Понятие терминов документ документооборот делопроизводство архивное дело. Порядок обработки отправляемых документов. §2 Порядок передачи документов в архив на
постоянное хранение и комплектование архива
Архивное делопроизводство – деятельность государственных органов и частных организаций в области хранения, учета и комплектования официальных документов. Каждый из этапов архивного делопроизводства очень важен и позволяет влиять на оперативность и качество управления в учреждении.
Задачи архивного делопроизводства
Ключевым вопросом делопроизводства является формирование архива. При создании архива документы проходят стадию подготовки: получают оценку своей научной и практической ценности, сортируются, прошиваются, а также отмечаются во внутренней описи. Согласно требованиям, прописанным в архивном деле, опись составляется для документов постоянного и долговременного хранения и является одним из важнейших инструментов поиска документации.
Архивное хранение
Хранение документов осуществляется в сухом помещении, изолированном от остальных помещений здания и удаленном от опасных в пожарном отношении объектов. Архивное делопроизводство предполагает строгое соблюдение правил безопасности: пригодность месторасположения архива определяется санэпидстанцией и службой пожарной охраны.
Последний этап архивного дела - уничтожение документов
Последним этапом архивного дела является уничтожение документов, которое должно проводиться установленным порядком и с соблюдением правил. Каждый подлежащий утилизации документ обязательно вносится в акт о выделении документов к уничтожению, а утилизация и конфиденциальных документов завершается внесением записи в учетную книгу и составлением еще одного акта.
Как наладить архивное делопроизводство
Как правило, многие предприниматели задумываются о создании архива, только когда поиск нужного документа начинает занимать много времени, а неразбериха в документах существенно тормозит работу. В этом случае проблема находится уже в запущенном состоянии, и фронт работ предстоит большой. Справиться с бумажной волокитой поможет налаживание архивного делопроизводства. Но как его организовать: силами своих сотрудников или привлекая специалистов со стороны?
Доверьте составление архива специалисту
Бытует мнение, что составить архив – дело нехитрое и привлекать к нему специалистов вовсе не обязательно. Однако стоит учитывать, что создать архив – это не просто разложить бумаги; тонкостей в архивном деле, как и в любой другой узкой области, предостаточно.
ООО "Архивный Сервис" работает на рынке архивных услуг уже 15 лет.
Мы налаживаем архивное делопроизводство, предоставляем помещения для хранения документов и обеспечиваем своевременное проведение архивных работ. Тщательное отслеживание изменений в российском архивном законодательстве позволяет нам оперативно корректировать делопроизводство, обеспечивая нашим клиентам тыл при проверках и ревизиях.
Внимание конфиденциальности
Также мы большое внимание уделяем конфиденциальности: работа с документами ведется только нашими специалистами без привлечения посторонних лиц, а хранение документов осуществляется в помещениях с вооруженной охраной.
Организация работы с документами крайне важна для процессов управления и принятия управленческих решений. Если вы хотите добиться в этой сфере максимальной эффективности, лучше доверить архивное делопроизводство специалистам.
Правильное оформление архивных дел – гарантия стабильности работы компании
Современное предприятие сложно представить без адекватной системы архивного делопроизводства. Под этим термином принято понимать процесс учета, приема и хранения документов в архиве. Его составляющими являются:
- экспертиза ценности документов;
- создание номенклатуры дел;
- формирование дел в организации;
- составление и оформление описей дел;
- комплектование архива;
- учет документов в архиве;
- обеспечение сохранности;
- исполнение запросов к документам архива;
- утилизация документов с истекшим сроком хранения.
Любая организация осуществляет . Это позволяет не только систематизировать рабочий процесс, но и повысить эффективность и работоспособность персонала.
Многие эксперты сходятся во мнении, что архивацию бумаг стоит относить к особому виду делопроизводства. Помимо передачи на хранение архивное делопроизводство решает и многие другие задачи, с которыми сталкивается предприятие в профессиональной деятельности, в том числе:
- автоматизированная регистрация отдельных документов, дел и томов;
- автоматизированная разбивка дел на тома;
- систематизация документов в пределах организации;
- форматирование сдаточных описей дел и внутренней описи документов и другие задачи.
Термины, обязательные для использования во всей материалах по делопроизводству и архивному делу содержатся в ГОСТ Р 51141-98. Он регламентирует понятия в сфере организации работы с документами, архивном деле и обеспечении сохранности документов. Стандарт определяет делопроизводство как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами, а архивное делопроизводство как отрасль деятельности, ответственную за хранение и использование архивных материалов.
