Помощь: Оформляем доверенность на получение товарно-материальных ценностей

ОФОРМЛЯЕМ ДОВЕРЕННОСТЬ НА ПОЛУЧЕНИЕ ТОВАРНО-МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ

Обоснование оформления доверенностей на получение товарно-материальных ценностей

Если организация получает товарно-материальные ценности по месту нахождения поставщика, то на имя сотрудника, который будет их получать, выписывается доверенность (как правило, доверенность выдается лицам, работающим в организации).

Чтобы правильно оформить доверенность на получение товарно-материальных ценностей, необходимо руководствоваться нормами:

2. Доверенность действительна по «__» _________ 20__ г. Согласно п.4 Инструкции № 17 срок действия доверенности устанавливается в зависимости от возможности получения и вывоза соответствующих ценностей по наряду, счету, накладной или другому заменяющему их документу, но, как правило, не более чем на 15 дней со дня выписки. При получении ТМЦ, расчеты за которые производятся в течение установленного срока, например при систематическом получении продуктов питания для детских учреждений, допускается выдача доверенности на весь календарный месяц.

Пунктом 1 ст.187 ГК установлено, что срок действия доверенности не может превышать 3 лет. Если срок действия доверенности не указан, она сохраняет силу в течение одного года со дня ее совершения.

3. Наименование потребителя и его адрес. Указываются полное наименование потребителя (получателя) ТМЦ в соответствии с его учредительными документами (свидетельством о регистрации), зарегистрированными в установленном порядке, юридический адрес.

4. Наименование плательщика и его адрес, номер счета и наименование банка. Указываются полное наименование плательщика за ТМЦ, его юридический адрес и коммерческие данные (номер расчетного счета и наименование банка). Чаще всего потребитель и плательщик выступают в одном лице, поэтому организация, получающая ТМЦ, может ограничиться тем, что в верхней части доверенности поставит штамп с указанием всех необходимых реквизитов.

5. Доверенность № _______. Указывается порядковый номер документа, присваиваемый в порядке возрастания, как правило, в пределах отчетного года. Регистрация доверенностей производится в хронологическом порядке.

6. Дата выдачи «__» _________ 20__ г. Отражается фактическая дата выписки и регистрации доверенности. В соответствии с п.1 ст.187 ГК доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна.

7. Выдана _______________. Указываются должность, фамилия, имя, отчество должностного лица, получающего ТМЦ.

8. Паспорт (серия, номер, кем выдан, дата выдачи). Указываются данные по гражданскому паспорту получателя ТМЦ. Предприятие-поставщик при отгрузке ТМЦ обязано требовать вместе с доверенностью предъявление паспорта.

Указывается полное наименование поставщика ТМЦ.

В соответствии с п.3 Инструкции № 17 указываются наименование, номер и дата выписки документа, по которому выдаются ТМЦ (договор, заказ, соглашение, накладная и др.).

11. Материальные ценности, единица измерения, количество (прописью). В соответствии с п.3 Инструкции № 17 перечень подлежащих получению ТМЦ на оборотной стороне доверенности составляется в случаях, когда в документе на отпуск ТМЦ (в соглашении и т.п.), указанном на лицевой стороне, не приведены наименования и количество ценностей, подлежащих получению. Незаполненные строки перечня должны прочеркиваться. Если же в документе, по которому выдается ТМЦ, приводятся наименования и количество ТМЦ, подлежащих получению, графы таблицы для перечисления материальных ценностей на оборотной стороне доверенности прочеркиваются.

12. Подпись лица, получившего доверенность ___________, удостоверяем. Лицо, получающее доверенность, ставит свою подпись на доверенности и в журнале регистрации доверенностей. Выдача доверенности без образца подписи лица, на имя которого она выписана, не допускается. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, должен быть согласован с главным бухгалтером и утвержден руководителем организации. Лицам, которые не отчитались в использовании ранее выданных доверенностей, новые доверенности не выдаются.

