Посей мысль и пожнешь поступок; посей поступок и пожнешь привычку. Посей привычку и пожнешь характер, посей характер и пожнешь судьбу.

У.Теккерей

Тайм менеджмент или управление временем — очень важный навык, которым должен владеть каждый руководитель, каждый родитель и вообще – каждый взрослый человек, который хочет достигать определенных результатов в своей жизни.

Катастрофическая нехватка времени на личную жизнь и семью – с этим сталкивается практически тот, кто не умеет грамотно им распорядиться. В погоне за достижениями, человек сталкивается с быстрой утомляемостью, стрессом и апатией. Как управлять временем? Как грамотно структурировать день, чтобы успевать не только все, что необходимо, но и все, что хочется?

Тайм менеджмент – это методика правильного управления временем, позволяющая повысить продуктивность и производительность человека. Она включает в себя 3 ключевых момента:

1. Грамотная расстановка приоритетов.
2. Распределение ресурсов, которые потребуются на достижение поставленных целей.
3. Оптимизация рабочего процесса.

Даже благодаря основам тайм менеджмента, можно научиться управлять не только рабочим временем, а также уделить внимание семье, заняться хобби и саморазвитием, да и просто – остановиться на мгновение и получить удовольствие.

Техника позволяет не только грамотно осуществлять поставленные задачи, но и заниматься любимыми делами.

Принципы тайм менеджмента

Амбиции некоторых людей – безграничны, а собственные ресурсы – всегда ограничены. Тайм менеджмент помогает правильно организовать и спланировать время, грамотно расставляя приоритеты, вычленяя важное и первостепенное, отбрасывая несрочное или факультативное.

Следует подчеркнуть, что для того, чтобы применять основные принципы тайм менеджмента на практике, необходимо отказаться от иллюзий насчет своей организованности. Если только человек считает, что способен успеть все на свете, он обречен на неудачу. Но если он умеет адекватно оценивать свои возможности и знает, что в сутках всего 24 часа (плюс нужно время на сон и отдых!) – он вполне сможет повысить свою продуктивность.

Тайм менеджмент и простые способы управления временем можно использовать как индивидуальный или коллективный навык. Для организации командной работы сначала нужно разобраться со своими мотивами и планами, а затем – помочь сделать это другим людям. Но не наоборот!

Правильная постановка целей

Большинство людей не знает, как правильно поставить перед собой цель. В результате чего, снижается активность и исчезает мотивация. Прежде всего, цель должна быть четкой, иметь конкретные сроки и осуществимой. Без этих критериев, она становится просто желанием человека и со временем перестает мотивировать.

Принцип Вильфредо Парето

Принцип Вильфредо Парето в тайм менеджменте заключается в определении жизненных приоритетов. Если другими словами, этот принцип еще называется закон 20 на 80. Смысл его в том, что если человеку необходимо достичь поставленных целей, то на 80% результат будет зависеть от 20% действий. Какие это будут действия, каждый решает для себя сам.

Рациональный подход к привычкам

Принцип подразумевает развитие правильных и полезных привычек. Они способствуют выполнению всех запланированных за день дел. Специалисты доказали, что для прививания хорошей привычки достаточно 3-х недель.

Здоровое, подтянутое и сильное тело – это не прихоть богатых людей, а насущная необходимость, инструмент, благодаря которому они могут справляться с высоким уровнем стресса, жить в быстром ритме и решать действительно сложные задачи.

Скажи мне, в чем твой план, и я скажу – кто ты

Грамотно управлять своим как рабочим, так и личным временем без ежедневного планирования просто невозможно. Под ним следует понимать перечень задач, которые нужно сделать за день.

Для этого человеку необходимо каждый вечер составлять план на следующий день, а вечером уже подводить итоги. Для работы удобно также использовать еженедельное, ежемесячное, ежеквартальное или ежегодное планирование. Есть те, кому нравится создавать планы на более длительный срок. Традиционным инструментом для эффективного планирования считается ежедневник, но помимо него можно пользоваться мобильными приложениями, многочисленными компьютерными программами или даже засечками на стене тюремной камеры.

