Каждый человек, который имел опыт работы, понимает, насколько важно, когда в компании должным образом поддерживается жизнедеятельность и обеспечивается безопасность сотрудников. Выясним, какие работники должны быть включены в штат компании, чтобы сделать пребывание в ней комфортным.

Для чего создается АХО

Вначале поясним, что АХО - это административно-хозяйственный отдел. Обычно такие структурные подразделения создаются на крупных предприятиях с разветвленной структурой хозяйственной деятельности. В мелких компаниях функции целого отдела может выполнять один человек. Основная функция сотрудников этого отдела сводится к тому, чтобы грамотно организовать административно-хозяйственную деятельность, минимизировав затраты компании на обеспечение ее жизнедеятельности и создав комфортные условия пребывания на рабочих местах.

Структура отдела

Как уже говорилось выше, сотрудник АХО - это должность, которая более характерна для крупной организации, где формируют самостоятельное структурное подразделение и создают положение об АХО.

В многотысячных холдингах в рамках АХО могут быть выделены участки, группы.

Так, в рамках отдела можно выделить секторы:

1. Планово-расчетный, основная задача которого - планирование расходов и определение их целесообразности.

2. Материально-ресурсный - осуществляет расходных материалов.

3. Социально-бытового обеспечения - создает условия комфортного существования сотрудников компании.

Основные задачи отдела

Перед данным подразделением ставится достаточно много задач, в большой организации редко можно услышать вопрос: «Специалист АХО - кто это?»

Всем членам коллектива понятно, что работники отдела занимаются важными вопросами, решение которых способствует результативной работе предприятия:

Административно-хозяйственный отдел. Функции

В связи с тем, что задачи перед этой структурной единицей могут стоять весьма разнообразные, но так или иначе связаны с обеспечением хозяйственного обслуживания надлежащего уровня, можно обозначить следующие его функции:

• обеспечение соответствующего содержания помещений предприятия;
• контроль исправной работы оборудования;
• планирование реконструкций, ;
• осуществление планового ремонта, его контроль и приемка;
• благоустройство здания и его фасада, озеленение;
• расходов;
• оформление всей необходимой документации;
• обеспечение офисных сотрудников всем необходимым для эффективной работы.

Исходя из этого, можно сделать вывод, что работа в АХО требует соблюдения большого количества норм и правил и неразрывно связана с высокой степенью ответственности за исполнение работ.

О правах

Теперь поговорим о том, какие имеет права специалист АХО (кто это - мы уже определились) . Также в данном пункте будет обозначено, кто несет ответственность за исполнение обязанностей сотрудниками отдела.

Как и следовало предполагать, в этот пункт включено все, что связано с контролем за соблюдением различных норм, требований по сохранению собственности компании, которая находится в оперативном пользовании.

Также отдел может контролировать надлежащее хранение имущества на складе, требовать отчетов об использовании расходных офисных материалов.

Безусловно, право данного структурного подразделения - представление интересов компании при взаимодействии с различными учреждениями (ремонтные, строительные организации) в случае необходимости решения входящих в его зону ответственности вопросов.

По результатам проверок начальник АХО может инициировать через руководство издание приказа о наложении дисциплинарного взыскания за порчу имущества.

О взаимодействии

Специалист АХО (кто это - руководитель или рядовой сотрудник, не имеет значения) при выполнении своей работы в обязательном порядке выстраивает служебные взаимоотношения с коллегами из других отделов. Это необходимо для качественного выполнения функций.

От сотрудников других структурных подразделений работник административно-хозяйственного отдела получает заявки на покупку необходимых в работе вещей (оргтехника, канцелярские товары и прочее), а также отчеты о порче имущества, письменные объяснения о причинах поломок.

АХО не только контролирует другие отделы по исполнению круга вверенных ему вопросов, но и составляет планы выполнения ремонта в помещениях на основании нормативов, предоставляемых финансовой и бухгалтерской службами.

Кроме того, структурное подразделение взаимодействует с отделом кадрового администрирования (запрос штатного расписания, получение информации о командировках сотрудников) и юридическим отделом (запрос консультационной помощи при составлении договоров).

