Основные современные законодательные акты по архивному делу приходятся на период 90-х гг. XX в. Рассмотрим их в хронологической последовательности. 1991
г. Принято считать, что начало всем реформам в архивной сфере было положено известными августовскими указами Президента Российской Федерации «О национализации архивов КПСС» и «О передаче в госархивы документов бывшего КГБ СССР». Указ Президента РСФСР об архивах Комитета государственной безопасности был подписан 24 августа 1991 г., Указ Президента РСФСР о партийных архивах был подписан в тот же день. Значение этих документов (и законодательных, и политических) трудно переоценить. Выделим главное: открылся доступ к ранее преимущественно закрытым архивным материалам; перестал существовать в стране «партийный архивный фонд» в параллели с Государственным архивным фондом страны.
Затем 12 октября 1991 г. было издано Постановление Совета Министров РСФСР «О Российском центре хранения и изучения документов новейшей истории (РЦХИДНИ) и Центре хранения современной документации (ЦХСД)». На основании этого постановления на базе привилегированного Центрального партийного архива был создан Российский центр хранения и изучения документов новейшей истории, который позже вместе с Центром хранения документов молодежных организаций был преобразован в Российский государственный архив социально-политической истории (1999), а архивные комплексы ЦК КПСС были включены во вновь созданный Центр хранения современной документации, переименованный в 1999 г. в Российский государственный архив новейшей истории. Тогда же, 12 октября 1991 г., вышло постановление Совета Министров РСФСР «О развитии архивного дела в РСФСР». Таким образом, за один год были изданы два указа и два правительственных постановления по архивному делу. 1992
г. За этот год были изданы два постановления: одно - Правительства Российской Федерации «Об утверждении положения о Комитете по делам архивов при Правительстве Российской Федерации и сети федеральных государственных архивов и центров хранения документации» от 24 июня 1992 г. и второе - Верховного Совета Российской Федерации «О временном порядке доступа к архивным документам и их использования» от 19 июня 1992 г.
На основании первого постановления ранее секретный Центральный государственный (особый) архив СССР, хранивший трофейные документы, перемещенные в СССР в результате Второй мировой войны из Германии и других зарубежных стран, а также архивные документы Главного управления по делам военнопленных и интернированных МВД СССР, был преобразован в Центр хранения историкодокументальных коллекций (ЦХИДК) и стал публичным.
Был также определен срок (30 лет) ограничения доступа к архивным документам или архивной информации, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, а также срок (75 лет) доступа к архивным документам, содержащим сведения о личной жизни граждан (за исключением самих этих граждан или их наследников).
Такие четко ограниченные сроки доступа к отдельным категориям документов в нашей стране были введены впервые. Эти же сроки и порядок доступа к архивным документам отдельных категорий более четко даны в «Основах законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» (1993).
На основании второго постановления пользователи архивных документов могут обжаловать решения и действия архивных учреждений в вышестоящий архивный орган и даже в суд. 1993
г. Много законодательных актов было принято в 1993 г., самым важным из которых был «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» от 7 июля 1993 г., который и сегодня является главным действующим законодательным актом.
Впервые достаточно четко в архивной сфере была разграничена компетенция Российской Федерации и ее субъектов. В Основах законодательства выделены три блока полномочий по вопросам архивного дела, отнесенных: 1)
исключительно к ведению Российской Федерации в лице ее органов государственной власти; 2)
к совместному ведению Российской Федерации, республик в составе Российской Федерации, краев, областей, автономных областей и округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга; 3)
к самостоятельному решению вышеуказанными субъектами Российской Федерации.
В Основах законодательства впервые в архивной сфере законодательно были определены две части Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ): государственная и негосударственная.
В рамках государственной части АФ РФ выделяют четыре комплекса архивных документов, фактически, а порой и юридически обособленных по следующим хранилищам: государственным архивам, ведомственным архивам, библиотекам и музеям, отраслевым архивным фондам.
Относительно последних следует отметить, что фактически документы в них хранятся постоянно, но в законодательстве впервые предусмотрено временное или депозитарное хранение документов в этих хранилищах.
Итак, в настоящее время существуют три формы хранения документов в государственной части АФ РФ:
постоянное (в государственных архивах, библиотеках, музеях, а также фактически в отраслевых архивных фондах);
депозитарное (в отраслевых архивных фондах);
временное (в ведомственных архивных и отраслевых архивных фондах).
Более подробно организация документов и дел Архивного фонда Российской Федерации будет рассмотрена в главе 3.
Основы законодательства в архивной сфере показывают, что страна действительно строит правовое государство. Сохраняя по ряду позиций централизованный порядок регулирования архивным делом, Основы законодательства демонстрируют и новые подходы к реалиям сегодняшнего дня.
Но жизнь не стоит на месте. Некоторые позиции, отраженные в законодательстве, требуют более детальной, глубокой проработки.
П оэтому в 1998-1999 гг. была подготовлена целая серия дополнений и изменений в Основы законодательства. В Государственную Думу был внесен проект федерального закона об изменениях и дополнениях в Основы законодательства об архивном деле 1993 г. В настоящее время Федеральной архивной службе предложено разработать новый федеральный закон об архивном деле (вместо внесения изменений и дополнений в Основы законодательства 1993 г.).
В том же, 1993 году, было принято постановление Президента Российской Федерации «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве» от 3 марта 1993 г.
См.: Козлов В. П. Архивная реформа: Вопросы научного и методического обеспечения // Отечественные архивы. - 1994. - № 1.
Это постановление явилось одним из основных законодательных актов, принятых в целях регулирования взаимоотношений между учреждениями Государственной архивной службы (в настоящее время - Федеральная архивная служба) и центральными органами федеральной исполнительной власти, государственными учреждениями, организациями и предприятиями, а также совершенствования ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве.
Позднее основные положения этого документа были подтверждены в таких законодательных актах, как Положение об Архивном фонде Российской Федерации (1994) и Положение о Федеральной архивной службе России (1998).
Далее был ряд постановлений и указов Совета Министров и Правительства РФ: постановление «О реализации государственной политики в архивном деле»; Указ Президента Российской Федерации «О включении отдельных объектов в государственный свод особо ценных объектов культурного наследия народов Российской Федерации» (первый указ был подписан б ноября 1993 г., второй, с точно таким же названием, - 24 января 1995 г., третий - 2 апреля 1997
Для примера: весь документальный комплекс Российского государственного архива древних актов включен в этот свод. Но речь идет не только об архивах. Достаточно просмотреть очень небольшой перечень. Возможен следующий такой указ - тогда государственный свод особо ценных объектов будет пополняться. 1994
г. В этом году был издан Указ Президента Российской Федерации «Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации и Положения о Государственной архивной службе России». Наряду с Основами законодательства данный Указ об Архивном фонде и Государственной архивной службе является основополагающим законодательным актом в архивной сфере.
В Положении об Архивном фонде Российской Федерации четко закреплен состав государственной и негосударственной частей АФ РФ, отражена сеть федеральных архивов, архивов субъектов Федерации и муниципальных архивов, осуществляющих постоянное хранение документов АФ РФ, указаны порядок и сроки временного, а также депозитарного хранения документов в учреждениях, организациях и предприятиях. Именно в Положении назван полный перечень отраслевых фондов, о котором будет рассказано ниже.
Затем, в 1994 г., был принят Регламент доступа к материалам прекращенных уголовных и фильтрационно-проверочных дел в государственных и ведомственных архивах Российской Федерации. Этот очень важный документ был разработан в соответствии с Основами законодательства и законами Российской Федерации «О реабилитации жертв политических репрессий» и «О государственной тайне». Регламент был призван упорядочить доступ к архивным документам, содержащим сведения о лицах, подвергшихся политическим репрессиям и реабилитированных, бывших в плену и угнанных в Германию и другие страны Западной Европы в период Второй мировой войны. В 1996 г. действие Регламента было приостановлено.
В прекращенных уголовных и фильтрационно-проверочных делах содержится информация о судьбах миллионов людей; их изучение необходимо для раскрытия полной правды о масштабе и характере массовых политических репрессий в СССР в 30-50-е гг. XX в.
Однако в этих делах имеются документы, содержащие сведения о тайне личной жизни, и иную информацию, способную нанести моральный ущерб личности, а также материалы оператив- но-проверочного характера.
В Регламенте зафиксирован механизм, позволяющий репрессированному или его наследникам на определенный срок закрыть для исследователей доступ к той части документов прекращенного уголовного дела, которая непосредственно отражает поведение человека во время следствия (протоколы допросов, очных ставок, заявления). Определена также ответственность пользователя за точность передачи, обнародование сведений, затрагивающих честь и достоинство реабилитированных, их родственников, свидетелей и третьих лиц. 1995
г. Выходит постановление Правительства Российской Федерации «Об утверждении Положения о лицензировании деятельности по обследованию состояния архивных фондов, экспертизе, описанию, консервации и реставрации архивных документов». Речь идет о том, что деятельность архивных учреждений должна лицензироваться, т.е. о предоставлении права заниматься, допустим, экспертизой ценности, консервацией документов, описанием документов и т.д. 1996
В этот год издаются два Указа Президента Российской Федерации: «О внесении изменений в Положение об Архивном фонде Российской Федерации» от 17 марта 1994 г. и «О структуре федеральных органов исполнительной власти» от 1 августа 1996 г., где сказано о переименовании Государственной архивной службы Российской Федерации в Федеральную архивную службу Российской Федерации. 1998
г. П остановлением Правительства Российской Федерации от 28 декабря 1998 г. утверждается Положение о Федеральной архивной службе России (вместо Положения о Государственной архивной службе России 1994 г.), в котором с учетом современной законодательной базы определены статус Федеральной архивной службы России (Росархива), ее права, функции и задачи, масштаб деятельности, внутренняя структура. Особо следует выделить, что в компетенцию Росархива входит руководство как архивной, так и делопроизводственной сферой в стране.
Как известно, в России не существует федеральной делопроизводственной службы: Росархив выступает один в двух лицах. 1999
г. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 марта 1999 г. «О федеральных государственных архивах» была утверждена структура сети федеральных государственных архивов (см. главу 3).
2002 г. Указом Президента Российской Федерации от 15 марта 2002 г. № 511 был введен в действие новый Классификатор правовых актов, по которому вопросы делопроизводства и архивного дела внесены в законодательство в области информации и информатизации.
2004 г. Пр инят Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», в связи с чем утратили свою силу Основы законодательства 1993 г. По ряду позиций закон сохранил преемственность, но есть в нем и «потери». Он регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ) и собственных архивных документов государственных и негосударственных учреждениий, организациий и предприятий.
Впервые в законе даны определения понятий «документ Архивного фонда Российской Федерации» и «документ по личному составу», тем самым повысился статус документов по личному составу в деле их упорядочения и сохранения; также даны трактовки двух понятий «временное хранение» - для архивных документов в целом и для документов АФ РФ. Введены новые понятия - «владелец архивных документов» и «пользователь архивных документов». Для документов АФ РФ нормативно подтверждены старые и закреплены новые сроки временного хранения документов в организациях до поступления в государственные или муниципальные архивы. В ст. 4 прописаны полномочия муниципальных образований в области архивного дела; в ст. 6 - состав АФ РФ и порядок включения в него архивных документов, особенности гражданского оборота документов.
Право собственности на архивные документы независимо от их форм собственности охраняется законом. Изъятие архивных документов возможно только в соответствии с федеральным законодательством. Изъятые как вещественные доказательства, они подлежат возврату собственнику или владельцу.
Сложным остается вопрос о создании архивов в организациях и на предприятиях. В Основах законодательства 1993 г. запрещалось создание тайных архивов, в том числе затрагивающих права и законные интересы граждан. Организации и предприятия руководствуются в работе как законодательными и нормативными правовыми актами, так и правилами, установленными архивным органом. Они обеспечивают соответствующие материальные и финансовые условия. В законе обобщенно и достаточно подробно прописаны нормы, касающиеся сохранности документов в случае ликвидации, банкротства или реорганизации организаций и предприятий. Ряд статей посвящен порядку доступа к архивным документам и их использования, государственного учета документов АФ РФ, отнесения организаций и предприятий к числу источников комплектования.
Законодательством Российской Федерации установлена гражданско-правовая, административная и уголовная ответственность юридических лиц, должностных лиц и граждан.
Современная архивная правовая база не ограничивается лишь законодательными актами в области архивного дела. В стране действует не менее 50 законодательных актов, прямо или косвенно регулирующих вопросы архивной сферы, - о культуре; информатизации и защите информации; государственной тайне; службе внешней разведки; оперативно-розыскной деятельности; авторском праве; о правовой охране программ для ЭВМ и др.
Так, в Уголовном кодексе Российской Федерации впервые прямо упомянуто о документах и правонарушениях, связанных с ними.
В ст. 140 «Отказ в предоставлении гражданину информации» прописано, что гражданин имеет право получить определенную информацию по любому законодательству (архивному и уголовному). Ст. 164 «Хищение предметов, имеющих особую ценность» содержит норму о том, что архивные документы имеют особую ценность, рассматриваемую в юриспруденции как вещь, предмет движимого имущества. Ст. 188 «Контрабанда» прописывает права граждан, вывозящих за границу документы, представляющие государственную и общественную ценность, и права таможни в этой ситуации. О противодействии преступному деянию говорится и в ст. 90 - «Невозвращение на территорию Российской Федерации предметов художественного, исторического и археологического достояния народов Российской Федерации и зарубежных стран».
Ст. 243 «Уничтожение или повреждение памятников истории или культуры» - о противодействии преступлению, которое наносит урон общественной нравственности: по Закону РСФСР «О памятниках истории и культуры» 1976 г. документы были отнесены к памятникам истории и культуры. Ст. 284 - о ее содержании говорит само название: «Утрата документов, содержащих государственную тайну». Ст. 324 «Приобретение или сбыт официальных документов и государственных наград» - за это преступление предусмотрено наказание штрафом в размере от 100 до 200 минимальных размеров оплаты труда. Ст. 325 «Похищение или повреждение документов, штампов, печатей» - амплитуда наказаний за данное преступление в совокупности может быть от 200 минимальных размеров оплаты труда до лишения свободы на срок от 7 до 12 лет с конфискацией имущества.
В своей деятельности архивы вступают в самые разнообразные отношения с другими сферами: бюджетной (действует бюджетное и налоговое законодательство), имущественной (гражданское законодательство), трудовой (законодательство о труде) и т. д.
Федеральные законы и другие нормативные правовые акты, принятые в 1991 - 1996 гг. и составленные научно-справочной библиотекой федеральных архивов, в той или иной степени затрагивают архивные учреждения. Таких законов свыше 150, из них по собственно архивному законодательству несколько десятков актов, и все они условно разделяются на три группы: 1)
фундаментальные - по всему комплексу вопросов архивной сферы; 2)
по процессам комплектования, хранения, учета и вывода документов;
о доступе к архивным документам и их использовании.
Первую группу представляют главный архивный закон страны - Федеральный закон от 27 октября 2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации» - и Положение об Архивном фонде Российской Федерации (с дополнением, внесенным Указом Президента от 1 апреля 1996 г.). К ним примыкают законы и положения об архивных фондах и архивах субъектов Российской Федерации.
Во второй группе основное место занимают акты о деятельности так называемых спецслужб и некоторых других министерств и ведомств - об условиях функционирования их собственных архивов и главное - об их праве на долговременное и депозитарное хранение архивных документов. Это - федеральные законы «О внешней разведке» 1996 г. (новая редакция), «О федеральных органах правительственной связи и информации» 1993 г., «Об органах федеральной службы безопасности в Российской Федерации» 1995 г., «Об обязательном экземпляре документов» 1994 г.; утвержденные Указом Президента от 14 марта 1995 г. и распоряжением от 25 марта 1994 г. Положение о Министерстве иностранных дел Российской Федерации и Положение о Президентском архиве; принятый Правительством Российской Федерации 13 декабря 1995
г. Устав Гостелерадиофонда. Эту группу дополняют закон «О вывозе и ввозе культурных ценностей» 1993 г. и постановление Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации от 21 апреля 1995 г. «О моратории на возвращение культурных ценностей, перемещенных в годы Великой Отечественной войны».
См.: Артизов А.Н. Архивное законодательство России: система, проблемы и перспективы (к постановке вопроса) // Отечественные архивы - 1996 - КМ - С. 4-5. " " "
Особенностью третьей группы является то, что входящие в нее акты рассматривают более общие проблемы защиты прав и интересов гражданина, обеспечения информационной открытости общества, соблюдения тайны личной жизни, а также коммерческой и государственной тайны. Сложность объекта правового регулирования в этой сфере порождает своеобразное взаимопроникновение норм законов, поэтому для принятия ответственного решения приходится обращаться к нормам двух или более нормативных правовых актов.
Анализ нормативных правовых документов данной группы - тема специального разговора. Перечислим важнейшие акты: федеральные законы - «Об оперативно-розыскной деятельности» 1992
г., «О государственной тайне» 1993 г., «Об авторском праве и смежных правах» 1993 г., «Об информации, информатизации и защите информации» 1995 г.; указы Президента Российской Федерации - «О снятии ограничительных грифов с законодательных и иных актов, служивших основанием для массовых репрессий» 1992 г., «О Межведомственной комиссии по защите государственной тайны» 1995 г., «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» 1995 г., «Вопросы Межведомственной комиссии по защите государственной тайны» 1996 г.; постановления Правительства Российской Федерации - «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну» 1992 г., «Об установлении порядка рассекречивания и продления сроков засекречивания архивных документов Правительства СССР» 1995 г. и «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности» 1995 г. и др.
Здесь достаточно неполно перечислены законодательные акты, регламентирующие действия с архивными документами и информацией из них. Но даже из указанного перечня видно, насколько сложно их применять в совокупности при решении конкретной проблемы. Поэтому необходим дальнейший комплексный анализ законодательных актов - архивных и смежных, совершенствование самого архивного законодательства и детальная разработка мер по реализации отдельных законодательных статей.
