Электронная цифровая подпись, электронная подпись и цифровая подпись (понятия, отличия). Электронная цифровая подпись (понятие, виды, особенности и пределы использования). Факторы, влияющие на успех внедрения СЭД с ЭЦП
Технический прогресс затронул все области профессиональной деятельности человека, предложив на смену старым методам работы новые современные подходы. Одними из таких универсальных открытий стал электронный документооборот, электронно цифровая подпись, позволяющие решать разнообразные задачи движения документов с момента их создания до завершения исполнения.
Что такое эцп?
Цифровое факсимиле представляет собой электронное подобие собственноручной подписи. Оно создается с помощью специальных математических алгоритмов и систем криптографического шифрования. Эта сложная конструкция на выходе трансформируется в закодированную строку, которую потребитель видит как стандартный реквизит. Эцп для электронного документооборота носит такой же юридический статус, что и оригинал. Правомерность цифровой подписи закреплена соответствующим Федеральным законом № 1 «Об электронной цифровой подписи».
Структура цифровой подписи
Электронное факсимиле обладает довольно специфической системой построения, состоящей из функциональных и защитных элементов программирования. Так, классическая эцп для эдо обязана содержать в себе:
- сертификат, подтверждающий соответствие открытого ключа электронной печати владельцу данного сертификата;
- открытый ключ, проверяющий подпись (тот же пароль);
- закрытый ключ, активизирующий ЭП и разрешающий заверять электронные документы.
Оба ключа работают только в тандеме, при двустороннем задействовании. Также оригинальная электронная подпись поддерживается специальным удостоверяющим центром, следящим за ее неизменностью и сохранностью.
Как и где использовать?
Эцп для документооборота разработана в целях защиты документа от подделывания и позволяет с легкостью устанавливать его авторство или легальность. Способ применения факсимиле несложный и выполняется в заданной последовательности. Чаще всего цифровая подпись применяется для:
- электронной отчетности в госорганах;
- актов выполненных работ;
- накладных;
- договоров и сделок на малые денежные суммы.
Используется активно и эцп счетов-фактур, способствуя оперативности пересылки оригинальных документов контрагенту, оптимизации работы с документооборотом и снижению расходов на его организацию. Исключением, где цифровая подпись не применяется, является свидетельство о праве наследования и акты, создаваемые только в единичных экземплярах.
Преимущества ЭЦП
- Защита документа от подделки и несанкционированного просмотра.
- Обеспечение целостности информации.
- Определение аутентичности документа и его автора.
- Сокращение время оформления бумаг.
- Полноценная замена рукописной подписи.
- Легальность.
Качественная электронная подпись для документооборота, купить которую можно в профильном центре регистрации, гарантирует безопасность и эффективность всего документационного вращения.
Современное ведение бизнеса уже нельзя представить без таких инструментов, как электронный документооборот и . Данный способ имеет массу преимуществ и значительно облегчает управление всеми процессами в организации. Современные предприниматели все чаще стали применять специализированные системы для регулирования своей деятельности, поскольку они являются незаменимыми помощниками в решении ежедневных задач компании. Такие программные комплексы автоматизируют каждый процесс и позволяют упорядочивать все процедуры, связанные с документацией.
Функции электронного документооборота и его достоинства
Автоматизация производства призвана выполнять следующие функции:
- регистрация всех внутренних, а также входящих и исходящих документов;
- занесение их в программу для последующего контроля;
- подтверждение подлинности данных посредством электронно-цифровой подписи;
- осуществление работ справочно-информационного характера;
- списание данных в дело;
- составление различных отчетов по результатам деятельности предприятия.
Основной плюс подобного делопроизводства заключается в отсутствии необходимости затрачивать много времени на согласование какого-либо проекта организации отдельными сотрудниками или руководством. Это связано с наличием возможности осуществлять рассылку нужной информации в электронном виде. Данный способ избавляет от бумажной волокиты.
Система электронного документооборота в обязательном порядке должна иметь текущий архив, при помощи которого корпоративные данные могут быть получены в оперативном порядке. Помимо этого, она обеспечивает высокий уровень надежности хранения информации. Функция справочно-информационного характера дает возможность проводить отборку только требуемой на данный момент документации, что позволяет компании экономить значительные средства на создании хранилища для бумаг.
Наиболее важной функцией все же является более упрощенная процедура по удостоверению данных. Если для информации на бумажном носителе требуется наличие таких подтверждающих элементов, как печать, дата, подпись и реквизиты предприятия, то документооборот в электронном виде предусматривает применение электронно-цифровой подписи. Основное преимущество ЭЦП заключается в возможности использовать ее для нескольких документов одновременно.
Электронно-цифровая подпись
Этот инструмент делопроизводства необходим для обеспечения защиты всем документам, участвующим в деятельности организации. Он представлен в виде криптографического преобразования данных, закрепленного посредством закрытого ключа. Его наличие позволяет выявить владельца подписи и помогает подтвердить подлинность информации. Юридически такой элемент электронного документооборота является сопоставимым с собственноручно сделанной подписью, которая проставляется на бумажных носителях.
Основными задачами, с которыми призвана справляться электронно-цифровая подпись, являются:
- обеспечение безопасности информации против подделок;
- выявление владельца сертификата ключа;
- обнаружение каких-либо искажений в данных.
Электронно-цифровая подпись ЭЦП в документообороте имеет свою особенность. Она заключается в логическом характере этого инструмента. Она дает возможность провести аутентификацию (проверку на наличие изменений), а также распознавание ее владельца.
Как определить подлинность созданной подписи и какие она имеет преимущества?
С целью проведения анализа на его подлинность следует осуществить идентификацию уполномоченного лица, а также установить истинность информации. Сделать это можно лишь единственным способом – в ходе предъявления соответствующего иска в суд, где будет проводиться тщательный анализ данных компании и ее документации.
Основными достоинствами использования электронно-цифровой подписи являются:
- Возможность вести партнерские отношения с организациями, находящимися на удаленном расстоянии.
- Копии электронных документов получаются равнозначными.
- Автоматизация каждой стадии при разработке подписи за счет специализированных аппаратных и программных средств.
- Повышение производительности труда работников компании.
Несмотря на все преимущества данного элемента системы, он имеет и свои недостатки. Так, чтобы создать надежную подпись, необходимо в обязательном порядке использовать специализированные средства правового, организационного и технического обеспечения. К техническим методам защиты относятся способы криптографии. Они выражаются в создании уникальной последовательности символов, благодаря которой можно не только распознать создателя ЭЦП, но и проверить документ на подлинность.
Криптографическая защита представлена в виде шифрования данных и разработке уникального ключа для подписи. Данный метод является алгоритмом, при помощи которого осуществляется описание действий при преобразовании какой-либо информации. Что касается ключа, то он создается в качестве основы для этого способа.
Классификация методов шифрования данных
В настоящее время различают два типа шифрования:
- Симметричный. Предполагает передачу созданного одним партнером ключа другому. Для шифрования и дешифрования информации в данном случае требуется только один ключ.
- Несимметричный. Используются специальные математические расчеты. При этом разрабатывается сразу два ключа: один из них применяется в качестве шифровального элемента, а посредством другого обеспечивается дешифровка данных. Первый ключ остается у владельца подписи и называется либо личным, либо закрытым. Второй же элемент может быть предоставлен большому кругу лиц (сотрудников организации).
Использование становится все более распространенным явлением в России. И это совершенно неудивительно, поскольку ЭЦП во многих случаях защищеннее, чем соответствующий реквизит, проставляемый шариковой ручкой или печатью. Как изготавливается электронная подпись для юридического лица? Как получить соответствующий инструмент?
Определение ЭЦП
Для начала определимся с сущностью ЭЦП. цифровая подпись? Под ней понимают реквизит документа, аналогичный тому, который проставляется шариковой ручкой на бумаге, но только выполненный посредством особых компьютерных алгоритмов.
Основное назначение ЭЦП — это подтверждение того, что документ подписан конкретным человеком. В числе иных полезных свойств, которыми обладает электронная цифровая подпись, — удостоверение целостности документа, отсутствия в нем каких-либо правок на пути между отправителем и получателем.
Использование цифровых подписей
В каких сферах используются ЭЦП? Практически в тех же, что и обычная подпись: в бизнесами и госструктурами, в коммуникациях с участием физлиц. Соответствующая всем необходимым законодательным требованиям ЭЦП юридически равнозначна подписи, которая делается шариковой ручкой, а в ряде случаев — и печати, если речь идет о юридических лицах.
Использование электронной подписи распространено в банковской сфере: так, при авторизации в системах вида «банк-клиент» задействуются соответствующие механизмы пользователя финансового продукта. С помощью принятых в финансово-кредитной организации алгоритмов клиент подписывает платежные поручения, делает различные заявки и запросы.
В некоторых случаях ЭЦП рассматривается как еще более надежный реквизит, чем подпись, которая сделана шариковой ручкой. Это обусловлено тем, что ее очень сложно подделать, а также тем, что с помощью ЭЦП, как мы отметили выше, можно проверять, вносились ли изменения в пересылаемые файлы.
В РФ начинают распространяться универсальные электронные карты. С их помощью граждане могут осуществлять большое количество различных действий. В числе таковых — подписание документов в интернете. Каким образом это возможно? Для того чтобы воспользоваться данной функцией УЭК, нужно приобрести кардридер — девайс, способный считывать данные с карты и передавать их по специальным онлайн-каналам. Необходимо при этом задействовать устройство с поддержкой стандарта PC/SC.
Структура ЭЦП
Как устроена ЭЦП? Как работает механизм проверки подлинности документов? Очень просто. Электронная подпись сама по себе — это реквизит документа, который может быть проставлен только одним человеком (или организацией). Соответствующий субъект документооборота имеет единственный экземпляр инструмента, с помощью которого ставится ЭЦП — это закрытый ключ электронной подписи. Как правило, его больше ни у кого нет, так же как и в случае с уникальным образцом автографа человека, который он делает шариковой ручкой. Выдают ключи специализированные организации — удостоверяющие центры. Они также могут быть аккредитованы Министерством связи.
Прочитать ЭЦП можно с помощью открытого ключа, который, в свою очередь, может находиться в распоряжении любого количества людей. Воспользовавшись данным инструментом, получатель документа удостоверяется, что его прислал и подписал конкретный отправитель. Если открытый ключ не распознает ЭЦП, значит, она проставлена не тем человеком, от которого должен прийти документ.
Сертификат ключа подписи
Важный элемент документооборота — сертификат ключа электронной подписи. Он представляет собой, как правило, электронный источник данных, в котором содержится информация об отправителе файлов. Сертификат удостоверяет тот факт, что ключ, которым владеет человек, действителен. Также данный документ содержит основные данные об отправителе. Действует сертификат, как правило, 1 год с момента его оформления. Соответствующий элемент подписи также может быть отозван по инициативе ее владельца, например, в случае если он потеряет контроль над ключом или заподозрит, что он попал не в те руки. Те документы, которые будут подписаны без действующего сертификата, не имеют юридической силы.
С технологической точки зрения, механизм обмена файлами при использовании ЭЦП обычно реализуется в рамках некоторой программной среды. То есть файлы отправляются и принимаются в особом формате с помощью интерфейса специализированного ПО. Оно может быть адаптировано, например, для документооборота в сфере налоговой отчетности или для обмена файлами между разными компаниями.
Универсальной системы приема и отправки документов пока что в РФ не создано, но такая работа ведется. Ее успешное завершение позволит создать программную среду, которая, теоретически, будет способна полностью заменить бумажный документооборот, так как каждый гражданин, наряду с личным автографом, сможет проставлять на любых документах также и электронную подпись. Собственно, разработка УЭК — один из первых шагов в этом направлении.
Но пока ставить ЭЦП с помощью данной карты можно на ограниченном количестве ресурсов. Поэтому проверка электронной подписи сейчас ведется в разных программах, и их использование осуществляется по договоренности между отправителем и получателем документов.
Вполне возможен также и обмен файлами вне соответствующих интерфейсов. Каждый документ в этом случае может дополняться текстовой вставкой с уникальным шифром, который создается с помощью закрытого ключа, а читается получателем файла посредством открытого. Документ будет распознан при совпадении соответствующих алгоритмов, а также при условии, что сертификат, о котором мы сказали выше, действителен.
Однако шифр, о котором идет речь, будет так или иначе создаваться специальной программой. Теоретически, конечно, пользователи могут разработать свой — и это формально также будет считаться ЭЦП, но в данном случае не приходится говорить о достаточном уровне защищенности документооборота. В крупных фирмах к нему обычно устанавливаются особые требования. Так же, как и в госучреждениях. Изучим аспект, отражающий разновидности ЭЦП в зависимости от уровня защищенности, подробнее.
Уровни защищенности ЭЦП
Можно отметить, что отправка документов через e-mail — это тоже один из вариантов задействования ЭЦП. В этом случае речь идет об использовании простой электронной подписи. Ее «ключом» выступает пароль, который вводит отправитель. Закон об электронной подписи допускает, что данный вид ЭЦП может быть юридически значимым, но правоприменительная практика не всегда сопровождается реализацией данного сценария. И это понятно: пароль - чисто теоретически - может ввести любой человек, кому он известен, и выдать себя за отправителя.
Поэтому тот же закон об электронной подписи определяет, что в документообороте могут быть задействованы гораздо более защищенные варианты ЭЦП. В числе таковых — усиленная и квалифицированная ЭЦП. Они предполагают, что их владельцы имеют на руках надежные электронные ключи, которые очень трудно подделать. Они могут быть изготовлены в виде специального брелка типа eToken — в единичном экземпляре. С помощью данного инструмента и специальной программы человек может отправлять подписанные документы адресату, который затем, используя открытый ключ проверки электронной подписи, сможет удостовериться в правильном происхождении файлов.
Специфика квалифицированной подписи
Чем отличается усиленная ЭЦП от квалифицированной? Технологически они могут быть очень похожими и использовать в общем-то аналогичные алгоритмы шифрования. Но в случае с квалифицированной ЭЦП сертификат для нее оформляет удостоверяющий центр (из числа аккредитованных Министерством Связи). Данный тип электронной подписи считается самым защищенным и в большинстве случаев приравнивается в юридическом смысле к соответствующему реквизиту документа, который ставится вручную на бумаге.
Квалифицированная ЭЦП в большинстве случаев требуется в ходе взаимодействия бизнесов и физлиц с государственными структурами, поэтому требования к идентификации документов при подобных сценариях коммуникаций могут быть очень строгими. Усиленная ЭЦП в этом случае не всегда может им удовлетворять, не говоря, конечно, о простой электронной подписи. Аккредитованные удостоверяющие центры, как правило, рекомендуют своим клиентам оптимальный вид ПО, с помощью которого осуществляется документооборот с использованием ЭЦП.
Виды электронных подписей
Итак, универсальной ЭЦП, способной в любой момент заменить подпись на бумаге, в России пока не разработано. Поэтому рассматриваемые нами инструменты представлены в широком спектре разновидностей, адаптированных к тем или иным целям обмена файлами. Рассмотрим наиболее распространенные виды коммуникаций, в которых используется электронная подпись документов.
Популярны ЭЦП, необходимые для участия коммерческих организаций в различных аукционах ("Сбербанк-АСТ", "РТС-Тендер"), а также для присутствия на торговых площадках, например, тех, что входят в Ассоциацию ЭТП. Есть ЭЦП, адаптированная к работе с базами данных по банкротствам юрлиц и фактам, касающимся их деятельности.
На портале Gosuslugi.ru всем зарегистрированным также выдается электронная подпись. Госуслуги, таким образом, можно после этого заказывать в онлайн-режиме — нет необходимости относить в то или иное ведомство бумажный документ. Гражданину открывается широкий спектр сервисов, можно даже загранпаспорт оформить в режиме онлайн. Один из вариантов аппаратной реализации ЭЦП для использования на портале Gosuslugi.ru — УЭК, о которой мы сказали выше.
Как получить ЭЦП
В силу отсутствия в РФ единой структуры по выдаче универсальных ЭЦП, существует большое количество частных фирм, занимающихся оформлением электронных подписей. Они именуются, как мы отметили выше, удостоверяющими центрами. Данные организации выполняют следующие основные функции:
Регистрируют пользователей в качестве юридически правомочных субъектов работы с документами при задействовании ЭЦП;
Выпускают сертификат электронной подписи;
В ряде случаев обеспечивают отправку и проверку документов с ЭЦП.
Таким образом, если гражданину или организации нужна цифровая подпись, придется идти в соответствующий удостоверяющий центр.
Документы для получения ЭЦП
Как оформляется электронная подпись для юридического лица? Как получить столь полезный для бизнеса инструмент? Итак, первым делом нужно выбрать удостоверяющий центр. Желательно обращаться в те структуры, которые имеют аккредитацию государственных органов. Список данных организаций можно найти на сайте Министерства связи РФ — minsvyaz.ru.
Необходимо предоставить в удостоверяющий центр следующие основные документы:
Выписку из ЕГРЮЛ;
Свидетельства: о регистрации юрлица, о постановке на учет в ФНС.
Если речь идет о получении персональной подписи для руководителя организации — упомянутый комплект документов необходимо дополнить копией протокола о назначении гендиректора на должность. Если ЭЦП получает сотрудник, не входящий в высшие органы управления компанией, то нужна копия приказа о его приеме на работу, а также доверенность. Естественно, понадобится паспорт и СНИЛС специалиста.
Как мы видим, совсем не сложен процесс, в рамках которого оформляется электронная подпись для юридического лица. Как получить ЭЦП индивидуальному предпринимателю?
Очень просто. Понадобятся следующие основные документы:
Выписка из ЕГРИП;
Свидетельства: о регистрации в качестве ИП и о постановке на учет в ФНС;
Паспорт;
Если ЭЦП захочет получить человек, не находящийся в статусе ИП, владельца или представителя ООО, то все, что ему нужно принести в удостоверяющий центр, — это ИНН, паспорт, а также СНИЛС.
Получение электронной подписи — обычно не слишком долгий процесс. Многие удостоверяющие центры готовы предоставить ключ eToken либо его аналог, а также руководство по использованию ЭЦП в течение нескольких часов после оформления соответствующей заявки.
Практические нюансы работы с ЭЦП
Мы изучили, как оформляется электронная подпись для юридического лица, как получить данный инструмент. Рассмотрим теперь некоторые примечательные нюансы практического использования ЭЦП.
Так, при организации документооборота между двумя и более фирмами желательно обращаться к услугам посреднических структур, которые помогут компаниям избежать ошибок в обмене файлами, а также гарантируют соблюдение всех законных требований относительно данных коммуникаций. В числе оптимальных вариантов оформления подобных соглашений — заключение договоров присоединения, которые предусмотрены 428-й статьей ГК РФ.
При организации документооборота между разными организациями рекомендуется также утвердить порядок работы с файлами в тех случаях, когда подлинность ЭЦП определить не удастся. Например, это возможно, если истек срок действия сертификата ключа электронной подписи.
В начале статьи мы рассмотрели классификацию ЭЦП по степени защищенности. Каковы механизмы корректного использования простых, усиленных и квалифицированных электронных подписей?
Если фирма решает использовать простую ЭЦП при обмене документами с другой организацией, то ей необходимо заключить дополнительные договора, закрепляющие подобный механизм. В соответствующих соглашениях должны быть отражены правила определения того, кто именно отправил документ через e-mail и тем самым поставил простую ЭЦП.
Если речь идет об электронных торгах, то подпись обязательно должна быть усиленной (как минимум) и соответствовать критериям, принятым на уровне той или иной онлайн-площадки, где осуществляются подобные коммуникации.
Отчетность в государственные структуры должна осуществляться только при использовании квалифицированной электронной подписи. Если речь идет об установлении трудовых правоотношений на расстоянии (с недавних пор ТК РФ допускает такой вид коммуникаций), то в этом процессе должна использоваться квалифицированная подпись.
В настоящее время проблема, связанная с автоматизацией обмена информации в компаниях, стала одной из самых распространенных в нашей стране. Электронный документооборот представляет собой современную технологию, которая позволяет не только развиваться, но и значительно упрощать все процессы на предприятии.
Для разных компаний упорядочение информации представляется по-разному, для одних это – главный инструмент в управлении персоналом, для других – непосредственно сам продукт, который получается в процессе производства. При этом выбор конкретной системы зависит от назначения данных, представляемых в бумажном виде.
Что такое автоматизация документооборота и в чем состоят ее достоинства?
Электронный документооборот – это такая информационная система, которая способствует более рациональному и простому пользованию данными компании. В нее включены такие составляющие, как соответствующее программное обеспечение, электронная почта, дающая возможность оперативно связываться с подчиненными, интернет и много другое. Для каждой организации этот комплекс может состоять из различных компонентов.
Главными достоинствами электронного документооборота перед его аналогом – бумажным, являются:
- Поиск нужных файлов по многочисленным критериям.
- Осуществление регистрации производственной документации.
- Составление отчетов организации по итогам ее деятельности.
- Возможность применять шаблоны для составления рабочих документов.
- Передача информации и управление персоналом посредством корпоративной почты.
- Осуществление наблюдения и контроля над правильным выполнением обязанностей сотрудников.
- Возможность распределить права для доступа в определенные сегменты системы в зависимости от полномочий работника.
Помимо этого, не менее важным преимуществом ведения документации в электронном виде является то, что руководство компании может сократить штат тех специалистов, которые ведут работу с бумагами. В случае возникновения необходимости в перестройке системы предприятие сможет с легкостью переделать существующие требования к данному процессу или изменить какие-либо условия.
Как подготовить организацию к переходу от бумажной к цифровой документации?
Итак, с вопросом, что такое электронный документооборот, все понятно. Теперь необходимо разобраться, чем же должная обладать организация, и какие меры ей следует предпринять для перехода на новую систему.
Чтобы внедрить документооборот в электронной форме на предприятии, необходимо создать не только условия с технической точки зрения, но и обучить новой работе всех сотрудников и перестроить производственный процесс в компании.
В том случае, если для бизнес-процесса не требуются особые изменения, информационная система начнет намного быстрее и качественней функционировать, не нарушая при этом сроки решений каких-либо организационных вопросов.
Если компания планирует внедрение СЭД, то ей нужно осуществлять все постепенно, а по истечению какого-то времени уже получится полноценная система. Предварительным этапом для внедрения такого комплекса является создание автоматизированного делопроизводства, если такого не имеется. Данная мера даст возможность не только легче перенести изменения в организации, но и обучить сотрудников работе с документацией, которая будет представлена в электронной форме.
Именно психологическая, а не техническая составляющая этого вопроса представляет наиболее значимый фактор, влияющий на всю последующую деятельность предприятия. Помимо этого, немаловажным моментом является установка программного обеспечения, приобретенного у одного производителя, так как при этом перестройка всех процессов, связанных с оформлением и ведением документов, перенесется намного проще и качественней.
Основные требования к электронному документообороту на предприятии – это:
- Наличие компьютерной техники, для которой имеется возможность установить необходимое программное обеспечение.
- Все работники предприятия, выполняющие обязанности в сфере документооборота, должны владеть собственными ПК.
- Наличие средств связи между трудовым коллективом (электронная почта).
- Создание специальных подразделений для обслуживания всей системы.
- Готовность руководящего состава компании к применению электронно-цифровой подписи вместо привычной собственноручной.
Задачи электронного документооборота
Онлайн-документооборот призван выполнять большое количество задач.
- В первую очередь, такая система необходима для более эффективного управления и наблюдения за деятельностью всей организации и отдельных сотрудников.
- Она способна быстро обеспечить весь коллектив, в том числе руководящий состав предприятия, оперативной информацией при возникновении потребности в ней.
- Кадровая гибкость – еще одна цель, на которую направлен электронный документооборот. Она означает, что деятельность каждого отдельного работника можно отследить по хранящейся в системе всей информации о выполнении его обязанностей.
- Компания имеет возможность подводить итоги своей деятельности путем протоколирования результатов, что позволяет анализировать все процессы и находить «слабые» места.
Актуальность электронного документооборота также связана и с отсутствием бумажной волокиты. После внедрения соответствующей системы предприятию не придется хранить большие объемы информации и выделять для этого специальные помещения. Организация при этом сможет существенно сэкономить свои бюджетные средства, которые могут пойти, к примеру, на расширение производства. Нет необходимости и в найме сотрудников на определенные должности, которые должны заниматься передачей документов или их постоянным составлением.
Электронно-цифровая подпись как средство для упрощения бизнес-процессов на предприятии
В настоящее время каждая современная компания должна иметь у себя такие элементы в организации деятельности, как электронный документооборот и электронно-цифровая подпись. Данный аналог собственноручной подписи должен присутствовать в обязательном порядке, если предприятие точно решило переходить на безбумажное сопровождение производства.
Электронно-цифровая подпись представляет собой основной элемент любого документа, составленного в электронной форме. Эта составляющая обеспечивает необходимый уровень безопасности всей системе и файлам. Формирование такой подписи осуществляется за счет криптографического преобразования данных с использованием закрытого ключа. Этот способ дает возможность идентифицировать того человека, который владеет сертификатом ключа подписи. Помимо этого, применение такого средства позволяет провести проверку документа на наличие каких-либо ошибок и создать условия, когда подписавшееся лицо не имеет права отказаться от определенного документа.
Для чего применяется электронно-цифровая подпись в компаниях?
Основными целями, на которые направлено внедрение на предприятии, являются:
- Подтверждение подлинности документа.
- Идентификация подписавшегося лица.
- Обеспечение неотказуемости от подписи.
- Датирование документации. Для этого применяется специальный штамп, на котором расположены время и дата создания того или иного файла.
В современном мире автоматизация всех бизнес-процессов в организациях не представляет собой новое направление в предпринимательской деятельности. Главным инструментом в такой системе является электронный документооборот, внедрение которого должно стать первостепенной задачей для каждой развивающейся компании. Данный комплекс позволяет значительно упростить все производственные, организационные и управленческие вопросы. Помимо этого, система дает возможность бизнесменам существенно сэкономить средства из бюджета предприятия, поскольку для работы с электронным документооборотом не требуется обеспечивать компанию большим штатом сотрудников.
Тем не менее, для внедрения подобной системы фирма должна создать определенные условия для правильного функционирования комплекса. К ним относится не только соответствующее техническое оснащение, но и приобретение ПО, для работы с которым потребуется также и обучение трудового коллектива. Важным моментом является и защита электронного документооборота, для создания которой используется такой элемент, как электронно-цифровая подпись. Если организация учитывает все вышеперечисленные моменты, то она может быть уверена, что производственная и управленческая деятельность станет намного проще и результативней.
Что такое электронный документооборот: Видео
