Как называется отдельный элемент оформления официального документа. Методическое пособие. Внутренний документ. Типы документов, регулирующие деятельность организации и отношения с работниками
Бумаготворчеством занимается любое частное и государственное предприятие. Без него просто невозможно вести любой учет. При работе часто используются такие понятия, как «нормативка», «кадры», «формы», «образцы», «документ». Типы документов подразделяются на несколько видов в зависимости от назначения. Рассмотрим основные из них, а более подробно остановимся на кадровом делопроизводстве.
Подготовленные спонсором образцы документов согласия
Примеры или проекты документов согласия могут быть разработаны спонсорской или совместной исследовательской группой. Для медицинских устройств с значительным риском документ согласия считается частью плана исследования в Заявке на освобождение от расследований. Обзор Агентства, как правило, ограничивается обеспечением присутствия требуемых элементов информированного согласия и отсутствием оправдательного языка.
Пересмотр Согласительных документов во время исследования
Протоколы исследования часто меняются в ходе исследования. Затем следователь фотокопирует документ согласия для использования. За исключением случаев, предусмотренных в п. 23, ни один из исследователей не может привлекать человека в качестве субъекта в исследованиях, охватываемых настоящими правилами, если только следователь не получил юридически обоснованное информированное согласие субъекта или юридически уполномоченного представителя субъекта. Следователь должен получить такое согласие только при обстоятельствах, которые предоставляют предполагаемому субъекту или представителю достаточную возможность рассмотреть вопрос о том, участвовать или нет, а также минимизировать возможность принуждения или ненадлежащего влияния.
Ведение учета
Деятельность любой организации невозможна без документального сопровождения. Кроме специфических бухгалтерских и кадровых бумаг, существует и ряд других. Все они подразделяются на определенные виды и имеют соответствующий им тип. Рассмотрим, что означает понятие «документ». Типы документов любого содержания очень схожи между собой благодаря наличию одинаковых элементов. Информация, формализованная по единым требованиям, позволяет систематизировать данные и намного упрощает деятельность организации. Ниже приведен перечень атрибутов, присутствующих на основных бумагах организации, независимо от того, в каком виде они выполнены - в бумажном или электронном.
Обязательные элементы документа
Информация, предоставляемая субъекту или представителю, должна быть на понятном для субъекта языке или представитель. Никакое информированное согласие, будь то устное или письменное, не может включать в себя какой-либо оправдательный язык, посредством которого субъект или представитель должен отказаться или, по-видимому, отказываться от каких-либо прав субъекта или выпускать или, по-видимому, освобождать следователя, спонсора, учреждения или его агентов от ответственности за халатность.
Использование первого лица может быть истолковано как презумпция согласия субъекта, то есть у субъекта нет выбора. Кроме того, тон первого лица «Я понимаю» стиль, кажется, неправильно акцентирует внимание на юридических заявлениях, а не на пояснительной формулировке, улучшающей понимание предмета.
Обязательные элементы документа
Любая оформленная нормативным образом информация должна соответствовать особым требованиям внешнего вида и содержания. На документе обязательно должен присутствовать ряд атрибутов:
Дата. Актуальность информации представлена этим главным показателем.
Субъекты не в состоянии судить, завершена ли предоставленная информация. Субъекты могут подтвердить, что они понимают заявления в документе согласия и удовлетворены объяснением, представленным в процессе согласия. Они не должны требовать подтверждения полноты раскрытия.
Документы согласия не должны содержать недоказанных требований эффективности или уверенности в выгоде, явной или неявной, которая может неоправданно влиять на потенциальные субъекты. Когда собеседование с собеседованием проводится на английском языке, документ согласия должен быть на английском языке. В случае неанглоязычных предметов это будет переведенный документ. Хотя переводчик может помочь в разговоре с неанглоязычным субъектом, обычный письменный перевод документа согласия не должен заменять письменный перевод.
Номер. Создается обычно по утвержденной номенклатуре или же может непосредственно изменяться вместе с другими показателями, например датой.
Наименование органа, создавшего документ. Как правило, эти данные в одной организации не изменяются, указывается лишь структурная принадлежность.
Печать. Ее отсутствие на документе делает его неправомочным. В большинстве случаев на документе этот элемент неразрывно связан со следующим атрибутом.
