Формирование личного дела работника – это сбор и хранение различных документов о гражданине, который работает в организации. Это документы, характеризующие сотрудника как личность и как профессионала. При проведении анализа досье можно сделать выводы об уровне образования, профессиональных умениях, опыте работе и характере работника.

Формированием досье сотрудников занимается кадровая служба предприятия, например отдел кадров или служба по работе с персоналом, кадровый инспектор. В маленьких организациях или у индивидуальных предпринимателей должности кадровика может и вовсе не быть, а его обязанности имеет право совмещать другой сотрудник, работающий здесь же или приходящий извне. Иногда в качестве кадровика выступает и сам ИП, если посчитает нужным. У предпринимателя есть возможность заключить договор со специализированным агентством, оказывающим бухгалтерские, юридические и кадровые услуги. Тогда оформлять документы, связанные с приемом, переводами и увольнениями граждан будет наемный специалист.

Ведение подробных досье на работников не является необходимостью, но не во всех случаях.

Формирование личных дел сотрудников обязательно на государственных служащих, учителей, преподавателей, врачей, сотрудников правоохранительных органов, ученых.

При трудоустройстве человек предоставляет работодателю минимальный набор документов, которые требуется где-то и как-то хранить. Все они и помещаются в личное дело сотрудника. Не обязательно заводить на каждого сотрудника отдельную папку, можно сложить бумаги в отдельные файлы и скрепить в скоросшиватель. Много места не займет, и нормальные условия хранения выполняются. Но это если на предприятии не требуется ведение личных дел.Обычно досье ведут в средних и крупных организациях. Это нужно для того, чтобы проанализировать личность работника и понять, подойдет он для определенной должности или нет, если планируются кадровые перестановки. На маленьких предприятиях руководитель и так всех знает, поэтому изучать досье ему вряд ли понадобится.

Что должно быть в личном деле

В состав досье входит:

• заявление о трудоустройстве;
• копия паспорта или иного документа, подтверждающего личность;
• копия водительских прав (если требуется);
• копии всех документов об основном и дополнительном образовании;
• копии свидетельства о заключении, расторжении брака, свидетельств о рождении детей;
• личный листок учета работников;
• анкета и автобиография;
• характеристики и рекомендательные письма с места учебы или предыдущих мест работы;
• трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
• приказы о приеме на работу, переводах, награждениях, наложении дисциплинарных взысканий, об увольнении;
• должностные инструкции;
• жалобы на сотрудников, акты о нарушениях трудовой дисциплины, письменные благодарности, объяснительные;
• результаты аттестации;
• заявления на увольнение;
• опись всех документов.

Список документов довольно обширный, он может быть сокращен или дополнен другими документами по усмотрению руководства предприятия или учреждения.

Водительские права обязательно представляют граждане, которые устраиваются на работу, где потребуется умение управлять транспортным средством. Для всех остальных это не обязательно. Не всегда просят дополнительно писать автобиографию – достаточно подробной анкеты. Характеристики и рекомендательные письма могут помочь при продвижении по карьерной лестнице.

Обычно запрашивают только копию того документа об образовании, который является профильным при приеме на работу. Например, помощник бухгалтера должен принести копию диплома бухгалтера или экономиста. Если этот же человек имеет диплом инженера-строителя, то тоже имеет право принести копию. Есть возможность перевода этого сотрудника на должность инженера-сметчика, образование позволяет. В некоторых случаях в личные дела подшивают копии документов о спортивных достижениях.

Порядок сбора и хранения документов

Формирование производится в хронологическом порядке, то есть от ранних документов к недавним. Сначала идут все первоначальные, сопровождающие прием на работу. Это заявление, копии паспорта, дипломов, анкета, автобиография (если требуется), трудовой договор, приказ о трудоустройстве, должностная инструкция. Далее документы подкладывают по мере их появления.

Например, повысили в должности и изменили заработную плату – значит нужно подшить в досье дополнительное соглашение, новую инструкцию и приказ. Потом на сотрудника пожаловался клиент, нужно получить с работника объяснительную и положить в личное дело. И так далее до тех пор, пока гражданин не уволится.

Все документы хранятся в отдельной папке или скоросшивателе. На ней указывается наименование “Личное дело”, его номер, ФИО гражданина. Все листы внутри досье нумеруются, составляется их опись, которая тоже хранится в папке. В ней указывается название документа и номера листов. Она нужна для удобного и быстрого поиска.

После увольнения человека досье еще 3 (три) года хранится в кадровой службе, а в государственном учреждении – 10 (десять) лет. Потом документы нужно сшить и дать в архив. В конце дела на внутренней обложке приклеивается лист-заверитель, где указывается, сколько листов прошито и пронумеровано, подпись сотрудника.

Личные дела руководителей хранятся постоянно, работников – 75 (семьдесят пять) лет.

ичное дело включает документы, отражающие сведения о работнике и его трудовой деятельности, либо о студенте и его обучении в ВУЗе. Как правило, личное дело формируется в течение длительного периода времени (все время работы или учебы). Они входят в состав документов по личному составу.

В настоящее время личные дела на работников в обязательном порядке в соответствии с Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 должны быть заведены в государственных (муниципальных) органах власти. Для других сфер деятельности в нормативных документах нет упоминания об обязанности ведения личных дел. Фактически для большинства организаций это становится делом добровольным.

Тем не менее, практика показывает, что формирование и своевременное комплектование личного дела на работника приносит много пользы. Поскольку все сведения о работнике сконцентрированы и упорядочены в едином месте (способствует лучшей сохранности документов) и к ним обеспечен оперативный доступ (способствует быстрому поиску информации по запросу).

Состав документов личного дела работника

заявление о приеме на работу;

трудовое соглашение (контракт), дополнительные соглашения;

личный листок по учету кадров и дополнение к нему;

анкета (автобиография );

документы об образовании (копии);

документы об утверждении в должности (копии или выписки), в том числе это могут быть выписки из протоколов учредителей, акционеров, ученых советов, документы конкурсных комиссий, результаты тестирования;

должностные инструкции (регламенты);

аттестационные листы, отзывы, представления;

паспортные данные, свидетельство о браке и т.д. (копии);

заявления и приказы (копии или выписки) о переводе на другую должность, представления, справки-объективки;

документы о награждении, наложении взысканий (копии);

сведения о доходах, имуществе и справки проверки полноты и достоверности данных сведений (для государственной или муниципальной службы);

невостребованные документы (свидетельства, дипломы, трудовые книжки и т.п.);

заявления и приказы (копии или выписки) об увольнении, переводе и т.д.;

иные документы в случае необходимости, в частности для государственной службы – подробнее посмотрите Указ Президента РФ (ссылка во 2-м абз.).

Формирование личных дел работников

Руководствуются хронологическим принципом, т.е. документы в личное дело работника помещаются по мере их появления. После увольнения работника личное дело считается законченным делопроизводством и готовится к передаче в архив . При этом дела госслужащих передаются в архив после 10 лет хранения в кадровой службе (нормативное требование, поскольку при переводе гражданского служащего в другой государственный орган его личное место передается по новому месту работы), остальных работников – желательно не позднее 3-х лет после завершения их делопроизводством.

Ввиду важности документов, составляющих личное дело, требуется составлять внутреннюю опись по определенной форме (см. образец внутренней описи дела ), при этом она всегда нумеруется отдельно от остальных документов дела. Затем в процессе подготовки к архивному хранению завершенного личного дела количество листов внутренней описи отмечается влисте-заверителе (посмотрите образец).

На каждого сотрудника формируется самостоятельное личное дело. Допускается затем в процессе подготовки к архивному хранению группировать личные дела в так называемые наряды, т.е. прошить их в общем деле (особенно при небольшом количестве образующихся личных дел в год). В этом случае во внутренней описи документов дела должна содержаться информацию с перечнем включенных в них личных дел (ФИО работников и номера листов каждого дела, чтобы облегчить его использование в дальнейшем).

Но все-таки затем не очень будет удобно использовать такое «общее» дело. Поэтому целесообразнее прошивать дела как самостоятельные единицы хранения. Но на каждого гражданского служащего должно быть заведено только отдельное дело (это нормативное требование).

Оформление личного дела

В процессе оформления следующая информация должна в обязательном порядке быть отражена на обложке личного дела (образец приводится по ссылке):

заголовком личного дела будет указание фамилии, имени и отчества конкретного работника в именительном падеже;

в документах дела могут быть варианты написания фамилии, имени или отчества работника. В этом случае они должны быть зафиксированы в заголовке личного дела (обычно в скобках). Например:

Ахмерова Айслу Насимовна (Алла Николаевна)

Сухоручко (Калинина) Вера Олеговна

в случае формирования в общем деле в наименование заголовка добавляются буквы, с которых начинаются фамилии работников, чьи личные дела включены в данный том:

Личные дела сотрудников, уволенных в 2010 году, «А»-«Н»

То же, «П»-«Я»

согласно нормативным актам крайние даты следует проставлять такие же как в приказах о поступлении и увольнении с работы, в некоторых организациях крайние даты определяют согласно датам поступления и увольнения с работы (последний вариант все-таки не совсем правильный);

в личном деле могут быть документы, датируемые более ранней датой, чем дата приказа о приеме на работу (тем не менее, это не принимается во внимание при определении крайних дат личного дела работника);

срок хранения личных дел работников – 75 лет ЭПК, руководителей – вообще постоянно согласно ст. 656 Типового перечня – 2010 года (при оформлении дела для архивного хранения номер статьи не переносится на обложку, указывают только срок хранения личного дела), он не зависит от возраста работника и начинает отсчитываться с момента его увольнения;

важно зафиксировать количество листов дела.

Итак, в статье перечислены основные включаемые документы в состав личного дела, рассмотрены наиболее важные требования к формированию, хранению личного дела работника и оформлению обложки. Об особенностях систематизации личных дел читайте в отдельной статье – Опись дел по личному составу.

Личное дело – это очень удобная форма хранения информации. Во времена СССР такой способ структурирования сведений был весьма популярным, пользуется успехом и теперь. В чем же преимущества и недостатки?

Идеальный способ хранения информации о сотрудниках

Каждый человек, который трудоустроен на фирме, в процессе своей деятельности накапливает стаж, опыт, делает вклад в развитие, влияет на нее. И порой нужно быстро найти подробную информацию о работнике, конкретные документы, а иногда – не допустить посторонних к ним. Очень хорошо, когда главные сведения хранятся в одном месте – в личном деле.

Бытует мнение, что личное дело надо заводить лишь на государственных предприятиях или в фирме, где много сотрудников, а для небольшой компании это не актуально. Однако такая точка зрения не совсем верна. Идеальная с первого взгляда методика все же может дать сбой, поскольку требует дополнительных затрат – папки, скрепки, бумага, ксерокопии, клей и прочее. Но от этого она не перестает быть лучшей, самой рациональной. Возможно, у государства стоит поучиться. Для кого-то реструктуризация наработанной и привычной схемы хранения данных – дополнительная морока, усилия, без которых можно обойтись. А для кого-то, если с самого начала практиковалось что-то подобное, сформировать личное дело не составит труда.

В государственных учреждениях такая систематизация сведений является обязательной. Здесь наличия личного дела, актуальности его содержимого требует закон. В крупной фирме это нередко становится производственной необходимостью в какой-то момент: людей много, потребности у каждого свои, с материалами же личного дела не поспоришь, можно сэкономить время. Так быть или не быть этой схеме хранения информации – часто подобный вопрос касается развития, стадии жизненного цикла компании. Для предприятия с небольшим штатом – это приятная мелочь, помогающая содержать документы в порядке, несмотря ни на что.

Личные дела значительно упрощают работу. Но нужно соблюдать некоторые правила для того, чтобы схема сохраняла эффективность. К самому же процессу создания или реструктуризации такого архива надо подойти ответственно, отнестись серьезно. Это дополнительная статья расходов, которая не всегда нужна.

Содержимое личного дела

Кому-то надо срочно в отпуск, но не получается вспомнить – реально ли это. Другому следует уточнить, сколько дней человек отсутствовал на работе. Остальным надо получить рекомендации, характеристику. В личном деле сотрудника всегда просто найти искомое. Что же это за папка такая? Какие документы она должна включать?

В личном деле могут содержаться следующие документы:

1. Заявление с просьбой принять на вакантную должность.
2. Трудовой договор с предприятием.
3. Ксерокопия приказа о приеме на работу.
4. Ксерокопия паспорта, ИНН.
5. Документы об образовании.
6. Ксерокопия СНИЛС.
7. Ксерокопия военного билета, если таковой имеется.
8. Фотография сотрудника с фамилией, инициалами на обороте.
9. Анкета.
10. Автобиография.
11. Документы, подтверждающие назначение на новую должность – копия приказа и прочее.
12. Заявление и приказ о переводе.
13. Характеристика, рекомендации.
14. Должностная инструкция, функциональные обязанности, регламент.
15. Лист аттестации.
16. Документы о награждениях или взысканиях.
17. Сведения о доходах, имуществе, справка о полноте предоставленной информации, ее достоверности (госслужба).
18. Другие документы, предусмотренные внутренними правилами или законодательством.

Не все эти документы, конечно, обязательны. Для каждого предприятия, в соответствии с его спецификой, необходим свой индивидуальный перечень, который указывается руководителем в приказе (распоряжении) о создании и ведении личных дел сотрудников, и как отдельная страница включается в каждое дело. С помощью этого листа легко не только контролировать содержимое, но и быстро найти в личном деле нужный документ среди прочих. Внутренняя опись также составляется отдельно к разным разделам, если они появляются. Указывается название, дата присоединения к материалам дела, сведения об изъятии и возвращении.

Изымать документы, хранящиеся в личном деле сотрудника, можно только с разрешения руководителя предприятия или начальника ОК. А на их место обязательно надо поместить справку. В ней должны быть указаны:

• дата;
• причины;
• фамилия;
• инициалы и подпись сотрудника, выдавшего документы, а также подпись получившего их.

Все материалы, хранящиеся в личном деле, должны иметь непосредственное отношение к работе. Закон «О персональных данных» гарантирует каждому человеку право на сокрытие определенных сведений о себе. Руководитель также назначает ответственного человека и прописывает информацию о его новых обязанностях в сопроводительной документации к должности, включает информацию о новой схеме хранения документов в Инструкцию по кадровому делопроизводству. Создание подобной базы – совершенствование делопроизводства, подкрепленное документально. Но это вовсе не означает, что все должны делать именно так.

Личное дело сотрудника требует соответствующего оформления папки, и регулярного внесения актуальных сведений, своевременного перемещения в архив.

Оформление папки

Красивая папка – почему бы и нет? Однако здесь есть консервативные, немного сентиментальные правила. Лицевой лист должен содержать основную информацию – Ф. И. О. сотрудника, дату создания, номер дела. Все это традиционно указывают в центре обложки, благодаря чему работать с архивами всегда легко. Какие папки выбрать – возможно, уже решено. Специальные стандартизированные действительно узнаваемы. Они стоят недорого, подходят для государственных предприятий.

Толщина папки не должна превышать 4 см, допустимое количество страниц в личном деле сотрудника – 250, не более. Сведения размещаются в хронологическом порядке: первой страницей, к примеру, будет перечень документов, второй – анкета предприятия, заполненная сотрудником и т. д. Следует отметить, что лист с описью материалов обычно не нумеруется, иногда приклеивается к внутренней стороне папки. Личные дела размещаются в алфавитном порядке для простоты работы.

Все личные дела должны быть зарегистрированы в специальном журнале. Особых правил его ведения нет, но сам журнал должен быть. В нем записывается номер дела, информация о сотруднике с обложки папки. Этот журнал – важная вещь, ведь информация не должна быть утеряна ни в коем случае, и только регистрация в нем позволит установить факт хищения сведений, к примеру. Благодаря этому журналу легко своевременно перемещать личные дела в архив. В архиве документы должны храниться 75 лет. Если предприятие прекратило свое существование, с архивом поступают в соответствии с действующим законодательством.

Работникам кадрового отдела необходимо обладать точными, полными и объективными сведениями обо всех служащих предприятия, находящихся в его штате. Документация индивидуального учета, в которой содержится информация о профессиональной деятельности каждого трудящегося, собирается в своего рода досье. Далее рассмотрим, как осуществляется формирование личных дел сотрудников на предприятии.

Общие сведения

Досье на работника необходимо для систематизации имеющихся сведений, обобщения их в одном месте. Личное дело сотрудника, образец оформления которого будет представлен далее, являет собой комплект бумаг, касающихся:

• Приема на работу.
• Процесса продвижения по службе.
• Исполнения правил трудовой дисциплины.
• Прекращения отношений с нанимателем и прочего.

Основные категории служащих

Следует отметить, что ведение личных дел сотрудников не является обязательным по отношению ко всем служащим. Примером является ФЗ № 79. В нем предусмотрено обязательное оформление личных дел сотрудников, находящихся на госслужбе. Для остальных трудящихся порядок составления досье может быть определен нормативными актами локального характера. Личные дела могут вестись на следующих сотрудников:

Преимущества составления досье

Следует отметить, что личное дело сотрудника – это очень удобный источник данных о каждом трудящемся. В одной папке собираются все копии личных бумаг служащего, приказов, принятых в его отношении, и прочее. Это позволяет составить наиболее полную характеристику на работника, отметить его заслуги или, наоборот, какие-либо нарушения и злоупотребления, допущенные им в ходе своей профессиональной деятельности на предприятии.

Внутренние акты предприятия: личное дело сотрудника

Документы собираются и составляются на тех или иных служащих на усмотрение руководства. Если папки с личными бумагами предполагаются для всех работников, то целесообразно создать соответствующий локальный акт. Кроме того, следует включить раздел, предусматривающий необходимость заводить личное дело сотрудника на каждого штатного работника, в том числе на технический персонал. На некоторых предприятиях руководители предпочитают разрабатывать отдельный акт, фиксирующий всю специфику составления досье.

Основные нюансы

Вне зависимости от формы регламентации составления досье на служащих, при работе с ними следует определить:

1. Категории служащих, на которых заводятся личные дела. Будут ли это все служащие или только отдельные их группы. К примеру, это могут быть только менеджеры всех отделов управления.
2. Способ, которым составляется личное дело сотрудника. Образец должен включать все необходимые разделы и графы, в которые вносится информация о специалисте.
3. Состав бумаг, которые собираются в досье. При этом указывается, какие документы подшиваются в виде копий, а какие – в оригинале.
4. Порядок, по которому осуществляется составление досье.
5. Правила ознакомления работника с бумагами на него.
6. Порядок, по которому осуществляется хранение личных дел сотрудников.

Необходимо ли досье на совместителя?

Это будет зависеть от того, занимает ли служащий такую должность, при которой необходимо личное дело сотрудника. При этом для внешних совместителей обычно заводится новое досье, а для внутренних в уже существующие папки подшиваются соответствующие документы. Если на предприятии предусмотрено нормативными актами обязательное ведение личных дел, то и на совместителей они заводятся тоже, согласно установленному порядку.

На совместителей досье составляется по общим правилам, определенным на каждом конкретном предприятии. Согласно ст. 283 ТК гражданин при назначении его на должность по совместительству предъявляет паспорт либо другой документ, который удостоверяет его личность. Если должность требует особых знаний, наниматель вправе попросить будущего специалиста предъявить диплом либо другой документ об образовании или профподготовке (или его копию, заверенную надлежащим образом). При приеме на предприятие с тяжелыми или опасными (вредными) трудовыми условиями работодатель может потребовать справку о характере и условиях деятельности на основном месте служащего. Копии предоставленных документов должны быть подшиты к личному делу.

Первоначальное составление

Создание личных дел осуществляется для упорядоченной группировки документированных сведений о работниках непосредственно в процессе фиксирования трудовых отношений с ними. Составление, как правило, производится в отдельной папке на каждого служащего. Данная форма ведения личных дел считается наиболее удобным способом систематизации сведений. Вместе с этим необходимо помнить, что запрещено получение, обработка и приобщение к досье сведений, указывающих на его политические, религиозные и прочие убеждения, частную жизнь, членство в общественных организациях, в профсоюзах в том числе.

Основные требования

На практике при составлении личных дел документы помещаются в скоросшиватель. На его обложке проставляется порядковый номер, который присвоен досье. Под ним же личное дело сотрудника регистрируется в соответствующем журнале (книге) учета. Данное предписание содержится в ст. 695, п. б Перечня архивных типовых бумаг, создаваемых в процессе функционирования госорганов, инстанций местной власти с указанием периода хранения. После того как служащий увольняется с предприятия, его досье изымается из скоросшивателя. Затем личное дело оформляется для передачи его в архив и сдается на хранение.

Сведения журнала (книги) учета

В этом документе могут присутствовать следующие данные:

1. Номер досье.
2. Ф.И.О. специалиста.
3. Число первоначального оформления досье.
4. Дата передачи бумаг в архив.
5. Прочие сведения, которые предусмотрены внутренней политикой предприятия.

Первоначальное оформление предполагает группировку бумаг, свидетельствующих о принятии гражданина на работу, а далее – все сведения, которые касаются профессиональной деятельности служащего в организации.

Перечень основных данных

В законодательстве список документов, которые должны включаться в личные дела, не определен. Для гражданских госслужащих предусмотрено, что их досье содержит персональные и прочие данные, касающиеся поступления на службу, прохождения ее и увольнения. В личные дела также включается информация, необходимая для обеспечения деятельности госоргана. Также в досье содержатся:

1. Внутренняя опись бумаг.
2. Личный листок учета или анкета.
3. Автобиография.
4. Копии:

• документа, который удостоверяет личность;
• страхового свидетельства;
• ИНН (если его предоставил служащий);
• свидетельства воинского учета для военнообязанных и граждан, подлежащих призыву;
• бумаг, подтверждающих право специалиста на налоговые вычеты, которые предусмотрены в ст. 218 НК;
• справок об установлении уровня ограничения трудоспособности, инвалидности (при предоставлении их специалистом);
• распоряжения (приказа) о зачислении в штат;
• должностной инструкции;
• договора о принятии материальной ответственности (если должность предусматривает ее);
• трудового контракта (если оригинал хранится в отдельной папке).

5. Бумаги, касающиеся допуска к сведениям, которые составляют тайну, охраняемую законом (если исполнение обязанностей специалиста предполагает использование такой информации).

6. Результаты предварительного медосвидетельствования (обследования), которое выполняется для установления профпригодности (в предусмотренных в законе случаях).

Дополнительные бумаги

В ходе трудовой деятельности специалиста к его личному делу могут подшиваться:

1. Экземпляры соглашений к основному договору (или их копии).
2. Уведомления об изменениях условий трудового контракта по инициативе нанимателя.
3. Копии:

• докладных и объяснительных записок, заявлений и прошений работника по разным вопросам;
• приказов (распоряжений) о переводе сотрудника на иную деятельность (должность), о снятии дисциплинарных взысканий, поощрениях, прекращении деятельности на предприятии;
• трудовой книжки.

4. Результаты периодических (обязательных) медосмотров.

5. Материалы аттестации (если данных мероприятий требует должность).

6. Прочие документы, касающиеся деятельности специалиста на предприятии.

Фотография специалиста

Она также присутствует в личном деле. Как правило, используется фотография 4х6. На ее обороте записывается Ф.И.О. работника. Целесообразно менять фотографию не реже одного раза в 5 лет или при достижении определенного возраста. Данный вопрос регламентируется по усмотрению начальства.

Изменение сведений

Кадровые работники, несущие ответственность за составление и ведение дел, должны следить за их состоянием и своевременно корректировать информацию. Нет необходимости вносить изменения в анкету или листок учета, а также требовать от специалиста заполнить бумаги заново. Все корректировки осуществляются путем составления отдельных актов. Они называются дополнениями к тому или иному разделу (дополнение к анкете, например). Как правило, они представлены в табличном варианте. Разработка соответствующих бланков осуществляется по усмотрению работодателя.