Физическому лицу при оформлении права на электронную подпись особым удостоверяющим центром выдается сертификат такой подписи. Человек получает при этом два ключа: открытый и закрытый. Посредством закрытого ключа можно быстро генерировать электронную подпись и подписать документ. Открытый ключ иначе называют ключом проверки. Его функция - подтверждение подлинности подписи.

Законодательство различает три вида электронной подписи:

• простую;
• усиленную неквалифицированную;
• усиленную квалифицированную.

Юридическая сила электронной подписи

Закон «Об электронной подписи» устанавливает, что документ в электронной форме, если он подписан посредством простой либо усиленной неквалифицированной электронной подписью, равнозначен документу, оформленному на бумажном носителе, на котором автор поставил собственноручную подпись.

При этом между участниками взаимодействия должно иметься соответствующее соглашение.

Усиленная квалифицированная подпись, которая заверяет электронный документ, будет аналогом не только собственноручной подписи, но и печати на документе. Органы, осуществляющие контрольные функции, могут признавать юридическую силу лишь тех документов, при составлении которых использована квалифицированная электронная подпись.

Где может применяться электронная подпись

Основная сфера применения такой подписи - электронный документооборот. Назначение такого документооборота может быть самым разным: от внутреннего обмена информацией до кадрового или торгово-промышленного.

Электронная подпись нашла широкое применение при составлении отчетности для органов, осуществляющих контрольные функции. При этом метод отправки отчетности значения не имеет. Электронная подпись придает отчетам необходимую юридическую значимость.

Для получения государственных услуг граждане также все чаще используют такой вид удостоверения.

Без электронной подписи в настоящее время не обходятся практически ни одни электронные торги. Такая подпись крайне необходима поставщикам товаров и услуг как на коммерческих, так и на государственных торговых площадках. Электронная подпись гарантирует сторонам в сделках, что они имеют дело с настоящими коммерческими предложениями.

Все чаще данный вид удостоверяющей подписи используется во взаимодействии между физическими лицами. Пример: подписание различных хозяйственных документов (акт приемки-сдачи услуг, договор займа).

Бумажный документ имеет юридическую силу, если на нем есть обязательные реквизиты, собственноручная подпись физического лица и в некоторых случаях печать. А что придает юридическую силу электронному документу?

Что такое электронный документооборот?

Электронный документооборот (или ЭДО) — это обмен документами в электронном виде через интернет, внутреннюю сеть компании или другими способами. ЭДО значительно ускоряет обмен документами и расчеты по сделкам между контрагентами, позволяет экономить на канцелярских и почтовых расходах.

В 2011 году Министерство финансов России узаконило обмен счетами-фактурами в электронном виде с использованием (ЭП; ранее — ЭЦП). Это послужило толчком к распространению юридически значимого электронного документооборота. Электронный документооборот в России регламентируют:

• федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011,
• федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011,
• приказ Минфина России N 174н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи» от 10.11.2015.

Что придает электронному документу юридическую силу?

Документ, созданный на компьютере, или скан бумажного документа еще не являются юридически значимым. Для разных видов документов есть разные гаранты юридической силы.

Формализованные документы

К таким документам относятся счета-фактуры, отчетность, трудовой договор с удаленным сотрудником, опись истребуемых документов. Юридическую силу им придают:

• соответствие формату, утвержденному государством,
• передача документов в соответствии с регламентом,
• квалифицированная электронная подпись (далее — КЭП).

Электронные документы, подписанные КЭП, по умолчанию приравниваются к собственноручно подписанным и обладают юридической силой.

Неформализованные документы

К этой категории относятся все остальные документы: договоры, доверенности, письма и т.д. Государство не регулирует формат этих документов. Придать им юридическую силу можно двумя способами:

1. Подписать . Как и в случае с формализованными документами, КЭП по умолчанию наделяет документ юридической силой.
2. Подписать простой или .

Дополнительно участники ЭДО должны заключить соглашение о взаимном признании юридической силы этих видов электронных подписей (ст. 4 № 63-ФЗ “Об электронной подписи”). В этом соглашении нужно прописать требования к реквизитам, форме и формату документов, виду подписи. Если такое соглашение есть, электронные документы будут считаться юридически значимыми и любая инстанция, включая суды и ФНС, примет их как собственноручно подписанные.

Как подписать документ электронной подписью?

Возможность создать подпись для электронного документа реализована во многих программах:

1. В специализированных системах для электронного документооборота и сдачи отчетности (например, Контур.Диадок, Контур.Экстерн).
2. В различных информационных системах (например, на портале Госуслуг, на электронных торговых площадках).
3. В учетных системах (например, SAP, Oracle, MS Dynamics и других).
4. В компьютерных программах для работы с электронными документами (например, Microsoft Word, PDF).
5. В специальных программах для создания и

Информационные технологии и электронные документы прочно укрепились в нашей с вами повседневной жизни. Иногда мы и не подозреваем, насколько большой объем информации получаем и передаем посредством именно такого взаимодействия.

