СЗВ-М при увольнении сотрудника работодатель обязан выдать ему на руки в последний рабочий день. Это новшество прописано в п. 11 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Мы расскажем, как при этом соблюсти все требования законодательства.

Необходима ли выдача СЗВ-М, если работник уволился?

С мая текущего года все работодатели (организации и ИП) сдают в региональный пенсионный фонд отчет по форме СЗВ-М «Сведения о застрахованных лицах». В этом отчете фиксируются все граждане, с которыми заключены официальные трудовые договоры либо договоры ГПХ.

Таким образом, все, получающие вознаграждение либо заработную плату, либо другие суммы, подлежащие обложению страховыми взносами, будут указаны в этом отчете. Это своеобразный документ, подтверждающий страховой стаж работника.

По новым правилам, этот документ, помимо сдачи в ПФР, необходимо выдавать сотруднику на руки.

ВАЖНО! В законе № 27-ФЗ указано, что справку СЗВ-М нужно выдавать при увольнении сотрудников , при подаче заявления застрахованными лицами при выходе на пенсию, а также ежемесячно вместе со сдачей отчета в контролирующий орган.

При этом нужно получать письменное подтверждение от застрахованного лица, что документ ему действительно передан.

Когда и в каком виде работнику нужно выдать справку СЗВ-М на уволенных?

В копии СЗВ-М при увольнении сотрудника следует указать только его фамилию и его данные. Информацию по другим сотрудникам указывать нельзя, так как она относится к персональным данным и не подлежит разглашению.

В графе 3 вы в обычном порядке укажете тип «исхд», а в графе 4 — информацию по работнику.

Как правило, заполнение отчета в различных учетных программах позволяет сформировать СЗВ-М уволенным сотрудникам на одно застрахованное лицо.

Кроме того, необходимо получить от работника подтверждение о получении отчета на руки. Есть несколько способов сделать это.

1. Можно брать с сотрудников письменное подтверждение. Примерное содержание такое: «Я, Иванов Иван Иванович, подтверждаю, что в соответствии с ст. 11 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ при расторжении трудового договора получил копии СЗВ-М на 15 листах за все время работы».
2. Можно распечатать все СЗВ-М по сотруднику в двух экземплярах и при выдаче попросить сотрудника расписаться на втором экземпляре. Впрочем, если этих экземпляров будет достаточно много, то это довольно затратно по времени.
3. Можно завести журнал по выдаче копий СЗВ-М и брать росписи с работников при выдаче документов, указывая и причину выдачи. Это, наверное, самый простой и действенный способ получить подтверждение.

Больше о составлении справки СЗВ-М для уволенных сотрудников читайте в нашей статье «Составляем выписку из СЗВ-М — образец» Облагались ли до 01.01.2015 страховыми взносами выплаты, не предусмотренные трудовым законодательством, при увольнении работника? Нужно ли было до 01.01.2015 начислять страховые взносы на компенсацию расходов по найму жилья в командировке при отсутствии оправдательных документов?

В деятельности любого работодателя наступает момент, когда сотрудник увольняется. И нередко в небольших компаниях ответственность за все кадровые документы ложится на плечи бухгалтера. Полный список документов при увольнении-2017 разбираем в этой статье.

Расчетный лист

При окончательном расчете работодатель обязан выдать расчетный лист, в котором отражаются начисления, удержания и сумма к выплате (статья 136 ТК РФ РФ).

Трудовая книжка

Необходимость выдачи трудовой книжки закреплена в статье 80 ТК РФ РФ. В трудовой книжке делают запись об увольнении, соответствующую всем требованиям ТК РФ.

В Личной карточке и в Книге учета трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудник расписывается о получении трудовой книжки.

Напомним, что компания не вправе задерживать у себя трудовую книжку ни на один день. В случаи задержки трудовой книжки работодателем, сотрудник имеет полное право обратиться в суд и работодатель будет обязан возместить работнику материальный ущерб, причиненный в результате незаконного лишения его возможности трудиться (статья 234 ТК РФ).

Может получиться так, что сотрудник в день увольнения отсутствует на работе или уклоняется от получения трудовой книжки. В таком случае необходимо составить уведомление и направить его сотруднику. В уведомлении пишут, что сотруднику надо явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправку ее почтой.

Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (статья 84.1 ТК РФ).

Медицинская книжка

Если для исполнения трудовых обязанностей работнику была необходима медицинская книжка, то работодатель также должен ее вернуть.

Справка о сумме заработной платы

Справка имеет чудное краткое название: «Справка о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы, и о количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством Российской Федерации, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации не начислялись».

Спасибо, что дочитали!

Итак, справка выдается в день прекращения работы. Если это невозможно, сотруднику надо направить уведомление о необходимости явиться за ней либо дать согласие на отправление ее по почте. Так же, как с трудовой книжкой.