Если неожиданно встречается неанглоязычный субъект, следователи не будут иметь письменного перевода документа согласия и должны полагаться на устный перевод. Если субъект не ясно понимает представленную информацию, согласие субъекта не будет действительно проинформировано и не может быть юридически эффективным.
Неграмотные англоговорящие субъекты
Человек, который говорит и понимает английский, но не читает и не пишет, может быть зачислен в исследование, «сделав знак» в документе согласия, в соответствии с применимым законодательством штата. Человек, который может понимать и понимать разговорный английский, но физически не может разговаривать или писать, может быть внесен в исследование, если он компетентен и способен указать утверждение или неодобрение другими способами. Если человек сохраняет способность понимать концепции исследования и оценивать риск и выгоду от участия в исследовании, когда он объясняется в устной форме и может указывать на одобрение или неодобрение для изучения записи, они могут быть включены в исследование.
Подпись. Заверение информации данным образом является основным подтверждением правильности данных. Но ручного или электронного «росчерка» должностного лица на документе бывает недостаточно. Официальное вступление в силу в большинстве случаев происходит только при наличии печати.
Штамп. Не имеет такой юридической силы, как печать. Содержит информацию о и ее реквизитах. Но главное его предназначение - учет отправляемой информации путем проставления даты и порядкового номера.
Форма согласия должна документировать метод, используемый для связи с предполагаемым субъектом, и конкретные средства, с помощью которых предполагаемый предмет передал согласие на участие в исследовании. Беспристрастная третья сторона должна стать свидетелем всего процесса согласия и подписать документ согласия. Рекомендуется видеозапись интервью с собеседованием.
Реквизит – это обязательный информационный элемент документа, который должен быть расположен на определенном месте бланка или листа документа
Ответ на № 47 в разделе «Часто задаваемые вопросы» этих информационных листов, доступный по адресу. Руководящие комиссии по институциональному контролю, клинические исследователи и спонсоры исследований несут всю ответственность за обеспечение адекватного процесса информированного согласия. Таким образом, а не конечная точка, документ согласия должен быть основой для значимого обмена между исследователем и субъектом.
Формы документов для взаимодействия с другими организациями
Вся информация, поступающая во внешнюю среду от данной организации, должна учитываться и обычно называется исходящей корреспонденцией. Главными атрибутами на таких документах являются штамп, печать и подпись. Указанная дата регистрируется в специальных журналах, что делает учет систематизированным. К основным формам документов для взаимодействия с другими организациями относятся деловые письма, обращения, рекламации. Учет получения таких бумаг в качестве входящей корреспонденции также проводится в виде регистрации с присвоением даты и номера.
Клинический исследователь отвечает за обеспечение того, чтобы информированное согласие было получено от каждого предмета исследования до того, как этот субъект участвует в исследовании. Следователь несет в конечном итоге ответственность, даже когда делегирует задачу получения информированного согласия другого человека, знающего об исследовании.
Копия документа о согласии должна быть предоставлена субъекту, а оригинал подписанного документа согласия должен быть сохранен в учете. Процесс согласия начинается, когда изначально контакт с потенциальным исследователем. За исключением случаев, предусмотренных в п. 109, форма согласия может быть одной из следующих: документ письменного согласия, который воплощает элементы информированного согласия, требуемые этой формой, может быть прочитан субъекту или юридически уполномоченному представителю субъекта, но в любом событие, следователь предоставляет либо субъекту, либо представителю достаточную возможность прочитать его до его подписания. Документ с письменным соглашением на короткую форму, в котором говорится, что элементы информированного согласия, требуемые 25, были представлены устно субъекту или субъекту юридически уполномоченного представителя. Однако свидетель подписывает как краткую форму, так и копию сводки, а лицо, фактически получающее согласие, подписывает копию сводки. Копия резюме должна быть предоставлена субъекту или представителю в дополнение к копии короткой формы.
- Копия предоставляется лицу, подписавшему форму.
- Когда этот метод используется, должен быть свидетель устного сообщения.
- Только краткая форма должна быть подписана субъектом или представителем.
Внутренний документ. Типы документов, регулирующие деятельность организации и отношения с работниками
Отражение взаимодействия внутри предприятия проявляется в одном из видов движения и подачи информации:
1. Внутренние нормативные и текущие документы. К ним относятся акты, приказы, протоколы и другие бумаги, регулирующие и отражающие деятельность организации.
