размер шрифта

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИЙ (утв- Решением Коллегии Росархива от 06-02-2002) (2017) Актуально в 2017 году

9. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА НА ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ

9.1. Документы Архивного фонда Российской Федерации, временно находящиеся на хранении в архиве организации, передаются на постоянное хранение.

9.2. Архив организации передает на постоянное хранение документы в государственный (муниципальный) архив, для которого данная организация-фондообразователь является источником комплектования.

9.3. Документы передаются на постоянное хранение в государственный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы.

9.4. Устанавливаются следующие предельные сроки временного хранения архивных документов в организациях:

архивные документы федеральных органов государственной власти, а также архивные документы Генеральной прокуратуры Российской Федерации, органов государственной власти и прокуратур республик, отраслевых академий, государственных объединений, учреждений, организаций и предприятий федерального и республиканского подчинения - 15 лет;

архивные документы органов государственной власти и прокуратур краев, областей, городов федерального значения, автономных областей, автономных округов, прокуратур, государственных учреждений, организаций и предприятий краевого и областного подчинения, подчинения автономной области и окружного подчинения - 10 лет;

архивные документы органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства - 5 лет;

записи актов гражданского состояния, документы по личному составу, записи нотариальных действий и судебные дела, подхозяйственные книги - 75 лет;

архивные документы, образовавшиеся при осуществлении деятельности совместных (с участием государства) предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых преобладает доля федеральной или государственной собственности, - 10 лет;

научная, технологическая и патентная документация - 10 лет;

конструкторская документация - 15 лет;

проектная документация по капитальному строительству - 25 лет;

телеметрическая документация - 5 лет;

кинодокументы, фонодокументы и видеофонограммы - не более 3 лет со времени изготовления;

фотодокументы - 3 года;

документы на машинных носителях - 5 лет.

9.5. В необходимых случаях сроки временного хранения документов могут быть изменены по согласованию с соответствующим органом управления архивным делом или архивным учреждением.

Досрочная передача документов на постоянное хранение может быть осуществлена при угрозе утраты (уничтожения) документов, а также по просьбе организации на договорной основе.

Продление сроков временного хранения документов допускается в виде исключения в случае необходимости практического использования документов организацией по письменному разрешению государственного архива.

9.6. Документы постоянного хранения государственной организации, изменившей форму собственности (акционированной, приватизированной), хранятся в негосударственной организации, а затем, по истечении предельных сроков временного хранения в организации (см. п. 10.3), передаются в государственный архив.

9.7. При ликвидации организации ее документы подлежат передаче в организацию, являющуюся ее правопреемником.

9.7.1. При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного архива, без правопреемника документы постоянного срока хранения и документы по личному составу передаются в архив вышестоящей организации. В случае невозможности передачи документов в вышестоящую организацию по решению комиссии, образованной для передачи дел и имущества (ликвидационной комиссии), согласованному с соответствующим органом управления архивным делом, эти документы передаются в государственный архив.

9.7.2. Документы по личному составу ликвидированной организации при отсутствии правопреемника и вышестоящей организации передаются на временное хранение в специализированный архив (центр) документов по личному составу, а при его отсутствии - в государственный архив.

9.7.3. Уничтожение документов с неистекшими сроками временного хранения организаций, ликвидируемых без правопреемника, проводится только по решению соответствующего органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации или муниципального образования и оформляется актом с приложением описи уничтожаемых документов.

9.7.4. Документы ликвидируемой без правопреемника организации, срок хранения которых на момент ликвидации истек, уничтожаются в порядке, установленном в п. 2.4.1 - 2.4.7 настоящих Правил.

9.7.5. Организацию упорядочения документов ликвидируемой организации, передачи их на хранение или уничтожение осуществляет ликвидационная комиссия, которая может заключить договор на эту работу с организацией (физическим лицом), имеющей соответствующую лицензию, или государственным архивом.

9.8. Передача документов постоянного хранения в государственный архив, как правило, осуществляется ежегодно в соответствии с планом-графиком, утвержденным руководителями организации и соответствующего архива. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся документов постоянного хранения по согласованию с государственным архивом допускается передача документов один раз в пять лет.

Научно-техническая и специальная документация передается, как правило, один раз в пять лет.

9.9. Документы передаются в государственный архив по утвержденным ЭПК архивного учреждения описям дел.

При первой передаче документов в государственный архив передается историческая справка на архивный фонд организации. При последующих передачах документов дается дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации, составе и состоянии документов.

Передача дел проводится поединично. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в государственный архив.

Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи дел.

Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема-передачи документов на государственное хранение; причины их отсутствия - в прилагаемой к акту справке организации.

Архив организации принимает меры по розыску документов. На отсутствующие документы, меры по розыску которых не дали результатов, составляется акт об утрате документов. Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.

9.10. Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем государственного архива проводится проверка правильности научно-технической обработки дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов составляется акт; устранение обнаруженных дефектов проводится силами организации.

9.11. Вместе с документами передаются три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи дел.

Дела с исполненными документами хранятся в структурных подразделениях и в службе документационного обеспечения организации до момента их передачи в архив организации. Перед сдачей дел в архив проводится экспертиза их ценности.

Экспертиза ценности документов организации проводится по-стоянно действующей экспертной комиссией (далее ЭК), которая создается приказом руководителя организации. Председателем ЭК назначается один из руководящих работников. Решения ЭК принимаются большинством голосов. Заседания ЭК протоколируются, протоколы утверждаются руководителем организации. В своей работе ЭК руководствуется Положением об Архивном фонде РФ, требованиями ГСДОУ, Основными правилами работы ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, другими нормативными документами. ЭК организации изучает документы с целью их отбора для хранения в архиве или уничтожения, если срок хранения документов истек.

В организациях экспертиза ценности проводится при составлении номенклатур дел, когда заранее определяется срок хранения документов; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к последующему хранению.

Дела, которые сдаются для хранения в архив, должны быть правильно оформлены. Дела временного (свыше 10 лет), постоянного сроков хранения и по личному составу подлежат полному оформлению в соответ-ствии с требованиями ГСДОУ и Основными правилами работы ведом-ственных архивов.

Подготовка дел к сдаче в архив производится в конце следующего года после их исполнения. Срок хранения управленческих документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом исполнения документов.

Документы в деле располагают в хронологической последовательности (с января по декабрь делопроизводственного года). Документы в деле нумеруются. Сквозная нумерация листов обеспечивает сохранность и порядок расположения документов. Нумеруются все листы дела кроме листов заверительной надписи и внутренней описи. Форма «Лист-заверителя дела» представлена в Приложение А. Нумерацию производят арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором.

Сложенные листы разворачивают. Некоторые документы (чертежи, фотографии и т. п.) нумеруются на оборотной стороне в верхнем левом углу. Конверты с вложенными документами нумеруются раздельно.

Составляется заверительная надпись дела. Она составляется на отдельном листе-заверителе дела по установленной форме. В заверительной надписи указывается количество пронумерованных листов дела (цифрами и прописью). Если имеется внутренняя опись, то отдельно указывают количество ее листов.

Составляется внутренняя опись документов дела. Для некоторых видов дел с ценными документами составляется на отдельном листе по установленной форме внутренняя опись. Внутренняя опись дела представлена в Приложении Б. Она содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывают (цифрами и прописью) количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Дело прошивается или переплетается в твердую обложку. Перед подшивкой (переплетом) документов из дела удаляются скрепки и другие металлические крепления. Текст документов в деле после прошивки должен свободно читаться. Оформляется обложка дела. На нее заносят следующую информацию:

Наименование организации и ее непосредственную подчиненность;

Наименование структурного подразделения;

Регистрационный номер дела;

Номер дела по годовому разделу сводной описи дел;

Заголовок дела;

Аннотацию к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);

Дату дела (тома, части);

Количество листов в деле;

Срок хранения дела;

Архивный шифр дела.