Об ответственности

Теперь необходимо затронуть зону ответственности, которую несет специалист АХО. Кто это решает контролировать, тот должен знать, что полностью отвечает за исполнение функций начальник административно-хозяйственного отдела.

В его обязанности входит в том числе организация работы сотрудников вверенного ему структурного подразделения. Руководитель обеспечивает качественную и своевременную подготовку документации, ведение документооборота. Именно начальник АХО отвечает за исполнение сотрудниками производственной дисциплины. Зона ответственности прочих работников хозяйственного отдела определена должностными инструкциями, которые коротко будут рассмотрены в данной статье.

Должностная инструкция начальника АХО

Сотрудники, которые не занимаются ведением кадрового документооборота, вряд ли задумываются, что обозначенная инструкция должна соответствовать определенным требованиям.

Тем не менее это так. В обязательном порядке документ должен содержать указание на квалификацию начальника отдела и требования к опыту работы. Как правило, на должность руководителя принимаются специалисты с высшим образованием (в нашем случае образование может быть техническим либо экономическим), опытом работы (минимум три года в качестве специалиста, 1-2 года - в качестве руководителя).

Начальнику отдела необходимо знать все локально-нормативные акты, приказы по организации, регулирующие ее деятельность, а также быть проводником принятой в компании корпоративной культуры.

В любую должностную инструкцию, будь то начальник, инженер АХО либо другой сотрудник, необходимо включить требования о знании норм и правил ОТиТБ, противопожарной безопасности.

Документ также обязан содержать информацию о том, кто является непосредственным начальником сотрудника, кто его замещает во время болезни.

Обязанности по должности «начальник АХО » во многом перекликаются с функциями отдела, что неудивительно. Тем не менее обозначим их:

• обеспечение качественного обслуживания и соответствия нормам и правилам СНиП состояния здания и внутренних помещений;
• составление смет, планирование ремонтных работ;
• обеспечение сотрудников компании необходимой мебелью, техникой, инвентарем, ведение их учета по предприятию, организация рационального использования материалов;
• осуществление руководства работами по благоустройству территории;
• организация обслуживания на надлежащем уровне совещаний, конференций и прочих мероприятий;
• руководство сотрудниками вверенного ему подразделения.

Информация о правах также обязательна в должностной инструкции. Здесь следует говорить о вынесении на рассмотрение руководства проектов по усовершенствованию обслуживания, о знакомстве с документами, регулирующими деятельность компании, информировании руководства о недостатках в хозяйственной деятельности. В рамках управления сотрудниками должностное лицо может выносить предложения о поощрении/наказании своих специалистов.

Раздел об ответственности включает в себя информацию о необходимости надлежащим образом исполнять свои обязанности и бережно относиться к собственности работодателя.

Другие должности в отделе

Структура АХО предполагает существование в ней достаточно большого количества сотрудников: это могут быть инженеры, специалисты, ассистенты.

В зависимости от того, насколько сложно устроена организация, могут существовать ведущие, старшие, младшие специалисты, ассистенты. Должностная инструкция, безусловно, в данном случае прописывается непосредственно под конкретную должность и организацию, предполагает четкое разделение зон ответственности.

Отдельно следует сказать об обязанностях таких сотрудников, как дворник, уборщица, которые занимаются приведением в надлежащее состояние территории и помещений. Их работа не представляет особой сложности, но также сопряжена с определенной степенью ответственности.

Из всего вышесказанного можно сделать вывод о том, что работа сотрудников АХО состоит в грамотном планировании и обеспечении служащих ресурсами. При этом специалисты не должны допускать перерасхода и возникновения аварийных ситуаций.

Таким образом, работа в АХО связана с не меньшей ответственностью, чем на других должностях.

Успех ждет компанию только с первоклассным уровнем организации. Должным образом необходимо решать вопросы не только профильные, но и хозяйственные. Кабинеты должны быть укомплектованы канцелярскими принадлежностями, помещения подготовлены для проведения совещаний, транспортные средства заправлены горючим. В конечном итоге, это создает предпосылки для повышения трудовой отдачи сотрудников. Тылы компании «прикрывает» .