Какой бы документ ни использовался, копия должна быть предоставлена лицу, подписавшему документ. Свидетель должен засвидетельствовать адекватность процесса согласия и добровольное согласие субъекта, поэтому свидетель должен присутствовать на протяжении всего интервью с собеседованием, а не только для подписания документов. Субъект или субъект юридически уполномоченный представитель должен подписать и указать краткую форму. Свидетель должен подписать как краткую форму, так и копию сводки, а лицо, фактически получающее согласие, должно подписать копию сводки.
2. Бумаги типа «организация - работник». Любые из них можно назвать общим понятием «кадровый документ». Типы документов по учету персонала подразделяются на два вида взаимодействия:
От организации к работнику;
От работника к организации.
Основной перечень включает заявления, приказы, протоколы, акты, инструкции, доверенности, резюме и др. Образцы документов указанных категорий в каждой организации могут отличаться друг от друга, но все же типичны по своему содержанию. Учет деятельности должен вестись по общим требованиям. К перечню обязательных документов отдела кадров относятся:
Субъекту или представителю должна быть предоставлена копия сводки, а также копия краткой формы. Документы с множественным согласием могут вводить в заблуждение субъект исследования, и если непреднамеренно один документ не будет представлен, критическая информация не может быть передана субъекту исследования. Однако для некоторых исследований использование нескольких документов может улучшить понимание предмета путем «постановки» информации в процессе согласия. Этот процесс может быть полезен для исследований с отдельными и отчетливыми, но связанными фазами, через которые субъект может продолжить.
Они включают в себя: расписание работы, штатное расписание, правила распорядка, документы по обработке персональных данных работников, учет оплаты труда.
Текущие документы. Это договоры, регистрационные данные, учет кадров и отработанного времени, распорядительные сведения и др.
Все документы организации включены в номенклатуру и имеют соответствующий ей код.
Если этот метод используется, исходный документ должен объяснить, что испытуемым будет предложено участвовать в дополнительных этапах. Должно быть ясно, являются ли этапы этапов в одном исследовании или отдельными, но взаимосвязанными исследованиями. Для определенных видов исследований Агентство поощряет процесс обновления согласия субъектов.
Внутренний документ. Типы документов, регулирующие деятельность организации и отношения с работниками
При получении информированного согласия каждому субъекту предоставляется следующая информация: заявление о том, что исследование включает исследования, объяснение целей исследования и ожидаемую продолжительность участия субъекта, описание процедур, которым следует следовать, и выявление любых экспериментальных процедур. Утверждение о том, что исследование связано с исследованиями, важно, потому что отношения между врачом-пациентом отличаются от взаимоотношений между субъектом-исследователем. Любые процедуры, относящиеся исключительно к исследованиям, должны быть объяснены субъектам. предметы, которые будут встречаться, должны быть указаны в документе согласия, или объяснение процедур, таких как диаграмма лечения, может быть прикреплено к документу согласия и упомянуто в документе согласия. Документы согласия для изучения статей исследования должны включать заявление о том, что цель исследование включает в себя оценку безопасности тестового изделия. являются безопасными или заявления о том, что безопасность была установлена в других исследованиях, не подходят, если цель исследования включает определение безопасности. В исследованиях, которые также оценивают эффективность тестовой статьи, документы согласия должны включать эту цель, но не должны содержать утверждения об эффективности. Описание любых разумно предсказуемых рисков или неудобств для субъекта. Риски процедур, связанных исключительно с исследованиями, должны быть разъяснены в документе согласия. Объяснение рисков должно быть разумным и не должно минимизировать сообщаемые неблагоприятные последствия. Если прямой выгоды не ожидается, это должно быть указано. Это может быть проблемой, когда выгоды, получаемые от следователя, спонсора или других лиц, отличаются от тех, которые обычно ожидаются в результате проведения исследований. Таким образом, если эти выгоды могут иметь существенное значение для решения субъекта участвовать в обсуждении, они должны быть раскрыты в документе с информированным согласием. Раскрытие соответствующих альтернативных процедур или курсов лечения, если таковые имеются, которые могут быть полезными для субъекта. Чтобы обеспечить рациональный выбор участия в исследовательском исследовании, субъекты должны знать весь спектр доступных им вариантов. Документы согласия должны вкратце объяснить любые подходящие альтернативы для входа в исследование, включая, когда это необходимо, альтернативу поддерживающей терапии без Однако, если у человека, получившего предмет «согласие», есть возможность обсудить имеющиеся альтернативы и ответить на вопросы, которые могут возникнуть у них. Как и в случае с другими необходимыми элементами, документ согласия должен содержать достаточную информацию для принятия обоснованного решения. Если какой-либо другой субъект, такой как спонсор исследования, может получить доступ к учебным записям, субъекты должны быть проинформированы. В документах с подтвержденным согласием следует четко указать, что, участвуя в исследовании, записи субъекта автоматически становятся частью базы данных исследований. Если конкретные заявления не могут быть сделаны, субъекты должны быть проинформированы о том, где можно получить дополнительную информацию. указать, будут ли выставлены счета за стоимость таких медицинских услуг. Отказ от прав субъекта Документ согласия должен объяснить, имеется ли компенсация в случае травмы, но не должна отказываться или, по-видимому, отказываться от прав субъекта или выпуска или как представляется, освобождают тех, кто проводит исследование, от ответственности за халатность. Если для предоставления средств не была создана система, предпочтительная формулировка: «никакие средства не выделены для», вам будет выставлен счет или ваша страховка или аналогичная формулировка, поясняющая положения или процесс. Формулировка, такая как: «будет вашей ответственностью или ответственность вашего стороннего плательщика», была ошибочно интерпретирована некоторыми субъектами для обозначения того, что страховая компания должна платить. Объяснение того, с кем можно связаться для ответов на соответствующие вопросы об объектах исследований и исследований, а также о том, с кем связаться в случае причинения научно-исследовательской травмы субъекту. Это требование содержит три компонента, каждый из которых должен быть специально адресован Так как важно, чтобы субъект знал, с кем связать человека, так как он должен знать, с кем связаться. Язык, ограничивающий право субъекта на выход из исследования, не должен разрешаться в документах согласия. Если испытуемым, которые уходят, будет предложено разрешить исследователям следить за их состоянием, процесс и вариант должны быть указаны в документе согласия. Дополнительные элементы информированного согласия. В соответствующих случаях каждому субъекту также предоставляется один или несколько следующих элементов информации: заявление о том, что конкретное обращение или процедура могут включать риски для субъекта, которые в настоящее время непредсказуемы. Утверждение о том, что могут быть непредвиденные риски для эмбриона или плода, может быть недостаточным, если данные о животных недоступны для прогнозирования риска для человеческого плода. Субъекты, как женщины, так и мужчины, должны понимать опасность употребления наркотиков, воздействие которых на плод неизвестно. Однако, если имеются соответствующие данные о животных, значение должно быть объяснено потенциальными субъектами. Следователи должны обеспечить, чтобы потенциальные риски, которые создает исследование, были адекватно объяснены тем, кто просят войти в исследование. Если в ходе исследования следует принять меры по предотвращению беременности, это следует объяснить. Такие заявления, как «вы не можете участвовать в этом исследовании, если вы женщина, которая могла забеременеть», не следует регулярно включать в документы с информированным согласием. Предполагаемые обстоятельства, при которых участие субъекта может быть прекращено следователем без учета согласия субъекта. Когда это применимо, субъекты должны быть проинформированы об обстоятельствах, при которых их участие может быть прекращено следователем без согласия субъекта. Заявление о том, что следователь может отозвать предметы, если они не «следуют учебным процедурам», не подходит. чтобы узнать все процедуры исследования. Однако субъекты могут быть проинформированы о том, что они могут быть отозваны, если они не будут следовать инструкциям, данным им следователем. Любые дополнительные расходы субъекту, которые могут возникнуть в результате участия в исследовании Если субъекты могут понести дополнительные расходы, потому что они участвуют в исследовании, затраты следует объяснить. Основные элементы информированного согласия. . В этом разделе перечислены все элементы по их полному имени и метке.
Виртуальные документы
Благодаря современному техническому прогрессу в последнее время ведение дел становится полностью автоматизированным. Фактически документооборот является во всех организациях на 100% электронным. Но при этом значительная часть все же распечатывается на бумаге. С введением права на электронную подпись и ее юридической законности планируется в будущем полностью отказаться от материальных носителей информации. То есть деловое общение и обмен данными будет виртуальным. Это позволит значительно сэкономить время и уменьшить продолжительность периодов на движение бумаг между организациями.
