Служебной командировкой признается поездка работника предприятия по распоряжению руководителя на определенные срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне постоянного места работы. На основании приказа руководителя о направлении сотрудника в служебную командировку бухгалтерия производит расчет необходимых денежных средств, исходя из норм и состава командировочных расходов. Данная сумма выдается работнику под отчет. В учете при этом производится запись: Дт 71»Расчеты с подотчетными лицами» Кт 50 «Касса».

Основным документом, подтверждающим факт нахождения работника в командировке, является командировочное удостоверение , также оформляемое на основании приказа руководителя. В удостоверении проставляются отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункт назначения, выбытии из него и прибытии в место постоянной работы. Все отметки должны быть заверены подписями уполномоченных лиц и печатями принимающей и отправляющей стороны.

Срок командировки определяется руководителем предприятия но он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, автобуса, самолета из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Если станция, аэропорт, пристань находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, аэропорта, пристани. Аналогично определяется день приезда командированного работника в место постоянной работы.

Расходы по командировке, связанные с производственной деятельностью предприятия, относятся на издержки производства и обращения (Дт 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»). Но следует помнить, что если командировка связана с приобретением товарно-материальных ценностей, командировочные расходы включаются в стоимость приобретаемых ценностей (Дт 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 08 «Вложения во внеоборотные активы», 58 «Финансовые вложения» Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»). В состав командировочных расходов, возмещаемых командированному лицу на основании предъявленного авансового отчета с приложением оправдательных документов, включается оплата проезда к месту командировки и обратно, суточные, а также расходы по найму жилого помещения.

К расходам по проезду относятся: стоимость проезда железнодорожным, автомобильным, воздушным транспортом, включая страховые платежи по страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездных билетов, расходы за пользование постельными принадлежностями. Кроме того, командированному работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту.

Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая праздничные и выходные дни, а также дни нахождения в пути. Если у командированного есть возможность ежедневно возвращаться из места командировки к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Существует норматив выплаты суточных, который время от времени пересматривается. Но следует иметь в виду, что сверхнормативные выплаты по суточным включаются в доход работника и облагаются НДФЛ.

Расходы по оплате за наём жилого помещения возмещаются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами. По расходам, связанным с наймом жилого помещения, также устанавливается норматив. Если фактические расходы превысили установленный норматив, то сверхлимитные расходы увеличивают налогооблагаемую прибыль предприятия.

В течение трех дней по возвращении из командировки работник обязан представить авансовый отчет об израсходованных в связи со служебной командировкой суммах. К авансовому отчету прилагаются оправдательные документы, подтверждающие расходы, а также командировочное удостоверение.

Невозвращенные работниками в установленные сроки подотчетные суммы отражаются по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». А затем относится с кредита счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты с персоналом по возмещению материального ущерба». Новые суммы под отчет выдаются только после полного расчета работника по ранее выданным подотчетным суммам. Невозвращенные работниками в установленные сроки подотчетные суммы могут удерживаться из заработной платы. Тогда в учете производится следующая запись: Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты с персоналом по возмещению материального ущерба».

Возврат подотчетным лицом неиспользованного аванса отражается записью на счетах: Дт 50 «Касса» Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами», возмещение работнику перерасхода по авансовому отчету - Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами Кт 50 «Касса».

Пример 7 . 12 сентября 2013 года из кассы предприятия «Орион» по расходному кассовому ордеру № 25 были выданы денежные средства под отчет инженеру отдела труда Ковалеву Сергею Михайловичу на командировочные расходы в сумме 5000 рублей. Командировка связана с поездкой в г.Уфу на предприятие «Зевс» . Цель командировки - изучение новой системы оплаты труда, веденной на предприятии «Зевс». 15 сентября Ковалев С.М вернулся из командировки и 16 сентября предоставил авансовый отчет № 3 о произведенных расходах. Фактические расходы по командировке составили:

Проезд к месту командировки - 230 рублей (железнодорожный билет №

345678 от 12.09 2013 года);

проезд к месту постоянной работы - 240 рублей (железнодорожный билет №

987654 от 15.09 3года);

Проживание в гостинице «Агидель» за трое суток - 2700 рублей (квитанция гостиницы от 15.09.2013 г. N78);

Суточные за пять дней -1500 рублей (командировочное удостоверение №3).

Таким образом, фактические расходы по командировке составили

4 670 рублей. Остаток денежных средств в сумме (5000 - 4 670) 330рублей внесен Ковалевым С.М. в кассу 16 июня 2013 года по приходному кассовому ордеру № 35.

В учете предприятия «Орион» будут сделаны следующие записи:

1) Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кт 50 «Касса» - 5 000 рублей - выданы денежные средства под отчет из кассы;

2) Дт 26 «Общехозяйственные расходы» Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - 4 670 рублей - фактические расходы по командировке отнесены на затраты производства;

3) Дт 50 «Касса» Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – 330 рублей - возврат неиспользованных подотчетных сумм сдан в кассу

Журнал - ордерпо кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» за сентябрь 2013 года

Командировка – это рабочая поездка сотрудника по распоряжению руководства. Все расходы на проезд, проживание и питание работника организация должна взять на себя. В этой статье мы рассмотрим проводки по командировочным и суточным расходам.

Типовые проводки по суточным и командировочным

Для покрытия всех расходов в командировке сотруднику выдаются деньги под отчет :

• Дебет Кредит 50 () .

Если после командировки деньги остаются, их необходимо вернуть в кассу:

• Дебет 50 Кредит .

В случае, когда работник, наоборот, потратил еще и свои личные деньги, организация при наличии соответствующих доказательств должна компенсировать их:

• Дебет Кредит 50 .

По всем расходам в командировке работник должен отчитаться. Для этого он составляет авансовый отчет, к которому он прикладывает все квитанции, билеты, чеки и иные документы, подтверждающие затраты.

Если расходы сотрудника, даже при наличии документов, будут не целесообразными, организация может их не принять. В этой ситуации работник должен будет вернуть деньги.

Если в расходных документах есть счет-фактуры с выделенным НДС, его можно принять к вычету:

• Дебет 68 НДС Кредит 19 .

Когда организация часть расходов оплачивает с расчетного счета, то делают запись:

• по дебету 76 счета и кредиту .

Поступление билетов, приобретенных для сотрудника, отражают проводкой:

• Дебет 50.3 Кредит 76 .

Выдачу сотруднику:

• по дебету 71 и кредиту 50.3 .

Помимо командировочных – на оплату проживания, проезда, сотруднику выдают суточные – на питание. Это нормируемые в налоговом учете расходы фирмы, на которые она может уменьшить прибыль. Для командировок по России такая норма – 700 руб. в день, за границу – 2100 руб. Если выдать сотруднику суммы, превышающие эти лимиты, то придется удержать НДФЛ.

Пример проводок

Сотрудник направлен в командировку на 6 дней. Билеты куплены организацией в авиакомпании. Их стоимость 31 270 руб. Расходы в командировке на оплату гостинцы составили 13 000 руб. (НДС 1983 руб.), на использование общественного транспорта – 250 руб., представительские расходы – 3000 руб. Суточные выданы в размере 4200 руб. и командировочные, в размере 12 000 руб.

Проводки:

Выдача денег в подотчет из кассы - 2017 год принес ряд изменений в данной сфере хозяйственной деятельности организаций. Цель нашей статьи — напомнить о порядке ведения операций, связанных с подотчетом, и рассказать о нововведениях.

