Когда пустеет рабочее место, возложенные на его прежнего обладателя функции передаются новому сотруднику. Чтобы максимально точно определить границы переходящей ответственности и должностные обязанности и не прерывать при этом рабочий процесс, составляется приказ о передаче дел при увольнении. Как его составить и что указать, расскажем в статье.
Передача дел считается формальностью, которой организации не всегда следуют. Однако есть ряд должностей, при увольнении с которых официальное распоряжение необходимо:
Приказ о передаче дел сотрудника, независимо от должности, оформляется до фактического расторжения трудового договора, поскольку потом работник не обязан приходить на прежнее рабочее место и заниматься уже чужими делами.
Ни один нормативный акт не регламентирует необходимость издания приказа о передаче дел, поэтому жестких требований к его структуре тоже нет.
Чтобы документ был информативным и полезным в будущем, можно придерживаться следующей структуры:
Приказ всегда подписывает текущий руководитель организации, даже в том случае, когда он сам покидает пост и передает дела. В зависимости от специфики деятельности компании в текст могут быть внесены пометки и уточнения.
Возникающие в результате увольнения споры и претензии можно урегулировать не только государственными нормативными актами, но и внутренними документами предприятия. Приказ о передаче дел – это документ, четко определяющий рамки передаваемой и получаемой ответственности, указывающий сроки, которые могут быть позже использованы для решения проблем.
Под материальной ответственностью понимается обязанность одной стороны трудовых отношений возместить возможный ущерб другой стороне.
Работодатель требует передачи материальных ценностей от одного сотрудника другому, если это предусмотрено их должностями.
Должности, которые могут занимать работники, от которых требуется эта процедура
:
Поводом для смены материально ответственного лица может быть:
Приказ издается руководителем организации. Стандартная форма документа на законодательном уровне не установлена, поэтому обязательной унифицированного образца данного документа нет. Его структура, состав и стиль должны соответствовать нормам распорядительной документации.
Данные, которые содержит документ :
Документ всегда подписывает текущий руководитель организации, даже если увольняется именно он. Также должны присутствовать подписи лиц, упомянутых в приказе. Подписи являются подтверждением того, что сотрудники с ним ознакомлены.
Процесс передачи дел подразумевает не только отчет о состоянии работы, но и устные рекомендации о способах выполнения должностных обязанностей. Приказ создается, чтобы максимально точно передать границы ответственности и должностных обязанностей. Он составляется руководителем компании в произвольной форме.
Информация, которая содержится в приказе :
Приказ о приеме дел в связи с увольнением подписывается генеральным директором. Лица, упомянутые в приказе, также должны поставить свои подписи.
Акт приема-передачи дел позволяет снять ответственность нового сотрудника за действия предшественника. Организовать проверку и создать условия для ее проведения должен руководитель организации. Процедура происходит после издания приказа. Акт составляется ее сторонами. Порядок процедуры и форма акта не регулируются законодательством. Документ составляется в произвольной форме на листе формата А4. Обычно он имеет вид бухгалтерской описи документов.
Данные, которые указываются в документе :
Акт приема-передачи дел подписывают стороны передачи и члены комиссии. Потом он утверждается руководителем фирмы.
Акт передачи материальных ценностей другому лицу – документ, необходимый для фактического подтверждения процесса передачи товарно-материальных ценностей под ответственное хранение.
Проверка происходит до ухода работника с должности. При отказе в участии в процедуре работника можно привлечь к материальной и дисциплинарной ответственности. Акт составляется сторонами передачи. Его форма произвольная.
Сведения, которые указываются в акте:
Акт подписывается сторонами процедуры и свидетелями. Далее он утверждается руководителем. Приказ и акт о передаче дел и материальных ценностей – документы, позволяющие разграничить ответственность старого и нового сотрудников.
Под заработной платой понимается вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера и иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты) (часть первая ст. 129 ТК РФ).
Системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования, устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права (часть вторая ст. 135 ТК РФ).
Принимать указанные локальные акты, а также вносить в них изменения работодатель вправе самостоятельно, (если в организации есть представительный орган работников, то все изменения принимаются с учетом его мнения (ч.2 ст. 8, ч.4 ст.135 ТК РФ)). Однако существенные условия труда, к которым относится система оплаты труда, а конкретно заработная плата, не могут быть изменены путем внесения поправок в локальные нормативные акты. В таких случаях необходимо вносить изменения в трудовой договор (ст. 57 ТК РФ, ст. 129, ст. 135 ТК РФ), для чего необходимо получить согласие работника, а если речь идет, например об уменьшении оклада, то далеко не все работники свое согласие дают, однако на практике, может возникнуть необходимость снизить, уменьшить размер заработной платы работника. Поскольку данная процедура не очень приятна, давайте рассмотрим как правильно решить данный вопрос.
Поэтому, если понижение заработной платы конкретного работника является следствием понижения его в должности, то со стороны проверяющих органов претензий не возникнет, но если заработная плата понижается только для одного конкретного работника без изменения его должности и/или сокращения трудовой функции, то такое понижение возможно только в части премии, надбавки, постоянная же часть заработной платы (оклад) должна остаться одинаковой для всех работников, занимающих одинаковые должности. Указанные изменения обязательно оформляются внесением изменений в трудовой договор. Пленум Верховного Суда РФ разъяснил, что работодатель, который в одностороннем порядке изменяет определенные сторонами условия трудового договора, обязан доказать, что это решение, во-первых, явилось следствием изменений организационных или технологических условий труда (например изменений в технике и технологии производства, совершенствования рабочих мест на основе их аттестации, структурной реорганизации производства), а во-вторых, не ухудшило положение работника по сравнению с условиями коллективного договора, соглашения (п. 21 постановления от 17.03.2004 N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации").
Внесение изменений в трудовой договор может быть произведено в одностороннем порядке или по соглашению сторон. Если условия труда изменяются по соглашению сторон, то в этом случае никаких специальных условий соблюдать не нужно. Стороны самостоятельно определяют срок согласования условий, день, с которого дополнительное соглашение вступает в силу. Например, работодатель не удовлетворен результатами работы сотрудника и, чтобы избежать увольнения, предлагает ему перейти на другую должность, ниже по рангу и соответственно по оплате. В этом случае, от работника необходимо заранее получить заявление о переводе, заключить дополнительное соглашение к договору и издать соответствующий приказ (Унифицированная форма N Т-5, утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1).
Если же инициатива по снижению заработной платы исходит исключительно от работодателя, то здесь применяется иной порядок оформления документов.
Изменение организационных условий труда, приведших к уменьшению заработной платы
Согласно части первой ст. 74 ТК РФ в случае, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины), определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены, допускается их изменение по инициативе работодателя, за исключением изменения трудовой функции работника. То есть при наличии указанных причин в организации, работодатель имеет право изменить их в одностороннем порядке. В случае возникновения спора о правомерности изменения существенных условий трудового договора, бремя доказывания возлагается на работодателя.
По соглашению между работником и работодателем может устанавливаться как при приеме на работу, так и впоследствии неполный рабочий день (смена) или неполная рабочая неделя (ч.1 ст. 93 ТК РФ).
Согласно ст. 57 и ст. 100 ТК РФ режим рабочего времени, если он для конкретного работника отличается от общих правил, действующих в организации, устанавливается трудовым договором. В ситуации, когда работнику устанавливается неполное рабочее время, условия трудового договора, определенные сторонами при его заключении, меняются. В этом случае факт установления сокращения рабочего времени должен быть отражен в дополнительном соглашении к трудовому договору, в котором и закрепляется новый режим работы: продолжительность неполного рабочего дня, время начала и окончания ежедневной работы, время предоставления перерыва для отдыха и питания и его конкретная продолжительность. Издавать приказ об установлении режима неполного рабочего времени, если такой режим устанавливается по соглашению между работником и работодателем в порядке, предусмотренном ст. 72 ТК РФ, не требуется, но если в организации правилами документооборота издание подобных приказов предусмотрено, то его можно составить в произвольной форме. Учет времени, фактически отработанного каждым работником ведется с использованием формы табеля учета рабочего времени N Т-12 и NТ-13 (утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Именно этот документ будет подтверждать фактически отработанное время работниками, переведенными на неполный рабочий день. Оплата труда таких работников производится пропорционально отработанному времени (ч.2 ст. 93 ТК РФ, письмо Федеральной службы по труду и занятости от 8 июня 2007 г. N 1619-6).
Это еще одно возможное основание для снижения заработной платы работнику. Аттестация - установление соответствия уровня знаний, квалификации работника занимаемой им должности или должности, на которую он претендует. Аттестация может проводиться в силу закона (обязательная) или на основании локальных нормативных актов. Первый вид аттестации предусмотрен для государственных и муниципальных служащих, второй же вид аттестации может использовать любая организация, главное правильно провести документальную подготовку.
В организации должно быть разработано и утверждено руководителем (а при наличии профсоюзного органа, согласовано с ним) «Положение о проведении аттестации». Какого-то единого нормативно-правового акта, регламентирующего порядок проведения аттестации для всех в настоящее время не принято, поэтому порядок организации и проведения аттестации определяется каждым хозяйствующим субъектом самостоятельно. Обращаем Ваше внимание, что при отсутствии указанного локального акта в организации в случае возникновения судебного спора, суд применяет по аналогии нормативно-правовые акты, регулирующие проведение аттестации (Решение Чапаевского городского суда Самарской области от 29.04.2010г).
После того, как «Положение об аттестации» будет утверждено, можно принимать решение о ее проведении. Для этого необходимо издать приказ в произвольной форме, оформив его на бланке организации.
Затем, на каждого работника, подлежащего аттестации, его руководителем составляется отзыв или характеристика, в которой указывается дата начала работы в организации, общий стаж, квалификация, соблюдение правил внутреннего трудового распорядка, личные достижения в работе и так далее. Если работник уже проходил аттестацию в данной компании, то к характеристике прикладывается аттестационный лист. Документы передаются в аттестационную комиссию в срок, определенный положением о проведении аттестации (рекомендуем указать срок не менее двух недель). Работник также должен быть ознакомлен с подготовленным на него отзывом. По общим правилам, необходимо сообщить работнику о сроках проведения и графике аттестации не менее чем за один месяц до ее начала (п. 4 Постановление ГКТ и Госкомтруда СССР от 05.10.1973 N 470/267). Ознакомить работника с представленным на него отзывом (характеристикой) следует не менее чем за одну неделю (п. 6 Постановление ГКТ и Госкомтруда СССР от 05.10.1973 N 470/267).
Далее формируем аттестационную комиссию. Состав аттестационной комиссии указывается в приказе о проведении аттестации и может быть любым. Однако, если на предприятии есть профсоюзный орган, то его участие в аттестации обязательно (ч.3 ст. 82 ТК РФ). К участию в проведении аттестации привлекаются высококвалифицированные специалисты организации.
Результат проведения аттестации отражается в протоколе с обязательным приложением письменных ответов или перечнем вопросов, если аттестация проводилась в устной форме. По результатам проведенной аттестации работодатель может принять решение о снижении заработной платы.
В некоторых организациях заработная плата состоит из оклада и премиальной части и если размер оклада должен быть одинаков для всех работников, занимающих одинаковые должности (ст. 132 ТК РФ), то размер премии можно устанавливать для конкретного работника свой, конечно при условии, что в организации принят локальный акт - положение о премиях (о поощрениях). Здесь речь идет о возможности снижения заработной платы в рамках премиальной части. Согласно части первой статьи 191 ТК РФ работодатель поощряет работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности (объявляет благодарность, выдает премию, награждает ценным подарком, почетной грамотой, представляет к званию лучшего по профессии). С локальным нормативным актом, устанавливающим премию, работники организации должны быть ознакомлены под роспись (часть вторая ст. 22, часть третья ст. 68 ТК РФ). При выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате (ч.1 ст. 136 ТК РФ). Форма расчетного листка утверждается работодателем, где фиксируется сумма премии. Порядок расчета премии приводить необязательно. Если между работником и работодателем возникнет спор о сумме начисленной премии, то работодателю придется документально подтвердить основания и правомерность ее снижения.
Мы указали несколько обстоятельств, на основании которых можно безболезненно для работодателя уменьшить заработную плату работнику. Не смотря на их различия, порядок оформления уменьшения заработной платы одинаков.
1) Письменное уведомление работника об уменьшении заработной платы не позднее, чем за 2 месяца.
2) Письменное согласие (несогласие) работника на работу на новых условиях (изменение должности, сокращение рабочего времени и др.).