При оформлении обложки наименование организации пишется полностью, в именительном падеже, с указанием полного наименования организации, которой она непосредственно подчинена. Заголовок дела на обложке должен соответствовать заголовку в номенклатуре дел организации. Датой дела является год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. На основании заверительной надписи указывается количество листов в деле.

На дела, завершенные делопроизводством и отобранные на хранение, составляются описи. Опись дел -- это систематизированный перечень их заголовков. Описи составляются отдельно:

На дела постоянного хранения;

На дела временного (свыше 10 лет) хранения;

На дела по личному составу;

На дела, состоящие из специфических документов (научные отчеты, судебные дела и т. п.);

На служебные ведомственные издания.

Перед занесением заголовков дел в опись проверяют качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству дел по номенклатуре организации. Обнаруженные недостатки устраняются.

Такие описи составляются на дела каждого структурного подразделения организации. При этом в описательную статью должны быть занесены:

Порядковый номер дела (тома, части) по описи;

Регистрационный номер дела (тома, части);

Заголовок дела (тома, части), который должен полностью соответствовать заголовку на обложке дела;

Дата дела (тома, части);

Количество листов в деле (томе, части);

Срок хранения дела.

Графы описи оформляются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. Графа «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о наличии копий и т. п.

В конце описи делается итоговая запись, в которой указывают количество дел, номера первого и последнего дела. Опись подписывает составитель (с указанием должности), а утверждает ее руководитель структурного подразделения. Составляют опись в двух экземплярах, один из которых передается в ведомственный архив, второй остается в структурном подразделении. Описи дел структурных подразделений служат основой сводной описи дел всей организации.

Передача дел в ведомственный архив производится по описям дел. При передаче дел в конце каждого экземпляра описи указываются количество дел (цифрами и прописью), номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, подписи сотрудника архива и лица, передающего дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив, как правило, не подлежат. Такие дела подлежат частичному оформлению, при котором документы хранятся в тех же папках без дополнительной пересистематизации, нумерации листов, без заверительной надписи. Дела хранятся в структурных подразделениях или в централизованной службе делопроизводства; по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

На документы, отобранные к уничтожению, составляется акт. Обычно составляется акт о выделении к уничтожению документов на дела всей организации. Дела включаются в акт, если срок их хранения истекает к 1 января года, в котором составлен акт. Передача дел на хранение в государственный архив осуществляется приемом документов от ведомств по описям дел постоянного хранения с визой экспертно - проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения, а также по актам приема - передачи. В государственном архиве строго следят за соблюдением сроков передачи документов от источника комплектования в госархив. Ниже приводятся сроки передачи документов от источников комплектования в госархив.

Таблица 1 - Сроки хранения документов в государственном архиве

Передача документов из каждого учреждения - источника комплектования в государственный архив осуществляется ежегодно или раз в 3 - 5 лет. Основным документом на основании которого производится прием документов на хранение, является акт приема - передачи документов на хранение. Акт приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив представлен в Приложении В. В акте указывается учреждение, передающее документы, и в архив, в который они поступают, а также реальное количество передаваемых копий, количество особо ценных дел и др. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается представителями государственного и ведомственного архивов.

Вместе с документами передаются еще два экземпляра описи. Один экземпляр описи остается в ведомственном архиве. На трех экземплярах описи, переданных в госархив, делается отметка о передаче документов. Всего составляется четыре экземпляра описи.

архив фонд хранение документ

В процессе осуществления хозяйственной деятельности на предприятиях, даже на небольших, накапливается различная бухгалтерская, налоговая, кадровая и другая документация. Уничтожение и передача на хранение документов ликвидируемого предприятия входит в обязанности ликвидационной комиссии.

Порядок уничтожения и передачи документов на хранение оговаривается в приказе, другом распорядительном акте или ре-

шении о ликвидации предприятия и зависит от сроков хранения документов, предусмотренных Перечнем № 41

При передаче документов в архив следует руководствоваться Правилами работы архивных подразделении органов государствен- ?Ч*® ной власти, местного самоуправления, предприятий учрежде- ШИ* ний и организаций, утвержденными приказом Государственного ЧЧ! комитета архивов Украины от 16.03.2001 г. № 16

По срокам хранения документы делятся на -

документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хра- М»; нения - такие документы подлежат передаче в государственные архивы;

при, - документы временного (менее 10 лет) хранения - такие

документы хранятся на предприятиях, гада Согласно Перечню №41 для большей части первичной

>еле бухгалтерской документации установлен срок 3 года, при усло- шв вии проведения проверки налоговыми органами. Однако при ашш определении сроков хранения каждого конкретного вида доку- гав ментации необходимо руководствоваться Перечнем №41 . 250/ Например, примечание к Перечню №41 «На государственное хранение не поступают. Хранятся в организациях» уточнять ет место хранения документов, т. е. указывает, что документы в ссЛ архив не сдаются и хранятся в организациях, а примечания ей «После окончания срока действия договора», «После утверждения», «После замены новыми» и т. п. указывают, что исчисле- уг ние срока хранения таких документов осуществляется с указании ного момента.

ли Срокн хранения, указанные в Перечне №41 , являются

минимальными и сокращать нх запрещено. Исчисление сроков хранения документов начинается с 1 января года, который следует за годом завершения их делопроизводства. Например, исчисли ление срока хранения дел, завершенных делопроизводством в 0 2001 году начинается с 1 января 2002 года.

Ликвидационная комиссия производит экспертизу ценности у(документов, имеющихся на предприятии, составляет акты о выделении дел к уничтожению, а также описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу для дальнейшей передачи их в архив.

К делам постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

которые подлежат передаче в архив, в основном относятся приказы руководителя по личному составу, лицевые счета или, при их отсутствии, расчетно-платежные ведомости.

Для передачи документов в ведомственный архив они подлежат соответствующему оформлению. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Дела по личному составу подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предусматривает: -

подшивку или переплет; -

нумерацию листов; -

составление заверительной надписи; -

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки (уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка, даты и др.).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. Такие дела хранятся в скоросшивателях, систематизация документов в деле не проводится, листы не нумеруются, заверительные надписи не составляются.

Документы, составляющие дело, подшиваются в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При наличии в деле отдельных особо ценных документов, а также невостребованных личных документов (например, трудовых книжек и др) эти документы вкладываются в конверт, который затем подшивается в это дело. При наличии большого количества таких документов они могут изыматься из дела и на них составляется отдельная опись В конце каждого дела подшиваются чистые бланки для заверительной надписи.

Нумерация листов дела осуществляется арабскими цифрами в нравом верхнем углу, листы заверительной надписи и внутренней описи не нумеруются Если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть нумеруются отдельно. Количество листов в деле указывается в заверительной надписи

Заверительная надпись составляется по форме, образец которой приведен на рис 2.7. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка лис- та-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела. В заверителыюй надписи указываются цифрами и нронисыо количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак «+» (плюс), количество листов внутренней описи (при ее наличии).

В заверителыюй надписи оговариваются следующие особенности нумерации документов дела. -

наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров, -

номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет, -

номера крупноформатных листов; -

номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Лист-заверитель дела №

В деле подшито (вложено) и пронумеровано листа(ов),

(цифрами и прописью) в том числе: литерные листы;

пропущенные номер + листов внутренней описи Особенности физического состояния и формирования дела Номера листов 1 2 Наименование должности лица,

составившего заверительную

надпись (подпись) (расшифровка подписи)

Рис. 2.7. Заверительная надпись

На все дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу, сформированные и оформленные в установленном порядке, составляются описи.

Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.

Отдельно составляются описи на: -

дела постоянного хранения, -

дела временного (свыше 10 лет) хранения; -

дела по личному составу и другие однотипные дела; -

дела, состоящие из специфических, характерных только для данной организации, документов (рационализаторские предложения, судебные и следственные дела, научные отчеты по темам ит п.), -

служебные ведомственные издания.

Приведем пример составления описи дел (рис. 2.8). Утверждаю. Директор?- і"С1 ?Лт-"г-я» И. В. Петпкпка

Опись № 1-л

пел по личному составу за 1997- 1998 гг. №

П/П Заголовок дела (тома части) Дата дела (тома, части) КОЛ-ВО ЛИСТОВ В деле (томе, части) Срок хранения дела (тома, части) Приме

чание 1 2 3 4 5 6 1997 год 1 Приказы директора ООО «Альфа» по личному составу 5 января - 29 декабря 1997 года 69 75 2 Расчетно-платежные ведомости заработной платы работников ООО «Альфа» за январь - декабрь 1997 года 65 1 2 3 4 5 6 1998 год 3 Приказы директора ООО «Альфа» по личному составу 3 января - 30 декабря 1998 года 67 -V- 4 Расчетно-платежные ведомости заработной платы работников ООО «Альфа» за январь - декабрь 1997 года 51 -»»- В данную опись внесено 4 (четыпе) дела с № 1_ по 4 за 1997 - 1998 гг. Ст. архивист лиг. к. П. Еон^аынкс

Ш: ’>Са ля ь. Одобрено:

ООО «АльФа»

от 07.02.2003 г. №35

Согласовано: Протокол заседания ЭПК госудаоственного архива

"О.д^.їч З і ЫУЪЬ Рис. 2.8. Опись дел по личному составу

Прием архивных дел ликвидируемого предприятия производится заведующим (специальным сотрудником) государственного архива (лицом, ответственным за архив) в присутствии представителя данного предприятия, определенного ликвидационной комиссией. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника государственного архива и лица, передавшего дела.

Кроме того, лицу, передавшему в архив дела и документы ликвидируемого предприятия, подлежащие долгосрочному хра-

нению, выдается справка из архива о принятии дел и документов. Данная справка является одним из документов, представляемых в орган государственной регистрации для отмены государственной регистрации предприятия

Документы временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в ведомственный архив не подлежат. То есть они хранятся централизованно службой делопроизводства или в структурных подразделениях и но истечении сроков хранения, если потребность в них отпала, подлежат уничтожению в установленном порядке.

Уничтожение документов временного хранения производится по актам, которые должны быть согласованы с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения.

Акт о выделении документов к уничтожению выглядит следу ющим образом (рис 2.9)

Утверждаю: Директор ООО -,Ук

И. ь. Петпеккп 07.2.

Акт № 1 о выделении документов, подлежащих уничтожению

На основании Перечня типовых документов, образующихся в деятельности органов государственной власти местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, утвержденного приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от20.07.98г. N9 41, отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы ООО «Альфа» №

п/п Заголовок дела или групповой заголовок дел Дата дела или крайние даты дел Индекс дела по номанклатуре или № дела по описи Количество

дел Сроки хранения и номер статей по Перачню Приме

чание 1 2 3 4 5 6 7 1 Акты списания товарно-материальных ценностей 1995- 1997гг 3 Зг/ст 315 1 2 3 4 5 6 7 2 Договоры по финансовохозяйственной деятельности 1993 - 1997гг 5 Зг/ст 345 3 Доверенности на получение денежных сумм и товарноматериальных ценностей 1993- 1997гг 5 Зг/ст 319 4 Главная книга 1993- 1997гг 5 Зг/ст 321 5 Кассовая книга 1993 - 1997гг 5 Зг/ст 322 Всего 23 /.л з. пять т;у дела за >993 - /99/ годы.

Описи дел по личному составу за 1997 - 1998 годы утверждены и согласованы с ЭПК государственного архива К2?ы *в ’. * (г5?2?1й

Ст. архивист Егмг.л^нк- К П. Ьич-жснкт-

«У7»‘1±е, . вд^А"Зг.

Документы в количестве 23 I звд.-иан, гги! дел сдать на уничтожение организации по заготовке вторичного сырья по приемо-сдаточной накладной.

(ДОЛЖНОСТЬ работника организации, Сипоочук СидорчукА.

ответственного за сдачу документов) (подпись) Одобрено:

Протокол заседания ликвидационной комиссии

ООО «Ллыйа

от 07.02.2003 г. №35

Согласовано: Протокол заседания ЭПК государственного архива

Хягл кавсы й области

от fj.C2.2M3 г. СВ Рис. 2.9. Акт о выделении документов, подлежащих уничтожению Акты утверждаются ликвидационной комиссией предприятия, после чего предприятие имеет право уничтожать дела, включенные в акты.

Подготовленные к уничтожению документы передаются организациям, которые занимаются заготовкой вторичного сырья. При этом сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными.

Следует добавить, что согласно разъяснениям, изложенным в письме Государственного комитета архивов Украины от 12.1

2001 г. №05-26 , отнесение организаций к категории, занимающейся заготовкой вторичного сырья, подтверждается ее уставом, утвержденным и зарегистрированным в установленном порядке.

Кроме того, в указанном письме также разъясняется, что при незначительном объеме документов, выделенных к уничтожению. они могут быть сожжены, о чем в акте делается соответствующая отметка

УНИЧТОЖЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

Порядок уничтожения штампов и печатей ликвидируемого предприятия регламентирован Инструкцией о порядке изготовления печатей

В случае ликвидации предприятия их руководители обязаны сдать печати и штампы для уничтожения в органы внутренних дел.

Подтверждением того, что печати и штампы ликвидируемого предприятия уничтожены в установленном порядке, является квитанция об их уничтожении, выданная соответствующим органом внутренних дел.

Для получения квитанции об уничтожении печатей и штампов в орган внутренних дел подается письменное ходатайство, в котором указываются. -

количество печатей и штампов, которые предполагается уничтожить, -

основания для уничтожения (в случае ликвидации предприятия таким основанием служит документ, подтверждающий принятое уполномоченными на то лицами или органами решение о его ликвидации), -

лице, ответственное за уничтожение печатей и штампов, его имя, отчество и фамилия, а также паспортные данные;

5 Ур>. Ш1ВГ

1 кр лаетсг

т нутрег Ш», дне, к гау*

имя, отчество и фамилия, паспортные данные руководителя или уполномоченного им лица, подающего ходатайство в орган внутренних дел.

К ходатайству прилагаются: -

печати и штампы; -

их оттиски в двух экземплярах; -

платежные поручения или квитанции об оплате услуг, связанных с выдачей квитанций об уничтожении печатей и штампов.

За выдачу квитанций взимается плата, размер которой согласно Единому тарифу на услуги, связанные с приобретением, хранением, учетом, перевозкой огнестрельного оружия, боеприпасов к нему, взрывчатых материалов, а также относительно предметов, на которые распространяется разрешительная система, утвержденному постановлением Кабинета Министров Украины от 28.12.95 г. № 1060, с изменениями и дополнениями , составляет 1 ннмдг (17 грн.).

В подтверждение уничтожения печатей и штампов выдается квитанция, на оборотной стороне которой ставятся оттиски уничтоженных печатей и штампов, после чего они уничтожаютег.

ЗАКРЫТИЕ СЧЕТОВ В БАНКЕ

Порядок закрытия счетов ликвидируемого предприятия в банковских учреждениях определен Инструкцией об открытии счетов .

В случае ликвидации предприятия для проведения ликвидационной процедуры может использоваться только одии текущий счет ликвидируемого предприятия, который определяется ликвидатором (ликвидационной комиссией). Для этого в банк направляются решение о ликвидации предприятия и нотариально заверенная карточка с образцами подписей ликвидатора (уполномоченных членов ликвидационной комиссии) и оттиском печати предприятия, которое ликвидируется.

Распоряжаться текущим счетом ликвидируемого предприятия может ликвидационная комиссия или другой орган, уполномоченный на проведение его ликвидации.

Все прочие счета подлежат закрытию ликвидатором (ликвидационной комиссией) а остатки на этих счетах - перечислению на текущий счет, определенный ликвидатором (ликвидационной комиссией) для использования при проведении ликвидационной процедуры

Текущие счета закрываются в учреждениях банка на основании

а) заявления собственника счета;

б) решения органа, выполняющего функции но ликвидации или реорганизации предприятия;

в) решения суда или хозяйственного суда о ликвидации предприятия

Согласно п. 26 раздела II Инструкции о безналичных расчетах в Украине в национальной валюте, утвержденной поста новлением Правления Национального банка Украины от 29 03.2001 г. № 135,с изменениями и дополнениями , при поступлении в банк решения органе, который выполняет функции по ликвидации предприятия, или суда/хозяйственного суда о ликвидации (реорганизации) юридического лица, банк плательщика (ликвидируемого предприятия) не позднее следующего рабочего дня приостанавливает прием поступающих в банк поручений плательщика и распоряжений кредиторов о списании средств со счета. Расчетные документы, поступающие в банк, возвращаются не позднее следующего рабочего дня лицам, от которых они поступили, при этом на обратной стороне указыва ются причина возврата (с обязательной ссылкой на нормативно- правовой акт НБУ) и дата возврата.

Банковский счет ликвидируемого предприятия закрывается учреждением банка но решению ликвидационной комиссии или другого органа, занимавшегося ликвидацией предприятия, или решению суда/хозяйственного суда о ликвидации предприятия после выполнения всех необходимых мероприятий по ликвидации предприятия

При наличии средств на счете банк осуществляет завершающие операции но счету (по выполнению платежных требований па принудительное списание (взыскание) средств, выплаты средств наличностью, перечисление остатка средств на основании пла тежного поручения на другой счет предприятия, указанный в

заявлении, и т. и). В таком случае датой закрытия счета считается день, следующий за днем последней операции по счету

О закрытии счетов в учреждении банка необходимо уведомить налоговый орган. Согласно п.п. 4.19 п. 4 Инструкции об учете налогоплательщиков и п. 2 Порядка представления уведомлений об открытии счетов плательщик налогов обязан в течение 3 рабочих дней со дня закрытия счета (включая день операции) лично представить или направить по почте (с уведомлением о вручении) в адрес налогового органа, в котором он состоит на учете, уведомление от налогоплательщика об откры тии/закрытии счета в учреждениях банков по форме, утвержденной Порядком представления уведомлений об открытии счетов

Приведем пример заполнения данного уведомления (рис. 2.10)

Додаток 1

до Порядку подання податковим органам Повідомлення про відкриття (закриття) рахунків в установах банків

Форма № П1

«і!» листопала 2002. Р- (число, місяць (словами), р,к)

(район, місто)

ПОВІДОМЛЕННЯ від платника податків про відкриття (закриття) рахунка в установі банку

Ідентифікаційний код за ЄДРПОУ

або ідентифікаційний номер за ДРФО, | 3| 0| 01013 \2 |0 |5 | | | або реєстраційний (обліковий) номер з тимчасового реєстру ДПА України

Назва (Г1. І. Б. - для фізичних осіб)

Приватне підприємство «Свіг»

Місцезнаходження (місце проживання (і Н*2 м. Ха^-міг. вул Сумська, 96а, по. 5

Код банку350426 Назва установи банку Х^. " ЛППВ ^ м Хгокові

(закрито) рахунок № 260750 Валюта рахунка ГРИВНІ (непсгрібне закреслити)