Alfresco - обзор ECM системы на русском. Система управления документами Alfresco. Трехуровневая структура модулей

01.07.2019 Работающим пенсионерам

(Enterprise Content Management), исходные тексты которой распространяются в рамках лицензии LGPL. Alfresco конкурирует с такими коммерческими системами, как Documentum и Microsoft SharePoint, отличаясь расширяемой модульной структурой, полной поддержкой стандарта OASIS CMIS 1.0 и в несколько раз обгоняющим конкурентов быстродействием. Код системы написан в аспектно-ориентированном стиле на языке Java с использованием компонентов Spring, Hibernate, Lucene и MyFaces. В качестве СУБД поддерживается использование MySQL и PostgreSQL.

Система Alfresco одна из наиболее распространенных на западе систем электронного документооборота и управления проектами. По большей части это объясняется открытостью кода (полный Open Source) и отличием от большей части продуктов с открытым кодом стабильностью работы и возможности масштабирования под задачи бизнеса любого размера. Это неудивительно, так-как "отцом" и основным проектировщиком системы Alfresco и по сегодняшний день является Джон Ньютон, один из руководителей и совладельцев компании Documentum - мирового лидера рынка систем электронного документооборота масштаба компаний.

С системой успешно работают подобные компании как Activision, American Stock Exchange, Cisco, Electronic Arts и.т.д. Система может трудиться почти на любых платформах и с любыми БД. Ряд систем Alfresco легкосправляются с нагрузкой млн. хранимых документов и десятков тыс. пользователей.

Малая известность системы в РФ является следствие того, что до последнего времени не было фирм способных предоставить профессиональные услуги по внедрению поддержку и обучению пользователей системы Alfresco.

Преимущества Alfresco

Alfresco - СЭД с web-доступом. Это удобно так как:

не нужно ставить на машины пользователей дополнительного П.О;
нет проблем с обновлением клиентского П.О;
возможна работе из любой точки мира, в частности с мобильных устройств;
Alfresco имеет наиболее передовой web-интерфейс: удобный красивый и быстрый.

Однако Американские и Европейские СЭД, в частности и Alfresco уже с 2009 года перестали делать основную ставку на web-интерфейс. Его помощь естественно есть, однако он применяется лишь для удаленного доступа к документам.

Так как когда человек располагается в офисе или филиале, объединенном в VPN сеть, нет ничего удобнее и легче чем трудиться с папками и файлами привычным ему образом - редактировать бумаги в офисных приложениях. Применение любых иных интерфейсов, даже web, вызывает понятное раздражение, снижение скорости работы и, как результат, саботаж введения.

Однако как быть со стандартными папками и файлами, ведь они не поддерживают версионность, разграничение доступа по ролям, маршрутизацию и.т.д.?

Решение давно найдено и используется в Европейских и Американских СЭД! Предположим, что на Вашем рабочем столе есть 2 папки (Или иное число папок, это лишь пример):
"Бумаги для рассмотрения"
"Корпоративные бумаги"

Открываете I-ю. Там 3 документа. Вы знаете, что если они там, Вы обязаны вынести по ним решение. Открываем их в привычном Word двойным кликом. Вы можете не только лишь читать текст документа, однако открывать любые версии, читать комментарии, выносить решения и отсылать документ на рассмотрение произвольным лицам не выходя никуда из MS Word (MS Excel, MS Power Point). К тому же, там же Вы видите Ваши задачи, исходящие ивходящие.

Требуется сделать и запустить новый контракт на согласование? Нет ничего легче. Создавайте документ в MS Word и отправляйте прямо оттуда по стандартному маршруту. Или сперва создайте файл и просто скопируйте в папку "Корпоративные бумаги" / "Проекты договоров". Документ тут же сам внесется в СЭД и отправится по стандартному маршруту.

От Web-интерфейса тоже никто не отказывается. В web-интерфейсе Alfresco возможно исполнятьвсе перечисленные функции и немало более. Web удобен в командировках, для быстрого доступа с или ноутбука, для исполнения комплексных групповых операций с документами и задачами, формированию отчетов.

Есть 2 основные версии системы Alfresco: Community Edition и Enterprise Edition.

Community Edition целиком бесплатна, может оказаться скачена и поставлена в любой компании. Хотя система не имеет никакой помощи за исключением добровольной поддержки участников сообщества пользователей Alfresco. Однако невзирая на это редакция Community остается одной из наиболее распространенных вариантов систем электронного документооборота в Европе. Система поддерживает возможность размещения на серверов или кластере, этим являясь достоянным решением и для 10 и для 10 000 пользователей. Встроенные базы данных: MySQL и Postgre.

Enterprise Edition - промышленная редакция системы, которая работает под управлений мощных баз данных Oracle или MS SQL. Подобные системы сертифицируются Alfresco и юзеры систем обеспечиваются гарантией на стабильную работу системы, поддержку и обновления.

Основные особенности системы Alfresco

полноценный web-интерфейс;
полнотекстовый поиск документов;
интеграция с LDAP, Sharepoint, MS , Email, Ff&ЭКСПЛОРЕР, Google Gadget;
версионность документов;
сопоставление версий;
гибкий ролевой доступ к документам;
помощь графического редактора бизнес-процессов JBOSS JBMP;
помощь простых workflow Создаваемых при помощи "мастера создания";
система не имет официальной русификации, поэтому поддерживается энтузиастами, которые, как известно - ни за что не отвечают.
встроенная система управления проектами на базе микросайтов
не самая простая система развертывания СЭД

Оставьте свой комментарий!

Поиск по Хабру не нашел подробных статей по системе Alfresco. В данной статье попробую убить сразу двух зайцев: рассказать что представляет из себя система Alfresco и как мы используем ее в нашей работе.

Как хранятся документы в небольшой организации? Самое простое - на локальном диске. А если необходима совместная работа - пересылаются по почте, либо, самый популярный вариант, на сетевом диске. Еще прекрасный вариант - Google Docs, но не уверен что он широко используется в Российской практике.

Не знаю, какого размера должна достигнуть организация, чтобы в ней задумались о внедрении системы электронного документооборота, но думаю примерно это цифра в районе 50-100 сотрудников, работающих с документами.

При мысли о системе электронного документооборота первыми на ум приходят дорогие решения от известных вендоров, таких как Microsoft, EMC, 1С и т.д. Но есть и альтернатива закрытым решениям - система управления документами с открытым исходным кодом Alfresco . Или, если по-английски, то Open Source Enterprise Content Management System (ECM, CMS).

Конкуренты Alfresco - это закрытое ПО, такое как EMC Documentum, Open Text, Sharepoint. Сами разработчики Alfresco пишут о своих конкурентах, как о наследии 90-х годов, которое:

слишком дорого стоит
слишком сложно использовать, разворачивать, масштабировать
слишком сложно модифицировать под свои нужды
слишком “проприетарно”

Попробую рассказать о системе, а вы уже решайте правы ли были разработчики.

Что же такое Alfresco

Изначально Alfresco задумывался как альтернатива Microsoft Sharepoint с открытым исходным кодом. Но в ходе развития ушел в сторону от этого, и предоставляет ряд уникальных функций, недоступных другим подобным системам. Достаточно сказать, что Alfresco стабильно работает по протоколу Sharepoint через HTTPS.

Именно в открытости системы я вижу ее основное преимущество: нет “lock-in” на какого то производителя, сама система бесплатна. Еще одним преимуществом Alfresco я вижу то, что она построена на современных Java технологиях, таких как Spring, JSF, Hibernate, Lucene; новые версии будут использовать Spring Surf. А я знаю, что большой серьезный бизнес любит системы на Java.

Работа пользователей с системой осуществляется через браузер. Возможно также работать с файлами через проводник Windows, как с обычной сетевой папкой (протокол CIFS) или через FTP. Мы работаем с английской версией, есть русская локализация.

Скриншот стандартной страницы Alfresco Document Management

Alfresco предоставляет возможность создавать, хранить, модифицировать документы и многое другое. Есть возможность создать документ прямо в системе, как пустой так и на основе шаблонов своей компании. Система позволяет искать по содержимому документов, поддерживает версионность документов. Хранится вся история изменений, всегда можно посмотреть кто что добавлял или удалял.

Подходит ли для ваших задач? Расширяемость

Alfresco полностью готова к использованию, можно скачать бесплатную Community Edition, установить, и уже сегодня начать пользоваться, все очень просто. Существует и платная Enterprise Edition, основное отличие - наличие технической поддержки.

Alfresco ставится как на Windows, так и на *nix совместимую систему, необходим Java Runtime Environment . Поставка включает встроенный OpenOffice, для конвертации между различными типами документов, извлечения текстовых данных для индексации и возможности полнотекстового поиска. Также в комплекте идёт Tomcat, который при желании можно заменить на любой подходящий веб-контейнер .

