Подготовка и передача документов на архивное хранение.

Подготовка исполненных документов к последующему хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Основная цель хранения документов- это создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.

Подготовка исполненных документов к хранению включает:

экспертизу ценности документов;

оформление документов, сдаваемых в архив;

составление описи документов постоянного и долговременного хранения;

обеспечение сохранности дел;

передачу дел в архив.

Экспертиза ценности документов - ϶ᴛᴏ отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения. Как правило, обязанность сдавать документы в госархивы, возложена на государственные и муниципальные организации.

При этом некоторые негосударственные предприятия, с которыми заключены соответствующие соглашения, также должны это делать. Это, так называемые источники комплектования архивов. Перечни таких предприятий определяются в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 7 июля 1993 ᴦ. № 5341-1 и Положения об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденного Указом Президента РФ от 17 марта 1994 ᴦ. № 552.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы в министерствах и ведомствах создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В остальных организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).

Экспертная комиссия организации создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. Экспертная комиссия организации в своей работе должна руководствоваться Положением об архивном фонде Российской Федерации, требованиями ГСДОУ, приказами Федеральной архивной службы России, нормативно-методическими документами, разработанными архивными органами, типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения.

Члены ЭК с участием специалистов организации проверяют правильность проведенного отбора документов на хранение и уничтожение путем просмотра описей актов и других документов. Экспертная комиссия работает в контакте с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, которая утверждает решения ЭК. Негосударственные организации самостоятельно принимают решения по экспертизе ценности документов. Результатом работы ЭК является распределœение документов на четыре группы по различным срокам хранения:

постоянного хранения;

временного хранения (свыше 10 лет);

временного хранения (до 10 лет);

подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

Дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), как правило, находятся в архиве организации. При этом если документы имеют, скажем, историческую или научную ценность, то предприятие передает их в государственный или муниципальный архив. Конечно же, при условии, что с ними заключено соответствующее соглашение. Передача их осуществляется по описям.

Дела временного хранения (до 10 лет) хранятся централизованно в организации, а по истечении срока хранения уничтожаются.

Уничтожение документов и дел оформляется актом.

Уничтожение дел с истекшим сроком хранения, имеющих грифы ʼʼСекретноʼʼ, ʼʼВажно заметить, что для служебного пользованияʼʼ, ʼʼКонфиденциальноʼʼ, производится в соответствии со специальными инструкциями.

Все дела, отобранные на архивное хранение, оформляются следующим образом:

документы в делœе переформировывают и располагают в хронологическом порядке;

нумеруют листы дела в правом верхнем углу;

в конце дела подшивают заверительный лист, в котором указывают количество листов в делœе;

на наиболее важные документы составляют внутренние описи дел и подшивают их в начале дела;

переплетают дело;

на обложке дела дополнительно указывают количество листов, срок хранения дела. Уточняют заголовок и крайние даты дела.

Подготовка и передача документов на архивное хранение. - понятие и виды. Классификация и особенности категории "Подготовка и передача документов на архивное хранение." 2014, 2015.

Документы передаются на государственное хранение в двух случаях: при ликвидации организаций или в случае, если документы компании являются фондообразующими документами. Фондообразующие документы — документы, которые отражают материальную и духовную жизнь общества, имеют научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, являются неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации. Фондообразующие документы хранят в федеральных, государственных, муниципальных архивах, утверждённых перечнем . Туда же следует передавать документы на хранение в случае ликвидации организации. Передаче подлежат документы по личному составу ликвидированной организации. Перед передачей документов нужно осуществить экспертизу ценности документов , в соответствии с правилами работы архивов организаций провести научно-техническую обработку документов (НТО), сформировать, описать и подшить дела. Провести подготовку документов к передаче - сложная и объёмная задача, так как на этапе экспертизы ценности документам нужно будет определить срок хранения, а при формировании дел осуществить переплёт документов, нумерацию всех страниц каждого дела, составление листов-заверителей к делам, составление внутренней описи дел и оформить обложку дел, направляемых в государственный архив. Для формирования дел Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, выделяются отдельные требования. Обратитесь в ОСГ чтобы быстро, легко и качественно осуществить подготовку документов к передаче на государственное хранение. Мы обладаем большим опытом работы как с ликвидирующимися компаниями, так и с организациями, чьи документы входят в первый список и являются фондообразующими. Закончите процесс ликвидации быстрее, используя наш опыт, знания и навыки.

Все документы, которые создаются в делопроизводстве за время работы государственных организаций, учреждений, органов, а также коммерческих компаний должны проходить единый делопроизводственный цикл. Передача документации на архивное хранение является заключительным этапом делопроизводства. В качестве последнего пункта назначения может выступать муниципальный (государственный) архив и ведомственный архив, документами которых составляется государственная часть Архивного фонда России, вследствие чего законодательством нашей страны строго регламентируется процедура подготовки документов к хранению и непосредственной сдачи этих документов в архив.

Виды архивов для хранения документов

Федеральные государственные архивы могут принимать на хранение документы, которые имеют общенациональную значимость (Российский государственный военный архив, Государственный архив РФ и т.д.). Архивные нужды определенных регионов обслуживаются Государственными архивами субъектов РФ. Так, к примеру, в обязанность ликвидируемых организаций Санкт-Петербурга и Москвы входит осуществление передачи документов по личному составу в Центральный госархив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга и Центральный госархив трудовых отношений города Москвы соответственно. Во многих других субъектах страны функционируют аналогичные архивы, которые принимают документы по личному составу.

Муниципальные архивы являются ответственными за учет, хранение и комплектацию архивных документов в рамках муниципального района, муниципального учреждения или городского округа. Передача документов на хранение в архивы муниципального типа осуществляется общественными и кооперативными организациями, государственными предприятиями и учреждениями, а также частными лицами.

Документы ведомственных архивов выступают в качестве источника пополнения государственных фондов, даже, несмотря на то, что они не являются частью системы государственной архивной службы. Это архивы областных учреждений, отдельных организаций, а также архивы всевозможных ведомств (Минздрав, Минобразования, Минкультуры и другие ведомства имеют собственные архивные службы) и др.

Необходимо отметить, что передаче на хранение в архивы государственной части Архивного фонда РФ могут подлежать далеко не все документы. К организациям, которые являются источниками комплектования, предъявляются наиболее строгие законодательные требования. В обязанность таких организаций входит сдача в государственный архив документов постоянного срока хранения согласно утвержденному графику (к примеру, раз в три или пять лет и т.д.). Документы по личному составу хранятся в каждой организации безотносительно к форме собственности. Но их передача в государственный архив может осуществляться только при ликвидации организации.

Каким образом происходит передача документации на хранение в архивах

Передаче документации в архив обязательно предшествует комплекс мероприятий подготовительного характера, называющийся научно-технической обработкой документации. В самом общем смысле это упорядочивание документации в соответствии с требованиями законодательства. Началом научно-технической обработки документов можно считать организацию и проведение работ, направленных на экспертизу ценностей. Задачей экспертной комиссии организации, создаваемой для данных целей, является определение сроков хранения, подбор и подготовка документов к хранению в архиве.

По итогам экспертизы ценности дела временного (свыше десяти лет) постоянного хранения и по личному составу отправляются на научную и техническую обработку согласно «Основным правилам работы архивов организаций». Данный этап включает осуществление формирования дел, нумерацию листов, составление листа-заверителя на все дела, проведение переплетных работ, оформление обложек, а также составление внутренних описей дела (на установленные виды документов), описей дел и предисловий к любой описи. В случае ликвидации организации на весь архивный фонд составляется еще и историческая справка.

Непосредственная передача документации на хранение в архив происходит после проведения научно-технической обработки документации на основании ранее составленных описей. Фиксация приема документов должна производиться с помощью акта приема-передачи документов. Составляется данный акт в двух экземплярах, один из которых остается в архиве, а другой - в организации.

Оформление документов для передачи

В процессе подготовки документов к передаче на хранение в архив акцентировать внимание необходимо на оформление сопутствующих документов и составляющих оформления. Для составления листов-заверителей, описей, предисловий к описям, исторических справок используются утвержденные формы. Объединять дела по личному составу и постоянного характера в одну опись категорически запрещается. Документы должны быть переплетены в твердую обложку в соответствии с государственными требованиями. Элементом оформления обложки является проставление таких реквизитов:

• наименование структурного подразделения организации и самой организации;
• заголовок дела;
• дата дела или крайние даты дела;
• число листов в деле;
• время хранения дела;
• индекс дела по номенклатуре дел (при наличии);
• номер тома;
• архивный шифр дела (номер фонда, описи дел и самого дела).

Не существует необходимости в оформлении корешков дел при передаче документов на хранение в государственный архив.

Санкции за нарушение требований к хранению в архиве

Для обеспечения сохранности документов необходимым является такое требование архивного законодательства, как передача документов на хранение в архиве. Согласно данному требованию, нарушители наказываются штрафными санкциями в размере 100-500 рублей (статья 13.20 КоАП). Штраф до 300 тысяч рублей будет назначен обществам с ограниченной ответственностью и акционерным обществам при неисполнении сроков и порядка хранения документов (статья 13.25 КоАП).

Штрафы со стороны архивных служб не являются единственными, кроме них существуют еще и санкции, которые могут накладываться контролирующими органами при игнорировании их запросов о представлении определенных документов. При этом за нарушение законных требований придется заплатить тем большую сумму, чем большой ценностью пользуются документы. Так, в соответствии с 126-ой статьей НК РФ, непредставление в налоговый орган одного документа наказывается штрафом в размере 200 рублей. Более серьезным наказанием станет потеря первичных документов за один и более налоговых периодов - в соответствии с 120-ой статьей НК РФ оно будет составлять до 30 тысяч рублей.

В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителем структурных подразделений и утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения.

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации, как правило, не передаются.

Принимая дела, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделах описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве.

В небольших по структуре и штатной численности организациях, как правило, отсутствует специальное подразделение - ведомственный архив. В этом случае обязанности архивариуса совмещает секретарь-референт, отвечая за сохранность документации и своевременную сдачу ее в государственный архив.

Взаимодействие государственных архивов с современными коммерческими структурами осуществляется на договорной основе. В договоре закрепляются обязательства сторон, состав передаваемых документов, порядок и сроки передачи документов на постоянное или депозитное хранение.

Организация может сократить срок хранения документов в своем ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение в случаях: прекращения деятельности, нестабильности деятельности, отсутствия условий для хранения документов, желания самой организации.

При сдаче дел на государственное хранение организация предоставляет в государственный архив:

Отношение на имя руководства государственного архива с указанием названия организации, общего количества дел и крайних дат документов;

Описи в трех экземплярах, утвержденные ЭПК архивного отдела;

Историческую справку организации, если дела сдаются на государственное хранение впервые;

Справку о неполной сохранности документов (если какие - либо дела утрачены).

Затем дела шифруются. Шифровка включает в себя указание на обложке дела номера фонда, номера описи, номера дела.

Сверенные с описью и зашифрованные дела увязывают в архивные связки. Сдача дел оформляется актом. Организация - сдатчик и государственный архив расписываются на всех экземплярах описей и акта сдачи документов.

Два экземпляра описи и один экземпляр акта остаются в государственном архиве, третий экземпляр описи и второй экземпляр акта возвращаются организации и хранятся постоянно в делопроизводственной службе.3. Хранение документов в электронном виде

С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме.

Прежде всего, на жестком диске создаются папки (директории), в которые будут помещаться документы. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам. Каждая папка может иметь вложенные в нее папки, которые в свою очередь могут иметь свои вложенные папки. Каждой папке присваивается «имя». Оно должно начинаться с вида документов (приказы, акты, отчеты и т.д.), затем содержание документов уточняется сведениями об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы (файлы).

Хранение файлов текущего делопроизводства осуществляется на жестком диске компьютера. При работе в сети пользователю могут быть доступны диски или директории на других компьютерах. В этом случае они будут иметь порядковые буквенные номера и с ними можно работать как с устройствами, размещенными на собственном компьютере.

В организациях с большим объемом совместно используемых документов применяются выделенные высоконадежные компьютеры - файл - серверы - рассчитанные на непрерывную работу и обеспечивающие одновременный доступ к данным от единиц до десятков, сотен и даже тысяч пользователей.

Все документы, поступившие в делопроизводственный оборот, должны хранится в общих папках, создаваемых в соответствии с номенклатурой дел подразделения (организации в целом) на основе стандартных классификаторов.

Один из основных вопросов, определяющих успешное использование компьютерных технологий в офисе - это надежность хранения документов в электронной форме. Сохранность документов складывается из:

· устойчивого электропитания;

· резервного копирования;

· антивирусной защиты;

· профилактики и диагностики с использованием специальных утилит (вспомогательных программ).

Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам, как с помощью локальной сети, так и с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet).

База данных о документах формируется в процессе их регистрации.

Данные о документах за истекший год хранятся отдельно и после того, как все документы за истекший год будут исполнены. База данных используется только для справочной работы и может быть переписана на внешний носитель информации. В зависимости от объема информации это может быть дискета, магнитная лента, CD-ROM или другой архивный носитель.

Документы постоянного и долговременного сроков хранения обычно записываются на CD-ROM, а документы временного срока хранения - на носители, обеспечивающие их стирание по истечении срока хранения и перезапись.

Сроки хранения документов не зависят от формы существования - бумажной или электронной - и определяются специальными справочниками - перечнями документов с указанием сроков хранения.

В качестве места для хранения документов архива обычно используется логический диск или несколько папок компьютера. При наличии программ типа «Электронный архив» учет и копирование производится автоматически. В противном случае это делается вручную: документы разделяются по срокам хранения, создаются папки, соответствующие годовым разделам описей. При значительном количестве документов постоянного хранения они располагаются внутри годового раздела, в папках соответствующих подразделений.

Минимальный срок хранения документов установлен Федеральным законом о “О бухгалтерском учете” - пять лет с правом уничтожения только после проведения ревизии. Обязательное условие - проверка качества записи после переноса данных и периодическая проверка сохранности данных в течении срока хранения носителей информации.

Таким образом, организации, полностью перешедшие на безбумажный документооборот, имеют возможность сэкономить значительные площади, занимаемые ранее под архивохранилища. Автоматизированные технологии позволяют существенно ускорить делопроизводственные операции по подготовке дел к архивному хранению.

Все документы, созданные в делопроизводстве за время работы государственных органов, учреждений, организаций, а также коммерческих компаний проходят единый делопроизводственный цикл. Заключительным этапом делопроизводства является передача документов на архивное хранение. Последним пунктом назначения может быть государственный (муниципальный) архив и ведомственный архив, документы которых составляют государственную часть Архивного фонда РФ. В связи с этим российское законодательство строго регламентирует процедуры подготовки документов к хранению и их непосредственной сдачи в архив.

Виды архивов для хранения документов

Как правило, государственные архивы федерального уровня принимают на хранение документы, имеющие общенациональную значимость (Государственный архив РФ, Российский государственный военный архив и т.д.). Государственные архивы субъектов РФ обслуживают архивные нужды конкретных регионов. Так, например, ликвидируемые организации Москвы и Санкт-Петербурга обязаны передать документы по личному составу в Центральный государственный архив трудовых отношений города Москвы и Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга соответственно. Аналогичные архивы, принимающие документы по личному составу, функционируют во многих других субъектах страны.

В рамках муниципального района, городского округа или муниципального учреждения ответственность за учет, комплектацию и хранение архивных документов возлагается на муниципальные архивы. На хранение в муниципальные архивы передают документы государственные учреждения и предприятия, кооперативные и общественные организации, а также частные лица.

Ведомственные архивы не являются частью системы государственной архивной службы, но их документы выступают в качестве источника пополнения госфондов. Это центральные архивы различных ведомств (свои архивные службы есть у Минздрава, Минкультуры, Минобразования и др.) и архивы отдельных организаций, областных учреждений и пр.

Важно отметить, что не все документы подлежат передаче на хранение в архивы государственной части Архивного фонда РФ. Наиболее строгие требования закон предъявляет к организациям, являющимися источниками комплектования. Такие организации обязаны сдавать в госархив документы постоянного срока хранения по утвержденному графику (например, каждые три года, каждые пять лет и т.д.). Документы по личному составу хранятся в любой организации безотносительно к форме собственности. Однако на хранение в государственный архив они передаются лишь в случае ликвидации организации.

Как происходит передача документов на архивное хранение

Передаче документов в архив обязательно предшествует комплекс подготовительных мероприятий, который называют научно-технической обработкой документов. В самом общем смысле это упорядочивание документов в соответствии с законодательными требованиями. Научно-техническая обработка документов начинается с организации и проведения работ по экспертизе ценности. Для этих целей в организации создается экспертная комиссия, в задачи которой входит определение сроков хранения документов, а также отбор и подготовка документов к архивному хранению.

По результатам экспертизы ценности дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу отправляются на научно-техническую обработку в соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций». На этой стадии осуществляется формирование дел, нумерация листов, составление листа-заверителя на каждое дело, проводятся переплетные работы, оформление обложек, а также составляются внутренние описи дела (на установленные виды документов), описи дел и предисловия к каждой описи. В том случае если организация ликвидируется, на весь архивный фонд необходимо составить еще и историческую справку.

После проведения научно-технической обработки документов происходит непосредственная передача документов на архивное хранение на основании ранее составленных описей. Прием документов должен быть зафиксирован актом приема-передачи документов. Данный акт составляется в двух экземплярах: один остается в организации, другой – в архиве.

Как должны быть оформлены документы для передачи

При подготовке документов к передаче на архивное хранение особое внимание следует обратить на оформление сопутствующих документов и элементов оформления. Листы-заверители, описи, предисловия к описям, исторические справки составляются по утвержденным формам. Категорически запрещается объединять дела постоянного хранения и по личному составу в одну опись. Согласно гостребованиям, документы должны быть переплетены в твердую обложку. Оформление обложки включает проставление следующих реквизитов:

Наименование организации и структурного подразделения; заголовок дела; крайние даты дела (или дата дела); количество листов в деле; срок хранения дела; индекс дела по номенклатуре дел (при наличии); номер тома; архивный шифр дела (номер фонда, номер описи дел, номер дела).

При передаче документов на хранение в госархив оформлять корешки дел не требуется.

Санкции за нарушение требований к архивному хранению

Передача документов на архивное хранение необходима для обеспечения сохранности документов организации. Это требование архивного законодательства, которое наказывает нарушителей штрафом от 100 до 500 рублей (ст. 13.20 КоАП). Общества с ограниченной ответственностью и акционерные общества в случае неисполнения порядка и сроков хранения документов могут поплатиться штрафом до 300 тысяч рублей (ст. 13.25 КоАП).

Помимо штрафов со стороны архивных служб, существуют санкции, которые вправе накладывать контролирующие органы в случае игнорирования их запросов о представлении тех или иных документов. И чем большую ценность представляют документы, тем больше придется заплатить за нарушение законных требований. Так, согласно статье 126 Налогового кодекса РФ, непредставление в налоговый орган документов влечет штраф в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ. Потеря первичной документации за один и более налоговых периодов повлечет более серьезное наказание – до 30 тысяч рублей (ст. 120 НК РФ).