Инструкция

Различают списочную работников, среднесписочную и среднюю. В списочную численность включаются все работники предприятия, заключившие и работающие на постоянной, временной (в том числе сезонной) основе. Как правило, считается в соответствии с документами первичной финансовой отчетности (табель учета рабочего времени). Учитываются все работники, даже если по какой-то причине (отпуск, дополнительный отпуск, болезнь, командировка, учеба и пр.) они отсутствовали. Численность работников в выходной или праздничный день соответствует численности предшествующего дня.

Среднесписочная численность напрямую зависит от списочной. Из нее полностью исключаются работники, находящиеся в по беременности и родам, по уходу за ребенком. Работники, работающие неполный рабочий день, учитываются пропорционально отработанному времени. Причем нужно знать, что этот пункт распространяется только на тех работников, которые работают в таком режиме по личным заявлениям. Если заявления нет, считается полный рабочий день. Не относятся к данной категории работники, которым рабочий день в соответствии с законом (кормящие мамы, если возраст работника менее 18 лет, работающие во вредных условиях труда и пр.).

В средней численности (она важна при расчете экономических показателей работы предприятия, таких как производительность труда, средняя заработная плата работников) дополнительно учитываются внешние совместители и лица, заключившие с предприятием гражданско-правовые договора. Они также считаются пропорционально отработанному времени.

Среднесписочная численность рассчитывается на определенный период: за месяц, за квартал, за , за год. Даже если в периоде отработаны не все дни, делить нужно на весь период. Так если предприятие начало работать не с первого дня отчетного периода, расчет идет на весь период: первый день работы ОАО «Эрудит» - 19 августа, численность 16 чел, среднесписочная за август будет (16чел х 13дн)/31дн = 6,7чел, т.е.7 человек.

Рассчитаем на простых примерах.

Пример 1: Считаем среднесписочную численность ОАО «Эрудит» на сентябрь. Режим работы 5-и дневная , полный рабочий день – 8 часов. В сентябре: 12 числа принято 5 человек (из них 2 человека на неполный рабочий день – один работает 4 часа, другой 6 часов); 15 числа - 1 человек уволен; 27 числа – работница ушла в отпуск по беременности и родам. Среднесписочная численность, согласно таблицы 1, составит:

560 чел-дней/31к.дн=18.06чел, т.е. 18 человек..

Пояснение к расчету работников занятости: один человек работает 4 часа, т.е. 4час/8час=0,5; второй – 6 часов, т.е. 6час/8час=0,75. Итого с 12 числа на неполном дне – 1,25 чел.

5.1. Среднесписочная численность работников за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности работников за каждый календарный день месяца, т.е. с 1-го по 30-е или 31-е число (для февраля - по 28-е или 29-е число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней месяца.

Численность работников списочного состава за выходной или праздничный (нерабочий) день принимается равной списочной численности работников за предшествующий рабочий день. При наличии двух или более выходных или праздничных (нерабочих) дней подряд численность работников списочного состава за каждый из этих дней принимается равной численности работников списочного состава за рабочий день, предшествовавший выходным и праздничным (нерабочим) дням.

Расчет среднесписочной численности работников производится на основании ежедневного учета списочной численности работников, которая должна уточняться на основании приказов о приеме, переводе работников на другую работу и прекращении трудового договора (контракта).

Численность работников списочного состава за каждый день должна соответствовать данным табеля учета использования рабочего времени работников, на основании которого устанавливается численность работников, явившихся и не явившихся на работу, в организации.

Основными унифицированными формами первичной документации по учету труда и его оплаты являются: приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, прекращении трудового договора (контракта) (ф. N Т-1, Т-5, Т-6, Т-8), личная карточка (ф. N Т-2), табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ф. N Т-12), табель учета использования рабочего времени (ф. N Т-13), расчетно-платежная ведомость (ф. N Т-49) и другие документы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 30.10.97 N 71а.

5.2. При определении среднесписочной численности работников некоторые работники списочной численности не включаются в среднесписочную численность. К таким работникам относятся:

5.2.1. женщины, находившиеся в отпусках по беременности и родам, в отпусках в связи с усыновлением новорожденного ребенка непосредственно из родильного дома, а также в дополнительном отпуске по уходу за ребенком;

5.2.2. работники, обучающиеся в образовательных учреждениях и находившиеся в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы, а также поступающие в образовательные учреждения, находившиеся в отпуске без сохранения заработной платы для сдачи вступительных экзаменов.

5.3. Лица, не состоящие в списочном составе и привлеченные для работы по специальным договорам с государственными организациями на предоставление рабочей силы (военнослужащие и отбывающие наказание в виде лишения свободы), учитываются в среднесписочной численности как целые единицы по дням явок на работу.

5.4. Лица, работавшие неполное рабочее время в соответствии с трудовым договором (контрактом) или переведенные по письменному заявлению работника на работу на неполное рабочее время, при определении среднесписочной численности работников учитываются пропорционально отработанному времени.