АХО-шник: функциональные обязанности специалиста

Чем конкретно занимается начальник хозяйственной части? Перечень требований к специалисту достаточно широкий – многое зависит от размера компании и той сферы, в которой она представлена. В общем случае курирует вопросы аренды, отвечает за взаимодействие с надзорными структурами, руководит работой обслуживающего персонала офисного или производственного помещения. К категории обязанностей руководителя АХО относится обеспечение жизнедеятельности головного офиса, закупка мебели, оргтехники, расходных материалов. Сильными личностными качествами сотрудника, претендующего на данную вакансию, должны быть коммуникабельность, требовательность, стрессоустойчивость, высокая самоорганизованность.

Компания как начальника АХО ищут рекрутёры?

Эффективные методики поиска руководителя хозяйственного отдела от менеджеров позволяют быстро решить «кадровый выброс». Клиент в ходе предварительной встречи излагает перечень требований. Сотрудники агентства по подбору персонала уже подыскивают соискателя, оптимально подходящего по заявленным критериям. Менеджеры рекрутинговой компании отбирают наиболее подходящих на занятие должности претендентов, отсеивают случайных кандидатов, проводят предварительную беседу с откликнувшимися на вакансию.

«Вектор»

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ УТВЕРЖДАЮ

01.06.2009 _ № _37_ Генеральный директор

(дата) (номер) (должность руководителя)

Москва Иванов

(подпись) (расшифровка подписи)

01.06.2009

(дата)

Начальника административно-хозяйственного отдела

1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.4. Начальник административно-хозяйственного отдела назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора .

1.5. Начальник административно-хозяйственного отдела подчиняется непосредственно заместителю генерального директора по общим вопросам.

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Начальник административно-хозяйственного отдела:

2.1. Обеспечивает хозяйственное обслуживание и надлежащее состояние в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты зданий и помещений, в которых расположены подразделения организации, а также контроль над исправностью оборудования (лифтов, освещения, систем отопления, вентиляции и др.).

2.2. Принимает участие в разработке планов текущих и капитальных ремонтов основных фондов (зданий, систем водоснабжения , воздухопроводов и других сооружений), составлении смет хозяйственных расходов.

2.4. Обеспечивает подразделения организации мебелью, хозяйственным инвентарем, средствами механизации инженерного и управленческого труда, осуществляет наблюдение за их сохранностью и проведением своевременного ремонта.

2.5. Организует оформление необходимых документов для заключения договоров на оказание услуг, получение и хранение канцелярских принадлежностей, необходимых хозяйственных материалов, оборудования и инвентаря, обеспечивает ими структурные подразделения, а также ведение учета их расходования и составление установленной отчетности.

2.6. Контролирует рациональное расходование материалов и средств, выделяемых для хозяйственных целей.

2.7. Организует прием, регистрацию и необходимое обслуживание делегаций и лиц, прибывших в служебные командировки . Руководит работами по благоустройству, озеленению и уборке территории, праздничному художественному оформлению фасадов зданий, проходных.

2.8. Организует хозяйственное и материально-техническое обслуживание проводимых совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.

2.9. Выполняет работы по организации табельного учета, рационального питания работников во время обеденных перерывов, составлению графиков отпусков и распорядка рабочего дня.

2.10. Обеспечивает выполнение противопожарных мероприятий и содержание в исправном состоянии пожарного инвентаря.

2.11. Принимает меры по внедрению средств связи, вычислительной и организационной техники.

2.12. Руководит работниками отдела.

Начальник административно-хозяйственного отдела имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководителя организации, касающимися деятельности возглавляемого отдела.

3.2. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей, и работы возглавляемого отдела.

3.3. Вносить на рассмотрение руководителя организации предложения по улучшению деятельности отдела.

3.4. Осуществлять взаимодействие с руководителями других структурных подразделений организации.

3.5. Подписывать (визировать) документы в пределах своей компетенции.

3.6. Вносить руководству организации предложения о поощрении работников отдела, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Начальник административно-хозяйственного отдела несет ответственность в соответствии с законодательством РФ:

4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных трудовым договором и настоящей должностной инструкцией.

4.2. За причинение организации материального ущерба.

4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, охраны труда и противопожарной безопасности.

Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом генерального директора от 01.01.01 г. № 25

(наименование должности непосредственного руководителя

(руководителя структурного подразделения) (подпись) (расшифровка подписи)

01.06.2009

С настоящей должностной инструкцией ознакомлен.

Один экземпляр получил на руки

и обязуюсь его хранить на рабочем месте Смирнов

(подпись) (расшифровка подписи)

01.06.2009

Юрисконсульт _ Чернова ___

(виза должностных лиц юридической службы) (подпись) (расшифровка подписи)

01.06.2009

____________________________ __________ ________________

(должностное лицо юридической службы) (подпись) (расшифровка подписи)

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ НАЧАЛЬНИКА АХО

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность Начальника хозяйственного отдела.
1.2. Начальник хозяйственного отдела назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия.
1.3. Начальник хозяйственного отдела подчиняется непосредственно _____________________________.
1.4. На должность Начальника хозяйственного отдела назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности.
1.5. Начальник хозяйственного отдела должен знать:
- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся административно - хозяйственного обслуживания; структуру предприятия (учреждения, организации) и перспективы его развития; порядок ведения табельного учета; средства связи, вычислительной и организационной техники; порядок и сроки составления отчетности; средства механизации ручного труда; порядок приобретения оборудования, мебели, инвентаря, канцелярских принадлежностей и оформления расчетов за услуги; основы экономики, организации труда, производства и управления; законодательство о труде; Правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.
1.6. В период временного отсутствия Начальника хозяйственного отдела его обязанности возлагаются на ___________________________.
2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Примечание. Функциональные обязанности Начальника хозяйственного отдела определены на основе и в объеме квалификационной характеристики по должности Начальника хозяйственного отдела и могут быть дополнены, уточнены при подготовке должностной инструкции исходя из конкретных обстоятельств.
Начальник хозяйственного отдела:
2.1. Обеспечивает хозяйственное обслуживание и надлежащее состояние в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты зданий и помещений, в которых расположены подразделения предприятия (учреждения, организации), а также контроль за исправностью оборудования (лифтов, освещения, систем отопления, вентиляции и др.).
2.2. Принимает участие в разработке планов текущих и капитальных ремонтов основных фондов (зданий, систем водоснабжения, воздухопроводов и других сооружений), составлении смет хозяйственных расходов.
2.3. Организует проведение ремонта помещений, осуществляет контроль за качеством выполнения ремонтных работ.
2.4. Обеспечивает подразделения предприятия (учреждения, организации) мебелью, хозяйственным инвентарем, средствами механизации инженерного и управленческого труда, осуществляет наблюдение за их сохранностью и проведением своевременного ремонта.
2.5. Организует оформление необходимых документов для заключения договоров на оказание услуг, получение и хранение , необходимых хозяйственных материалов, оборудования и инвентаря, обеспечивает ими структурные подразделения, а также ведение учета их расходования и составление установленной отчетности.
2.6. Контролирует рациональное расходование материалов и средств, выделяемых для хозяйственных целей.
2.7. Организует прием, регистрацию и необходимое обслуживание делегаций и лиц, прибывших в служебные командировки. Руководит работами по благоустройству, озеленению и уборке территории, праздничному художественному оформлению фасадов зданий, проходных.
2.8. Организует хозяйственное обслуживание проводимых совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.
2.9. Выполняет работы по организации табельного учета, рационального питания работников во время обеденных перерывов, составлению графиков отпусков и распорядка рабочего дня.
2.10. Обеспечивает выполнение противопожарных мероприятий и содержание в исправном состоянии пожарного инвентаря.
2.11. Принимает меры по внедрению средств связи, вычислительной и организационной техники.
2.12. Руководит работниками отдела.
3. ПРАВА
Начальник хозяйственного отдела имеет право:
3.1. Давать подчиненным ему сотрудникам и службам поручения, задания по кругу вопросов, входящих в его функциональные обязанности.
3.2. Контролировать выполнение заданий и работу, своевременное выполнение отдельных поручений и заданий подчиненными ему службами и работниками.
3.3. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности Начальника хозяйственного отдела.
3.4. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящих в компетенцию Начальника хозяйственного отдела.
3.5. Представлять интересы предприятия в сторонних организациях и учреждениях при решении вопросов, относящихся к компетенции Начальника хозяйственного отдела.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Начальник хозяйственного отдела несет ответственность за:
4.1. Результаты и эффективность производственной деятельности отдела.
4.2. Необеспечение выполнения своих функциональных обязанностей, а также за результаты работы хозяйственного отдела.
4.3. Недостоверную информацию о состоянии работы отдела.
4.4. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений директора предприятия.
4.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия, его работникам.
4.6. Необеспечение соблюдения трудовой и исполнительской дисциплины работниками отдела.
5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ
5.1. Режим работы Начальника хозяйственного отдела определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.
5.2. В связи с производственной необходимостью Начальник хозяйственного отдела может выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).
5.3. Для решения оперативных вопросов по обеспечению производственной деятельности отдела Начальнику хозяйственного отдела может выделяться служебный автотранспорт.
6. МАСШТАБ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И ВЛИЯНИЕ РЕШЕНИЙ
6.1. Исключительной сферой деятельности Начальника хозяйственного отдела является обеспечение хозяйственных нужд предприятия, определенных функциональными обязанностями Начальника хозяйственного отдела.
6.2. Начальнику хозяйственного отдела для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно - распорядительных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

С инструкцией ознакомлен: ___________________ /________________
(подпись) (Ф.И.О.)
"___"____________ ____ г.

Должность начальника административно-хозяйственного отдела (АХО), как правило, существует на предприятиях численностью более 100 человек. В других случаях функции начальника АХО и всего отдела выполняет секретарь (до 25 человек), а также офис-менеджер или завхоз (до 100 человек).

Начальник АХО руководит работой ремонтных бригад (слесари, сантехники и т.д.), разнорабочих, уборщиц. В сравнительно небольших организациях (до 600 человек) под его начало обычно подпадает охрана, транспорт (водители и механики) и складские службы (кладовщик). На крупных предприятиях и в учреждениях образования должности начальника АХО соответствует должность заместителя директора по АХЧ или АХР (административно-хозяйственной части или работе).

Обязанности начальника АХО .

Начальник АХО отвечает за уборку и содержание помещений и связанных с ними территорий с учетом санитарных и противопожарных норм. Он организовывает текущий и капитальный ремонт строений, заключает с поставщиками коммунальных услуг и услуг связи договоры на обслуживание. Он обеспечивает работников расходными материалами на хозяйственное обслуживание и канцтоварами, по согласованию с директором – мебелью и оргтехникой.

Работа начальником АХО предполагает ответственность за обслуживание делегаций, посещающих предприятие.

Материальная ответственность, налагаемая должностными обязанностями, заставляет начальника АХО работать в тесном взаимодействии с бухгалтерией.

Начальник АХО ведет отчетность по деятельности отдела. Поощрения, наказания, прием на работу и увольнение работников отдела осуществляется директором по представлению начальника АХО.

Такое многообразие обязанностей требует от начальника АХО высокой коммуникабельности (умения общаться на любом уровне), ответственности, дисциплинированности, пунктуальности, мобильности, самостоятельности, стрессоустойчивости. Он должен обладать навыками работы с документами, универсальными инженерно-техническими познаниями.

На такую должность может претендовать человек с высшим профессиональным или средним специальным образованием и опытом работы в этой сфере не менее 2 и 5 лет, соответственно. Чаще всего, в силу специфики требований, это лица мужского пола 30-45 лет (женщины занимают должности офис-менеджера и завхоза в небольших учреждениях). В зависимости от региона и предприятия зарплата начальника АХО по России колеблется от 1000 до 2000 в долларовом эквиваленте.