По опыту бизнесменов и руководителей можно сказать, что никакой принципиальной разницы между бумажными или электронными планировщиками задач нет. А вот разница между теми, кто может, и кто не может создавать реалистичный план – есть.

С неудачей, торможением рабочего процесса и потерей мотивации непременно столкнется тот, кто нечестен с собой. Прежде, чем включать какой-либо пункт в свой график задач, следует внимательно прислушаться к себе и осознать свои мотивы. Быть в согласии с собой – это не менее важно, чем быть продуктивным.

Правила тайм менеджмента

Ни одна из методик не считается универсальной, которая подойдет абсолютно всем, даже тайм менеджмент. Однако, соблюдение правил тайм менеджмента помогает создавать свою индивидуальную систему управления временем, которая будет учитывать особенности и потребности человека.

Основные правила:

1. Личное время следует планировать, учитывая не только объективные факторы, но и субъективные, такие как настроение. Иметь вдохновение на какую-либо работу важно не только для представителей творческих профессий, но и для всех, кто хочет чувствовать себя счастливым, а не подавленным и опустошенным.
2. Если в списке дел на день много задач, нужно обязательно расставлять приоритеты, чтобы как можно раньше устранить муки совести. После того, как неотложные дела сделаны, можно либо продолжить действовать по плану, либо перенести остальное на другой день. Ни один человек не в состоянии круглосуточно быть безупречным и не отдыхать.
3. Очень поможет в правильном управлении временем использование в жизни принципа Парето. Необходимо найти те самые 20%, которые наиболее важны.
4. Человеку, который хочет изменить свою жизнь в лучшую сторону, следует носить список дел постоянно с собой и регулярно с ним сверяться, чтобы не упустить важные моменты.
5. При составлении списка дел необходимо учитывать индивидуальные биоритмы, ведь у каждого человека пики активности приходятся на разное время. В целом эндокринная система работает таким образом, что сложные дела проще всего делать до 12 часов дня. Но длительные привычки, например, многолетний опыт работы по ночам, тоже нужно учитывать.
6. Никогда не стоит работать отрывками, если браться за одно дело, лучше его довести до конца и только потом уже приступать к другому. Фокусироваться сразу на нескольких задачах гораздо сложнее, чем на одной.
7. Необходимо постоянно мотивировать себя, только не в коем случае не принуждать. Мотивация должна быть положительной. Обещание удовольствия, награды или облегчения работает лучше, чем давление, принуждение или шантаж.
8. Если для выполнения задания потребуется не более 10-ти минут, следует его выполнить сразу, не откладывая на потом.
9. Все запланированные дела должны быть выполнимыми и достаточно простыми. Большую задачу нужно дробить на множество более простых и понятных этапов.

Все правила необходимо корректировать по ситуации, рассматривать, как полезный совет, а не как аксиому. Спустя некоторое время планирование времени станет приятной привычкой.

Список дел, как считают психологи, лучше составлять в настоящем времени и от первого лица. Такая уловка будет мотивировать к действию.

Как управление временем влияет на жизнь?

Тайм менеджмент в жизни позволяет за короткие сроки реализовывать больше творческих проектов, зарабатывать больше денег и получать больше удовлетворения.

Современные приемы тайм менеджмента отличаются гибкостью и разрешением на отдых, ведь специалисты давно отказались от жесткой мотивации себя или других людей. Разрешение на отдых, как это ни парадоксально, повышает работоспособность человека, помогает обрести свежий взгляд на задачи и достичь своей цели более быстрым и изобретательным способом.

Применение в жизни правил тайм менеджмента дает больше осознанности в повседневных делах, позволяет увидеть, на что тратятся минуты, дни и годы, подвести некоторые итоги своих действий.

Воспользовавшись даже основными методами тайм менеджмента, человек вскоре станет замечать, как меняется жизнь. Кроме того, состояние здоровья заметно улучшится, так как в распоряжении будет больше времени для отдыха.

Противоречивые мотивы

С точки зрения психологии есть разные взгляды на проблему мотивации и организации времени. Но все профессионалы так или иначе рекомендуют сначала разбираться с мотивацией, и только после этого приступать к составлению плана.