Документирование - это запись сведений на различные носители по установленным правилам. В результате этого процесса появляется документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, которые позволяют ее идентифицировать. Реквизит является обязательным при оформлении официальных материалов. Совокупность файлов по одному вопросу или участку работы, помещенных в отдельную папку, называется делом. Перечень дел с указанием сроков хранения составляют номенклатуру.
Автоматизация архивного делопроизводства
Автоматизация любых процессов повышает эффективность работы. На сегодняшний день создано немало автоматизированных систем, которые упрощают работу с электронными документами. Современные решения в этой области - это надежная и общепринятая платформа, которая позволяет говорить об интеграции САДД и ПО-архива. Программный комплекс позволяет выстроить стройную и юридически корректную систему хранения документации. Автоматизация архивного делопроизводства открывает перед сотрудниками широкие возможности, а именно:
- экспертиза ценности документов по заданным критериям;
- загрузка информации на базе разработанных образцов документов;
- группировка документов с использованием различных структурных и хронологических схем;
- создание новой номенклатуры для предприятия или подразделения на основе ранее введенной номенклатуры.
Автоматизация работы с архивами имеет ряд неоспоримых преимуществ - это легкий для понимания интерфейс, возможность адаптации под конкретные задачи, конфиденциальность данных в системе.
Преимущества работы с компанией ОРБ
Компания ОРБ - это 7 лет успешной работы в области архивного делопроизводства. Обращаясь к нам, клиенты получают квалифицированную помощь. Мы гарантируем снижение потерь рабочего времени и предоставление эффективных решений для вашего бизнеса. Риск безвозвратной потери данных сведен к нулю. Составление дел ведется в соответствии с корпоративными нормами. Скорость обработки и предоставления информации максимальна. И наконец, мы подходим к каждому клиенту индивидуально и ведем гибкую ценовую политику.
14 марта 2014 г. 16:28Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии опубликовало новый терминологический ГОСТ, заменивший ГОСТ Р 51141-98.
Предисловие
1. Разработан Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства.
2. Внесен Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело».
3. Утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. № 1185-ст.
4. В настоящем стандарте реализованы нормы федеральных законов от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
5 Взамен ГОСТ Р 51141-98
Правила применения настоящего стандарта установлены в ГОСТ Р 1.1-2012 (раздел 8). Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе «Национальные стандарты», а официальный текст изменений и поправок - в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты». В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (gost.ru).
Введение
Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.
Для каждого понятия установлен один стандартизированный термин.
Стандартизированные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы представлены аббревиатурой, а синонимы - курсивом.
Термины-синонимы без пометы «Нрк» приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными.
Заключенная в круглые скобки часть термина может быть опущена при использовании термина в документах по стандартизации.
Термины, в определении которых разработчики не пришли к единому мнению, содержат два варианта определений, указанных под одним номером.
Помета, указывающая на область применения многозначного термина, приведена в круглых скобках светлым шрифтом после термина. Помета не является частью термина.
Приведенные определения можно при необходимости изменять, вводя в них производные признаки, раскрывающие значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте.
Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы, представленные аббревиатурой, - светлым, синонимы - курсивом.
1. Область применения
Настоящий стандарт устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела.
Термины, установленные настоящим стандартом, рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу, входящих в сферу действия работ по стандартизации и (или) использующих результаты этих работ.
2. Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:
ГОСТ Р 1.2-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления и отмены
ГОСТ Р 1.5-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления, обозначения
ГОСТ Р ИСО 704-2010 Терминологическая работа. Принципы и методы
Примечание - При пользовании настоящим стандартом, целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты» за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанием выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.
3. Термины и определения
3.1 Общие понятия
1. Делопроизводство : Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.
2. Документационное обеспечение (управления), ДОУ : Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.
3. Управление документами : Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.
4. Архивное дело : Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
5. Служба делопроизводства : Структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.
6. Архив (нрк архивохранилище) : Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.
7. Документ : Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
8. Официальный документ : Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.
9. Архивный документ : Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.
10. Электронный документ : Документ, информация которого представлена в электронной форме.
11. Документированная информация : Структурированная информация, зафиксированная на носителе.
12. Носитель (документированной) информации : Материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.
14. Юридическая значимость документа : Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.
15. Юридическая сила документа : Свойство официального документа вызывать правовые последствия.
16. Аутентичность (электронного документа) : Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному.
17. Достоверность (электронного документа) : Свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.
18. Целостность (электронного документа) : Состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.
19. Пригодность для использования (электронного документа) : Свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.
20. Подлинный документ : Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
21. Подлинник документа : Первый или единственный экземпляр документа.
22. Дубликат документа : Повторный экземпляр подлинника документа.
23. Копия документа : Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.
24. Электронная копия документа : Копия документа, созданная в электронной форме.
25. Заверенная копия документа : Копия документа, на которой в соответствии" с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
26. Выписка из документа : Копия части документа, заверенная в установленном порядке.
27. Письменный документ : Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.
28. Текстовой документ : Содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
29. Изобразительный документ : Документ, воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта.
30. Фотодокумент : Изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений - статичных образов.
31. Аудиовизуальный документ : Документ, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию.
32. Видеодокумент : Аудиовизуальный документ, созданный способом видеозаписи, фиксирующим информацию в виде последовательно расположенных изображений - динамичных образов.
33. Кинодокумент : Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде последовательно расположенных изображений - динамичных образов.
34. Фонодокумент : Аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
35. Графический документ : Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета.
36. Реквизит документа : Элемент оформления документа.
37. Формуляр документа : Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности.
38. Хранение документов : Организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов.
39. Экспертиза ценности документов : Изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.
40. Срок хранения документов : Период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.
41. Постоянное хранение документов : Вечное хранение документов без права их уничтожения.
42. Временное хранение документов : Хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.
43. Доступ к документу : Возможность и условия получения и использования документа
3.2. Делопроизводство
3.2.1. Документирование
44. Документирование : Запись информации на носителе по установленным правилам.
45. Средства документирования : Средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе.
46. Система документации : Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.
47. Вид документа : Классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения.
48. Бланк документа : Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.
49. Унифицированная форма документа; УФД : Формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста.
50. Табель унифицированных форм документов : Перечень установленных к применению унифицированных форм документов.
51. Альбом унифицированных форм документов : Сборник установленных к применению унифицированных форм документов с указаниями по их заполнению.
52. Оформление документа : Проставление на документе необходимых реквизитов.
53. Согласование документа; визирование : Оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами.
54. Лист согласования (визирования) документа : Часть официального документа с отметками (визами) о согласовании.
55. Виза : Реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
56. Гриф согласования : Реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием.
57. Подписание (документа) : Заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.
58. Подпись : Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.
59. Электронная подпись : Информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.
60. Утверждение документа : Способ придания документу правового статуса.
61. Гриф утверждения : Реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа.
62. Гриф ограничения доступа к документу : Реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему.
63. Дата документа : Реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события.
64. Место составления (издания) документа : Реквизит, обозначающий наименование населенного пункта, являющегося местонахождением организации - автора документа.
65. Резолюция : Реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа.
66. Текст документа : Основная содержательная часть документа.
67. Адресат : Реквизит, содержащий информацию о получателе документа.
68. Отметка о наличии приложения : Реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах).
69. Отметка о поступлении документа : Реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией.
70. Отметка о заверении копии : Реквизит, используемый для придания копии правового статуса.
71. Печать : Устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ.
3.2.2. Организация работы с документами
73. Документооборот : Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
74. Электронный документооборот : Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).
75. Объем документооборота : Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
76. Документопоток : Совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут.
77. Плотность документопотока : Количество документов, проходящих через определенный пункт обработки за единицу времени.
78. Включение документа в СЭД : Осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в системе электронного документооборота.
79. Метаданные : Данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе.
80. Конвертирование (электронных документов), конвертация (электронных документов) : Процесс перемещения электронных документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой.
81. Миграция (электронных документов) : Перемещение электронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования.
82. Первичная обработка документов; экспедиционная обработка документов : Обработка документов (проверка целостности, комплектности, сортировка и др.) при поступлении в организацию.
83. Предварительное рассмотрение документов : Изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение.
84. Регистрация документа : Присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.
85. Регистрационный номер документа; регистрационный индекс документа : Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
86. Регистрационно-учетная форма : Документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля.
87. Государственный регистрационный номер документа : Номер, присваиваемый документу при его включении в соответствующий государственный реестр.
88. Контроль исполнения документов : Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
89. Типовой срок исполнения документа : Срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом.
90. Индивидуальный срок исполнения документа : Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.
91. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело : Реквизит, определяющий место хранения документа после завершения работы с ним.
92. Оперативное хранение документов : Хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.
93. Документальный фонд : Совокупность документов, образующихся в деятельности организации.
94. Номенклатура дел : Систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.
95. Дело : Документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
96. Электронное дело : Электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел.
97. Признаки заведения дела : Основания, в соответствии с которыми формулируется заголовок дела и формируется дело.
98. Формирование дела : Группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.
99. Оформление дела : Подготовка дела к передаче на архивное хранение.
100. Заголовок дела : Краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела.
101. Внутренняя опись : Документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания.
102. Лист-заверитель дела : Документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела.
103. Индекс дела : Цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации.
104. Опись дел структурного подразделения : Учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение.
105. Уничтожение документов : Исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке.
3.3. Архивное дело
3.3.1. Хранение и учет архивных документов
106. Государственный архив : Федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией, или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации, которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.
107. Муниципальный архив : Структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным районом, городским округом и осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.
108. Профиль архива : Установленный для архива состав документов, подлежащих хранению.
109. Архивный фонд : Совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.
110. Архивный фонд Российской Федерации : Исторически сложившаяся и постоянно пополняемая совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежащих постоянному хранению.
111. Объединенный архивный фонд (Нрк групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд) : Архивный фонд, сформированный из документов двух фондообразователей или более, имеющих между собой исторические и/или логические обусловленные связи.
112. Архивный фонд личного происхождения : Архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности физического лица, семьи, рода.
113. Архивная коллекция : Совокупность документов, объединенных по одному или нескольким общим для них сущностным признакам.
114. Фондирование документов : Определение принадлежности документов конкретному фондообразователю и хронологических границ архивного фонда.
115. Фондообразователь : Юридическое или физическое лицо, в процессе деятельности которого образуется документальный фонд.
116. Обеспечение сохранности документов : Комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных условий, режимов и надлежащей организации хранения архивных документов.
117. Обеспечение физико-химической сохранности документов : Разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения архивных документов.
118. Архивохранилище (Нрк архив) : Специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.
119. Режим хранения архивных документов : Совокупность противопожарных и охранных мер, температурно-влажностных, санитарно-гигиенических и световых условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением.
120. Реставрация архивного документа : Восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению.
121. Консервация архивного документа : Система мероприятий по предохранению документа от разрушающего воздействия внешней среды.
122. Старение документа : Изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов.
123. Страховая копия архивного документа : Копия особо ценного или уникального архивного документа, изготовленная в целях сохранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения подлинника.
124. Страховой фонд архивных документов : Совокупность страховых копий особо ценных и уникальных архивных документов.
125. Фонд пользования (архива) : Совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо подлинников с целью предотвращения их износа.
126. Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации : Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации государственными органами и организациями в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
127. Учет архивных документов : Определение количества и состава архивных документов в единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах для контроля за их наличием и состоянием.
128. Централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации : Система учета документов Архивного фонда Российской Федерации на уровне субъекта Российской Федерации и государства в целом, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.
129. Единица учета архивных документов : Единица измерения количества документов в архиве для отражения этого количества в учетных документах и архивных справочниках.
130. Единица хранения архивных документов : Учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.
131. Учетные документы (архива) : Комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.
132. Список фондов : Учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся в архиве, а также выбывших архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров.
133. Лист фонда : Учетный документ, содержащий в рамках архивного фонда сведения о количестве и составе описей дел, документов и их нумерации, количестве и составе архивных документов, состоянии их описания, динамике изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксирующий изменения в названии архивного фонда.
134. Архивный шифр : Обозначение, наносимое на единицу хранения архивных документов в целях ее идентификации и учета, состоящее из сокращенного названия архива (официальной аббревиатуры), номера архивного фонда, номера описи дел, документов, номера единицы хранения, номера единицы учета.
135. Проверка наличия и состояния архивных документов : Установление соответствия фактического наличия количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление архивных документов, требующих консервации, реставрации, дезинфекции.
136. Топографический указатель : Документ, содержащий сведения о точном местонахождении архивных фондов в архивохранилище.
3.3.2. Комплектование архива
137. Комплектование архива : Систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.
138. Критерии экспертизы ценности документов : Признаки, определяющие значимость происхождения, содержания и внешних особенностей документов.
139. Источник комплектования (архива) : Организация или гражданин, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.
140. Выборочный прием документов : Прием на постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных.
141. Перечень документов со сроками хранения : Систематизированный список видов и категорий документов с указанием сроков их хранения.
142. Документ временного срока хранения : Документ ограниченного срока хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.
143. Документ постоянного срока хранения : Документ, которому в соответствии с нормативными правовыми актами установлено вечное хранение.
144. Документ Архивного фонда Российской Федерации : Архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.
145. Особо ценный документ : Документ Архивного фонда Российской Федерации, имеющий непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства, и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования.
146. Уникальный документ : Особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и/или его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и/или автографичности.
147. Упорядочение архивных документов : Комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), их описанию и оформлению в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
148. Выделение документов к уничтожению : Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения и отбор их для уничтожения.
3.3.3. Информационная деятельность архива
149. Информационная деятельность архива : Создание архивных справочников и организация использования архивных документов.
150. Использование архивных документов : Применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.
151. Пользование архивными документами : Ознакомление с архивными документами посредством их прочтения, просмотра или прослушивания.
152. Организация пользования архивными документами : Деятельность архивных учреждений по предоставлению государственным органам, органам местного самоуправления, юридическим или физическим лицам архивных документов для их прочтения, просмотра или прослушивания.
153. Пользователь архивными документами : Государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.
154. Владелец архивных документов : Государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором.
155. Собственник архивных документов : Государство, муниципальное образование либо юридическое или физическое лицо, в полном объеме реализующие права владения, пользования, распоряжения архивными документами.
156. Ограничение доступа к архивным документам : Временные или иные условия, исключающие свободное пользование архивными документами в соответствии с законодательством или по воле фондообразователя, собственника, владельца документов.
157. Публикация архивных документов : Подготовка архивных документов к изданию и осуществление их издания в соответствии с общепринятыми научными принципами и нормами.
158. Документальная выставка : Экспонирование архивных документов или их копий в специальном, приспособленном для этого помещении или на интернет-сайте.
159. Описание архивных документов : Структурированное изложение сведений о составе и содержании документов в архивных справочниках.
160. Описательная статья архивного справочника : Совокупность сведений об объекте описания (документе, его части, единице хранения, группе единиц хранения, архивном фонде, группе архивных фондов) в архивном справочнике.
161. Научно-справочный аппарат архива, справочно-поисковые средства архива; НСА архива : Совокупность описаний архивных документов.
162. Система научно-справочного аппарата к документам архива : Комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, созданных на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании документов архива.
163. Архивный справочник : Справочник о составе, содержании и местонахождении архивных документов.
164. Опись дел, документов : Справочный и учетный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения/единиц учета архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учета.
165. Архивный путеводитель : Справочник, содержащий систематизированные сведения о фондах архива (архивов) и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием.
166. Архивный каталог : Справочник, в котором сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения/единиц учета, архивных документов (или их частей), расположены в соответствии с выбранной схемой классификации.
167. Архивный указатель : Справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметных понятий, упоминаемых в архивных документах, с указанием их архивных шифров.
168. Обзор архивного фонда : Справочник, содержащий систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов одного архивного фонда, дополненные их источниковедческим анализом.
169. Тематический обзор архивных документов : Справочник, содержащий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных комплексов архивных документов одного или группы архивных фондов по определенной теме, дополненные их источниковедческим анализом.
170. Историческая справка к архивному фонду : Документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания документов архивного фонда и научно-справочного аппарата к нему.
171. Каталогизация архивных документов : Подготовка, составление и ведение архивных каталогов.
172. Архивная справка : Документ, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых он составлен.
173. Архивная копия : Дословно воспроизводящая текст или изображение архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.
174. Архивная выписка : Документ, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенным факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Министерство образования и науки
СФ ГОУ ВПО
Санкт-Петербургский Государственный университет сервиса и экономики
Реферат по дисциплине ДОУ
Делопроизводство и архивное дело
Работу выполнила:
Студентка ЗФО 3 курс
Спец. 080507у
Сосновый Бор, 2010
Введение
1. Регистрация и учет документов
1.1 Порядок обработки поступающих документов
1.2 Порядок обработки отправляемых документов
1.3. Передача документов внутри организации
1.4 Учет количества документов
1.5 Правила регистрации и индексирования документов
2. Архивное дело
2.1 Подготовка документов к архивному хранению
2.2 Хранение документов, номенклатура дел
Заключение
Список литературы
Введение
Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия « управление», « информация», « делопроизводство», « документ» органически взаимосвязаны.
Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением и унифицированных систем документации.
Правильная постановка делопроизводства в учреждениях является одним из важнейших условий надлежащей организации работы, соблюдения норм, своевременного рассмотрения дел, исполнения решений, постановлений, четкого и культурного обслуживания обращающихся к ним граждан, а также представителей предприятий, учреждений и организаций.
1. Регистрация и учет документов
Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образуют документооборот организации. Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки, информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.
Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.
1.1 Порядок обработки поступающих документов
Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрению руководством и доставляются исполнителям.
На полученном документе проставляется регистрационный штамп.
Документы с грифом «лично» или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение не осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.
Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подразделения по рассмотрению писем граждан.
Документы, адресованные руководству организации или не имеющие указания конкретного должностного лица либо структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе документационного обеспечения.
На рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения направляются исполнителям.
Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления документов в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время.
Документы, решения по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.
При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.
1.2 Порядок обработки отправляемых документов
Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами.
1.3 Передача документов внутри организации
Передача документов между структурными подразделениями производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме.
Передача документов на ВЦ для обработки, а также получение документов (машинограмм) с ВЦ осуществляется через секретаря структурного подразделения или лицо, ответственное за документационное обеспечение.
1.4 Учет количества документов
Учет должен производится в комплексе с другими мероприятиями по совершенствованию работы с документами.
Осуществляется как полный, так и выборочный учет документов организации (по структурным подразделениям или группам документов). Отдельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан. При подсчете количества документов за единицу учета принимается каждый экземпляр, в том числе размноженный и машинописный.
В службах оперативного размножения и машинописных бюро проводится учет создаваемых копий документов.
Подсчет количества машиночитаемых осуществляется по учетным карточкам и журналам учета работы вычислительного центра. Результаты учета документов обобщаются службой документационного обеспечения и представляются руководству организации для выборки мер по совершенствованию работы с документами.
1.5 Правила регистрации и индексирования документов
Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.
Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами по номенклатуре дел, классификатором корреспондентов, исполнителей и др. В индексе документа соблюдается следующая (или обратная) последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы).
Документы регистрируются в организации один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое оно повторно не регистрируется.
Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, его автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы руководителя по основной деятельности, приказы руководителя по кадрам, приказы руководителя вышестоящей организации по основной деятельности, решения коллегии вышестоящей организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, отчеты предприятий, акты внедрения результатов научных разработок, планы работы подведомственных организаций, заявки на материально-техническое снабжение и т.д. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.
Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится в основном централизованно: в местах создания и исполнения документов. Например, плановая документация регистрируется в плановом отделе, документы по снабжению - в отделе снабжения, протоколы и решения коллегии - в секретариате, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им, - в службе документационного обеспечения и т.д. Место регистрации документа закрепляется в инструкции по документационному обеспечению управления и в табеле документов организации.
Документы регистрируются на карточках. Чтобы достичь информационной совместимости регистрационных данных и создать условия для перехода к автоматизированной регистрации, определен обязательный состав реквизитов регистрации: автор (корреспондент), название вида документа, дата документа, индекс документа (дата и индекс поступления документа), заголовок документа или его краткое содержание, резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата), срок исполнения, отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа, номер дела). Состав обязательных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен следующими: исполнители, подпись исполнителя, удостоверяющая получение документа, ход исполнения, отметка о приложениях и др. Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах и использования оборотной стороны регистрационно-контрольных карточек определяется самой организацией.
Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются на регистрационно-контрольных карточках установленной формы.
Для регистрации документов могут использоваться копировально-множительная и вычислительная техника.
В автоматизированной ИПС регистрация документов осуществляется с использованием машиноориентированной регистрационно-контрольной карточки, построенной на базе обязательных реквизитов регистрации или путем прямого ввода их с документа.
Справочные картотеки формируются из регистрационно-контрольных карточек в зависимости от задач конкретных ИПС в соответствии с используемыми классификаторами. Составляются следующие картотеки:
· справочные
· контрольно-справочные
· по географии поступающих документов
· по предложениям, заявлениям и жалобам граждан
· тематические (приказы, решения) и др.
Информационно-поисковые массивы автоматизированных ИПС формируются на основе информации о документах, зафиксированных на машинных носителях.
2. Архивное дело
2.1 Подготовка документов к архивному хранению
Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов -- создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.
Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает:
экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;
оформление дел;
описание документов постоянного и долговременного хранения;
обеспечение их сохранности;
передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив. (Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей в систему государственной архивной службы, или являющийся структурным подразделением организации.) Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение.
Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, их формировании. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное хранение, а также для контроля за правильностью отнесения документов к различным делам и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документа создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭПК). Разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы.
На экспертные комиссии кроме организации ежегодного отбора документов на хранение возлагается: рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и о не обнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения документов; рассмотрение перечней документов, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.
Оформление дела -- это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов; начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.
При оформлении обложек дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны указываться следующие реквизиты: наименование учреждения и его непосредственная подчиненность; наименование структурного подразделения, индекс дела; аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы); дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Кроме того, на обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива и учреждения.
Следует особо отметить, что архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами в ведомственном архиве только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (до этого он проставляется карандашом). Архивные шифры на обложках дел долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК (ЭК) учреждения, согласованных с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (для описей дел поличному составу) и утвержденных руководителем учреждения.
При заполнении реквизитов обложки дела необходимо соблюдать следующие требования: название учреждения пишут полностью с указанием подчиненности в именительном падеже или указывают его официально принятое сокращенное наименование; заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры (последний целесообразно проставлять и на корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном способе их хранения).
В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые уточнения. Если название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке дописывают название этого учреждения структурного подразделения). Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы. В необходимых случаях (например, если заголовок на обложке не отражает содержания документов в деле) в него вносятся дополнительные сведения и уточнения.
В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части документов или к одному из них, то их пишут после описания документов (в скобках со строчной буквы). При наличии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).
Важным реквизитом обложки дела является дата дела, т.е. годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Правильное датирование дел зависит от всестороннего учета характера и вида документов, которые в них сформированы. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дела, состоящие из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и т.п., являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются). Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.
В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов на отдельном листе составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс) -- количество листов внутренней описи (при ее наличии). Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления и подписывается составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых замена подлинных документов копиями и т.д.) отмечаются заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.
По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи. Опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Кроме этого, опись является одновременно учетным документом и основным видом научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел и описей.
С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу.
Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения можно лишь в исключительных случаях (например по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями.
За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несут ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель и т.д. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях.
Структурные подразделения учреждения передают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т.п.). Заголовок каждой картотеки включается в опись.
Передача дел в ведомственный архив осуществляется, как правило, по графику, составленному заведующим ведомственным архивом (или лицом, ответственным за архив), предварительно согласованному с руководителями структурных подраделений и утвержденному руководителем учреждения.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив не подлежат и должны храниться централизованно в канцелярии, секретариате или другой службе делопроизводства учреждения или в структурных подразделениях. В исключительных случаях по решению руководителя организации они могут быть переданы в ведомственный архив по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный архив.
Правильность формирования и оформления дел. соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ведомственный архив структурными подразделениями. Если в формировании и оформлении дел установлены недостатки, работники структурных подразделений обязаны их устранить.
Дела принимает заведующий ведомственным архивом (специальный сотрудник архива) или лицо, ответственное за архив, в присутствии работника сдающего структурного подразделения, Передача дел производится по описи и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии конце описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел, приема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудников ведомственного архива и лица, передавшего дела. При приеме (ценных дел проверяется количество листов в деле.
2.2 Хранение документов, номенклатура дел
Номенклатура дел - это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы. Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и номенклатуру для организации.
Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций с указанием их индекса и носит рекомендательный характер.
Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств и ведомств РФ, утверждаются их руководителями. Перед утверждением типовые и примерные номенклатуры согласовываются с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК, ЭК) министерства (ведомства) или организации, имеющих подведомственную сеть, на которую распространяется типовая (примерная) номенклатура дел. Затем они подлежат согласованию с организациями государственной архивной службы.
Номенклатура для организации составляется службой документационного обеспечения на основе номенклатуры дел структурных подразделений. Номенклатура дел организации, предварительно согласованная с ЦЭК (ЭК) организации, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, куда документы поступают на государственное хранение, и утверждаются руководителем организации. Организации, не сдающие документы на государственное хранение номенклатуру дел согласовывают с ЦЭК или ЭК вышестоящей организации либо с ее руководителем.
Номенклатуру дел в организации составляют по установленным нормам, печатают в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр номенклатуры дел организации хранится в службе документационного обеспечения управления (ДОУ), второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третий используется в ведомственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел и куда документы поступают на постоянное хранение.
Номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры организации, но не реже одного раза в пять лет. Ежегодно уточняется, утверждается руководством организации и вводится в действие с 1 января следующего года.
В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. По окончанию года в нее вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел. Итоговая запись номенклатуры дел организации составляется на основе итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений.
Дела организации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем ведомственного архива.
Правильно оформленные документы в делах помогут в создании хорошего архивного фонда области, края, региона. В некоторых регионах изданы законы об архивном фонде.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление листа - заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов, оформление реквизитов обложки дела. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения не подшиваются, листы в них не нумеруются, документы в них хранятся в скоросшивателях.
На обложке может проставляться карандашом по согласованию с ведомственным архивом номер дела по описи, номер описи и фонда.
При изменении названия организации (ее структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передачи дела в другую организацию (структурное подразделение) на обложке дописывается новое название этой организации (структурного подразделения).
Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко черными светостойкими чернилами или тушью.
На завершенные дела постоянного, долговременного хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности и оформление в соответствии с приведенными выше требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного хранения описи не составляются. Описи дел структурных подразделений составляют работники, ответственные за документацию, под непосредственным методическим руководством ведомственного архива.
Заключение
Правильно построенная система обработки и хранения документации дает возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации.
В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела.
Список литературы
1. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления: Учебное пособие - 2 изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 2001.
2. Документы и делопроизводство: справочное пособие. Сост. Лихачев М.Т.-М.: «Экономика», 1999.
3. Основные правила работы ведомственных архивов. - М., 1999
4. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. - М.: Изд-во «Норма», 2000
5. Сергазин Ж.Н. Основы обеспечения сохранности документов. - М., 1996
6. Гавердовский А. Концепция построения систем автоматизации документооборота // Открытые системы - 1998. №1
Подобные документы
Делопроизводство как совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов. Документ и реквизиты, организация службы делопроизводства. Учёт документов на предприятии и контроль их исполнения.
реферат , добавлен 17.10.2009
Формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов. При территориальной разобщенности структурных подразделений организации дела формируются канцелярией подразделения или лицами, ответственными за делопроизводство.
реферат , добавлен 06.06.2008
Краткая история архивоведения, законодательство об архивном деле. Состав Архивного фонда Российской Федерации и включение в него документов, защита права собственности на архивные документы. Правила комплектования, хранения и учета архивных документов.
методичка , добавлен 17.12.2009
Составление и оформление, обработка, хранение, поиск по запросу документов работниками управленческого аппарата. Необходимость профессиональных знаний и навыков при организации и ведении делопроизводства. Бланки документов и максимальный набор реквизитов.
курсовая работа , добавлен 27.01.2011
Взаимосвязь делопроизводства и архивного дела. Организация работы по экспертизе ценности документов. Система экспертных служб. Перечни типовых документов с указанием сроков хранения. Ответственность за незаконное уничтожение документов в организациях.
контрольная работа , добавлен 01.06.2009
Нормативно-правовая база делопроизводства, регламентация работы делопроизводственной службы. Требования к оформлению реквизитов на служебном поле документов. Обработка входящих документов, характеристики формы регистрации. Оформление докладной записки.
контрольная работа , добавлен 03.04.2010
Регистрация, учет документов. Порядок обработки поступающих и отправляемых документов. Передача документов внутри организации. Учет количества документов. Правила регистрации и индексирования документов. Организация контроля за исполнением документов.
контрольная работа , добавлен 29.09.2008
Общие требования к созданию документов и организации работы с ними в Республике Казахстан. Ответственность за делопроизводство. Правила подготовки и оформления документов. Обработка входящей и исходящей документации. Порядок учета и хранения дел.
реферат , добавлен 31.01.2012
Делопроизводство по личному составу и письмам граждан и устным обращениям. Номенклатура, формирование и текущее хранение дел. Значение кадровых документов, определяющееся тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления права на труд.
контрольная работа , добавлен 24.11.2010
Понятие и особенности организации службы делопроизводства, что такое организационно-распорядительные документы. Требования к оформлению эмблемы организации. Характеристика документооборота, номенклатуры дел. Экспертиза ценности и классификация документов.
