Как устроиться секретарем без опыта работы. На что живут секретари. Что видит менеджер по персоналу

05.07.2019 По старости

Анастасия-ASja

30.08.2011, 09:54

30.08.2011, 10:47

секретари еще кадровое дело часто ведут а то и бухгалтерию...не очень понимаю, как за 3-4 дня можно научиться....хотя все может быть. бывшая коллега устроилась без опыта и образования из продаж в секретари к нефтянникам кофе подавать))
сказали, нам красивой девушки в офисе не хватает)) я бы не шла на курсы, уж лучше сразу работу искать без ор, пусть и с маленькой зп, может каким-нибудь помощником руководителя, например. или уже серьезные какие-нибудь курсы..

30.08.2011, 11:07

лучшее обучение - это практика, так что согласна с предыдущими словами про работу без опыта работы

Доктор Шмаус

30.08.2011, 11:13

30.08.2011, 11:32

Подскажите,какие курсы лучше, а на какие и на стоит идти. Многие курсы стоит аж 12 тыс за 3-4 дня...стоит ли отдавать деньги и чему могут научить на таких курсов. Просто хотелось бы овладеть делопроизводством. Знающие люди,подскажите!!!Очень надо!Спасибо!:flower:

А у нас секретарь в офисе из "Базиса")хорошая девочка)))

Мама_Марии

30.08.2011, 12:25

я 150 лет назад училась в школе референтов "Катюша".
самое ценное, что я из них вынесла - делопроизводство и "слепой" метод печати. все остальные дисциплины - это чтобы раздуть время обучения и снять денег побольше.
правда, справедливости ради, следует отметить, что мой первый работодатель пришел и отобрал меня на этих курсах.
А чтобы овладеть делопроизводством - можно просто купить книжку. По любому дешевле.

Я тоже эту школу заканчивала в 2000 году.
слепой метод печати (рус. и лат) - это вещь!
А еще мне очень нравился предмет "Стиль одежды". Нам подбирали там одежду и макияж по цветотипам и фигуре. Очень понра!
Английский еще был - 3 уровня...
в общем, если Катюша на том уровне, что и была - очень рекомендую!

30.08.2011, 12:59

Я бы лучше потратилась на курсы языка).
Слепой метод печати на лат.раскладке не нужен, если не знаете языка.
Слепой метод печати на рус.раскладке нужен операторам, многие печатают и не вслепую с такой скоростью,
что я со своим слепым не сильно их опережаю.
Делопроизводство: книжка вам в помощь+ многим это не надо. Достаточно знать поля, как набираются заголовки-обращения.
Секретарь хорошо получает, если: знает язык или работает на ненормированном рабочем дне. На мой взгляд- одна из самых неблагодарных работ в офисе, есть смысл стремится устраиваться, если работодатель готов предоставить перспективу роста, о чем надо говорить при устройстве на работу. Но это мое мнение, как бывшего личного секретаря:)

30.08.2011, 13:22

Лола Флюгер

30.08.2011, 13:41

я училась 2 года в 10 и 11 классе на секретаря... ну и на фига спрашивается.. толку никакого
тогда еще учили печатать на печатных машинках, разбирать их, а комп изучался путем рассказа на какие кнопочки надо жать в Нортон Командоре. Все это записывалось, комп видели исключительно 5 чел на 1.
потом я пошла работать - ничего не пригодилось, н и ч е г о.
если у вас красивая внешность, то вы и так деньги заработаете. а если нет, выезжайте на личном обаянии - вот и все курсы

30.08.2011, 14:27

Я посещала курсы секретарей.
До сих пор не понимаю, для чего секретарю основы права и бухучет. Основы права без каких либо примеров - сухая теория. Бухучет - аналогично: теория без 1С.
В дальнейшем сама нашла место секретаря без какой-либо корочки.
А делопроизводство я еще со школы знала:)

Анастасия-ASja

30.08.2011, 14:44

30.08.2011, 16:04

Всем спасибо за совет!Просто мне присылают вакансии на майл и там в требованиях указано,что опыт,знание делопроизводства и всякое такое,хотелось бы место секретаря найти,точнее свободную вакансию,тыс. за 20.000. я знаю немецкий,но пока ни одной вакансии не нашла со знанием моего языка....

За 20 000! да вы и без опыта найдете. Вообще найти адекватного секретаря с опытом, а тем более -языком-- оччень трудно даже за 30 тр. Да и какой опыт нужен? Отвечать на звонки и переводить телефон- это все равно показывают на новом раб месте, готовить кофе-чай- думаю умеете.. ну итд. Вообще если хотите опыт, то надо идти в какой-нибудь холдинг, они там любят делопроизводство, этику - научитесь быстро, если захотите:). Только терпения там надо:073: . Копите выдержку)

30.08.2011, 17:00

Я устроилась глав. бухом, а на меня еще повесили делопроизводство и кадры, и ничего за пару дней научилась, делопроизводство: входящие, исходящие, правильно оформить письма, и пользоваться орг техникой(мне хуже всего дался факс) кофе я не варю, так что можно найти работу и всему научиться на месте

30.08.2011, 17:21

чем тратить деньги и время на курсы, и правда, лучше устроиться может на небольшую для начала зарплату, поработать годик секретарем, поднабраться опыта, а деньги лучше пустить на курсы английского, и потом через год с опытом работы и всеми секретарскими навыками плюс язык найти более высокооплачиваемое секретарское место.

30.08.2011, 17:45

слепая печать вроде программки такие есть

30.08.2011, 17:52

Спасибо за советы,я вот курсы нашла за 4000 месячные,там только делопроизводство! Остальное видимо не стоит познавать...у меня педагогическое образование.Вот хотелось бы поменять сферу деятельности.

Вэлкам, коллега!:) Я тоже учитель в прошлом, только в продажи ушла:)

30.08.2011, 17:58

я устроилась глав. бухом, а на меня еще повесили делопроизводство и кадры, и ничего за пару дней научилась, делопроизводство: входящие, исходящие, правильно оформить письма, и пользоваться орг техникой(мне хуже всего дался факс) кофе я не варю, так что можно найти работу и всему научиться на месте

:065:как Вас... однако. Надеюсь оплачивают хорошо:073:, а я еще постоянно жалуюсь,что на меня перекладывают обязанности менеджера по продажам и финансиста:)).

30.08.2011, 19:41

:065:как Вас... однако. Надеюсь оплачивают хорошо:073:, а я еще постоянно жалуюсь,что на меня перекладывают обязанности менеджера по продажам и финансиста:)).
Правда кадры я тож веду, но делопроизводство- это мне каж-ся слишком.. хотя конечно, зависит от объема вашего?

Обьем небольшой, да и я привыкла на работе работать, а то первый месяц бухгалтером вообще от тоски ныла, сижу одна, из коллектива один дир, нач. производства и три рабочих, поговорить даже не с кем, сейчас еще кадры прибавили и делопроизводство., тоже не особенно напряжно,график с 9 до 17, в пятницу до 16, вот только не знаю сколько денег за это попросит,

Анастасия-ASja

30.08.2011, 21:02

Вэлкам, коллега!:) Я тоже учитель в прошлом, только в продажи ушла:)
Кстати,почему?Из-за зарплаты????

30.08.2011, 22:49

а у нас секретарь в офисе из "Базиса")хорошая девочка)))
Я смотрю, вас много чего с базисом связывает)))) Вы там менеджером служите?))))

Кот Обормот

31.08.2011, 12:27

вот я тоже хотела споросит, а почему именно секретаря, мне кажется у такой работы много всяких нюансов, да и возрастной ценз точно присутствует, уж если учиться то на что-нибудь более востребованное

31.08.2011, 12:47

Секретарь это не только ноги в юбке (а то и без), но и Щит и Меч руководителя (если это персональный секретарь-помощник), сладенная и бесперебойная работа офиса,если это "зайчик на рецепшене", и прочая и прочая и прочая...
А возрастной и ценз существует на позициях,где руководитель больше смотрит на умения секретарши,которые она показывает не для всех. Хотя бывают и исключения.

Кот Обормот

31.08.2011, 13:40

сейчас возрастной ценз есть в любой профессии, особенно женской,
Я знаю как минимум двоих дам, возраста свыше 50 лет, которых взяли на должности личных помощников в весьма крупные фирмы. Так что принцип кто что ищет, видимо - тоже работает:)

31.08.2011, 13:47

сейчас возрастной ценз есть в любой профессии, особенно женской,

Ценз есть. но фирмы, которые берут женщин, состоявшихся,в браке, с детьми, а не молоденьких девчонок, тоже велик. ценз, как правило там, где секретарь/офис-менеджер/помощник руководителя/девушка за стойкой регистрации должна, в первую очередь, радовать мужской глаз (начальства и клиентуры)

31.08.2011, 15:02

Безусловно. :014:
Так что в данном случае шанс только на должность "зайчика" видимо... :(

Да ну.. я не имея опыта секретаря, пошла после декрета устраиваться в холдинг. Меня взяли секретарем в Петербургский мельничный комб и на офис и помогать директору. Одновременно со мной взяли девушку с опытом личным помощником руководителя холдинга. На второй день девушку отпустили, меня взяли лич. помощником без опыта. Почему? потом я спросила. Потому что,когда нас начали обучать, какой документооборот в компании (у них отдел секретарей со всем набором: регламентами, правилами, нормам и тд) и тд, посадили за компы. Я сделала задание и попросила новое, а девушка - сделала и сидела, сложив ручки. Тк это повторялось несколько раз, начальник секретариата сделала свой выбор в мою пользу БЕЗ опыта. И так часто бывает даже не собеседованиях: видят заинтересованность вашу и желание, возьмут и без опыта, порой предпочтя с опытом- это я про секретаря).

Кот Обормот

31.08.2011, 18:21

01.09.2011, 11:33

добавлю ко всему вышесказанному - получила корочку, потратила деньги...и только на практике начинаешь понимать, что к чему. и на самом деле это несложно.. главное - умение работать с вордом и экселем + техника. а в остальном - образцы и госты в инете найти можно запросто..для себя можно и книжку по делопроизводству почитать, чтобы не чувствовать себя не в своей тарелке...и про курсы английского правильно говорят - много секретарей требуется именно со знанием языка.

НО лично я получаю второе образование юридическое (по первому с иностранным языком), плюс собираюсь пойти на бух.курсы. Вечно секретарем сидеть сложно - двигаться некуда, а менять шило на мыло смысла нет..

02.09.2011, 12:08

Мей би. У каждого работодателя свои запросы. так что на ваше да ну - получите мое - да ну.... :))))

:)) ну мое "да ну..." оправдано, я и работала секретарем и нанимала секретарей, а ваше;)?
Мое "да ну" к тому, что помню себя, когда я вышла после декрета, не имея работы и оказалась перед выбором с высшим техническим (не последнего вуза). По специальности не брали уже, тк женщин на тот момент перестали брать вообще. И начались поиски.... без связей, с минимальным опытом. Я не заявляю о том, что без опыта возьмут на хорошую работу, к примеру,главбухом или директором не номинальным, ест-но. А к тому, что все в руках того,кто ищет. Все реально. ЧТобы быть хорошим секретарем или бухгалтером на первичке не надо иметь семь пядей во лбу. И если кто-то строит многозначительную физию и делая умный вид, позиционирует эти специальности, как нечто, доступное немногим только с опытом года в два и образованием, или пытается дать зарплату гораздо меньшую среднестатистической на полгода испытательного срока, потому что... см выше. Не верьте. Это развод, жадность. Желающему работать, имеющему мозги достаточно месяца максимум,чтобы освоить азы, а то и меньше. Главное-желание.

Работодатели ищут на эту вакансию преимущественно женщин, да и обучаются данной профессии в основном одни девушки, поэтому статья посвящена прекрасному полу.

Секретарь в самом прямом смысле является лицом компании. Поэтому первое, с чего следует начать поиски работы — это подготовка своего внешнего вида. Необязательно иметь идеальную фигуру и модельную внешность, чтобы получить должность. Важно следовать нескольким основным правилам, и тогда получить работу будет гораздо проще.

Как должен выглядеть секретарь

Все начинается с облика. Так как секретарь — это представитель компании, и часто первый человек с кем контактируют посетители, гости, клиенты фирмы, то внешний образ играет тут важное значение.

Девушка, занимаемая должность секретаря, обязана выглядеть ухожено, презентабельно, но не вульгарно. Никаких коротких юбок, глубоких декольте и чересчур длинных ногтей. Прическа также должна быть всегда аккуратной. Важно соблюдать умеренность в украшениях, аксессуарах и косметике.

Так как секретарь часто контактирует с посетителями офиса, важная черта — это доброжелательность. Даже если у вас плохое настроение, вы все равно должны выглядеть располагающе и улыбаться гостям. Не все посетители офиса приходят с положительным настроем, бывает, что и недовольные клиенты могут «напасть» на секретаря с претензиями и оскорблениями. Здесь важно иметь выдержку и невозмутимость. Секретарь должен уметь отвечать на агрессию спокойствием и улыбкой, стараться сглаживать конфликтные ситуации, избегать вспыльчивости и импульсивных поступков, оставаться всегда коммуникабельным.

У секретаря должны быть такие качества, как пунктуальность, внимательность, хорошая память, способность быстро обрабатывать информацию, ответственность. Ведь на такой работе ежедневно приходится отвечать на звонки, получать и отправлять письма, регистрировать документы, назначать встречи, готовить расписание для руководителя, координировать некоторые рабочие процессы в офисе.

Стрессоустойчивость немаловажная черта для тех, кто хочет работать секретарем. Авралы в работе, недовольные посетители, шеф в плохом настроении, много важных дел, которые надо успеть сделать, — все это вызывает стресс. Чем проще вы умеете переносить такие трудности, тем легче вам будет даваться работа.

Аккуратность в работе просто необходима людям, выбирающим профессию секретаря. Так как на этой должности приходится совершать много разных дел и иногда даже одновременно, важно все это своевременно «раскладывать по полочкам». Вы всегда должны помнить, где лежат те или иные документы, вовремя отмечать и регистрировать все бумаги, составлять расписания, вести все необходимые учеты, иначе запутаться в делах можно просто моментально.

Активность и гибкость всегда будут на руку успешному секретарю. В этой работе случаются ситуации, когда необходимо переключиться с одного дела на другое, принять срочное решение или проявить инициативу в некоторых вопросах. Умение быстро перестраиваться, не ждать указаний в критичных ситуациях, способность действовать самостоятельно очень ценится в секретарях многими руководителями.

Если вы не обладаете вышеперечисленными качествами, то, как бы жестко это ни звучало, — такая работа не для вас. Возможно, вы найдете себя в другом деле, не требующим высокой ответственности, внимательности и инициативности.

Самые важные качества, которые вы обязаны продемонстрировать на
собеседовании это пунктуальность, коммуникабельность, внимательность, вежливость.

Отвечайте на вопросы как можно быстрее, честно и содержательно. Держите зрительный контакт с тем, кто вас собеседует. Следите за своей речью и голосом, вы должны показать уверенность.

Не стесняйтесь признаться, если вам недостает некоторых знаний по тем требованиям, которые включены в вакансию. Скажите, что вы готовы обучаться, иначе рискуете попасть в неловкую ситуацию.

Если вас спросят, почему вы покинули прежнее место работы, говорите правду. Помните также, что вы имеете право не отвечать на вопросы, которые можно заключить в законодательный пункт «Тайна личной жизни». Не стесняйтесь сослаться на это, если почувствуете, что собеседование переходит границы допустимого. Этим вы только покажите свою компетентность.

Задавайте вопросы, если понимаете, что работодатель огласил вам не все моменты рабочих процессов. Лучше узнать это сейчас, чем позже некоторые вещи окажутся для вас неприятным сюрпризом.

Принципы всех диет

Диета для похудения должна опираться на следующие правила:
Рекомендуется планировать пять, а при интенсивных тренировках, даже шесть небольших приемов пищи в течение дня, ежедневно потребляемых в одно и то же время с интервалом в три часа. Регулярность питания – это основа правильной регулировки чувства голода и сытости. Частое потребление соответствующей порции еды гарантирует постоянный приток энергии и питательных веществ в клетки работающего организма.

Источник энергии

Нужно помнить, что основным источником энергии, доступной для всех клеток организма является глюкоза. Она должна исходить, прежде всего, из сложных углеводов, которые содержатся в хлебе из цельного зерна и макаронных изделиях, коричневом рисе, в кашах, например гречневой. С участием этих продуктов, можно сочинить три основные блюда – завтрак и обед и ужин. Перечисленные продукты содержат большое количество пищевой клетчатки, которая устраняет чувство голода и замедляет усвоение сахара в крови и клетках. Стоит упоминать еще о Eco Slim — препарат сочетающий в себе полезное с приятным. После приема внутрь идентичных с точки зрения калорийности продуктов – богатого и бедного клетчаткой, процесс насыщения произойдет быстрее. Огромное количество клетчатки содержат уже упомянутые овощи и фрукты.

Белок. Очень важной частью диеты для похудения является белок, поэтому в рационе должны присутствовать постное мясо, рыба, низкокалорийные молочные изделия, изредка яйца, а также растительные продукты. Высокое качество белка обеспечивает построение собственных белковых структур, в том числе гормонов и ферментов, регулирующих обмен веществ. Отличным примером такого белка является соевый белок.

Жиры. Необходимо следить за жирами в рационе. Их не может быть его слишком много, но полностью исключать жиры невозможно, так как они обусловливают всасывание жирорастворимых витаминов – A, D, E и K, а также являются важным компонентом мембран всех клеток тела. Благодаря ним возможен обмен питательных веществ и этих ненужных. Жир является также хорошим источником энергии – обеспечивает более чем в два раза больше калорий, умеренное количество жира в рационе препятствует ощущению голода.

Источником жира в рационе для похудения может стать рыба один – два раза в неделю, оливковое и другие растительные масла, в качестве дополнения для овощей в количестве до двух столовых ложек в день, яйца в количестве не более чем три – четыре в неделю, семена масличных культур, например подсолнечника, кунжута или тыквы (достаточно чайной ложки в день) и максимум – несколько орехов раз в неделю.

Что нельзя кушать

Необходимо избегать скрытого жира в свинине, шкуре птицы, твороге, молоке, молочных напитках и сырах. Жир снижает пищевую ценность этих продуктов. Например, кальций усваивается легче с йогуртом или молоком низкой жирности, больше железа находится в постной говядине, а белок – в постной индейки или курице.

Выводы

Насыщая организм полноценными продуктами, возможно, снизить чувство голода, потому что голод – это не только пустой желудок, но еще и недостаток витаминов и минеральных веществ. Чтобы предотвратить возникновение их дефицита во время применения диеты для похудения, лучше подготовить между основными приемами пищи вкусную и ценную закуски в виде коктейля из разнообразных овощей или фруктов.

Анджелина Джоли, секс-символ современности, многодетная мама, прекрасная актриса и просто красавица, одной из первой ввела в моду красные губы. Совершенно зря забытый атрибут довоенного времени, ярко-алые помады буквально переживают второе рождение в последние несколько лет.

С джинсами. Яркий цвет губ будет уместен даже с джинсами. Оденьте белую футболку и самые простые аксессуары, создайте естественный цвет лица, замаскировав несовершенства, слегка коснитесь ресниц тушью и накрасьте губы яркой красной помадой - и вы будете великолепны!

С вечерним нарядом. Если вы выходите в свет, то можно позволить себе более яркий и тяжёлый макияж. Считается, что акцент на лице должен быть на что-то одно. Но красные губы вкупе с ярко подведёнными глазами сделают ваш образ только сексуальней. Просто не используйте цветные тени, чтобы не выглядеть вульгарно. Остановитесь на естественных бежево-телесных палитрах с чёрным акцентом на глаза, или подведите густые стрелки.

В офис. В зависимости от политики вашей компании, в офис тоже можно прийти с яркими губами. Но в данном случае выбирайте более приглушённые, не ярко-алые оттенки, и наносите помаду лишь в один слой. Позаботьтесь, чтобы тон лица был безупречен, а волосы аккуратно заберите. Тогда красный цвет ваших губ не вызовет недовольства начальства.

Техника нанесения и секреты.

Красный цвет коварен. Помимо привлечения к себе внимания всех окружающих, он также укажет на все недостатки ваших губ. Поэтому планируя макияж с алыми губами, заранее приготовьте арсенал по защите ваших губ. Стилисты советуют проверенные марки, как представлено в этом https://shop.maybelline.ua/lips каталоге. Чтобы избежать потрескавшихся и сухих губ, надо потреблять достаточное количество воды. Простой чистой питьевой воды без газа в рационе должно быть, как минимум полтора литра. Увеличьте до двух литров, если вы пьёте кофе или едите сильно солёную или копчёную пищу. Также важно регулярно увлажнять губы бальзамом или простой гигиенической помадой. При макияже губы красят в последнюю очередь. Перед тем как начать макияж, смешайте столовую ложку сахара и немного мёда, и нежно помассируйте губы. Этот натуральный скраб уберёт сухую кожу и выровняет поверхность губ. Смойте и сразу щедро намажьте губы бальзамом. Пока вы делаете макияж, бальзам достаточно впитается. Теперь промокните губы салфеткой, обведите их и аккуратно накрасьте первый слой помады. Затем при помощи ватного диска припудрите их, а потом нанесите второй слой помады. При такой технике губы будут увлажнёнными целый день и их не придётся подкрашивать.

Итак, вы нашли интересующую вас вакансию секретаря, направили на желаемую должность свое резюме и сопроводительное письмо, и вас пригласили на собеседование. Что дальше? Как вести себя на собеседовании и как пройти интервью это, пожалуй, самые главные вопросы на данном этапе. В этой статье мы поделимся с вами своими наблюдениями о собеседовании секретаря. Эти рекомендации помогут вам не только на собеседовании секретаря, но и при прохождении интервью на другие должности.

Как правило, помимо квалификаций, которые ожидаются от будущего сотрудника, у работодателя чаще всего имеется некая «картинка» о том, что представляет из себя идеальный кандидат на позицию. И хотя знание определенных техник и правил прохождения интервью, безусловно, повысит ваши шансы на получение желаемой должности, но не является гарантией. Причин непрохождения интервью может быть несколько: от ваших ошибок на интервью до банального «картинка не совпала».

Отказ не всегда является прямым следствием вашей недостаточной квалификации или ошибок. Поэтому, несмотря на то, что на собеседовании нужно раскрыть ваши таланты по возможности полно, относитесь к этому как к игре, в которой возможен как выигрыш, так и проигрыш.

Собеседование секретаря обычно проводится в несколько этапов. Сначала проводится собеседование с менеджером по персоналу. Первичное собеседование секретаря может проводиться по телефону или лично. Далее вы можете пообщаться с директором по персоналу и потом с президентом компании. Или наоборот, сначала с непосредственным начальником (если это не президент или директор), а потом с директором по персоналу. Также очень вероятны тесты, как профессиональные, так и психологические.

К любому собеседованию секретаря необходимо подготовиться. Важно понимать, что интервью – это процесс двусторонний. Собеседование секретаря – не экзамен, от которого будет зависеть ваша оценка. Не только вас оценивают, но и вы оцениваете компанию на предмет того, насколько вам хочется в ней работать. Поэтому подготовка к собеседованию нужна, главным образом, для вас.

Первое, что необходимо сделать после получения приглашения на собеседование секретаря – это зайти на сайт компании. Отправляться на собеседование в компанию, не изучив о ней информации – недопустимо, хотя на нашей практике проведения собеседований секретаря (да и не только) таких случаев было много, но не всегда успешно. Это не всегда напрямую связано с тем, что сотрудник не почитал информацию на сайте, но может быть связано с отсутствием интереса к компании, и это может проявиться в любой другой момент.

Итак, читайте информацию на сайте: чем занимается компания, какова ее миссия, каковы ее цели, как компания планирует развиваться дальше. Некоторые компании даже публикуют приоритеты своей кадровой политики и возможности для роста сотрудников. Изучайте это все! Не пожалеете. На самом деле, чем больше такой информации на сайте компании, тем лучше для вас.

Для того, чтобы пройти интервью, после того, как вы изучите основные направления деятельности компании, еще раз тщательно просмотрите описание должности, на которое вы подавали свое резюме. Очень часто на собеседовании задается вопрос о том, что в данной вакансии вас привлекло больше всего. В ответ – тишина. Ничего не привлекло. Подалась куда попало, лишь бы податься. Такое отношение к себе и к своей будущей работе неприемлемо. Отмотайте назад и начните снова.

Возьмите блокнот и запишите вопросы, которые у вас возникли: о компании, о должности, об обязанностях.

Большую роль в том, как пройти интервью, имеет то, как вы будете одеты на интервью. Первое впечатление имеет значение. Оденьтесь в деловом стиле и будьте аккуратны и ухожены.

Постарайтесь никогда не опаздывать на интервью. Это очень важно. Если вы живете в мегаполисе с его вечными пробками, рассчитайте время так, чтобы учесть стояние в пробках. Бывают ситуации, когда вы едете на интервью, но случается какая-то форс-мажорная ситуация, и вы все-таки опаздываете. Посыпать голову пеплом не стоит, просто позвоните человеку, с которым вы встречаетесь, извинитесь и предупредите об опоздании. Но если вас пригласят на следующий тур собеседований, вы должны прийти вовремя. Хоть на полдня раньше приезжайте, но приезжайте вовремя.

Кстати, если вы приехали на собеседование секретаря слишком рано, не стоит идти в компанию и тут же докладывать о своем прибытии. Погуляйте где-нибудь. Если компания расположена в бизнес-центре, посидите в холле, почитайте. Оптимальное время прихода на интервью – за 15-20 минут до начала, если не оговорено иное.

Если вас встретили, показали, где повесить одежду,пригласили сесть, в офисе нормальная деловая обстановка и хороший микроклимат, то это хороший знак. Кстати, если вам предложили чай или кофе – не отказывайтесь, разве что вы действительно ничего не хотите.

Итак, вы на собеседовании секретаря. Как пройти интервью? Прежде всего, помните о том, что невозможно выучить наизусть вопросы, которые вам зададут. Поэтому и не тратьте свое время на это. Все равно у вас могут спросить то, чего вы никак не ожидаете.

Примерная (!) структура интервью может выглядеть так: первая пара минут – знакомство, беседа на отвлеченные темы. Далее – ваш краткий рассказ о себе, затем вопросы интервьюера к вам, его рассказ о должности и в конце – ваши вопросы.

Когда интервьюер просит вас рассказать о себе –имеется в виду, что нужно рассказать о своем профессиональном опыте. Начните рассказ о своем последнем месте работы. Далее сориентируетесь по ходу беседы.

Как вести себя на интервью? Наиболее оптимальный вариант – вести себя на интервью непринужденно. Это может быть непросто, особенно, если вы начинающий специалист, который беседует с директором по персоналу или директором компании. Часто произвольно или нет, но кандидат в секретари на интервью нервничает.Постарайтесь представить, что это все-таки не экзамен, а диалог. Ваш интервьюер – это ваш партнер, с которым вы просто беседуете. Ведь интервью – это не допрос в гестапо, это просто беседа. Если вы сильно зажметесь, то впечатление будет только хуже. Но если все-таки у вас не получилось быть спокойными и вы трясетесь на интервью как осиновый лист, вы можете просто сказать: «извините, я немного волнуюсь». Грамотный интервьюер в таком случае попытается что-нибудь сказать, чтобы разрядить обстановку. Или по меньшей мере, поймет вас.

Как еще вести себя на интервью? Ведите себя на интервью уверенно. Это возможно, если вы справились с предыдущей задачей. Вы ведь уверены, что справитесь с будущими обязанностями, правда? Так покажите это. Но покажите это путем демонстрации спокойной уверенности. Высокомерное поведение неприемлемо. Во-первых, оно указывает не об уверенности в себе, а наоборот, о неуверенности, замаскированной таким способом. Уверенный в себе человек не бывает высокомерным, запомните это. Реальное или напускное высокомерие – гарантия, что на работу вас не возьмут.

Ваша задача на собеседовании секретаря – представить свои профессиональные навыки таким образом, чтобы работодатель увидел, что вы наилучшим образом справитесь с возложенными на вас обязанностями. Если вас спрашивают, умеете ли вы делать то-то и то-то, и вы действительно умеете, то не скромничайте. Интервью – не место для кокетства и ложной скромности. Если вы не расскажете о вашем опыте, умениях, достижениях, то интервьюер никогда об этом не узнает.

Чего нельзя говорить на интервью? На интервью нельзя врать. Если требуется знания Excel на хорошем уровне, а вы и на базовом-то не знаете, будьте честны с интервьюером. Ведь вам же там работать потом.

Скажите, что в настоящий момент у вас есть хорошее теоретическое представление о работе с программой, но вы очень легко обучаетесь, и с радостью изучите программу на требуемом уровне в короткие сроки. Если это будет единственное, чего вам будет не хватать, чтобы занять позицию, возможно, работодатель все-таки примет вас на работу (с условием, что вы все-таки программу выучите).

То же самое нельзя применить, например, к знанию иностранного языка. Все знают, что быстро его изучить нельзя.

На собеседовании секретаря нельзя говорить о проблемах. Нельзя плохо отзываться о коллегах и предыдущем работодателе. Иначе ваш потенциальный работодатель подумает, что и о его компании, и нем самом вы вот также будете всем говорить.

Вас обязательно спросят о причинах ухода с прежней работы и поиска новой работы. Если вы работаете на текущей должности больше года и меняете работу, то оптимальный вариант – сказать, что вы хорошо справлялись со своими прежними обязанностями, работа вам нравилась, но в какой-то момент времени вы почувствовали, что можете достичь большего, а таких возможностей на старой работе у вас нет. В других случаях смотрите по обстоятельствам. Если вас сократили, то так и скажите, это нормальная причина. Сложнее всего, если у вас был большой (более года) перерыв в трудовой деятельности или вы проработали всего пару месяцев и уже ищете новую работу. Но и в этой ситуации можно найти грамотное тому объяснение.

Если вас спросят, как вы можете описать (или оценить) вашего начальника (коллег), ни в коем случае не говорите об их недостатках. Лучше скажите что-то типа: «мой начальник – замечательный профессионал, у которого можно многому научиться». Ведь это так и есть, правда? Даже если ваш бывший начальник – тиран и самодур, все равно вам есть, чему поучиться.

На собеседовании секретаря могут спросить о ваших недостатках. Делается это не для того, чтобы вы начали критиковать себя. Таким образом может проверяться то, как вы реагируете на стрессовые обстоятельства. Расскажите о каком-нибудь своем недостатке, который выглядит больше как достоинство. Например: «Я люблю помогать коллегам. Иногда это влияет на мои непосредственные обязанности и приходится задерживаться на работе, что возможно, не очень хорошо».

Вас могут спросить о готовности к переработкам. В данном вопросе нужно быть осторожными. Часто все зависит от должности, на которую вы проходите собеседование. Если это помощник руководителя, то переработки у вас могут быть очень часто. Для секретаря на ресепшн и ассистента отдела хронические переработки менее вероятны. Ваша задача – повернуть разговор так, чтобы не высказывать своего отношения к переработкам, а чтобы интервьюер вам сам о них рассказал. К примеру, вам задали вопрос, готовы ли вы к переработкам. Скажите что-нибудь очень нейтральное, типа «в принципе, готова». И потом ненавязчиво спросите о том, как часто ожидаются переработки. И слушайте.

Как правило, количество переработок уже определено для должности. А вы, придя с собеседования секретаря домой, подумайте и решите, нужно ли это вам. Говорить о переработках лучшеуже на последующих интервью с вашим непосредственным начальником, ведь именно он лучше всего об этом знает. Только не говорите на интервью о том, что вы категорически против переработок! Этого никто не любит. Но для себя решите, насколько это вам нужно. Дело в том, что случайные переработки во время закрытия проектов, подготовки годовой отчетности, приезда делегации и других авральных ситуаций неизбежны, и я думаю, что это не будет для вас проблемой. Но вот если вам придется каждый день задерживаться на работе на 2-3 часа (даже если это оплачивается) – подумайте, действительно ли вы к этому готовы. Вы сейчас согласитесь, чтобы получить работу, а потом пожалеете. Потому что выяснится, что из-за этого вы не сможете нормально общаться с вашим ребенком, ваш муж забыл, как вы выглядите, да и вообще вся жизнь у вас стала вращаться только вокруг вашей работы. Вы действительно к этому готовы?

И еще один момент. Он может быть для вас очевидным, если вы уже имеете опыт работы секретарем, но для новичков скажу: на собеседование секретаря никогда не приходите с мамой, мужем или кем-то еще. Ваша мама не должна направлять за вас резюме в компанию или от вашего имени в компанию звонить. Вы – профессионал, вы – взрослый человек, именно этого от вас ждут. Детишки, которые приходят на собеседование секретаря с мамой,пройти интервью не смогут. Нужно сначала подрасти.

И наконец, в конце интервью вас спросят: «Есть ли у вас какие-нибудь вопросы?». Настал ваш звездный час. Задайте столько вопросов, сколько вы хотите задать. Даже если их десять. Внимательно слушайте ответы – именно сейчас вы получаете важнейшую для себя информацию, которая поможет вам решить, хотите ли вы работать именно в этой компании.

Плохо будет, если у вас вообще нет вопросов. Кстати, немаловажно узнать, какие возможности для профессионального развития есть в компании. Старайтесь не задавать закрытых вопросов типа «Есть ли в компании возможности для профессионального развития?». Спрашивайте «Какие возможности для профессионального развития есть в компании?». Лучше использовать формулировку «профессиональное развитие», а не «карьерный рост».

Настороженно стоит отнестись на собеседовании секретаря к вопросам типа: «Насколько вы амбициозный человек?» и подобным. Амбициозность – далеко не приоритетное качество секретаря. Человека с кучей амбиций могут искать по разным причинам. В том числе и чтобы навалить на него кучу лишней работы. Если вас спросят что-то подобное, ответьте нейтрально, но вывод для себя сделайте.

Обязательно задайте вопрос о том, как будет оцениваться ваша работа. Если на собеседовании секретаря у вас возникнет хотя бы малейшее сомнение в том, что оценивать вашу работу будут именно по вашим профессиональным достижениям, продолжать собеседоваться в данной компании не стоит.

Когда спрашивать о зарплате и льготах? В любом случае, не в лоб и не сразу. В некоторых случаях (поиск работы через кадровое агентство, собеседование с менеджером по персоналу), вам интервьюер может сам об этом рассказать. А может и не рассказать, а вместо этого спросить: «А каковы ваши зарплатные ожидания»? В агентстве по персоналу можно говорить о ваших ожиданиях сразу. В компании это делать следует не сразу, а ближе к концу интервью, причем если вы видите, что вашей кандидатурой заинтересовались. Если вам зададут вопрос раньше, скажите что-то общее, типа «это пока не определено до конца, будет зависеть от круга обязанностей, возможностей проявить себя, социального пакета и т.д.» В общем, уклонитесь от прямого ответа. Иначе произведете впечатление человека, которому все равно, где и кем работать и кроме денег вас вообще ничего не интересует. Работодателю это будет весьма неприятно, и скорее всего, пройти интервью вы не сможете и должность секретаря не получите.

Перед тем, как говорить о зарплате, мы рекомендую вам изучить уровень зарплат для специалистов вашей квалификации и опыта. Часто секретарь долго не может получить работу именно из-за завышенных ожиданий по зарплате.

Если опыта работы нет, что продавать работодателю в резюме и на собеседовании?

Почему кадровики многих компаний, в которые требуется секретарь, рассматривают на эту должность обязательно девушек с модельной внешностью и ногами от ушей. Но как быть простым девушкам? Я не красавица, с обычной внешностью. Куда ни сунусь, везде говорят, что я не подхожу по внешним данным. Говорят, что секретарь - это лицо компании. Я всегда думала, что лицом компании является директор. Иногда просто говорят, что у меня нет опыта работы. Мне интересно: какой опыт должна иметь девушка, устраивающаяся секретарем? Опыт приемка и отправки писем, регистрации входящих и исходящих? Или есть еще что-то? Многих отпугивает, что я блондинка, причем пепельная и не крашеная.
Почему работодатели не очень жалуют тех, кто хочет работать, но не имеет опыта работы? У меня есть диплом о высшем образовании (юридический факультет), но без опыта никуда не берут. Одни требуют опыт от 2 лет, другие - от 5, кто-то - от 10. Вот и думаю, как устроиться на работу. Очень хочется или в секретари или в отдел кадров, но в кадровой работе нет опыта. Как быть таким людям, как я?

Так ли важна внешность?

Если вас приглашают на собеседования, значит, ваше резюме работодателя устраивает. Потенциально он готов взять вас на работу. Но после собеседования что-то заставляет менеджера по персоналу передумать. Значит, именно при личной встрече он обращает внимание на то, что, как ему кажется, не соответствует требованиям должности.
Судя по вашему сообщению, вам отказывают, прежде всего, из-за того, что у вас, как вы пишете, не модельная внешность, и ноги растут не от ушей.
По статистике сайта Rabota.ru в объявлениях о вакансии секретаря «презентабельная внешность» требуется в 20% случаев. Как правило, это важно, если предстоит работать на ресепшне, принимать посетителей. «Ноги от ушей» гораздо менее важны, когда основные функции секретаря - получение-отправка писем, работа с факсами, заказ канцелярских принадлежностей и приём звонков. В вакансиях с такими требованиями нет ни слова о внешности.

Скрытая проблема

Вы пишете, что вторая причина, по которой вам отказывают - отсутствие опыта работы. Кстати, статистика Rabota.ru показывает, что это более значимый параметр для нанимателя, чем внешность. В 59% вакансий секретаря встречается это требование.
Тем не менее, странно: вас приглашают на собеседование, зная, что вы не работали секретарём, а после интервью отказывают из-за отсутствия опыта. Возможно, на вакансию откликнулся кандидат, у которого есть опыт, и работодатель предпочёл взять на работу его. Но, скорее всего, вам называют формальную причину отказа.
Если это происходит массово, то есть какая-то проблема, которая не очевидна для вас. Что-то, что вы в себе не замечаете, но замечает в вас менеджер по персоналу.

Что видит менеджер по персоналу?

Если у кандидата нет опыта работы, то кадровики обращают внимание на то, есть ли у него необходимые компетенции, склонность к той должности, на которую он претендует.
Секретарь - это сотрудник, который, как правило, в течение дня выполняет массу мелких поручений руководителя. «Позвони», «подготовь», «свари кофе», «уточни, когда привезут воду для кулера». Сотрудники компании постоянно теребят: выясняют, на месте ли директор, почему воды в кулере нет, одному нужно срочно отправить факс, другому - немедленно повесить над вами объявление, что он потерял ключи, третий просит дать ему «Стопангин».
Вы управляемы? Стрессоустойчивы? Многозадачны?
Не ведёте ли вы себя жестко, агрессивно на собеседовании? Возможно, вы этого не замечаете, вам может казаться, что так вы демонстрируете уверенность в себе, но кадровик видит в вашем поведении неуступчивость, негибкость.
Основное требование в вакансиях, помимо перечисления личных качеств, - знание основ делопроизводства и умение пользоваться оргтехникой. Это входные условия, необходимый минимум. Для того, чтобы попасть в отдел кадров, в большинстве случаев требуется знание кадрового делопроизводства и программы 1С Зарплата и кадры (версия 7.7).

У вас есть фора

Если опыта работы нет, что продавать работодателю в резюме и на собеседовании? Мотивацию! Вы, кстати, это и сами почувствовали. Вы спрашиваете: «Почему работодатели не очень жалуют тех, кто хочет работать, но не имеет опыта работы?»
Иногда мотивация значит гораздо больше, чем опыт. Начинающий специалист, как правило, быстро учится, привыкает к принципам работы в компании и к начальнику быстрее, чем тот, кто несёт с собой прошлый опыт.
У вас нет шаблонов, вы «чистый лист», и вы хотите работать. Это ваши главные козыри. Сделайте на них акцент в резюме. Подчёркивайте эти плюсы на собеседовании.
Дайте понять работодателю, что ваш выбор - осознанный. Наши консультанты, рекрутеры кадровых агентств, которые просматривают в день кипы резюме, утверждают, что мотивацию видно с первого взгляда - по разделу «Желаемая должность». Не пишите там несколько специальностей. Укажите только одну.
Второй инструмент, который мало кто использует - сопроводительное письмо. Иногда соискатели оставляют тот шаблонный текст, который автоматически предлагают «работные» сайты («Здравствуйте, рассмотрите, пожалуйста, моё резюме»). Иногда удаляют шаблон и отправляют резюме без всякого сопроводительного текста. И то, и другое неправильно. Напишите свой текст - почему вы хотите работать в этой должности и в этой компании?
Ваше уязвимое место - образование. У вас диплом о высшем образовании, вы закончили юридический факультет. Если бы вы были, скажем, религиоведом, то вопросов возникло бы меньше: ясно, что человек не нашёл работу по специальности, и теперь хочет начать карьеру с одной из стартовых офисных позиций.
Диплом юрфака поднимает ряд вопросов. Почему соискатель не нашёл работу помощником юриста? Может быть, он недоволен своей профессией? Если да - то, что ему не нравится? Рутина? Бумажная работа? Не окажется ли, что и секретарская работа такому соискателю не подходит, и через три месяца после найма он уволится?
Если вы можете вскользь дать этому пояснение в сопроводительном письме - отлично. Если нет, то будьте готовы аргументированно объяснить на собеседовании смену профессии.

Не оставляйте белых пятен

Нет ли в вашем резюме пробелов? Не выпали ли один-два-три года? Если есть выпадающие периоды (непонятно, что делал соискатель в это время), то это вызовет у кадровика подозрение. Соискатель целый год не работал? Возможно, он и сейчас не хочет работать, просто ему очень нужны деньги?
«Дыры» в резюме никогда не сыграют на руку. Лучше пояснить, что вы делали в этот период: работали без официального оформления, ухаживали за родственником, пытались запустить собственный бизнес и т.д.

Извините за бестактность: сколько Вам лет? Просто, во многих компаниях важен возраст и внешний вид. В большинстве, надо сказать, на позицию секретаря. Я устроилась на работу референтом-переводчиком без опыта (вернее, у меня был опыт 5 месяцев в другом городе оператором ПК). К предыдущим постам: все данные проверяли, так что врать (извините, приукрашать)))) не надо - согласна с Татьяной. И еще: есть определенные тенденции при приеме на работу секретаря, которые надо учитывать. Например:
- низкая з/п ($400-450), нет опыта, внешность не имеет значения, потому что секретарь сидит в "будке" или закрытом офисе, где не бывает посетителей, отсутствие деффектов речи (так называемых "говоров" в том числе), граммотное письмо, потому что все обязанности концентрируются на телефоне и переписке;
- более высокая з/п ($500-600), есть опыт от полу-года, внешность не имеет значения по тем же причинам, граммотность обязательна;
- средний уровень з/п ($700-800), опыт от года, знание иностранного языка приветствуется, приятная внешность, потому что, как правило, уже берут на ресепшн или в приемную, где есть посетители, переписка уже на 2-х языках, вся оргтехника и знание каких-либо специфических программ, например для создания презентаций и т.д
- уровень з/п выше среднего ($900-1500), опыт более года, иностранный обязательно, переписка на 2-х языках, телефонные переговоры с иностранными клиентами или поставщиками, приятная внешность (потому что все чаще приглашают на позицию личного помощника руководителя или секретаря ген.директора) и т.д.
- высокая з/п ($1600-2500), опыт работы на АНАЛОГИЧНОЙ позиции от 3-х лет, знание уже (как правило) 2-х языков (один - в совершенстве, другой - базовый), про внешность уже не говорю, потому что ИСКЛЮЧИТЕЛЬНО берут к руководителю в крупную компанию+ВСЕ секретарские обязанности.
- ну, очень высокая (для секретаря) з/п ($ 2600-3500) - извините, как правило, интим.
Так вот. Секретарь сейчас - одна из самых востребованных должностей. Ищут себе секретарей ВСЕ, кому не лень. И личных, и на офис, и с переводческим уклоном, и с уклоном в сторону менеджера по продажам или менеджера по общению с клиентами... Вобщем, видимо, нужно критически подходить к себе и выбирать ту компанию, в которой вы реально могли бы чувствовать себя на высоте.
Я все к тому, что когда я первый раз устраивалась на работу в Москве (а было это в течение первых 3-х недель моего здесь пребывания - то есть нашла я работу очень быстро и без отказов), то работала по обязанностям на з/п в $1200, а получала 700 по ЦРБ... Потому что не было опыта. Но я согласилась на эту з/п, потому что реально осознавала, что пока на большее не могу рассчитывать. Сейчас я "догнала" этот зарплатный уровень, по прошествии года. Да, опыт многое значит, как и все остальное, что было указано выше (внешность, иностранный и т.д).