Деньги подотчетному лицу: что нового в 2016-2017 годах

В июле 2016 года вступили в силу изменения в КоАП (закон от 03.07.2016 № 316-ФЗ). Косвенно эти изменения касаются и операций с подотчетными средствами. В частности, изменен подход контролирующих органов при выявлении нарушений у ИП и субъектов малого предпринимательства (СМП) впервые. Теперь контролирующие органы не должны спешить с наложением штрафа на виновника, если нарушение выявлено в первый раз и не несет серьезной угрозы жизни и здоровью населения, сохранности экологии, культурного наследия, природы, не может привести к возникновению ЧП и не угрожает безопасности государства.

Согласно закону № 316-ФЗ и ст. 4.1.1. КоАП, если проверяющие впервые выявят нарушение в ведении кассовых операций (а они непосредственно связаны с подотчетом), то штраф может быть заменен на предупреждение. Но это не освобождает виновника от устранения нарушения.

В 2017 году в расчеты с подотчетниками были внесены 2 ключевых изменения:

• Отменено обязательное заявление от подотчетного лица на выдачу денежных средств. Выдача денег может осуществляться на основании распорядительного документа директора предприятия или ИП.
• Выдавать суммы под отчет можно даже при наличии ранее не возвращенных подотчетных средств (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03. 2014 № 3210-У).

Изменения внесены указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У и вступили в силу 19.08.2017.

Выданы деньги в подотчет: проводка и основные правила

Правило 1. При оформлении кассовых документов бухгалтер обязан руководствоваться положениями указания № 3210-У.

Правило 2. Выдача денег подотчетному лицу оформляется на основании приказа или иного распорядительного документа руководства фирмы либо письменного заявления работника. В заявлении должна быть указана сумма к выдаче и срок, на который выдаются деньги. Кроме этого, необходимо описать цель, на которую необходимы подотчетные средства, чтобы было понятно, что потребность в них вызвана производственной необходимостью и связана с деятельностью предприятия (п. 6.3 указания № 3210-У). При этом если в течение дня суммы выдаются разным сотрудникам, то достаточно оформить один приказ руководящего лица с указанием Ф. И. О. и должностей всех подотчетников, суммы, целей и срока выдачи. Приказ должен быть подписан руководителем и содержать дату и регномер (письмо ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/2064).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 19.08.2017 заявление на выдачу денег под отчет не является обязательной процедурой. Достаточно приказа руководителя.

Правило 3. Срок выдачи подотчетных средств устанавливается локальным актом предприятия. Но срок возврата средств — это установленная законом норма, он составляет 3 дня (абз. 2 п. 6.3 указания № 3210-У). По истечении срока, на который выдавались средства, в течение 3 дней подотчетник обязан отчитаться и/или вернуть остаток денег предприятию.

Правило 4. Выдача денег в подотчет из кассы оформляется расходным ордером. Возврат остатков подотчетных сумм — приходными ордерами. Деньги в подотчет могут выдаваться и путем их перечисления на банковскую карту заявителя (письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). Вернуть деньги подотчетник тоже может путем перечисления средств на расчетный счет предприятия. Однако возможность безналичных подотчетных расчетов должна быть закреплена в учетной политике.

О переводе подотчетных сумм на банковскую карту сотрудника и их возврате читайте .

Правило 5. Лимит сумм, которые можно выдать в подотчет, не установлен. Поэтому предприятие вправе выдать подотчетному лицу деньги в любой сумме. Однако если подотчетное лицо будет рассчитываться наличными по договорам от имени своего предприятия, то лимит расчетов (100 000 руб. по одному договору) необходимо учитывать.

Правило 6. Выдача денег в подотчет лицу, у которого имеется задолженность по подотчетным суммам, с 19.08.2017 не является нарушением закона.

О том, какую максимальную сумму можно выдать в подотчет, как и когда это сделать, можно узнать из статьи .

Правило 7. С 2014 года предприятия и индивидуальные предприниматели могут выдавать денежные средства в подотчет работникам, под которыми понимаются не только сотрудники, работающие на основе постоянного трудового договора, но и те, кто состоит с предприятием в гражданско-правовых отношениях (письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-1-1-6/7859).

Выдано из кассы в подотчет — как данная хозоперация отразится на счетах бухучета? Проводка будет иметь следующий вид: Дт 71 Кт 50. Напомним, что аналитический учет подотчетных сумм ведется в разрезе подотчетных лиц. Это позволяет быстро проверить, имеется ли у подотчетного лица незакрытая задолженность по выданным средствам.

На какие хозяйственные расходы выдаются средства в подотчет

В Плане счетов (приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н) в разделе, описывающем счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», сказано, что по данному счету отражаются операции по расчетам с работниками предприятия по суммам, выданным на административно-хозяйственные и прочие расходы в подотчет.

Что именно включают в себя административно-хозяйственные расходы, изложено в письме Госстроя РФ «О Порядке определения стоимости строительства и свободных (договорных) цен на строительную продукцию в условиях рыночных отношений» от 29.12.1993 № 12-349. Несмотря на то что письмо имеет отношение к ценообразованию в строительстве, в нем довольно полно раскрыт смысл понятия «административно-хозяйственные расходы».

На практике деньги в подотчет чаще всего выдаются на следующие нужды:

• почтовые расходы и затраты на связь;
• ТМЦ для аппарата управления, включая канцтовары;
• представительские нужды;
• командировочные расходы и пр.

Выше мы привели следующее правило: в заявлении о выдаче денег в подотчет или соответствующем приказе руководителя необходимо указать нужды, на которые выдаются деньги. И хотя формально это напрямую законом не установлено, в п. 6.3. указания № 3210-У отмечается, что деньги выдаются «на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя». Поэтому в заявлении или приказе о выдаче денег на подотчет лучше указать конкретную цель получения средств.

Если из кассы выданы деньги подотчетному лицу на хознужды, проводки могут иметь следующий вид:

Выданы командировочные: типовая проводка

Для того чтобы иметь возможность отправлять сотрудников в командировки, предприятию необходимо разработать . В этом или аналогичном внутреннем документе указываются все основные регламентирующие эту процедуру нюансы: кому, когда, в каких суммах выдаются деньги на командировочные расходы и что эти расходы могут включать.

Напомним, что командировочные расходы имеют лимит суточных, установленный в 2017 году в размере:

• При служебных поездках по России - 700 руб./сутки.
• При выездах за границу — 2 500 руб./сутки.

Если сумма суточных превышает установленные лимиты, данное превышение облагается НДФЛ и страховыми взносами (п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ).

Подробнее о лимите средств на суточные расходы можно прочитать .

Пример

Работник Иванов П. П. отправлен в командировку по РФ на 6 дней (с учетом дороги туда и обратно). 14.02.2017 Иванов П. П. получил деньги на командировку в сумме 10 000 руб. Выезд работника — 14.02.2017, возвращение — 19.01.2017 (это выходной день). 21.02.2017, в понедельник, работник явился в бухгалтерию и предоставил отчет о командировке и авансовый отчет. К авансовому отчету Иванов П. П. приложил счет за гостиницу, чек на оплату услуг чистки одежды.

Размер суточных на предприятии для командировок по России — 700 руб./сут. Иванов П. П. является работником коммерческого отдела, командировка связана с его служебными обязанностями и с заключением договора на продажу продукции предприятия.

ВАЖНО! Несмотря на то что 19.02.2016 по календарю является выходным, этот день для Иванова П. П. является рабочим, так как он находился в дороге, возвращаясь из командировки. Суточные за этот день также начисляются (п. 4 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, ст. 113 ТК РФ).

Сотрудник не отчитался по подотчету в срок: как поступить

Бывают случаи, когда подотчетное лицо не отчитывается вовремя. Бухгалтер в этом случае должен знать, что ему делать. Есть несколько вариантов действий:

1. Удержать долг из зарплаты работника в случае его согласия.
2. Простить ему долг по решению руководства.
3. Если подотчетное лицо возражает против удержания долга из зарплаты, то вопрос решается только через суд.

Если подотчетное лицо не сдает авансовый отчет в бухгалтерию и не возвращает средства, полученные в подотчет, руководитель в течение месяца после наступления последнего дня для сдачи авансового отчета (ст. 137 ТК РФ) обязан принять решение об удержании денег из зарплаты работника. Для этого необходимо подготовить приказ об удержании, подписать его у директора и уведомить работника-должника (получить его подпись на приказе и зафиксировать дату ознакомления).

Если директор решил простить долг работнику, то после принятия такого решения, оформленного приказом, на сумму подотчетного долга необходимо начислить страхвзносы и НДФЛ и перечислить их в бюджет. При этом датой возникновения дохода у сотрудника будет считаться дата его подписи под документом, в котором он оповещается о том, что долг ему прощен (п. 2 ст. 415 ГК РФ). Удержать НДФЛ можно при первой выплате в адрес работника, последовавшей после принятия решения и оповещения работника (п. 6 ст. 226 НК РФ).

В случаях когда удержать НДФЛ невозможно (например, работник уволился), необходимо оформить справку 2-НДФЛ с признаком «2». Подать ее в налоговую необходимо не позднее 1 марта года, следующего за тем, в котором сотрудником был получен доход (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Итоги

Мы рассмотрели порядок выдачи подотчетных сумм, а также то, как оформляется проводкой хозоперация «выдано из кассы подотчет». Обращаем еще раз ваше внимание на то, что с 2017 года заявление на выдачу денежных средств под отчет не обязательно, а выдать новые суммы можно, даже если работник не отчитался по предыдущему подотчету.

Служебная командировка- это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного задания вне места постоянной работы. 2

В настоящее время по вопросам, которые касаются служебных командировок, следует руководствоваться «Положением об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749.

При отправлении работника в командировку ему сохраняются место работы и средний заработок, а также гарантируется возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (статья 167 ТК РФ).

Организации, которые направляют своих работников в командировки, должны разработать локальный нормативный акт либо включить в коллективный договор раздел, который регламентирует порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками. При разработке такого документа необходимо предусмотреть следующее:

Вопросы организационного характера;

Перечень командировочных расходов;

Порядок документального оформления командировки;

Размер командировочных расходов;

Порядок возмещения командировочных расходов.

Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилья и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства.

Основанием для выдачи подотчетных сумм на командировочные расходы служит командировочное удостоверение или приказ руководителя о направлении работника в служебную командировку.

Выдача денежных средств под отчет производится в пределах сумм, которые полагаются командировочным лицам на эти цели. Поэтому при расчете размера аванса необходимо учитывать:

Стоимость проезда к месту командировки туда и обратно;

Размер расходов на проживание;

Установленный размер суточных;

Иные расходы, предусмотренные локальным нормативным актом или коллективным договором;

Время пребывания в командировке.

Выдача аванса, как правило, производится через кассу организации, а также может перечислением с расчетного счета на банковскую карту работника. Согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Согласно п.11 «Положения об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749 суточные выплачиваются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.

Продолжительность командировки определяется непосредственно руководителем работника (по согласованию с генеральным директором) с учета объема, сложности и других особенностей служебного поручения, а также исходя их экономической целесообразности поездки. Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного (например, г. Москвы), а днем приезда- день прибытия транспортного средства в г. Москву. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее- последующие сутки. В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой Москвы, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Днем приезда из командировки считается дата прибытия поезда, самолета, автобуса или другого транспортного в Москву. При прибытии транспортного средства до 24 часов включительно днем приезда из командировки считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее- последующие сутки. В случае если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой Москвы, учитывается время, необходимое для проезда от станции, пристани или аэропорта. Время нахождения в пути определяется по существующему расписанию движения транспортного средства, включая время задержки командированного в пути по не зависящим от него причинам и время на пересадки. Факт задержки командированного в пути следования по не зависящим от него причинам должен быть удостоверен должностными лицами вокзалов, станций, пристаней, аэропортов.

Командированному работнику наличные из кассы выдаются на основании следующих документов:

Приказа руководителя по форме № Т-9 (Т-9а). Приказ оформляется на основании служебного задания (форма № Т-10а), составленного начальником того отдела, где работает командируемый работник, или самим директором;

Заявления работника с визой руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдается аванс.

Кассир может выдать командировочные или лично командированному, или его доверенному лицу. В первом случае командированный должен предъявить документ, удостоверяющий личность, например, паспорт. Во втором случае доверенное лицо предъявляет доверенность и документ, удостоверяющий личность. Если получатель денег имеет многоразовую доверенность, при каждом получении денег с нее делаются заверенные копии и прикладываются к расходным документам. Оригинал доверенности хранится у кассира.

Не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки работник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет по форме № АО-1. В авансовом отчете сотрудник должен отразить все произведенные в командировке расходы. Перечень подтверждающих расходы документов (командировочное удостоверение, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и т. п.) и суммы затрат по ним сотрудник указывает на оборотной стороне авансового отчета (абзац 4 Указаний по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет (форма № АО-1)», утвержденных постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55). Эти первичные документы нужно приложить к авансовому отчету. Как правило, первичные документы наклеивают на плотный лист картона, располагая бумаги в календарном порядке совершения операций таким образом, чтобы была видна сумма израсходованных денег и дата чека. Первичные документы нумеруют в соответствии с номерами записей в авансовом отчете.

Если сотрудник потратил не весь командировочный аванс, неизрасходованную часть он должен вернуть в кассу предприятия. Деньги в кассу, выданные под отчет, кассир принимает по приходному кассовому ордеру 0310001 (ПКО). При оформлении ПКО кассир должен проверить наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере.

Принимать неизрасходованную сумму командировочного аванса кассир должен поштучным пересчетом монет и купюр. А подотчетное лицо должно видеть действия кассира.

После приема наличных денег кассир сверяет сумму, указанную в ПКО, с суммой фактически принятых наличных денежных средств.

Если сотрудник не вернул в срок сумму неизрасходованного командировочного аванса, работодатель вправе удержать эти деньги из его зарплаты. Если работник согласился погасить долг и написал соответствующее заявление, ежемесячно удерживать из его зарплаты можно не более 20% начисленной суммы (ч. 2 ст. 137 и ч. 1 ст. 138 ТК РФ). Удержание производится на основании приказа руководителя, который должен быть издан не позднее одного месяца с того дня, как закончился срок, установленный для возврата неизрасходованной суммы командировочного аванса (ч. 1 ст. 248 ТК РФ). Если же сотрудник отказывается добровольно вернуть неистраченную сумму аванса, взыскать задолженность работодатель может только через суд (ч. 2 ст. 248 ТК РФ). Срок исковой давности - три года (ст. 196 ГК РФ). Для этого он должен подать иск о возмещении работником ущерба. Присужденные судом суммы взыскиваются с сотрудника на основании исполнительных листов.

Согласно п.2 приказа Минтранса России от 08.11.2006 №134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники. Таким образом, если билет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательным документом, подтверждающим расходы на приобретение билета для целей налогообложения, является сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, с одновременным представлением посадочного талона, подтверждающего перелет сотрудника по указанному в электронном авиабилете маршруту (письмо Минфина России от 23.09.2011 №03-03-07/34).

Аналогично контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (п. 2 приказа Минтранса России от 21.08.2012 №322).

Ответственный за приобретение билетов работник заказывает сам билет или счет на него и передает в бухгалтерию документы для оплаты.

В зависимости от условий договора с транспортной компанией или продавшей билет фирмой-посредником представитель организации может получить свой электронный билет (маршрут/квитанцию или контрольный купон к нему) разными способами- просто скачать через интернет, получить с курьером заранее или непосредственно в день отъезда на ж/д вокзале или в аэропорту на стойке соответствующего перевозчика.

На основании п.84 Приказа Минтранса России от 28.06.2007 №82 «Об утверждении Федеральных авиационных правил «Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей» при регистрации на рейс пассажиру выдается посадочный талон, в котором указываются инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна. При необходимости в посадочном талоне может указываться другая информация.

Учитывая, что посадочный талон выдается авиаперевозчиком, в случае его утери справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию, выданная авиаперевозчиком или его представителем, может быть в качестве оправдательного документа для авансового отчета по осуществленному перелету (письмо Минфина России от 21.09.2011 №03-03-07/34).

При командировках заграницу согласно п. 15Положения «Об особенностях направления работников в командировку» № 749 в случаях, когда работник направляется за пределы территории РФ, оформлять командировочное удостоверение не нужно. Факт поездки в этом случае будет подтвержден отметками в заграничном паспорте работника - достаточно будет просто сделать ксерокопию соответствующих страниц. Однако если работник едет в государства - участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, командировочное удостоверение все-таки необходимо и оформляется оно точно так же, как при командировках по России.

При оплате и возмещении расходов работников в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории РФ, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, необходимо учитывать требования Федерального законаот 10.12.2003 N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле".

Выплачивать суточные при загранкомандировках необходимо в размерах, которые определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, - как это предусмотрено ст. 168ТК РФ. Но при определении размера суточных нужно иметь в виду важные нюансы, предусмотренныеп. п. 17-20Положения «Об особенностях направления работников в служебные командировки» N 749, а именно:

При проезде по территории РФ суточные выплачиваются в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок в пределах территории РФ;

При проезде по территории иностранного государства суточные надо считать в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств;

При следовании работника с территории РФ дата пересечения Государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте;

При следовании на территорию РФ дата пересечения Государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях;

При направлении работника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник;

В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки;

Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию РФ в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом, для командировок на территории иностранных государств.

Расходы по найму жилого помещения при направлении работников в командировки на территории иностранных государств, подтвержденные соответствующими документами, возмещаются в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом. Также в общем порядке подлежат возмещению и расходы по проезду работника в загранкомандировку и обратно.

Кроме того, в соответствии с п. 23Положения № 749 при загранкомандировках работникам дополнительно возмещаются:

Расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

Обязательные консульские и аэродромные сборы;

Сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

Расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

Иные обязательные платежи и сборы.

Командировочные расходы, выдаваемые в иностранной валю­те, учитываются одновременно в валюте и в валюте, пересчитан­ной в рубли по курсу ЦБ РФ на день совершения операции. Организации вправе без ограничений и специальных разре­шений ЦБ РФ покупать иностранную валюту за рубли на внут­реннем валютном рынке Российской Федерации для командиро­вочных расходов с обязательным зачислением купленной валю­ты на текущий валютный счет. Для получения иностранной валюты с валютного счета орга­низация не ранее чем за десять банковских дней до убытия ра­ботников в зарубежную командировку представляет в банк за­явление, в котором указывает номера и даты приказов по орга­низации о командировании работников за границу. Командиру­емые за границу работники получают валюту под отчет в кассе организации. При возвращении из командировки остаток неис­пользованной валюты работник должен вернуть в кассу орга­низации в валюте. Не израсходованная во время командировки за границей иностранная валюта, возвращенная работником в кассу, сдается в банк на текущий валютный счет и не подлежит обязательной продаже на внутреннем валютном рынке Россий­ской Федерации. В случае превышения суммы использованной валюты над суммой валюты, полученной работником от орга­низации, перерасход валюты на командировку возмещается ор­ганизацией работнику в валюте или в рублях, полученных пу­тем перерасчета валюты по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета.