Главные изменения в кассовой дисциплине связаны с тем, что произошел переход на онлайн-кассы. Как следствие этого, появилась возможность не применять некоторые кассовые документы.

МНноие бизнесмены с 1 июля 2017 года используют ККТ с подключением к сети Интернет и заключают договор на техническое обслуживание с оператором фискальных данных, который будет передавать информацию о платежах в адрес налоговых органов в электронном виде. К ним присоединились и те, у кого срок использования касс был отложен до 1 июля 2019-го.

Ведение кассовой дисциплины в 2019 году

Кассовая дисциплина в 2019 году — это набор правил работы с кассой для организации и ИП. Это касается расходования наличной выручки, хранения налички и работы с ККТ.

Допустимую сумму наличных на конец рабочего дня организации устанавливают самостоятельно, остальное сдают в банк.

Ведение кассовой дисциплины в 2019 году для субъектов малого предпринимательства и ИП выражается в том, что они хранят в кассе столько наличных, сколько необходимо. Сумму устанавливают в приказе о лимите кассы, в противном случае лимит остатка — 0. Превысить лимит можно в дни зарплаты, выходные и праздники. Лимит расчетов наличными между организациями или ИП составляет 100 тыс. руб., с физлицами — ограничений нет. В бумажные документы (кроме ПКО и РКО) можно вносить исправления, электронные подписывают электронными подписями, а исправлять их нельзя.

Расходовать наличные организациям и ИП запрещено (п. 2 Указания Банка России от 07.10.2013 №3073-У), исключения предусмотрены для:

• выплат работникам;
• выдачи денег для подотчетных лиц;
• оплаты товаров, работ, услуг;
• возврата покупателям.

Наличные, полученные со счета в банке, расходовать на иные цели не запрещено.

ИП может тратить наличную выручку на личные нужды.

Изменения в кассовой дисциплине

В правила применения ККТ Федеральным законом от 03.07.16 №290-ФЗ внесены серьезные изменения, главным из которых является переход на применение онлайн-касс, передающих информацию о расчетах с использованием наличных денежных средств и электронных средств платежа через оператора фискальных данных в адрес налоговых органов в электронном виде. Информация передается в момент расчета.

Кассовая дисциплина при онлайн-кассах тоже меняется. По мнению Минфина, высказанному в Письме от 16.06.17 №03-01-15/37692, после введения в организации онлайн-касс применение журнала кассира-операциониста (форма №КМ-4) и справки-отчета кассира-операциониста (форма №КМ-6) не является обязательным.

Кроме того, Указанием Банка России от 19.06.2017 № 4416-У внесены изменения в порядок ведения кассовых операций: для выдачи денег под отчет теперь не требуется полного погашения задолженности по ранее полученной сумме. Кроме того, у подотчетника можно не брать заявление, а оформить выдачу распорядительным документом — например, приказом руководителя.

Ответственность за нарушения правил работы с ККТ

Штрафные санкции за нарушение кассовой дисциплины 2019 регламентирует КоАП . За нарушение кассовой дисциплины 2019 штраф назначается, исходя из тяжести нарушения.

За расчеты наличкой и накопление в кассе сверх установленных размеров (ст. 15.1 ) штраф для должностных лиц — от 4000 до 5000 руб., для юрлиц — от 40 000 до 50 000 руб.

За несоблюдение правил работы с ККТ (ст.14.5 ):

• за неприменение ККТ штраф на должностных лиц — от 1/4 до 1/2 размера суммы расчета, но не менее 10 000 руб.; для юрлиц и ИП — от 3/4 до одного размера суммы расчета, но не менее 30 000 руб.;
• за систематическое нарушение закона — дисквалификация для должностных лиц от 1 до 2 лет; для юрлиц и ИП — приостановка до 90 суток;
• за применение не соответствующей требованиям ККТ и непредставление информации и документов по запросам налоговиков — предупреждение или штраф для должностных лиц от 1500 до 3000 руб.; для юрлиц и ИП — предупреждение или штраф от 5000 до 10 000 руб.;
• за ненаправление клиенту бумажного или электронного чека по его требованию — предупреждение или штраф для должностных лиц 2000 руб. Для юрлиц и ИП — предупреждение или административный штраф 10 000 руб.

Проверка кассовой дисциплины налоговыми органами в 2019 году осуществляется без ограничений.

УФНС составляет план проверок, но документ рассчитан только для внутреннего использования. Как правило, это происходит не чаще одного раза в год или при наличии жалобы.

Также проверку проведут, если фирма раньше нарушала дисциплину работы с кассой или работает с убытком.

Аудит кассовых операций необходим для обеспечения безопасности денежных средств при работе с аппаратом, улучшения условий транспортировки и хранения. Кроме этого проверка позволяет определить порядки и сроки внутренних ревизий предприятий. Любое предприятие должно внимательно относиться к ведению кассовых аппаратов, так как любое нарушение повлечет за собой штраф и административную ответственность.

Каждый предприниматель должен понимать, что проверка кассовых операций подразумевает под собой целый перечень процедур . О прибытии службы могут предупредить заранее соответствующие органы, либо провести проверку без оповещения. Процедура должна проводиться не только внешними проверяющими, но и внутренними подразделениями, созданными специально для личного аудита компании.

Если собственник или руководитель заподозрил лиц, работающих с наличностью, в нечестности, то он вправе направить прошение о проверке во внешние службы аудита, либо провести операцию собственными силами. Если организация выкладывает ценные бумаги на открытый рынок, то такие операции также попадают под аудит кассовых операций.

Этапы проводения

Методика аудита заключается в трех основных этапах , которые не могу существовать по отдельности. Вместе они позволяют организовать полноценную проверку . Методика, применяемая для аудита, наилучшим образом показывается достоверность выводов и отчетов, которые строятся по результатам проводимой процедуры.

Первый

Первый этап – планирование . Это самый важный шаг в аудите, так как он заключает в себе то, как будет проходить проверка в целом. Каждый последующий этап напрямую зависит от планирования, и если здесь была допущена ошибка, то весь аудит придется проводить заново.

Все начинается с определения стратегии контроля, создания аудиторской программы и оценивания объема предстоящей операции.

Аудитор, который будет заниматься проверкой, должен разработать и правильно оформить план , на основе которого будет строиться программа в целом. В этап будут входить множество процедур, необходимых для помощи в проведении эффективного аудита. Согласно собранной информации можно будет определить ошибки, после чего начинаются основные действия.

Второй

Второй этап – сбор и анализ информации , когда необходимо оценить все аспекты работы бухгалтеров, учесть риски и произвести мониторинг средств контроля. Вся полученная информация на этом этапе должна помочь получить целостный результат, согласно которому уже будет понятно, что необходимо предпринимать для решения возникших проблем.

Третий

Третий этап – заключение аудитора . По итогам двух предыдущих пунктов будет получена информация, которую нужно структурировать. В Российской Федерации акт проверки будет создаваться на русском языке. Документ должен содержать информацию об аудиторе и его профессиональном мнении по итогам.

Различные методики

Процедуру можно провести, основываясь на нескольких различных методиках аудита :

• отраслевая.
• специальная;
• традиционная;
• юридическая.

Отраслевая методика проверки применяется в соответствии с отраслевой принадлежностью субъекта.

Традиционная подразумевает под собой схему, которая основывается на различных разделах бухгалтерии. Проверка полностью соответствует юридическому законодательству. Именно она даст самые точные результаты. Для ее проведения необходимо разрабатывать специальную методику определения экономических групп, которые сортируются по общим чертам. Но для такой глубокой проверки метод используется только при особых налоговых режимах

Юридический подход основывается только на соответствующих пунктах законодательства.

К основным видам нарушений относят следующие :

• излишки или недостача денег в кассе;
• деньги, пришедшие в кассу, были несвоевременно оприходованы;
• выдача денег была проведена без доверенности;
• выплаты работникам проводятся без оформления авансовых отчетностей;
• учетные регистры некорректно отображают кассовые операции.

Согласно практике аудита, существует ряд фактических нарушений , которые являются самыми частыми на предприятиях.

• Инвентаризация кассы не проводилась в требуемых случаях:

1. Перед составлением бухгалтерской годовой отчетности.
2. Если поменялось лицо, ответственное за финансы.
3. Если были замечены факты хищения или порчи ценностей, а также при злоупотреблении собственным положением.
4. Если имущество было передано во владение другому лицу (продажа, аренда, выкуп, передача в муниципальное или государственное владение).
5. После ситуаций, которые были вызваны экстремальными условиями (пожар, стихийные бедствия, аварии и так далее).
6. Если предприятие было ликвидировано, реорганизовано или в любых других случаях, которые прописаны в законодательстве Российской Федерации.

• Несоблюдение сроков денежной инвентаризации, которые устанавливаются в каждой компании личной учетной политикой.
• Документы, подтверждающие результаты инвентаризации, имеют помарки, ошибки, неточности, подчистки, незаполненные строки.
• Акт инвентаризации был составлен в несоответствии действующему законодательству страны.
• Инвентаризационные описи подписаны не всеми членами комиссии и материально-ответственными лицами.
• При обнаружении излишек в ходе инвентаризации средства не были оприходованы, после чего их отправили на увеличение финансовых результатов организации.
• Кассовая книга имеет записи о выплате заработной платы, но отсутствуют подписи работников, которые должны были получить денежные средства.
• Расходные ордеры не имеют информации о документах, которые могли бы удостоверить личность получателя.
• Работа проводится с использованием неисправных кассовых аппаратов.
• Книга кассира-операциониста не ведется должным образом.

Цели, задачи, планирование

Главная цель – установить, есть ли в отдельно взятой организации проблемы с кассовыми операциями, движением денежных средств в пределах Российской Федерации, ведением бухгалтерии.

Задачи аудитора – проверить все хозяйственные операции и документы, которые регулируются законодательством страны. Вся процедура проводится в соответствии с Федеральными стандартами аудита.

Нормативная база и процесс организации

Нормативная база аудита кассовых операций:

• ФЗ №54 «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных расчетов и (или) расчетов с использование платежных карт» ;
• Порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации;
• Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств ;
• Указание Банка России №3073-У «Об осуществлении наличных расчетов» ;
• Постановление Госкомстата РФ №88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» .

Согласно этой базе проводится любая проверка кассовых операций.

Ознакомительный этап поможет аудитору понять, какой деятельностью занимается данный экономический субъект, какие возможности существуют для проведения проверки. После определения заключается договор , который должен соответствовать всем требованиям ГК РФ.

Проведение инвентаризации

Сразу же комиссия переходит к проверке самого ценного источника информации – кассе . При инвентаризации обязаны присутствовать кассир и главный бухгалтер. Если предприятие имеет несколько касс, то перед операцией каждый аппарат опечатывается, что поможет избежать попыток перекрытия недостач путем переноса денег или изменения данных в кассовой книге.

Работник, ответственный за ККТ, должен дать расписку, что все документы включены в отчет и в кассе нет лишних или несписанных средств.

Соблюдение лимита остатка наличных средств

Кассы предприятий могут хранить в себе наличные средства в том размере, который разрешает им их обслуживающий банк. Каждый год лимит обновляется всеми банками для предприятий, при этом неважно, насколько различаются между собой организации (по правовой форме, сфере деятельности, наличию касс и так далее).

Если организация имеет в кассе сумму, превышающую лимит, то средства сверх остатка должны передаваться в банк. Сдаются средства вечером или днем в кассу банка. Каждое предприятие может договориться с банком, чтобы выручка могла напрямую идти на оплату труда, льготы, закупку продукции и так далее.

К аудиторской проверке необходимо представить справки из банка , которые показывают установленный лимит, его превышение разрешается в течение трех рабочих дней.

Регистры отчетности

Для проверки правдивости и правильности отражения денежных средств в бухгалтерском балансе, аудитор обращается к регистрам и формам отчетности. Все данные в этих бумагах должны отражать деятельность не только по месту проведения, но и по всем филиалам и подразделеням фирмы.

Оформление первичной документации

При проверке нужно предоставить и первичные документы , которые должны быть правильно заполнены, иметь все необходимые подписи. Чтобы документы, необходимые для выдачи денежных средств, имели юридический вес, они должны иметь подписи руководителя и главного бухгалтера или уполномоченных лиц.

Документы нельзя исправлять, должны быть в наличии подписи получателей, штампы «Оплачено» и даты. Все должно вестись в соответствии с законодательством.

Правильность, своевременность и полнота оприходования

Деньги, которыми обладает касса предприятия, приходят в виде выручки от покупателей и работников для оплаты услуг по заявлениям и так далее. Аудитор проводит проверку на полноту и своевременность оприходования денег. Для этого сверяются все суммы из корешков чеков, выписок банка и так далее. Любая сумма, которая была «пропущена», будет считаться грубейшим нарушением правил.

Соблюдение предельного размера расчетов наличными средствами

Все предприниматели будут проверяться на соблюдение правил предельного размера расчетов наличными средствами. То есть, при услугах купли-продажи нельзя принимать суммы, превышающие размер, установленный законом, в независимости от количества платежей за один товар или услугу одним лицом или организацией. Если необходимо принять сумму сверх ограничения, то операцию нужно провести через банки .

Расход и инкассирование денежных сумм

Сдаваться средства могут через инкассаторские службы , имеющие соответствующую лицензию. Деньги, отправленные таким путем, максимально защищены, так как предпринимаются все средства для обеспечения безопасности. К каждой сумке выписывается денежная ведомость.

Порядок применения ККМ

Чтобы поставить аппарат на учет, необходимо зарегистрировать личный кабинет на сайте nalog.ru , откуда можно заключить договор на ОФД. После получения и проверки всех данных налоговая служба определяет регистрационный номер ККТ , который должен быть введен в аппарат в течение одного дня .

Система ККМ позволяет отправлять данные в налоговую службу сразу же после выдачи чека без дополнительных действий.

Заключительный этап

В конце аудитор составляет заключение , которое может иметь два варианта :

• безоговорочно положительное;
• модифицированное.

Ответственность за проведение

Любой экономический субъект будет нести ответственность за систему контроля внутри организации. Аудитор обязан убедиться в том, что система работает. Руководитель организации обязан:

1. Оборудовать кассу и обеспечить сохранность денежных средств не только в пределах организации, но и при транспортировке в банк. В кассе не могут хранить ценные вещи и деньги, которые не принадлежат организации.
2. Должна существовать одна кассовая книга.
3. Прием наличных должен осуществляться только с применением ККМ.

Если аудитор найдет случаи нарушения дисциплины, то будут применяться финансовые санкции в зависимости от обстоятельств .

Из данного видео можно узнать подробности по бухгалтерскому учету кассовых операций.

В силу того, что кассовые операции носят массовый характер, этап их проверки является весьма трудоемким, однако однообразие операций упрощает процедуры проверки. Изучив фактическое наличие денежных средств и ценностей, хранящихся в кассе, а также обследовав кассовое хозяйство, проверяющий сосредоточивается на кассовых операциях, применяя, как правило, сплошной способ проверки. Он обращает внимание на порядок ведения учета денежных средств и других ценностей, хранящихся в кассе, соблюдение кассовой дисциплины, достоверность и законность операций с наличными денежными средствами в национальной и иностранной валюте. Прежде всего, следует определить, применяются ли в организации для оформления кассовых операций унифицированные формы первичной учетной документации и заполнены ли все ее обязательные реквизиты. Анализ сведений, содержащихся в учетных регистрах по счету 50 «Касса», позволяет установить объем и характер кассовых операций по поступлению денежных средств и их расходовании за проверяемый период.

Затем изучаются:

а) сохранность чеков и корешков к ним в чековых книжках;

б) правильность определения остатков денег в кассе, переноса их да следующий день по кассовой книге и подсчета в ней итоговых сумм по приходу и расходу за отчетный период;

в) полнота отражения в кассовой книге и отчетах кассира всех операций с денежным средствами, их взаимное соответствие;

г) использование полученных из банка наличных денег по целевому назначению;

д) своевременность и полнота возврата в банк неиспользованных денежных средств;

е) соблюдение установленного банком лимита остатка наличных денег в кассе;

ж) использование кассовой выручки на текущие нужды в пределах установленных норм.

Одной из задач проверки является определение правильности оформления документов, по которым производились операции, связанные с получением и выдачей наличных денежных средств.

Все кассовые приходные и расходные ордера (Приложение А), другие документы должны быть заполненью четко, ясно, без помарок (никакие подчистки и исправления в этих документах не допускаются), а приложения, являющиеся основанием для приема или выдачи денег, -- погашены штампами «Получено» или «Оплачено», датированы и подписаны кассиром.

Факты отсутствия штампов погашения необходимо отразить в рабочем документе, так как это создает условия для повторного использования документов.

На платежных ведомостях должны стоять разрешительные подписи на выплату денег получателям с указанием срока выплаты, а также подписи лиц, получивших денежные средства, или отметка «Депонировано», если деньги не получены.

Проверяющему следует убедиться в том, что кассовые приходные и расходные ордера имеют раздельную нумерацию и были выписаны в бухгалтерии в момент совершения операции.

Наряду с этим изучаются наличие и подлинность подписей должностных лиц и получателей денег на кассовых ордерах и других денежных документах, законности произведенных из кассы выплат денежных средств.

Выявляются факты подписи расходных кассовых документов только одним руководителем или главным бухгалтером, а также случаи подписи ими и выдачи кассиру незаполненных чеков для самостоятельного заполнения при получении денег в банке.

Необходимо проверить достоверность приходных и расходных кассовых ордеров. Известно, что недобросовестные кассиры могут осуществлять кассовые операции на основании подложных документов или повторно использовать кассовые ордера.

Следует установить, кто производит регистрацию выписанных кассовых ордеров в организации. В соответствии с Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь приходные и расходные кассовые ордера заполняются и еще до передачи в кассу регистрируются бухгалтером в журнале регистрации приходные и расходных кассовых ордеров. По усмотрению руководителя и главного бухгалтера организации таких журналов может быть два (отдельно на приходные и расходные ордера) или один общий журнал.

Если регистрация осуществляется посредством технических средств, необходимо установить, имеется ли в выходной форме «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в белорусских рублях», составляемой за соответствующий день, информация для учета движения наличных денег по целевому назначению. Проверяющий должен ознакомиться с документооборотом по кассовым операциям, с системой кодов, содержанием входной, промежуточной и выходной информации, порядком бухгалтерской обработки кассовых документов.

В каждой чековой книжке (в том числе неиспользованной) подсчитываются листы и проверяется, нет ли дефектов в переплете и креплении отдельных листов. Исследованию подвергаются вклеенные в чековую книжку испорченные чеки, изучается последовательность их номеров. Это позволяет выявить злоупотребления -- замену корешка или испорченного чека новым из другой чековой книжки. Ведение кассовой книги должно осуществляться в соответствии с Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь.

В организации разрешается открывать только одну кассовую книгу, и она должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью, а количество листов в ней заверено подписями руководителя и главного бухгалтера. Проверяется регулярность ведения кассовой книги и составления отчета кассира.

Следует иметь в виду, что при совершении операций на общую сумму от трех и более базовых величин оплаты труда отчет должен составляться ежедневно, а менее указанной суммы -- за период три -- пять дней.

Подчистки и незаверенные исправления в кассовой книге запрещаются, исправления должны заверяться подписями кассира, главного бухгалтера или лица, его замещающего. Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу после получения или выдачи денег отдельно по каждому приходному или расходному ордеру.

В период выдачи наличных денег на оплату труда, для выплаты стипендий и т.п. остаток кассы выводится по учтенным в кассовой книге приходным и расходным кассовым ордерам. По строке «В том числе на оплату труда» указывается сумма остатка наличных денег, не выплаченная по платежной ведомости. При этом сумма выданных за день наличных денег по платежной ведомости на оплату труда, выплату стипендий и т.п. расходным кассовым ордером не оформляется и не отражается по колонке «Расход» в кассовой книге. Платежная ведомость на оплату труда в обязательном порядке хранится в кассе вместе с остатком наличных денег и является документом, подтверждающим отсутствие недостачи наличных денег в кассе:

Таблица 1 - Бухгалтерские записи по кассовым операциям ОАО «Белшина» за 02.12.2009г.

Если процесс ведения кассовой книги компьютеризирован, то необходимо установить, как обеспечиваются сохранность кассовых документов и защита программных средств от несанкционированного доступа, проверить наличие выходных форм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» (Приложение В, С), которые должны составляться одновременно на конец рабочего дня, иметь одинаковое содержание и все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Нумерация листов кассовой книги на этих выходных формах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

Необходимо проверить, печатается ли в последней выходной форме «Вкладной лист кассовой книги» за каждый месяц (год) общее количество листов кассовой книги за период и установить их наличие, узнать, сдается ли форма «Отчет кассира» вместе с приходными и расходными кассовыми ордерами в бухгалтерию под расписку во «Вкладном листе кассовой книги». Вкладные листы кассовой книги должны храниться кассиром отдельно за каждый месяц.

По окончании календарного года (или по мере необходимости) они брошюруются в хронологическом порядке, общее количество их листов заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера, и кассовая книга опечатывается.

Проверка подсчета в кассовой книге итоговых сумм оборотов кассовых операций по каждой странице и за день, а также правильности переноса их на другую страницу обусловлена распространенными случаями ошибочного или умышленного искажения в оборотах и перекосах сумм с одной страницы на другую.

Наряду с этим изучается соответствие записей в кассовой книге данным отчета кассира и документов, на основании которых производились записи.

Сверка приложенных к кассовым ордерам оправдательных документов с отчетом и кассовой книгой, позволяет обнаружить возможные противоречия между ними по приходным и расходным операциям.

Полноту отражения в кассовой книге и кассовом отчете документов по приходу и расходу наличных денег проверяющий устанавливает, сопоставляя приходные и расходные кассовые ордера и приложенные к ним оправдательные документы с данными кассовой книги и отчета кассира. Это позволяет выявить факты неполного оприходования наличных денег, полученных по чекам в учреждении банка и от работников организации за оказанные услуги, а также факты неполного списания их в расход.

После проверки правильности ведения кассовой книги определяют реальность и достоверность записей об остатках денег в книге и в отчетах кассира на начало и конец изучаемого периода.

Остатки денежных средств на отдельные даты устанавливают, используя данные учетных регистров по счету 50 «Касса», Главной книги и балансов:

Таблица 2 - Остатки по кассе ОАО «Белшина» на 02.12.2009г

Для того чтобы убедиться, что в организации не практикуется списание в расход денег по кассе на основании документов, изъятых из архива, проверяющий обращает внимание на цвет бумаги кассовых документов, однородность чернил, однообразие почерка, даты -- число, месяц и год составления документов, а при возникновении сомнений выясняет причины значительного расхождения между датами кассовых ордеров в приложенных к ним документов.

Факты пропуска в нумерации кассовых ордеров или отсутствия на них подписей должностных лиц либо отдельных исполнителей являются поводом, чтобы потребовать от кассира и бухгалтера объяснений.

После этого производится исследование документов, приложенных к кассовым ордерам, по существу отраженных в них операций. По всем сомнительным операциям делаются рабочие записи, чтобы более детально их проверить в период изучения соответствующих разделов финансово-хозяйственной деятельности организации.

Проверка документов по существу отраженных в них операций предполагает установление адекватности хозяйственных операций действующему законодательству, правилам выполнения этих операций, утвержденным нормативам и прогнозным показателям, а также определение их хозяйственной целесообразности.

Согласно Инструкции о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь лимит остатка наличных денег в кассе, порядок и сроки сдачи наличных денег, норма использования выручки на неотложные нужды устанавливаются учреждениями банка, в котором открыты расчетный и валютный счета.

Вся денежная наличность сверх лимитов должна сдаваться в банк для зачисления на счет:

Таблица 3 - Бухгалтерские записи по инкассации наличных денежных средств сверх установленного лимита остатка кассы

Срок сдачи наличных денежных средств считается ежедневным, лимит остатка кассы -- нулевым, а не сданные в банк наличные денежные средства -- сверхлимитными для клиентов банка, не представивших заявку на установление лимита остатка кассы, порядка и сроков сдачи выручки и на оформление разрешения на расходование наличных денежных средств из выручки, поступившей в кассу в срок, установленный обслуживающим банком.

Наряду с этим юридические лица имеют право хранить в своих кассах наличные денежные средства сверх установленного лимита остатка кассы только на оплату труда, выплату стипендий, пенсий, пособий, дивидендов, выплаты педагогическим работникам на приобретение методической литературы на срок не более трех рабочих дней (для сельскохозяйственных организаций, органов местного управления и самоуправления, расположенных в сельской местности, -- не более пяти рабочих дней), включая день получения денег в обслуживающем банке либо день наступления указанных выплат при использовании по согласованию с обслуживающим банком на эти цели выручки.

По истечении этого срока (т.е. на 4-й и 6-й рабочий день соответственно) не использованные по назначению суммы наличных денег должны быть депонированы и сданы в обслуживающий банк.

Для проверки соблюдения указанного порядка используются данные кассовой книги, учетные регистры по счету 50 «Касса», коллективный договор (в нем указываются дни выплаты заработной платы), разрешение банка на определенный лимит остатка денежных средств.

Соблюдение лимита проверяется сопоставлением его с фактическими остатками наличных денежных средств в кассе.

Сумму оборотов по кассе можно уточнить по учетным регистрам, сверяя при этом одновременно остатки па начало и конец месяца с данными кассовой книги или Главной книги. В случае обнаружения неоднократного несоблюдения остатков денежных средств в кассе проверяющий составляет накопительную ведомость нарушений, установленных при проверке.

Факт использования денежных средств не по целевому назначению устанавливается сличением данных на корешках чеков в чековой книжке с информацией об их расходовании в отчетах кассира, журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, а также в учетных регистрах по дебету и кредиту счета 50 «Касса». Результаты оформляются в соответствующей таблице.

В ходе исследования кассовых операций проверяются полнота и своевременность оприходования денежных средств в кассу, полученных со счетов организации в банке. Сопоставляются суммы, отраженные на корешках чеков или в квитанциях на взнос наличными, в кассовых приходных и расходных ордерах, отчетах кассира, выписках банка, учетном регистре по счету 50 «Касса»:

Таблица 4 - Проверка правильности и своевременности отражения по кассе получения наличных денежных средств ОАО «Белшина»

Все операции с наличными денежными средствами учреждение банка отражает в выписках под специальным шифром (кодом). С учетом этого необходимо обращать внимание на наличие исправлений, подчисток, случаи обведения шифров операций с наличными денежными средствами чернилами, шариковой ручкой или на принтере (копировальном аппарате). Одновременно сверяются номера чеков, указанные на корешках и в выписках учреждения банка.

Наряду с этим можно сличить остатки денег в кассе на первое число месяца с показателями баланса, а также обороты по приходу и расходу счета 50 «Касса» Главной книги с данными о месячных оборотах по дебету и кредиту этого счета. Исходная информация для определения месячных оборотов содержится на корешках чеков (дебет) и в квитанциях на взнос наличными (кредит). Результаты проверки соответствия данных обслуживающего банка записям в кассовой книге оформляются специальной таблицей. Отдельно изучается правильность использования и соблюдения порядка выдачи наличных денег под отчет. Объектом внимания проверяющего является срок, на который выдаются подотчетные суммы: иногда он может свидетельствовать о незаконном авансировании работников организации: Согласно Инструкции о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь руководители организаций вправе распоряжаться выдачей наличных денежных средств под отчет на предстоящие расходы, но сроки, на которые выдаются средства, ограничиваются:

Не более 3 рабочих дней -- на расходы, производимые в месте нахождения организации;

Не более 10 рабочих дней -- на расходы, производимые вне места расположения организации;

До 30 рабочих дней -- в сумме, не превышающей размера одной базовой величины.

Лица, получившие наличные денежные средства под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки (исключая день прибытия) предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные денежные средства.

Проверка документов на взнос в кассу подотчетным лицом сумм неизрасходованных авансов производится во взаимной связи с операциями, характеризующими сумму утвержденного авансового отчета.

Сопоставлением данных авансовых отчетов подотчетных лиц с данными приходных кассовых ордеров, кассовой книги и отчета кассира проверяется правильность и реальность поступивших в кассу денежных средств:

Таблица 5 - Проверка правильности отражения поступления неизрасходованных подотчетных сумм за 02.12.2009г. в российских рублях

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам. Передача выданных под отчет наличных денежных средств одному лицу другим запрещается.

Для проверки этих операций исследуются записи в учетном регистре по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», в котором ведется аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами:

Таблица 6 - Бухгалтерские записи по кассовым операциям ОАО «Белшина» за 02.12.2009г.

Соответствующие записи внесены в кассовую книгу, а также отражены в Журнале-ордере и Ведомости по счету 50 «Касса» за декабрь 2012 года.

При проверке кассовых операций отдельно осуществляется контроль по расходу наличных денежных средств, списываемых на издержки производства и другие счета без последующего представления отчетов и оправдательных документов об использовании денежных средств

Тщательной проверке подлежат операции по оприходованию выручки за реализованную продукцию и оказанные услуги работникам организации за наличный расчет. Проверяющему целесообразно исследовать не только приходные кассовые ордера, но и документы, характеризующие отпуск материальных ценностей на сторону (накладные, счета, товарно-транспортные накладные и др.). Одновременно проводится сопоставление оборотов по дебету счета 50 «Касса» и кредиту счета 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности».

Проверка документов на поступившую выручку в кассу за выполненные работы и услуги начинается с анализа приложенных к кассовым ордерам расчетов, характеризующих объем выполненных работ или услуг, обоснование цены и общей стоимости. Это могут быть калькуляции выполненных работ, счета-фактуры, справки бухгалтерии, финансового и планового отделов, другие документы. Проверяющий обращает внимание на законность выполнения данных работ или предоставления услуг, объективность причин для выполнения операций, правильность составления сметно-финансовых расчетов или калькуляций, обоснованность цен на материалы и услуги. В необходимых случаях производится обследование объекта и контрольный обмер выполненных работ или оказанных услуг. При этом важно оценить качество работ, количество и качество израсходованного материала, объем трудовых затрат. По результатам обследования объекта и проведения контрольного обмера составляется соответствующий акт.

В условиях использования ПЭВМ сопоставляются данные машинограмм о поступлении денег в кассу и об отпуске товарно-материальных ценностей со склада, а также их реализации па сторону.

Расхождения показателей говорят о возможности отпуска сырья, материалов и других ценностей без оплаты либо о присвоении выручки.

Следует проверить отчеты о движении товарно-материальных ценностей и записи по счетам их учета и реализации.

Дебетовые записи по счету реализации сверяются с кредитовыми записями по счетам учета материальных ценностей, а кредитовые записи по счету реализации -- с дебетовыми записями по счету кассы. Наличные денежные средства за проданные населению товарно-материальные ценности должны вноситься в кассу организации, а отпуск со склада материалов производиться только при наличии накладной со штампом кассы «Оплачено».

Особого внимания проверяющего заслуживают операции по выплате заработной платы.

Источниками для проверки обоснованности списания денежных средств в расход по кассе служат расчетно-платежные ведомости, документы по промежуточным расчетам в случаях увольнения или ухода в отпуск, выплатам внеплановых авансов и т.д. При исследовании расчетно-платежных ведомостей проверяющему следует убедиться в наличии и достоверности подписей в получении денег, правильности подсчета итогов сумм выданной и депонированной заработной платы. Достоверность подписей можно установить их сличением с подписями на аналогичных документах, либо в ведомостях прошлых месяцев, либо на документах отдела кадров. В отдельных случаях производится опрос получателей денежных средств.

По ходу проверки кассовых операций, связанных с выплатой заработной платы, целесообразно делать рабочие пометки, чтобы вернуться к возникшим вопросам и основательно изучить их при проверке организации труда и заработной платы.

Сверка расчетно-платежных документов с данными отдела кадров показывает обоснованность включения в ведомости отдельных работников. Выборочным способом по табелям учета рабочего времени устанавливаются лица, работающие в организации и внесенные в расчетно-платежные ведомости на основании приказов о зачислении па работу и увольнении. В платежных ведомостях также проверяются итоги в графе «К выдаче на руки».

Ошибки и злоупотребления могут допускаться путем увеличения итога без изменения сумм, отраженных построчно, и с их изменением, т.е. когда искусственно увеличивается сумма одному из получателей денежных средств.

Проверяя документы на выдачу наличных денег лицам, не состоящим в списочном составе, важно изучить возможные отметки в расходном кассовом ордере, наименование и другие реквизиты документа, удостоверяющего личность получателя (номер, кем и когда выдан). При необходимости проверяющий принимает меры по установлению места жительства получателей денежных средств и выясняет у них возникшие вопросы.

В процессе исследования кассовых операций по выплате заработной платы временным работникам и совместителям обращается внимание на достоверность документов, подтверждающих количество отработанного времени, правильность оформления трудовых соглашений, реальность факта выполнения работ, обоснованность применяемых расценок. Уточняется объективная возможность выполнения работ данным лицом с учетом его квалификации и места нахождения в период, когда данные работы производились. Проверяющий должен установить, не получают ли штатные работники денежные средства по расходным кассовым ордерам за выполнение разовых работ, которые непосредственно входят в круг их должностных обязанностей.

Особого внимания требуют операции по депонированным суммам заработной платы и прочей кредиторской задолженности.

Следует проверить наличие штампа или записи «Депонировано» в платежной ведомости против фамилий лиц, не получивших заработную плату, убедиться, что реестр депонированных сумм составлен и все суммы в кого записаны. Проверяются также правильность ведения книги депонированной заработной платы и своевременность отражения в ней соответствующих сумм.

Для выявления случаев повторных выплат заработной платы и выплат депонентской задолженности подставным лицам целесообразно провести встречную проверку: сопоставить платежные ведомости, по которым была депонирована сумма, с книгой учета депонентских сумм, расходными кассовыми ордерами на выдачу депонентской задолженности, а также с дебетовыми записями в лицевых счетах работников проверяемой организации.

Аналогичные действия производятся, если к расходному кассовому ордеру приложены квитанции, подтверждающие перечисление депонентской задолженности почтовыми переводами, либо есть подозрения, что почтовый перевод выписан подставному лицу, а перечисленная сумма отражена в книге учета депонентских сумм как погашение задолженности. В таких случаях для проверки достоверности, перечисленной получателю суммы делаются письменные запросы или организуется посещение лиц, за которыми числилась депонентская задолженность, или осуществляется встречная проверка в отделениях связи по корешкам почтовых переводов. Особое внимание проверяющий должен уделить соответствию корреспонденции счетов действующим положениям и правилам ведения бухгалтерского учета. Это осуществляется па основании данных отчетов кассира и приложенных к ним оправдательных документов, а также записей в учетных регистрах с целью выявления хозяйственных операций с неправильной корреспонденцией счетов, которые ведут к искажению учета и отчетности или списанию похищенных сумм.

В завершение проверки кассовых операций необходимо изучить корреспонденцию счетов по каждой кассовой операции, полноту отражения сумм на соответствующих счетах, правильность подсчета итогов построчно и в каждой графе соответствующих регистров бухгалтерского учета по счету 50 «Касса, взаимосвязь с корреспондирующими счетами, отражаемыми в других регистрах.

Каждая итоговая сумма учетного регистра сопоставляется с итогами по приходу и расходу денег соответствующего кассового отчета, затем проверяется правильность разноски операций из отчета кассира в учетные регистры по корреспондирующим счетам. В случае обнаружения нарушений кассовой и расчетно-платежной дисциплины проверяющий составляет накопительную ведомость.

Типичные ошибки и недостачи учета, встречающиеся в процессе проверки кассовых операций:

Расчеты с населением осуществляются без применения контрольно-кассовых машин;

Отсутствует договор с кассиром о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности;

Документы, являющиеся основанием для приема или выдачи денег, не погашены штампами «Получено» или «Оплачено» с указанием даты;

Превышен лимит остатка кассы;

Превышен предельно допустимый размер расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами;

Отсутствуют документы, подтверждающие факт инвентаризации кассы;

Движение наличных денежных средств отражается в кассовой книге за несколько дней на одном листе;

В приходных (расходных) кассовых ордерах не указаны основания получения наличных денежных средств;

Отсутствует журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров;

Кассовая книга не прошита, ее листы не пронумерованы;

Наличные денежные средства выдаются из кассы под отчет при отсутствии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу;

Не указан документ, удостоверяющий личность получателя при выдаче наличных денежных средств из кассы;

Отсутствуют подписи лиц, получивших наличные денежные средства из кассы;

Отсутствуют доверенности на получение денежных средств из кассы;

Особенности проверки кассы и кассовых операций в условиях автоматизированной формы бухгалтерского учета и пути их совершенствования

Развитие и рационализация бухгалтерского учета характеризуются совершенствованием применяемых форм учета. Необходимость перехода от одной формы бухгалтерского учета к другим, более совершенным, обуславливается развитием предприятия. Применение персональных компьютеров в учетной работе дает возможность автоматизировать рабочее место бухгалтера, что повышает производительность труда учетных работников, обеспечивает оперативность получения данных. Кроме того, появляется возможность совершенствовать проведение экономического анализа. Этим самым создается информационная база для принятия эффективных управленческих решений.

Использование персональных компьютеров позволяет автоматизировать обработку учетных данных от их ввода до формирования выходных форм. Пользователь производит ввод данных первичных документов, которые затем с помощью специальных программ группируются и обобщаются непосредственно на компьютере. В результате можно получить различную информацию, эквивалентную по содержанию регистрам синтетического и аналитического учета, и использовать ее многократно.

При автоматизированной форме учета технологический процесс делится на четыре этапа:

Сбор, регистрация и передача первичных данных для обработки на компьютере;

Ввод данных первичных документов в компьютер;

В течение отчетного периода формирование регистров оперативного учета в виде машинограмм или отображения требуемой информации на экране монитора;

Получение результатов за отчетный период в виде регистров синтетического и аналитического учета, справок по бухгалтерским счетам, аналитических таблиц, бухгалтерского баланса и других форм отчетности в зависимости от возможностей конкретного программного комплекса.

Выходные данные могут быть представлены в виде различных регистров по форме журналов-ордеров, ведомостей и др. и отличаться в зависимости от конкретной программы автоматизированной обработки информации («1С: Бухгалтерия», «Галактика», «Ветразь» и др.). Различны также и приемы ввода первичных данных. Вместе с тем, всех их объединяет то, что они функционируют на основе взаимодействия элементов метода бухгалтерского учета: документации, инвентаризации, счетов, двойной записи на счетах, оценки и калькуляции, баланса, отчетности. В ОАО «Белшина» применяется журнально-ордерная и автоматизированная форма учета.

Правила, которым подчиняется кассовая дисциплина, законодательно регламентированы и подлежат соблюдению всеми субъектами предпринимательской сферы.

В статье раскрыты нормативные аспекты урегулирования этого вопроса, а также порядок проверки предприятий различными контрольно-надзорными органами.

Понятие о кассовой дисциплине

Вместе с КД часто употребляются понятия кассового аппарата (КА) и кассы .

Кассовый аппарат (КА) – это приспособление, которое позволяет выполнять кассовые операции (КО). Касса – абстрактное понятие, которое включает в себя перечень КО, что производятся на предприятии.

Таким образом можно вывести следующее соотношение терминов :

1. Касса – наиболее общий термин, так как сюда включаются КО с применением КА .
2. КА – техническое средство , которое используется для проведения КО.
3. КД должна соблюдаться сотрудниками для нормальной работы кассы.

Правила КД касаются порядка прихода, отчуждения и сохранения денежных средств . При этом во внимание принимаются КО с наличными деньгами .

В основном применение КА является одним из правил КД.

Исключения составляют случаи :

1. Если юридическое лицо или индивидуальный предприниматель занимаются отдельным видом деятельности (см. п. 2 ст. 2 Федерального закона «О применении контрольно-кассовой техники…» от 22.05.2003 № 54-ФЗ).
2. Если юридическое лицо или индивидуальный предприниматель находятся на едином налоге на вмененный доход или патентной системе налогообложения.
3. Если условия работы субъекта не позволяют использовать КА.

Еще одной отличительной особенностью КД является ее обязательность для всех субъектов предпринимательской сферы.

Нормативно-правовые аспекты регулирования

Список правил , которые должны соблюдать субъекты предпринимательства, прописан в нескольких законодательных актах :

1. Федеральный закон «О применении контрольно-кассовой техники…» от 22.05.2003 № 54-ФЗ содержит нормы об использовании технических приборов для проведения КО.
2. Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций…» устанавливает требования к порядку ведения документации, проведения наличных расчетов с разными категориями лиц и т.п.
3. Указание ЦБ РФ № 3073-У от 07.10.2013 «Об осуществлении наличных расчетов» определяет правила расчетов наличными средствами.
4. Федеральный закон «О внесении изменений …» от 03.07.2016 № 290-ФЗ включает в себя нормы работы с онлайн-кассой .
5. Статьи 15.1 , 14.5 КоАП РФ предусматривают административную ответственность за нарушение КД.

Главные правила соблюдения

Нормативно-правовые акты закрепляют определенные требования к субъектам .

Оформление документации по кассовым операциям

Вести КО должен уполномоченный сотрудник в лице кассира. Ответственным также может выступать собственник или бухгалтер.

Назначение специалиста должно быть закреплено документально (например, в должностной инструкции сотрудника).

Структурное обособленное отделение юридического лица также устанавливает свой ЛК согласно вышеизложенным правилам.

Превысить установленный распорядительным актом лимит можно в следующих случаях :

1. Когда производится выплата зарплат или других начислений.
2. Если юридическое лицо проводит КО в праздники и выходные .

Другие случаи накопления средств в кассе свыше лимита будут засчитаны как нарушение КД.

Разрешается не устанавливать ЛК индивидуальным предпринимателям и субъектам малого предпринимательства.

Учет требований к выдаче наличности сотрудникам

Отчетность подразумевает под собой выдачу средств работнику для выполнения задач и осуществления функций предприятия.

Выдача НС оформляется в соответствующем расчетном документе (ордере), где указывается размер суммы и количество дней, в течении которых сотрудник вправе распоряжаться деньгами.

Бумага составляется произвольно , но с указанием даты выдачи наличных и подписывается начальником.

В течение трех дней после окончания срока, указанного в ордере, отчеты и документы-подтверждения подаются в бухгалтерию.

Проверочные действия бухгалтером организации производятся в период, который устанавливается распоряжением начальства.

Соблюдение ограничений Банка России

Данная практика применяется для расчетов между предпринимателями, которые проводятся за счет наличных средств в рамках одной сделки.

Документ устанавливает следующие этапы проверки :

1. Предпринимателю направляется уведомление о проведении налоговой проверки.
2. Специалист приезжает на предприятие и осматривает расчетно-кассовые документы на полноту и правильность их составления.
3. Производится проверка указанных в документах сумм выручки .
4. На основании увиденного инспектор оформляет заключение .

Если в ходе осмотра сотрудник выявляет нарушения, составляется протокол об административном правонарушении.

Контроль налоговой инспекции

Налоговая проверка осуществляется специальным отделом службы по части оперативного контроля.

Проверочные действия проводит инспектор . Целью проверки является выявление нарушений правил КД, установленных в Указах Банка России и других законодательных актах.

Сотрудник налоговой инспекции выезжает на проверяемое предприятие и непосредственно знакомится с порядком работы с кассой и отчетной документацией.

Каждое нарушение фиксируется в протоколе , после чего на организацию накладываются административные санкции .

Практика показывает, что инспекторы чаще всего обнаруживают:

• нарушение порядка ведения КасК или ее полное отсутствие;
• несоблюдения ограничения в 100 тыс. руб. при заключении сделок;
• ошибки при расчете остатков кассы.

Банковские справки

Еще один субъект, который вправе проверить КД на предприятии, – это банк , осуществляющий его обслуживание.

Каждые два года банки производят проверку кассовой отчетности и в основном проверяют :

• соблюдение лимита на остаток НС в кассе;
• соблюдение правил по ведению КасК, ее наличие и полноту внесенных данных.

По окончании проверки сотрудник составляет справку , которая передается налоговой инспекции.

Выявленные нарушения должны быть устранены , иначе банк вправе наложить денежное взыскание.

Чем грозит несоблюдение кассовой дисциплины

Налоговый инспектор вправе вынести в качестве наказания предупреждение или штраф.

Степень наказания зависит от характера правонарушения.

Предупреждение накладывается, если со стороны предприятия выявлен факт ненадлежащего применения кассового оборудования (см. п. 4 ст. 14.5 КоАП РФ).

Также не должно быть выявлено других существенных правонарушений.

Исходя из ст. 15.1 КоАП РФ , денежная санкция в виде штрафа применяется за такие правонарушения, как:

• несоблюдение норм об оприходовании дохода;
• превышение лимита остатка кассы;
• превышение ограничения на КО, проводимые наличными.

Размер штрафа различается в зависимости от вида субъекта:

• индивидуальный предприниматель или ответственный за кассу должен будет заплатить 4-5 тыс. руб.;
• юридическое лицо несет более серьезную ответственность — 40-50 тыс. руб.

Согласно ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ , отсутствие кассово-расчетной техники может стать причиной штрафа:

• для должностного лица – в размере четверти или половины суммы, что была отпущена без применения КА, но не меньше 10 тыс. руб.;
• для юридических лиц сумма равняется от ¾ до полного размера расчетов без использования КА, но не меньше 30 тыс. руб.

Об основных понятиях кассовой дисциплины можно узнать из видеоролика.

Целью аудиторской проверки кассовых операций является установление соответствия применяемой на предприятии методики учета и налогообложения операций по движению наличных денежных средств действующим нормативным документам Российской Федерации.

Кассовые операции проверяют сплошным методом, так как именно в этом участке учета возможны нарушения и злоупотребления.

Источниками проверки кассовых операций являются:

· нормативные документы

· бухгалтерская отчетность (бухгалтерский баланс и отчет о движении денежных средств);

· приказ об учетной политике предприятия;

· регистры учета кассовых операций (ведомость № 1 и журнал-ордер № 1);

· первичные документы по учету кассовых операций (приходные и расходные кассовые ордера, кассовая книга, книги учета приходных и расходных кассовых ордеров, платежные ведомости).

Аудиторская проверка кассовых операций организуется в следующей последовательности:

1. инвентаризация кассовой наличности и исследование условий хранения денежных средств;

2. проверка правильности документального оформления операций;

3. проверка полноты и своевременности оприходования денежных средств;

4. проверка правильности списания денег в расход;

5. проверка соблюдения кассовой дисциплины;

6. проверка правильности отражения операций на счетах бухгалтерского учета;

7. оформление результатов проверки.

Прибыв на место проверки, аудитор сразу проводит инвентаризацию денежных средств, хранящихся в кассе. Ее проводят в присутствии кассира и главного бухгалтера предприятия.

При наличии нескольких касс аудитор опечатывает их, чтобы нельзя было покрыть недостачу денег в одной кассе за счет других, изменить остаток денег, выведенный в кассовой книге. Кассир предоставляет для проверки последний кассовый отчет и документы по операциям последнего дня, а также дает расписку о том, что все приходные и расходные кассовые документы комиссии предъявлены полностью и к моменту инвентаризации в кассе неоприходованных или не списанных в расход денег нет.

Результаты инвентаризации оформляют актом, который подписывает кассир и главный бухгалтер. Акт является письменным аудиторским доказательством, и его данные необходимы аудитору для дальнейшей проверки.

В результате инвентаризации денежной наличности в кассе могут быть обнаружены излишки или недостачи. Бухгалтер должен отразить результаты в бухгалтерском учете в течение 10 дней. Так излишки денег приходуются и относятся на финансовые результаты (Д 50 «Касса» К 91 «Прочие доходы и расходы»). Недостачи относятся на кассира (при наличии его объяснительной), то есть составляются проводки: Д 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» К 50 - при выявлении недостачи, Д 73/2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» К 94 - при отнесении недостачи на кассира.

Одновременно с инвентаризацией проводиться проверка условий хранения денежных средств. В ее ходе аудитор должен выяснить:

· обеспечена ли сохранность денег при доставке из банка и во время выдачи заработной платы;

· имеется ли для хранения денег в кассе сейф или несгораемый шкаф;

· соблюдаются ли правила хранения ключей от сейфа или несгораемого шкафа. Так в Порядке ведения кассовых операций установлено, что ключи от сейфов печати хранятся у кассиров, которым запрещается передавать посторонним лицам или изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей хранятся в опечатанных кассиром пакетах, шкатулках у руководителей предприятий. Не реже одного раза в квартал проводиться их проверка комиссией, назначаемой руководителем предприятия, результаты ее фиксируются в акте;

· соблюдается ли установленный лимит денег в кассе;

· имеется ли договор о полной материальной ответственности кассира.

Предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководством предприятия. Лимит остатка кассы для предприятий с 1 января 1998 года устанавливается в соответствии с Положением ЦБ РФ от 5.01.98 № 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации».

Предприятия обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающим банком. По предприятию, не предоставившему расчет на установление лимита остатка денег в кассе ни в одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а несданная денежная наличность - сверхлимитной.

К аудиторской проверке должна быть представлена справка банка об установлении лимита кассы предприятия. Превышение установленных лимитов в кассе допускается лишь в течение 3 рабочих дней в период выплаты заработной платы, премий, пособий по временной нетрудоспособности работникам предприятия. В районах Крайнего Севера этот срок продлен до 5 дней

Денежные средства могут поступать в кассу из банков, от работников предприятия и других.

Аудитор проверяет полноту и своевременность оприходования денег, полученных по каждому чеку из банка, путем сверки идентичных сумм, записанных в корешках чеков, и выписок банка (по шифру, соответствующему получению наличных денег). Чековые книжки, корешки использованных чеков, а также неиспользованные чеки должны храниться у главного бухгалтера, в условиях исключающих возможность их утери. Испорченные чеки погашаются печатью «аннулировано» и хранятся подклеенными к корешкам чеков.

Использование денежных средств и их целевое использование предприятие определяет по своему усмотрению. Владельцы счета на обороте денежных чеков указывают целевое назначение получаемых денежных средств. Согласно действующему законодательству меры ответственности к предприятиям, допустившим нецелевое использование денег, полученных в банке, не предусмотрены. Однако коммерческие банки могут проверять целевое использование полученных денежных средств и при необходимости предъявлять к ним соответствующие требования.

Аудитор должен тщательно проверить полноту оприходования выручки от продажи продукции, работ, услуг. При этом следует сверить записи в кассовой книге, приходных кассовых ордеров с отчетами, накладными и счетами (счетами-фактурами) по продаже продукции, работ, услуг.

Правила осуществления расчетов в России и предельные расчеты наличными деньгами устанавливает Центральный банк РФ. В настоящее время предельный расчет наличными деньгами по одной сделке между юридическими лицами установлен в размере 60000 рублей.

В ходе проверки аудитор выявляет случаи превышения расчета наличными деньгами между предприятиями и своевременно информирует руководителя о возможных санкциях.

Аудиторская проверка показывает, что наибольшее число нарушений при расходовании средств из кассы связано с денежными выплатами работникам и подотчетными суммами.

Заработная плата, пособия по временной нетрудоспособности, премии выдаются из кассы по платежным или расчетно-платежным ведомостям, которые подписывает руководитель и главный бухгалтер. Все выдачи денег должны содержат подпись получателя денег. Возможна выдача денег по доверенности, в этом случае кассир делает запись «по доверенности», а сам доверенность прикрепляет к ведомости.

При проверке правильности выплаты денег по платежным ведомостям аудитору следует установить, все ли внесенные в них лица являются работниками предприятия.

Для предупреждения подобных нарушений отдел кадров должен визировать платежные ведомости до выплаты денег по ним.

При проверке расходования денег аудитор проверяет операции по выдаче денег подотчет.

Подотчетные лица - это работники предприятия, получающие наличные деньги из касс на хозяйственные и командировочные расходы. В бухгалтерском учете для расчетов с подотчетными лицами используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

В Порядке ведения кассовых операций указано, что подотчетные лица обязаны в течение 3-х рабочих дней, после совершения последнего расхода или по возращению из командировки, предоставить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Аудитор должен проводить процедуры, чтобы выяснить, своевременно ли на предприятии погашают подотчетные суммы. Если проверкой будут выявлено, что подотчетные суммы числятся за работниками, получившими их, дольше установленного срока, то аудитору нужно получить письменные объяснения от соответствующих должностных лиц. Следует также предупредить и работников бухгалтерии, и подотчетное лицо о необходимости включить непогашенную подотчетную сумму в облагаемый оборот по налогу на доходы физических лиц.

Все случаи нарушений по расходным кассовым операциям должны быть зафиксированы аудитором в рабочей документации. По ним подсчитывают итог, который соизмеряют с кредитовым оборотом по счету 50 «Касса» для определения уровня существенности ошибок.

В соответствии с Законом РФ от 18.06.93 № 5215-1 «О применении контрольно-кассовых аппаратов при осуществлении расчетов с населением» при ведении торговых операций или оказании услуг на территории Российской Федерации все предприятия (в том числе физические лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица) обязаны применять контрольно-кассовые аппараты (ККМ). Только некоторые предприятия, в силу специфики своей деятельности или особенностей местонахождения, могут осуществлять расчеты с населением без применения ККМ.

Для проверки полноты оприходования выручки через контрольно-кассовые аппараты аудитор сверяет идентичность суммы по данным кассовой ленты, книги кассира-операциониста и кассовой книги. Одновременно он проверяет, сделаны ли на полученные суммы записи по счетам учета продаж.

Контроль за соблюдением правил использования ККМ и полнотой учета выручки осуществляют налоговые органы. За нарушение порядка ведения кассовых операций предприятие может быть оштрафовано в сумме от 400 до 500 МРОТ.

Аудитор должен предупредить руководство предприятия о возможных негативных последствиях, в связи с нарушением порядка использования контрольно-кассовых аппаратов.