Реквизит – это обязательный информационный элемент документа, который должен быть расположен на определенном месте бланка или листа документа.
Реквизиты необходимы для придания документу юридической силы. Количество реквизитов для разных видов документов различно, но определено правилами составления данного документа. При подготовке документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003 используются следующие реквизиты:
01 – Государственный герб Российской Федерации
02 – герб субъекта Российской Федерации
03 – эмблема организации или товарный знак
04 – код организации
05 – основной государственный регистрационный номер юридического лица
06 – идентификационный номер налогоплательщика
07 – код формы документа
08 – наименование организации
09 – справочные данные об организации
10 – наименование вида документа
11 – дата документа
12 – регистрационный номер документа
14 – место составления или издания документа
15 – адресат
16 – гриф утверждения документа
17 – резолюция
18 – заголовок к тексту
19 – отметка о контроле
20 – текст документа
21 – отметка о наличии приложения
22 – подпись
23 – гриф согласования документа
24 – визы согласования документа
25 – оттиск печати
26 – отметка о заверении копии
27 – отметка об исполнителе
28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело
29 – отметка о поступлении документа в организацию
30 – идентификатор электронной копии документа.
Обязательными реквизитами , которые обеспечивают юридическое значение документов, являются:
Наименование организации (должностного лица) – автора документа;
Наименование вида документа (заявление; доверенность и т.п.);
Дата документа;
Гриф утверждения документа;
Подпись;
Правила оформления реквизитов подробно описаны в пособиях по делопроизводству. Остановимся на правилах оформления даты документа (реквизит 11). Дата – один из наиболее важных реквизитов любого документа, так как ее отсутствие делает документ недействительным. Датой документа является дата его подписания или утверждения. Дату оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, 1 сентября 2005 года нужно написать так: 01.09.2005 . Допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например, 01 сентября 2005 г.
Подпись является обязательным реквизитом любого документа. Если документ представлен в электронном виде, используется электронная цифровая подпись (ЭЦП). ЭЦП позволяет идентифицировать владельца сертификата закрытого ключа подписи и гарантирует подлинность документа.
Документы требуют определенного формата . Необходимо знать, что официальные документы должны быть представлены на бумаге формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).
Изучая особенности письменной речи, мы говорили, что ее основой является текст . Деловая корреспонденция – один из видов письменной речи. Рассмотрим особенности текстов официально-делового стиля.
Требования к составлению деловых текстов весьма строги.
1. Документы должны четко и точно передавать информацию, исключать неясности и возможность неправильного истолкования.
2. Необходимо следить за логичностью изложения информации.
3. Документы должны быть лаконичными (как правило, не более одной-двух страниц), но полностью передавать необходимую информацию.
4. Информация, изложенная в документе, должна быть достоверной и аргументированной .
5. Язык документа должен соответствовать нормам официально-делового стиля.
Структура делового документа , как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины составления документа (приводится информация об имевших место фактах и событиях), во второй части содержатся решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
4. Каковы нормативные требования официально-делового стиля ? Каким требованиям должен отвечать язык деловых документов?
При изучении норм современного русского литературного языка мы говорили о том, что существуют следующие типы норм :
Орфоэпические,
Орфографические,
Грамматические (морфологические и синтаксические),
Лексические,
Стилистические.
Давайте подумаем, какие типы норм будут важны для составления документов?
Служебные документы представляют собой письменную речь, поэтому орфоэпические нормы, характерные для устной речи, мы не рассматриваем.
Соблюдение орфографических норм обязательно для любого вида письменной речи. Особенностью языка документов является широкое использование сокращений (аббревиатур). Остановимся на нескольких правилах .
1. При перечислениях в конце предложения допускаются сокращения:
- и т.п. (и тому подобное),
- и пр. (и прочее),
- и др. (и другие),
Сокращается союз т.е. (то есть).
2. Можно сокращать названия ученых степеней и званий и наименования должностей:
- проф., доц.,
- канд. физ.-мат. наук,
- гл. инженер,
- зав. кафедрой и т.п.
3. Слова «город»
и «год»
имеют форму г.
, например:
г. Воронеж, 2005 г.
4. Сокращаются географические понятия:
- р. (река),
- пгт (поселок городского типа),
- оз. (озеро) и т.п.
5. Сложные слова пишутся смешанным образом:
- 50-летие,
- 40-метровый,
- 60-тонный и т.п.
6. Используются только узаконенные сокращения названий организаций, предприятий и учреждений:
- Мосгордума,
- ЦБР (Центральный банк России),
- МГУ,
- РУДН и т.п.
В каждом случае использования сокращений нужно следить за тем, чтобы они были понятны адресату и исключалась возможность инотолкования. Не допускаются разного вида сокращения в одном документе. Например, слово «господин» нельзя сокращать в одном месте – «г. Иванов» , а в другом – «г-н Иванов».
Грамматические нормы официально-делового стиля предполагают использование устойчивых языковых моделей и текстовых формул. Рассмотрим некоторые особенности языка служебных документов.
1. Вместо отдельных глаголов используются глагольные словосочетания :
- осуществлять контроль – контролировать,
- оказать помощь – помочь и т.п.
2. При использовании сравнительной и превосходной степени прилагательных предпочтение отдается сложным формам: более сложный (вместо сложнее ), более актуальная (вместо актуальнее ).
3. Необходимо знать нормы употребления числительных в языке служебных документов.
- Количественные числительные , обозначающие однозначные числа, воспроизводятся словом (размещено восемь заказов) . Но если есть указание меры, то числительные воспроизводятся цифрами (8 километров).
- Составные числительные принято записывать словами, если они стоят в начале предложения (Двести сорок аудиторных часов проведено дополнительно). В остальных случаях числительные записываются цифрами (Дополнительно проведено 240 аудиторных часов) .
При записи порядковых числительных принято указывать падежные окончания (зарплата по 14-му разряду) .
В финансовых документах обязательна словесная расшифровка цифровой записи (185 000 рублей – сто восемьдесят пять тысяч рублей) .
4. В официально-деловом стиле речи широко используются предлоги , при этом нужно помнить о правильной постановке падежа имени или местоимения. Наибольшее количество ошибок происходит при неправильной постановке родительного падежа вместо дательного, поэтому нужно запомнить те предлоги, которые требуют дательного падежа:
- благодаря (чему?) своевременному вмешательству,
- вопреки (чему?) сложившемуся мнению,
- согласно (чему?) приказу,
- соответственно (чему?) принятым мерам,
- применительно (к чему?) к данным условиям.
Используя предлоги в официально-деловом стиле речи, нужно помнить о правильном их написании. Обратим внимание на похожие сочетания:
5. В деловых письмах страдательный залог часто предпочтительнее действительного для придания документам нейтрально-объективного вида. Например,
- на собрании было вынесено решение (вместо собрание решило ),
- нами были приняты следующие меры (вместо мы приняли меры ),
- мастером не была обеспечена техника безопасности (вместо мастер не обеспечил ) и т.п.
6. Особенностью официально-делового стиля является употребление деепричастных оборотов . Например: рассмотрев Ваше заявление, принимая во внимание сложившиеся обстоятельства, учитывая изменение сроков и т.п. При построении предложения нужно следить за тем, чтобы действие глагола-сказуемого и глагола, выраженного деепричастием, относилось к одному и тому же лицу. Сравните два предложения.
- Обучаясь на физико-математическом факультете, мне не удалось сдать два зачета.
- Обучаясь на физико-математическом факультете, я не смог сдать два зачета.
Второе предложение является правильным, потому что действия глагола-сказуемого и глагола, выраженного деепричастием, относятся к первому лицу (я обучался и я не сдал ).
Каковы особенности лексических норм официально-делового стиля?
1. Язык документов требует точности словоупотребления, что обусловливает сужение лексического сочетания слов, использование устойчивых, шаблонных оборотов (клише). Сравните два примера.
- Мы написали и послали служебную записку декану.
- Служебная записка была составлена и направлена декану.
Первое предложение уместно в разговорном стиле речи, второе является предпочтительным для официально-делового стиля.
Обратите внимание на такие словосочетания, как:
- проживает по адресу (а не живет ),
- зачислен в группу (а не принят ),
- академический отпуск был предоставлен (а не дан ).
2. В официально-деловом стиле широко используются термины ипрофессионализмы , так как служебная переписка тесно связана с деятельностью предприятия или учреждения. Необходимо, однако, следить за тем, чтобы все термины и профессиональные слова были понятны адресату, и при необходимости давать их объяснение. Приведем примеры разных видов терминов:
Экономические термины: счет-фактура, накладные расходы, статья бюджета, предоставление кредита и т.п.;
Юридические термины: истец, ответчик, право на пользование недвижимостью и т.п.;
Технические термины: расход топлива, энергоносители, блок питания и т.п.;
Номенклатурные термины («номенклатура» – перечень наименований должностей, учреждений, товаров и т.д.): офис-менеджер, финансовый директор, рекламный агент, предприниматель без образования юридического лица (ПБЮЛ), открытое акционерное общество (ОАО), бензин А-95 и т.п.
Отметим, что использование профессионализмов, характерных для разговорной речи, в письменных документах недопустимо. Сравните следующие варианты и выберите правильный:
Конечно, правильные варианты указаны в правой части таблицы, так как в левой части находятся слова разговорного стиля речи.
3. Необходимо обращать внимание на различие значения в словах-паронимах (т.е. близких по звучанию), сравните: предоставить – представить. Вспомните, что глагол предоставить означает «дать возможность пользоваться, распоряжаться чем-либо». Следовательно, нужно писать предоставить квартиру, отпуск, кредит и т.п. Значение глагола представить – «показать, предъявить», поэтому нужно писать представить справку, отчет и т.п.
5. Одной из наиболее важных составляющих любой коммуникации является знание речевого этикета . Каковы правила делового этикета , что лежит в основе служебной переписки и составления документов?
Главной особенностью делового этикета является нейтральность тона деловой переписки. Пишущий должен продемонстрировать доброжелательность, корректность и уважительное отношение к деловому партнеру даже в том случае, когда документ содержит отрицательный ответ на просьбу, претензии к партнеру или критику действий противоположной стороны. Следует избегать двух крайностей при составлении делового письма: не допускать грубости и не впадать в излишнюю вежливость. Неприемлемы выражения типа Вы сорвали поставку оборудования или Не были бы вы столь любезны указать сроки поставок. Следует подобрать нейтральные, корректные варианты, например, К сожалению, сроки поставки оборудования были сорваны. Просим Вас указать сроки поставок.
В официально-деловом стиле общения регламентированы формы обращения и заключительные формулы письма . При обращении ставится слово Уважаемый (-ые), за которым следует имя и отчество. При использовании фамилии адресата добавляют слово «господин». После обращения ставится запятая или восклицательный знак. Например, Уважаемый Николай Константинович, Уважаемый господин мэр! Заключительной формулой вежливости является вариант С уважением… .
Не используются в деловой переписке местоимения я, он, они. В заявлении нужно писать Прошу предоставить мне академический отпуск. При ссылке на третье лицо нужно указать его фамилию, имя и отчество. Однако в объяснительных записках местоимение я допустимо: 15 сентября я опоздал на занятия из-за аварии в метро.
Тон служебной переписки корректируется вводными словами, позволяющими оценивать события более нейтрально, например:
К сожалению, мы не получили ответа на запрос;
Это недоразумение, несомненно, будет преодолено.
Интонационный рисунок официального письма можно разнообразить этикетными формами выражения благодарности, признательности, уверенности, надежды и т.д. Например:
С благодарностью принимаем Ваше предложение о сотрудничестве;
Выражаем уверенность в дальнейшем укреплении наших деловых связей;
С удовольствием сообщаем о выходе Вашей книги.
Знание правил составления делового документа, соблюдение норм официально-делового стиля и выполнение требований речевого этикета помогает успешно вести деловую корреспонденцию и способствует достижению успехов в деловом общении.
Вопросы для самоконтроля:
1. Каковы основные признаки официально-делового стиля речи?
2. Что такое документ с лингвистической точки зрения? Каковы его структурно-языковые особенности?
3. Что такое унификация и стандартизация документов?
4. Что такое реквизит? Какие реквизиты считаются основными и почему?
5. Каковы нормативные требования, предъявляемые к языку деловых документов?
6. Каковы общие правила делового этикета?