Расчет средней численности этой категории работников производится в следующем порядке:

а) исчисляется общее количество человеко-дней, отработанных этими работниками, путем деления общего числа отработанных человеко-часов в отчетном месяце на продолжительность рабочего дня исходя из продолжительности рабочей недели:

40 часов - на 8 часов (при пятидневной рабочей неделе) или на 6,67 часа (при шестидневной рабочей неделе);

36 часов - на 7,2 часа (при пятидневной рабочей неделе) или на 6 часов (при шестидневной рабочей неделе);

24 часа - на 4,8 часа (при пятидневной рабочей неделе) или на 4 часа (при шестидневной рабочей неделе);

б) затем определяется средняя численность не полностью занятых работников за отчетный месяц в пересчете на полную занятость путем деления отработанных человеко-дней на число рабочих дней по календарю в отчетном месяце. При этом за дни болезни, отпуска, неявок (приходящиеся на рабочие дни по календарю) в число отработанных человеко-часов условно включаются часы по предыдущему рабочему дню (в отличие от методологии, принятой для учета количества отработанных человеко-часов).

Упрощенный способ (условный пример)

Если у работающих в организации неполное рабочее время составляет 3,2 часа в день, то эти работники учитываются за каждый рабочий день как 0,4 человека. Например, в сентябре Иванов отработал 22 рабочих дня, Петров - 10, Сидоров - 5. Средняя численность не полностью занятых работников составила 0,7 человека (0,4 х 22 + 0,4 х 10 + 0,4 х 5) : 22 рабочих дня в сентябре). Эта численность учитывается при определении среднесписочной численности работников.

Примечание. Лица, переведенные на неполное рабочее время по инициативе администрации (без письменного заявления работника), учитываются в среднесписочной численности работников как целые единицы.

5.5. Ниже приводится условный пример расчета среднесписочной численности работников за месяц организации, работающей по графику пятидневной рабочей недели.

┌──────────────────┬─────────────┬─────────────┬─────────────────┐ │ Числа месяца │ Списочная │В том числе │ Подлежат │ │ │ численность │не подлежат │ включению в │ │ │ │включению в │ среднесписочную │ │ │ │среднесписоч-│ численность │ │ │ │ную числен- │ (гр. 2 минус │ │ │ │ность │ гр. 3) │ │ │ │(см. п. 5.2) │ │ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ ├──────────────────┼─────────────┼─────────────┼─────────────────┤ │1 │ 253 │ 3 │ 250 │ │2 │ 257 │ 3 │ 254 │ │3 (суббота) │ 257 │ 3 │ 254 │ │4 (воскресенье) │ 257 │ 3 │ 254 │ │5 │ 260 │ 3 │ 257 │ │6 │ 268 │ 3 │ 265 │ │7 │ 268 │ 3 │ 265 │ │8 │ 272 │ 3 │ 269 │ │9 │ 270 │ 3 │ 267 │ │10 (суббота) │ 270 │ 3 │ 267 │ │11 (воскресенье) │ 270 │ 3 │ 267 │ │12 │ 274 │ 3 │ 271 │ │13 │ 279 │ 3 │ 276 │ │14 │ 278 │ 3 │ 275 │ │15 │ 279 │ - │ 279 │ │16 │ 282 │ - │ 282 │ │17 (суббота) │ 282 │ - │ 282 │ │18 (воскресенье) │ 282 │ - │ 282 │ │19 │ 284 │ - │ 284 │ │20 │ 286 │ - │ 286 │ │21 │ 291 │ - │ 291 │ │22 │ 295 │ 2 │ 293 │ │23 │ 298 │ 2 │ 296 │ │24 (суббота) │ 298 │ 2 │ 296 │ │25 (воскресенье) │ 298 │ 2 │ 296 │ │26 │ 298 │ 2 │ 296 │ │27 │ 292 │ 2 │ 290 │ │28 │ 305 │ 2 │ 303 │ │29 │ 306 │ 2 │ 304 │ │30 │ 314 │ 2 │ 312 │ │31 (суббота) │ 314 │ 2 │ 312 │ │ │ │ │ │ ├──────────────────┼─────────────┼─────────────┼─────────────────┤ │ │ │ │ 8675 │ └──────────────────┴─────────────┴─────────────┴─────────────────┘

В данном примере сумма численности работников списочного состава за все дни октября, подлежащих включению в среднесписочную численность, составляет 8675, календарное число дней в месяце - 31, среднесписочная численность работников за месяц в этом случае составила 280 человек (8675: 31). Численность показывается в целых единицах.

5.6. Среднесписочная численность работников за квартал определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы работы организации в квартале и деления полученной суммы на три.

Пример. Организация имела среднесписочную численность работников в январе 620 человек, в феврале - 640 человек и в марте - 690 человек. Среднесписочная численность работников за I квартал составила 650 человек (620 + 640 + 690) : 3).

5.7. Среднесписочная численность работников за период с начала года по отчетный месяц включительно определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы, истекшие за период с начала года по отчетный месяц включительно, и деления полученной суммы на число месяцев работы организации за период с начала года, т.е. соответственно на 2, 3, 4 и т.д.

Пример. Организация начала работать в марте. Среднесписочная численность работников составила в марте 450 человек, в апреле - 660, в мае - 690 человек. Среднесписочная численность работников за период с начала года (за 5 месяцев) составила 360 человек (450 + 660 + 690) : 5).

5.8. Среднесписочная численность работников за год определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы отчетного года и деления полученной суммы на 12.

Пример

┌────────────────────┬───────────────────────────────────────────┐ │Месяцы │Среднесписочная численность работников │ │Январь │500 │ │Февраль │496 │ │Март │500 │ │Апрель │515 │ │Май │530 │ │Июнь │518 │ │Июль │560 │ │Август │570 │ │Сентябрь │565 │ │Октябрь │570 │ │Ноябрь │580 │ │Декабрь │600 │ ├────────────────────┼───────────────────────────────────────────┤ │ │6504 │ └────────────────────┴───────────────────────────────────────────┘

Среднесписочная численность за год составила 542 человека (6504: 12).

5.9. Среднесписочная численность работников в организациях, работавших неполный месяц (например, в организациях, вновь созданных, имеющих сезонный характер производства), определяется путем деления суммы численности работников списочного состава за все дни работы организации в отчетном месяце, включая выходные и праздничные (нерабочие) дни за период работы, на общее число календарных дней в отчетном месяце.

Пример. Вновь созданная организация начала работать с 24 июля 2003 г. Численность работников списочного состава в данной организации была следующей:

┌───────────────────┬─────────────┬──────────────┬───────────────┐ │ Числа месяца │ Списочная │В том числе │Подлежат │ │ │ численность │не подлежат │включению в │ │ │ │включению в │среднесписоч- │ │ │ │среднесписоч- │ную численность│ │ │ │ную числен- │(гр. 2 минус │ │ │ │ность │гр. 3) │ │ │ │(см. п. 5.2) │ │ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ ├───────────────────┼─────────────┼──────────────┼───────────────┤ │24 │ 570 │ - │ 570 │ │25 │ 570 │ - │ 570 │ │26 (суббота) │ 570 │ - │ 570 │ │27 (воскресенье) │ 570 │ - │ 570 │ │28 │ 575 │ - │ 575 │ │29 │ 580 │ - │ 580 │ │30 │ 580 │ - │ 580 │ │31 │ 583 │ - │ 583 │ ├───────────────────┼─────────────┼──────────────┼───────────────┤ │ │ │ │ 4598 │ └───────────────────┴─────────────┴──────────────┴───────────────┘ 5.10. Если организация работала неполный квартал, то среднесписочная численность работников за квартал определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за месяцы работы в отчетном квартале и деления полученной суммы на 3.

Пример. Организация вновь создана и начала работать в марте. Среднесписочная численность работников за март составляла 720 человек. Следовательно, среднесписочная численность работников за I квартал для этой организации составила 240 человек (720: 3).

5.11. Если организация работала неполный год (сезонный характер работы или создана после января), то среднесписочная численность работников за год определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы работы организации и деления полученной суммы на 12.

Пример. Организация с сезонным характером работы начала работать в апреле и закончила в августе. Среднесписочная численность работников составляла в апреле 641 человек, мае - 1254, июне - 1316, июле - 820, августе - 457 человек. Среднесписочная численность работников за год составила 374 человека (641 + 1254 + 1316 + 820 + 457) : 12).

Средняя численность работников, выполнявших работу по договорам гражданско-правового характера, за период с начала года и год определяется путем суммирования средней численности за все месяцы, истекшие с начала года, и деления полученной суммы на число месяцев, т.е. на 3, 4, 5 ... 12.

Если работник, состоящий в списочном составе, заключил договор гражданско-правового характера с этой же организацией, то он не включается в среднюю численность работников, выполнявших работы по договорам гражданско-правового характера.

В среднюю численность работников, выполнявших работу по договорам гражданско-правового характера, не включаются индивидуальные предприниматели без образования юридического лица, заключившие с организацией договор гражданско-правового характера и получившие вознаграждение за выполненные работы и оказанные услуги.

Включается ли индивидуальный предпри­ниматель, применяющий ПСН, в расчет сред­ней численности наемных работников? Ответ на этот вопрос дан в опубликованном .

Нормативный акт для расчета средней численности

Специалисты финансового министерства указали, что среднюю численность наемных работников определяют в порядке, устанав­ливаемом Росстатом. В частности, следует ру­ководствоваться Указаниями по заполнению форм Федерального статистического наблюде­ния (далее - Указания):

• № П-1 “Сведения о производстве и отгрузке товаров и услуг”;
• № П-2 “Сведения об инвестициях в нефинан­совые активы”;
• № П-3 “Сведения о финансовом состоянии организации”;
• № П-4 “Сведения о численности, заработной плате и движении работников”;
• № П-5(М) “Основные сведения о деятельно­сти организации”.

Они утверждены приказом Росстата от 24.10.2011 № 435.

Определение средней численности

По пункту 77 Указаний в включают: - ; - среднюю численность внешних совместите­лей; - среднюю численность сотрудников, выполня­ющих работу по договорам гражданско-пра­вового характера.

Отсюда Минфин России заключил, что ПСН вправе применять индивидуальный предпри­ниматель, средняя численность работников которого вместе с внешними совместителями и работающими по гражданско-правовым дого­ворам составляет до 15 человек (включительно). Что касается самого индивидуального пред­принимателя, то он при расчете наемных работ­ников не учитывается.

Пример 1

Индивидуальный предприниматель О.П. Лап­шин занимается оказанием экскурсионных услуг. В 2013 году он перешел на ПСН. Срок действия па­тента - с 1 января по 31 декабря 2013 года.

Для проверки наличия в апреле права на приме­нение ПСН О.П. Лапшин решил посчитать среднюю численность своих работников с 1 января по 31 мар­та. За этот период оказывать экскурсионные услуги ему помогали сотрудники, которые: - работали у него по трудовому договору; - выполняли трудовые обязанности по граждан­ско-правовым договорам; - были приглашены из других организаций для ра­боты по совместительству.

При этом у О.П. Лапшина среднесписочная числен­ность работников составила 4 человека, средняя численность внешних совместителей - 6 человек, средняя численность сотрудников, выполняющих работу по договорам гражданско-правового харак­тера, - 5 человек.

Таким образом, средняя численность работников у О.П. Лапшина составила 15 человек (4 + 6 + 5), что не выходит за рамки установленного ограничения.

Значит, в апреле он вправе применять ПСН, конеч­но, если не нарушил условия по величине доходов от реализации и своевременной уплате налога (оплате патента).

Расчет среднесписочной численности

Напомним, что согласно пункту 78 Указаний, среднесписочную численность работников за месяц исчисляют по формуле:

Среднесписочная численность работников за месяц = Сумма писочной численности работников за каждый календарный день месяца: Число календарных дней месяца

При определении суммы списочной числен­ности работников учитывают списочную чи­сленность работников за каждый календар­ный день месяца, то есть с 1 по 30 или 31 число (для февраля - по 28 или 29 число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни.

Численность работников списочного состава за выходной или праздничный (нерабочий) день принимают равной списочной численности ра­ботников за предшествующий рабочий день.

Среднесписочную численность работников рассчитывают на основании ежедневного учета списочной численности работников. Послед­нюю необходимо уточнять по приказам о прие­ме работников, о переводе их на другую работу, о прекращении трудового договора.

Численность работников списочного состава за каждый день должна соответствовать дан­ным табеля учета рабочего времени, на основа­нии которого устанавливается численность ра­ботников, явившихся и не явившихся на работу.

Среднесписочную численность работников рассчитывают по данным о списочной числен­ности, которая приводится на определенную дату, например, на последнее число отчетного периода (п. 79 Указаний).

В списочную численность включаются наем­ники, работавшие по и вы­полнявшие постоянную, временную или сезон­ную работу один день и более.

В списочной численности работников за каждый календарный день учитываются как фактически работающие, так и отсутствующие на работе по каким-либо причинам, например:

• находящиеся в . Условие - за ними сохраняется заработная плата в данной организации;
• не явившиеся на работу по болезни;
• отсутствующие на работе в связи с выпол­нением государственных или общественных обязанностей.

Среди работников, которые не включаются в списочную численность, в частности, значат­ся (п. 80 Указаний):

• принятые на работу по совместительству из других организаций;
• выполняющие работу по договорам граждан­ско-правового характера;
• подавшие заявление об увольнении и пре­кратившие исполнение трудовых обязан­ностей до истечения срока предупреждения (прекратившие работу без предупреждения администрации).

Некоторые работники не включаются в сред­несписочную численность. К таковым относят­ся (п. 81.1 Указаний):

• женщины, находившиеся в отпусках по бере­менности и родам;
• лица, находившиеся в отпусках в связи с усы­новлением новорожденного ребенка непо­средственно из родильного дома, а также в ;
• сотрудники, которые обучаются в образова­тельных учреждениях и находятся в дополни­тельном отпуске без сохранения заработной платы, поступающие в образовательные уч­реждения, находящиеся в отпуске без сохра­нения заработной платы для сдачи вступи­тельных экзаменов.

Пример 2

Работники индивидуального предпринимателя О.П. Лапшина трудятся по графику пятидневной ра­бочей недели. В таблице приведены данные за март по численности сотрудников, выполнявших работу полный рабочий день.

Число месяца	Списочная численность работников	В том числе не подлежат включению в ССЧР (п. 81.1 Указаний)	Подлежат включению в ССЧР (гр. 2-гр. 3)
2 (суббота)
3 (воскресенье)
8 (нерабочий праздничный день)
9 (суббота)
10 (воскресенье)
16 (суббота)
17 (воскресенье)
23 (суббота)
24 (воскресенье)
30 (суббота)
31 (воскресенье)

Из таблицы видно, что сумма численности работ­ников списочного состава за все дни марта, подле­жащих включению в среднесписочную численность, равна 135.

Календарное число дней в месяце - 31. Исходя из этого, ССЧР за март составит 4,35 человека (135: 31).

ССЧР за квартал определяется так. Необхо­димо сложить ССЧР за все месяцы работы ор­ганизации в квартале и поделить полученную сумму на три (п. 81.5 Указаний).

Пример 3

За январь - 3 человека;

За февраль - 4,65 человек;

За март - 4,35 человек.

Таким образом, ССЧР за I квартал составит 4 чело­века [(3 + 4,65 + 4,35) : 3].

Для определения ССЧР за период с начала го­да по отчетный месяц включительно необходи­мо сложить ССЧР за все месяцы, истекшие за период с начала года по отчетный месяц вклю­чительно. Затем разделить полученную сумму на число месяцев за период с начала года, то есть соответственно на 2, 3, 4 и т. д. (п. 81 .6 Указаний).

Пример 4

Индивидуальный предприниматель О.П. Лапшин имеет следующие данные о ССЧР:

За январь - 3 человека;

За февраль - 4,65 человек;

За март - 4,35 человек;

За апрель - 6 человек

Таким образом, ССЧР за период с 1 января по 30 апреля составит 4 человека [(3 + 4,65 + 4,35 + 4) : 4].

Отражение в заявлении на получении патента

Индивидуальному предпринимателю, решив­шему применять ПСН, среднюю численность наемных работников необходимо указать в за­явлении на получении патента.

В ней налогоплательщику следует указать:

• информацию о том, что предприниматель­скую деятельность он осуществляет ли­бо с привлечением наемных работников (в т. ч. по договорам гражданско-правового характера), либо без их привлечения;
• среднюю численность привлекаемых наем­ных работников или ноль, если они не при­влекаются.

Необходимо иметь в виду, что субъекты Рос­сийской Федерации вправе устанавливать раз­мер потенциально возможного к получению индивидуальным предпринимателем годового дохода, в том числе в зависимости от средней численности наемных работников.

В комментируемом документе специали­сты финансового министерства полагают, что индивидуальный предприниматель, не при­влекающий при осуществлении на территории субъекта РФ предпринимательской деятель­ности, в отношении которой применяется ПСН, наемных работников, входит в группу “средняя численность наемных работников до 5 человек включительно”.

При расчете численности работников следует руководствоваться постановлением Росстата от 20.11.2006 № 69 (далее — постановление № 69). В нем подробно изложен порядок определения списочной численности состава организации и общей численности всех сотрудников, включая внешних совместителей и тех, кто трудится по гражданско-правовым договорам.

Среднесписочная численность

В основном бухгалтер рассчитывает среднесписочную численность работников. Например, в одном из вариантов расчета доли прибыли, приходящейся на обособленные подразделения, нужно определить удельный вес среднесписочной численности работников (ст. 288 НК РФ). Этот показатель используется также в главах 21 «Налог на добавленную стоимость» (ст. 149 НК РФ), 24 «Единый социальный налог» (ст. 239 НК РФ) и т. д.

Кроме того, возможность сдавать налоговую отчетность в бумажном виде предоставляется исходя из данного критерия. Это определено в статье 80 Кодекса. Напомним, что в 2007 году такое право имеют налогоплательщики, среднесписочная численность работников которых за 2006 год не превышала 250 человек. Это установлено в пункте 6 Федерального закона от 30.12.2006 № 268-ФЗ. С 1 января 2008 года ограничение составит 100 человек. Остальные налогоплательщики должны сдавать налоговые декларации в электронном виде, если иной порядок представления информации, составляющей государственную тайну, не предусмотрен законодательством Российской Федерации.

Ежедневный подсчет работников

Среднесписочная численность работников за период рассчитывается исходя из списочной численности за каждый календарный день по данным табеля учета рабочего времени. (Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 утверждены унифицированные формы № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» и № Т-13 «Табель учета рабочего времени».)

В списочную численность работников за каждый календарный день включаются работники, с которыми заключен трудовой договор и которые выполняют постоянную, временную или сезонную работу один день и более, в частности работающие собственники организации. В списочной численности работников за каждый день учитываются фактически работающие и отсутствующие на работе по какой-либо причине. Это предусмотрено в пункте 88 постановления № 69. Иначе говоря, работник, находящийся в отпуске или командировке, включается в состав списочной численности за эти дни. Работники, в том числе занятые неполный рабочий день, включаются в списочную численность как целая единица. Те, кто в одной организации получают более одной ставки или оформлены как внутренние совместители, также учитываются в списочной численности как один человек (целая единица).

Работники, которые не принимаются во внимание при расчете, перечислены в пункте 89 постановления № 69. Это внешние совместители, сотрудники, выполняющие работу по договору подряда, и т. д.

Работник, состоящий в списочном составе организации и заключивший с ней договор гражданско-правового характера, учитывается в списочной и среднесписочной численности один раз по месту основной работы.

На 31 октября 2007 года в организации числятся работники, с которыми заключен трудовой договор:

— на полный рабочий день — 150 человек. Из них на данный момент 10 человек находятся на больничном, 3 человека направлены в образовательные учреждения для повышения квалификации с отрывом от производства и получают стипендию за счет средств организации, 1 человек совершил прогул;
— на неполный рабочий день — 40 человек;
— надомники — 2 человека.

По договорам подряда трудятся 14 человек. В организации имеется единственный собственник (учредитель), не являющийся ее работником.

Списочная численность на 31 октября 2007 года составит 189 чел. (150 чел. - 3 чел. + 40 чел. + 2 чел.). Работники, направленные на обучение, в данном случае не учитываются (подп. «д» п. 89 постановления № 69).

Обратите внимание: списочная численность работников определяется за каждый календарный день месяца, включая нерабочие праздничные и выходные дни.

Расчет за период

Среднесписочная численность рассчитывается за период. Чтобы определить среднесписочную численность работников за месяц, нужно сначала сложить данные списочной численности за каждый календарный день месяца, а затем полученную сумму разделить на число календарных дней месяца. Например, за октябрь суммируется списочная численность с 1-го по 31-е число, включая выходные дни. Результат делится на 31. Численность показывается в целых единицах.

— женщины, которые находились в отпусках по беременности и родам, лица, находившиеся в отпусках в связи с усыновлением новорожденного ребенка непосредственно из родильного дома, а также в дополнительном отпуске по уходу за ребенком;
— работники, обучающиеся в образовательных учреждениях и находившиеся в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы, а также поступающие в образовательные учреждения, находившиеся в отпуске без сохранения заработной платы для сдачи вступительных экзаменов в соответствии с законодательством РФ.

Кроме того, некоторые категории работников учитываются в расчете среднесписочной численности в особом порядке.

Так, лица, не состоящие в списочном составе и привлеченные для работы по специальным договорам с государственными организациями на предоставление рабочей силы (военнослужащие и лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы), учитываются в среднесписочной численности как целые единицы по дням явок на работу.

Сотрудники списочного состава, которые работают по трудовым договорам неполный рабочий день, на неполной ставке включаются в среднесписочную численность пропорционально отработанному времени. Расчет может осуществляться двумя способами.

Способ 1. Сначала исчисляется общее количество человеко-дней, отработанных такими сотрудниками. Для этого число отработанных человеко-часов в отчетном месяце делится на продолжительность рабочего дня исходя из продолжительности рабочей недели (табл. 1).

Затем определяется средняя численность не полностью занятых работников за отчетный месяц в пересчете на полную занятость. Отработанные человеко-дни следует разделить на число рабочих дней в данном месяце.

Способ 2 (упрощенный). Работники учитываются за каждый рабочий день пропорционально отработанному времени. Полученная величина умножается на число отработанных ими дней и делится на количество рабочих дней в месяце.

В организации, где установлена 40-часовая пятидневная рабочая неделя, числится три сотрудника, занятых неполное рабочее время (табл. 2.).

Таблица 1. Продолжительность рабочего дня

Таблица 2. Время, отработанное сотрудниками в неполные рабочие дни в октябре 2007 года

Рассчитаем среднесписочную численность работников за месяц двумя способами.

Способ 1. За месяц сотрудники отработали в сумме 230 чел.-ч (16 чел.-ч + 76 чел.-ч + 138 чел.-ч). Общее количество — 28,75 чел.-дн. (230 чел.-ч: 8 ч). Средняя численность работников за октябрь равна 1,25 чел. (28,75 чел.-дн. : 23 дн.), где 23 дня — количество рабочих дней в октябре. В целых единицах — 1 человек.

Способ 2. За каждый рабочий день данные сотрудники учитываются следующим образом: А.Н. Иванов как 0,25 чел. (2 ч: 8 ч), В.И. Петров — 0,5 чел. (4 ч: 8 ч), К.Б. Сидоров — 0,75 чел. (6 ч: 8 ч). Затем рассчитываются человеко-дни за месяц: А.Н. Иванов — 2 чел.-дн. (0,25 чел. х 8 дн.), В.И. Петров — 9,5 чел.-дн. (0,5 чел. х 19 дн.), К.Б. Сидоров — 17,25 чел.-дн. (0,75 чел. х 23 дн.).

Средняя численность в целых единицах составит 1 чел. [(2 чел. + 9,5 чел. + 17,25 чел.) : 23 дн.].

Как видим, результат при расчете любым способом одинаков.

Если сотрудники с неполной занятостью отсутствовали на работе (из-за болезни, были в отпуске и т. д.) в рабочие дни, в число отработанных человеко-часов условно включаются часы по предыдущему рабочему дню.

Обратите внимание: к рассматриваемой группе не относятся отдельные категории работников, которым по законодательству положена сокращенная продолжительность рабочего времени. Это, например, работники в возрасте до 18 лет, работники, занятые на работах с вредными условиями труда, женщины, которым предоставлены дополнительные перерывы в работе для кормления ребенка, женщины, работающие в сельской местности, инвалиды I и II групп, а также лица, переведенные на неполное рабочее время по инициативе администрации (без письменного согласия работников). Такие работники учитываются как целая единица.

В ООО «Гамма» по трудовым договорам работают следующие сотрудники:

— полный рабочий день (при 40-часовой пятидневной рабочей неделе) — 10 человек, из них 1 человек с 1 по 14 октября в соответствии с законодательством находился в учебном отпуске без сохранения заработной платы;
— на 0,5 оклада (по 4 часа в день) — 1 человек;
— с сокращенной продолжительностью рабочего времени — инвалид I группы (35 часов в неделю).

Всего в организации числится 12 человек.

В списочную численность за каждый календарный день включаются все сотрудники. При расчете среднесписочной численности с 1 по 14 октября исключается работник, находившийся в учебном отпуске. Сотрудник, которому по законодательству положена сокращенная продолжительность рабочего дня, учитывается для данного показателя как целая единица. Для работника, занятого неполный рабочий день, расчет производится отдельно: 4 ч х 23 дн. : 8 дн. : 23 дн. = = 0,5 чел., где 23 дня — количество рабочих дней в месяце. Учет численности за октябрь 2007 года приведен в табл. 3.

Таким образом, с 1 по 14 октября включительно в среднесписочную численность включается по 10,5 человека, а с 15 по 31 октября — 11,5 человека. Общая сумма составляет 342,5 чел. (10,5 чел. х 14 дн. + 11,5 чел. х 17 дн.). Среднесписочная численность за месяц в целых единицах — 11 чел. (342,5 чел. : 31 дн.), где 31 день — количество календарных дней в октябре.

Таблица 3. Среднесписочная численность работников за октябрь 2007 года

Дата	Списочная численность	В том числе работники		Численность работников с неполной занятостью для расчета среднесписочной численности	Подлежит включению в среднесписочную численность (гр. 2 - гр. 3 - гр. 4 + гр. 5)
		с неполной занятостью	не включаемые в среднесписочную численность

Среднесписочная численность за квартал определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы работы организации в квартале и деления полученной суммы на 3. Аналогично производится расчет за любой период в году.

Допустим, в организации необходимо определить среднесписочную численность работников за 9 месяцев 2007 года. Среднесписочная численность за каждый месяц этого периода приведена в табл. 4.

Среднесписочная численность работников данной организации за 9 месяцев 2007 года составит 177 чел. (1594 чел. : 9 мес.).

Таблица 4. Среднесписочная численность работников по месяцам

Среднесписочная численность работников за год определяется путем суммирования среднесписочной численности за все месяцы этого года и деления полученной суммы на 12.

Организация работает неполный период

Расчет среднесписочной численности работников в организациях, вновь созданных или имеющих сезонный характер работы, производится в аналогичном порядке.

ООО «Альфа» зарегистрировано 25 сентября 2007 года. В табл. 5 приведены данные списочной численности работников с 25 по 30 сентября. Допустим, все работники списочной численности включаются в расчет среднесписочной численности.

При определении среднесписочной численности за сентябрь необходимо полученную сумму разделить на общее число календарных дней в месяце, то есть на 30, независимо от того, сколько дней работала фирма. Среднесписочная численность работников за сентябрь составит 5 чел. (148 чел. : 30 дн.).

Среднесписочная численность за квартал определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за месяцы работы в отчетном квартале и деления полученной суммы на 3.

Воспользуемся условием предыдущего примера и рассчитаем среднесписочную численность за III квартал 2007 года. Она составит 2 чел. (5 чел. : 3 мес.).

Чтобы определить показатель за 2007 год, следует сложить данные за все месяцы работы организации и разделить полученную сумму на 12. Предположим, среднесписочная численность работников ООО «Альфа» составляла в октябре 52 человека, в ноябре — 60 человек, в декабре — 66 человек. Таким образом, среднесписочная численность за год равна 15 чел. [(5 чел. + 52 чел. + 60 чел. + 66 чел.) : 12 мес.].

Средняя численность работников

В некоторых случаях необходимо рассчитать не среднесписочную, а среднюю численность работников. Ограничение по данному показателю установлено для организаций, имеющих право применять упрощенную систему налогообложения (п. 3 ст. 346.12 НК РФ). При расчете единого налога на вмененный доход для некоторых видов деятельности в качестве физического показателя используется количество работников, которое определяется как средняя за каждый календарный месяц численность работающих в организации или у индивидуального предпринимателя (ст. 346.27 НК РФ). Кроме того, одним из критериев отнесения к субъектам малого и среднего предпринимательства является именно средняя численность работников. Ограничения по данному показателю установлены статьей 4 Федерального закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ.

В среднюю численность работников включается (п. 86 постановления № 69):

— среднесписочная численность работников;
— средняя численность внешних совместителей;
— средняя численность работников, выполнявших работы по договорам гражданско-правового характера.

Напомним, что внешнее совместительство — это выполнение работником регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время у другого работодателя. В трудовом договоре обязательно указывается, что сотрудник работает по совместительству (ст. 282 ТК РФ).

Продолжительность рабочего времени при совместительстве не превышает 4 часов в день. В те дни, когда по основному месту работы работник свободен от исполнения трудовых обязанностей, он может работать по совместительству полный рабочий день (смену). В течение одного месяца (или другого учетного периода) продолжительность рабочего времени не должна превышать половины месячной нормы рабочего времени (нормы рабочего времени за другой учетный период), установленной для соответствующей категории работников. Так сказано в статье 284 Трудового кодекса.

Средняя численность внешних совместителей определяется в том же порядке, что и численность работников, занятых неполное рабочее время.

Расчет средней численности лиц, работающих по договорам гражданско-правового характера, аналогичен расчету среднесписочной численности. Эти работники учитываются за каждый календарный день как целые единицы в течение всего периода действия договора независимо от срока выплаты вознаграждения. За выходной или праздничный (нерабочий) день принимается численность работников за предшествующий рабочий день. В расчете не учитываются:

— индивидуальные предприниматели без образования юридического лица, которые заключили с организацией гражданско-правовой договор и получили вознаграждение за выполненные работы и оказанные услуги;
— лица несписочного состава, не заключившие с организацией договоров гражданско-правового характера.

ЗАО «Омега» заключило следующие договоры подряда:

— с работником организации с 8 по 12 октября 2007 года;
— двумя гражданами, не являющимися работниками организации, с 1 по 12 октября и с 8 по 25 октября;
— индивидуальным предпринимателем с 1 по 31 октября.

Работник организации учитывается только в составе среднесписочной численности, индивидуальный предприниматель также не включается в расчет средней численности по договорам гражданско-правового характера.

Таблица 6. Средняя численность работников организации за каждый месяц 2007 года

Месяц	Среднесписочная численность, чел.	Средняя численность, чел.
		внешних совместителей	работающих по гражданско-правовым договорам
За I квартал
За II квартал
За полугодие
Сентябрь
За III квартал
За 9 месяцев
За IV квартал

Таким образом, с 1 по 7 октября и с 15 по 25 октября численность за каждый календарный день составляла 1 человек, с 8 по 12 октября — 2 человека, 13 и 14 октября — 2 человека (в выходные дни численность принимается равной предыдущему рабочему дню), с 26 по 31 октября — 0.

Суммарная численность за месяц — 32 человека.
Средняя численность за месяц составляет 1 чел. (32 чел. : 31 дн.).

Чтобы определить среднюю численность за период, необходимо просуммировать данные по каждому месяцу этого периода и разделить полученную сумму на количество месяцев.

В заключение рассчитаем среднюю численность всех работников организации за период и заполним отчетную форму, которую нужно представить в налоговую инспекцию.

ООО «Дельта» с 2007 года перешло на упрощенную систему налогообложения. В период применения этого спецрежима средняя численность работников фирмы за налоговый (отчетный) период не должна превышать 100 человек.

Данные о численности работников организации приведены в табл. 6.

По итогам I квартала 2007 года средняя численность составила 92 чел. [(262 чел. + 13 чел.) : 3мес.], за полугодие — 98 чел. [(517 чел. + 20 чел. + 50 чел.) : : 6 мес.], за 9 месяцев — 98 чел. [(776 чел. + 22 чел. + + 81 чел.) : 9мес.], за год — 101 чел. [(1065 чел. + 44 чел. + 106 чел.) : 12 мес.]. Фирма утрачивает право применять упрощенную систему налогообложения с октября 2007 года и с IV квартала обязана рассчитывать налоги по общей системе.

Организации до 20 января 2008 года необходимо подать сведения о среднесписочной численности за 2007 год по форме, утвержденной приказом ФНС России от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@. Данный показатель составляет 89 чел. (1065 чел. : 12 мес.). Следовательно, в 2008 году организация вправе сдавать отчетность в налоговые органы на бумажных носителях. Основание — пункт 3 статьи 80 НК РФ.

Сведения, необходимые для заполнения формы, приведены в табл. 7.

Таблица 7 . Данные для заполнения формы

У специалистов, впервые столкнувшихся с этой темой, может возникнуть вопрос, в чем состоит разница между средней численностью и среднесписочной численностью. Во избежание путаницы разберемся в соотношении этих двух понятий.

Численность работников организации

Это важный показатель, отражающий сегмент деятельности организации и показывающий количество трудящихся в ней лиц на определенную дату или период. Он является исходной точкой для определения среднесписочной численности - величины, используемой для статистических целей и налогообложения (когда следует определить ее для конкретного налога, взноса или сбора).

Нормативные акты об определении численности

В рассматриваемой сфере действуют нормы законодательства (преимущественно налогового), а также приказы и инструкции о правилах определения списочной и среднесписочной численности работников для представления этой отчетности в органы статистики.

Остановимся на последних. В их числе:

• действующая до настоящего времени Инструкция по статистике численности и заработной платы рабочих и служащих на предприятиях, в учреждениях и организациях, утв. 17 сентября 1987 г. Госкомстатом СССР (далее - Инструкция);
• Приказы Росстата от 27.08.2014 N 536 , от 03.08.2015 N 357 , от 26.10.2015 N 498 и др.

В приказах также определяется, кто и в какие сроки должен представлять указанную отчетность.

Списочная и среднесписочная численность работников

Численность работников списочного состава — количественный показатель списочного состава, приводящийся на заданную дату, а также в среднем за отчетный период (которым может быть месяц, квартал, год с его начала). Именно усредненный показатель чаще всего необходим для статистических и налоговых целей, а также для определения средней заработной платы, эффективности труда, коэффициентов оборота и других показателей.

Правилам подсчета этой величины посвящен раздел третий Инструкции (пункты 11 — 23) .

В списочную численность включаются все сотрудники организации, которые на определенную дату или период заняты в ней, за некоторыми исключениями. При этом каждый работник учитывается в ней только однажды и как одна единица; включаются туда как фактически работающие лица, так и отсутствующие на работе.

Численность работников списочного состава обязана соответствовать сведениям, содержащимся в табеле учета использования рабочего времени.

Исключаются из списочной численности совместители, лица, работающие по гражданско-правовым договорам, и некоторые другие категории.

К примеру, рассчитать среднесписочную численность работников за отчетный месяц можно так (п. 12):

• во-первых, суммируется численность работников списочного состава за каждый его календарный день (с 1 по 30/31 число, для февраля — по 28/29) вместе с праздничными (нерабочими) и выходными днями;
• во-вторых, полученный результат делится на число календарных дней отчетного месяца.

Некоторые категории работников, включаемые в списочный состав, в среднесписочную численность не входят, например, находящиеся в отпусках по уходу за ребенком (п. 14 Инструкции), что следует учитывать при расчетах.

Средняя численность работников

Этот показатель предписывает отражать в отчетности, в частности, Приказ Росстата от 27.08.2014 N 536 и др., необходим он и для получения организацией льгот по налогообложению.

Согласно п. 13 указаний по заполнению форм (приложение 17 к Приказу) сведения о средней численности работников организации за год, предшествующий отчетному, включают в себя:

• среднесписочную численность работников организации;
• среднюю численность внешних совместителей, работающих в ней;
• среднюю численность работников, трудящихся в ней по гражданско-правовым договорам.

Поэтому, говоря об отличиях средней и среднесписочной численности, можно сказать только о том, что они взаимно необходимы для исчисления друг друга. Порядок определения каждого показателя для разных целей установлен в нормативных актах и приказах Росстата, Федеральной налоговой службы и Минфина РФ.