Необходимость выдачи справки определена пунктом 3 части 2 статьи 4.1 Федерального закона «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» от 29 декабря 2006 г. №255-ФЗ.

С февраля 2017 г. форма справка была изменена. Какие конкретно изменения произошли, «Клерк» писал в .

СЗВ-М

Статьи 11 и 15 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ обязывают работодателя выдавать выписку из СЗВ-М по уволенному сотруднику. Эта форма потребуется бывшему работнику при выходе на пенсию.

СЗВ-СТАЖ

Несмотря на то, что СЗВ-СТАЖ впервые будет сдаваться только в 2018 г., при увольнении сотрудника в 2017 г. необходимо выдать ему выписку из данного отчета. В отчет должны попасть данные только по уволенному сотруднику.

С более подробной информацией о СЗВ-СТАЖ можно ознакомиться в .

Расчет по страховым взносам

В разделе 3 расчета по страховым взносам отражаются персонифицированные сведения о застрахованных лицах.

В день увольнения работодатель обязан выдать выписку из этого раздела с данными по уволенному сотруднику.

За период до 2017 г. данные представляются из 6 раздела формы РСВ-1 ПФР «Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений и страховом стаже застрахованного лица» .

Документы по заявлению сотрудника

По заявлению сотрудника ему выдаются документы, связанные с его работой. Это могут быть:

• 2-НДФЛ (пункт 3 статья 230 НК РФ РФ);
• копии приказа о приеме на работу;
• копии приказов о переводах на другую работу;
• копия приказа об увольнении;
• справка о заработной плате для обращения в центр занятости и т.д.

Штраф за невыдачу документов

Если сотруднику не будут выданы документы в день увольнения, то штраф грозит как организации, так и руководителю.

Для организации размер штрафа составит от 30 000 до 50 000 рублей, а для руководителя - от 1000 до 5000 рублей.

За повторное нарушение размеры штрафа увеличатся и составят:

• для организации - от 50 000 до 70 000 рублей;
• для руководителя - от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет (статья 5.27 КоАП РФ).

Роструд напомнил всем кадровикам и индивидуальным предпринимателям с наемными работниками об обязанности выдавать на руки выписку СЗВ-СТАЖ при увольнении. Неисполнение этой обязанности является грубым нарушением и наказывается крупным штрафом.

Специалисты Роструда напомнили всем работодателям, что они обязаны выдавать в день увольнения своим работникам выписки из формы СЗВ-СТАЖ. Такие требования содержатся в новой редакции статьи 11 . Чиновники отметили, что оформлять такие выписки необходимо также тем гражданам, которые выполняли работы или услуги по договором гражданско-правового характера, в день окончания таких договоров. При этом не имеет значения, попросил гражданин выдать ему такую выписку или нет. С 1 января 2017 года это является обязанностью работодателя. Форма документа утверждена .

Правила оформления выписки СЗВ-СТАЖ

Сведения персонифицированного учета относятся по закону к персональным данным, которые нельзя разглашать в силу статьи 7 . Однако, в отчетную форму СЗВ-СТАЖ входят сведения по всем работникам организации, поэтому, для одного работника необходимо сделать выписку из этого документа с его индивидуальными сведениями. Если в один день увольняются сразу несколько сотрудников, выписки необходимо изготовить индивидуально для каждого. Они составляются в двух экземплярах. На втором экземпляре необходимо получить личную подпись работника о том, что он получил этот документ.

Кроме того, у работников есть право затребовать сведения о стаже в процессе работы. В этом случае на изготовление выписки у работодателя есть пять дней с даты получения соответствующего заявления. В документе обязательно должны быть приведены данные о том, когда работник болел, был в отпуске или выполнял работы по договорам ГПХ.

Хотя прямая ответственность работодателей за невыдачу этой выписки не предусмотрена, специалисты предупреждают, что они могут быть оштрафованы на 50 тысяч рублей, как грубые нарушители требований трудового законодательства.

Нужно ли в 2017 году выдавать сотрудникам при увольнении отчеты СЗВ-СТАЖ? Если нужно, то как заполнять СЗВ-СТАЖ при увольнении? В данной статьей мы разберемся с этими вопросами и приведем заполненный пример отчета СЗВ-СТАЖ, выданного уволившемуся работнику «на руки».

Для чего предназначается отчет

Отчет СЗВ-СТАЖ и порядок его формирования утверждены Постановлением Правления ПФР от 11 января 2017 № 3п. В СЗВ-СТАЖ с типом сведений «исходная» нужно включать всех работников и исполнителей (подрядчиков) по гражданско-правовым договорам. Ежегодно такой отчет нужно передавать органам ПФР не позднее 1 марта года. См. « ».