Вся деятельность в архиве должна базироваться на правовой основе. Нормативно-правовую базу работы архива составляют помимо архивного законодательства, подробно рассмотренного в соответствующем разделе, нормы гражданского, административного и трудового права РФ, постановления и указы правительства, ведомственные нормативные акты. К последним относятся приказы Росархива, постановления ее коллегии, основные правила работы государственных и ведомственных архивов,
Государственный архив
1. Положение об архиве (Устав архива)
2. Положение о структурном подразделении архива
3. Структура и штатное расписание архива
4. Смета расходов архива на год
5. Должностные инструкции сотрудников
Архив учреждения
1. Положение об архиве у ч р е ж д е -ния; положение о центральном отраслевом архиве; положение о центральном архиве министерства, ведомства; положение об объединенном ведомственном (межведомственном) архиве
2. Инструкция о службе доку-ментационного обеспечения управления (ЦОУ) или инструкция по делопроизводству организации
3. Если в архиве учреждения есть подразделения - положение о структурном подразделении, например положение об электронном архиве учреждения
4. Должностные инструкции сотрудников архива
ются на всех сотрудников, кроме директора архива и его заместителей.
Штатное расписание - перечень должностей учреждения (организации) с указанием количества и размеров должностных окладов.
Все документы, кроме Положения об архиве и инструкции о службе документационного обеспечения управления (ДОУ), подписываются директором архива.
Положение (Устав) о государственном, центральном отраслевом архивах, центральном архиве министерства (ведомства) утверждается соответствующим органом управления архивным делом. Так, Положение об архиве учреждения, который является юридическим лицом, утверждается в государственном архиве, Положение об архиве учреждения и структурном подразделении - руководством этого учреждения.
Планирование в архиве
Планирование - деятельность по составлению планов, определяющих приоритетные задачи архива.
Планы составляются в соответствии со структурой и штатами архива, поскольку запланированные мероприятия не должны превышать возможности имеющихся подразделений трудовых ресурсов.
Структурные подразделения имеются, как правило, в государственном архиве. Структура государственного архива складывается из отделов, созданных обычно по функциональному принципу, т.е. по направлениям работы архива: отдела комплектования и ведомственных архивов, отдела учета, хранилищ, отдела научно-справочного аппарата, читального зала, отдела использования, приемной (справочного стола) архива и других отделов. За основу при разработке структуры архива берется типовая структура, утвержденная Росархивом, в которой указывается состав структурных подразделений для различных категорий архивных учреждений.
В государственном архиве помимо отделов создаются коллегиальные совещательные органы, в работе которых принимают участие сотрудники различных структурных подразделений, а также приглашенные специалисты, ученые из других учреждений. К таким органам относятся:
экспертная, экспертно-проверочная (экспертно-методическая) комиссии для решения вопросов экспертизы ценности документов (ЭЦД) и разработки научно-методического обеспечения деятельности архива;
научный совет (для координации исследовательской и издательской работы);
комиссия по рассекречиванию документов (для снятия грифов секретности с документов).
Кроме того, для реализации отдельных издательских проектов в архиве могут создаваться временные трудовые коллективы.
В муниципальных архивах и архивах учреждений вместо структурных подразделений могут создаваться группы работников по направлениям деятельности под руководством специалиста.
В архиве учреждения различные направления работы, как правило, распределяются между сотрудниками.
Штатная численность работников архива определяется, исходя из объема документов архива, хронологических границ, статуса архива и финансовых возможностей учреждения (ведомства) и государственного бюджета. Для государственных архивов существуют специальные формулы расчета штатной численности.
Когда штаты и структура архива определены и утверждены директором архива, остается только обеспечить работой трудовой коллектив. Для того чтобы он трудился без авралов и без простоя, существуют планы (табл. 14).
Таблица 14
Государственный архив | Архив учреждения |
1. План работы архива на год. 1.1. План научно- исследовательской работы архива на год*. 1.2. План научно-издательской работы архива на год* (приложение к годовому плану). 2. План структурного подразделения архива на год. 3. Индивидуальный план работы сотрудника или дневник учета труда сотрудника. 4. Отчет о выполнении работы архива за год. 5. Отчет о выполнение плана за полугодие (квартал). 6. Отчет о выполнение плана структурного подразделения за год, полугодие, квартал. 7. Отчет о выполнении индивидуального плана работы сотрудника. 8. Табель учета рабочего времени работников архива | 1. План работы архива учрежде ния на год. 2. Планы-графики приема дел от источников комплектования архива (на год с поквартальной разбивкой). 3. Планы-графики передачи дел на государственное хранение и представления сводных разделов описей на год (с поквартальной разбивкой). 4. Перспективные (пятилетние) планы передачи документов на государственное хранение и представления сводных разделов описей - составляются по инициативе государственного архивов. 5. Отчет о выполнении годового плана архивом (в него вклю чаются сведения о выполнении планов-графиков). 6. Дневник учета труда работника (за месяц, квартал). 7. Табель учета рабочего времени |
* Составляются по инициативе архива.
Планирование может быть текущим и перспективным. Перспективные планы (программы) составляются на долгосрочный период - 5, 10, 15 лет.
Текущие планы составляются на период 1 год, 0,5 года, квартал, 1 месяц.
Главным документом по планированию работы в архиве является план работы архива на год.
План составляется на основе анализа отчетов за предыдущие годы, с учетом федеральных и региональных планов развития отрасли.
План работы архива состоит:
из введения;
текстовой части - перечня разделов, основных направлений и видов работ с указанием объемов работы, сроков и исполнителей;
расчетной части (основных показателей плана работы на год);
предложений (плана научно-издательской и научно-исследовательской работы).
Расчетная часть плана включает бюджет рабочего времени по наиболее важным показателям, контролируемым органом управления. Бюджет рабочего времени - это количество рабочих дней в году, которое необходимо затратить на работу по каждому направлению. Он рассчитывается, исходя из штатной численности и типовых норм времени и выработки.
Соответственно, самый важный отчетный документ - годовой отчет архива, который составляется в соответствии с разделами плана и также содержит расчетную часть. К годовому отчету архива могут прилагаться документы централизованного государственного учета: паспорт архива, сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования.
Работа с персоналом
Работа с персоналом предполагает прежде всего подбор сотрудников с соответствующей квалификацией, деловыми и, конечно же, человеческими качествами для каждого участка и направления. Прежде всего, необходимо помнить основные требования квалификационных справочников 1 в отношении основных категорий специалистов.
Заведующий архивом
Должностные обязанности. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии, в учреждении, организации.
Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов. Ру-Квалификационный справочник должностей служащих. - М., 2001. - С. 37-38.
ководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов.
Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов.
Инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив.
Контролирует своевременность поступления в архюв документов, законченных делопроизводством.
Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.
Руководит работой по составлению описей дел ллгя передачи документов в государственные архивы, составлению актов 0 б уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.
Осуществляет контроль за состоянием в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.
Организует работу по ведению учета документооборота и количестве дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.
Составляет установленную отчетность. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.
Должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих 1и других органов, касающиеся работы архивов; Единую государственною систему делопроизводства; порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации; структуру предприятия, учреждения, организации; основы организации производства, труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.
Архивариус
Должностные обязанности. Осуществляет работу п. о ведению а р х и в -ного дела на предприятии.
Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.
Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.
Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет Правильность формирования и оформления при их передаче в архив.
В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.
Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.
Ведет работу по созданию справочного аппарата по /документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.
Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.
Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.
Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.
Должен знать: нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии; порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими; Единую государственную систему делопроизводства; порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов; порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию; порядок ведения учета и составления отчетности; структуру предприятия; основы организации труда; правила эксплуатации технических средств; основы трудового законодательства; правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.
Кодификатор
Должностные обязанности. Ведет работу по подбору, хранению, систематизации и учету законодательных и нормативных правовых актов и документов.
Выдает необходимые работникам предприятия законодательные и нормативные правовые документы.
Вносит в экземпляры законодательных и нормативных правовых документов в соответствии с принятыми изменениями и дополнениями необходимые отметки.
Подготавливает заявки на размножение законодательных и нормативных правовых документов и рассылает их по структурным подразделениям предприятия.
Составляет перечень устаревших документов.
Ведет учет выдачи-возвращения документов.
Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.
Должен знать: законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие материалы и документы, касающиеся вопросов делопроизводства, правил хранения законодательных и иных нормативных документов; принципы разработки классификаторов и порядок пользования ими; основы организации труда; правила эксплуатации технических средств; основы организации труда; правила эксплуатации технических средств; основы законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.
В государственном архиве также предъявляются определенные требования к квалификации архивиста 1-й и 2-й категорий, веду-
щего специалиста и других сотрудников. Правильный подбор и расстановка кадров имеет очень большое значение для результатов работы.
Маркетинг в архивах
Информационный маркетинг. Для решения задач планирования работы руководство архива должно изучить информационные потребности общества, состояние рынка информационных услуг в области архивного дела, спроса отечественного и зарубежного потребителя на архивную информацию.
В основе маркетингового исследования лежат такие показатели интенсивности и эффективности использования документов, как потребители информации, тематика исследований, запросов, публикаций, частота обращений к различным фондам.
Одним из направлений маркетинга является исследование цен на информационные услуги и спроса на мировом рынке ретроспективной документной информации. Основными информационными услугами архивов являются копирование документов, продажа комплектов микрофильмов и микрофиш архивных документов, изданий документов и справочников на CD-ROM, созданий платных информационных ресурсов (машиночитаемых версий исторических источников в Интернет). Ценовую политику на рынке этих услуг определяют продуценты - производители и продавцы информации. Продуцентами могут быть как сами архивы, так и специальные фирмы, занимающиеся публикацией архивных документов на технотронных носителях и продажей микрофильмов и микрофиш.
В отношении ценовой политики американские экономисты рекомендуют не предлагать редкие товары по низким ценам, а ограничить предложение микрографических товаров, установив высокие цены на них. Для повышения цен государственные архивы и библиотеки, которые должны продавать микрофильмы по фиксированной цене, пользуются услугами посреднических фирм, имея постоянный процент от продажи микрокопий фирмой.
Для того чтобы решить эти проблемы, существует механизм информационного маркетинга, который обеспечивает связь потребителей ретроспективной документной информации с ее хранителями, устанавливает, в какой мере информационные услуги архива отвечают требованиям пользователя.
Информационный маркетинг в системе федеральной архивной службы - деятельность по изучению динамики информационного рынка и прогнозированию спроса потребителей на информационные товары и услуги.
В современных условиях создания отечественного рынка информации и выхода российских архивистов на мировой информа-
ционный рынок главная задача маркетинга - дать ориентиры для установления цен на информационные услуги в архивах и микрокопии архивных документов. Чем выше спрос на ту или иную информацию, тем выше ее цена.
Мировой рынок документной информации - совокупность информационных товаров и их потребителей во всех странах мира. Основные действующие лица на этом рынке - продуценты, или продавцы информации, и покупатели информации.
Вместе с тем задачи информационного маркетинга в архивах значительно шире вопросов ценообразования. Так, сведения о количественных характеристиках (числе посетителей, запросов и т.д.) необходимы для планирования работы архива, определения его бюджета и штата. Сведения о качественной стороне использования (категориях пользователей, тематике исследований, доле использованных дел и формах использования и т.д.) помогают выявить ошибки в экспертизе ценности документов, а главное - организовать всю работу по созданию и усовершенствованию справочников системы НСА. Разумеется, фонды, к которым наблюдается устойчивый интерес исследователей, нуждаются в более подробном НСА.
Платные услуги в архивах. Государственные архивы - федеральные, центральные, краевые, областные, муниципальные - относятся к госбюджетным организациям, и основным источником их финансирования является федеральный бюджет, бюджет субъекта Российской Федерации или муниципального образования. За счет государственного финансирования существуют и архивы учреждений и организаций государственной формы собственности.
Поскольку государственное финансирование, как правило, не обеспечивает всех расходов, связанных с нормальной работой архивов (строительство и ремонт зданий архивохранилищ, покупка оборудования и компьютерной техники, оплата коммунальных услуг, оплата труда архивистов), архивам разрешена самостоятельная предпринимательская деятельность.
Чтобы самостоятельная предпринимательская деятельность архива находилась в рамках закона, необходимо строго придерживаться документов, регламентирующих платные услуги, оказываемые архивом:
перечня платных услуг;
цен на платные услуги;
договора на коммерческое использование документов архива.
Перечень платных услуг составляется в каждом архиве и утверждается директором архива. В перечне указываются все виды работ, за которые взимается плата, и исполнители работ.
Перечень каждого архива составляется на основе «Номенклатуры платных работ и услуг, выполняемых архивными учреждениями и организациями», который утверждается Росар-
хивом 1 . Он предназначен для государственных, объединенных ведомственных и межведомственных архивов.
В номенклатуре указаны услуги, за которые архивным учреждениям категорически запрещается взимать плату, и услуги, за которые плата может взиматься, если их исполнение «не мешает реализации основных задач и функций архива». Ниже приводится перечень платных и бесплатных услуг архива (табл. 15).
В каждом архиве с учетом его возможностей и штата на основе данной номенклатуры составляется свой перечень услуг. Архив вправе сам определять льготные категории пользователей: пенсионеры, детские дома и т.д.
По каждому пункту перечня платных услуг необходимо рассчитать их цену. Список цен на платные услуги утверждается директором архива. Цена рассчитывается с учетом себестоимости работы (расход материала, оплата труда и другие расходы), существующих налогов и рентабельности (прибыли). В принципе, архив имеет право назначить свободную, т.е. любую цену.
Цена на услуги должна иметь экономическое обоснование в соответствии с методическими рекомендациями Росархива 2 .
Если пользователь собирается реализовать проект, предполагающий получение прибыли за счет использования архивных документов (так называемое коммерческое использование), с ним следует заключить лицензионный договор.
При заключении договора на коммерческое использование документов архива за основу берется «Временное положение об использовании документов государственного архива и центра хранения документации в коммерческих целях», разработанное Росархивом.
Лицензионный договор заключается между архивом и пользователем на определенный срок. Он закрепляет права, обязательства и ответственность сторон.
Основанием заключения договора является оформленное заявкой намерение пользователя, а также следующее инициативное предложение государственного архива:
публиковать архивные документы в печатной, факсимильной, микрографической, электронной и иных формах;
экспонировать архивные документы на платных выставках;
использовать их в коммерческих радио- и телепрограммах при подготовке коммерческих кино- и видеофильмов, звукозаписей;
использовать архивные документы в имущественно-хозяйственных спорах, генеалогических изысканиях, научно-технических разработках и технических, в том числе градостроительных проектах;
создавать тематические базы данных.
Последнее издание Номенклатуры было утверждено в 1993 г.
2 Расчет свободных цен на работы и услуги, выполняемые архивными учреждениями и организациями. - М., 1990.
9 Архивоведение
Таблица 15
Социально-правовые запросы граждан: о подтверждении трудового стажа; размеров заработной платы; прохождении военной службы; участии в партизанском движении; избрании на выборные должности; награждении орденами и медалями, присвоении званий; нахождении на излечении; получении образования; репрессиях, раскулачивании, лишении избирательных прав; пребывании в концлагерях, насильственном вывозе в Германию в годы Великой Отечественной войны | Социально-правовые запросы граждан: о наследовании имущества; родственных связях. За изготовление нескольких экземпляров архивных копий и почтовые отправления |
Обслуживание в читальном зале архива в общем порядке | Обслуживание в читальном зале архива по специальному договору: срочное представление дел; предоставление дел в количестве большем, чем установлено правилами работы читального зала; тематическое выявление дел архивистами; работа в читальном зале в часы, не предусмотренные расписанием |
Предоставление документов во временное пользование орга-низациям-фондообразователям для служебного пользования | Предоставление документов во временное пользование (не фондообразователям), в том числе для экспонирования на выставках, в телепередачах, для киносъемок и т. п. |
Копирование или выявление документов для органов прокуратуры, суда, МВД и ФСБ, Комиссии по реабилитации жертв политических репрессий, для | Использование следующих документов: тематическое выявление документов и дел, в том числе с помощью ЭВМ (за исключением |
Услуги, предоставляемые архивом бесплатно | Примеры из перечня платных услуг |
органов представительной и исполнительной власти | выявления дел для органов власти, управления, суда, прокуратуры для их служебной деятельности); исполнение генеалогических запросов, запросов по истории учреждений и организаций; подготовка и проведение выставок документов, проведение уроков, экскурсий по архиву, лекций, тематических вечеров и др.; копирование документов; подготовка публикаций документов; создание баз данных по документам архива и другие услуги |
Организационно-методическое руководство организацией документов в делопроизводстве и работой архивов государственных учреждений и предприятии - источников комплектования | Совершенствование документа-ционного обеспечения управления, организации и совершенствование работы архивов: разработка перечней документов, номенклатуры дел, указателей видов документов; инструкции о документационном обеспечении деятельности аппарата управления, положения об экспертной к о м и с с и и, положения об архиве учреждения и др.; проектирование автоматизированных информационных систем; составление исторических справок о фондообразователях и др. |
Научно-техническое информирование архивных учреждений | Научно-исследовательская работа по основным направлениям деятельности архивных учреждений, научно-техническое информирование: проведение научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ |
Услуги, предоставляемые архивом бесплатно
Продолжение табл. 15
Примеры из перечня платных услуг
©2015-2017 сайт
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Глава 4. Хранение и учет архивных документов
Статья 17. Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, по обеспечению сохранности архивных документов
1. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов , в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 настоящего Федерального закона.
3. В отношении особо ценных документов, в том числе уникальных документов , устанавливается особый режим учета, хранения и использования. Создаются страховые копии этих документов.
4. Порядок отнесения документов Архивного фонда Российской Федерации к особо ценным документам, в том числе уникальным документам, порядок учета таких документов, создания и хранения их страховых копий определяются уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.
См. комментарии к статье 17 настоящего Федерального закона
Статья 18. Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации
1. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной собственности, хранятся:
1) постоянно - в государственных архивах, музеях, библиотеках и научных организациях, включенных в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации;
Положения пункта 2 части 1 статьи 18 настоящего Федерального закона об органах местного самоуправления муниципального района и городского округа и о муниципальных архивах вступают в силу с 1 января 2006 г. и до наступления этой даты применяются исключительно к правоотношениям, возникающим в связи с изменением границ либо преобразованием муниципальных образований
2) временно - в государственных органах, государственных организациях, создаваемых ими архивах в течение установленных сроков, а также в муниципальных архивах в случае наделения органа местного самоуправления муниципального района или городского округа отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования.