Ведомость на выдачу зарплаты служащим — платежный ордер строгой отчетности. Существуют разные варианты оформления подобной документации. Наиболее правильный из них — стандартная форма Т-53, которая утверждена . Данная форма делает возможным выплачивать зарплату значительному числу сотрудников, сократив объем текущей документации.
Квитанция составляется работниками бухгалтерии в программе 1С. Форма заполняется в единственном экземпляре. Ответственность за точность заполнения и достоверность сведений лежит на главном бухгалтере организации.
Первичный платежный документ может содержать один или несколько листов — в зависимости от количества сотрудников, которым предстоит осуществить выплаты. Первый лист обязательно должен содержать исходные данные об организации:
Кроме того, на основной странице нужно проставить сроки действия формы, дату ее составления и итоговую сумму документа.
Ниже располагается реестр с данными работников:
Заполненную форму необходимо зарегистрировать в соответствующем журнале и передать в кассу предприятия, где старший кассир проверяет правильность введенных данных и принимает документ к оплате. Никаких исправлений в нем быть не должно.
В соответствии с Трудовым Кодексом России, работодатель вправе устанавливать сроки выплаты зарплаты путем издания внутренних приказов по предприятию, коллективных договоров и т.д. Однако, устанавливает и ограничения. Зарплата должна выплачиваться не позднее, чем через пятнадцать дней после окончания расчетного периода. Причем Закон о труде обязывает руководителей устанавливать конкретные даты выплаты. Это значит, что они должны осуществляться регулярно в одно и то же число месяца. Сама же квитанция действительна не дольше пяти рабочих дней.
Распечатанный или заполненный вручную документ на выплату зарплаты подлежит обязательной регистрации в специально предназначенном журнале. Он должен вестись на каждом предприятии независимо от того, сколько сотрудников числится в штатном расписании.
Журнал регистрации платежных бланков заполняется в течении календарного года. То есть, каждый год необходимо заводить новый. Журналы должны храниться в бухгалтерии на протяжении пяти лет.
Для предприятий и предпринимателей, перешедших на выплату заработной платы посредством банковских карт, ведомость формы Т-53 неактуальна: она ведется только в случае простых выплат через кассу организации.
После заполнения, она обязательно подлежит сверке на соответствие сумм с расчетными документами. За этот процесс лежит ответственность непосредственно на главном бухгалтере предприятия. Он же первым и подписывает форму.
В случае отсутствия такового по объективным причинам документ подписывает один из его заместителей или иное доверенное лицо, которое обладает правом подписи финансовой документации учреждения.
В процессе выплаты зарплаты каждый работник расписывается напротив своей фамилии, удостоверяя тем самым факт получения указанной в ведомости суммы.
По окончании оплаты составляется расходный ордер, а форма Т-53 заверяется старшим кассиром. Обозначается фактически выплаченная общая сумма цифрами и прописью. Если кому-либо из сотрудников заработная плата в трехдневный срок выплачена не была, напротив его фамилии ставится пометка “депонировано” и суммы реальных выплат подсчитываются без учета заработка данного работника.
Утерянные платежные документы влекут за собой тяжелые последствия при проверке, вплоть до уголовного наказания. Документ в итоге передается в бухгалтерию, где его заверяет главный бухгалтер.
Платежная ведомость призвана отражать суммы, выплачиваемые сотрудникам в виде зарплаты. Это касается только выплат наличными. На предприятиях, пользующихся услугами банков, используются иные формы документации.
Бланки разрабатываются индивидуально на каждом предприятии с учетом локальных актов. При этом существует единый образец, на который необходимо ориентироваться при составлении платежек.
Графа №6 “Примечания” включена для того, чтобы была возможность указать номер документа. Это необходимо в тех случаях, когда вместо работника наличные получает иное лицо по доверенности.
Выпиской из платежной ведомости является расчетный листок, выдаваемый работнику ежемесячно и бесплатно. Статья 136 ТК РФ обязует каждого работодателя своевременно информировать своих сотрудников о размере начисленных и удержанных сумм за соответствующий период в письменной форме.
Информация, содержащаяся в расчетном листке, включает в себя:
Основным документом, который заполняется при денежных выплатах на крупных предприятиях, является платежная ведомость. Как и любые другие, она имеет свои правила и особенности оформления.
Этот бланк обычно используется именно в больших компаниях - маленькие фирмы для расчетов могут оформлять приходно-расходные ордера (действуют в течение одного дня).
Зарплатная ведомость - бланк по форме Т-53 (ОКУД № 03010111). Применяется на предприятиях для выдачи зарплаты сотрудникам. Этот документ похож на расчетную ведомость. Ключевое отличие - в Т-53 указывается сумма, которая будет перечисляться сотруднику «чистыми» (то есть уже после всех отчислений).
Т-53 может состоять из нескольких страниц (зависит от количества персонала). Срок оформления - обычно до 3 рабочих дней. Бланки по форме Т-53 регистрируются в журнале под порядковым номером. Его нужно вести на протяжении календарного года, а затем хранить в архиве компании следующие 5 лет. Также не помешает знать про - о правилах и особенностях его заполнения.
Документ должен заполнять бухгалтер (либо вручную на распечатанном бланке, либо на компьютере с последующей распечаткой). После этого бланк подписывается директором и передается кассиру, который и будет выдавать наличные сотрудникам согласно списку.
На лицевом листе указывают следующие сведения:
На следующем листе (или листах, если сотрудников много) приводится таблица со следующими столбцами:
Напротив каждой строки (сотрудника) оставляют место для подписи работника. Он должен подписаться по факту полученных денег. Если по какой-то причине деньги не были выданы - напротив этого сотрудника кассир ставит отметку «Депонировано».
Если в штате большое количество сотрудников и кассир не знает всех в лицо - в последнем столбце указывается документ, который должен предъявить сотрудник для получения денег. Если это не требуется, столбец не заполняется.
Важно: если работник отличился какими-то положительными качествами или достижениями, руководство может выписывать .
В конце бланка кассир вносит результат: какую сумму он выдал, и сколько было депонировано (если было). Когда форма полностью заполнена, она подписывается кассиром (который выдавал средства), датируется и передается в бухгалтерию. Ее обязан проверить бухгалтер и, если нет ошибок, подписать и поставить дату проверки.
При заполнении документа (особенно если заполняется не один бланк, а сразу большое количество) не исключены ошибки. Если они обнаружены кассиром перед выдачей средств, бумага возвращается в бухгалтерию. При невозможности переоформить документ можно зачеркнуть ошибочные данные и вписать правильные.
Чтобы не допускать ошибок и не исправлять их, любой бланк должен заполняться по правилам (в том числе ).
Важно: исправление должно быть заверено подписями ответственных лиц, которые подписывали начальный вариант. Также рядом должна ставиться дата внесения. Без подписей и даты исправление считается недействительным.
Ведомость на выдачу зарплаты не является самым основным документом, с которым приходится работать бухгалтерии. Бланк по форме Т-53 заполняется регулярно, но процесс его оформления простой и быстрый.
Главный нюанс - отсутствие ошибок в цифрах: из-за неточностей в расчетах сотрудник (или сотрудники) могут недополучить деньги или наоборот - получить больше. Чтобы предотвратить ошибки, после заполнения бухгалтером и после выдачи средств документ проверяется и хранится в архивах предприятия.
Работодатель обязан своевременно выплачивать сотрудникам зарплату, а также информировать их о принципах начисления. Для этого используется специальный документ – расчетный листок по заработной плате: бланк и образец заполнения этой бумаги несложно найти в сети. Форма этого документа не закреплена законодательно, поэтому каждое предприятие разрабатывает его самостоятельно. Расчетный лист позволяет сотруднику увидеть. сколько было заработано, выплачено в виде аванса, удержано в виде подоходного налога.
Введение электронных версий упрощает и ускоряет документооборот на предприятии, а также позволяет гарантированно отправить документ адресату.
Хотя зарплату по требованиям ТК РФ положено выдавать два раза в месяц, расчетный листок выдается только единожды, после того, как будут окончательно посчитаны все выплаты, надбавки и доплаты, причитающиеся сотруднику.Ознакомьтесь с образцом формы расчетного листка, чтобы заполнять этот документ по правилам, не допуская ошибок. Хотя он составляется в свободной форме и не имеет строгих правил оформления, в нем должна присутствовать основная информация. В листке обязательно фиксируется следующий набор сведений:
На сайте предлагается скачать образец расчетного листка по зарплате, чтобы подробнее ознакомиться с правилами его составления. Форма должна быть удобной для понимания, чтобы при возникновении вопросов у сотрудников можно было быстро прояснить любой непонятный пункт.
Согласно установленным правилам при наличии электронного документооборота расчетные листки должны храниться на предприятии не меньше 5 лет – это необходимо для проведения финансовых проверок и выяснения всех вопросов по зарплате сотрудников. Если же на предприятии нет лицевых счетов, и деньги персоналу выдаются наличными в кассе, хранить расчетные листки необходимо в архиве в течение 75 лет. В дальнейшем эта информация может потребоваться при начислении пенсии сотрудников.
Законодательство предусматривает ответственность за отсутствие расчетных листков на предприятии или их неправильное заполнение. При выявлении подобных нарушений индивидуальному предпринимателю грозит штраф в размере до 5000 рублей, а для юридического лица размер штрафа может быть повышен до 50000 рублей.
Работодатель должен позаботиться о том, чтобы финансовая документация на предприятии поддерживалась в полном порядке. В дальнейшем это поможет избежать не только штрафов от налоговых органов и иных проверяющих организаций, но и претензий от сотрудников. При выявлении повторных нарушений штрафные санкции окажутся еще более серьезными, и это приведет к неприятным последствиям для организации.
Как известно, на сегодняшний день существуют разнообразные формы оплаты труда сотрудников на предприятии. В зависимости от формы оплаты, а также от ее составляющей используются те или иные документы для учета.
Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.
Это быстро и бесплатно !
Вообще, самыми распространенными формами ЗП на сегодняшний день является:
При тарифной системе , сотруднику полагаются дополнительные выплаты в зависимости от условий труда (тяжелая, вредная и т. д.). Причем такая доплата установлена правовыми актами, перечень которых представлен в ТК.
Окладная часть устанавливается работодателем, прописывается в трудовом договоре и является неизменной в соответствии с трудовым договором.
Без окладная форма расчета представляет собой выплаты, строящиеся только на основе выполненных работ, то есть своего рода сдельная оплата труда. Такая форма оплаты считается исходя из отчетов сотрудников, выполненных заказов-нарядов и так далее.
Форма оклад +% от продаж , самая распространенная форма расчета, здесь потребуется отчет по продажам, как самого сотрудника, так и начальника отдела, если таковой имеется.
Платежная ведомость отражает все начисления по заработной плате сотрудников компании. Является бухгалтерским документом. В зависимости от структуры компании, платежная ведомость может, состоят:
Платежная ведомость необходима для бухгалтерской отчетности точных исчислений по каждому из сотрудников компании и для учета заработных выплат. Ведомость включает полную информацию по отработанному периоду, то есть рассчитывается рабочее время, учитывается отпуска, больничные и опоздания.
Существуют несколько форм для правильного исчисления:
Заполнение расчетной ведомости является очень ответственным делом. Оно требует большого внимания.
После заполнения ведомости, необходимо зарегистрировать ее в журнале. Такой журнал меняется раз в год:
Конечно, лучше всего ничего не исправлять в бухгалтерских документах, во-первых, с эстетической точки зрения, это выглядит некрасиво, а во-вторых, исправления влекут за собой определенные трудности.
Однако, человеческий фактор не всегда играет на руку, тем более что зачастую такие опечатки делаются не намеренно, поэтому следует поступить таким образом:
Закрытие платежной ведомости происходит в срок указанный на титульном листе. При этом не все работники могут к тому времени получить заработную плату. В таком случае бухгалтеру необходимо сделать следующие:
Стоит учесть, что платежная ведомость подвергается налоговой проверки, поэтому, как и при заполнении, так и при закрытии стоит уделить этому документу особое внимание.
Как известно, многие бухгалтерские документы хранятся в архивах компании долгое время. Так, платежная ведомость сохраняется в течение 5 лет, если за этот период будет проходить отчетная проверка. В обратном же случае документ сохраняется в течение 75 лет.
Учет заработных выплат ведется на основе формы В-8. В платежной ведомости учитываются различные прибавки, премии, удержания, а также прочие выплаты, предусмотренные ТК РФ.
Также следует учесть важный момент. В случае если по истечении 3 дней со дня выплат, сотрудник не получает ЗП, то данные вносятся в графу депонирования и переносятся в ведомость будущего месяца.
Также следует отметить, что за последние годы, появившиеся бухгалтерские софты заметно модернизировались. И в контексте данной темы. А именно все процессы начисления происходят автоматически.
Ответственными лицами за платежную ведомость является главный бухгалтер и собственник компании. То есть за все дополнительные выплаты, а также удержания из заработной платы ответственность несет бухгалтер. При этом, если на документе не стоит подпись главного бухгалтера документы являются недействительными.
Кассир, если таковой числится в штате компании, занимается приемом, хранением, а также выдачей и учетом денежных средств. При отсутствии кассира на предприятии его обязанности выполняет бухгалтер.
Согласно законодательству РФ, удержание заработной платы более чем на срок указанный в ТК РФ, грозит уголовной, материальной или административной ответственностью. Поэтому, если бухгалтер отсутствует на рабочем месте вследствие болезни или отпуска в день выдачи ЗП, руководитель обязан назначить заместителя бухгалтера.
Как правило, заработную плату сотрудники получают 2 раза в месяц. Причем чаще всего это 15 и 30-е число каждого месяца. Так как денежные процедуры всегда очень ответственные, в компании выделяется специальное место для выдачи ЗП. Это либо касса, либо кабинеты бухгалтера или руководителя.
Работник компании при получении денежных средств, должен пересчитать сумму, поставить подпись о получении соответствующей суммы, что будет означать, что он согласен с полученной суммой и претензий не имеет.
Платежная ведомость оформляется кассиром, бухгалтером или руководителем. В случае если сотрудник не смог получить ЗП, по причине болезни, командировке или другим, то напротив его фамилии прямо в ведомости пишется «Депонировано».
После окончания выдачи заработной платы сотрудникам, ответственное лицо составляет расходный ордер. В ведомости записывается расходный номер.
В соответствии с постановлением Госкомстата, если в компании заработная плата выдается безналичным расчетом, то есть на карту, то составляется только расчетная ведомость под номером Т-51 в электронном виде. При этом в ней должны быть указаны все необходимые реквизиты:
В документообороте фирм и организаций, имеющих штат наемных сотрудников, как правило, используется расчетно-платежная ведомость форма Т-49: по ней начисляется и выплачивается зарплата работникам.
Не лишним будет узнать более подробно о форме Т-49 расчетно-платежной ведомости и индивидуальным предпринимателям, которые планируют работать с наемным персоналом. О том, что это за документ и как правильно его заполнять и вести, пойдет речь в этой статье. А внизу страницы размещены ссылки, позволяющие скачать бланк расчетно-платежной ведомости, а также образец ее заполнения.
Расчетно-платежная ведомость формы Т-49 одновременно является и расчетным, и платежным документом. Назначение этой ведомости сводится к упрощению ведения документооборота (фирмы, организации, предприятия, ИП). Расчетно-платежная ведомость Т-49 позволяет заполнять один документ вместо нескольких.
Это форма первичной бухгалтерской отчетности. Ведомость составляется на основе другого документа. Он называется табель учета рабочего времени (унифицированная форма Т-13).
Кроме того, расчетно-платежная ведомость формы Т-49 заменяет два других документа:
Организации, фирмы, предприятия или индивидуальные предприниматели, в соответствии с действующим законодательством, вправе самостоятельно определять, какая из форм расчетно-платежных ведомостей является наиболее приемлемой (Т-49 , Т-51 или Т-53).
Оформление формы Т-49 происходит в случае выдачи зарплаты работникам через кассу наличными деньгами. Наряду с оформлением формы Т-49 , составляется кассовый ордер по форме КО-2 .
При перечислении заработной платы работников на банковские карты расчетно-платежная ведомость Т-49 не заполняется. Оформляется только расчетная форма Т-51 .
Отметим, что в случае если все работники предприятия или организации получают зарплату на карточку, то целесообразно использовать расчетную форму Т-51 .
Если же один или несколько работников получают заработную плату через кассу предприятия наличными деньгами, то оформление расчетно-платежной ведомости по форме Т-49 является обязательным.
Форма Т-49 составляется один раз в месяц в день выплаты зарплаты в одном экземпляре.
Заполнение и ведение этого документа осуществляется бухгалтером или кассиром организации. Основанием заполнения данного документа служит табель рабочего времени.
Бухгалтер заполняет титульный лист и таблицу, а также ставит на документе свою подпись. После того, как форма Т-49 подписана, она передается кассиру.
Перед выдачей денежных средств, ведомость подписывается руководителем предприятия.
Кассир после выдачи денег работникам, передает документ снова в бухгалтерию. В бухгалтерии документ проверяется, и в специальный журнал вносится соответствующая запись.
Обратите внимание, что при отсутствии на фирме кассира, выдавать и заполнять расчетно-платежную ведомость Т-49 может бухгалтер.
На титульном листе необходимо заполнить следующие данные:
По законодательству РФ срок выдачи денежных средств — 5 дней.
Таблица расчетно-платежной ведомости формы Т-49 заполняется следующим образом:
Все записи должны совпадать с записями в личной карте работника (количество отработанных часов, дней, с учетом рабочих, праздничных и выходных дней).
Данные берут из табеля учета рабочего времени.
В последнем столбце графы «Всего» указывают всю сумму начисления работнику.
В случае если деньги не были получены в срок, кассир ставит отметку о депонировании. После пересчета денег, работник подписывает форму Т-49 расчетно-платежной ведомости. Выплаты заработной платы осуществляются в рублях.
Количество строк таблицы должно соответствовать количеству работников (по строке на каждого работника).
В конце документа (после таблицы) проставляются данные о выданной и депонированной сумме денежных средств.
После этого, документ подписывают кассир и бухгалтер предприятия (с расшифровкой инициалов), а также ставится дата и номер кассового ордера.
Заполнять документ можно как в печатном виде, так и вручную.
Если в документе была допущена ошибка, которая была обнаружена до момента выдачи заработной платы работнику, то кассир передает ведомость в бухгалтерию для исправления.
Если в документе после выдачи денежных средств была обнаружена ошибка, то неправильные данные необходимо аккуратно зачеркнуть. Сверху указывается правильная информация.