Учет архивных документов. III. Административные процедуры. Акты проверки наличия и состояния дел с приложением других документов проверки рассматриваются директором архива, который утверждает акт и другие документы и дает распоряжение о дальнейшей работе
Архивоведение и делопроизводство
10 Роль учета: Одним из важнейших направлений деятельности государственных и муниципальных архивов является осуществление государственного учёта архивных документов. Учёт одновременно является средством обеспечения сохранности документов их адресного поиска а также создаёт возможность для разработки и использования информационных справочников. На основе данных учётных документов рассчитываются штатная численность сотрудников архивов площади и оборудование необходимые для хранения документов и осуществляется финансирование.
Учет архивных документов 1.10
Роль учета : Одним из важнейших направлений деятельности государственных и муниципальных архивов является осуществление государственного учёта архивных документов. Учёт одновременно является средством обеспечения сохранности документов, их адресного поиска, а также создаёт возможность для разработки и использования информационных справочников. На основе данных учётных документов рассчитываются штатная численность сотрудников архивов, площади и оборудование, необходимые для хранения документов, и осуществляется финансирование. Учёту подлежат все документы, хранящиеся в архиве; документы АФ РФ, а также документы по личному составу, хранящиеся в организациях источниках комплектования.
Учет архивных документов это установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах;
Учётный документ это документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учёта. Учёт производится путём присвоения архивным документам (единицам хранения/единицам учёта) учётных номеров , являющихся составной частью архивных шифров .
Единица учёта архивных документов это единица измерения количества документов в архиве. Основными единицами учёта документов АФ РФ независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются: архивный фонд и единица хранения. Аудиовизуальные и электронные документы учитываются также по единицам учёта. Неупорядоченные архивные документы (россыпь) учитывается из расчёта 150 листов в одной условной единице хранения.
Государственный учет документов это система учета, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве архивных документов.
Принципы государственного учета архивных документов :
Согласно «Регламенту государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации»
1.централизации (принцип, реализуемый через взаимодействие Федеральной архивной службы России, органов и учреждений ее системы, государственных музеев и библиотек, научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, организацийисточников комплектования архивных учреждений, а также юридических и физических лицсобственников документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации);
2.унификации (принцип, предполагающий соблюдение преемственности учета архивных документов на всех стадиях работы с ними, единства состава, методик составления и ведения учетных документов);
3.динамичности (т.е. своевременного и оперативного внесения изменений в учетные документы или составления новых учетных документов);
4.полноты и достоверности государственного учета. Регламент устанавливает основные виды учетных документов, которые должны составляться в архивных учреждениях, осуществляющих прием и хранение документов и входящих в структуру Федеральной архивной службы РФ (Федерального архивного агентства). В число учетных документов входит: книга учета поступлений документов; списки фондов; описи дел и документов или их разновидности;листы фондов или заменяющие их документы, а также другие учетные документы, на основании которых составляются документы централизованного государственного учета.Согласно Регламенту особому учету подлежат уникальные документы Архивного фонда Российской Федерации.
Централизованный государственный учет система учёта документов АФ РФ в масштабе субъекта РФ и федеральном масштабе, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.
Порядок централизованного государственного учёта документов государственной и негосударственной части АФ РФ был закреплён «Регламентом государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации» 1997 г. К числу документов централизованного государственного учёта были отнесены:
1.паспорт архива на 1 января … г. (составляется в государственном, муниципальном архиве, включает данные о составе и объёме архивных фондов, сведения о справочно-поисковых средствах, условиях хранения);
2 . карточка фонда (основа фондового каталога);
3.сведения об изменениях в составе и объёме фондов на 1 января … г. (составляются на основе карточек фондов архива; на их основе вносятся изменения в фондовые каталоги в органах управления архивным делом субъектов РФ, а затем в Центральный фондовый каталог (ЦФК);
4. паспорт архива организации на 1 декабря … г., хранящей управленческую документацию, кино-, фото-, фонодокументы, научно-техническую документацию (составляется в архиве организации источнике комплектования государственного, муниципального архива, содержащее подобную документацию);
5.паспорт организации, хранящей документы отраслевого фонда на 1 декабря … г. (составляется в архиве организации, хранящей документы АФ РФ депозитарно).
6. Сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования государственных, районных, городских архивов на 1 декабря.... г. (Приложение 6 к Регламенту).
Неотъемлемой частью системы государственного централизованного учёта документов АФ РФ являются Государственный реестр уникальных документов АФ РФ свод национальных раритетов и государственные реестры уникальных документов архивных фондов субъектов РФ.
Работа над созданием Государственного реестра уникальных документов АФ РФ была начата в 1995 г. в соответствии с Федеральной целевой программой по усилению борьбы с преступностью. Участие в формировании Реестра приняли работники федеральных архивов и архивов субъектов РФ. Выявление уникальных документов осуществлялось в государственных архивах, музеях, библиотеках и других хранилищах. Критерии отнесения архивных документов к числу уникальных были определены в «Методических указаниях по определению уникальных документов» (1996 г.). Ведение реестра предусматривалось в традиционном и автоматизированном режимах.
Реестры уникальных архивных документов субъектов РФ создавались параллельно с созданием Госреестра РФ. В региональные реестры были включены архивные документы, не вошедшие в федеральный реестр, но представляющие ценность для духовной, культурной, материальной жизни региона.
Правовая и нормативно-методическая база, регламентирующая учет документов в госархивах и муниципальных архивах Росии 1990х- 2000 х гг.
Изменения, происшедшие в стране, а значит и в отрасли в 1990-е гг. (наличие наряду с государственной негосударственных форм собственности, появление большого количества политических партий и общественных движений, массовая компьютеризация) не могли не сказаться на архивной отрасли и, прежде всего на сфере учёта. В соответствии с «Основами законодательства Российской Федерации «Об архивном фонде Российской Федерации и архивах» 1993 г . АФ РФ был разделён на две части: государственную и негосударственную. Все документы, включенные в состав АФ РФ (государственной и негосударственной части) независимо от места их хранения подлежали учёту. Собственников негосударственной части АФ РФ обязали представлять в государственные и муниципальные архивы сведения по учёту в соответствии с требованиями Росархива.
В 1996 г. приказом Росархива было утверждено «Положение о порядке учёта архивных документов при приватизации государственного и муниципального имущества». В положении, вслед за «Основами» значилось, что документы государственной части АФ РФ не подлежат приватизации, а приватизируемая организация представляет в государственный или муниципальный архив сведения о хранящихся у неё документах, по которым архив даёт своё заключение. Документы приватизируемой организации передаются на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив в упорядоченном состоянии по описям, утверждённым ЭПК архивных органов.
В 1997 в соответствии с основами законодательства был принят «Регламент государственного учета документов АФРФ» для реализации ст. 19 в Основах (Все документы государственной и негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету. Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации устанавливается Государственной архивной службой России.) Регламент состоит из - 1. Общие положения, 2. Порядок централизованного государственного учета документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации. 3. Порядок государственного учета документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации.
В действующем Федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации» 2004 г. хранению и учёту архивных документов посвящена самостоятельная глава 4, в которой обозначено, что независимо от места хранения документов АФ РФ:
В государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук;
В государственных органах, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях и создаваемых ими архивах,
У собственников или владельцев в соответствии с договором с государственным или муниципальным архивом;
В архивах отраслевых фондов - они подлежат государственному учёту.
С 2007 г. порядок и формы учётных документов, в том числе уникальных, установлены «Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» . Они опираются на «Регламент государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации» 1997 г.
В соответствии с Правилами в архиве ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учётные документы. К числу основных (обязательных) документов отнесены:
- Книга учёта поступлений для учёта каждого поступления архивных документов в архив, а также их количества и состава за определённый период, состояния и описания.
Список фондов для регистрации принятых на хранение архивных фондов , их номеров , учёта общего количества .
Лист фонда для учёта количества и состава описей дел фонда, документов, их нумерации, количества и состава архивных документов , состояния их описания, динамики изменения по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксации изменений архивного фонда.
- Лист учёта аудиовизуальных документов для учёта количества аудиовизуальных документов определённого вида при их нефондовой организации, учёта и нумерации их описей, динамики изменений.
- Опись дел, документов для поединичного и суммарного учёта архивных документов, закрепления порядка их систематизации , учёта изменений в составе и объёме архивных документов, включенных в неё.
- Реестр описей дел, документов для регистрации описей дел, документов, учёта их количества и состава .
- Инвентарная книга учёта дел , имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни для поединичного и суммарного учёта состава и состояния таких дел.
- Паспорт архивохранилища (произвольной формы) для суммарного учёта архивных фондов и архивных документов данного архивохранилища.
- Лист учёта и описания уникального документа .
Список фондов, содержащих особо ценные документы.
- Опись особо ценных дел, документов или перечень номеров особо ценных дел (номерник).
Реестр описей особо ценных дел, документов.
- Книга учёта поступлений страхового фонда и фонда пользования.
- Опись страхового фонда.
Дело фонда комплекс документов по истории источника комплектования (фондообразователя) и архивного фонда.
- Лист-заверитель дела для учёта количества листов в деле.
- Внутренняя опись документов дела для дел, в состав которых входят уникальные документы.
В состав вспомогательных учётных документов архива включены: карточки и книги движения фондов, описей дел, документов; книги учёта документов, переданных в другие архивы; книги учёта фондов и документов, выделенных к уничтожению; книги повидового учёта документов; список фондов, содержащих особо ценные документы и др.Архив вправе вести другие вспомогательные учётные документы, которые включаются в схему учёта документов.
Уникальные документы подлежат учёту в Государственном реестре уникальных документов АФ РФ , утверждённом приказом Росархива от 09.10.2001 № 75. На уникальные документы составляются листы учёта и описания уникальных документов. Регламент устанавливает порядок формирования, ведения и использования Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации - общероссийского свода уникальных архивных документов .Государственный реестр ведется Федеральной архивной службой России (Росархивом) в целях централизованного государственного учета уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, обеспечения контроля за их сохранностью, информирования пользователей.Включению в Государственный реестр подлежат уникальные документы независимо от места их хранения и формы собственности. Уникальными являются документы, обладающие выдающимися духовными, эстетическими или документирующими достоинствами, представляющие как таковые особую историческую ценность и общекультурную значимость, единственные в своем роде по содержанию и месту в истории российского государства и общества и невосполнимые при утрате с точки зрения их юридического значения, автографичности и/или внешних признаков. Включение уникальных документов в Государственный реестр осуществляется путем их выявления, описания, экспертизы (оценки) и регистрации в Государственном реестре в порядке, определенном настоящим Регламентом.
Учет документов в государственных, муниципальных архивах и архивах организаций
Определение количества и состава документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска архивных документов, контроля за их наличием и состоянием.
Учету подлежат:
хранящиеся в архиве архивные документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии архивных документов и копии фонда пользования, описи дел и документов;
документы Архивного фонда Российской Федерации, а также документы по личному составу, хранящиеся в источниках комплектования архива.
Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам хранения/единицам учета) учетных номеров, являющихся составной частью архивных шифров.
Архивный шифр (обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения её учета и идентификации) состоит из следующих элементов: сокращенного названия архива (его официальной аббревиатуры) и номеров: архивного фонда, описи дел, документов, единицы хранения, единицы учета.
В архивохранилище государственного архива, организации Российской академии наук назначается работник, ответственный за учет архивных документов архивохранилища.
