Правительство Российской Федерации уже давно значительно упростило процедуру отправки работников в командировку. Как оформить командировку в 2015 году? Сейчас для бухгалтеров это стало на много проще, так как чиновники отменили ряд документов: отчет о командировке, служебная задача и командировочное удостоверение. В этой статье вы ознакомитесь с изменениями в командировочном документообороте, как это отражается на работе, как бухгалтера, так и кадровика.

Как было раньше

В постановлении № 749 от 13.10.08 Правительства РФ зафиксирован порядок оформления документов для командировки. И до недавнего времени данный документ предусматривал такой документооборот. В первую очередь оформлялось служебное задание, в котором указывалось место командировки, ее время и цель. На основе этого документа создавался приказ об отправке работника в командировку. Приказ служит основанием для составления командировочного удостоверения, в котором в дальнейшем указывались время (дата) реального прибытия и выбытия из пункта назначения. На обосновании приказа, бухгалтерия выдавала работнику под отчет финансы на проживание и проезд, суточные.

Сотрудник, по окончании командировки, за потраченные деньги должен отчитаться (подтверждающие документы и авансовый отчет), а также за исполнение работы (отчет о командировке и записи в командировочном удостоверении).

Каждый шаг командировочного, как видим, был зафиксирован документально, что полностью отвечало требованиям Федерального закона «О бухгалтерском учете». Отметим, что ст. 19 данного закона обязывает любое предприятие проводить внутренний контроль хозяйственно-финансовой деятельности для того, чтобы любой расход подтверждался документально. К тому же документы для налоговых целей не бывают лишними.

Сегодня же законодатель с одной стороны решил упростить работу предпринимателей, освободив их от части документальной волокиты. Но обязательств, которые установлены налоговым и бухгалтерским законодательством, никто при этом не аннулировал. Разберемся же, как оформить командировку в нынешнем году при сложившихся обстоятельствах.

Факты, требующие подтверждения

Как раннее уже говорилось, правительством было отменено 3 документа: отчет о командировке, служебная задача и командировочное удостоверение. В этих документах содержалась информация о том, на какое время, куда и зачем необходимо сотрудника отправить в командировку, а также подтверждал то, что работник действительно находился в месте командировки и реально выполнял свои обязанности.

Теперь, соответственно, эти события хозяйственной деятельности необходимо подтверждать уже иными документами.

Срок командировки

Срок командировки проще всего удостоверить – его видно в проездных документах. Поэтому командировочное удостоверение с отметками о прибытии и отправке, в этой части действительно лишнее. Факт, что всегда необходимо определять по проездным ведомостям, срок командировки подтверждается в Положении о командировках.

Единственная проблема, возникшая в связи с аннулированием командировочного удостоверения – как установить время командировки, если нет проездных документов? К примеру, сотрудник отправился в командировку на своем транспорте. В подобной ситуации срок командировки указывается сотрудником в служебной записке, также необходимо к записке приложить оправдательные документы (кассовые чеки, квитанции, счета, путевой лист и т.д.).

Цель командировки

Данный факт также раннее фиксировался в служебном задании. После того как документ отменили, суть командировки, задание, которое необходимо выполнить не на месте постоянной работы, непосредственно придется указывать в приказе о назначении в командировку.

Стандартная форма приказа об отправке в командировку, к сожалению, не содержит служебного задания. Следовательно, бухгалтеру необходимо составить и у руководителя утвердить дополненную, собственную форму такого приказа, при этом указать цель командировки. По мнению Роструда, не госпредприятия могут использовать формы учетных первичных документов, ими же разработанные самостоятельно.

Кстати, это право можно применить, если в организации по каким-либо причинам нужно сохранить полностью прежний документооборот по оформлению командировки. Предприятие имеет право оформлять и отчеты, и командировочные удостоверения, и служебные задачи. Применять можно как самостоятельно разработанные, так и унифицированные формы. В бухгалтерию обязательно отправлять копию такого приказа. Документ, где указана цель поездки, период командирования, место назначения, поможет бухгалтеру проверить авансовый учет гораздо быстрее.

Выполнение служебного задания

Если есть документ, в котором указано задание для работника, значит должен быть и документ, где ставится отметка о выполнении либо о не выполнении служебной задачи. Ранее таким документом являлся отчет, который рабочий естественно составлял на бланке служебной задачи. Сегодня его отменили, поэтому работодатель не обязан требовать формального отчета.

В этой части как оформить командировку, подход чиновников полнее логичен: ведь сотрудники о своей ежедневной деятельности в месте нахождения предприятия не составляют отчеты. Почему же работа за пределами офиса требует специального отчет? Поэтому если работодатель не потребовал любых объяснений от вернувшегося из командировки сотрудника, свидетельствует, что задание исполнено, так как этого требовалось. Но если не выполнена поставленная задача, то запускается стандартный механизм притягивания рабочего к дисциплинарной ответственности.

Проще говоря, отчет о командировке из простого документа превращается в экстраординарный. Такой документ составляется лишь в том случае, если задание выполнено не полностью, не качественно или же вообще не выполнено.

Документооборот по новым правилам

Как по новым правилам оформить командировку в 2015 году? Для начала руководителем издается приказ или же распоряжение о том, что нужно отправить в командировку сотрудника. В приказе сейчас указывается и цель командировки. Бухгалтерия, на основании распоряжения (приказа) выдает работнику под отчет денежные средства на проживание, на проезд и суточные. По возвращению сотрудник представляет подтверждающие документы и авансовый отчет, на их основании бухгалтерия производит окончательный расчет. Как видим, оформить командировку в 2015 году стало значительно быстрее и легче, чем в прошлые годы. Командировка 2015: оформляем по новым правилам

В 2015 году бухгалтерам существенно облегчили труд по учету командировочных расходов. Изменения в нормативные документы в 2015 году вносились дважды: 8 января и 8 августа. Ряд документов был отменен, новые правила позволяют учитывать расходы по командировкам без лишних бумаг.

Как сейчас вести учет командированных работников, какие документы следует оформлять по новым правилам, читайте в специальной статье экспертов Норматива.

Командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о командировке больше не нужны

8 января 2015 года вступили в силу изменения, внесенные в Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее Положение о командировках). Поправки внесены Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595.

Существенные изменения коснулись пункта 7 Положения о командировках. Ранее срок пребывания в командировке подтверждался командировочным удостоверением. С 08.01.2015 этот документ отменен. Теперь период нахождения в командировке подтверждается проездными документами. Если работник отправился в командировку на личном, служебном или арендованном транспорте, срок нахождения в командировке можно подтвердить путевыми или маршрутными листами, чеками АЗС и т. д.

С 8 января 2015 года утратил силу пункт 6 Положения о командировках. А это значит, что больше не нужно оформлять служебное задание . Документ включал в себя цель поездки, место назначения. Эти сведения подтверждали необходимость командировки. Чтобы у налоговой инспекции не было лишнего повода усомниться в целесообразности командировки, рекомендуем указывать цель и место командировки в приказе.

Пункт 26 Положения о командировках также изложен в новой редакции. Теперь командированные работники не обязаны составлять отчет о выполнении служебного задания. Единственный документ, который обязан представить работник, - авансовый отчет с подтверждающими документами.

Несмотря на то что командировочное удостоверение и служебное задание не обязательны к применению, организации могут их использовать для внутреннего контроля. Такой порядок нужно закрепить в соответствующем локальном акте предприятия. Руководитель организации также может предусмотреть внутренним документом обязательное составление работником отчета о результатах командировки.

Если проезд к месту командировки совершен иным транспортом (поезд, самолет и т. д.), служебная записка не обязательна.

Письменное решение руководителя

Постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771 внесено еще одно изменение. Ранее в Положении о командировках было сказано, что работники направляются в командировки по распоряжению работодателя. Сейчас в нормативно-правовом акте прописано, что распоряжение работодателя должно быть в письменном виде. В Положении о командировках не уточняется форма решения руководителя, поэтому таким решением можно считать и приказ о направлении работника в командировку.

Отменен журнал учета командированных сотрудников

Упразднение обязательного ведения журнала связано с отменой командировочных удостоверений. Правда, удостоверения отменили с января 2015 года, а журнал - только с августа.

Работодатели, которые для удобства и контроля до сих пор используют командировочные удостоверения, могут вести и журнал учета работников, выбывающих в командировку.

Сроки командировки можно подтвердить документами по найму жилого помещения

С августа действует новое правило, которое касается срока командировки. Если проездные документы отсутствуют, срок фактического нахождения работника в командировке подтверждают документы по найму жилого помещения — квитанции (талоны) и другие документы, которые оформлены в соответствии с Правилами предоставления гостиничных услуг.

Если нет ни проездных билетов, ни документов по найму жилья, командированный сотрудник должен написать служебную записку.

Как с 2015 года отчитываться по командировке

С учетом вступивших в силу изменений сотрудник, вернувшись из командировки, должен представить следующие документы:

• авансовый отчет;
• документы о найме жилого помещения либо служебную записку;
• проездные билеты либо служебную записку при командировке на служебном, личном или арендованном транспорте. К служебной записке нужно приложить путевые или маршрутные листы, квитанции, кассовые чеки и т. д.;
• документы, которые подтверждают прочие командировочные расходы (договоры, акты, накладные, чеки и т. д.).

О налоговом учете командировочных расходов читайте в статье «Налог на прибыль и командировки».

Эксперт сервиса Норматив

Рогачева Е.А.

1. Какие поездки сотрудников признаются служебными командировками

2. Что изменилось в порядке оформления служебных командировок в 2015 году.

3. Какими документами оформляется служебная командировка.

Несмотря на огромное количество средств дистанционного общения, без личного присутствия при решении рабочих вопросов иногда просто не обойтись. Поэтому служебные командировки сотрудников практикуются не только в крупных организациях, имеющих филиалы и обособленные подразделения, но и в сравнительно небольших компаниях. При этом, независимо от масштабов организации-работодателя, направление сотрудников в командировки должно быть оформлено по всем правилам. С 2015 года требования законодательства к документальному оформлению служебных командировок несколько смягчились: заполнять командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении стало не обязательно (Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации»). Однако в остальном придется соблюдать установленные нормы. Как оформить командировки сотрудников с учетом указанных изменений, — читайте в статье.

Что признается служебной командировкой

Согласно ТК РФ, служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Место постоянной работы сотрудника определяется трудовым договором с ним, и не всегда оно совпадает с местом расположения самой организации. Поэтому к командировкам относятся, в том числе, следующие служебные поездки работников:

• поездка в обособленное подразделение (представительство, филиал) командирующей организации, которое находится вне места постоянной работы сотрудника;
• поездка из обособленного подразделения, в котором работает сотрудник, в головную организацию;
• поездки дистанционных работников и надомников в головную организацию.

Как следует из самого определения, в служебные командировки могут направляться только сотрудники, с которыми заключены трудовые договоры. Например, поездка, в которую направляется исполнитель по гражданско-правовому договору, не является служебной командировкой. Также командировками не признаются служебные поездки сотрудников, имеющих разъездной характер работы, или работа которых осуществляется в пути (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

! Обратите внимание: При направлении сотрудника в служебную командировку необходимо учитывать ограничения, установленные Трудовым кодексом:

• Нельзя направлять в командировки работников, даже при наличии их согласия, относящихся к следующим категориям (ст. 259, 268 ТК РФ):
  • беременные женщины;
  • работники в возрасте до 18 лет.

• Можно направлять в командировки только с письменного согласия и при отсутствии медицинских противопоказаний работников из следующих категорий (ст. 259, 264 ТК РФ):
  • женщины, имеющие детей до трех лет;
  • работники, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;
  • работники, имеющие детей-инвалидов;
  • работники, осуществляющие уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

Если указанные работники откажутся от командировки, работодатель не вправе командировать их в принудительном порядке. В противном случае работодателя ждет административная ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ за непредоставление гарантий, предусмотренных трудовым законодательством. Для юридических лиц наказание довольно существенное – штраф от тридцати до пятидесяти тысяч рублей. Поэтому выгоднее знать нормы трудового права и не нарушать их.

Документальное оформление служебной командировки

Итак, если поездка сотрудника соответствует рассмотренным критериям служебной командировки, ее необходимо оформить надлежащим образом, чтобы выплаты сотруднику и расходы, связанные с такой поездкой, были обоснованы. Порядок документального оформления служебных командировок, как правило, устанавливается в соответствующем локальном акте, например, в Положении о служебных командировках. Работодатель вправе самостоятельно определять количество и формы необходимых документов в зависимости от масштабов деятельности, организационной структуры и других факторов. Рассмотрим документы, которые обычно используются при оформлении служебных командировок.

1. Служебное задание

С 8 января 2015 года составлять служебное задание для направления работника в служебную командировку и отчет о его выполнении не обязательно (пп. б п. 2 Изменений, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595). Однако если работодатель все-таки решил продолжать использование данного документа, это необходимо прописать в локальном акте, где также устанавливается форма служебного задания: унифицированная (№ Т-10а) или самостоятельно разработанная.

Использовать служебное задание для направления в командировку может быть удобно в организациях с большим количеством структурных подразделений и разветвленной иерархией. Руководитель структурного подразделения составляет служебное задание для направления в командировку подчиненного ему сотрудника, в котором обосновывается необходимость командировки: основание, цель, место назначения, срок. Затем на основании этого документа руководитель организации принимает окончательное решение и издает приказ о направлении в командировку.

Очевидно, что небольшим организациям намного удобнее обходится без оформления служебного задания, поскольку вся информация, содержащаяся в нем, присутствует также и в других документах (например, в приказе о направлении работника в командировку), а сокращение «бумажной работы» позволит ускорить процедуру оформления служебных командировок.

3. Подтверждение фактического срока пребывания в командировке

До изменений в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, вступивших в силу 8 января 2015 года, документом, подтверждающим фактический срок нахождения сотрудника в командировке, было командировочное удостоверение (форма № Т-10). Командировочное удостоверение сотрудник представлял по возвращении из командировки с проставленными отметками о времени прибытия в пункты назначения и убытия из них.

Теперь оформлять командировочное удостоверение не требуется, а фактический срок нахождения сотрудника в командировке подтверждают (п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки):

• проездные документы (авиа-, ж/д- билеты и т.д.), или
• служебная записка с приложенными оправдательными документами (путевой лист, кассовые чеки, квитанции и т.д.) – в случае .

Срок служебной командировки рассчитывается как период со дня выезда сотрудника в командировку по день приезда их нее. При этом днем выезда является день отправления транспортного средства (автобуса, поезда, самолета и т.д.) от места постоянной работы сотрудника, а днем приезда – день прибытия транспортного средства. День отъезда в командировку (прибытия из командировки) определяется по времени отправления транспортного средства: до 24:00 часов включительно – текущие сутки, а после 00:00 часов – следующие сутки (абз. 2 п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

Пример .

Работник едет в командировку на поезде, который отправляется 25 февраля в 23:58. В этом случае первым днем командировки будет 25 февраля, то есть за весь этот день (полный) работнику полагается выплата суточных.

! Обратите внимание: Если место отправления транспортного средства (аэропорт, станция, пристань) находится за пределами населенного пункта, где расположена командирующая организация, то для определения срока служебной командировки, необходимо также учесть время, которое требуется сотруднику, чтобы добраться до аэропорта, станции или пристани (абз. 3 п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

Пример.

Работник отправляется в командировку на самолете, который вылетает 5 марта в 00:30, при этом аэропорт находится за пределами населенного пункта, в котором расположена командирующая организация (место постоянной работы сотрудника). Чтобы добраться до аэропорта, сотрудник выезжает 4 марта в 23:00. В данном случае днем начала командировки является 4 марта, даже несмотря на то, что в билете указана дата 5 марта.

4. Продление срока служебной командировки

В некоторых случаях может возникнуть необходимость продлить первоначально установленный срок служебной командировки. Процедура продления срока командировки законодательно не регламентирована, поэтому работодатели могут самостоятельно ее разработать и закрепить в локальном акте о командировках. В общем случае продление срока служебной командировки включает в себя следующие действия:

• Запрос согласия на продление срока командировки у сотрудников, которые могут быть направлены в служебные командировки только с их письменного согласия;
• Издание приказа о продлении срока служебной командировки (в произвольной форме) с указанием причины такого продления и новой даты окончания командировки;
• Перечисление работнику денежных средств на оплату дополнительных командировочных расходов, связанных с увеличением срока командировки;
• Уведомление работника о продлении срока служебной командировки (например, направление скана приказа о продлении командировки по электронной почте).

5. Отражение служебных командировок в табеле учета рабочего времени

В табеле учета рабочего времени (унифицированная форма № Т-13) необходимо отражать отработанное время всех сотрудников, в том числе и тех, кто направлен в служебные командировки. На основании приказа о направлении в служебную командировку дни командировки отмечаются в табеле буквенным кодом «К» или цифровым кодом «06». Продолжительность отработанного времени в дни командировки не указывается.

! Обратите внимание: Если дни командировки приходятся на выходной или нерабочий праздничный день, то в табеле учета рабочего времени такие дни должны отмечаться кодом «РВ» или «03» (Письмо Роструда от 04.03.2013 № 164-6-1). Либо указываются два кода «РВ» и «К» или «06» и «03» (Письмо Минтруда России от 14.02.2013 № 14-2-291). Главное, чтобы данные табеля учета рабочего времени позволяли правильно рассчитать оплату труда командированного сотрудника: выплаты за рабочие дни командировки в размере среднего заработка (ст. 167 ТК РФ), а также за соответствующие дни командировки (ст. 153 ТК РФ).

6. Ведение журнала учета командированных сотрудников

Работодатели должны вести учет работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, в специальном журнале. Форма журнала и Порядок учета работников, выбывающих в служебные командировки, утверждены Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н в соответствии с п. 8 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки. До тех пор пока такие журналы официально не отменены (как, например, командировочное удостоверение), лучше не пренебрегать их ведением, поскольку при проверке Трудовой инспекцией отсутствие журнала регистрации командированных сотрудников может повлечь административную ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

7. Отчет о выполненном в служебной командировке задании

Как уже говорилось в этой статье, с 8 января 2015 года оформлять служебное задание и отчет о его выполнении не обязательно. Однако отсутствие необходимости представлять письменный отчет о выполненном в командировке задании не освобождает работника от выполнения своих трудовых обязанностей в период командировки. Поэтому за работодателем сохраняется право:

• требовать от работника выполнения в командировке служебного поручения;
• требовать представления результатов выполненной работы, если это предусмотрено служебным поручением. Например, если сотрудник головной организации командирован в обособленное подразделение для проведения процедур внутреннего контроля, то работодатель вправе требовать от него предоставления результатов такого контроля;
• привлекать работника к дисциплинарной ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него в период командировки трудовых обязанностей.

Кроме того, работодатель может предусмотреть оформление отчета о выполненном в командировке задании в локальном акте о командировках, а также самостоятельно разработать форму такого отчета.

С внесением изменений в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации») с 2015 года процедура документального оформления служебных командировок в большей степени регламентируется самим работодателем. Указанные изменения заметно упростили оформление командировок, но, вместе с тем, поставили работодателя перед непростым выбором: какие документы действительно необходимы при оформлении командировок, а без каких вполне можно обойтись? С ответом на этот вопрос Вы, наверняка, уже определились, прочитав статью. А в рассмотрим, какие выплаты положены командированному сотруднику и какие расходы можно отнести к «командировочным». Не пропустите!

Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!

Остались вопросы – задавайте их в комментариях к статье!

Нормативная база

1. Трудовой кодекс РФ
2. Кодекс об административных правонарушениях РФ
3. Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»
4. Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации»
5. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
6. Письмо Роструда от 04.03.2013 № 164-6-1
7. Письмо Минтруда России от 14.02.2013 № 14-2-291

Как ознакомиться с официальными текстами указанных документов, узнайте в разделе

♦ Рубрика: , .

Любая более-менее крупная организация периодически отправляет своих сотрудников в рабочие поездки. Сотруднику полагается в таком случае оплатить его командировочные расходы. Есть ли какие-то особенности в начислении командировочных расходов в 2015 году?

КАК ОПРЕДЕЛИТЬ, ЧТО ОТНОСИТСЯ К КОМАНДИРОВОЧНЫМ РАСХОДАМ В 2015 ГОДУ

Как пишут законодатели в трудовом кодексе, служебная командировка сопровождается выездом сотрудника за пределы места жительства для исполнения рабочих задач. В таком случае организация обязана оплатить сотруднику проживание в чужом городе, а также транспортные расходы и дополнительные расходы на еду и такси, которые неизбежно возникают, когда ты приезжаешь в другой город. Эти дополнительные траты принято называть суточными.

Итак, что относится к командировачным расходам в 2015 году?
- Расходы на проезд / перелет туда и обратно;
- Съем жилых помещений для ночевки и отдыха;
- Суточные (произвольные расходы);
- Оформление требуемых документов таких как виза либо заграничный паспорт;
- Сборы (таможенные, консульские и так далее).

Все расходы должны быть целевыми и подтверждаться соответствующими документами. Если, к примеру, сотрудник позволил себе гостиницу, где уже есть завтрак обед и ужин, то вы имеете право не оплачивать эти расходы, так как на питание вы ему уже выдали суточные. Об этом читайте ниже.

Размер суточных командировочных расходов 2015 устанавливается в самом предприятии и устанавливается или приказом руководителя, трудовым договором или коллективным договором.

РАЗМЕР СУТОЧНЫХ РАСХОДОВ В 2015 ГОДУ В РОССИИ

Максимальный размер суточных в командировке по территории России устанавливается законодательно и составляет 700 рублей. Суточные при командировке за границу не могут превышать 2500 рублей. Если сотруднику выдается больше денег, чем эти нормы, то сверхлимитные платежи будут облагаться налогом (НДФЛ 13%).

Суточные - это как бы расходы, которые предусмотрены на питание. Поэтому их не стоит путать с расходами на проезд и аренду жилья. Суточные обычно выдаются человеку заранее.

ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ КОМАНДИРОВКИ 2015

Обычно при о оформлении командировки оформляется приказ о направлении сотрудника в командировку, командировочное удостоверение и служебное задание. В командировочном удостоверении сотрудник должен проставить печать и подпись на предприятие, на которое он прибыл работать. А если вы едете в командировку на несколько предприятий, то проставить отметки нужно в каждом из них.

После оформления всех необходимых документов, бухгалтерия самостоятельно рассчитает размер командировочных и суточных.

Отмена командировочных удостоверений с 2015 года упростила документооборот (Изменения , утвержденные постановлением Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595). Отправляя работника в служебную поездку, работодатели теперь не тратят время на оформление командировочного удостоверения, составление служебного задания, а работник не обязан представлять отчет о его выполнении. Многим неясно, как применять новый порядок, какой документ заменит служебное поручение, как оформить командировку генерального директора. Рассмотрим эти и другие вопросы.

Шаг 1. Разбираемся, где прописать цель служебной поездки

Раньше мы указывали поручение работнику в служебном задании, которое с 2015 года отменили. Нужно ли теперь составлять какой-либо документ вместо служебного задания или цель поездки достаточно отразить в приказе?

Направляя сотрудника в командировку, нужно зафиксировать цель поездки, чтобы подтвердить ее деловой характер (ст. 166 ТК РФ). До 2015 года цель командировки указывали в служебном задании. В связи с отменой этого документа организация вправе сама решить, какими бумагами она будет подтверждать деловой характер поездки. Наиболее удобно уточнить, для чего сотрудник едет в другой город, в приказе о направлении в командировку и ознакомить с ним работника под роспись.

Если вы не пропишете цель поездки, у налоговой инспекции возникнут сомнения в необходимости командировки и выплаченных сотруднику суточных (абз. 2 п. 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 (далее -Положение № 749)). А значит, появится риск того, что расходы на командировку не получится учесть при расчете налога на прибыль (п. 1 ст. 252 , подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Шаг 2. Узнаем, можно ли, как раньше, выписывать командировочное удостоверение

Руководитель нашей организации не видит альтернативы командировочному удостоверению как документу, подтверждающему срок командировки. Можем ли мы продолжать его выписывать?

Применять командировочное удостоверение, служебное задание и отчет не обязательно, но если ваша организация желает использовать старый порядок документооборота, это нужно закрепить в локальном акте, например в Положении о командировках (ст. 8 ТК РФ). В любом случае имейте в виду, что командировочные удостоверения больше не подтверждают срок служебной поездки . Теперь эту функцию выполняют проездные билеты (п. 7 Положения № 749). Их сотрудник представляет работодателю после возвращения из командировки.

Если сотрудник ездил в поездку на личной машине, он укажет срок командировки в служебной записке (абз. 2 п. 7 Положения № 749 ). По датам на подтверждающих документах, которые он приложит к служебной записке, вы сможете определить маршрут сотрудника. Если вы по-прежнему оформляете командировочное удостоверение, то будьте готовы к тому, что принимающая сторона может и вправе отказаться ставить в нем отметки.

Шаг 3. Выясняем, какие реквизиты должен содержать приказ о командировке

Есть задумка составить собственный бланк приказа о командировке на основе формы № Т-9. Хотим удалить те поля и графы, которые мы никогда не заполняем. Какие реквизиты обязательно нужно оставить?

Вы вправе сами решить, по какой форме составлять приказ о командировке. Сотрудника направляют в командировку на основании распоряжения работодателя (ст. 166 ТК РФ). Такое распоряжение оформляют в виде соответствующего приказа. Документ составляют по унифицированной форме № Т-9 или другому образцу, утвержденному в организации (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ (далее - Закон № 402-ФЗ )).

Если вы решили разработать и применять собственный образец приказа, проследите, чтобы форма содержала обязательные реквизиты (ст. 166 ТК РФ , ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ ). В частности, проверьте, чтобы в образце приказа о командировке присутствовала ссылка в правом верхнем углу формы на приказ руководителя организации об утверждении первичных учетных документов.

В приказе о командировке должно быть : наименование организации, наименование документа и дата его составления, Ф.И.О. работника, его должность и структурное подразделение, место назначения (страна, город, организация). А также срок командировки (количество календарных дней), даты начала и окончания поездки, цель командировки, организация, которая оплачивает командировочные расходы, подпись руководителя организации и работника.

В форме № Т-9 можно (образец ниже):

Исключить коды по ОКУД и ОКПО;
- использовать название «приказ», а не «приказ (распоряжение)»;
- исключить упоминание о служебном задании в строке «Основание (документ, номер, дата)» либо вовсе удалить эту строку.

Шаг 4. Уточняем, кто издает приказ о командировке генерального директора

Генеральный директор планирует отправиться со служебными целями в Европу. Как оформить его командировку с учетом новых правил?

Командировка руководителя организации оформляется по общим правилам (Положение № 749 ) (схема ниже). В первую очередь составьте приказ о командировке (п. 3 Положения № 749 ). В вашем случае генеральный директор издает такой приказ в отношении себя (письмо Роструда от 11 марта 2009 г. № 1143-ТЗ). На основании приказа бухгалтер определит сумму аванса на оплату проезда, проживания и суточных, перечислит ее на зарплатную карту работника (п. 10 Положения № 749 ). Как правило, суточные выплачиваются в рублях, а при направлении в заграничную командировку - в иностранной валюте.

Чтобы закрепить порядок оформления служебных поездок и предупредить возможные ошибки, утвердите в организации Положение о командировках или иной локальный акт (ст. 8 ТК РФ). Пропишите в нем общие правила о командировках, последовательность действий в ситуациях, прямо не урегулированных законом, а также нормы компенсаций расходов на проезд, наем жилья, выплату суточных

Далее факт выезда руководителя отражают в журнале учета работников, выбывающих в командировку (п. 8 Положения № 749 , п. 1 Приложения № 1 к приказу Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н (далее - Приложение № 1, 2)). По возвращении генеральный директор сдает авансовый отчет и подтверждающие документы (п. 26 Положения № 749 ). Поскольку руководитель вернется из загранкомандировки, он дополнительно должен представить ксерокопии загранпаспорта с отметками о пересечении границы (п. 18 Положения № 749 ). Это влияет на размер суточных.

Шаг 5. Заполняем журнал учета командированных работников

Как правильно отразить сведения о командированном работнике в журнале учета? Допустимо ли вносить изменения в эту форму?

Форма журнала учета работников, выбывающих в командировку, установлена Приложением № 2 . Его заполняет сотрудник, ответственный за ведение такого журнала (п. 5 Приложения № 1). В журнале отражают сведения (п. 2 Приложения № 1): Ф. И.О. командированного работника, дату и номер командировочного удостоверения, наименование организации, в которую командируется работник, и пункт назначения.

В связи с отменой командировочных удостоверений в графе «Дата и номер командировочного удостоверения» вы можете поставить прочерк или указать номер приказа о направлении сотрудника в командировку (образец ниже). Другой вариант - исключить указанный реквизит из унифицированной формы журнала и утвердить обновленный образец приказом руководителя организации либо приложением к учетной политике (ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Шаг 6. Определяемся с формой отчета сотрудника о выполненной работе в командировке

Раньше из служебного задания и отчета было видно, для чего работодатель направил сотрудника в служебную поездку и какую работу он там фактически проделал. В каком виде теперь оформлять отчет о работе?

В любом, в зависимости от того, как это предусмотрено локальным актом. Работодатель направляет сотрудника в командировку для выполнения конкретного задания (ч. первая ст. 166 ТК РФ). При этом организация сама определяет, как сотрудник будет доказывать, что ездил в поездку не зря.

На практике сотрудник зачастую отчитывается устно. В подтверждение своих слов он представляет заключенный договор, товарную накладную и др. Если сотрудник по своей вине не исполнил возложенные на него обязанности, вы вправе привлечь его к дисциплинарной ответственности (абз. 2 ч. второй ст. 21). Документ

Поможет вам