Говоря об электронных документах, не стоит забывать, что в общем контексте к ним можно отнести любую информацию, любой контент, созданный человеком или полученный при общении и взаимодействии с людьми или системами (стоит обратиться к понятиям «электронное сообщение» и «электронный документ», закрепленным в Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

Однако чем больше электронные документы проникают в нашу повседневную жизнь, тем сильнее мы зависим от них. Сегодня большой объем важной и значимой информации хранится в электронной форме, поэтому к словам классика можно сделать оговорку с учетом новых технологий. Другими словами, только ли куском бумаги можно умертвить современного человека? В настоящей статье мы поговорим о юридической значимости электронных документов.

Понятия юридической значимости и юридической силы документа

Аббревиатура ЮЗЭД (юридически значимый электронный документ) довольно часто употребляется в статьях и докладах об электронном документообороте.

Чем отличается документ, обладающий юридической значимостью? Для этого нам необходимо определить, что такое юридическая значимость документа. Нужное определение дается в стандарте ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (далее — ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Юридическая значимость документа — свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.

Юридическая значимость тесно связана с понятием юридической силы документа, однако необходимо их отличать (об этом мы уже рассказывали в статье «Бумага или двоичный код: испытание на прочность»).

Этим же упомянутым выше стандартом определено понятие юридической силы документа.

Юридическая сила документа — свойство официального документа вызывать правовые последствия.

Как видим, в этом определении речь идет уже не о простом документе, а об официальном. Снова обратимся к стандарту ГОСТ Р 7.0.8-2013.

Официальный документ — документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.

Таким образом, для того, чтобы документ обладал юридической силой, он должен быть официальным и юридически значимым.

Все это в полной мере относится и к электронным документам с той оговоркой, что для придания им юридической силы нужно учесть специфику их формы.

Юридическая сила электронного документа

Юридическая сила документа обеспечивается путем соблюдения ряда правил:

1. Документ оформляется согласно установленному порядку.
2. Содержание документа не противоречит законодательству РФ.
3. Документ подписывается уполномоченным на это лицом.

В случае с электронными документами появляется еще один пункт:

4. Работа с такими документами должна соответствовать установленным законодательством РФ регламентам (актуально для счетов-фактур).

Например, законодательство РФ позволяет нам заключать договоры в электронной форме и подписывать их электронной подписью (далее — ЭП), но с оговоркой на учет при этом требований законодательства в области применения ЭП. Поэтому электронный документ, подписанный простой или неквалифицированной ЭП, не будет обладать юридической силой в случае несоблюдения требований Федерального закона «Об электронной подписи».

Еще один пример можно привести, напомнив о порядке обмена счетами-фактурами в электронной форме. Такой счет-фактура будет обладать юридической силой, то есть породит право налогоплательщика на вычет по НДС только в случае соблюдения требований Приказа Минфина РФ от 10.11.2015 года № 174н. В противном случае налогоплательщик не сможет воспользоваться своим правом, так как не будет порождающего его документа.

Отметим, что сам по себе оператор электронного документооборота в этом случае не столько обеспечивает юридическую значимость документа, сколько выступает одной из обязательных составляющих для ее обеспечения.

Такое вряд ли возможно с бумажными документами, именно поэтому, работая с электронными, необходимо учитывать их специфику и быть внимательными при соблюдении требований закона в этой сфере.

Также нужно отметить, что ряд документов просто нельзя перевести в электронную форму. И хотя законодатель это не запрещает, а иногда даже прямо разрешает, сделать этого нельзя по косвенным причинам (невозможность дальнейшей работы с такими документами, отсутствие регламентации по их хранению и т.д.).

К примеру, кадровые документы. Большая их часть относится к документам длительного и даже постоянного хранения (например, личные дела и карточки хранятся 75 лет). Во-первых, для обеспечения юридической значимости таких документов в электронной форме на протяжении всего срока хранения нужно соблюдать ряд технических условий; во-вторых, документы, требующие неоднократного подписания со стороны, например, работника, удобнее вести на бумаге.

Проблематика

Организации важно обеспечить юридическую силу и «внутренних», и «внешних» электронных документов. В случае возникновения разногласий, спорных ситуаций или судебного разбирательства доказать свою правоту можно лишь с помощью ЮЗЭД (это справедливо для любых электронных документов, а не только для документов субъектов предпринимательской деятельности).

Однако зачастую одним из основных останавливающих факторов в переходе на электронный документооборот для организации становится страх непринятия и подозрительного отношения к таким документам со стороны госорганов и контрагентов.

Более того, именно государство зачастую и выступает инициатором перехода (иногда даже обязательного — как в случае со сдачей налоговой отчетности) на электронный документооборот (например, последние поправки процессуального законодательства. Хотя, как правило, законодатель не бывает озабочен детальным регламентированием работы с электронными документами на протяжении всего их жизненного цикла (от создания до уничтожения), чем порождает множество вопросов и опасений. В любом случае электронные документы — это наша с вами действительность, и с ней необходимо не только смириться, но и использовать во благо.

Изначально кажется, что требований к электронным документам больше и соблюдать их сложнее, нежели работать «на бумаге», но уже в самом начале использования электронного документооборота становится понятно, что это просто дело привычки.

Юридическая сила электронного документа обеспечивается на базе использования электронно-цифровой подписи ЭЦП 1) - механизма, который позволяет доказать, что автор присланного электронного документа на самом деле является именно тем, за кого себя выдает, и что документ не был изменен в процессе доставки. ЭЦП используется в качестве аналога собственноручной подписи или обычной печати в случае юридического лица. ЭЦП добавляется к блоку данных и позволяет получателю блока проверить источник и целостность данных и защититься таким образом от подделки.

Большинство предприятий признают достоинства электронного (безбумажного) документооборота, который имеет следующие преимущества:

· простота внесения изменений в документ;

· возможность помещать в документ не только текст, но и мультимедийные данные 2) ;

· возможность использовать заранее заготовленные формы;

· более высокая скорость передачи информации по большому количеству адресов;

· экономия бумаги;

· более высокая компактность архивов;

· более простой контроль информационных потоков;

· большая скорость поиска и извлечения информации;

· возможность защиты документов от несанкционированного доступа и разграничение прав доступа сотрудников к информации.

Введение электронного документооборота позволяет снизить количество служб, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников и т.п.).

На рис 3.22 показано, насколько сокращается время отдельных этапов работы с документами при замене бумажного процесса на цифровой.

Рис. 3.22. Преимущества электронного документооборота

В условиях электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на перестройку документооборота при изменении внешних условий, например требований по изменению формы отчетности.

Несмотря на то что эффективность электронного документооборота повсеместно признана, полный переход на безбумажные технологии требует решения ряда юридических вопросов, а также вложения средств. Так что на сегодня в России можно встретить все виды документооборота, перечисленные на рис. 3.20.

Еще остались предприятия и учреждения, которые по-прежнему работают в условиях бумажного делопроизводства, большинство используют в организации документооборота компьютеры и локальные сети и лишь незначительный процент использует полностью автоматизированные системы управления электронными документами. В чем причина сложившейся ситуации?

В идеале следствием развития электронного документооборота должны стать полностью безбумажные технологии. Однако сегодня бумажные документы все еще необходимы для соблюдения требований многих норм - налогового законодательства, законодательства о бухгалтерском учете и т.п. Одно из основных назначений документа - это способность удостоверять определенные факты. До последнего времени бумажный документ с необходимыми реквизитами и степенями защиты являлся основным способом доказательства того или иного факта, т.е. представлял юридическую силу. Бумага как материальный носитель обладает недостатком в том смысле, что не позволяет бесследно стирать и записывать новую информацию, однако этот ее недостаток оборачивается достоинством с точки зрения исключения подделки документа. Недаром русская поговорка гласит: что написано пером, того не вырубишь топором.

Иными словами, когда мы получаем документ, на котором стоит подпись на каждой странице и нет следов нарушения поверхности бумаги (т.е. видно, что текст не стирался и не записывался заново), мы можем быть уверены, что этот документ отправлен от лица поставившего подпись и что он не изменялся в процессе доставки.

В принципе современные средства шифрования позволяют обеспечить те же средства удостоверения подлинности документа, что и подпись на бумаге.

Принятый в январе 2002 года Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи" дает организациям возможность создавать системы обмена исключительно электронными документами, при котором электронный документ может выступать в качестве оригинала, не нуждающегося в дублировании твердой копией. Однако на сегодня законность ЭЦП абсолютна только для внутреннего документооборота, где она активно используется, поскольку внутренний документооборот регламентируется генеральным директором.

Таким образом, основной причиной наличия смешанного документооборота является то обстоятельство, что вопрос применения ЭЦП до сих пор не решен на государственном уровне.

Однако обмен документами в электронном виде может использоваться не во всех, а только в некоторых направлениях деятельности организации.

В последнее время все больше крупных организаций и предприятий переходят на ведение документооборота в цифровом виде. Конечно, это очень удобно и позволяет сэкономить значительное количество времени. Но при этом возникает серьезный вопрос: какова юридическая сила ?