Учет архивных документов, хранящихся в источниках комплектования архива, осуществляется специальным подразделением архива или возлагается на специально выделенного работника, ответственных за организацию комплектования архива архивными документами.
Учет архивных документов в муниципальном архиве и архивных документов, хранящихся в его источниках комплектования, осуществляют заведующий муниципальным архивом и/или специально выделенный работник.
Записи в учетные документы вносятся только работниками, ответственными за учет.
В архиве разрабатываются порядок и схема учета архивных документов.
Порядок учета архивных документов определяет состав учетных документов и учетных баз данных, ведущихся централизованно и в каждом архивохранилище; закрепляет последовательность выполнения работ по учету. Схема учета архивных документов в графической форме фиксирует порядок учета.
Порядок и схема учета архивных документов в архиве утверждаются приказом руководителя (заведующего) архива(ом).
Основными единицами учета архивных документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются архивный фонд и единица хранения.
Система учетных документов (обязательные и вспомогательные) прописаны выше (они указаны в правилах 2007г.)
Учет копий страхового фонда. Учет поступления и выбытия страховых копий осуществляется на основании заказов на изготовление страховых копий и копий фонда пользования, актов приема-передачи страховых копий на специальное хранение и других актов.
Требования к учетным БД архива: Учетные базы данных (БД) в архиве обеспечивают: информационную поддержку учета; ведение централизованного государственного учета документов в автоматизированном режиме; оперативное представление сведений о наличии в архиве документов того или иного фондообразователя.
Перечень реквизитов учетных БД формируется в соответствии с показателями основных (обязательных) учетных документов архива и определяется специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела.
Учетные БД архива должны быть совместимы с учетными БД соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела.
Особенности учета архивных документов, находящихся в частной собственности, принятых по договору в архив. Учет документов Архивного фонда Российской Федерации, принятых по договору на хранение в архив на основании акта приема-передачи документов на хранение (приложение № 9), осуществляется в основных учетных документах архива с соблюдением следующих особенностей:
1.в книге учета поступлений документов (приложение № 5) указывается собственник или владелец документов (графа 3), номер и дата акта приема-передачи (графа 4), дата подписания договора о передаче и срок действия договора;
2.при включении архивного фонда в список фондов (приложение № 6) к его номеру добавляется индекс "Д" ("договор"), который сохраняется за ним во всех учетных документах и архивных шифрах единиц хранения, единиц учета; в графе "Примечания" списка фондов также указываются собственник или владелец архивных документов, дата подписания и срок действия договора.
Количество архивных фондов, принятых по договору на хранение в архив, указывается отдельной строкой в итоговых записях в списке фондов, книге учета поступлений документов.
Экземпляр договора, заключенный с собственником или владельцем архивных документов, включается в дело фонда.
При выбытии архивных документов архивного фонда, в связи с истечением срока его хранения в соответствии с договором, его номер не может быть присвоен другому архивному фонду.
Принятые по договору на хранение в архив документы Архивного фонда Российской Федерации, находившиеся в частной собственности и на законном основании перешедшие в федеральную собственность, собственность субъекта Российской Федерации или муниципальную собственность, учитываются в основных учетных документах наравне с остальными документами архива. В учетных документах и архивных шифрах единиц хранения, единиц учета индекс "Д" зачеркивается, в графу "Примечания" списка фондов вносятся соответствующие сведения.
Архивные документы, не включенные в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации, в том числе документы по личному составу, принятые по договору на хранение в архив, учитываются отдельно от документов Архивного фонда Российской Федерации. Для их учета ведутся отдельные список фондов, книга учета поступлений документов, а также листы фондов и другие учетные документы.
Проблемы учета документов на современном этапе:
1.проблема пофондового централизованного государственного учета документов АФ РФ в масштабе страны в полном объеме пока не решена (главная причина- низкая эффективность применяемых традиционных учетных технологий, базирующихся на предствавлении хранилищами документов АФ РФ в органы управление архивным делом карточек фордов определенной формы, организуемых соответственно в фондовые каталоги региональных органов управления архивными делом и ЦФК Росархива, необходимость их автоматизации.
2. Состояние автоматизации учета находится в прямой зависимости от обеспеченности соответствующих архивных учреждений компьютерной техникой.- эта проблема по- прежнему остается острой для муниципальных архивов, в которых комп ов недостаточно или они устарели.
3. Вне системы автоматизированного гос.учета остаются архивные док-ты в гос и мун х музеях и библиотеках, организация РАН, а так же в федеральных органах власти и организациях, осуществляющих депозитарное хранение документов АФ РФ в законодательно установленном порядке.
4. не решены вопросы организации широкого использования информационного потенциала ЦФК Росархива.
Правовая база государственного централизованного учета документов Архивного фонда Российской Федерации
Основными документами, регламентирующими государственный учет архивных документов в Российской Федерации, являются:
1. Об архивном деле в Российской Федерации: Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 № 125-ФЗ.
2. Положение об Архивном фонде РФ: утверждено указом Президента РФ от 17.03.1994 № 552.
3. Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации: утверждено приказом Росархива 1997 г. (зарегистрирован Минюстом России 08.07.1997 г. № 1344).
4. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. Утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 г. № 19.
В соответствии с действующим законодательством Российской Федерации государственному учету в составе Архивного фонда Российской Федерации подлежат архивные документы, отнесенные к постоянному хранению после экспертизы ценности документов.
Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации определяется специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
Документы Архивного фонда Российской Федерации учитываются по архивным фондам, коллекциям, единицам хранения.
Основой учета документов Архивного фонда Российской Федерации является единая система регистрации архивных фондов, коллекций, единиц хранения, обеспечивающая организационную упорядоченность, идентификацию и возможность адресного поиска документов. Средством учета документов является присвоение архивных шифров единицам хранения.
В регламенте государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденном приказом Росархива в 1997 г., даны понятия учетных документов, учета архивных документов единицы учета архивных документов.
Под учетом архивных документов понимается установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах.
Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.
Под единицей учета архивных документов понимается единица измерения количества документов в архиве.
Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации основывается на принципах:
– централизации;
– унификации;
– динамичности;
– полноты и достоверности государственного учета.
Учету подлежат:
– хранящиеся в архиве архивные документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии архивных документов и копии фонда пользования, описи дел и документов;
– документы Архивного фонда Российской Федерации, а также документы по личному составу, хранящиеся в источниках комплектования архива;
– уникальные документы (в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации).
Документы Архивного фонда Российской Федерации, хранящиеся в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук, не входят в состав имущества этих архивов, музеев, библиотек и организаций Российской академии наук.
В архиве ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы. Состав и формы основных учетных документов (кроме паспорта архивохранилища) определены «Правилами». Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом самостоятельно.
В состав основных (обязательных) учетных документов архива входят:
– книга учета поступлений документов – для учета каждого поступления архивных документов в архив, количества и состава архивных документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период времени;
– список фондов – для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших;
– лист фонда – для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей дел, документов и их нумерации, количества и состава архивных документов, динамики изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, для фиксации изменений в названии архивного фонда;
– лист учета аудиовизуальных документов – для учета количества аудиовизуальных документов определенного вида при их нефондовой организации; учета и нумерации описей аудиовизуальных документов, динамики их изменений;
– опись дел, документов – для поединичного и суммарного учета архивных документов, закрепления порядка их систематизации, учета изменений в составе и объеме архивных документов, включенных в данную опись;
– реестр описей дел, документов – для регистрации описей дел, документов, учета их количества и состава;
– инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни – для поединичного и суммарного учета состава и состояния таких дел;
– паспорт архивохранилища (произвольной формы) – для суммарного учета архивных фондов и архивных документов данного архивохранилища;
– лист учета и описания уникального документа;
– список фондов, содержащих особо ценные документы;
– опись особо ценных дел, документов или перечень номеров особо ценных дел (номерник);
– реестр описей особо ценных дел, документов;
– книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования;
– опись страхового фонда;
– дело фонда – комплекс документов по истории источника комплектования (фондообразователя) и архивного фонда, ведущихся на каждый архивный фонд, объединенный архивный фонд и архивную коллекцию; при нефондовой организации аудиовизуальных и электронных документов – дело организации- сдатчика документов;
– лист-заверитель дела – для учета количества листов в деле;
– внутренняя опись документов дела – для дел, в состав которых входят уникальные документы.
В состав вспомогательных учетных документов архива входят карточки и книги движения фондов, описей дел, документов, книги учета документов, переданных в другие архивы, книги учета фондов и документов, выделенных к уничтожению, книги повидового учета документов и др.
Архив вправе вести другие вспомогательные учетные документы, которые включаются в схему учета документов.
Вспомогательные учетные документы могут вестись на бумажном и/или электронном носителе.
1. Раскройте основные принципы организации Архивного фонда Российской Федерации.
2. Укажите основные вопросы комплектования архивов России.
3. Расскройте вопросы экспертизы ценности документов Архивного фонда Российской Федерации.
4. Какие нормативные акты определяют порядок хранения документов Архивного фонда Российской Федерации?
5. Укажите порядок хранения архивных документов.
6. Какие основные сроки временного хранения архивных документов определены Федеральным законом «Об архивном деле в РФ»?
7. Назовите причины продления сроков хранения архивных документов.
8. Что составляет правовую базу государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации?
9. Назовите основные учетные документы архива.
Государственному учету подлежат следующие документы:
государственных архивов (федеральных, центральных, краевых, областных, городских, районных);
государственных музеев и библиотек;
научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук (РАН), а также других ведомств;
структурных подразделений организаций, хранящих документы (ведомственных архивов);
негосударственных архивов юридических и физических лиц, отнесенных к составу Архивного фонда РФ на основе соглашения с Росархивом.
Современные правила учета базируются на Регламенте государственного учета документов Архивного фонда РФ, зарегистрированном Министерством юстиции 08 июля 1997 года. Регламент установил требования о порядке и сроках представления учетных сведений учреждений системы Росархива и организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, а также негосударственных организаций, хранящих документы Архивного фонда РФ.
Отношения с собственниками документов негосударственной части Архивного фонда РФ складывались в 1990-е годы непросто. Первоначально по Основам законодательства об Архивном фонде РФ и архивах все документы государственной и негосударственной частей Архивного фонда РФ, независимо от места их хранения, подлежали государственному учету. Это строго обязывало собственника документов представлять сведения о своих документах в Росархив, что выполнялось далеко не всегда. В соответствии с Положением об Архивном Фонде РФ 1994 года собственники документов (негосударственной части Архивного фонда РФ) представляли сведения о своих фондах и документах с целью их государственного учета по запросам ГАФ РФ. В соответствии с Регламентом государственный учет негосударственной части Архивного фонда РФ осуществляется на основе соглашения с Росархивом после отнесения документов к составу Архивного фонда РФ.
Таким образом, собственникам документов предоставляется определенная свобода в определении отношений с Росархивом и выполнение самостоятельной работы по учету документов.
Документы негосударственной части Архивного фонда РФ, переданные собственниками на временное и депозитарное хранение в государственные, районные, городские архивы, государственные музеи и библиотеки, учитываются отдельно от документов государственной части Архивного фонда РФ.
Практически организация учета представляет собой утомительный процесс составления и ведения учетных документов. У некоторых неопытных специалистов при первом знакомстве с обилием учетных показателей возникает "учетофобия" - профессиональное "заболевание" архивистов.
Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.
Все учетные документы делятся на внутренние и централизованного государственного учета и различаются по составу в негосударственных, государственных, ведомственных архивах, архивах РАН, отраслевых фондах, органах управления архивным делом субъектов РФ и Росархиве. Басакина Н.В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности // Секретарское дело. - 2000. - №3.
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Введение
1.3 Учётные документы архива
1.5 Учет страхового фонда
Заключение
Приложения
Введение
Термин "архивоведение" впервые был введен в науку Йозесом Энтоном Эггом в книге """Теоретические идеи архивоведения" в 1804 г. Потребовалось целое столетие, чтобы архивоведение наполнилось содержанием, которое позволило объявить его сложившейся наукой и передвинуть из ранга вспомогательных исторических дисциплин в ряд специальных архивных дисциплин». Наукой архивоведение стало в результате длительного процесса накопления практических навыков по хранению, упорядочиванию и описанию документальных материалов, а также теоретических обобщений по основным процессам архивной работы.
Все хранящиеся в архиве документы (в том числе непрофильные и не включенные в описи) подлежат учету.
Учет документов необходим для обеспечения сохранности и ведения контроля за их наличием; для создания систем оперативного поиска документов, в том числе и с применением персональных компьютеров; для наиболее эффективного использования документов.
Централизация архивного дела создала предпосылки для централизованного учета документов. Установлены единые требования к учетным данным (без чего было бы невозможно их суммирование и обобщение), единая методика учета и единые формы учетных документов.
Состав и объем почти любого комплекса документов (в особенности комплексов, в состав которых входят материалы действующих учреждений), не являются стабильными. Они изменяются по мере приема одних материалов, передачи и выделения к уничтожению других и т; п. Это требует от системы учета динамичности, т. е. способности оперативно отражать все изменения как в объеме, так и в составе документов.
Однако функции учета не ограничиваются вопросами обеспечения сохранности и использования архивных материалов. Учет способствует проведению планомерного комплектования государственных архивов в соответствии с их профилем, а также организации планирования работы архивов и их отчетности.
Учет документов в архиве организаций базируется на четко отработанной и оправдавшей себя системе, на принципах централизации и преемственности. Это значит, что в делопроизводстве в архиве организаций, а затем в государственных архивах применяются единые формы единиц учета (дело) и единые формы учета (опись и др.)
Цель данной работы - дать характеристику единицам учета, основным этапам учета и проверки наличия и состояния архивных документов.
Задачи:
1. Рассмотреть систему организации архивных документов.
2. Проанализировать систему и единицы учета в архивах.
3. Охарактеризовать основные требования к учетным документам в архивах.
4. Рассмотреть основные виды и методику проведения проверок наличия и состояния архивных документов, оформление результатов проверок.
Теоретико-методологической основой для написания работы явились нормативно-правовые документы в области архивного дела, научно-методическая литература.
Структура работы: введение, две главы, заключение, список использованной литературы.
1. Государственный учет и учетные документы архива
1.1 Понятие государственного учета
Государственный учёт документов Государственного архивного фонда - это определение их количества в установленных единицах учёта и отражение этого количества в учётных документах.
Учёт документов государственных архивов является средством обеспечения их сохранности и контроля за их наличием, закрепляет организацию документов по определённым классификационным комплексам, обеспечивает возможность их адресного поиска.
Учёту подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, копии документов страхового фонда и копии фонда использования, а также описи дел.
Учёт документов в государственных архивах строится на основе принципов централизации, преемственности учётных документов на всех стадиях работы (в делопроизводстве, в ведомственном и государственном архивах), динамичности.
Централизация и преемственность учёта достигается строгой регламентацией системы учётной документации, требований к её заполнению; единым методическим руководством.
Динамичность обеспечивается оперативным внесением изменений в учётные документы и периодическим представлением сведений об изменениях в составе и объёме фондов в Центральный фондовый каталог Главного архивного управления при Совете Министров СССР, каталоги главных архивных управлений союзных республик, архивных управлений (отделов) автономных республик, архивных отделов краёв и областей.
Учёт документов в государственных архивах осуществляется централизованно специальным подразделением или специально выделенным сотрудником. В государственных архивах, кроме централизованного учёта, ведётся учёт документов в каждом архивохранилище. Порядок ведения учёта, вспомогательные формы учётной документации, порядок внесения изменений в учётные документы архива, а также передачи соответствующих учётных документов из архивохранилища в подразделение централизованного учёта регламентируются приказом директора архива.
С целью правильной организации учёта в архиве составляется схема учёта, в которой последовательно (в графической форме) отражаются все этапы работы по учёту при приёме (или выбытии) дел, с указанием по каждому этапу где, какие учётные документы и кем заполняются; отражается взаимосвязь централизованного учёта и учёта по архивохранилищам.
Таким образом, учет складывается из следующих этапов:
Подсчета количества документов в архиве;
Регистрация сведений о количестве документов во «внутренних» учетных документах архива;
Заполнение на их основе документов централизованного государственного учета, которые представляются в органы управления архивным делом субъектов федерации;
Составление в органах управления архивным делом сводных документов централизованного государственного учета и представление их в Росархив.
Централизованный государственный учет документов - это система учета, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве архивных документов.
Научный учет документов осуществляется, исходя из следующих принципов Козлов В. П. Российское архивное дело. - М., 1999. - С. 34. :
1) централизации учета - регламентация взаимодействия Федеральной архивной службы с учреждениями, создающими и хранящими документы государственной части АФ РФ, и собственниками документов негосударственной части АФ РФ;
2) унификации учета - преемственность учета архивных документов на всех этапах работы с ними (единство учетных документов);
3) динамичности учета - любое движение документов архива (поступление, выбытие, описание) должно быть своевременно отлажено в учетных формах;
4) полноты и достоверности государственного учета - документы, давно уничтоженные, а также такие, которые, якобы, поступили на комплектование, не должны числиться хранящимися.
Цифры учетных форм должны отражать реальное количество документов в архиве, иначе будет искажена вся статистическая картина отрасли.
Основными единицами учёта являются: архивный фонд, архивная коллекция, единица хранения.
Единицей учета Архивного фонда РФ называется единица измерения количества документов.
Единицами учета Архивного фонда РФ являются Организация учета использования документов в государственных архивах. - М., 1987. - С. 21. :
Архивный фонд (а также приравненная к нему архивная коллекция);
Единица хранения;
Отдельный обособленный документ.
Например: объем документов ЦГАДА (РГАДА) на 1989г. Составляет 1383 фонда и 3 333 104 единицы хранения.
1.2 Организация учета документов Архивного Фонда Российской Федерации
Государственному учету подлежат следующие документы Козлов В. П. Российское архивное дело. - М., 1999. - С. 27. :
- государственных архивов (федеральных, центральных, краевых, областных, городских, районных);
- государственных музеев и библиотек;
- научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, а также других ведомств;
- структурных подразделений организаций, хранящих документы (ведомственных архивов);
- негосударственных архивов юридических и физических лиц, отнесенных к составу Архивного фонда РФ на основе соглашения с Федеральной архивной службой.
Современные правила учета базируются на Регламенте государственного учета документов Архивного фонда РФ, зарегистрированном Министерством юстиции 8 июля 1997 г. Регламент установил требования о порядке и сроках представления учетных сведений учреждений системы Росархива и организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, а также негосударственных организаций, хранящих документы Архивного фонда РФ.
Практически организация учета представляет собой процесс составления и ведения учетных документов.
Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующей поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.
Все учетные документы делятся на внутренние и централизованного государственного учета и различаются по составу в негосударственных, государственных, ведомственных архивах, архивах РАН, отраслевых фондах органах управления архивным делом субъектов РФ и Росархиве.
1.3 Учётные документы архива
Учёт документов в государственном архиве ведётся по основным и вспомогательным учётным документам. Ведение основных учётных документов обязательно для каждого государственного архива. Необходимость ведения вспомогательных учётных документов определяется в каждом государственном архиве руководством архива.
Основными учётными документами в государственном архиве являются:
Книга учёта поступлений документов (Приложение 1) - для учёта каждого поступления документов в архив;
Книга учёта поступлений страхового фонда и фонда пользования (Приложение 2) - для учёта каждого поступления страхового фонда и фонда пользования;
Список фондов (Приложение 3) - для пофондового и количественного учёта фондов (объединённых архивных фондов) - и архивных коллекций, присвоения им номеров по мере поступления в архив;
Список фондов, содержащих особо ценные дела (Приложение 4) - для учёта фондов, содержащих особо ценные документы;
Лист фонда- для фиксации изменений в названии фонда, учёта состава и объёма фонда в целом и по каждой описи, учёта и нумерации описей данного фонда, учёта документов, отражающих изменения в составе и объёме фонда;
Архивная опись (Приложение 5) - для поединичного и суммарного учёта дел;
Опись особо ценных дел (Приложение 6) - для поединичного и суммарного учёта особо ценных дел и дел, содержащих отдельные особо ценные документы;
Опись страхового фонда (Приложение 7) - для поединичного и суммарного учёта единиц хранения страхового фонда копий особо ценных документов;
Реестр описей особо ценных дел (Приложение 8) - для учёта количества описей особо ценных дел;
Инвентарная книга учёта дел, имеющих во внешнем оформлении или в приложении к ним материальные ценности (Приложение 9), - для поединичного и суммарного учёта таких дел;
Паспорт архива - для отражения состояния архива на 01.01. каждого года;
Паспорт хранилища (произвольной формы) - для суммарного учёта фондов, единиц хранения и их состояния в данном хранилище (для хранилищ I-III групп) на 01.01. каждого года;
Сведения об изменении в составе и объёме фондов на 01.01. каждого года.
Кроме того, для учёта количества листов в деле должен иметься лист-заверитель дела (Приложение 10); для учёта документов в деле может быть составлена внутренняя опись документов дела.
Для централизованного государственного учёта документов ГАФ СССР государственными архивами составляется карточка фонда (Приложение 11).
На каждый фонд ведётся дело фонда.
Вспомогательными учётными документами являются реестры описей, карточки и книги учёта движения фондов, описей, дел, книги учёта документов, передаваемых в другие архивы, книги учёта фондов и дел, выделенных к уничтожению, паспорта фондов и др.
Учётные документы ведутся раздельно на документы досоветского и советского периодов. Номера фондов советского периода в архивах, хранящих документы обоих периодов, а также карточки фондов должны иметь букву «Р», отделяемую от цифрового обозначения номера чертой (Р-1, Р-2 и т.д.).
В дело фонда включаются документы по истории фондообразователя и фонда; историческая справка, копия характеристики фонда, составленная для путеводителя или справочника, сведения об использовании фонда, рабочие инструкции по обработке фонда, схема систематизации и другие методические пособия по обработке фонда; старые листы фонда после пересоставления; документы по изменению объёма фондов; акты приёма документов, акты передачи документов, акты об обнаружении, акты о выделении документов, не подлежащих дальнейшему хранению, акты о неисправимом повреждении, материалы проверок наличия, список книг, переданных из фонда в архивохранилище печатных изданий, и другие документы.
Акты и другие документы, фиксирующие изменения в объёме фонда или отдельных единиц хранения, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений в учётные документы. Эти отметки делаются штампом (2Ч10 см) с текстом: «Учтено в …… дата …… подпись».
Делу фонда присваивается номер данного фонда. Все листы в деле фонда должны быть подшиты и пронумерованы.
На документы дела фонда составляется внутренняя опись, дело фонда снабжается заверительной надписью на листе-заверителе.
Если документы, подлежащие включению в дело фонда, находятся в составе сформированных дел, то в дело фонда включается справка с перечислением этих документов и их исковых данных.
Дела фондов хранятся в порядке их номеров. Записи в учётные документы вносятся только сотрудниками, ответственными за учёт.
Все основные учётные документы сосредоточиваются в изолированном помещении, хранятся в сейфах и находятся в ведении главного хранителя или лиц, ответственных за учёт.
По окончании работы сейфы и помещения, в которых находятся учётные документы, должны быть заперты и опечатаны. Учётные документы (кроме описей дел) предназначены для внутриархивного пользования и исследователям не выдаются.
1.4 Учет особо ценных документов
Учёт особо ценных документов ведётся по списку фондов, содержащих особо ценные дела, описям особо ценных дел и реестрам описей особо ценных дел.
Графа 1-я списка фондов служит для учёта количества фондов, содержащих особо ценные дела. Порядковый номер, проставляемый в этой графе, является вспомогательным и в других учётных документах не используется. В графе 2-й за фондами, содержащими особо ценные документы, сохраняются номера фондов по общему списку фондов архива. Графа 3-я заполняется по последнему названию фонда. В графе 4-й указываются номера описей, присвоенные им по листу фонда, в которых содержатся особо ценные документы.
Опись особо ценных дел составляется в 4-х экземплярах по мере их выявления. Опись особо ценных дел может быть заведена на дела одной или нескольких описей в зависимости от количества в них особо ценных дел. Описи особо ценных дел составляются на каждый фонд отдельно. К описи оформляется титульный лист.
Первые экземпляры описей хранятся единым комплектом в порядке номеров фондов, описей. При передаче страховых копий особо ценных дел в спецхранилище поступает экземпляр описи этих дел вместе с первой партией страховых копий.
В опись особо ценных дел дела вносятся строго в порядке номеров описей дел. Если большинство дел по описи являются особо ценными, отдельная опись особо ценных дел не составляется, а копируется имеющаяся опись, и к ней оформляется новый титульный лист и переводная таблица от номера дела к номеру единицы учёта страховой копии.
Графы с 2-й и по 6-ю в описи особо ценных дел заполняются на основании имеющихся в архиве описей дел. Сведения о копировании дел в целях создания страхового фонда (графа 7-я) вносятся в описи особо ценных дел по мере проведения копирования.
В итоговой записи указывается общее количество дел, включённых в данную опись на основании графы 1-й. По завершении копирования всех дел в данной описи в итоговой записи указывается: «Все дела по данной описи скопированы», дата, должности, подписи.
В учётных документах фондов, содержащих особо ценные документы, отметка ОЦ, проставляемая к номеру фонда, номеру описи, является служебной и не входит в шифр фонда, описи, дела.
На фонды, по которым выявление особо ценных дел завершено, составляются дополнительные карточки фондов, которые представляются в Центральный фондовый каталог (ЦФК) Главархива СССР и фондовые каталоги архивных управлений (отделов). На лицевой стороне карточки фонда проставляется штамп «ОЦ», название архива, номер фонда и объём особо ценных дел.
1.5 Учет страхового фонда
За единицу хранения и учёта страхового фонда, подготовленного в виде рулонного микрофильма, принимается физически обособленный рулон микрофильма страхового фонда вне зависимости от количества заснятых на нём фондов, дел, документов. За единицу измерения страхового фонда принимается кадр микрофильма.
Учёт страхового фонда ведётся по книге учёта поступлений страхового фонда и фонда пользования и описям страхового фонда.
Запись в книге учёта поступлений страхового фонда производится по мере поступления микрофильмов вне зависимости от фондовой принадлежности документов, объёма включённых в копию дел или документов, количества страховых копий. По книге поступлений единицам хранения страхового фонда присваиваются порядковые номера. В графе 3-й книги поступлений указываются номер и дата заказа на изготовление копий. Графы 5-я и 6-я заполняются на основе соответствующих пунктов заказа на изготовление копий.
Опись страхового фонда составляется в 3-х экземплярах. Первый экземпляр передаётся со страховыми копиями в специальное хранилище, два остаются в архиве (один - неприкосновенный, второй - рабочий).
В зависимости от конкретных условий описи могут составляться на микрофильмы страхового фонда одного или нескольких фондов. Описи нумеруются валовыми (по архиву) номерами.
В опись страховая копия записывается только один раз. Порядковый номер, присвоенный страховой копии по описи, является её постоянным номером. Нумерация страховых копий в единой описи страховых копий по всему архиву может продолжаться до пятизначного номера, после чего заводится новая опись. Перенумерация страховых копий или присвоение освободившихся номеров копий другим копиям запрещается.
Опись страхового фонда должна иметь годовые разделы, к которым составляются итоговые записи о количестве включённых в раздел единиц хранения страхового фонда и о количестве скопированных дел за год, а также указывается нарастающий итог - общее количество изготовленных кадров и скопированных дел государственного архива.
По окончании записей в описи, а также при делении описи на тома (если страховые копии в спецхранилище передаются частично) в конце описи, тома также делается итоговая запись.
Постоянным шифром единицы хранения страхового фонда являются название архива, номер описи страхового фонда, номер единицы хранения страхового фонда с добавлением индекса «СФ». Шифр проставляется на контрольных кадрах страховой копии, на бланке этикетки на верхней крышке большой кинокоробки и бортах упаковки.
2. Порядок проверки наличия и состояния архивных документов и дел
2.1 Проверка наличия и состояния дел в государственных архивах
Цель проверки наличия и состояния дел в государственных архивах- установить соответствие фактического наличия дел описательным статьям и итоговым записям в описях; выявить поврежденные дела, содержащие документы с затухающими текстами, требующие реставрации, переплета, дезинфекции, перевода на другую основу и" т. п.
Проверка наличия и состояния проводится в архивах в соответствии с утвержденными текущими и перспективными планами, в которых предусматривается проверка материалов всех фондов данного архива.
Проверка проводится строго -по фондам, очередность проверки определяется по спискам и листам фондов, картотекам анализа состояния научно-справочного аппарата.
Периодичность проверки фондов определяется в соответствии со значимостью их материалов. Так, фонды, содержащие уникальные документы, проверяются один раз в 5 лет, фонды I категории - раз в 10 лет, фонды II и III категорий - раз в 20 лет.
В случае стихийных бедствий, массовых перемещений фондов и других обстоятельств, за время которых могут быть утрачены документы, возможно проведение внеочередных единовременных проверок наличия и состояния всех фондов архива либо отдельных комплексов материалов.
Периодически (один раз в год, в квартал) должны проверяться дела, которые в течение предшествующего периода (года, квартала) выдавались из хранилищ.
Проверка проводится u1087 по описям, путем сверки фактического наличия дел с описью. При этом сверяется описательная статья описи (номер дела, номер делопроизводственный, заголовок, крайние даты документов дела, количество листов) с описанием дела на его обложке. Физическое состояние определяется путем визуального осмотра дела.
Все обнаруженные в ходе проверки недостатки (отсутствие дел, технические ошибки в подсчете, ошибки в описании, физические повреждения) вносятся в лист проверки наличия и состояния дел. Лист проверки заполняется непосредственно в ходе проверки на каждую опись отдельно. Если фонд небольшой, допускается составление единого листа на все описи. Листы проверки наличия нумеруются по порядку номеров в пределах каждой проверки и хранятся в деле фонда.
Если опись составлена на большое количество дел (тысячи и десятки тысяч), лист проверки будет иметь много страниц-продолжений, при этом возможна брошюровка листов проверки в отдельный том, который хранится вместе с делом фонда как его продолжение.
При проверке наличия дел, документы которых (ввиду их художественной ценности или по иным причинам, например материалы личных фондов, картографические материалы) не могут быть подшиты, хранятся в папках и учитываются по внутренним описям, проводится также сверка наличия документов с внутренней описью, при этом проводится проверка наличия листов.
Итоги такой проверки фиксируются в листе проверки, наличия и состояния дел, в соответствующих графах которого проставляются не номера дел, а номера листов.
В ходе проверки наличия не разрешается делать какие-либо пометки в описи и нарушать порядок систематизации дел. После завершения проверки в описи проставляется штамп “проверено в ……г.” и подписи исполнителей.
На основании итоговых записей в листах проверки составляется акт проверки наличия и состояния, в котором указываются номер, название и категория фонда, дата проверки, а также суммарные данные по итогам проверки: количество дел, числящихся по описям, количество дел, не оказавшихся в наличии, количество литерных номеров, не отмеченных в описях, пропущенных номеров, неправильно подложенных дел, а также количество дел, оказавшихся в наличии.
В акте указывается также количество дел, требующих подшивки, дезинфекции и дезинсекции, реставрации, восстановления затухающих текстов.
Одновременно с актом проверки в случае необходимости могут составляться справки о технических ошибках при подсчетах, акты обнаружения неучтенных дел, акты о неисправимом повреждении дел и др.
Акты проверки наличия и состояния дел с приложением других документов проверки рассматриваются директором архива, который утверждает акт и другие документы и дает распоряжение о дальнейшей работе.
Если в ходе проверки не было выявлено нарушений в условиях хранения документов фонда, то материалы проверки подшиваются в дело фонда, а данные о делах, требующих проведения дезинфекции, переплета, реставрации, служат основанием для планирования работ лабораторий микрофотокопирования и реставрации документов.
Возможны случаи, когда в ходе проверки наличия выявляется отсутствие дел, числящихся по описи, что может быть результатом ошибок в учете документов, когда происходившие изменения в объеме фонда (экспертиза, передача дел) своевременно не вносились в учетные документы, или следствием утраты материалов.
В любом случае факт отсутствия дел свидетельствует о нарушениях в сохранности документов и требует принятия неотложных мер. О недостаче дел архив обязан проинформировать вышестоящий архивный орган и одновременно начать работу по розыску, который, как и проверка наличия дел одного фонда, должен быть завершен в течение одного года.
Розыск необнаруженных материалов требует тщательной проверки всех учетных документов фонда и анализа его истории (когда и в каком состоянии поступили материалы, какие виды работ проводились и т. д.). Результаты розыска должны рассматриваться в архиве специальной комиссией, решение которой поступает на утверждение в вышестоящее архивное управление (отдел), который может вынести решение о снятии дел с учета и о внесении изменений в учетные документы архива.
Таким образом, проверка наличия является важным элементом в обеспечении сохранности архивных материалов.
2.2 Назначение и организация работы
В государственном архиве, музее, библиотеке, архиве Российской академии наук плановая цикличная проверка наличия и состояния проводится Козлов В. П. Российское архивное дело. - М., 1999. - С. 167. :
Уникальных документов - ежегодно;
Особо ценных документов на бумажной основе - один раз в 10 лет (в государственной библиотеке - один раз в 5 лет);
Аудиовизуальных и электронных документов - один раз в 5 лет;
Кинодокументов на нитрооснове - один раз в 2 года.
Цикличность проверки наличия остальных архивных документов определяется на основании решения экспертно-методической комиссии (или другого совещательного органа) архива в зависимости от интенсивности использования и состояния учета архивных документов, но не менее одного раза в 25 лет (в государственной библиотеке - один раз в 15 лет).
Проверка наличия и состояния секретных архивных документов осуществляется в порядке, установленном для секретных архивных документов.
В муниципальном архиве, музее, библиотеке, плановая цикличная проверка наличия архивных документов проводится 1 раз в 10 лет.
В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы, а также при смене заведующих архивохранилищами проводится внеочередная единовременная проверка наличия и состояния всех документов архива или их отдельных частей (групп).
В начале проверки наличия и состояния архивных документов проводится выверка учетных документов, которая включает: установление полноты учетных документов на проверяемые архивные фонды и архивные документы, сверку их сопоставимых показателей, уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи дел, документов (книге учета и описания) и проверку правильности составления их итоговых записей. Выверка учетной документации и проверка ее наличия может проводиться и как самостоятельный вид работы.
Проверку наличия и состояния архивных документов в государственном архиве проводят, как правило, два работника.
При проверке наличия единиц хранения, архивные документы которых учтены по внутренним описям, проводится сверка наличия архивных документов с внутренней описью, а также сверка наличия листов в единицах хранения, подлежащих хранению в несброшюрованном (без подшивки) виде. Единицы хранения с уникальными документами обязательно проверяются полистно.
Архивные документы, выданные в читальный зал и рабочие помещения архива, проверяются на общих основаниях, их шифры устанавливаются по картам-заместителям и книгам выдачи архивных документов из архивохранилищ. Архивные документы, выданные во временное пользование, проверяются по книгам и актам выдачи и считаются имеющимися в наличии.
При проверке наличия и состояния архивных документов необходимо:
Сохранять порядок расположения архивных документов на стеллажах и в первичных средствах хранения;
Подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные единицы хранения данного архивного фонда;
Изымать из проверяемого архивного фонда (комплекса архивных документов) и передавать хранителю неправильно подложенные единицы хранения других архивных фондов;
Изымать единицы хранения, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями, для немедленной их изоляции;
Изымать единицы хранения, не внесенные в опись дел, документов (книгу учета и описания), и помещать их в конец архивного фонда (комплекса архивных документов) для последующей обработки и описания в сроки, установленные руководством архива.
В ходе проверки наличия и состояния архивных документов не допускается: вносить в опись дел, документов (книгу учета и описания) неучтенные единицы хранения; делать какие-либо пометы, исправления или записи в описях дел, документов и других учетных документах.
Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния архивных документов и в акте проверки наличия и состояния архивных документов.
Лист проверки наличия и состояния архивных документов составляется непосредственно в ходе проверки, как правило, на каждую опись дел, документов отдельно. При проверке небольших по объему архивных фондов допускается составление одного листа проверки на все описи дел, документов.
В случае обнаружения в ходе проверки наличия и состояния архивных документов недостатков, не предусмотренных графами листа проверки, а также при полистной проверке дел, в лист вводятся уточнения и дополнительные реквизиты. Листы проверки нумеруются в валовом порядке в пределах архивного фонда по каждой проверке и подписываются исполнителями.
На основании листа (листов) проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов. Одновременно с актом проверки наличия и состояния архивных документов при необходимости составляются акт о технических ошибках в учетных документах; акт об обнаружении архивных документов; акт о неисправимых повреждениях документов и другие акты.
По окончании проверки наличия и состояния архивных документов в конце описи дел, документов (книги учета и описания) проставляется штамп "проверено", дата, должность и подпись лица, производившего проверку.
В случае обнаружения в итоговой записи описи дел, документов (книги учета и описания) неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, выбывших в соответствии с установленным порядком единиц хранения, итоговая запись пересоставляется.
На все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов единицы хранения составляются карточки учета необнаруженных архивных документов. Ведение картотеки необнаруженных архивных документов осуществляется централизованно на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с реквизитами карточки учета необнаруженных архивных документов.
Результаты проверки физического состояния архивных документов заносятся в картотеку (книгу) учета физического (технического) состояния архивных документов.
Проверка наличия и состояния архивных документов считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы.
После проверки наличия и состояния архивных документов коробки с архивными документами опечатываются.
Розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, организуется с момента выявления их отсутствия, и проводится в течение одного года как непосредственно в архиве, так и в других организациях. Руководство архива вправе продлить срок розыска на основании докладной записки руководителя соответствующего структурного подразделения архива.
Архивные документы, обнаруженные в ходе розыска, передаются хранителю, который подкладывает их на место. В листе проверки в графе "Примечание" в картотеке необнаруженных архивных документов делается отметка об обнаружении архивных документов, которая заверяется подписью заведующего архивохранилищем (муниципальным архивом).
Архивные документы, причины отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета в установленном порядке.
На архивные документы, не обнаруженные в ходе розыска, составляется акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, и подробная справка о проведении розыска, которые вместе с актом проверки наличия и состояния архивных документов представляются в вышестоящий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела для принятия окончательного решения о снятии с учета таких архивных документов.
Решение о снятии архивных документов с учета оформляется приказом руководителя архива на основании письменного разрешения соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела.
Снятие с учета документов Архивного фонда Российской Федерации, одновременно входящих в состав Музейного фонда Российской Федерации, осуществляется в соответствии с настоящими Правилами и порядком, установленным специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти для Музейного фонда Российской Федерации.
Снятие с учета документов Архивного фонда Российской Федерации, одновременно входящих в состав библиотечных фондов, осуществляется в соответствии с настоящими Правилами и порядком, установленным специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти для библиотечных фондов Российской Федерации.
В картотеке необнаруженных архивных документов делается отметка о снятии архивных документов с учета.
В сроки, установленные руководством архива, систематически проводятся полные или выборочные проверки наличия и состояния архивных документов, выдававшихся из архивохранилищ в течение года. Результаты указанной проверки оформляются:
При подтверждении наличия дел - в виде докладной записки работника, ответственного за организацию проверки наличия;
При отсутствии каких-либо дел без документированного обоснования - в установленном порядке.
При выявлении необоснованного отсутствия архивных документов осуществляется их оперативный розыск. В случае безрезультатности розыска отсутствующие архивные документы включаются в картотеку необнаруженных документов для дальнейшего их розыска.
2.3 Оформление результатов проверок
учет документ архивный фонд
Комплексные проверки архивов проводятся государственными архивами с тем учётом, чтобы каждое учреждение, передающее документы на хранение в данный архив, было, как правило, комплексно проверено не реже, чем один раз в пять лет.
Тематические проверки проводятся государственными архивами по мере надобности, но не чаще одного раза в год.
Контрольные проверки осуществляются при необходимости государственным архивом через год после проведения комплексной или тематической проверки. По усмотрению государственного архива вместо проведения контрольной проверки им могут быть запрошены от учреждения сведения о ходе выполнения предложений по устранению недостатков, выявленных в процессе проверки.
Комплексная проверка осуществляется по плану, утверждённому главным архивным управлением, архивным управлением, архивным отделом или директором госархива (если проверка осуществляется архивом самостоятельно). В плане указываются задачи и основные вопросы проверки, последовательность и сроки её проведения, состав комиссии. Руководство учреждения, в котором намечается проверка, извещается о целях и сроках её проведения.
В процессе комплексной проверки устанавливается:
Соблюдение требований распорядительных документов министерств, ведомств, самого учреждения по вопросам архивного дела и делопроизводства;
Организационно-правовое положение архива и его соответствие требованиям, установленным государственной архивной службой, целесообразность и возможность создания объединённых и центральных архивов;
Состояние работы архива (соблюдение установленного порядка планирования, отчётности, нормирования и учёта труда; осуществление архивом, имеющего подведомственную сеть учреждений, внутриведомственного контроля за состоянием работы в подведомственных организациях по обеспечению сохранности, упорядочению и своевременной передаче документов в соответствующие госархивы; проведение мероприятий по повышению квалификации работников архивных служб и т.д.);
Состояние сохранности и учёта документов в архиве, при этом особое внимание обращается на обеспеченность архива специально оборудованными помещениями для хранения документов и соблюдение в них установленного температурно-влажностного режима; учёт документов, обеспечение их сохранности в процессе использования; проведение комплекса работ по выявлению и учёту особо ценных документов, созданию страхового фонда копий особо ценных документов и т.д.;
Состояние работы по созданию научно-справочного аппарата к документам архива;
Соблюдение порядка комплектования архива и состояние работы по организации отбора документов и передаче на госхранение; организация работы экспертных комиссий (при этом особое внимание обращается на нормативно-методическое обеспечение работы, на организацию работы экспертных комиссий);
Правильность организации и проведения работы по использованию документов, хранящихся в архиве;
Состояние организации документов в делопроизводстве и его соответствие требованиям ЕГСД; организация работы по внедрению ГОСТов. При этом проверяется наличие и качество инструкции по делопроизводству и номенклатур дел, в том числе типовых и примерных для подведомственных учреждений, и состояние их внедрения; правильность формирования дел, полнота состава документов в делах постоянного хранения, наличие картотек, каталогов и указателей к документам; правильность организации хранения дел в делопроизводстве; организация внутриведомственного контроля за состоянием организации документов в делопроизводстве учреждений системы; состояние работы по повышению квалификации работников делопроизводственных служб.
При подготовке и в процессе комплексной проверки изучаются наблюдательные дела проверяемых учреждений, утверждённые описи дел постоянного хранения, распорядительные и нормативно-методические документы учреждения, планы и отчёты, паспорт и учётные документы архива, материалы ЦЭК; непосредственно изучается состав документов, образующихся в учреждениях, степень их упорядоченности.
Итоги комплексных проверок, как правило, рассматриваются на коллегиях архивных органов или дирекциях государственных архивов (в случае их проведения госархивами самостоятельно). По итогам комплексных проверок архивов и делопроизводственной службы, как правило, разрабатывают план мероприятий, который утверждаётся руководством учреждения и представляется в государственный архив или соответствующий архивный орган. (Последний информирует об этом государственный архив, источником комплектования которого является учреждение).
Тематическая проверка работы ведомственного архива и организации документов в делопроизводстве проводится государственными архивами в целях проверки отдельных направлений деятельности ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений (порядка проведения отбора документов на государственное хранение, обеспечения их сохранности, использования, качества оформления документов, правильности формирования дел и т.п.) по программе, утверждённой директором государственного архива.
Государственным архивом систематически проводятся контрольные проверки работы в целях контроля за выполнением предложений по результатам комплексных и тематических проверок ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.
Результаты проверок докладываются руководству учреждения и обсуждаются на совещаниях коллективов ведомственных архивов и делопроизводственных служб с приглашением председателей и членов экспертных комиссий.
В случае обнаружения особенно серьезных нарушений требований государственной архивной службы в работе ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве итоги проверки соответствующим архивным органом доводятся до сведения вышестоящего учреждения.
В процессе проверок проверяющие должны давать четкие и конкретные разъяснения, какие требования государственной архивной службы не выполняются или нарушаются учреждением и как следует их выполнять, а в случае, когда позволяют сроки проверки, то и оказывать учреждениям практическую помощь по устранению выявленных недостатков.
Заключение
Таким образом, можно отметить, что Комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, обеспечивает сохранность архивных документов в архиве.
Архивные документы в архивохранилище располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексные учет и хранение, а также оперативный поиск.
Основными единицами учета архивных документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются архивный фонд и единица хранения.
Учет физического и технического состояния архивных документов может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами контрольно-учетных документов.
Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в целях установления фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих архивных документов для организации их розыска; выявления и устранения недостатков в учете архивных документов; выявления и учета архивных документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки.
Проверки наличия и состояния архивных документов проводятся в плановом порядке, а также единовременно (внеочередные).
Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния архивных документов и в акте проверки наличия и состояния архивных документов. Результаты проверки физического состояния архивных документов заносятся в картотеку (книгу) учета физического (технического) состояния архивных документов.
Результаты проверок оформляются справками. В них указываются: кем осуществлена проверка, время проведения и задачи проверки, излагаются результаты проверки состояния архивного дела и организации документов в делопроизводстве в соответствии с планом проверки; отмечаются выявленные недостатки; формулируются общие выводы о состоянии архивного дела и организации документов в делопроизводстве проверяемых учреждений и предложения по устранению имеющихся недостатков; устанавливаются сроки выполнения предложений.
Список использованной литературы
1. ФЗ от 27 октября 2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации».
2. Гост Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». - М., 1998.
3. Бурова Е. М. История и современные тенденции развития экспертизы ценности документов. - М., 1985.
4. Информационное обеспечение деятельности архивных учреждений. - М., 1988.
5. Козлов В. П. Российское архивное дело. - М., 1999.
6. Крайская З. В., Челлини Э. В. Архивоведение. - М., 1996.
7. Организация учета использования документов в государственных архивах. - М., 1987.
8. Основные правила работы архивов организаций. - М., 2002.
9. Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации. - М., 2002.
10. Попова Е. Н. О некоторых проблемах защиты от хищения архивных документов //Делопроизводство. - 2006. - №2.
11. Совершенствование научно-справочного аппарата: метод. рекомендации. - М., 1994.
12. Рудельсон К. И. Современные документные классификации. - М., 2001.
Приложение 1
Книга учёта поступлений документов (титульный лист)
Приложение 2
Книга учёта поступлений страхового фонда и фонда пользования
Приложение 3
Список фондов
Приложение 4
Список фондов, содержащих особо ценные дела
Приложение 5
Форма архивной описи
Приложение 6
Опись особо ценных дел
Приложение 7
Опись страхового фонда
Приложение 8
Реестр описей особо ценных дел
Приложение 9
Инвентарная книга учёта дел, имеющих во внешнем оформлении или в приложении к ним материальные ценности
Приложение 10
Лист-заверитель дела
Приложение 11
Карточка фонда
Размещено на Allbest.ru
...Подобные документы
Понятие учета документов в государственном архиве. Учет особо ценных документов и создание страхового фонда их копий. Порядок размещения и топографирование документов в архиве, выдачи дел из хранилища. Поверка наличия и состояния документов в архивах.
курсовая работа , добавлен 22.02.2010
Основные этапы и принципы учета, его виды (централизованный и внутренний). Проверка наличия и состояния документов как основной тип работы в архивах. Автоматизированная система учета уникальных документов Архивного фонда РФ и обеспечения их сохранности.
курсовая работа , добавлен 12.01.2014
Характеристика состава документов Архивного фонда России. Экспертиза ценности документов. Передача права собственности другим лицам на архивные фонды. Понятие о классификации документов Архивного фонда РФ. Депозитарное хранение документов в архиве.
курсовая работа , добавлен 17.06.2011
Характеристика состава и изучение структуры архивного фонда Российской Федерации. Понятие, классификация и систематизация архивных документов как ценных, материальных носителей информации. Этапы работы по распределению документов между архивами России.
презентация , добавлен 14.04.2014
Организация документов и дел в современном понимании. Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации. Документационное обеспечение управления организации. Унификация разновидностей документов.
курсовая работа , добавлен 26.07.2015
Общие понятия об архивах и Архивном фонде. Состав и структура Архивного фонда РФ. Классификация, порядок комплектования, хранения, учёта и использования документов архива. Понятие архива электронных документов и проблемы обеспечения их сохранности.
курсовая работа , добавлен 01.09.2008
Единая государственная система учета документов. Назначение Архивного фонда РФ. Его государственная и негосударственная части. Особенности хранения, комплектования, учета и использования документов. Правовое положение Федерального архивного агентства.
реферат , добавлен 25.03.2015
Изучение системы учета и обеспечение сохранности документов в государственном (ведомственном) архиве Российской Федерации. Размещение документов в хранилище, топографирование. Проверки наличия и состояния дел. Старение и факторы разрушения документов.
курсовая работа , добавлен 20.09.2016
Определение в составе Архивного фонда Российской Федерации уникальных и особо ценных документов, имеющих непреходящую культурно-историческую и научную ценность. Учет и хранение уникальных и особо ценных документов. Страховой фонд и страховые копии.
реферат , добавлен 19.11.2013
Правовые основы учета документов в архивах. Обложка книги учета поступления и выбытия документов. Организация государственного учета документов в архивах. Документ как ценный носитель информации, сохраняемый и подлежащий сохранению в силу значимости.
Учет и обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации
Федеральное агентство по образованию России
ГОУ СПО «Барнаульский торгово-экономический колледж»
ПЦК правовых дисциплин
Дисциплина «Организация хранения, консервация и реставрация документов»
КУРСОВАЯ РАБОТА
на тему: «Учет и обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации»
Выполнил студент Н.А. Шестова
Специальность 0611 ДОУ и архивоведение
Руководитель работы О.И.Горшкова
Барнаул 2009
Введение
1. Теоретические основы учета и обеспечения сохранности документов архивного фонда Российской Федерации
Понятие учета документов в государственном (ведомственном) архиве
Учет особо ценных документов АФ РФ. Учет страховых копий
Порядок размещения и топографирование документов в архиве
Порядок выдачи дел из хранилища
Поверка наличия и состояния документов в архивах
Заключение
Список использованных источников
Введение
Государственные архивы России являются основными хранителями и распорядителями Архивного фонда Российской Федерации - исторически сложившейся и постоянно пополняющейся совокупности архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов.
Государственные архивы - это специализированные государственные учреждения, основное звено системы учреждений Федеральной архивной службы России. В целях постоянного (вечного) хранения вверенной им государственной части Архивного фонда Российской Федерации они осуществляют учет архивных документов, обеспечивают их сохранность, комплектуются документами государственных организаций и передаваемыми им документами негосударственных организаций и физических лиц; создают и совершенствуют научно-справочный аппарат к архивным документам и информационные технологии; обеспечивают условия для использования архивных документов юридическими и физическими лицами, осуществляют информационное обслуживание органов государственной власти и самостоятельное использование архивных документов в интересах укрепления российской государственности, обеспечения общественных потребностей в ретроспективной документной информации.
Образующаяся в работе организаций документация отражает различные стороны деятельности трудящихся в сфере материального производства, науки, культуры, общественной жизни, а также функционирования органов государственного и хозяйственного управления.
Информация, содержащаяся в данных материалах, выступает в качестве документальной памяти о свершениях народа и представляет собой историческую ценность.
Состав организаций и категории их документов, подлежащих включению в ГАФ РФ, определяются Федеральным Архивным агентством.
Ответственность за состояние и совершенствование архивного дела и делопроизводства в организациях несут их руководители.
Система учета архивных документов является неотъемлемой частью организации работы архива, она обеспечивает быстрый поиск архивных документов, их учет и проверку наличия состояния документов.
Предметом курсовой работы является учет и обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации.
Таким образом, цель данной курсовой работы - изучение системы учета и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации.
Цель работы предопределяет следующие задачи:
Изучить литературу по данной теме;
Определить понятие «учет документов»;
Рассмотреть проведение учета особо ценных документов АФ РФ;
Рассмотреть порядок размещения и топографирование документов в архиве;
Проследить порядок выдачи дел из хранилищ;
Можно выделить несколько групп источников, используемых в написании курсовой работы. Это законы, например, Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» - Закон № 125-ФЗ; нормативно-методическая база:
ГОСТ Р. 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
Основные правила, работы государственных архивов Российской Федерации;
Основные правила работы архивов организаций.
Вопрос учета и обеспечения сохранности документов АФ РФ довольно хорошо освещен в учебной литературе по архивоведению, например, у таких авторов как Михайлов О.А. «Электронные документы в архивах», Тельчаров А.Д. «Архивоведение», Артемьева СИ., Иванцова Н.Ф. «Архивоведение», Крайская З.В., Челлини Э.В. «Архивоведение».
Формируя, храня и организуя использование архивных документов, государственные архивы тем самым участвуют в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении архивной информации. Они представляют собой особую информационную систему, выступают в качестве субъектов информационных процессов. При этом архивные документы и информационные технологии государственных архивов являются объектом отношений физических и юридических лиц, государства, объектом права собственности, авторского и других прав, и защищаются законом.
1. Теоретические основы учета и обеспечения сохранности
документов архивного фонда Российской Федерации
Понятие системы учета документов в государственном
(ведомственном) архиве
Основной функцией всех архивов является обеспечение сохранности документов. Это комплекс работ, который в принципе почти одинаков для государственных и ведомственных архивов. Комплекс взаимосвязанных работ, проводящийся в архивах, включает: создание оптимальных условий хранения документов; размещение документов в хранилищах и их топографирование; соблюдение порядка выдачи дел из архивов; учет документов, проверка их наличия и состояния; выявление уникальных и особо ценных документов и создание на них страхового фонда; обеспечение физико-химической сохранности документов. Учет архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их поиск. Учет документов, хранящихся в ведомственных архивах, позволяет госархивам проводить планомерное комплектование в соответствии с их профилем и является основой планирования работы госархива.
Под учетом архивных документов понимается установление их количества, отражение этого количества в учетных документах архивов и архивных органов. Учету подлежат все документы, хранящиеся в архиве (обработанные, неописанные, непрофильные для данного архива, копии документов страхового фонда).
Основными единицами учета в архивах являются: архивный фонд (или архивная коллекция), единица хранения. Кроме основных единиц учета в архивах, хранящих традиционные документы на бумажной основе, могут учитываться документы отдельных категорий дел (личные, следственные и др.) и особо ценные документы; обязательному учету подлежат также все листы дел постоянного хранения. Особо ценные документы учитываются в соответствии с правилами. Учет листов дел постоянного хранения закрепляется листом-заверителем и указанием количества листов в описи дел.
Учет ведется в государственных архивах по хранилищам и в целом по архиву специальным подразделением или лицами, отвечающими за этот участок работы. В ведомственном архиве учет, как правило, ведется централизованно заведующим архивом (ответственным за архив лицом) или одним из сотрудников, специально занимающимся учетом. Однако в крупных ведомственных архивах, имеющих несколько хранилищ, учет может вестись и по хранилищам. В этом случае все учетные данные по архиву обобщаются и хранятся централизованно.
Государственный учет документов организуется на основе следующих принципов:
Централизованный государственный учет осуществляется с помощью учетных документов установленной формы и системы организации учетных сведений в масштабах области, края, республик, страны в целом. Государственные и ведомственные архивы заполняют карточки фондов на каждый архивный фонд (коллекцию) и отсылают их соответствующим архивным управлениям - отделам. Из этих карточек, содержащих данные о количестве и составе фондов, в местных архивных органах создаются фондовые каталоги. В Росархиве действует Центральный фондовый каталог (ЦФК), который содержит сведения о количестве и местах хранения всех документов АФ РФ. Централизация учета достигается также едиными методическими требованиями, которые разрабатывает высший орган ФАС для государственных и ведомственных архивов.
Преемственность учета достигается путем внедрения системы учетных документов в делопроизводство, ведомственные и государственные архивы. Яркий пример преемственности - опись дел. Другие обязательные учетные документы (книга учета поступлений, список фондов, лист фонда, карточка фонда, сведения об изменениях в составе и объеме фондов) в государственных и ведомственных архивах несколько различаются по форме, но содержат аналогичные сведения. Это объясняется тем, что госархивы являются постоянными хранилищами документов АФ РФ, а ведомственные - временными.
Динамичность учета достигается оперативным внесением изменений в учетные документы и периодическим представлением сведений об изменениях в составе и объеме фондов в ЦФК и архивные каталоги других архивных учреждений. В учетных документах государственных и ведомственных архивов оперативно отражаются каждое поступление и выбытие даже одной единицы хранения.
Учет документов в государственных архивах
Учет в государственных архивах ведется централизованно и в каждом архивохранилище. Для учета используются формы основных учетных документов и вспомогательная учетная документация. Если основные учетные документы определены правилами работы госархивов, то вспомогательные документы разрабатываются каждым архивом самостоятельно, исходя из его нужд и в зависимости от организации работы по учету. Порядок ведения учета, внесения изменений в учетные документы, вспомогательные формы учета, взаимосвязь между учетными документами хранилищ и подразделением централизованного учета, сроки передачи ему хранилищами установленных учетных документов регламентируются приказом заведующего архивом. В архиве составляется также графическая схема организации учета, в которой последовательно указываются все этапы работы по учету документов (вид работы, вид учетного документа, место его заполнения - централизованный учет или хранилище). Схема наглядно отражает взаимосвязь централизованного учета и учета хранилищ и помогает правильно осуществить организацию учета.
Основными учетными документами в государственном архиве являются:
книга учета поступлений (для учета каждого поступления документов в архив) (Приложение А);
книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования (для учета каждого поступления этих фондов);
список фондов (для учета каждого фонда или коллекции или объединенного фонда, а также количественного учета фондов в архиве и присвоения им номеров по мере поступления) (Приложение Б);
список фондов, содержащих особо ценные дела (для учета фондов, имеющих в своем составе такие дела) (Приложение Г);
лист фонда (для фиксации изменений в названии фонда, учета состава и объема фонда в целом и по каждой описи, учета и нумерации описей данного фонда, учета документов, отражающих изменения в составе и объеме фонда) (Приложение В);
архивная опись (для поединичного и суммарного учета дел);
опись особо ценных дел (для поединичного и суммарного учета особо ценных дел и дел, содержащих особо ценные документы);
опись страхового фонда (для поединичного и суммарного учета таких дел);
реестр описей особо ценных дел (для учета количества описей особо ценных дел (Приложение Д);
инвентарная книга учета дел, имеющих во внешнем оформлении или в приложениях к ним материальные ценности (для поединичного и суммарного учета таких дел);
паспорт архива (для отражения состояния архива на 1 января каждого года);
паспорт хранилища (произвольной формы; для суммарного учета фондов и единиц хранения и их состояния в данном хранилище на 1 января каждого года);
сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января каждого года (представляются в соответствующий орган управления архивным делом для внесения изменений в фондовый каталог и последующей отсылки в ЦФК).
Кроме того, для централизованного государственного учета в архиве на каждый вновь поступивший фонд один рая составляется карточка фонда, которая отсылается в фондовый каталог соответствующего архивного органа и ЦФК Росархива для включения в автоматизированную систему научно-технической информации (АСНТИ) по документам АФ для обеспечения оперативного поиска той или иной документной информации.
На каждый фонд в архиве ведется дело фонда, которое содержит документы по истории фондообразователя и фонда (историческую справку, копию характеристики фонда, составленную для путеводителя), акты (приема, передачи документов, проверки их наличия, о недостаче дел в фонде, переработке фонда и другие), пересоставленные листы фондов, методические пособия по упорядочению фонда, созданию научно-справочного аппарата (НСА) и т.д.
Для учета документов в отдельных категориях дел составляются внутренние описи по утвержденной правилами форме. Учет листов в деле ведется с помощью листа-заверителя дела. Он не только закрепляет общее количество листов, но и имеет отметки об особенностях нумерации листов, их физического состояния, оформления и пр.
Кроме перечисленных основных учетных документов, в архивах составляются вспомогательные. Многие из них являются для архивов традиционными и поэтому встречаются чаще других - реестры описей; карточки и книги движения фондов, описей, дел; книги учета документов, передаваемых в другие архивы, и т.д. Здесь правила работы госархивов разрешают проявлять творчество. Однако обилие учетных документов может привести к осложнению учета, а следовательно, к путанице, отсутствию четкости. Целесообразно иметь ограниченное количество учетных документов вспомогательного характера, тщательно продуманных по форме.
В государственных архивах, хранящих документы двух эпох, учетные документы на фонды советского и дореволюционного периодов ведутся раздельно. Номера фондов советского периода имеют букву Р, написанную через дефис перед номером, например: Р-23, Р-45 и т.д.
Каждый фонд записывается для присвоения ему номера в список фондов лишь один раз при первом поступлении. При передаче фонда в другой архив его номер другому фонду не присваивается. Перенумерация фондов в архиве проводится в исключительных случаях и только с разрешения Росархива. Ежегодно в книге учета поступлений и списке фондов на 1 января составляется итоговая запись.
Самым сложным для заполнения учетным документом является лист фонда. Он отражает все происходящие с документами фонда изменения: новые поступления, выбытие документов, их состав, крайние даты, НСА и другие сведения, как по каждой описи, так и в целом по фонду. После каждой записи в листе фонда в гр. "наличие (остаток)" подводится итог по описи, в которой произошли изменения, а также по фонду в целом.
Чтобы облегчить поиск необходимых сведений о фондах, хранящихся в госархиве (иногда их количество достигает нескольких десятков тысяч), в централизованном учете составляется карточный указатель фондов. Карточка составляется на каждое название фонда и имеет отсылки к другим названиям, на ней указываются также номер фонда, крайние даты существования фондообразователя под этим названием, его подчиненность и
крайние даты документов. Карточка помещается в картотеке в соответствии с принятой в архиве схемой классификации для указателя. Простейшей в обращении является схема, в основу которой положены виды учреждений, организаций, предприятий, расположенные по алфавиту (артели - промысловые, сельскохозяйственные; заводы - авиационные, машиностроительные; управления - благоустройства, бытового обслуживания, энергетического хозяйства и т.д.).
Инвентарная книга по учету документов, имеющих во внешнем оформлении материальные ценности (драгоценные металлы и камни, лаковые миниатюры и др.), составляется в трех экземплярах. Первый хранится в отделе централизованного учета, второй - у материально ответственного лица, третий - в бухгалтерии архива. Ведется единая книга для всего архива; в ней по порядку номеров указываются фонды, содержащие такие дела, а в пределах фонда - по порядку номера описей и дел в них. Присвоенный делу инвентарный номер ставится в виде числителя дроби над архивным шифром дела.
Учет документов в ведомственных архивах
Государственный учет в ведомственных архивах ведется по установленным правилам и формам. Учетные документы ведомственных архивов содержат сведения, аналогичные учетным формам госархивов, но их меньше по количеству. Рад учетных документов (опись дел, лист-заверитель, внутренняя опись) остаются неизменными и в государственных, и в ведомственных архивах.
Основными учетными единицами, как и в госархиве, являются архивные фонды (или архивные коллекции), единицы хранения (дела). Учет осуществляется по основным и вспомогательным учетным документам. Основные учетные документы обязательны для каждого архива, ведение вспомогательных документов и их виды определяются архивом (как
правило, вспомогательные учетные документы целесообразно вести в крупных архивах, имеющих несколько хранилищ).
Основными учетными документами являются:
книга учета поступления и выбытия документов (для учета каждого поступления и выбытия документов в архиве);
список фондов (для суммарного и индивидуального учета фондов и коллекций и присвоения им номеров);
лист фонда (для фиксации изменений в названии фонда, учета нумерации описей дел фонда, учета документов, отражающей изменения в составе и объеме фонда);
описи дел (для поединичного и суммарного учета дел, особо ценных дел, страхового фонда);
формы отчета о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве (для внесения изменений в фондовые каталоги архивных органов), утвержденные статистической службой РФ.
Для учета количества листов в делах постоянного и долговременного (свыше десяти лет) хранения составляется лист-заверитель дела, для учета документов в ряде категорий дел (особо ценные, личные, судебные и следственные и др.) составляется внутренняя опись. На каждый фонд заводится дело фонда.
Документы АФ РФ, хранящиеся в ведомственном архиве, подлежат централизованному государственному учету, формой которого является карточка фонда. Книга учета поступлений и выбытия документов, а также список фондов ведутся в архивах, хранящих документы двух и более фондов. Большая часть ведомственных архивов хранит один фонд. Рассмотрим учетные документы такого архива.
Описи дел выполняют ряд функций, в том числе функцию учета дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу. Опись осуществляет поединичный учет дел (закрепляет за каждой единицей хранения самостоятельный номер) и суммарный учет (путем составления итоговой записи). Форма описи, порядок занесения в опись единиц хранения и составления итоговой записи известны из курса делопроизводства (вспомним, что на дела со сроком хранения до десяти лет разрешается не составлять опись, а учитывать их по номенклатурам). Тем не менее, нередко в структурных подразделениях при сдаче дел в архив составляются описи на дела десятилетнего срока хранения. Вызывается это определенными причинами. Например, при большом количестве дел, сформированных в нескольких томах, учитывать их в дальнейшем по номенклатуре практически невозможно. В этом случае только составление описи на такую группу дел может гарантировать их учет и сохранность.
Описи и заменяющие их номенклатуры дел учитываются по листу фондов. Каждой описи присваивается валовой номер по листу фонда. Если часть документов фонда поступила в госархив, то номер законченной описи согласовывается с ним. К номерам описей по личному составу прибавляется индекс "лс", к номерам описей временного (свыше десяти лет) хранения - индекс "в".
Порядковый номер описи структурного подразделения состоит из индекса структурного подразделения с добавлением литер "сп" и указания через дефис двух последних цифр календарного года, в течение которого образовались включенные в опись дела (например, 1сп-84, 2сп-86).
Каждый вид описей имеет самостоятельную нумерацию, начинающуюся с первого номера. Сводной номенклатуре дел, заменяющей опись, присваивается номер, состоящий из литер "нв" с добавлением через дефис двух последних цифр календарного года, на который составлена номенклатура (например, нв-83, нв-84). При выбытии всех дел по какой-либо описи се номер другим описям не присваивается. Переработанные описи и номенклатуры, из которых выбыли все дела, снимаются с учета.
Лист фонда заводится при первом поступлении фонда и является в однофондовом архиве основным учетным документом, фиксирующим все изменения в составе и объеме фонда в целом. Лист фонда делится на две части: в первой - учитываются неописанные документы (если они есть в архиве), во второй - описанные документы.
Номер фонда переносится из списка фонда (если архив хранит несколько фондов) или проставляется номер фонда, присвоенный госархивом (если документы организации уже поступали на госхранение). Если фонд содержит особо ценные документы, то к его номеру добавляется ОЦ. В графу "крайние даты каждого названия фонда" указываются начальная и конечная даты функционирования организации под каждым названием, даже если документов в фонде за этот период нет. В графу "название фонда" в хронологической последовательности перечисляются не только все названия, но и подведомственность организации - фондообразователя независимо от наличия документов в фонде за каждый период. Все последующие изменения в названии и подведомственности организации вносятся в лист фонда при дальнейшем поступлении документов в архив.
Изменения в учетные данные листа фонда, связанные с поступлением и выбытием описанных и неописанных документов, вносятся на основании следующих документов:
опись структурного подразделения и годовой раздел сводной описи организации;
номенклатура дел, заменяющая годовой раздел сводной описи;
акт приема-передачи дел в государственный или другой ведомственный архив;
акт о выделении к уничтожению дел;
акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;
акт о неисправимом повреждении дел;
акт проверки наличия и состояния дел.
Изменения, связанные с техническими ошибками (неправильный подсчет дел, неучтенные, пропущенные и литерные номера и др.), вносятся в годовой раздел сводной описи или в законченную опись, а затем в лист фонда по акту проверки наличия и состояния дел (только после утверждения последнего руководителем организации), а по актам о необнаружении и неисправимом повреждении дел постоянного хранения - только после согласования их с соответствующим архивным учреждением.
Каждая запись в листе фонда делается с новой строки и завершается заполнением граф 10 - 16 "наличие (остаток)". Это даст возможность сразу определить количество дел в фонде, как общее, так и по учитываемым категориям (постоянного хранения, особо ценных дел, по личному составу), а также увидеть состояние документов (описанные, неописанные, утвержденные ЭПК).
Если на листе фонда не остается места для очередных записей, заводится лист-продолжение. В его правом верхнем углу указывается: "Продолжение. Ф. №, лист 2". На первом листе делается ссылка "См. продолжение Л.2 (3, 4 и т.д.)". Листы-продолжения подкладываются за основным и хранятся в папке с клапанами.
На основании сведений листа фонда заполняется карточка фонда, отправляемая ведомственным архивом соответствующему архивному учреждению для государственного учета. В архиве заполняются лицевая сторона карточки и первая вертикальная колонка сведений обратной стороны, Последующие изменения вносятся в карточку фонда архивным учреждением на основании высылаемых сведений о составе и объеме фонда по установленной форме. Дата отправления карточки в архивное учреждение записывается в листе фонда.
На каждый фонд в архиве заводится дело фонда, в когорте включаются документы по истории организации и ее фонда: историческая справка, акты передачи дел фонда в госархив, о выделении к уничтожению дел, о неисправимом повреждении дел, проведении проверок наличия и состояния дел и др. Документы располагаются в деле фонда в хронологической последовательности их составления. Листы дела фонда нумеруются. К делу фонда составляется внутренняя опись и заверительная надпись, которые по мере пополнения дела дополняются. Дело фонда имеет тот же номер, что и фонд.
В установленные сроки ведомственный архив высылает в архивное учреждение форму отчета о составе и объеме фондов архива по состоянию на 1 января. Эта форма, кроме сведений о документах, содержит информацию об оснащенности и кадрах архива (паспорт архива).
Быстрый рост объема документной информации отражается и на объемах архивов. И хотя экспертные комиссии, отбирая на государственное хранение ценные документы, ставят преграду для поступления в АФ РФ массовых документов, в фондах организаций во множестве остаются документы планового, отчетного характера, обобщающие информацию, а следовательно, лишающие ее той конкретности, индивидуальности, первичной достоверности. Поэтому наиболее ценные документы часто тонут в официальных документах массового характера. Пытаясь сохранить особо ценные документы, содержащие наиболее значительную для государства, науки и общественности информацию, ГАС РФ обратила внимание работников государственных и ведомственных архивов на необходимость выявления таких документов и создания на их базе страхового фонда, обеспечивающего им длительную сохранность. Была разработана методика выявления, хранения и использования особо ценных документов и изготовления на их базе страховых копий.
1.2 Учет особо ценных документов АФ РФ. Учет страховых копий
В документальном фонде организации могут отложиться документы особой ценности, зафиксировавшие важные исторические события, факты о выдающихся лицах, автографы выдающихся деятелей партии, государства, культуры: документы, являющиеся этапными в развитии отрасли, и т.п.
Прежде чем начать работу по выявлению особо ценных документов, необходимо внимательно ознакомиться с историей организации, определить, в какие периоды се деятельности могли создаваться такие документы. Целесообразно обсудить на ЭК с участием старейших работников план и пути выявления особо ценных документов.
По согласованию с соответствующим госархивом и под его руководством ведомственный архив определяет особо ценные документы. Для выявления дел, содержащих особо ценные документы, берутся в первую очередь описи тех структурных подразделений, которые отражают основную деятельность фондообразователя.
Если дело содержит особо ценные документы (ОЦД), оно включается в перечень. В перечне указываются: номера фонда, описи, дела, заголовок дела и в той же графе - аннотация на особо ценные документы; гр. "примечание" используется для пояснений и необходимых отметок (физическое состояние дела, объем ОЦД, связь с другими делами и др.).
Перечень рассматривается на ЭК (ЦЭК) и согласовывается с ЭПК архивного учреждения. После утверждения перечня все особо ценные дела подлежат учету. На обложках дел, включающих такие документы, в правом верхнем углу ставится индекс ОЦ. Главным учетным документом особо ценных дел является опись установленной формы.
Опись составляется на каждый фонд отдельно в четырех экземплярах, одобряется ЭК организации и согласовывается с ЭПК архивного учреждения. Опись имеет итоговую запись, которая изменяется по мере пополнения описи до четырехзначного числа. Дела в опись вносятся в порядке номеров описей и дел. Учет описей ведется в листах фондов, к номеру такой описи добавляется индекс ОЦ.
В конце итоговой записи годового раздела сводной и законченной описей, содержащих особо ценные дела, делается запись по форме: "В том числе ОЦД №. всего (количество цифрами и прописью) дел". В гр. "примечание" напротив каждого такого заголовка дела проставляется отметка ОЦ.
В листе фонда учет особо ценных дел осуществляется по тем описям, которые содержат эти дела. Для этого в гр. 5, 6, 8, 11, 15 указывается через дробь (в знаменателе) их количество, которое отражено в итоговой записи к описи, с добавлением к цифрам ОЦ. Подсчет количества этих дел ведется обособленно и на общий объем по данной описи (указанный в числителе) не влияет, так как особо ценные дела уже учтены в общем объеме дел.
Особо ценные дела хранятся обособленно, в возможно лучших условиях, в местах, удобных для эвакуации (и при чрезвычайных условиях подлежат ей в первую очередь).
Одним из важнейших мероприятий по обеспечению безопасности и сохранности особо ценных и уникальных документов АФ РФ является создание страхового фонда их копий.
При сдаче особо ценных дел на государственное хранение вместе с ними передаются три экземпляра описи и страховой фонд. Придавая важное значение комплексному совершенствованию и развитию работ по созданию страховых фондов документации, осуществляемых в различных ведомствах и сферах деятельности, Правительство Российской Федерации в 1995 году приняло постановление о создании единого страхового фонда документации (СФД) и утвердило Положение об этом фонде.
Совокупность страховых копий составляет страховой фонд. Он создается для сохранения ценной документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов. Одновременно со страховым фондом создается фонд пользования, задача которого состоит в замене оригиналов копиями при проведении работ по использованию документов.
Страховая копия особо ценного документа на бумажной основе - это негативный микрофильм первого поколения на фотопленке (микрофильм страхового фонда), а фонд пользования - это позитивный микрофильм (в двух экземплярах) второго поколения, т.е. изготовленный с негативного микрофильма первого поколения, предназначенный для работы по использованию в ведомственном, а затем в государственном архиве. Если сама организация не может изготовить микрофильмы, ей следует обратиться в архивные или другие учреждения, имеющие специальную аппаратуру.
Перед передачей дел на страховое копирование они тщательно изучаются, проверяется их физико-химическое состояние, правильность обработки, особенности оформления. Передача на копирование оформляется заказом с указанием в нем номеров и названий фондов, номеров описей и дел, количества листов и страниц в каждом деле. При получении заказа все дела сверяются с описями и проверяются полистно. В заверительной надписи каждого дела ставится отметка о его микрофильмировании Учет страховых копий ведется в архиве по книге учета поступлений и выбытия страхового фонда и фонда пользования и по описям страхового фонда. За единицу учета страхового фонда копий особо ценных дел принимается физически обособленный рулон вне зависимости от количества занятых на нем фондов, дел, документов.
Опись страхового фонда составляется в четырех экземплярах, три из них передаются вместе с копиями страхового фонда и фондом пользования на государственное хранение. Опись может составляться на микрофильмы одного или нескольких фондов. Описи нумеруются в валовом порядке. Перенумерация страховых копий запрещается. Данные учета вносятся в опись из книги поступления и выбытия.
1.3 Порядок размещения и топрографирование документов в
архивах
Размещение фондов в хранилищах архивов - это одна из работ в комплексе обеспечения сохранности документов. Продуманное размещение документов позволяет рационально использовать площадь стеллажных полок: сократить трудовые затраты на поиск дел, обеспечить лучшие условия хранения наиболее ценной документации, создать для особо ценных и ценных дел лучшие условия в случае необходимой эвакуации при возникновении чрезвычайных обстоятельств.
Документы архива подразделяются на:
документы общего хранения
документы обособленного хранения
документы на бумажной основе
документы на пленочной основе (кинофотодокументы, магнитные и видеозаписи).
Документы общего и обособленного хранения всегда размещаются в разных хранилищах. Раздельного хранения требуют также документы на бумажной и пленочной основе. Целесообразно иметь отдельные, специально оборудованные хранилища для научно-технической и картографической документации. Это позволяет создать лучшие условия для сохранности таких документов и более рационально использовать площадь хранилищ. Однако эти документы могут размещаться и с обычными делами.
Особо ценнее дела, с которых снят страховой фонд, хранятся в государственных архивах обособленно, иногда в специально построенных хранилищах. Обращение к таким делам допускается в исключительных случаях. Ознакомление с содержанием документов производится путем выдачи страховых копий (фонд пользования), которые также хранятся отдельно от других документов архива на бумажной основе, так как в большинстве случаев исполнены на пленочном носителе.
Порядок размещения фондов в архиве определяется планом (схемой), в котором указывается распределение фондов или комплексов фондов по хранилищам по возможности с учетом новых поступлений документов.
Для того чтобы учитывать место хранения каждой группы материалов нумеруются все помещения архива, стеллажи, шкафы, полки. Если архив располагается помещениями в разных зданиях, то каждому зданию присваивается номер. Нумерация комнат самостоятельна по каждому зданию и этажу.
Краткая история архивоведения, законодательство об архивном деле. Состав Архивного фонда Российской Федерации и включение в него документов, защита права собственности на архивные документы. Правила комплектования, хранения и учета архивных документов.
Управленческая деятельность. Документы как источники информации. Экспертиза ценности документов. Функции и права экспертной комиссии. Критерии экспертизы ценности и методики проведения. Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации.
Советский период архивного строительства, начало образовательного процесса в сфере архивной деятельности. Современный этап развития государственных архивов, формирование законодательной базы. Годовые отчеты по работе, перспективы развития архивного дела.
Задачи, функции, права, ответственность архивов. Организация документов, учет документов, использование документов в архиве. Требования к составлению номенклатур дел и формированию дел. Экспертиза ценности документов. Обеспечение сохранности документов.
Документирование деятельности организации. Нормативные и организационно-распорядительные документы. Предмет и цели деятельности архива. Документооборот организации, приём документов в архив и их архивное хранение. Комплектование и обеспечение сохранности.
Делопроизводство это - полный цикл обработки и движения документов с момента их создания до завершения исполнения и отправки. Обеспечение сохранности документной информации. Анализ документооборота предприятия. Методы учета, сокращения документооборота.
История развития государственных архивов в Республике Беларусь. Государственное регулирование деятельности архивов. Характеристика и структура Учреждения "Государственный архив Минской области". Его задачи, функции, формы использования документов.
Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве - обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. Экспертиза ценности документов. Критерии оценки. Составление описи и порядок передачи дел. Хранение документов в электронной форме.
Изучение документов на основании принципов и критериев ценности для определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение. Основные задачи и критерии проведения экспертизы ценности документов. Целевая комплексная экспертиза.
История развития российской теории экспертизы ценности. Порядок и организация проведения экспертизы ценности документов. Особенности архивного хранения документов. Методика и критерии оценки ценности документов. Технология отбора документов на хранение.