Органы ПФР, получившие отчеты СЗВ-СТАЖ, будет отслеживать начисление стажа физических лиц для формирования их пенсионных прав.

Три типа отчет

Форма отчета предусматривает, что ее можно составить с одним из трех типовых признаков:

• Тип «исходная» – когда сведения сдаются впервые;
• Тип «дополняющая» – если исходные данные содержали ошибки, которые не позволили разнести данные по лицевым счетам застрахованных лиц;
• Тип «назначение пенсии» – если застрахованному лицу для назначения страховой пенсии нужно учесть данные отчетного периода (года), за который форма СЗВ-СТАЖ еще не подавалась.

Как видно, такого типа сведений как «При увольнении» не существует. Но означает ли это, что форму СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника выдавать ему не нужно? Ответ на этот вопрос нам дает законодательство об индивидуальном (персонифицированном) учете.

СЗВ-СТАЖ – каждому уволенному

Пунктом 2 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ <О персонифицированном учете> установлено, что не позднее 1 марта страхователи обязаны подавать в ПФР отчеты СЗВ-СТАЖ.

НОРМА ЗАКОНА

Страхователь ежегодно не позднее 1 марта года, следующего за отчетным годом (за исключением случаев, если иные сроки предусмотрены настоящим Федеральным законом), представляет о каждом работающем у него застрахованном лице (включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах начисляются страховые взносы) следующие сведения:

• страховой номер индивидуального лицевого счета;
• фамилию, имя и отчество;
• дату приема на работу (для застрахованного лица, принятого на работу данным страхователем в течение отчетного периода) или дату заключения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы;
• дату увольнения (для застрахованного лица, уволенного данным страхователем в течение отчетного периода) или дату прекращения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы;
• периоды деятельности, включаемые в стаж на соответствующих видах работ, определяемый особыми условиями труда, работой в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;
• другие сведения, необходимые для правильного назначения страховой пенсии и накопительной пенсии;
• суммы пенсионных взносов, уплаченных за застрахованное лицо, являющееся субъектом системы досрочного негосударственного пенсионного обеспечения;
• периоды трудовой деятельности, включаемые в профессиональный стаж застрахованного лица, являющегося субъектом системы досрочного негосударственного пенсионного обеспечения;
• документы, подтверждающие право застрахованного лица на досрочное назначение страховой пенсии по старости.

В соответствии с пунктом 4 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ в день увольнения застрахованного лица или в день прекращения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому начисляются страховые взносы, страхователь обязан передать застрахованному лицу сведения, предусмотренные пунктом 2 статьи 11.

Пункт 2 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ говорит о сведениях, которые содержатся в отчетности по форме СЗВ-СТАЖ. Следовательно, в день увольнения работника или в день прекращения договора гражданско-правового характера организация или ИП обязаны выдать застрахованным лица сформированный бланк СЗВ-СТАЖ.

В отчет СЗВ-СТАЖ, в общем случае, нужно включать сведения е по всем застрахованным лицам. В разделе 3 «Сведения о периодах работы застрахованных лиц» физические лица перечисляются списком.

Однако уволенному сотруднику запрещается выдавать отчет, если в нем будут фигурировать данные о других людях. Дело в том, что такая информация относится к персональным данным. А разглашать ее без согласия персональные данные физических лиц – нельзя. Также см. « ». В СЗВ-СТАЖ при увольнении должен быть указан исключительно один человек. Ведь этот отчет касается только его.

Образец заполненного отчета

Предположим, что работник по трудовому договору был занят с 2014 года. Однако он уволился по собственному желанию 18 апреля 2017 года. В день увольнения ему нужно выдать справку СЗВ-СТАЖ. За отчетом о стаже работник обратился в отдел кадров.

В поле «Период работы» раздела 3 отчета бухгалтер покажет временной отрезок с начала 2017 года по дату увольнения: с 01.01.2017 по 18.04.2017.

Как следует из условий нашего примера, сотрудник был занят по трудовому договору с 2014 года. И за весь период работы до даты увольнения на вознаграждения в его пользу начислялись и уплачивались взносы и, как следствие, накапливался страховой стаж. Но почему же тогда в разделе 3 СЗВ-СТАЖ, выданного при увольнении, вы указали только 2017 год? Дело в том, что в пункте 2.3.2 Порядка заполнения СЗВ-СТАЖ, утвержденного Постановлением Правления ПФР от 11 января 2017 № 3п, прямо сказано следующее:
ЕСТЬ ВОПРОС!

Но нужно ли выдавать работнику такие же отчеты за прошедшие годы: 2014, 2015 и 2016 годы? По логике, такие отчеты нужно ему предоставить, чтобы человек получил общее представление об отчислениях за его и стаже за весь период работы. Но как быть тем обстоятельством, что до 2017 году форма СЗВ-СТАЖ еще не действовала?

Или же при увольнении, все же, можно выдать одну форму СЗВ-СТАЖ за весь период работы? Ответов на эти вопросы пока нет. Будем надеяться, что ПФР в скором времени обнародует какие-либо разъяснения на этот счет.

Как передать отчет уволенным

Законодательство не поясняет, каким именно способом отчет СЗВ-СТАЖ при увольнении нужно вручить бывшему сотруднику: лично на руки, по почте или в электронном виде. По нашему мнению – можно использовать любой их этих вариантов. Главное – иметь подтверждение, что отчеты при увольнении были предоставлены. При этом ответственности за невыдачу СЗВ-СТАЖ при увольнении – не предусмотрено.

В последний день работы сотрудника рассчитайтесь с ним и выдайте ему:

• трудовую книжку;
• справку о сумме заработка по форме, утвержденной приказом Минтруда России от 30 апреля 2013 № 182н;
• копии сведений по форме СЗВ-М;
• копию сведений по форме СЗВ-СТАЖ;
• копию раздела 3 расчета по страховым взносам;
• иные документы (по письменному заявлению сотрудника).

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

Обязаны ли организации и ИП выдавать работникам и подрядчикам копии сданного в ПФР отчета о стаже СЗВ-СТАЖ? Если да, то в какой срок нужно это сделать? Требуется ли брать от работника заявление о выдаче копии? Нужно выдавать копию при увольнении. Дадим ответы на эти и другие вопросы.

Отчет о стаже: для кого предназначен

Отчет о стаже предназначен, в первую очередь, для территориальных органов ПФР. Им нужно сдавать расчет по форме СЗВ-СТАЖ (п.2 ст.11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ <О персонифицированном учете>:

• по итогам каждого отчетного периода (года) – не позднее 1 марта;
• в случае выхода работника на пенсию – в течение 3-х календарных дней со дня обращения работника к работодателю. См. « ».

Право работников на копию отчета

Любой работник или исполнитель (подрядчик) по гражданско-правовому договору вправе обратиться (письменно или устно) к работнику за копией сданного в ПФР отчета по форме СЗВ-СТАЖ. Страхователь, в свою очередь, обязан выдать копию такого отчета. Срок выдачи – пять календарных дней с даты, когда человек обратился за такой информацией.

Выдавать копии отчетов СЗВ-СТАЖ всем работникам без их обращения работодатели не обязаны. Аналогичная ситуация и с копиями отчетов СЗВ-М. Их также требуется выдавать только тем, кто обратился за ними. См. « ».

При этом страхователи обязаны выдавать копии сданных отчетов СЗВ-СТАЖ всем работникам и подрядчикам (исполнителям) в день увольнения застрахованного лица или в день прекращения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах либо Федеральным законом от 15 декабря 2001 года № 167-ФЗ “Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации” начисляются страховые взносы. Для выдачи копии в день увольнения или прекращения договора гражданско-правового характера заявление от сотрудника уже не требуется.

Понятно, что выдавать увольняющимся сотрудникам нужно копии уже сданных отчетов СЗВ-СТАЖ. Но за какие периоды выдавать копии? За последний отчетный период, за который был сдан отчет? Или же нужно выдать копии всех отчетов, когда-либо сдававшихся на сотрудников? Ответов на эти вопросы в законодательстве, к сожалению, нет. Поэтому, по нашему мнению, этот вопрос нужно решать по согласованию с сотрудниками. Поинтересуйтесь у них, копии отчетов за какие периоды отчетные периоды (годы) они желают получить.

Как оформить копии для выдачи

Выдавать каждому копию всей формы СЗВ-СТАЖ не нужно. Дело в том, что в отчете СЗВ-СТАЖ содержатся персональные данные всех сотрудников, а показывать их третьим лицам запрещено законодательством о защите персональных данных. Поэтому Каждому сотруднику выдайте выписку из формы СЗВ-СТАЖ, в которой приводятся данные только о конкретном человеке. Если же отчеты СЗВ-СТАЖ вы передаете в ПФР в электронном виде, то для сотрудников эти документы придется распечатать.

Повторимся, что нельзя выдавать сотрудникам всего сданного отчета по всем застрахованным лицам. Тем более, что с 1 июля 2017 года существенно ужесточена ответственность работодателей за нарушения в сфере персональных данных. См. « ».

Имейте в виду

Храните эти выписки из отчетов СЗВ-СТАЖ на каждого сотрудника в электронном виде. В таком случае вы сможете в любой момент распечатать документы. Однако штрафов за то, что не передали сведения сотрудникам, в действующем законодательстве нет. Однако человек может подаст иск в суд о компенсации морального вреда (ст. 151 ГК РФ). Однако, полагаем, что это маловероятно.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .