Должностная инструкция администратора регламентирует трудовые взаимоотношения. Она содержит функциональные обязанности, права, виды ответственности работника, порядок подчинения, занятия, освобождения его от должности, требования к опыту, образованию.

Документ создает руководитель подразделения. Утверждает генеральный директор организации.

Предоставленную ниже типовую форму можно использовать при подготовке должностной инструкции администратора торгового зала, фитнес клуба, магазина, гостиницы, салона красоты, ресторана (кафе) и т.п.

Ряд положений инструкции может отличаться в зависимости от специализации учреждения.

Образец типовой должностной инструкции администратора

Администратор магазина

Администратор магазина налаживает и управляет работой торгового заведения, оформляет помещения. Специалист следит за расположением товаров, наличием и верностью содержания ценников. В его задачи входит соблюдение правил торговли, консультирование посетителей.

Специфические обязанности администратора магазина:

1. Контроль своевременного пополнения ассортимента товаров, применения технологического, торгового оборудования.

2. Принятие мер к ускорению обслуживания посетителей.

3. Участие в приеме, учете товарно-материальных ценностей.

Администратор гостиницы

Администратор гостиницы встречает, регистрирует, размещает посетителей заведения. В его обязанности входит обеспечение своевременной доставки багажа клиента в номер, информирование о правилах учреждения, услугах.

Специфические обязанности администратора гостиницы:

1. Выдача ключей клиентам.

2. Передача корреспонденции, адресованной клиентам.

3. Обеспечение исправного функционирования, своевременного ремонта оборудования.

4. Контроль за исполнением дисциплины со стороны клиентов.

Администратор салона

Администратор салона красоты записывает, принимает клиентов учреждения. В его задачи входит обеспечение комфортного пребывания, обслуживания посетителей, консультирование об услугах, акциях заведения.

Специфические обязанности администратора салона красоты:

1. Отпуск продукции, представленной в учреждении.

2. Налаживание организационного, технического обеспечения деятельности персонала заведения.

3. Планирование графика посещения специалистов учреждения.

Администратор ресторана (кафе)

Администратор ресторана (кафе) управляет работой заведения. Он подбирает персонал, обучат его, встречает, провожает посетителей, налаживает трудовые процессы, разрешает вопросы, рассматривает предложения, замечания посетителей.

Специфические обязанности администратора ресторана (кафе):

1. Ведение коммуникации с деловыми партнерами, контрагентами, государственными органами.

2. Составление планов деятельности заведения.

3. Ведение закупок товаров, услуг.

4. Контроль финансовых, текущих отчетных документов.

Всякая профессия имеет свои «профессиональные параметры». Речь не о критериях подбора, а конкретно о должностных обязанностях, которые, в свою очередь, влекут за собой определенные характеристики человека. Каждому свое место, и сегодня мы поговорим о том, каковы обязанности администратора, а также о специфике подобной должности в салонах красоты.

Общепринятые обязанности

Существует общеизвестная инструкция по работе администратора. Однако стоит отметить, что в зависимости от места работы могут изменяться или добавляться некоторые правила. Иными словами, приобретается своя специфика.

1. Первоочередные должностные обязанности администратора - обеспечить гостей и клиентов лучшими условиями, комфортом, культурными удобствами.

2. Контролировать сохранность и целостность ценных вещей клиентов.

3. Оказывать бесплатные консультационные услуги всем клиентам.

4. Соблюдать и создавать комфортный климат среди сотрудников; предотвращать конфликты среди работников и клиентов.

5. Кроме того, в обязанности администратора входит контроль качества выполнения работ всеми сотрудниками и, в случае недовольства посетителей или клиентов, осуществление инструктажа работников.

6. Контролировать порядок в помещении и на прилежащих к нему территориях.

7. В обязанности администратора входит также информирование работодателя о нарушениях, невыполнении обязанностей, низкокачественной работе сотрудников.

8. Дисциплина среди других работников: время прихода и ухода с работы, соблюдение правопорядка, технических, санитарных норм.

9. Администратор, кроме прочего, ответственен за обновления в интерьере, а также обязан следить за размещением рекламы снаружи и внутри здания.

Обязанности администратора салона красоты

Как говорилось ранее, всякое заведение имеет свою специфику. Посему и обязанности администратора салона красоты несколько иные. Вот некоторые из них:

Обеспечивать высокий уровня продаж, наработка клиентской базы;
- принимать заявки от клиентов по телефону или непосредственно в салоне;
- при необходимости обеспечивать грамотную консультацию касательно услуг, материалов, которыми пользуется салон;
- на администраторе салона красоты лежит обязанность вести документацию, принимать от клиентов деньги за услуги, вести кассу;
- общаться с клиентами, осуществлять сбор информации для последующего использования ее в качестве основы новых акций в салоне;
- администратор должен знать основы маркетинга и рекламы, а также эстетики;
- в обязанности администратора входит к тому же знание основ мерчендайзинга, которыми он должен постоянно пользоваться в работе.

Критерии подбора администратора

Разумеется, логичный вопрос: "Какими чертами характера должен обладать администратор?" В первую очередь, это низкий, даже, можно сказать, минимальный уровень нервозности. Кроме того, следует обладать высоким уровнем ответственности и чистоплотности.

И напоследок

Администратор должен помнить, что его голова - всегда под угрозой, если работники некачественно выполняют свои обязанности, наносят вред клиентам или имущественный ущерб.

Офис-менеджер — это работник, управляющий офисом. Как правило, данного работника вводят в штат центрального (головного) офиса предприятия или офиса, в котором непосредственно располагается дирекция предприятия.

Основной задачей офис-менеджера является эффективное управление офисом: его материально-техническим обеспечением, делопроизводством, и главное — персоналом офиса (секретарями, референтами, переводчиками, диспетчерами на телефоне, пр.). Зачастую на офис-менеджеров небольших компаний возлагаются обязанности по ведению кадрового дело-производства (оформление и учет офисных работников), оформлению первичных бухгалтерских документов, проведению переговоров с посетителями офиса. На ряде торговых предприятий практикуется работа с клиентами (обслуживание) и координация продаж. В числе обязанностей офис-менеджера может быть и работа с коммунальными службами, с представителями обслуживающих оргтехнику организаций.

Основное и существенное различие между офис-менеджером и администратором офиса заключается в руководящих полномочиях — администратор, как правило, не управляет офисными работниками, а всего лишь является одним из них и выполняет свою работу во взаимодействии с персоналом офиса.

Офис-менеджер и администратор офиса должны обладать такими личностными качествами, как коммуникабельность, энергичность, умение четко и ясно выражать свои мысли, уверенность, умение убеждать, способность к самоорганизации (для администратора) и умение управлять коллективом (для менеджера), знание иностранного языка, пр.

I. Общие положения

1. Администратор офиса относится к категории специалистов.

2. На должность администратора офиса назначается лицо, имеющее профессиональное образование (высшее; среднее). Опыт хозяйственной и административной работы не менее (1 года; 2 лет; 3 лет; пр.)

3. Администратор офиса должен знать:

3.1. Расположение офисных помещений.

3.2. Принципы планировки и оформления помещений офиса.

3.3. Правила и методы организации работы офиса.

3.4. Сферу деятельности работников офиса.

3.5. Этику взаимоотношений в рабочей группе.

3.6. Стандарты делопроизводства.

3.7. Принципы организации снабжения офиса.

3.8. Требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения.

3.9. Техническое оснащение офиса.

3.10. Правила пользования оргтехникой.

3.11. Принципы взаимоотношений с администрацией (комендатурой) здания, в котором располагаются офисные помещения.

3.12. Основы эстетики, этики и социальной психологии.

3.13. Правила внутреннего трудового распорядка.

3.14. Основы трудового законодательства.

3.15. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

4. Назначение на должность администратора офиса и освобождение от должности производится приказом руководителя организации.

5. Администратор офиса подчиняется непосредственно ___________________________________.

6. На время отсутствия администратора офиса (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Администратор офиса:

1. Обеспечивает подготовку офиса к рабочему дню (деактивирование системы охранной сигнализации, подключение офисной оргтехники и подготовка ее к эксплуатации, обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами).

2. Составляет сметы на материально-техническое обеспечение офиса.

3. Оформляет необходимые документы для заключения договоров на: поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса; техническое обслуживание и ремонт оргтехники; иные услуги.

4. Осуществляет контроль за оформлением помещений, следит за подготовкой и выпуском рекламных и иных информационных материалов в офисе, предназначенных для выдачи посетителям.

5. Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях офиса.

6. Осуществляет контроль за правильной эксплуатацией оргтехники и рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов в офисе.

7. Устанавливает контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ.

8. Обеспечивает надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты.

9. Организует заказ авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников офиса, диспетчеризацию автотранспорта.

10. Организует делопроизводство офиса, прием входящих звонков и управление исходящими звонками.

11. Организует эффективное и культурное обслуживание посетителей, обеспечивает создание для них комфортных условий, консультирует их по административным вопросам, предоставляет информационные и иные материалы (визитки, прайсы, буклеты, пр.).

12. Подготавливает материально-техническую базу для проведения сложных переговоров с партнерами, клиентами, иными категориями посетителей.

13. Ведет учет посетителей.

14. Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

15. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

16. Подготавливает офис к закрытию (отключает освещение и оргтехнику, активирует системы охранной сигнализации, пр.).

III. Права

Администратор офиса имеет право:

1. Самостоятельно и под свою ответственность распоряжаться денежными средствами, выделенными для обеспечения офиса необходимыми товарно-материальными ценностями.

2. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения по улучшению работы офиса и предприятия в целом.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

5. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

IV. Ответственность

Администратор офиса несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция администратора — инструкция, указывающая круг поручений, обязанностей, работ, которые должно выполнить лицо, занимающее данную должность на предприятии, фирме.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ АДМИНИСТРАТОРА ОБРАЗЕЦ

────────────────────────────── (наименование должности)

00.00.0000 N 000

───────── ───────────────────

(подпись) (инициалы, фамилия)

Общие положения

1.1. Администратор относится к категории специалистов.

1.2. На должность администратора принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет. (Должностная инструкция администратора образец)

1.3. Администратор должен знать:

1.4. Администратор в своей деятельности руководствуется:

• Уставом (Положением) _______________________________________________;
• настоящей должностной инструкцией;
• _____________________________________________________________________

1.5. Администратор подчиняется непосредственно ________________________ (наименование должности руководителя).

1.6. В период отсутствия администратора (отпуска, болезни, пр.) его обязанности исполняет работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.

1.7. ___________________________________________________________________.

Функции

2.1. Обеспечение эффективного и культурного обслуживания посетителей.

2.2. Контроль за сохранностью материальных ценностей.

Должностные обязанности

А дминистратор исполняет следующие обязанности:

3.1. Осуществляет работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий.

3.2. Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей.

3.3. Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг.

3.4. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

3.5. Рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, проводит необходимые организационно-технические мероприятия.

3.6. Осуществляет контроль за соответствующим оформлением помещений, следит за размещением, обновлением и состоянием рекламы внутри помещения и на здании. (Должностная инструкция администратора образец)

3.7. Обеспечивает чистоту и порядок в помещении и на прилегающей к нему или зданию территории.

3.8. Контролирует соблюдение подчиненными работниками трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, требований производственной санитарии и гигиены.

3.9. Информирует руководство организации об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.

3.10. Обеспечивает исполнение работниками указаний руководства предприятия.

3.11. ________________________________________________________________ (иные обязанности).

Права

А дминистратор имеет право:

4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений руководства организации. (Должностная инструкция администратора образец)

4.2. По согласованию с непосредственным руководителем привлекать к решению поставленных перед ним задач других работников.

4.3. Запрашивать и получать от работников других структурных подразделений необходимую информацию, документы.

4.4. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

4.5. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении должностных обязанностей.

4.6. _________________________________________________________________ (иные права).

Ответственность

5.1. Администратор привлекается к ответственности:

• — за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации; (Должностная инструкция администратора образец)
• — за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
• — за причинение материального ущерба — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. ___________________________________________________________________.

Заключительные положения

6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Квалификационной характеристики должности «Администратор» (Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих. Раздел «Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях», утвержденный Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 21.08.1998 N 37), _________________________________ (реквизиты иных актов и документов). (Должностная инструкция администратора образец)

6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора). Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ____________________________________________________________ (росписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом). (Должностная инструкция администратора образец)

6.3. ___________________________________________________________________.

Образцы документов

© Должностная инструкция администратора образец

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность Администратора.

1.2. Администратор назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия (учреждения, организации).

1.3. Администратор подчиняется непосредственно _________________.

1.4. На должность Администратора назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.5. Администратор должен знать:

Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся работы предприятия, учреждения, организации;

Структуру управления, права и обязанности работников и режим их работы;

Правила и методы организации обслуживания посетителей;

Виды оказываемых услуг;

Основы экономики, организации труда и управления;

Планировку и порядок оформления помещений и витрин;

Основы эстетики и социальной психологии;

Законодательство о труде;

Правила внутреннего трудового распорядка;

Правила и нормы охраны труда.

1.6. В период временного отсутствия Администратора его обязанности возлагаются на ___________________________.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

2.1. Функциональные обязанности Администратора определены на основе и в объеме квалификационной характеристики по должности Администратора и могут быть дополнены, уточнены при подготовке должностной инструкции исходя из конкретных обстоятельств.

2.2. Администратор:

2.2.1. Осуществляет работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий.

2.2.2. Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей.

2.2.3. Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг.

2.2.4. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

2.2.5. Рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, проводит необходимые организационно-технические мероприятия.

2.2.6. Осуществляет контроль за соответствующим оформлением помещений, следит за размещением, обновлением и состоянием рекламы внутри помещения и на здании.

2.2.7. Обеспечивает чистоту и порядок в помещении и на прилегающей к нему или зданию территории.

2.2.8. Контролирует соблюдение подчиненными работниками трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, требований производственной санитарии и гигиены.

2.2.9. Информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.

2.2.10. Обеспечивает исполнение работниками указаний руководства предприятия.

3. ПРАВА

3.1. Администратор имеет право:

3.1.1. Давать распоряжения и указания и принимать соответствующие действия по устранению причин, создавших конфликтную ситуацию.

3.1.2. Вносить предложения руководству предприятия (учреждения, организации) по улучшению работы, относящейся к его функциональным обязанностям.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

4.1. Администратор несет ответственность за:

4.1.1. Невыполнение своих функциональных обязанностей.

4.1.2. Недостоверную информацию о состоянии выполнения полученных заданий и поручений, нарушение сроков их исполнения.

4.1.3. Невыполнение приказов, распоряжений директора предприятия.

4.1.4. Нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных на предприятии.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы Администратора определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.

Другие инструкции в разделе: