Верховный суд РФ разъяснил работодателям порядок начисления суточных за две командировки, состоявшиеся в течение одного дня. Также судьи рассмотрели вопрос обложения этих выплат страховыми взносами.

Что случилось?

Верховный суд в определении от 11.08.17 № 310-КГ17-10343 напомнил работодателям, что если они направляют работника, вернувшегося из однодневной командировки, во вторую командировку в этот же день, они могут оплачивать ему двое суточных за один день. Главное, прописать это правило в локальном акте организации, например в приказе. Особое внимание судьи уделили вопросу нужно ли облагать такие двойные суточные страховыми взносами. Ведь в этом случае организация выходит за рамки лимита, установленного для необлагаемых выплат.

На суточные страховые взносы не начисляются

В рассматриваемом деле работодатель направил сотрудников с разъездным характером работ в командировку сроком на один день, из которой у них былаи возможность вернуться домой в день отъезда. Приказом по организации было предусмотрено, что работнику, направленному в однодневную командировку, положены суточные выплаты в размере 500 рублей. При этом, иногда возникали ситуации, когда работник, вернувшись из одной командировки, в тот же день уезжал в другую однодневную командировку. Поэтому, этим же приказом была предусмотрена возможность выплаты двойных суточных. Страховые взносы на такие выплаты работодатель не начислял.

Проверяющие из Пенсионного фонда России сочли это нарушением и указали, что законодательством не предусмотрены двойные суточные при однодневных командировках. Суды всех инстанций, включая ВС РФ, с выводами ПФР не согласились. Судьи отметили, что такие выплаты не являются суточными в силу определения, содержащегося в Трудовом кодексе РФ . Они могут быть признаны по своему экономическому содержанию компенсационными выплатами, направленными на возмещение иных расходов, связанных со служебной командировкой. Эти выплаты, как и лимитированные суточные, страховыми взносами не облагаются. Поэтому, если сотрудники получали суточные в размере, установленном приказом по организации, работодатель установил их размер, исходя из возможных расходов работника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы.

В период нахождения в командировке, сотрудник будет получать свой обычный средний доход и все стимулирующие и поощрительные выплаты. Помимо этого, наниматель должен компенсировать затраты связанные с арендой жилья и проездом к месту командирования.

Одной из обязанностей работодателя является еще и выплата суточных. Это расходы, которые командированный сотрудник может расходовать по своему усмотрению. Как правило, это затраты на еду.

Как оформить командировку на один день?

Независимо от продолжительности, оформление поездки происходит на основании специального приказа руководства. И оформление однодневной поездки происходит точно также. При этом она предполагает и выплату суточных.

Оформление данных выплат и их расход осуществляется на основании приказа. Именно данный документ является аргументом для перечисления работнику денег для дополнительных трат за каждый день.

Выплата среднего заработка за командировку на один день

С точки зрения закона и нормативных ведомственных актов, такая поездка совершенно не отличается от многомесячной. Соответственно, за указанный период работник должен получить свой среднедневной заработок. Выплата средств осуществляется по нескольким правилам:

• платится средний доход за сутки. По сути, поездка является обычным рабочим днем, поэтому она оплачивается также, как и любой другой период;
• указанное время относится к фактически отработанному. Следовательно, сотрудник получит и премию и прочие перечисления.

Таким образом, односуточная служебная поездка, оформленная по законным правилам, не уменьшит доход сотрудника. Он получит по окончанию месяца те же средства, как если бы он не ездил в командировку.

Командировка на один день – суточные положены или нет

Следует сказать, что приказ о командировании означает направление служащего в служебный отъезд. Соответственно, на него распространяются действия всех правил, регулирующих назначение на такое командирование.

Однако, суточные служащему не положены, если он за один день успевает отправиться в командировку и вернуться домой. Стоить отметить, что работодатель сам может изъявить желание возместить эту сумму. При поездке за границу на один день оплачивается половина суммы от положенных денег при загранпоездках.

Размер суточных при командировке на один день

Они предназначены для содержания сотрудника в период пребывания в деловой поездке. При однодневном командировании деньги на дополнительные траты не даются. Однако, может быть выплачена компенсация по желанию работодателя или при наличии подтверждающей документации о полученных убытках.

Закон не предусматривает минимальный размер суточных. Это относится к внутреннему регулированию. Поэтому, каждая организация и компания индивидуально устанавливает их размер.

При этом закон содержит ограничение максимального объема суточных выплат:

• при поездке по России, суточные не могут быть более 700 рублей в день;
• если командировка на сутки связана с выездом за зарубеж, объем содержания будет не более 2.500 руб.

При этом данное ограничение весьма условно. Руководство вправе установить и более высокие размеры сумм. Запретить это невозможно. Однако при превышении указанных значений, денежные перечисления будут облагаться налогом на доходы. А если объем выплачиваемых денег будет находиться в указанных пределах, то выплаты облагаться налогом не будут.

Какие документы нужны для оформления командировки на один день?

Оформление служебного отъезда работника происходит единственным документом, которым является приказ. На основании него сотруднику проставляются рабочие сутки в табеле учета, рассчитывается обычный заработок и зачисляются компенсации и суточные.

Для получения ежедневного содержания, оформлять дополнительные документы не нужно. Приказ поступает в бухгалтерию и суточное содержание оформляется и начисляется автоматически.

Приказ на командировку на один день – образец

Оформление приказа должно осуществляться по установленной законом форме Т-9. Он правильно оформлен. Более того, его оформление соответствует стандартным требованием закона и общим нормам по делопроизводству. Поэтому, использовать образец возможно в любой организации или компании.

Суточные выплаты за две командировки в один день

Теоретически, ничто не препятствует направлению работника в две командировки за один день. В этом случае потребуется оформление двух приказов – по одному на каждый отъезд. При этом суточные будут рассчитываться как за один день.

Ведь это все-таки суточные и их размер зависит от количества суток в поездке, а не от количества отъездов. Это означает, что получить двойные перечисления не удастся.

Может ли у сотрудника в один день закончится одна командировка и в этот же день начаться другая командировка?

Ответ

Ответ на вопрос:

Трудовое законодательство не содержит запрет на подобную ситуацию, то есть сотрудник может в один день вернуться из командировки и в этот же день отправиться в другую командировку.

В этом случае на каждую командировку надо будет оформить свой пакет документов. И сотрудник должен успеть отчитаться (представить авансовый отчет) по первой командировке.

Но в этой ситуации возникает проблема с оплатой суточных, поскольку нет однозначного ответа на вопрос о том надо ли выплачивать суточные по каждой командировке или выплатить суточные только за один день (подробно об этой проблеме см. приложение к ответу). При этом в локальном акте организации можно закрепить, что в этом случае такой день рассматривается как один календарный день командировки и суточные выплачиваются именно за 1 день.

Поэтому в подобных ситуациях работодателям целесообразно объединять посещение нескольких мест в одну командировку, это снимает все вопросы, связанные с оплатой суточных и авансовым отчетом по командировке.

КАК ПЕРЕСЕКАЮТСЯ ДВЕ КОМАНДИРОВКИ

Суточные по двум командировкам

Суточные относятся к дополнительным расходам, связанным с проживанием сотрудника вне постоянного места жительства. Работодатель обязан выплачивать их работнику на основании ТК РФ.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, составленным в соответствии с Положением.

Так, суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути ().

Продолжительность нахождения сотрудника в командировке исчисляется в календарных днях. При этом за день отъезда и день приезда суточные выплачиваются в полном размере, даже если сотрудник уехал поздно вечером, а вернулся ночью или рано утром.

Однако ни Трудовой кодекс, ни Положение не рассматривают ситуацию, когда работник в один и тот же день возвращается из командировки и убывает в следующую.

Документальное подтверждение суточных

По мнению Минфина России, при налогообложении прибыли размер расходов в виде суточных можно подтвердить командировочным удостоверением. При этом представление чеков и квитанций, на основании которых работник израсходовал полученные суточные, не требуется ().

Возникает вопрос: в каком размере следует начислить суточные за этот день? Возможны два варианта. Рассмотрим их.

Выплата суточных в двойном размере. Организация может исходить из того, что суточные положены за каждый день каждой командировки. То есть нужно оплачивать последний день первой командировки и первый день второй командировки независимо от того, что они приходятся на одно и то же число. В данном случае суточные за этот день выплачиваются в двойном размере.

А как быть, если работник вернулся из командировки по России и сразу уехал в загранкомандировку? Согласно Положения при следовании сотрудника с территории РФ дата пересечения государственной границы России включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию РФ — в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

В данной ситуации установлены разные нормы для командировок. Поэтому суточные за день пересечения границ выплачиваются с учетом обеих норм.

ПРИМЕР 3.

Д.Ю. Чехов работает в ООО «Хрусталь». В положении о на-
правлении работников ООО «Хрусталь» в служебные командировки
указано, что возмещение расходов на выплату суточных осуществля-
ется в следующих размерах:

— 700 руб. — за каждый день нахождения сотрудника в командировке на территории РФ;

— 2500 руб. — за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Утром 29 октября 2012 года Д.Ю. Чехов вернулся из командировки по территории России, а вечером убыл в загранкомандировку. Необходимо определить размер суточных, причитающихся за этот день.

РЕШЕНИЕ.

Если на основании локального нормативного акта порядок возмещения расходов, связанных со служебными командировками, предусматривает оплату суточных в двойном размере при двух командировках в один день, Д.Ю. Чехов получит за 29 октября 2012 года суточные в сумме 3200 руб. (700 руб. + 2500 руб.).

Налоговые риски удвоения суточных. У компании, которая установит двойные суточные за один день, могут возникнуть налоговые риски.

Значит, если внутренние нормы компании предусматривают выплату суточных в двойном размере за последний день первой командировки и первый день второй командировки, страховые взносы не начисляются на всю сумму суточных.

Выплата суточных в одинарном размере. При определении размера суточных можно отталкиваться от количества календарных дней нахождения работника в командировке, а не от числа командировок, приходящихся на конкретную дату.

Тогда суточные за последний день первой деловой поездки и первый день второй командировки будут начислены в одинарном размере.

А как при таком варианте поступить, если работник вернулся из командировки по России и в этот же день убыл в заграничную командировку?

Для ответа на данный вопрос еще раз обратимся к Положения. Так, при следовании работника с территории России дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте. Так как нормы для российских и зарубежных деловых поездок установлены разные, организация не вправе начислить командированному сотруднику суточные по норме, утвержденной для командировок внутри страны. То есть за день пересечения командировок работник должен получить суточные в большем размере по норме, действующей для иностранных поездок.

В целях налогообложения прибыли одну часть суточных можно отнести к первой командировке, а другую часть — ко второй.

Заметим, что при таком способе начисления суточных налог на доходы физических лиц уплачивается, только если их размер превышает ():

— 700 руб. — за день командировки на территории РФ;

— 2500 руб. — за день командировки на территории иностранного государства.

Порядок распределения размера суточных для учета их в составе расходов следует прописать в коллективном договоре (локальном нормативном акте).

Если работник отправляется в зарубежную командировку, достаточно оформить только служебное задание и издать приказ.

Для документального подтверждения командировочных расходов работник должен приложить к авансовому отчету копии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении государственной границы РФ.

Суточные при посещении нескольких стран. Работнику, который направлен в командировку на территорию двух или более иностранных государств, суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте в размере, установленном для государства следования работника ().

Обратите внимание: при пересечении границ стран Шенгенского соглашения отметки об этом не делаются. В подобном случае нужно руководствоваться приказом 5 , распечаткой электронного билета, посадочными талонами и счетами за проживание в гостиницах.

Учет расходов. Если сотрудник направлен со служебными заданиями сразу в несколько мест, при исчислении налога на прибыль в расходах учитываются также затраты по проезду из одного населенного пункта в другой, страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплата услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей ( п. 1 ст. 264 НК РФ и Положения).

Иногда для переезда из одного населенного пункта в другой работники, находящиеся в командировке, арендуют автомобиль. В такой ситуации расходы на его аренду можно учесть в целях налогообложения прибыли, если они обоснованны и документально подтверждены (

Иногда необходимость в служебной поездке возникает одновременно на двух работах: на основной и по совместительству. К примеру, если сотрудник работает в дочерней и материнской компаниях, занятых в одной сфере. «Двойная» командировка возможна и в случаях, когда совместительство внутреннее. Рассмотрим нюансы оформления и оплаты таких поездок.

Оформляем командировочные документы

Когда работника командируют одновременно от «мамы» и «дочки», то каждая из этих организаций оформляет свои командировочные документы как обычно.

Как поступить, если работник - внутренний совместитель? То есть его в двух ипостасях командирует одна организация. Оформлять приказ, командировочное удостоверение и служебное задание в двойном экземпляре необязательно. Проще отразить в каждом из перечисленных документов две должности сотрудника (по основному месту работы и по совместительству) и две самостоятельные цели командировки.

Иногда дополнительные обязанности возлагаются на работника приказом в порядке совмещени яст. 60.2 ТК РФ , а не внутреннего совместительства. Если командировка связана не только с основной работой, но и с совмещаемой, отразите это в документах как одну из целей командировки. Ну а доплата за совмещение при расчете среднего заработка учитывается в любом случа еподп. «к» п. 2 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922 (далее - Положение) .

Сохраняем средний заработок

Средний заработок при «двойной» командировке нужно сохранять по двум работам, в том числе и в случаях, когда совместительство - внутреннее. Совместителям средний заработок рассчитывается по общим правила мп. 19 Положения , но не забывайте, что оплачивать нужно только дни, приходящиеся на рабочие по графику сотрудник ап. 9 Положения . У основного работника и внутреннего совместителя они могут не совпадать.

Сравните командировочное удостоверение и график работы по совместительству. Предположим, командировка пришлась на период с 18.11.2013 по 22.11.2013, а рабочие дни по совместительству - только 18.11.2013, 20.11.2013 и 22.11.2013. В такой ситуации средний заработок по основной работе нужно сохранить за 5 дней, а по совместительству - только за 3.

РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

Поощрить совместителя за интенсивную работу в командировке можно с помощью премий или повышенных суточных.

Может возникнуть вопрос: а не надо ли совместителю оплатить и оставшиеся 2 дня? Ведь он, возможно, работал в дни, которые для него как для совместителя являются выходными. Здесь подход такой:

• <если> вы оформляли на эти дни приказ о привлечении совместителя к работе в выходные днист. 113 ТК РФ или об этом прямо сказано в его служебном задании, то оплачивайте их, причем не по среднему заработку, а по правилам оплаты работы в выходно йп. 5 Положения ; ст. 153 ТК РФ ;
• <если> приказа или иных распоряжений руководства о работе совместителя в выходной не было, то оплачивайте только дни по рабочему графику совместителя.

Аналогичный подход применяется в случаях, когда работник трудится в командировке сверхурочно или в ночное время. А о том, что ставить в табеле и как начислять оплату в подобных ситуациях, читайте на .

Возмещаем расходы

В командировке у работника могут быть различные расходы, которые возмещает работодатель, в том числ ест. 168 ТК РФ :

• расходы на проезд;
• расходы на наем жилья;
• суточные.

Если совместительство внутреннее, то возмещайте такие расходы как обычно, суточные удваивать не нужно. А вот если работника командируют две разные организации, то командировочные расходы распределяются по соглашению между ним ип. 9 Положения :

• <или> постатейно.

ОБМЕН ОПЫТОМ

Начальник отдела методологии и внутреннего аудита ООО «ПРОДО Менеджмент»

“ У нас бывают случаи направления в командировку работника одновременно из организации, в которой он числится по основному месту работы, и из организации, в которой он работает по совместительству. Расходы работодатели распределяют между собой в соглашении постатейно. Например, один может взять на себя возмещение расходов на проезд и проживание, а второй - расходы по выплате суточных. По суммам стремимся поделить приблизительно поровн у” .

Тогда работник будет отчитываться перед каждой организацией только по тем расходам, которые отнесены на нее соглашением;

• <или> пропорционально. Удобнее всего, когда одна организация берет на себя оформление и оплату всех командировочных расходов, а вторая компенсирует ей 50% (или иную часть) понесенных затрат на основании представленного отчета. В соглашении нужно написать, что оригиналы подтверждающих расходы документов будут находиться в первой организации, а копии - во второй. В этом случае сумма компенсации станет для первой организации внереализационным «прибыльным» доходо мст. 250 НК РФ . Вторая же будет учитывать сумму компенсации или как расходы на командировку, или как прочие расходы, связанные с производством и реализацие йподп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ . Их можно будет признать на дату расчета в соответствии с условиями соглашени яподп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ .

Иногда командировочные расходы оплачиваются не организацией, а самим работником из подотчетных денег. Тогда каждая организация может сразу выдать работнику под отчет сумму денег, оговоренную в соглашении. Отметим, что выплату суточных лучше возложить только на одного работодателя. Но если вы все-таки их поделили, обращайте внимание на следующее.

Суточные, превышающие 700 руб. в день, подпадают под обложение НДФЛ (в сумме превышения)п. 3 ст. 217 НК РФ . Но если вы распределили суточные между организациями (к примеру, каждая из них платит по 500 руб. в день), то оснований удерживать налог у организаций нет.

Соглашение надо составить до начала командировки, чтобы каждая организация знала, какие суммы выдать работнику под отчет, за что и куда платить. Соглашение может выглядеть, к примеру, так.

Соглашение о распределении командировочных расходов

г. Москва

Общество с ограниченной ответственностью «Эверест», именуемое в дальнейшем ООО-1, в лице генерального директора Петровского Александра Николаевича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Общество с ограниченной ответственностью «Аэлита», именуемое в дальнейшем ООО-2, в лице генерального директора Решетова Сергея Геннадьевича, действующего на основании Устава, с другой стороны, вместе именуемые «Стороны», заключили настоящее соглашение о нижеследующем.

1. Стороны направляют работника обеих организаций Белых Анастасию Олеговну в служебную командировку в г. Элисту на срок с 25 по 29 ноября 2013 г.

2. Расходы, связанные с данной командировкой, распределяются между сторонами следующим образом:
- ООО-1 обязуется оплатить Белых А.О. авиаперелет до г. Элисты и обратно;
- ООО-2 обязуется выдать Белых А.О. денежный аванс в сумме 12 500 руб. на оплату проживания в гостинице и на суточные (из расчета 700 руб. в день).

3. Расходы, произведенные работником в командировке исключительно для целей одной из Сторон, полностью оплачивает эта Сторона.

Случается, что работника оформляют внутренним совместителем в обособленное подразделение, которое находится в отдалении от головной организации, и ему приходится периодически ездить туда-сюда. Имейте в виду, что такие поездки нельзя оформлять как командировки, ведь, по сути, это поездки работника к месту его другой работы. В данном случае затраты на проезд, а также стоимость проживания во время приездов - это личные расходы работника. Включать их в «прибыльные» расходы можно только в том случае, если их оплата организацией предусмотрена трудовым договоро мп. 25 ст. 255 НК РФ .