей и текстовых формул. Рассмотрим некоторые особенности языка служебных документов.

1. Вместо отдельных глаголов используются глагольные словосочетания :

- осуществлять контроль – контролировать,

- оказать помощь – помочь и т.п.

2. При использовании сравнительной и превосходной степени прилагательных предпочтение отдается сложным формам: более сложный (вместо сложнее ), более актуальная (вместо актуальнее ).

3. Необходимо знать нормы употребления числительных в языке служебных документов.

- Количественные числительные , обозначающие однозначные числа, воспроизводятся словом (размещено восемь заказов) . Но если есть указание меры, то числительные воспроизводятся цифрами (8 километров).

- Составные числительные принято записывать словами, если они стоят в начале предложения (Двести сорок аудиторных часов проведено дополнительно). В остальных случаях числительные записываются цифрами (Дополнительно проведено 240 аудиторных часов) .

При записи порядковых числительных принято указывать падежные окончания (зарплата по 14-му разряду) .

В финансовых документах обязательна словесная расшифровка цифровой записи (185 000 рублей – сто восемьдесят пять тысяч рублей) .

4. В официально-деловом стиле речи широко используются предлоги , при этом нужно помнить о правильной постановке падежа имени или местоимения. Наибольшее количество ошибок происходит при неправильной постановке родительного падежа вместо дательного, поэтому нужно запомнить те предлоги, которые требуют дательного падежа:

- благодаря (чему?) своевременному вмешательству,

- вопреки (чему?) сложившемуся мнению,

- согласно (чему?) приказу,

- соответственно (чему?) принятым мерам,

- применительно (к чему?) к данным условиям.

Используя предлоги в официально-деловом стиле речи, нужно помнить о правильном их написании. Обратим внимание на похожие сочетания:

5. В деловых письмах страдательный залог часто предпочтительнее действительного для придания документам нейтрально-объективного вида. Например,

- на собрании было вынесено решение (вместо собрание решило ),

- нами были приняты следующие меры (вместо мы приняли меры ),

- мастером не была обеспечена техника безопасности (вместо мастер не обеспечил ) и т.п.

6. Особенностью официально-делового стиля является употребление деепричастных оборотов . Например: рассмотрев Ваше заявление, принимая во внимание сложившиеся обстоятельства, учитывая изменение сроков и т.п. При построении предложения нужно следить за тем, чтобы действие глагола-сказуемого и глагола, выраженного деепричастием, относилось к одному и тому же лицу. Сравните два предложения.

- Обучаясь на физико-математическом факультете, мне не удалось сдать два зачета.

- Обучаясь на физико-математическом факультете, я не смог сдать два зачета.

Второе предложение является правильным, потому что действия глагола-сказуемого и глагола, выраженного деепричастием, относятся к первому лицу (я обучался и я не сдал ).

Каковы особенности лексических норм официально-делового стиля?

1. Язык документов требует точности словоупотребления, что обусловливает сужение лексического сочетания слов, использование устойчивых, шаблонных оборотов (клише). Сравните два примера.

- Мы написали и послали служебную записку декану.

- Служебная записка была составлена и направлена декану.

Первое предложение уместно в разговорном стиле речи, второе является предпочтительным для официально-делового стиля.

Обратите внимание на такие словосочетания, как:

- проживает по адресу (а не живет ),

- зачислен в группу (а не принят ),

- академический отпуск был предоставлен (а не дан ).

2. В официально-деловом стиле широко используются термины ипрофессионализмы , так как служебная переписка тесно связана с деятельностью предприятия или учреждения. Необходимо, однако, следить за тем, чтобы все термины и профессиональные слова были понятны адресату, и при необходимости давать их объяснение. Приведем примеры разных видов терминов:

Экономические термины: счет-фактура, накладные расходы, статья бюджета, предоставление кредита и т.п.;

Юридические термины: истец, ответчик, право на пользование недвижимостью и т.п.;

Технические термины: расход топлива, энергоносители, блок питания и т.п.;

Номенклатурные термины («номенклатура» – перечень наименований должностей, учреждений, товаров и т.д.): офис-менеджер, финансовый директор, рекламный агент, предприниматель без образования юридического лица (ПБЮЛ), открытое акционерное общество (ОАО), бензин А-95 и т.п.

Отметим, что использование профессионализмов, характерных для разговорной речи, в письменных документах недопустимо. Сравните следующие варианты и выберите правильный:

Конечно, правильные варианты указаны в правой части таблицы, так как в левой части находятся слова разговорного стиля речи.

3. Необходимо обращать внимание на различие значения в словах-паронимах (т.е. близких по звучанию), сравните: предоставить – представить. Вспомните, что глагол предоставить означает «дать возможность пользоваться, распоряжаться чем-либо». Следовательно, нужно писать предоставить квартиру, отпуск, кредит и т.п. Значение глагола представить – «показать, предъявить», поэтому нужно писать представить справку, отчет и т.п.

5. Одной из наиболее важных составляющих любой коммуникации является знание речевого этикета . Каковы правила делового этикета , что лежит в основе служебной переписки и составления документов?

Главной особенностью делового этикета является нейтральность тона деловой переписки. Пишущий должен продемонстрировать доброжелательность, корректность и уважительное отношение к деловому партнеру даже в том случае, когда документ содержит отрицательный ответ на просьбу, претензии к партнеру или критику действий противоположной стороны. Следует избегать двух крайностей при составлении делового письма: не допускать грубости и не впадать в излишнюю вежливость. Неприемлемы выражения типа Вы сорвали поставку оборудования или Не были бы вы столь любезны указать сроки поставок. Следует подобрать нейтральные, корректные варианты, например, К сожалению, сроки поставки оборудования были сорваны. Просим Вас указать сроки поставок.

В официально-деловом стиле общения регламентированы формы обращения и заключительные формулы письма . При обращении ставится слово Уважаемый (-ые), за которым следует имя и отчество. При использовании фамилии адресата добавляют слово «господин». После обращения ставится запятая или восклицательный знак. Например, Уважаемый Николай Константинович, Уважаемый господин мэр! Заключительной формулой вежливости является вариант С уважением… .

Не используются в деловой переписке местоимения я, он, они. В заявлении нужно писать Прошу предоставить мне академический отпуск. При ссылке на третье лицо нужно указать его фамилию, имя и отчество. Однако в объяснительных записках местоимение я допустимо: 15 сентября я опоздал на занятия из-за аварии в метро.

Тон служебной переписки корректируется вводными словами, позволяющими оценивать события более нейтрально, например:

К сожалению, мы не получили ответа на запрос;

Это недоразумение, несомненно, будет преодолено.

Интонационный рисунок официального письма можно разнообразить этикетными формами выражения благодарности, признательности, уверенности, надежды и т.д. Например:

С благодарностью принимаем Ваше предложение о сотрудничестве;

Выражаем уверенность в дальнейшем укреплении наших деловых связей;

С удовольствием сообщаем о выходе Вашей книги.

Знание правил составления делового документа, соблюдение норм официально-делового стиля и выполнение требований речевого этикета помогает успешно вести деловую корреспонденцию и способствует достижению успехов в деловом общении.

Вопросы для самоконтроля:

1. Каковы основные признаки официально-делового стиля речи?

2. Что такое документ с лингвистической точки зрения? Каковы его структурно-языковые особенности?

3. Что такое унификация и стандартизация документов?

4. Что такое реквизит? Какие реквизиты считаются основными и почему?

5. Каковы нормативные требования, предъявляемые к языку деловых документов?

6. Каковы общие правила делового этикета?

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать

Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств).

Наиболее существенные из них следующие:

1. Атрибутивность документа, т.е. наличие неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может.

Документ как целостная система состоит из двух основных слагаемых - информационной и материальной. Отсутствие одной из составляющих превращает документ в устную речь или вещь.

Документ имеет две стороны: содержание (духовная сущность: мысли, идеи) и форму (материальную, вещественную, служащую для закрепления и передачи информации). Тезис о двойственной природе документа является аксиомой документоведения. Содержательно-информационная сущность документа является главным признаком документа. Его форма обычно рассматривается с точки зрения материала (носителя зафиксированной информации) и особенностей материальной конструкции. Различают внешнюю (полиграфическое или иное оформление) и внутреннюю форму документа (внутренняя организация материала). Именно по материальной конструкции отличают книгу от газеты, карты, грампластинки, дискеты и т.п. Иногда к формальным признакам документа относят форму записи информации. Тогда различают форму материально-конструктивную и семиотическую (знаковую). Между информацией (сообщением, текстом) и материальным носителем настолько тесная связь, что принято использовать особый термин «документная информация».

2. Функциональность документа, т.е. его предназначенность для передачи информации в пространстве и времени. Документ -- полифункциональный объект, т.е. он выполняет множество общесистемных и специфических функций, обусловленных разнообразными потребностями общества в информации, знаниях. Именно способность документа выполнять свои сущностные функции позволяет рассматривать его как источник информации, средство социальной документной коммуникации.

3. Структурность документа, т.е. тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях.

Всякий документ обладает определенной структурой, последовательным и взаимосвязанным расположением его элементов и подсистем: как текстовой, информационной составляющей (предисловие, вступительная часть, основной текст, вспомогательные указатели, приложения), так и материальной составляющей (обложка, переплет, титульный лист, книжный блок, корешок, форзац и т.п.).

Типовую структуру, т.е. одинаковый набор элементов для определенного вида документов, имеют практически все функционирующие в системе социальных коммуникаций документы. Типовая структура документов различных видов определяется специальными стандартами, положениями, инструкциями и т.п. Именно структура обеспечивает эффективность использования и долговременность хранения документа.

Набор перечисленных свойств документа-это особая целостная система, выполняющая возложенные на нее обществом функции. Связь между ними является настолько тесной, что отделить их друг от друга можно лишь условно.

Определение признаков и свойств документа только начато в документоведении и требует дальнейшего уточнения как их номенклатуры, так и содержательного наполнения.

Признаки документа

К отличительным признакам документа относятся:

1. Наличие смыслового содержания. Документ – носитель смысла, который передается знаками. Совокупность последовательных знаков, которые передают смысл, содержание документа (сообщение), является его обязательным признаком.

2. Стабильная вещественная форма, обеспечивающая долговременную сохранность документа, возможность многократного (долговременного) использования и перемещения информации в пространстве и времени.

3. Предназначенность для использования в социальной коммуникации. Документный статус имеют лишь те источники, которые изначально предназначены для хранения и передачи информации в пространстве и времени. Документы-это специально созданные человеком для коммуникационных целей носители информации.

4. Завершенность сообщения. Этот признак обусловлен областью использования документа. Фрагментарное незавершенное сообщение не может быть полноценным документом. Требование завершенности является относительным, поскольку имеется ряд незавершенных сообщений, имеющих особое значение для научных исследований (наброски, черновики, эскизы).

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

Юридическая сила документа может быть обеспечена установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов, т.е. обязательных элементов оформления документов: наименование организации - автора документа, подпись, дата, регистрационный номер документа, гриф утверждения, печать и др.

Оригинальность документа. Слово "оригинал" происходит от латинского слова "originalis", что означает - первоначальный, самобытный. Признаком оригинала является его уникальность.

Нередки "умноженные оригиналы", т.е. оригиналы, составляемые в нескольких экземплярах. Например, договор между государствами с древнейших времен составляется в количестве экземпляров, соответствующих числу договаривающихся сторон, при этом каждый экземпляр является оригиналом.

Оригиналы документов по своему внешнему виду могут быть беловиками и черновиками.

Подлинность документа. Как синоним слова оригинал употребляется подлинник, что в переводе с латинского означает достоверный. Подлинный документ: документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. Таким образом, документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный, называется подлинником официального документа. Это может быть первый или единичный экземпляр оригинального документа. Дубликат документа: повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Копийность документов . Копия документа - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридическую силу.

Повторное, точное воспроизведение подлинников (в целях размножения) является копией. Само понятие копия (лат. сopia - множество) связано с размножением оригинала любого вида.

Среди копий различаются:

Выписка - копия части документа. Выписка должна содержать воспроизведение полного текста решения по определенному вопросу. Юридическую силу выписка приобретает после ее заверения должностным лицом организации или нотариусом. Особый вид - фото и светокопии, отличительной чертой которых является точное воспроизведение оригинала. Они являются видом факсимильных, автоматических копий. Кроме копий, снятых непосредственно с оригинала или полученных автоматически, т.е. одновременно с оригиналом, могут быть кратные копии: копия с копии.

Документы могут выполнять следующие функции , которые условно принято разделять на три блока:

Информационная функция - каждый документ обладает определенной информационной "емкостью" - количеством и качеством информации, а также полнотой, оптимальностью и актуальностью представленной в нем информации.

Функции, обеспечивающие процесс управления

Функции, носящие культурно-исторический характер.

Общие функции документа :

Информационная - определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации,

Коммуникативная - документы являются средством обмена информации,

Социальная - состоит в запечатлении, сохранении и передаче социальной информации; документ является не только продуктом определенных социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения; социальная функция определяется ролью и местом документа в данном обществе и жизни государства.

Специальные функции документа:

Управленческая - в ней документ выступает как средство управления деятельностью,

Организационная - документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений,

Правовая - документ может являться письменным доказательством и быть источником права,

Общекультурная - способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе,

Историческая - документ является историческим источником.

2. Официально-деловой стиль в системе современного русского литературного языка

Современный официально-деловой (о-д) стиль – это функциональная разновидность русского литературного языка.

Основной сферой, в которой функционирует официально-деловой стиль, является административно-правовая деятельность. Этот стиль удовлетворяет потребность общества в документальном оформлении разных актов государственной, общественной, политической, экономической жизни, деловых отношений между государством и организациями, а также между членами общества в официальной сфере общения.

Основной формой реализации этого стиля является письменная.

Устная форма о-д стиля – выступление на торжественных собраниях, заседаниях, приемах. Доклады государственных и общественных деятелей и т.д. О-д стиль обслуживает сугубо официальные и чрезвычайно важные сферы человеческих взаимоотношений; отношения между государственной властью и населением, между странами, между предприятиями, организациями и учреждениями, между личностью и обществом.

Основными особенностями о-д стиля являются:

Нейтральный тон изложения

Точность и ясность изложения

Лаконичность, краткость текста.

Нейтральный тон изложения – это норма официально-делового общения, которая свидетельствует о деловой основе взаимоотношений между автором и адресатом документа, их неличном характере, наличии определенной дистанции между ними.

Точность изложения необходима для обеспечения однозначности понимания теста документа и исключения двусмысленностей. Точность изложения достигается употреблением терминологической лексики, использованием устойчивых оборотов.

Ясность текста определяется, прежде всего, правильностью его композиционной структуры, отсутствием логических ошибок, продуманностью и четкостью формулировок.

Лаконичность изложения текста – это экономное использование языковых средств, исключение речевой избыточности.

Лексические признаки официально-делового стиля речи

Лексическая (словарная) система официально-делового стиля, кроме общекнижных и нейтральных слов, включает:

1) языковые штампы (канцеляризмы, клише): ставить вопрос, на основании решения, входящие-исходящие документы, контроль за исполнением возложить, по истечении срока.

2) профессиональную терминологию: недоимка, алиби, черный нал, теневой бизнес;

3) архаизмы: оным удостоверяю, сей документ.

В официально-деловом стиле недопустимо употребление многозначных слов, а также слов в переносных значениях, а синонимы употребляются крайне редко и, как правило, принадлежат одному стилю: снабжение = поставка = обеспечение, платежеспособность = кредитоспособность, износ = амортизация, ассигнование = субсидирование и др.

Официально-деловая речь отражает не индивидуальный, а социальный опыт, вследствие чего ее лексика предельно обобщена. В официальном документе предпочтение отдается родовым понятиям, например: прибыть (вместо приехать, прилететь, прийти и т.д.), транспортное средство (вместо автобус, самолет, "Жигули" и т. д.), населенный пункт (вместо деревня, город, село и т.д.) и др.

Морфологические признаки официально-делового стиля речи

К морфологическим признакам данного стиля относится многократное (частотное) использование определенных частей речи (и их типов). В их числе следующие:

1) существительные – названия людей по признаку, обусловленному действием (налогоплательщик, арендатор, свидетель);

2) существительные, обозначающие должности и звания в форме мужского рода (сержант Петрова, инспектор Иванова);

3) отглагольные существительные с частицей не- (лишение, несоблюдение, непризнание);

4) производные предлоги (в связи, за счет, в силу, по мере, в отношении, на основании);

5) инфинитивные конструкции: (провести осмотр, оказать помощь);

6) глаголы настоящего времени в значении обычно производимого действия (за неуплату взимается штраф…).

7) сложные слова, образованные от двух и более основ (квартиросъемщик, работодатель, материально-технический, ремонтно-эксплуатационный, вышеуказанный, нижепоименованный и т.п.).

Использование указанных форм объясняется стремлением делового языка к точности передачи смысла и однозначности толкования.

Синтаксические признаки официально-делового стиля речи

К синтаксическим признакам официально-делового стиля относятся:

1) употребление простых предложений с однородными членами, причем ряды этих однородных членов могут быть весьма распространенными (до 8–10), например: … штрафы в качестве меры административного взыскания могут устанавливаться в соответствии с законодательством России за нарушение правил техники безопасности и охраны труда в промышленности, строительстве, на транспорте и в сельском хозяйстве;

2) наличие пассивных конструкций (платежи вносятся в указанное время);

3) нанизывание родительного падежа, т.е. употребление цепочки имен существительных в родительном падеже: (результаты деятельности органов налоговой полиции…);

4) преобладание сложных предложений, в особенности сложноподчиненных, с придаточными условными: При наличии спора о размерах причитающихся уволенному работнику сумм администрация обязана уплатить указанное в настоящей статье возмещение в том случае, если спор решен в пользу работника.

Оформлении деловых документов (композиция )

Композиция текста – построение текста, взаимное расположение его частей, обусловленное его функцией, коммуникативными задачами; композиция документного текста определяется действием унифицирующих правил, в результате чего каждый вид документных текстов имеет собственную композиционную схему. Композиция служебных документов, это самый упорядоченный и самый стандартизированный, строгий жанр. Главной особенностью композиции документов является то, что к ней существуют единые требования и правила, которые установлены государственными нормативными актами. Соблюдение этих правил обеспечивает их юридическую силу, оперативное и качественное составление и исполнение документов, организацию быстрого поиска документов, а также более активное использование ПЭВМ в составлении служебных документов.

Информацию в документе несут не только текстовые фрагменты, но все элементы текста, имеющие обязательный характер-реквизиты.Для каждого вида документов существует свой набор реквизитов, предусмотренный Госстандартом-ГОСТом.

Реквизит-это обязательный информационный элемент документа, строго закрепленный за определенным местом на бланке, листе. Наименование, дата, регистрационный номер, адресат, сведения о составителе и т.д. постоянно располагаются в одном и том же месте (привести пример ПРИКАЗ,ПИСЬМО и т.д.). Число реквизитов бывает различным и зависит от вида и содержания документов. Формуляр-образец устанавливает максимальный состав реквизитов и порядок их расположений. К ним относятся: Государственный герб РФ., Эмблема организации и предприятия., Изображение правительственных наград., Код предприятия, учреждения или организации по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).,Код формы документа по общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД)., Наименование министерства или ведомства., Наименование учреждения, организации или предприятия., Наименование структурного подразделения., Индекс почтового отделения, почтовый и телеграфный адрес., номер телетайпа., электронной почты., телефона.. факса., Название вида документа, дата, регистрационный номер(индекс), ссылка на индекс и дату входящего документа, место составления и издания, гриф ограничения к доступу документа, адресат, гриф утверждения, резолюция, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, подпись, гриф согласования, виза, печать отметка о заверении копий, фамилия исполнителя и номер его телефона, отметка об исполнении и направлении его в дело, отметка о переносе данных на машинный носитель, отметка о поступлении.

Таким образом, высокая степень унификации, стандартизация, как ведущая черта синтаксиса, высокая степень терминированности лексики, логичность, безэмоциональность, информационная нагрузка каждого элемента текста, внимание к деталям характерны для официально-делового стиля документов и являются особенностью текстов служебных документов.

Жанровое многообразие официально-делового стиля речи

По тематике и разнообразию жанров в рассматриваемом стиле выделяют две разновидности: I – официально-документальный стиль и II – обиходно-деловой стиль.

В свою очередь в официально-документальном стиле можно выделить язык законодательных документов, связанных с деятельностью государственных органов (Конституция РФ, законы, уставы), и язык дипломатических актов, связанных с международными отношениями (меморандум, коммюнике, конвенция, заявление). В обиходно-деловом стиле различают язык служебной переписки между учреждениями и организациями, с одной стороны, и язык частных деловых бумаг – с другой.

Все жанры обиходно-делового стиля: служебная переписка (деловое письмо, коммерческая корреспонденция) и деловые бумаги (справка, удостоверение, акт, протокол, заявление, доверенность, расписка, автобиография, и др.) – характеризуются известной стандартизацией, облегчающей их составление и использование и рассчитанной на экономию языковых средств, на устранение неоправданной информационной избыточности, т.е. как уже говорилось выше официально-деловой стиль отличает точностью формулировок, безличностью и сухостью изложения, высокой стандартностью, большим количеством устойчивых оборотов, клише (вменит в обязанность, ввиду отсутствия, принять меры). В этом стиле существует большое количество жанров: закон резолюция, нота, договор, приказ, инструкция, объявление, жалоба и др.)

Реквизит документа - это обязательный элемент оформления официального документа (ГОСТ Р 6.30 - 2003).

08 - Наименование организации. Организации могут иметь следующие виды наименований:

1) полное наименование (на русском языке);

2) сокращенное наименование;

3) наименование на иностранном языке;

4) наименование на национальном языке.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах (в уставе). Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Действующее законодательство обязывает юридическое лицо иметь только полное фирменное наименование. Иметь или нет при этом сокращенное наименование - этот выбор остается за организацией (п. 3 ст. 1473 ГК РФ). Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Все юридические лица согласно положениям гражданского законодательства должны иметь такой индивидуализирующий признак, как фирменное наименование, в котором должна быть указана его организационно-правовая форма (п. 1 ст. 54 ГК РФ). Наименование юридического лица обязательно отражается в учредительных документах (п. 3 ст. 54 ГК РФ). Любая коммерческая организация обязательно должна иметь фирменное наименование.

С 1 января 2008 г. права на фирменное наименование определяются в соответствии с частью четвертой ГК РФ, а именно согласно положениям, определенным в параграфе 1 гл. 76 ГК РФ. Фирменное наименование должно состоять из двух частей (п. 2 ст. 1473 ГК РФ): 1) указание на организационно-правовую форму; 2) наименование юридического лица. Наименование не может состоять только из слов, обозначающих род деятельности (например, ООО «Консультационные услуги» вряд ли будет возможно зарегистрировать). При этом обе части в единстве и составляют фирменное наименование коммерческой организации и так и должны рассматриваться. Поэтому вполне возможно одновременное существование зарегистрированных в установленном порядке ЗАО «Техно» и ООО «Техно». Считается, что это два разных фирменных наименования.

Выбирая, как назвать организацию, не стоит забывать об ограничениях, установленных п. 4 ст. 1473 ГК РФ, касающихся того, что не может быть включено в фирменное наименование юридического лица. Так, в частности, юридические лица не могут включать в фирменное наименование полные или сокращенные официальные наименования Российской Федерации, иностранных государств, а также слова, производные от таких наименований. Исключение из этого правила законодатель сделал только для унитарных предприятий, а также для акционерных обществ, при соблюдении следующих условий: наличие согласия Правительства РФ, принадлежность более 75 % акций общества Российской Федерации.

17 - Резолюция. Резолюция может быть оформлена на отдельном листе. Резолюция, оформленная соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект договора с Консалтинговой группой

«ТЕРМИКА» к 05.10.2010

Личная подпись

Реквизит документа - это обязательный элемент оформления официального документа.

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). Состав реквизитов документа установлен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Различают постоянные и переменные реквизиты.

Постоянные реквизиты повторяются в обязательном порядке во всех управленческих документах.

Переменные - указывают непосредственно при подготовке и оформлении конкретного вида документа. При составлении и оформлении управленческих документов все предусмотренные реквизиты могут не быть использованы. Конкретный набор реквизитов в документе зависит от вида документа, этапов его подготовки и работы с ним.

Набор реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для ряда документов состав реквизитов установлен законодательными и нормативными актами, отдельные виды документов могут быть оформлены организацией по собственному усмотрению с выполнением единых правил документирования.

2. Формуляр-образец организационно-управленческих документов представляет собой графическую модель или схему построения документа. Формуляр-образец также устанавливает размеры стандартных полей в документе, расположение постоянных и переменных реквизитов.

3. Общие требования к оформлению управленческих документов предусмотрены стандартами: ГОСТ Р 6.30 - 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и ГОСТ Р 51141- 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

ГОСТ Р 6.30 - 2003 устанавливает максимальный набор реквизитов документа, правила их оформления и расположения в документе, предусматривает виды бланков документов, требования к их оформлению и хранению и др.

Документ имеет юридическую силу только при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. Например, обязательные реквизиты для письма: наименование организации, почтовый адрес, адресат, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, подписи, фамилия исполнителя и номер его телефона.

При подготовке документов рекомендовано применять текстовый редактор Microsoft Word (программный продукт корпорации Microsoft Corporation) любой версии, начиная от 6.0 с использованием шрифтов Times New Roman Cyr, либо Times DL, 12, 13, 14 кеглем через одиночный, полуторный или двойной интервалы.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего (нижнего) поля листа. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

Левое - не менее 20 мм;

Правое - не менее 10 мм;

Верхнее - не менее 20 мм;

Нижнее - не менее 20 мм.

4. 30 реквизитов предусмотрены ГОСТ Р 6.30 - 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

5. Дата документа, номер, подпись, печать. Для каждого вида документов устанавливается перечень необходимых реквизитов.

6. Переменные - указывают непосредственно при подготовке и оформлении конкретного вида документа. При составлении и оформлении управленческих документов все предусмотренные реквизиты могут не быть использованы. Конкретный набор реквизитов в документе зависит от вида документа, этапов его подготовки и работы с ним.

7. Бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем типографским способом постоянной информацией об организации. Содержание и размещение реквизитов на всех видах бланков зависит от информации, содержащейся в учредительных документах предприятия (организации, учреждения). Требования к изготовлению и хранению бланков, а также их виды предусмотрены ГОСТ Р 6.30 - 2003.

8. Виды бланков документов:

ь Общий бланк - бланк предприятия или структурного подразделения для изготовления любого вида документа (за исключением письма).

ь Бланк для письма.

ь Бланк конкретного вида документа (кроме письма).

9. Бланки документов можно изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств компьютерной техники при создании конкретного вида документа. Для наиболее важных документов предприятия используют бланки, выполненные типографским способом, с эмблемой, имеющей высокую степень детализации, с тиснением, водяными знаками, многоцветной печатью и другими элементами, затрудняющими подделку. Как правило, такие бланки нумеруются типографским способом или специальными нумераторами. Использование каждого такого бланка должно фиксироваться в специальных регистрационных бланках.

Бумага для бланков должна обладать такими качествами, как отсутствие пыления с поверхности листа и несворачиваемость при перегревах или смачивании, а также соответствие требованиям по плотности - от 80 г/м2 до 200 г/м2 и по белизне - от 88 % до 98 %. При этом независимо от сферы и порядка применения для изготовления бланков документов должна быть использована белая бумага или бумага светлых тонов.

Для изготовления бланков в основном используются два формата листов бумаги: А4 (210*297 мм) и А5 (148*210 мм).

10. Логотип - оригинальное начертание, изображение полного или сокращенного наименования фирмы или товаров фирмы. Логотип специально разрабатывается фирмой с целью привлечения внимания к ней и к ее товарам.

Фирменный стиль - один из важнейших компонентов успешного бизнеса, активный маркетинговый инструмент любой современной компании. От того, насколько профессионально разработан фирменный стиль организации, во многом зависит, будут ли ее запоминать клиенты, партнеры, потребители продукции (услуг) и будет ли она выделяться среди конкурентов.

Фирменное наименование - наименование фирмы (организации), под которым она официально участвует в экономических операциях. Обычно фирменное наименование включает собственное имя фирмы, наименование области ее деятельности и наименование организационно-правовой структуры.