Alfresco ведет свою собственную базу пользователей. Однако возможно авто-создание пользователей при первом входе или синхронизация с внешним источником: LDAP, Microsoft Active Directory, домен компании и т.д.

Поддерживаются принятые в индустрии ECM стандарты. Так, система хранения данных Alfresco плавно сдвигается от собственной реализации стандарта JSR-170 к доступу к данным через CMIS , снимая последнее ограничение - на использование поставляемого с Alfresco хранилища.

Система работает с документами любых форматов: Microsoft Office, Open Office, pdf и т.д. Если необходимого формата нет в списке поддерживаемых - можно добавить свой модуль конвертации в один из поддерживаемых, и будут построены цепочки конвертации во все необходимые на выходе форматы.

Преимущество Alfresco как открытой системы - полный доступ к исходным кодам, можно поменять любые части системы, при наличии хороших специалистов разумеется. Лицензия позволяет.

Система позволяет расширять свою функциональность с помощью модулей расширений. Модули могут содержать всё что угодно: и бизнес-логику, и стили страниц, и новые страницы, и расширения модели данных, и новые сервисы. Модули расширений могут работать с Alfresco через ряд протоколов, лучше всего поддерживается протокол REST . Пользовательский интерфейс предлагается реализовывать с помощью Spring Surf, на остальное уже нет ограничений, чаще всего используется Java, реже серверный JavaScript, Groovy, JRuby. Главное - чтобы была поддержка CMIS.

Можно полностью отказаться от стандартного веб-интерфейса и реализовать свой. Тогда Alfresco будет использоваться только в качестве хранилища.

Для интеграции с другим ПО, поддерживаются различные типы аутентификации, есть возможность соединять их в цепочки. Например пользователь может попасть в систему с помощью Single sign-on . Если пользователь пришел не авторизованный, то Alfresco попытается его авторизовать (спросит имя пользователя и пароль, или сертификат, в зависимости от того, как настроена система).

В Alfresco очень гибкая модель данных, много возможностей для её расширения, но это тема для отдельной статьи. Если вкратце, то стоит упомянуть что модель поддерживает множественное наследование (с помощью аспектов), причём динамическое, то есть в любой момент можно любому объекту добавить какой-либо аспект, и объект приобретает все свойства данного аспекта.

Доступ к данным и функциональности можно гибко настраивать. Система авторизации оперирует такими понятиями, как: объект данных, разрешение, пользователь, группа, роль. Роли назначаются пользователям и группам во время работы приложения, в том числе можно присваивать роли каскадно, на целое поддерево данных.

Существует большое количество готовых расширений к Alfresco.

Количество пользователей. Масштабируемость

Ввиду открытости и бесплатности Alfresco вы не ограничены количеством клиентских лицензий. Скорее вы ограничены производительностью своих серверов и базы данных, возможностью масштабирования системы.

Исходя из нашего опыта, сервера Intel Core 2 2,4 GHz с 8Gb памяти хватит для обслуживания до тысячи зарегистрированных активных пользователей. При увеличении количества пользователей нужно анализировать какие части системы наиболее нагружены. Система надёжно работает в кластере, обеспечивая целостность и актуальность данных, но нужна грамотная настройка, подробнее будет написано ниже.

Существуют примеры внедрения Alfresco в крупной некоммерческой организации в России с базой в 40 000 пользователей и более. Примеры зарубежных внедрений включают также варианты использования Alfresco с сотнями тысяч активных пользователей. Или с гораздо меньшим количеством пользователей, но при этом много-терабайтным хранилищем.

Наш опыт внедрения Alfresco

Система используется в компании - крупнейшем в Европе производителе ПО. Прикидочное количество внутренних пользователей: 30 тысяч. Ожидаемое количество внешних пользователей: свыше 3-х миллионов.

Alfresco была выбрана, как единственный вариант ECM системы на рынке, с хорошей enterprise поддержкой, реализацией протокола Sharepoint, наличием примеров внедрения с 1000+ пользователей. У Microsoft Sharepoint не было, насколько мне известно, хотя, возможно, она не подошла по другим критериям.
В настоящий момент в репозитории хранится ~2000 документов по 5-10 Мб.

Основные сделанные доработки:

Изменение облика системы. Добавлены шапки, логотипы компании там, где было необходимо.
Alfresco модифицирована для работы с сервером приложений, базой данных и системой аутентификации, принятых в качестве стандарта внутри компании.
Сделана привязка Alfresco к существующим на портале компании метаданным, таким как реестры стран, категории клиентов и т.п.
Модуль для создания так называемых “проектов” по шаблонам, создания документов по шаблонам.
Система разграничения доступа. По словам представителей Alfresco, это единственное внедрение с таким глубоким использованием системы разграничения доступа Alfresco.
Публикация документов, проходящих по этапам документооборота, на другие ресурсы компании. Обратный импорт документов в систему.
Существенно изменен стандартный workflow в соответствии со стандартами компании.
Внедрена возможность настройки документооборота на ходу, с помощью интерфейса пользователя, включая рассылку уведомлений ответственным за выполнение работы на каждом этапе.
Сопряжение со сторонней библиотекой конвертации и извлечения данных из документов.

Система уже вышла “на продакшн”. Есть ряд проблем с которыми пришлось столкнуться, некоторые пока что не решены.

Например, при запуске на локальной машине разработчика система работает достаточно шустро. Однако при запуске у клиента в кластере из 5 серверов приложений, система иногда начинает необоснованно тормозить. Проблему пока не смогли решить, хотя подключали к ней даже самих разработчиков Alfresco.

К сожалению, архитектура нашей системы построена так, что индексы поисковой системы (Lucene) хранятся на сетевом диске. А это серьезно противоречит рекомендациям разработчиков, часто сталкиваемся с тем что индексы рушатся.

Еще одна проблема с OpenOffice при конвертации и извлечении данных из документов. Даже последняя версия OpenOffice в серверном режиме одновременно может конвертировать только один файл. Попытка одновременной конвертации нескольких файлов приводит к непредсказуемому результату. Также OpenOffice имеет неприятное свойство отъедать много памяти с течением времени и переставать отвечать на запросы. Могу порекомендовать несколько способов:

использовать для запуска и автоматического перезапуска сразу нескольких серверов OpenOffice;
использование других библиотек для конвертации и извлечения данных (например Aspose, однако она платная).

как уже упоминал, не использовать сетевые диски для хранения индексов Lucene;
использование файловой системы с современными средствами борьбы с фрагментацией (EXT4).

В настоящий момент наш проект еще в стадии активной разработки. Несмотря на некоторые управленческие и технические ошибки при реализации именно нашего проекта, мне нравится сама система Alfresco, с ней приятно работать, верю в перспективность открытых систем для бизнеса.

Заключение

Alfresco - хорошая база для построения документооборота компании. Думаю в ближайшее время Alfresco может стать заменой многих отживающих своё систем. Конечно остается несколько нерешенных проблем, и весь мир Alfresco вряд ли захватит, но, думаю, существенную часть рынка корпоративного хранения документов и документооборота - вполне сможет.

Есть возможность использовать Alfresco в облаке. Например в Amazon AWS уже есть готовые instances с предустановленной Alfresco.

Гуляет слух, что Oracle положил взгляд на покупку Alfresco. Чем это грозит или светит для Alfresco пока неизвестно, время покажет.

Было бы очень интересно увидеть в комментариях ваши истории внедрения Alfresco.

Теги: Добавить метки

Alfresco - обзор ECM системы на русском

Веб-ориентированная Open Source система для совместной работы в интранете, управления контентом (ECM) и управления бизнес процессами (Alfresco Activity). Содержит персональные стартовые страницы, библиотеку документов, поисковик, виртуальные рабочие пространства, микроблоги, wiki, блоги, форумы, календари.

Альтернативы Alfresco

Обзор системы Alfresco

Система Alfresco одна из самых распространенных на западе систем электронного документооборота и управления проектами. Во многом это объясняется открытостью кода (полный Open Source) и отличием от большинства продуктов с открытым кодом стабильностью работы и возможности масштабирования под задачи бизнеса любого размера. Это неудивительно, так-как «отцом» и основным проектировщиком системы Alfresco и по сей день является Джон Ньютон, один из руководителей и совладельцев компании Documentum – мирового лидера рынка систем электронного документооборота масштаба предприятий. С системой успешно работают такие компании как Activision, American Stock Exchange, Cisco, Electronic Arts и.т.д. Система может работать практически на любых платформах и с любыми базами данных. Ряд систем Alfresco без труда справляются с нагрузкой миллионов хранимых документов и десятков тысяч пользователей.

Малая известность системы в России является следствие того, что до последнего времени не было компаний способных предоставить профессиональные услуги по внедрению поддержку и обучению пользователей системы Alfresco.

Преимущества Alfresco

Alfresco - это СЭД с web-доступом. Это удобно потому что:
Не надо ставить на машины пользователей дополнительного П.О.
Нет проблем с обновлением клиентского П.О.
Возможна работе из любой точки мира, в том числе с мобильных устройств

Alfresco имеет самый передовой web-интерфейс: удобный быстрый и красивый.
Но Европейские и Американские СЭД, в том числе и Alfresco уже 3 года назад перестали делать основную ставку на web-интерфейс. Его поддержка конечно есть, но он используются для удаленного доступа к документам и только.

Потому что когда человек находится в офисе или филиале, объединенном в VPN сеть, нет ничего удобнее и проще чем работать с папками и файлами привычным ему образом. Редактировать документы в офисных приложениях. Люди так работать привыкли, так работать умеют и так работать будут. А использование любых других интерфейсов, даже web, вызывает понятное раздражение, снижение скорости работы и, как результат, саботаж внедрения.

Но как работать со стандартными папками и файлами, ведь они не поддерживают версионность, разграничение доступа по ролям, маршрутизацию и.т.д.?

Решение давно найдено и используется в Европейских и Американских СЭД:

Представьте, что на Вашем рабочем столе есть 2 папки (Или другое количество папок, это только пример):
«Документы для рассмотрения»
«Корпоративные документы»

Открываете первую. Там 3 документа. Вы знаете, что если они там оказались, Вы должны вынести по ним решение. Открываем их в привычном MS Word двойным кликом. И, о чудо, Вы можете не только читать текст документа, но открывать любые версии, читать комментарии, выносить решения и отправлять документ на рассмотрение произвольным лицам не выходя никуда из MS Word (MS Excel, MS Power Point). Более того, там же Вы видите Ваши задачи, входящие и исходящие.

Нужно создать и запустить новый договор на согласование? Нет ничего проще. Создавайте документ в MS Word и отправляйте прямо оттуда по стандартному маршруту. Или сначала создайте файл и просто скопируйте в папку «Корпоративные документы» / «Проекты договоров». Документ сразу сам внесется в СЭД и отправится по стандартному маршруту.

От Web-интерфейса также никто не отказывается. В web-интерфейсе Alfresco можно выполнять все перечисленные функции и много больше. Web удобен в командировках, для быстрого доступа с телефона или ноутбука, для выполнения комплексных групповых операций с документами и задачами, формированию отчетов.

Существует 2 основные версии системы Alfresco: Community Edition и Enterprise Edition.

Community Edition полностью бесплатна, может быть скачена и установлена в любой компании. Однако система не имеет никакой поддержки кроме добровольной помощи участников сообщества пользователей Alfresco. Но несмотря на это редакция Community остается одной из самых распространенных вариантов систем электронного документооборота в Европе. Система поддерживает возможность размещения на облаке серверов или кластере, тем самым являясь достоянным решением и для 10 и для 10 000 пользователей. Встроенные базы данных: MySQL и PostgreSQL.

Услуги компаний по внедрению Alfresco Community Edition:

Установка
- Русификация
- Гарантия на работу внедренных бизнес-процессов

Enterprise Edition – промышленная редакция системы, которая работает под управлений мощных баз данных Oracle или MS SQL. Такие системы сертифицируются Alfresco и пользователи систем обеспечиваются гарантией на стабильную работу системы, поддержку и обновления.

Продажа и внедрение сертифицированной системы Alfresco Enterprise Edition:

Поставка сертифицированной системы
- Установка
- Внедрение бизнес-процессов
- Гарантия на работу системы в целом
- Гарантия на внедренные бизнес-процессы
- Годовая горячая линия по поддержке системы
- Годовое обновление версий системы
- Обучение технологов (Дистанционное + семинары)

Основные особенности системы Alfresco:

Полноценный web-интерфейс
Полнотекстовый поиск документов
Интеграция с LDAP
Интеграция с Sharepoint
Интеграция с MS Office
Интеграция с Email
Интеграция с Firefox&IE
Интеграция с Google Gadget
Версионность документов
Сравнение версий
Гибкий ролевой доступ к документам
Поддержка графического редактора бизнес-процессов JBoss jBMP
Поддержка простых workflow Создаваемых с помощью «мастера создания»
Встроенная система управления проектами на базе микросайтов

Скриншоты

Домашняя страница

Детали документа

Панель администрирования

Обзоры и новости о Alfresco

2015. Видео: Интерфейс системы документооборота Alfresco

Alfresco - тиражируемая интегрированная система управления контентом для организаций разработки одноимённой британской компании. Используется для управления документами, записями, веб-публикацией, групповой работой и бизнес-процессами в организации. Существует в двух редакциях. Alfresco Community является свободной, распространяется на условиях LGPL. Редакция Alfresco Enterprise является платной коммерческой версией продукта, распространяется под своей проприетарной лицензией, имеет открытый исходный код и соответствует открытым стандартам.

2013. Alfresco пришла в Россию

Alfresco, web-ориентированная (и облачно-ориентированная) система для управления контентом и совместной работы, уже несколько лет внедряется в нашей стране местными интеграторами. А т.к. это open-source продукт, и у него есть бесплатная community-версия, то именно она стала наиболее популярной в России. Но теперь Alfresco видимо увидела в нашей стране серьезный потенциал и решила взять продажи и маркетинг под свой контроль. Сам основатель компании Джон Пауэлл приехал в Москву для открытия представительства. Видимо, теперь Alfresco будет делать упор на продвижение своей облачной версии в России и продавать ее напрямую. А партнерам они оставляют возможность создания и продажи собственных OEM-решений на базе Alfresco (подобно как многие интеграторы сейчас создают свои порталы на базе SharePoint).

2013. В SaaS версии Alfresco обновился интерфейс и поиск

Alfresco Cloud - SaaS версия популярной ECM-системы Alfresco, которая была запущена примерно 2 года назад. На днях это решение было обновлено, и основным изменением является новый интерфейс, который стал проще и удобнее. Разработчики скрыли некоторые меню и кнопки, и добавили больше возможностей для настройки и персонализации. Также в облачной версии появился расширенный поиск контента по нескольким критериям. Обзорное видео Alfresco Cloud - смотрите ниже:

2012. Alvex - российское решение на базе Alfresco

Компания ITD Systems объявила о выходе Alvex - системы управления документами и бизнес-процессами на базе Alfresco. Alvex решает задачу объединения жёстких бизнес-процессов, описанных строгими регламентами, и реальных ежедневных задач, многообразие и динамические связи которых не укладываются в формальные схемы. Система Alfresco предоставляет инструменты для управления корпоративным контентом (ECM), социальным контентом (SCM), бизнес-процессами (BPM). Alvex добавляет к Alfresco возможности создания динамических бизнес-процессов (Dynamic BPM). Также Alvex расширяет возможности Alfresco в части ECM / BPM, даёт средства привязки процессов к структуре компании и удобные инструменты контроля за текущей ситуацией как для рядовых сотрудников, так и для руководителей. Как и Alfresco, Alvex существует в версиях Community и Enterprise. Версия Community доступна под лицензией LGPL и полностью бесплатна.

2011. Alfresco Community 4 интегрирует Apache Solr, социальные сети и Activiti BPM

Новая версия бесплатной open-source системы управления контентом Alfresco Community 4 представила множество новых фич. Собственный поисковик Alfresco был заменен на популярный открытый поисковый движок Apache Solr. Также, в систему был интегрирован движок для управления бизнес-процессами Activiti BPM. Новые социальные фичи позволяют подписываться на обновления коллег, "лайкать" контент и легко публиковать контент на YouTube, Facebook, LinkedIn, Twitter и SlideShare. Улучшены и возможности для совместной работы над контентом за счет интеграции с Google Docs, Apple iWork и Adobe Creative Suite. Напомним, кроме бесплатной Community-версии, Alfresco продает Enterprise версию. Alfresco поддерживает русский язык интерфейса и внедряется некоторыми отечественными компаниями.

2011. Alfresco выпустила систему совместной работы для малого бизнеса

Система управления контентом Alfresco получила довольно широкое распространение у нас в стране благодаря дешевизне и наличию бесплатной open-source версии. Но все таки это довольно сложное решение и для малых бизнесов оно не годилось. Теперь Alfresco решила исправить этот недостаток и выпустила решение Alfresco Team, которое предназначено для совместной работы (с контентом) на уровне отделов и малых компаний. Оно напоминает Sharepoint Team Site или Box.net, только по сравнению с ними - более функционально и дешево. Пользователи могут создавать сайты (рабочие пространства) со страничками разных форматов - файлохранилище, календарь, wiki, список задач, блог, форум. Функциональность Alfteso Team включает социальные инструменты (комментарии, рейтинги, лайки), ленты обновлений, web-просмотрщик (который позволяет просматривать даже видео и аудио файлы), мобильные версии для iPhone и iPad, workflow-движок (реализованный на Alfresco BPM), конвертер документов (например doc -> pdf).

2011. Alfresco интегрировала BPM движок Activiti в свою ECM-систему

Осенью прошлого года Alfresco представила бесплатную open-source BPM систему Activity. Изначально Activity задумывался как отдельный продукт и разрабатывался отдельным подразделением Alfresco в сотрудничестве с VMWare SpringSource. Но по многочисленным просьбам сообщества компания интегрировала Activity в свою основную систему Alfresco ECM. До сих пор в качестве системы управления бизнес процессами в Alfresco использовался другой продукт - JBoss jBPM. Обновленная версия Alfresco с движком Activity появится в четвертом квартале этого года. Activity BPM также останется доступным в качестве отдельного продукта.

2011. Alfresco и Jive интегрировали свои решения

Лидер рынка социального ПО Jive и разработчик ведущей open-source ECM системы Alfresco решили объединить свои усилия и представили коннектор, который позволяет интегрировать эти решения. Это довольно логичный и выгодный шаг для обеих компаний. Понятно, что в корпоративной социальной сети создается много контента, и его как-то нужно контролировать и управлять им. С другой стороны для организации совместной работы в социальной сети нужно обеспечить простой доступ к файлам и документам. Удивительно только, что договорились именно эти две компании, т.к. совсем недавно руководители Jive очень жестко критиковали open-source системы. Коннектор основан на новом стандарте CMIS и позволяет публиковать контент в обе стороны (из Alfresco в Jive и обратно). Кроме того, он позволяет синхронизировать базу пользователей и их права доступа к каждой единице контента благодаря поддержке протокола LDAP.

2010. Alfresco хочет победить Sharepoint за счет WCM

Управление веб-контентом (WCM), которое в общем случае сводится к созданию внутренних и внешних сайтов - всегда было слабой стороной SharePoint. Новая версия SharePoint 2010 содержит гораздо лучшую WCM-функциональность, однако переход на эту версию - довольно дорогое удовольствие. Необходимо инвестировать в 64-битную архитектуру и обновлять серверное ПО (до Windows Server 2008). Согласно исследованиям консалтинговой компании Global360, на данный момент лишь 8% компаний, использующих SharePoint, перешли на новую версию. А вот open-source конкурент SharePoint - Alfresco и обновляется чаще, и не требует таких капитальных инвестиций. Новая версия Alfresco Community Edition 3.4 делает упор на управление веб-контентом, как на главное преимущество над SharePoint. Разработчики Alfresco уверены в том, что бесшовная интеграция между интранетом и внешними веб-приложениями приобретает все большую важность. Например, маркетолог хочет иметь возможность создавать документы в Word и публиковать их на сайте без помощи ИТ-специалистов (что довольно проблематично в SharePoint). Новая версия Alfresco поддерживает технологии SharePoint Protocol и CIFS для возможности работы с сайтом прямо из MS Office. Кроме того, поддерживается подобная работа из Google Docs.

2009. Alfresco и Ingres готовят open-source конкурента Sharepoint

Разработчики open-source систем Ingres и Alfresco планируют выпустить альтернативу Microsoft SharePoint. В ее основе будут база данных от Ingres и система управления корпоративным контентом от Alfresco. Кроме того, в дистрибутив будет включена ОС Linux, что сделает систему идеальной для сторонников открытых технологий, в частности, государственных организаций. Разработка будет базироваться на полностью открытых исходниках, операционной системе Linux и стандартизированном оборудовании, что позволит свести затраты на внедрение к минимуму. Разработчики подумали и о тех, кто уже использует Microsoft SharePoint - новая система для совместной работы полностью совместима с техническими протоколами SharePoint и Office, что позволяет открытой системе тесно интегрироваться с разработками корпорации.

2008. Alfresco - open-source ECM в стиле Web 2.0

Лондонская компания Alfresco, которая занимается разработкой одноименной ECM системы, была основана в 2005 году сооснователем Documentum Джоном Ньютоном и топ-менеджером Business Objects Джоном Пауэллом (на фото). Переманив к себе довольно много сотрудников из Documentum (который был куплен EMC), а также других игроков сферы (Interwoven и Vignette) и заполучив 20 млн долларов инвестиций (в т.ч. от SAP Ventures), компания серьезно угрожает лидерам ECM рынка. А помогает ей в этом сообщество разработчиков - ведь Alfresco публикует открытый код системы по лицензии GPL. Правда, это не означает, что система Alfresco - бесплатная. Существует бесплатная версия для сообщества Alfresco Community и платная - Alfresco Enterprise, которая продается вместе с поддержкой компании.

2008. Бесплатная ECM в мире web 2.0

John Powell, исполнительный директор Alfresco с оптимизмом смотрит на будущее компании и на её роль на рынке систем управления контентом предприятий. Подход компании Alfresco отличается от других крупных игроков рынка ЕСМ, таких как IB, Oracle и Microsoft. Они продают не программное обеспечение (оно бесплатное), а свои услуги по внедрению и поддержке. Powell считает: «Пользователи уже не воспринимают системы управления контентом предприятий как сложное комплексное решение.Им нужны простые и функциональное инструменты.» Традиционно, из-за «неуклюжих» интерфейсов и архитектур, которые в действительности не являются сервисно-ориентированными, довольно тяжело внедрить системы управления контентом предприятий. Большинство же сервисов Alfresco используют вэб-архитектуру Representational State Transfer (REST), которая помогает значительно быстрее настроить необходимые функции.Powell приводит в пример недавнюю интеграцию с Facebook, чтобы показать, что программное обеспечение его компании «разработано для Web 2.0.» «Используя REST, нам понадобилось всего лишь два дня для интеграции с Facebook. Меньше чем через неделю наши клиенты имели возможность использовать портал Facebook, при помощи которого они передавали данные и совместно работали в реальном времени.»

слишком дорого стоит
слишком сложно использовать, разворачивать, масштабировать
слишком сложно модифицировать под свои нужды
слишком “проприетарно”

Попробую рассказать о системе, а вы уже решайте правы ли были разработчики.

Что же такое Alfresco

Скриншот стандартной страницы Alfresco Document Management

Подходит ли для ваших задач? Расширяемость

Существует большое количество готовых расширений к Alfresco.

Количество пользователей. Масштабируемость

Наш опыт внедрения Alfresco

Основные сделанные доработки:

Изменение облика системы. Добавлены шапки, логотипы компании там, где было необходимо.
Alfresco модифицирована для работы с сервером приложений, базой данных и системой аутентификации, принятых в качестве стандарта внутри компании.
Сделана привязка Alfresco к существующим на портале компании метаданным, таким как реестры стран, категории клиентов и т.п.
Модуль для создания так называемых “проектов” по шаблонам, создания документов по шаблонам.
Система разграничения доступа. По словам представителей Alfresco, это единственное внедрение с таким глубоким использованием системы разграничения доступа Alfresco.
Публикация документов, проходящих по этапам документооборота, на другие ресурсы компании. Обратный импорт документов в систему.
Существенно изменен стандартный workflow в соответствии со стандартами компании.
Внедрена возможность настройки документооборота на ходу, с помощью интерфейса пользователя, включая рассылку уведомлений ответственным за выполнение работы на каждом этапе.
Сопряжение со сторонней библиотекой конвертации и извлечения данных из документов.

использовать для запуска и автоматического перезапуска сразу нескольких серверов OpenOffice;
использование других библиотек для конвертации и извлечения данных (например Aspose, однако она платная).

как уже упоминал, не использовать сетевые диски для хранения индексов Lucene;
использование файловой системы с современными средствами борьбы с фрагментацией (EXT4).

Заключение

Было бы очень интересно увидеть в комментариях ваши истории внедрения Alfresco.

Теги:

alfresco
java
ecm
crm
управление документами

Добавить метки

Alfresco - это лучшая система управления контентом уровня предприятия с открытым кодом. Она совместима с платформами Microsoft Windows, Macintosh и Unix/Linux. В данном обзоре мы представим приложение для управления документооборотом Alfresco Share.

Введение

Alfresco Share предлагает пользователю набор инструментов для управления документооборотом внутри предприятия. Система характеризуется простотой и одновременно богатой фукциональностью, обеспечивающей ее пользователям тесное и плодотворное сотрудничество. Инструменты Alfresco Share централизуют документооборот предприятия, стандартизируют процессы обработки документов, повышая степень взаимодействия между сотрудниками. В результате значительно сокращается рабочее время необходимое для обработки документов, прохождения их по инстанциям, архивирования документов и их поиска.

Система также дает участникам совершенно новые возможности. Такие как версионирование, централизованный поиск, гипертекстовость документации и другие. Неспоримые преимущества системы перед обычным (неинтрегрированным) документооборотом позволяют достичь намного более высокой производительности труда. Интегрируя документооборот система экономит рабочее время, сокращает временные затраты, таким образом заметно повышая степень экономической эффективности предприятия.

Цель данной презентации состоит в том, чтобы достаточно грубо проиллюстрировать возможности инструментов предоставляемых системой. Более развернутую презентацию мы готовы провести в любое удобное для вас время. Обращайтесь по электронной почте на адрес [email protected] .