Приступая к проекту или задаче, полезно ответить себе на следующие вопросы:

1. Зачем мне это нужно? Что конкретно я хочу получить от этого дела? Обычно люди хотят простых и понятных вещей: денег, удовольствия, повышения самооценки. Помимо этого, они хотят заботиться о других людях, о своих подчиненных, коллегах, детях и родственниках. Осознание мотива поможет расставить приоритеты.
2. Есть ли в этой задаче что-то, что мне сложно сделать? Есть ли что-то, что меня раздражает, смущает, отталкивает, что вызывает гнев или любое другое неприятное чувство? Отвечая на этот вопрос, человек поймет, какое состояние будет саботировать его деятельность, вставлять палки в колеса и устраивать неприятные сюрпризы. С чувством, которое удалось обнаружить, не обязательно что-то делать, но его обязательно назвать и заметить в себе самом.
3. После такого упрощенного анализа своей мотивации, можно в любой форме составить план, прописать реалистичные сроки, и в назначенный час приступить к действиям.

Глядя на успешных людей, сложно представить, что они тоже имеют дело с конфликтом между страхом и желанием, между неуверенностью и стремлением. Кажется, что эти люди – цельные и целеустремленные, и не знаю никаких сомнений и тревог.

Это не так. Любой, кто начнет делать что-то сложное, новое или ответственное, обязательно почувствует кризис мотивации в какой-то момент. Справиться с этим, и вернуться к проекту, поможет самоанализ или консультация психолога.

Время – это основной ресурс каждого человека, и от того, как мы относимся к каждому часу и минуте своей жизни, во многом зависит наша судьба. Тайм-менеджмент, или наука управления временем, предлагает всевозможные техники и приемы, позволяющие беречь драгоценное время, распределять его более рационально и благодаря этому быстрее достигать своих целей. В книге описаны способы эффективного планирования времени на личном, командном и корпоративном уровнях, а также методы и правила достижения личной эффективности путем самомотивации и расстановки приоритетов. Вы сможете изучить понятия, суть, задачи техник тайм-менеджмента, чтобы затем применять их на практике.

Книга:

Понятие и определение целеполагания

Нетрудно заметить, что время существует независимо от нас, поэтому термин «управление временем» (тайм-менеджмент), или «организация времени», достаточно условен.

Управление временем – управление человеком собственной деятельностью, организацией выполнения задач и распределением всех ресурсов.

Понятие «управление личным временем» появилось в связи с тем, что оно является наиболее ценным из всех ресурсов человека. Время – абсолютно невозобновляемый и очень ограниченный ресурс, поэтому все процессы управления стоит налаживать с его учетом.

Современный тайм-менеджмент не просто набор приемов из области «как укладываться в сроки» или «как правильно проводить совещания». Это система управления собой и своей деятельностью.

Тайм-менеджмент как система состоит из четырех элементов. Рассмотрим каждый из них (рис. 1.1).

Первый элемент (нижняя ступенька лестницы) – эффективность (она же включает в себя успех). Если рассматривать жизнь как некое путешествие, то на данной стадии определяется, как лучше ехать, чтобы добраться до цели вовремя и как можно меньше утомившись, т. е. первый этап – это ответ на вопрос «как ехать?».

Как хорошо подготовиться к контрольной работе в минимальный срок? Как организовать свое время так, чтобы успевать и работать, и учиться? Как наиболее результативно отдыхать?

Это тайм-менеджмент в привычном смысле слова.

Второй элемент – технология, позволяющая находить наиболее успешные решения. Этот элемент системы тайм-менеджмента требует рассмотрения целого ряда иных, весьма сложных дисциплин. Например, бизнес-ТРИЗ (теория решения изобретательских задач) и управленческая борьба. Данные технологии тесно связаны со стратегией, они дают комплекс инструментов принятия стратегических решений, в том числе в области личной стратегии. К технологиям повышения личной эффективности относятся и другие разнообразные инструменты – от десятипальцевой слепой печати и быстрого чтения до многочисленных техник нейролингвистического программирования (НЛП).

Как быстро настроиться на работу, а не раскачиваться целый час? Как найти нужные аргументы, чтобы быстро убедить собеседника? Как найти творческое, нестандартное решение проблемы в короткие сроки?

Подробно ознакомиться с перечисленными технологиями (а они действительно очень полезны и востребованы, особенно в управленческой среде) можно, прочитав посвященные этим темам книги. Названия некоторых из них приведены в списке рекомендуемой литературы.

Третий элемент системы управления временем – стратегия. Если технологию можно сравнить с ответом на вопрос «на чем ехать?» (качественный скачок по сравнению с тем, «как ехать?»), то стратегия – это ответ на вопрос «куда ехать?».

Каковы мои стратегические и тактические цели? Продуман ли алгоритм их достижения? Организована ли моя повседневная деятельность в соответствии с моими целями?

Очевидно, что нет никакого смысла очень эффективно двигаться в неправильном направлении. И логично, что при обсуждении организации времени возникают вопросы стратегии.

И наконец, четвертым элементом системы является тема, к которой рано или поздно приходит человек, занявшийся своим временем всерьез. Это тема философии. В контексте тайм-менеджмента слово «философия» означает очень простую вещь – ответ на вопрос «зачем?».

Зачем ставить именно такие цели, а не другие? Как осознать свои жизненные ценности? Как найти смысл жизни и нужно ли его вообще искать?

Итак, вопросы организации времени и личной эффективности не только самым тесным образом связаны с определением наших жизненных целей, но и находятся в прямой зависимости от того, насколько точно и правильно нам удалось их сформулировать. Поэтому рассмотрение вопросов организации времени мы начинаем с целеполагания.

Целеполагание – это определение, конструирование цели, формирование образа желаемого будущего.

Почему цель так важна для каждого человека?

Ответом на этот вопрос и иллюстрацией того, что цель имеет в нашей жизни первостепенное значение, будет следующая история.

Утром 4 июля 1952 г. над всем калифорнийским побережьем простирался туман. 34-мя километрами западнее, на острове Каталины, в воду вошла 34-летняя женщина, собираясь плыть в сторону Калифорнии. Она решила стать первой женщиной, преодолевшей это расстояние. Ее звали Флоренс Чадвик. Она была уже известна как первая женщина, переплывшая пролив Ла-Манш в обоих направлениях. Вода была просто ледяная, а туман – настолько густой, что Флоренс едва могла различить сопровождавшую ее лодку.

Миллионы людей наблюдали за ней по телевизору. Сопровождающим приходилось даже стрелять из винтовок, чтобы защитить Флоренс от подплывающих акул. Самой большой проблемой, с которой ей пришлось столкнуться в этом рекордном заплыве, была не усталость, а ледяная вода. 15 часов спустя Флоренс, совершенно окоченевшая от холода, попросила, чтобы ее вытащили из воды. Плыть дальше она была не в состоянии. Ее мать и тренер, плывшие в лодке рядом с ней, сказали, что берег уже совсем близко. Они уговаривали Флоренс не сдаваться, но когда пловчиха взглянула в сторону калифорнийского побережья, то не увидела ничего, кроме густого тумана, и снова попросила вытащить ее из воды. Несколькими часами позже, когда Флоренс согрелась, она испытала шок от своей неудачи. Ее вытащили из воды всего в полумиле от калифорнийского побережья!

В условиях стремительного развития общества и ежедневного получения большого объема информации человеку нужно все больше времени, чтобы использовать предоставленные ресурсы в полном объеме. Ускорение темпов жизни приводит к тому, что люди должны либо чем-то жертвовать во благо главных целей, либо построить деятельность наиболее рациональным и эффективным образом, сокращая временные издержки. В этом им может помочь тайм-менеджмент как своеобразное направление или технология управления временем, позволяющая использовать этот ценнейший ресурс в правильном русле.

Хаотичность в построении деятельности, беспорядок в графике выполнения операций и отсутствие продуманного плана мероприятий приводят к тому, что человек не успевает совершать все необходимые дела. Вследствие этого возникает напряженность, нервозность, бесполезная трата сил и времени, что негативно отражается на результатах жизнедеятельности людей.

Тайм-менеджмент направлен на то, чтобы упорядочить ваши действия и операции, а также построить график их выполнения для достижения поставленных целей в максимально полном объеме и с минимальными затратами времени.

История возникновения тайм-менеджмента

Еще в давние времена люди пытались построить режим своей деятельности таким образом, чтобы в короткое время совершить необходимые мероприятия и при этом достичь максимального эффекта. Однако управлению временем не уделялось должного внимания, поскольку в этом не было особой необходимости.

Интересный факт: Римский философ Сенека впервые задумался о том, что рациональное использование времени способно повысить производительность труда человека. Понятие тайм-менеджмент в историческом смысле изначально относился к философскому течению, а затем уже стал отдельным направлением для изучения, имеющим не только теоретическую основу, но и практическую базу знаний.

С развитием научно-технического прогресса и ускорением темпов жизни в обществе появляется новое направление мысли — тайм-менеджмент — как наука об управлении временем . Становление этого понятия относится ко второй половине XX в. (70-80 гг.), когда этим вопросом стали всерьез заниматься как ученые мирового сообщества, так и наши соотечественники.

В XXI веке теория и практика тайм-менеджмента широко используется разными категориями и группами людей. К ним относятся и сотрудники предприятий, и фрилансеры, и домохозяйки, и люди, занимающиеся свободным творчеством, то есть практически каждому человеку следует подробно изучить правила и методы тайм-менеджмента для повышения производительности на работе и дома.

Цель и задачи тайм-менеджмента

Главная цель тайм-менеджмента, основанная на сущности данного понятия, представляет собой управление временем и достижение максимально положительного результата. В соответствии с поставленной целью тайм-менеджмент решает следующие задачи:

1. расстановка операций и действий в порядке приоритетности для человека;
2. ранжирование целей по степени важности;
3. распределение обязанностей и ответственности между членами группы или коллектива;
4. построение графика выполнения операций как наиболее эффективного способа планирования времени (см. ?);
5. построение наиболее рациональной модели поведения при использовании временного ресурса;
6. повышение производительности труда, и, как следствие, его эффективности и результативности;
7. поиск скрытых резервов времени, которые можно использовать более эффективно.

Перечисленные задачи представляют собой укрупненные направления деятельности, а потому каждый блок может быть разделен на множество более мелких подзадач. Какими именно они будут — решать каждому человеку в индивидуальном порядке. Главное — все они должны подчиняться основной цели.

Благодаря решению данных задач каждый человек может научиться грамотно управлять своим временем, используя его максимально эффективно. Такая деятельности позволяет научиться самоконтролю и анализу, самостоятельному изучению различных методик и практик, организации личного времени для труда и отдыха.

Как и любая другая область знаний, тайм-менеджмент базируется на определенных принципах, разработанных специалистами и принятых за основу использования. Необходимо выделить следующие принципы управления временем:

1. Планирование

Эффективное управление временем возможно только в том случае, если оно будет четко разделено на определенные периоды для выполнения каких-либо действий. При этом для удобства можно использовать различные способы планирования — записывать в блокноте или органайзере, в специальных приложениях на телефоне или компьютере. Наглядное планирование позволяет давать зрительную оценку составленному графику, что помогает более детально проанализировать его на предмет эффективности.

Важно: Некоторые люди хотя и составляют план на день, однако не записывают его, а удерживают все пункты в голове. Этот способ планирования малоэффективен, поскольку, в конечном счете, можно упустить какие-либо моменты или перепутать пункты плана местами, что может выразиться в нерациональном использовании временного ресурса.

1. Определение сложности выполнения задач

При составлении плана необходимо ориентироваться на то, что некоторые задачи и операции являются более сложными, требующими максимальной концентрации внимания или большого объема времени. Именно их следует выполнять в первую очередь и желательно в первой половине дня, поскольку в этот период человек имеет больше сил, он сконцентрирован и его производительность намного выше.

После выполнения сложных задач можно уже заниматься более простыми операциями, которые могут быть выполнены в полуавтоматическом привычном режиме. Если же построить график в противоположном виде, то есть сначала делать легкие дела, а затем сложные, то с большой долей вероятности человек не сможет выполнить тяжелую работу, поскольку у него просто не останется сил;

1. Разделение сложных процессов на простые

Если при планировании появляются особо сложные пункты, требующие затратить большой объем ресурсов, грамотнее всего разделить их на более мелкие. В этом случае казалось бы неразрешимая цель будет выполнена, когда будет достигнуто выполнение совокупности простых подцелей;

1. Поиск скрытых резервов времени

Зачастую люди не замечают того, что некоторые отрезки времени можно было бы использовать более продуктивно, а вместо этого они тратят их на бесполезные дела. Бич современного общества — социальные сети и Интернет, в котором так много информации (полезной и не очень), что порой человек не замечает, как может провести за компьютером или телефоном несколько часов подряд.

Это время вполне можно было бы использовать с большей результативностью. Необходимо определить для себя те операции, которые являются малоэффективными и ненужными, и начать сокращать потраченное на них время. Вместо них можно придумать для себя занятия, которые бы действительно давали какой-то положительный результат.

Кроме того, можно эффективно совмещать два занятия, если они не мешают друг другу. К примеру, если человек ожидает своей очереди, он одновременно может почитать познавательную научную статью по своей профессии или начать составлять план на следующий день;

1. Мотивация

Замотивированный человек осуществляет деятельность с гораздо большей производительностью. Внутренняя мотивация — это некий рычаг или катализатор, благодаря которому проявляется более высокая степень усидчивости, концентрации внимания, нацеленности на получение конечного результата (см. ).

Мотивация может быть выражена в конкретном виде, и наиболее часто — это финансовый результат, то есть получение денежных средств за проделанную работу. Чтобы замотивировать себя, можно придумать, на какие блага будут потрачены денежные средства.

Кроме того, мотивация может быть и чисто эмоциональной, когда человек получает психологическое или физическое удовлетворение от результата своей деятельности (см. ).

Эффективный тайм-менеджмент предполагает следование определенным правилам поведения, которые заключаются в следующем:

• используйте различные средства и методики планирования своего времени;
• сохраняйте чистоту на рабочем месте, чтобы не тратить время на поиски документов;
• не изучайте информацию, которая не нужна при выполнении конкретной задачи;
• не тратьте время на бесполезное просматривание социальных сетей;
• не выполняйте несколько дел одновременно, концентрируйтесь на одном;
• учитесь отказывать людям, если они просят выполнить не нужную вам работу (см. );
• определите периоды, в которые у вас наиболее высокая умственная и физическая активность — выполняйте сложную работу именно в это время;
• находите время для отдыха и научитесь расслабляться полностью, а не урывками.

Правила тайм-менеджмента направлены на то, чтобы в общем виде определить тактику организации рабочего процесса. Их применение необходимо для того, чтобы эффективно повысить производительность человека и сформулировать линию его поведения при осуществлении рабочего процесса.

Методы тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент — это руководство к действию, нацеленное на управление временем, и в нем содержатся конкретные методы осуществления данного мероприятия. Среди них наиболее часто используются такие способы:

• Метод создания графика работы на основе биоритмов — «сова» или «жаворонок» . Он предполагает, что каждый человек относится к одному из двух типов биоритмов, активность которых проявляется в разное время суток. Формировать план и график работы нужно таким образом, чтобы выполнение самых сложных и трудоемких задач приходилось на период повышенной активности организма.

Интересный факт: Леонардо да Винчи не использовал традиционную практику сна и бодрствования. Вместо этого он работал по четыре часа подряд с последующими перерывами по 15 минут на сон. В процессе сна организм набирался сил и мозговая активность усиливалась.

• Метод первого шага основывается на том, что начинать трудное дело всегда непросто, но для этого нужно всего лишь сделать первый шаг. Дальнейшее продвижение будет более легким, поскольку человеку всегда сложно именно начинать. Чтобы первый шаг был успешным, следует создать конкретный шаблон, по которому можно будет осуществлять аналогичные операции;
• Метод ограничения , помогающий принимать решения в случае неопределенности. Если человек не знает, какое решение ему принять в конкретной ситуации, он ставит себе определенное ограничение — к примеру, за 10 минут выбрать из двух вариантов или при непринятии решения сделать именно это действие;
• Метод записывания в комплексном виде предполагает, что все записи необходимо делать в одном блокноте или органайзере, а не на множестве разрозненных листочков. Так всегда будет проще найти нужную информацию, и она никогда не потеряется, будучи скрепленной со всеми необходимыми сведениями;
• Метод графического записывания предполагает, что иногда информацию проще и удобнее отобразить с помощью схемы или графика. Так она будет более понятна и легка для запоминания, и времени на фиксирование будет потрачено гораздо меньше.

Недостатки тайм-менеджмента

Планирование по тайм-менеджменту всегда дает ощутимые результаты, но вместе с тем оно имеет и ряд недостатков. К ним следует отнести такие моменты как:

1. Возникающие форс-мажорные обстоятельства могут нарушить составленный график. Но, если задачи запланированы, их нужно все равно решать, и тогда начинается новый поиск свободного времени. Нарушение составленного графика может повлечь за собой нервозность и раздражительность, и, как следствие, ухудшение самочувствия человека;
2. Высвобождение свободного времени предполагает использование его для выполнения новых задач, в связи с чем человек сознательно перегружает себя работой. В ситуации увеличения объема операций и повышения производительности может наблюдаться рост усталости, способной перейти в хроническую степень;
3. Четкий график — это хорошо, но может возникнуть ощущение, что каждый день наступает «день сурка». Человеку каждый день нужно совершить много различных дел, после которого все начнется сначала.

ТОП-5 книг по тайм-менеджменту

1. Работай меньше, успевай больше — К. Глисон
2. Экстремальный тайм-менеджмент — Н. Мрочковский, А. Толкачев
3. Искусство успевать — А. Лакейн
4. Тайм-драйв. Как успевать жить и работать — Г. Архангельский
5. Жесткий тайм-менеджмент. Возьмите свою жизнь под контроль — Дэн С. Кеннеди

Несмотря на то, что в русский язык понятие « пришло не так давно, самому факту организации личного времени ради достижения целей и повышения продуктивности уделяли и уделяют внимание многие выдающиеся деятели. Возможно, именно поэтому они и смогли достичь значительного успеха, ведь от способности распорядиться главным ресурсом - временем - зачастую зависит умение человека справляться со всеми делами, напряжённо и эффективно работать в любых ситуациях, и выходить из них победителем. Так или иначе, свою занятость все (художники, писатели, политики - и не очень), но создателем не универсального режима дня, а одной из первых комплексных систем управления временем стал Б. Франклин. Он на собственном примере показал, насколько важно ставить цели и разрабатывать план по их достижению. О его и других авторских системах тайм-менеджмента, в которых объединяются принципы целеполагания урок 2 , планирования урок 3 и мотивации, и пойдёт речь в данном уроке.

Системы тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент подразумевает использование ежедневников, планнеров, но не ограничивается ими. Под системой мы понимаем целостную структуру взаимосвязанных деталей, где всё вышеперечисленное является лишь элементом. В целом же система управления временем - это специальная методика, зачастую с собственным инструментарием, а также рекомендациями и советами по эффективной организации своей деятельности. Её задача - не просто напомнить о каком-либо занятии или встрече, распланировать день (месяц, год), но и показать, как это сделать эффективно, чтобы не только завершить работу в срок, но и достичь большего. В классическом понимании системы тайм-менеджмента и заложена суть: она помогает человеку и планировать занятость, и гибко управлять временем, затрачиваемым на разные нужды.

Сегодня существует около десятка наиболее известных систем управления временем и множество вариаций, основанных на личном опыте их применения. На форумах и в блогах можно найти достаточное количество примеров собственных систем, где авторы объединяют элементы нескольких методик, привнося новшества, или трактуя их под свою сферу занятости. В этом, в частности, заключается одна из главных полезностей: возможность «настроить» план «под себя», изменить, полностью отбросить или позаимствовать из других техник отдельные инструкции и детали. Благодаря этому, системы управления временем может применять каждый: инженер и журналист, офисный сотрудник и фрилансер, тот, кто распределяет рабочее время и тот, кто планирует отдых. Каждая из них имеет свои преимущества, поэтому рассмотрим несколько наиболее известных.

Во-вторых, двумя центральными понятиями его системы являются «дискреционное время» и «консолидация времени». П. Друкер считает, что человек не может эффективно работать больше 2-3 часов подряд. После этого периода организм устаёт, мозг начинает отвлекаться, и какое-то время функционирует менее продуктивно. С учётом этого нужно разбивать рабочий день на временные блоки, главные из которых - дискреционные, когда продуктивность наибольшая и когда следует решать важные дела. Другое время следует консолидировать и применять для решения менее важных задач - совершения звонков, ответов на корреспонденцию и т.д. Определить алгоритм можно просто, понаблюдав некоторое время за своей занятостью и активностью.

«Как работать 4 часа в неделю» Т. Ферриса

Исходя из названия, может показаться, что главная идея данной книги, как и всей системы, предложенной Тимоти Феррисом - создание бизнес-утопии. На самом деле, данный труд будет полезен любому человеку, работающему, в том числе, через Интернет, ведь имеет много дельных советов для тех, чья деятельность связана с удалёнными продажами, информационным бизнесом и др.

Система Т. Ферриса - своеобразный гимн фрилансу. Он много рассказывает о том, как сбросить с себя узы офисного рабства и начать работать удалённо. В частности из-за этого книга и оценивается многими скептически. Что же касается тайм-менеджмента автор убеждён, что знаний и закона Паркинсона достаточно обычному человеку для эффективной работы. Плюс несколько полезных установок:

• Не стоит ждать хорошего момента, откладывая важные или неудобные дела;
• Работать и развивать в себе стоит то, в чём вы сильны, а не пытаться нивелировать свои слабые стороны;
• бывает разный. «Хороший стресс» - это вызовы и риски, которые подталкивают и на достижение целей;
• Сосредоточьтесь на результате. Тайм-менеджмент нужен не для того, чтобы успевать больше, а для того, чтоб успевать делать то, что нужно.

Краткое представление системы в интервью с Т. Феррисом

Узнать больше об этой книге вы сможете здесь.

Тайм-менеджмент «изнутри наружу» Джулии Моргенстерн

Дж. Моргенстерн - руководитель консалтинговой компании «Task Masters», консультант по планированию и управлению временем. В своей книге «Самоорганизация по принципу изнутри наружу » она создает достаточно простую, но эффективную систему тайм-менеджмента. В ней, как и в GTD, но более понятно, важное место отводится организации рабочего пространства и предметной сферы. Также интересным подход делает то, что автор предлагает строить личную систему управления временем на основе природной способности к планированию. Она определяется путём дачи ответов на вопросы нескольких тестов. А уже с учётом мотивационных аспектов, склонности к планированию, дисциплине, и строится техника. Такой подход, в отличие от всех остальных, основывающихся на рабочих потребностях, позволяет выявить сильные и слабые стороны и склонности самого человека, образно говоря, применять тайм-менеджмент «от печки».

«Time Power» Брайана Трейси

Б. Трейси является одним из лучших в мире консультантов по личностному развитию и менеджменту. Его система управления временем была неоднократно проверена и получила множество полезных отзывов. Методика уникальна и в то же время гибка - позволяет настраивать систему «под себя». Если же говорить о сути авторской техники, то коротко она выглядит так: самое важное - выделять приоритеты (и в личной жизни, и на работе), уделять основное внимание важным делам, урезать время на неважные (а стараться избегать). Б. Трейси также предлагает несколько собственных методик экономии времени, особенно ценные рекомендации из которых, по нашему мнению, сосредотачиваются на том, как это делать в рабочих отношениях с людьми.

В русском переводе от «Альпина Паблишер» книга вышла под названием «Тайм-менеджмент по Брайану Трейси. Как заставить время работать на вас». Прочитав её, можно узнать о данной методике всё необходимое.

Напоследок ещё раз отметим, что системы управления временем не являются константой - вы можете изменять их, настраивать под свои задачи и свой род деятельности, и даже объединять элементы разных систем, используя их инструментарий. Суть здесь заключается не в том, чтобы в деталях следовать инструкциям, а в том, чтобы каждый смог вынести максимальную пользу от применения. Отдельные советы, лайфхаки и хитрости, как это сделать, ищите в следующем уроке .

Проверьте свои знания

Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только 1 вариант. После выбора вами одного из вариантов, система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.