От бумажного к электронному документообороту

В 2001 году вступил в силу Федеральный закон, регулирующий применение электронно-цифровой подписи. С этого момента многие организации изменили формат ведения документооборота: из бумажного в цифровой или смешанный. Однако этот закон имеет узкую направленность: он сконцентрирован на юридической силе ЭП в документах и приравнивает ее к собственноручной. При этом общего законодательного акта, который регулировал бы ЭД, в нашей стране пока нет.

В документообороте используется так много видов документов, что прописать каждый из них в законе весьма проблематично. Потому на сегодняшний день цифровой документооборот регулируется косвенно, с помощью нескольких различных законодательных актов. Один из них – Гражданский кодекс РФ, в частности, статья 160. Она предусматривает возможность подписывать документы не только собственноручной подписью, но и любой другой, которая предусмотрена российским законодательством, в том числе и электронно-цифровой.

Юридическая сила бумажного и электронного документов на сегодняшний день признается равной только в тех случаях, когда соблюдены все необходимые реквизиты.

Реквизиты, определяющие юридическую силу

Правовое регулирование деятельности с электронными документами обеспечивается за следующих реквизитов.

• наименование вида документа (кроме писем);
• порядковый номер;
• наименование организации,
• дата регистрации;
• место разработки и подписания;
• электронно-цифровая подпись (на бумажном носителе – это обычная подпись).

Они же придают юридическую силу и документу и на бумажном носителе.

Получить электронно-цифровую подпись можно только в удостоверяющем центре, который зарегистрирован в УФО. Такая подпись эквивалентна собственноручной и обладает аналогичной юридической силой.

Защита корреспонденции

Сам по себе отчет, заявка или распоряжение в электронном виде юридической силы не имеет, так как нет гарантии, что в процессе обработки документ не будет изменен. Кроме того, должным образом не может быть обеспечена конфиденциальность передаваемой информации. Поэтому, имеют ли электронные документы юридическую силу, можно определить по ряду моментов:

• наличие электронно-цифровой подписи, которая получена в установленном законодательством порядке;
• применение электронно-цифровой подписи только сертифицированными средствами телекоммуникаций;
• наличие соглашения между сторонами о применении электронно-цифровой подписи или регламента, в котором прописаны порядок ведения ЭД и применения электронно-цифровой подписи.

Только при соблюдении этих условий можно гарантировать юридическую силу электронного документооборота.

Частные случаи

Не секрет, что значительная часть переписки между коллегами или клиентами осуществляется путем обмена сообщениями по e-mail. Этого может быть вполне достаточно для решения важных вопросов или уточнения информации. Однако в некоторых случаях требуется не просто отправить письмо по электронной почте, но и придать ему статус официального. Возникает вопрос, в данном случае является ли электронное письмо официальным документом.

Большинство крупных российских предприятий и организаций однозначно будут трактовать письмо как официальное. Однако для того, чтобы такое письмо действительно имело статус официального, требуется наличие на нем вышеуказанных реквизитов. Естественно, необходимую юридическую силу такому сообщению придаст наличие электронно-цифровой подписи.

В случае отсутствия таковой могут возникнуть некоторые сомнения в подлинности. Например, Гражданско-процессуальный кодекс делает оговорку, что в качестве доказательств по разбирательствам берутся и цифровые, но требуется их проверка на подлинность. И здесь может возникнуть проблема с установкой личности отправителя. Поэтому двухстороннее соглашение с организацией, с которой ведется электронная переписка, в данном случае было бы очень желательной мерой.

Во избежание судебных разбирательств рекомендуется ведение журнала регистрации корреспонденции, факсов и электронных писем. Это не обязательно, но будет служить дополнительной гарантией прохождения того или иного сообщения. Кроме того, в некоторых организациях применяют смешанную форму документооборота, при которой подписанные бумаги хранятся в архиве, а в работе применяется их оцифрованная версия. Такой подход надежно защитит вашу организацию от различных юридических казусов.

Также надо учесть, что в законодательстве прописано ограничение: электронно-цифровая подпись признается аналогичной собственноручной только в случае, если законодательство не предусматривает наличие того или иного документа в бумажном виде. То есть когда электронно-цифровую подпись невозможно заменить собственноручной.

Что дальше?

Перспектива развития цифрового документооборота ясна. Наличие законодательного акта, который бы четко регулировал , облегчило бы юридические взаимоотношения, а потому в ближайшие годы продолжится активная разработка соответствующего международного и российского законодательства.

Технический прогресс выдвигает новые вызовы, требующие менять традиционные формы работы. В скором времени на электронный документооборот перейдет большинство предприятий социальной сферы, включая образование и здравоохранение. А потому ответом на этот вызов станут законодательно закрепленные нормы верификации цифровых документов.