Для начала разберемся, что же такое 2-НДФЛ и для чего нужен этот документ. 2-НДФЛ – это документ, который информирует о доходах работника, которые выплачивались ему в течение года. При увольнении сотрудника работодатель обязан выдать сотруднику справку 2-НДФЛ вместе с остальным пакетом документов.
Справка 2-НДФЛ необходима для устройства на новое место работы, так как поможет будущему работодателю правильно вычислить подоходный налог и определить величину положенных стандартных вычетов. Данная справка необходима сотруднику, а потому он вправе требовать от работодателя выдать ее, в случае, если последний самостоятельно этого не сделал. Об этом свидетельствует 62 статья Трудового кодекса РФ.
Скачать бланк 2-НДФЛ и образец заполнения справки при увольнении можно внизу статьи.
Во-первых, в верхней части бланка 2-НДФЛ указываются год увольнения сотрудника, номер справки, а также день ее оформления, номер корректировки, то есть порядковый номер внесения исправлений в текущем бланке. Еще одним обязательным пунктом является указание кода налоговой, в которую будет подана эта справка в конце текущего года.
Во-вторых, важным является момент оформления разделов 2-НДФЛ. Первый раздел включает в себя реквизиты организации, которая осуществляет выплаты. Во втором разделе указываются реквизиты бывшего работника: ИНН, ФИО, статус, гражданство, причем важно помнить, что гражданство указывается в виде кода страны, в которой проживает увольняемый. Также необходимо код документа, подтверждающего личность сотрудника, и его адрес фактического проживания.
В третьем разделе справки 2-НДФЛ отображаются налоговые ставки, по которым облагаются доходы, сами доходы и вычеты. Кстати, стандартные, имущественные и социальные вычеты указываются в следующем разделе, а третий отражает только профессиональные и суммы, которые не облагаются подоходным налогом.
Заключительный пятый раздел справки включает в себя размер общего дохода на момент увольнения, налоговую базу, которую определяют, учитывая общую величину доходов и вычетов с начала года. А также налоги исчисленные, удержанные, не удержанные и перечисленные в текущем году, когда произошло увольнение.
Также важно знать о сроке давности 2-НДФЛ. В том случае, если работодатель сразу не отдал нужный документ, увольняемый может обратиться в трудовую инспекцию, а компания получит штраф. Однако важно помнить также тот факт, что согласно налоговому кодексу РФ, документы хранятся 5 лет. Поэтому, если сотрудник попросит выдать справку 2-НДФЛ за период, который превышает 5 лет, работодатель вправе ему отказать в этом.
В заключение хочется отметить то, что количество экземпляров 2-НДФЛ не ограничено абсолютно ничем, вследствие этого работодатель обязан предоставить сотруднику справку, если тому это необходимо. Срок изготовления справки, согласно трудовому кодексу РФ, равен 3 дням, а для более быстрого получения данной справки сотрудник должен передать работодателю письменный запрос на выдачу 2-НДФЛ.
В налоговую подавать справку 2-НДФЛ о работнике, который уволился, нужно вместе с остальными справками по окончании года.
Увольнение - окончание трудовых отношений между работником и работодателем. В результате этого действия работник прекращает выполнять свои обязанности в организации, а работодатель перестаёт оплачивать труд уволившемуся работнику, трудовой договор расторгается.
Отношения и порядок их прекращения (увольнение) между сотрудником и работодателем определены в Законе "О занятости населения в РФ " и Трудовом Кодексе РФ.
Трудовое законодательство предусматривает следующие основные мотивы увольнения:
Процедура увольнения и окончательный расчёт сотрудника с работодателем зависит от причин расторжения трудового договора.
Прекратить трудовые отношения с сотрудником возможно только при наличии документов, подтверждающих основание для процедуры увольнения:
В последний рабочий день (день увольнения) необходимо оформить окончательный расчёт и выплатить все причитающиеся работнику суммы.
Как правило, это:
К компенсационным выплатам по основанию увольнения относятся:
В день увольнения необходимо перечислить всю начисленную сумму за минусом подоходного налога (исчисленного по Налоговому Кодексу РФ) на лицевой счёт работника или выдать её в кассе предприятия.
Работодатель не имеет права задерживать выплату (даже если обходной лист не подписан).
Бухгалтер предприятия со всех причитающихся сумм начисляет и удерживает НДФЛ при увольнении.
Налогом на доходы физических лиц облагаются:
Внимание:
Важно: удержанный НДФЛ при увольнении должен быть уплачен в бюджет не позднее дня, следующего за днём увольнения (окончательного расчёта).
После всех необходимых расчётов выдаётся справка НДФЛ при увольнении. В ней отражаются все начисления текущего календарного года по месяцам, облагаемые подоходным налогом. В справке 2 НДФЛ при увольнении должны быть учтены начисления окончательного расчёта. Они отражаются следующим образом:
Справки 2 НДФЛ по уволенным подаются в ИФНС по окончании календарного года.
Работодатель в день увольнения производит окончательный расчёт с увольняемым. Это событие отражается в отчёте по форме 6 НДФЛ следующим образом.
Во втором разделе отчёта записывается:
В отчёте 6 НДФЛ указываются только доходы, с которых взимается подоходный налог. Компенсационные выплаты, с которых не удерживается НДФЛ, в отчёте не отражается.
30000 руб. - оплата по окладу за отработанные в апреле дни.
10000 руб. - компенсация за неиспользованный отпуск.
15000 руб. - выходное пособие (не облагается подоходным налогом).
С начисленных сумм удержан подоходный налог по ставке 13% - (30000+10000)*13% = 5200 руб.
На руки Иванов И.И. получил (30000+10000+15000)-5200=49800 руб.
В форме 6 НДФЛ отражается так:
Строка 100 - 26.04.2017, строка 130 - 40000 руб.
Строка 110 - 26.04.2017, строка 140 - 5200 руб.
Строка 120 - 27.04.2017.
Некоторые интересные случаи из практики, вызывающие затруднения при увольнении сотрудника:
1. Увольнение в последний день квартального месяца. Как отразить его в форме 6 НДФЛ?
Пример: Иванов И.И. увольняется 31 марта (последний день первого квартала). В день увольнения ему начислен окончательный расчёт -30000 руб., удержан НДФЛ - 3900 руб.
Эта операция отражается в отчёте второго квартала, так как предельный срок перечисления НДФЛ - 1 апреля (второй квартал):
Строка 100 - 31.03.2017, стр. 130 - 30000 руб.
Строка 110 - 31.03.2017, стр. 140 - 3900 руб.
Строка 120 - 01.04.2017.
2. Работник уволился в декабре 2016 года, а в феврале 2017 года ему с опозданием выплатили компенсацию за неиспользованный отпуск. В каком налоговом периоде показывать выплаченную сумму?
Сумму дохода и удержанный подоходный налог следует указать в справке 2 НДФЛ за 2017 год.
3. Работнику предоставляется отпуск с 11.04.2017 года с последующим увольнением. Окончательные выплаты он получил 10.04.2017 года. Как отразить в форме 6 НДФЛ?
10.04.2017 года были начислены отпускные - 10000 руб. и заработная плата за отработанное время - 20000 руб. С этих сумм удержан подоходный налог.
В отчёте 6 НДФЛ за второй квартал эта операция отображается так:
1. Для отпускных:
Стр. 100 - 10.04.2017, стр. 130 - 10000 руб.
Стр. 110 - 10.04.2017, стр. 140 - 1300 руб.
Стр. 120 - 30.04.2017.
2. Для окончательного расчёта по зарплате:
Стр. 100 - 10.04.2017, стр. 130 - 20000 руб.
Стр. 110 - 10.04.2017, стр. 140 - 2600 руб.
Стр. 120 - 11.04.2017.
Как видим, нюансов при заполнении формы 6 НДФЛ и 2 НДФЛ много. Особенно внимательными надо быть при увольнении сотрудников. Надеемся, что некоторые советы, приведённые в этой статье, облегчат труд бухгалтера и кадровика.
Вопрос
Срочно!
Добрый день!
Сотрудница, которая уже уволилась (работала с 23.05.2014 по 03.07.2015), просить сделать ей справки 2 НДФЛ за 2014 и 2015г, но просит указать новые паспортные данные, т.к. паспорт был утерян и получен новый 29.03.2016.
Правомерно ли будет со стороны бухгалтера указать в справке 2 НДФЛ новые паспортные данные уволенной сотрудницы?
Ответ
Справка 2-НДФЛ увольняющемуся работнику выдается в последний день его работы. Если справку попросил бывший работник, то ее надо выдать в течение трех рабочих дней со дня получения от него заявления о выдаче справки (ст. ст. 62, 84.1 ТК РФ).
Согласно Порядку заполнения справки по форме 2-НДФЛ в разд. 2 указываются данные о физическом лице. Законодательством не урегулирован вопрос по заполнению справки по форме 2-НДФЛ при смене паспорта. Справка за соответствующий период составляется на основании данных, содержащихся в регистрах налогового учета налогового агента, которые, в свою очередь, могут и не содержать данных об изменении паспортных данных бывшей работницы. Но в то же время Порядок по заполнению справки устанавливает, что эти сведения заполняются на основе документа, удостоверяющего личность налогоплательщика.
По нашему мнению, справка по форме 2-НДФЛ может быть заполнена работодателем как по старым, так и по новым данным налогоплательщика, потому что налогоплательщика можно идентифицировать и по старым, и по новым данным. Если справка по форме 2-НДФЛ будет составлена по старым данным, то установить личность возможно на основе паспорта, в котором есть сведения о ранее выданных паспортах.