13. Подписи руководителя предприятия (организации), главного бухгалтера. Согласно п.1 Инструкции № 17 доверенности подписываются руководителем (заместителем руководителя) и главным бухгалтером организации или лицами, ими на то уполномоченными. Право подписи доверенности лицами, уполномоченными на то руководителем и главным (старшим) бухгалтером организации, оформляется приказом. В соответствии с п.5 ст.186 ГК доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами организации. Подпись скрепляется печатью этой организации. Доверенность от имени юридического лица, основанного на собственности Республики Беларусь или собственности административно-территориальной единицы, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером этой организации. Доверенности на получение ТМЦ всеми остальными юридическими лицами могут не подписываться главными бухгалтерами, если иное не закреплено учредительными документами. Подписи обязательно должны быть снабжены расшифровками подписей.

Доверенность может составляться на компьютере. В данном случае следует соблюдать состав перечисленных реквизитов и порядок их оформления.

В зависимости от характера хозяйственных операций и системы обработки данных в первичные учетные документы могут включаться дополнительные реквизиты.

При заполнении доверенностей могут возникать различные ситуации, в которых необходимо индивидуально разбираться с правильностью заполнения.

Ситуация

Все реквизиты в доверенности заполнены при помощи средств ПЭВМ, а наименование товара и его количество прописаны вручную. При получении материалов одна из государственных структур сделала замечание по этому поводу, и доверенность попросили заменить.

Рассмотрим, является ли это нарушением.

В соответствии с п.3 Инструкции № 17 выдача доверенностей, полностью или частично не заполненных, и доверенностей без образцов подписи лиц, на имя которых они выписаны, не допускается. Дополнительно следует обратить внимание на п.9 Инструкции № 17. Согласно указанному пункту отпуск товарно-материальных ценностей предприятиями или организациями (торгующими, снабженческими, сбытовыми и др.) не производится в случае предъявления доверенности, выданной с нарушением установленного порядка ее заполнения или с незаполненными реквизитами.

Таким образом, в предъявляемой поставщику доверенности должны быть заполнены все реквизиты в соответствии с Инструкцией № 17, но в Инструкции № 17 не сказано, каким способом они должны быть заполнены. Поэтому данный вопрос остается без однозначного ответа, проблемным.

Пример оформления и регистрации доверенности на получение товарно-материальных ценностей

Форма бланка доверенности М-2а была утверждена Инструкцией № 17, однако субъекты предпринимательской деятельности до сих пор используют форму, утвержденную постановлением Госкомстата СССР от 28.12.1989 № 241, так как практически они ничем не отличаются.

Следует отметить, что если ранее организациями применялись формы документов, утвержденные постановлением Госкомстата СССР от 28.12.1988 № 241 «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций», то с 1 января 2008 г. они не применяются в соответствии с постановлением Минстата РБ от 26.10.2007 № 359 «О неприменении некоторых постановлений Государственного комитета СССР по статистике».

Используя условные данные, приведем пример оформления доверенности формы М-2а на получение товарно-материальных ценностей:

Порядок регистрации выдаваемой доверенности

При выдаче доверенности назначенный работник бухгалтерии организации регистрирует ее в корешке книжки доверенностей (при использовании доверенности формы М-2) или в журнале «Учет выданных доверенностей» (при использовании доверенности формы М-2а).

В книжке доверенностей до начала выдачи из нее доверенностей должны быть пронумерованы все листы. На последнем листе книжки за подписью главного (старшего) бухгалтера делается надпись: «В настоящей книжке пронумеровано _______ листов» (количество листов указывается прописью).

Если регистрация доверенностей производится в журнале, то его листы также должны быть заранее пронумерованы и прошнурованы. На последнем листе делается надпись:

Форма журнала учета выданных доверенностей (форма М-3) была ранее утверждена постановлением Госкомстата СССР от 28.12.1989 № 241. В настоящее время журнал можно оформить следующим образом:

После регистрации доверенности лицо, которому она выдается, ставит свою подпись в гр.5 корешка книжки доверенностей или в гр.7 журнала учета выданных доверенностей.

Доверенности отдаются поставщику при первом отпуске товарно-материальных ценностей. Если материальные ценности отпускаются частями, то на каждый частичный отпуск составляется накладная с указанием на ней номера доверенности и даты ее выдачи. В этих случаях один экземпляр накладной передается получателю товарно-материальных ценностей, а другой - подкладывается к оставшейся у поставщика доверенности и используется для наблюдения и контроля за исполнением отпуска ценностей согласно доверенности, а также для предъявления счета потребителю.

По окончании отпуска товарно-материальных ценностей доверенность сдается в бухгалтерию вместе с документами на отпуск последней партии ценностей по сдаваемой доверенности.

Лицо, которому выдана доверенность, обязано не позднее следующего дня после каждого получения ценностей (независимо от того, получены товарно-материальные ценности по доверенности полностью или частями) представить в бухгалтерию организации документы о выполнении поручений и о сдаче на склад (в кладовую) или соответствующему материально ответственному лицу полученных им товарно-материальных ценностей. При этом в гр.8 журнала учета выданных доверенностей делается отметка о выполнении поручения.

Неиспользованная доверенность должна быть возвращена на следующий день после истечения срока действия. При этом в корешке книги доверенностей или в гр.8 журнала учета выданных доверенностей делается отметка о возвращении неиспользованной доверенности.

Возвращенные неиспользованные доверенности погашаются надписью: «Не использована» - и хранятся до конца отчетного года у лица, ответственного за их регистрацию. По окончании года такие доверенности уничтожаются по утвержденному руководителем акту соответствующей формы.

Особенности получения ценностей по доверенности

При получении товарно-материальных ценностей по доверенности должны заполняться соответствующие реквизиты в накладных.

Так, согласно п.14 Инструкции по заполнению товарно-транспортной накладной (форма ТТН-1), утвержденной постановлением Минфина РБ от 14.05.2001 № 53, в условиях, когда товарно-материальные ценности принимаются к перевозке лицом по доверенности грузополучателя, принимающий груз должен расписаться за его получение в строке «Груз получил». При этом грузоотправитель указывает, кем выдана доверенность, номер и дату ее выдачи.

В соответствии с п.7 Инструкции по заполнению товарной накладной на отпуск и оприходование товарно-материальных ценностей (форма ТН-2), утвержденной постановлением Минфина РБ от 14.05.2001 № 53, отправитель обязан при заполнении ТН-2 в строке «Кому выданы товарно-материальные ценности» указать должность, фамилию, имя и отчество должностного лица, на которое выписана доверенность на получение товара, номер и дату доверенности.

Поставщик вместе с материальными ценностями должен передать представителю организации-покупателя товаросопроводительные документы (товарную накладную формы ТН-2, товарно-транспортную накладную формы ТТН-1).

Особенности получения ценностей без выписки доверенности

При доставке товаров и материалов предприятиям, торговым и другим организациям отпуск товаров и материалов поставщиками может осуществляться без доверенности. В этих случаях получатель товаров (материалов) обязан сообщить поставщикам образец печати (штампа), которой материально ответственное лицо, получившее завезенный товар (материал), скрепляет в экземпляре сопроводительного документа (накладной, счете и т.п.), остающегося у поставщика, свою подпись о получении названных ценностей (п.11 Инструкции № 17).

Если товар получает руководитель организации, что подтверждается удостоверением руководителя, вместо штампа может быть поставлена печать, поскольку доверенность в этом случае может не выписываться.

Порядок хранения доверенностей

Книжки доверенностей и журналы учета выданных доверенностей хранятся у лица, ответственного за регистрацию доверенностей. Статьей 512 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38, установлено, что книги регистрации доверенностей хранятся 3 года после проведения налоговой проверки.

Что касается срока хранения доверенности на получение товарно-материальных ценностей, то ст.514 названного Перечня предусмотрен такой же срок хранения - 3 года при условии завершения ревизии, после проведения налоговой проверки.

07.08.2008 г.

Наталья Кондакова, кандидат экономических наук, доцент, аудитор

Журнал «Главный Бухгалтер» № 30, 2008 г.

Доверенность приходится как выписывать самим организациям и индивидуальным предпринимателям, так и достаточно часто требовать от контрагентов. В статье, которую подготовили наши коллеги из журнала «Упрощенка», речь пойдет о самых частых заблуждениях, связанных с этим документом

Наверное, не найдется ни одного не то что бухгалтера, но и человека, далекого от учета, который бы никогда не сталкивался с доверенностью. Этот документ представляет собой письменное уполномочие, переданное одним лицом другому для того, чтобы тот совершил определенные действия перед третьими лицами.

В этой статье мы развенчаем семь часто встречающихся у бухгалтеров устойчивых мнений, сложившихся по поводу доверенностей, как на получение ТМЦ, так и для иных действий. Ведь мнения эти не более чем миф.

Если у вас «упрощенка» с объектом доходы Правила оформления доверенностей одинаковы для всех. Поэтому рекомендуем вам ознакомиться с рассмотренными вопросами. Возможно, по каким-то из них вы поменяете свое мнение.

Миф № 1: Получая ценности, любой сотрудник контрагента должен предъявить доверенность

Не секрет, что выдать ТМЦ представителю другой организации можно, только если он предъявит доверенность. Поскольку этот документ подтверждает полномочия данного лица. Однако есть и те, кому доверенность не нужна. Прежде всего это руководитель. Он может совершать любые сделки от имени компании и представлять ее интересы во всех учреждениях со всеми физическими и юридическими лицами. Однако и для руководителя нужен документ, подтверждающий его полномочия. Обратите внимание Без доверенности от имени организации может действовать только ее руководитель. Директор действует на основании устава. Поэтому вместо доверенности для заключения сделок или в иных ситуациях для подтверждения своих полномочий директору стоит иметь при себе один из документов:

— копию устава или выписку из нее;

— копию протокола собрания учредителей или решения участника о его назначении;

— выписку из ЕГРЮЛ.

Это установлено пунктом 2 статьи 69 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и подпунктом 1 пункта 3 статьи 40 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Для всех других работников организации нужна доверенность. Если же они участвуют в какой-либо сделке без этого документа, будет считаться, что они совершают сделку от своего имени, а не от имени организации (п. 1 ст. 183 ГК РФ).

Что же касается бизнеса предпринимателя, то без доверенности может действовать лишь сам предприниматель. Его полномочия подтвердит копия свидетельства о регистрации в качестве ИП.

Миф № 2: Нужно использовать именно унифицированную форму доверенности

Доверенности бывают разными, на различный объем полномочий, поэтому нельзя говорить о том, что они всегда должны быть составлены по унифицированной форме. Генеральная доверенность, например, всегда составляется в свободной форме хотя бы потому, что унифицированного бланка нет. А вот на получение материальных ценностей унифицированные формы доверенностей есть. Это формы № М-2 и М-2а, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а. Бланки этих доверенностей по сути одинаковые, отличие лишь в том, что в форме № М-2 есть корешок. Он нужен, когда организация все выданные доверенности на получение товарно-материальных ценностей учитывает в журнале регистрации. Вести такой журнал или нет, каждый решает сам. Когда доверенностей и людей, которым они выдаются, много, учет целесообразен. Если же подобные операции случаются нечасто, то учет можно и не организовывать. Соответственно и форму доверенности можно выбирать без корешка.

На заметку Доверенности бывают разными В зависимости от того, для каких целей работнику выдается доверенность, в ней можно прописывать разные полномочия. Так, доверенность можно оформить на совершение какого-то конкретного действия, например получить товар у поставщика. Тогда это будет разовая доверенность на конкретную сделку и срок ее действия будет небольшим — несколько дней. Если представитель будет регулярно выполнять однородные действия, ему выдают специальную доверенность. Например, таковой является доверенность на получение в банке документов и наличных денег по чеку. Слово «специальная» — это условное название, писать его на доверенности не обязательно. Третий вид — это генеральная доверенность, которая дает уже повышенный объем полномочий — к примеру, на заключение договоров или управление имуществом. Составляется любая доверенность всегда в одном экземпляре. Максимальный срок, на который она может быть выдана, — три года. Если срок действия не указан, доверенность действует один год (п. 1 ст. 186 ГК РФ).

Иногда организация хочет выписывать доверенность на получение товарных ценностей по своей форме. Нет ли в этом нарушения законодательства? Обратимся к пункту 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 129-ФЗ). Там сказано, что первичные документы принимаются к учету, если составлены по той форме, которая содержится в альбоме унифицированных форм. И только если такой формы нет, можно использовать произвольную.

Однако доверенность на получение ТМЦ, на наш взгляд, нельзя рассматривать как первичный учетный документ. Ведь на ее основании какие-либо хозяйственные операции не оформляются и бухгалтерские проводки не формируются (п. 1 ст. 9 Закона № 129-ФЗ). Доверенность лишь подтверждает полномочия лица на совершение определенных действий. А значит, на нее не распространяются требования Закона № 129-ФЗ об оформлении первичных учетных документов. И любую доверенность можно оформлять по той форме, которая вам удобна.

Миф № 3 Выдавать доверенность можно только работникам

Доверенность можно выдать любому гражданину вне зависимости от наличия с ним трудовых отношений. Главное, чтобы он был дееспособным. Запрет выдавать доверенность несотрудникам действовал в советское время и был установлен абзацем 2 пункта 1 Инструкции Минфина СССР от 14.01.67 № 17. Однако в настоящее время этот документ не действует (приказ Минфина России от 17.01.2012 № 5н).

Обратите внимание! Доверенность можно выписать любому дееспособному гражданину. А Верховный суд РФ своим решением от 06.06.2011 № ГКПИ11-617 подтвердил, что доверенность может быть выдана любому лицу, как работающему в организации, так и не работающему.

Соответственно, если, скажем, за товаром поедет не ваш сотрудник, а водитель транспортной компании, ничто не мешает вам выписать доверенность на его имя.

Миф № 4 Доверенность нужно полностью оформлять либо на компьютере, либо вписывать от руки

Нигде не содержится ограничений по поводу способа оформления доверенности. Значит ее можно заполнять на компьютере, от руки либо комбинированным способом. Кто-то распечатывает доверенность, где уже занесена информация об организации, а данные о поверенном вписываются вручную. Кто-то вообще ставит штамп с реквизитами фирмы. В общем, выписывать доверенность можно тем способом, который вам удобен, она будет действительна.

Миф № 5 Для учета доверенностей нужно вести специальный журнал

Обязанность регистрировать выданные доверенности в специальном журнале была предусмотрена Инструкцией Минфина СССР от 14.01.67 № 17 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности». Однако сейчас этот документ не действует. Поэтому вы можете учет доверенностей не вести. В то же время делать это целесообразно, если на вашем предприятии получение ценностей по доверенности носит массовый характер. Тогда, если вы используете унифицированную форму № М-2а, то все выданные документы лучше регистрировать в журнале.

А вот у формы № М-2 есть отрывной корешок. И в нем как раз и нужно записывать информацию о выданной доверенности. Тогда подшитые корешки уже будут своего рода журналом регистрации доверенностей. Можно скрепить их в виде книжки и пронумеровать листы, а на последнем листе сделать запись за подписью главного (старшего) бухгалтера «В настоящей книжке пронумеровано __ листов».

Памятка Бланки неиспользованных доверенностей нужно хранить в течение пяти лет.

Неиспользованные доверенности возвращаются, о чем также можно сделать запись в корешке книжки доверенностей. На возвращенных доверенностях напишите «Не использовано» и храните их пять лет. Это установлено статьей 412 Перечня типовых управленческих архивных документов, который утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 .

Миф № 6 В доверенности на получение товарных ценностей нужно перечислять все их наименования

На оборотной стороне унифицированных форм № М-2 и М-2а предусмотрены поля для перечисления номенклатуры товаров или материалов, которые доверяется получить. Однако это не означает, что туда необходимо вписывать все наименования, особенно если их много. Как тогда поступить? Напомним, что доверенность выписывают для того, чтобы получить товарно-материальные ценности от конкретного поставщика. Поэтому на лицевой стороне доверенности нужно указать наименования поставщика, а также номер и дату документа, по которому будут получены ценности. От того, как был оформлен этот документ, как раз и зависит, придется ли переписывать все наименования. Ведь если в документе все товарно-материальные ценности, которые предстоит получить, уже указаны, то повторно их записывать на оборотной стороне доверенности не нужно. Можно просто поставить прочерк.

Если же нет (например, доверенность выписывается на основании договора), то придется перечислять в ней наименования товаров. Избежать этого можно, если у вас есть счет для оплаты, где перечислены цены и наименование товаров, которые нужно получить по доверенности. Тогда на лицевой стороне этой доверенности запишите реквизиты этого счета. А поскольку в счете наименования указаны, повторно записывать их на обороте доверенности нет необходимости.

Миф № 7 Доверенность нужна кладовщикам, а бухгалтеру она ни к чему

Это ошибочное мнение. Разумеется, доверенность подтверждает, что за товаром приехал именно представитель покупателя, а не какой-то сторонний человек. То есть без доверенности отдавать товар незнакомому лицу нельзя. Но иногда между организациями налаживаются довольно тесные связи. И ваш кладовщик знает в лицо и по именам многих представителей организаций-покупателей. Может ли он в этом случае выдавать товар без получения от представителя доверенности? Мы не советуем, особенно если у вас объектом налогообложения при упрощенной системе являются доходы минус расходы.

Важное обстоятельство У поставщика доверенность от покупателя на получение товара подтверждает факт его реализации.

Дело в том, что реквизиты доверенности вписываются в соответствующее поле товарной накладной по форме № ТОРГ-12 . То есть наличие доверенности и заполнение указанных полей подтверждает реализацию товара. А для списания в расходы покупной стоимости товаров необходим факт их реализации (подп. 2 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Следовательно, оформленная в надлежащем порядке накладная и доверенность поставщику нужна для налогового учета расходов. Поэтому рекомендуем вам хранить доверенности, которые получены от покупателей, вместе с накладными на отгрузку товаров. Итак, с основными заблуждениями, касающимися доверенностей, мы разобрались. В заключение оформим доверенность на примере.

Пример

Оформление доверенности на получение товаров

ООО «Виктория» применяет УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы. Общество приобрело товары по договору у ООО «Арго», товары оплачены, есть счет на оплату от 26.03.2012 № 307. Оформим доверенность по форме № М-2а на имя менеджера по закупкам Е.П. Савельева.

Вначале укажем наименование организации и срок выдачи — 29 марта 2012 года. Предположим, что доверенность выдается на 10 дней. В графе «наименование потребителя и его адрес» повторим ООО «Виктория» и запишем адрес организации. Так как ООО «Виктория» является и потребителем, и плательщиком, графу «наименование плательщика и его адрес» можно не заполнять. Далее зафиксируем банковские реквизиты. После этого заполним строки, касающиеся личных данных представителя. В графе «наименование поставщика» укажем ООО «Арго», а затем реквизиты счета. В счете указаны конкретные наименования товаров, поэтому на оборотной стороне доверенности будет стоять прочерк. После этого Е.П. Савельев должен расписаться, доверенность подпишут руководитель и главный бухгалтер организации, также нужно поставить печать. Заполненная доверенность приведена ниже.

Статья подготовлена по материалам

Любой предприниматель знает, что получение товара от поставщиков всегда связано с определенным риском. Ведь он не способен самостоятельно заниматься всеми вопросами на фирме. А значит, должен наделить соответствующими полномочиями своих сотрудников. А для этого требуется оформление доверенности на получение ТМЦ.

Что собой представляет доверенность на получение ТМЦ

Итак, сотрудник обязан принять некие товарно-материальные ценности. Но именно доверенность на получение товара дает ему право осуществлять эти действия. Что же это за документ? Он составляется в письменной форме и включает права, а также обязанности сторон. Как и обычная доверенность, это документ выдается одним лицом другому для представления интересов перед третьими лицами.

Относительно же типа документа, то доверенности на получение материальных ценностей 2017 года относят к специальным. Дело в том, что эта бумага дает лицу только одно полномочие – прием определенных ценностей. Доверенное лицо, получая документ, обязуется исполнить свои обязанности. А продавец без этой бумаги не имеет права выдавать физлицу товар.

Выданный документ может оказаться недействительным. И тогда передача товарно-материальных ценностей будет незаконной. Это происходит в следующих случаях:

1. Бланк доверенности пустой или заполнен с ошибками. В документе не должно быть исправлений или зачеркиваний.
2. Бумага не подписана одной из сторон.
3. Продавец получил уведомление, что доверенность больше не действительна.

Условия оформления

Доверенность на получение ТМЦ в 2017 году может выдаваться как покупателю, то есть сотруднику компании, так и продавцу. Что это значит? Так как выдача товара должна осуществляться на основании этой бумаги, то ее могут передать продавцу. Если документ будет заполненный неправильно или его вообще не будет, передача товара будет рассматриваться в суде. И сторонам будет очень тяжело доказать правомерность своих действий.

Есть из этого правила свои исключения. Например, если товарно-материальные ценности передаются на склад заказчика, то оформления доверенности на получение этих ТМЦ не требуется. Это объясняется тем, что любой сотрудник склада по умолчанию является материально-ответственным лицом. И поэтому может заниматься приемкой товара, не имея доверенности.

Важно: факт необходимости в оформлении документа определяется пунктом соглашения, между продавцом и покупателем, о месте передачи ТМЦ.

На кого можно оформить доверенность на получение ценностей? Это может быть любой работник предприятия или постороннее лицо, например, компания, занимающаяся перевозками.

Что касается выдачи доверенности директору компании, то в этом нет необходимости. С юридической точки зрения руководитель выступает от имени организации на основании уставных документов. К тому же, обычно эту бумаги в организации подписывает именно руководитель, так что он не может оформить его на себя. Ему достаточно предъявить любой из документов:

• копию учредительного документа;
• справку из ЕГРЮЛ;
• копию решения о назначении предъявителя директором.

Стандартный – 15 суток, но нередко его увеличивают до 1 месяца. Такой практики, как максимальный срок доверенности, не существует. Причина заключается в том, что условия договора поставки могут в любой момент измениться. Именно поэтому на каждой фирме есть один определенный образец документа, на основании которого при необходимости выписывается доверенность. Не следует забывать, что если срок действия доверенности в самом документе не указан, значит, что он недействителен .

Когда ответственное лицо заканчивает заполнение специального бланка, стороны ставят подписи. После этого он обязательно заверяется печатью организации. Кто еще, кроме руководителя, участвует в оформлении документа? Это доверенное лицо, которое получает бумагу, и главный бухгалтер. В обязанности последнего входит оформление и порядок выдачи доверенностей на получение ценностей, а также инструктаж материально ответственного лица.

Порядок оформления

Как правильно оформить доверенность? Для этого документа были разработаны специальные бланки – М-2 и М-2а. Использование собственных форм не запрещено, но они обязательно должны содержать все реквизиты. Поэтому многие предприятия используют уже готовые бланки. Правила заполнения содержат указание, что все оформленные доверенности обязательно вносятся в специальный журнал регистрации. Хранятся они в течение 5 лет после того, как закончится их срок действия.

Если для заполнения доверенности установленные бланки не используются, то в шапке документа обязательно указывается:

• название фирмы;
• название документа;
• номер, который был дан ему при регистрации;
• дата выдачи (прописью);
• место выдачи.

1. Полное название предприятие и другие данные, например, ОГРН, ИНН и т. д.
2. ФИО и должность лица, которое подписывает документ в качестве руководителя.
3. ФИО и должность лица, на которого оформляется бумага.
4. Список его полномочий.
5. Дата окончания срока действия.
6. Образец личной подписи доверенного лица.

Что касается установленных законом бланков, то какой из них необходимо использовать? Форма Т-2 используется в том случае, когда товарно-материальные ценности нужно получить только один раз. Если же предполагается неоднократное получение ТМЦ, то должен оформляться бланк Т-2а.

На лицевой стороне бланков обязательно содержится следующая информация:

• номер;
• сроки действия;
• данные о сторонах договора о поставке;
• банковский счет плательщика;
• информация о доверенном лице.

На обратной стороне находится специальная табличка. В ней указывается список ТМЦ со всеми деталями, то есть нужно написать количество, единицу измерения и т. д. Те строки таблицы, которые остались пустыми после заполнения, следует перечеркнуть.

Также доверенность на выдачу ТМЦ содержит отрывной корешок, который содержит самую основную информацию. То есть сроки действия документа, данные должностного лица и его подпись, и т. д. Эта часть отрывается и остается у бухгалтера для внесения данных в журнал регистрации.

Журнал содержит следующие строки, необходимые для заполнения:

• номер нового документа;
• дата создания;
• сроки;
• данные доверенного лица и продавца;
• данные бумаги, на основании которой выдается доверенность.

Некоторые фирмы используют электронный способ внесения информации в базу данных. Бланк просто распечатывают, а все данные остаются в программе 1С. Этот метод значительно упрощает процесс оформления бумаги.

Доверенность на получение ТМЦ является важной частью документооборота любого предприятия. Если она составлена неправильно, то теряет свою силу. А значит, что все действия, основанные на доверенности, также являются незаконными. Поэтому при оформлении необходимо быть предельно внимательными и учитывать все нюансы. Заверять бумагу нотариально не требуется. Достаточно использовать печать предприятия, поставить подписи и т.д.

Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть!

Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать - напишите вопрос в форме ниже: