образец правил ведения личных дел в организации. Этот документ обязателен для утверждения в организации? Заранее спасибо за ответ!

Рассмотрим ваши вопросы:

1) алгоритм ведения личных дел и формирования архива (так как информации очень много, и она в основном касается государственных учреждений). Как можно максимально упростить процедуру ведения архива, не нарушив закон?

Личное дело представляет собой систематизированный комплекс необходимых персональных и исходных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность работника на различных должностях в данной организации или на руководящих должностях в определенной отрасли.

Законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел только на государственных гражданских служащих и муниципальных служащих. Для остальных работников обязательность ведения личных дел определяется локальными нормативными актами организации, базируется на традициях ведения личных дел, выработанных длительной практикой.

Следовательно, можно составить следующий алгоритм:

1. Формирование личного дела

Личное дело формируется в картонной обложке (папке-регистраторе), на которой должен быть обозначен присвоенный ей номер по журналу учета личных дел. Обложки личных дел имеют порядковую нумерацию, соответствующую общему количеству дел. Обложки используются для хранения помещенного в нее личного дела только работающего сотрудника. При формировании дел можно ориентироваться на Правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Рекомендуем в начале каждого личного дела оформлять бланк внутренней описи: она поможет оперативно найти необходимый документ - видно, на какой странице дела он размещен. Такая опись подшивается сразу при заведении личного дела и заполняется по мере поступления документов. Если в течение трудовой деятельности работника какой-либо документ изымается из личного дела, об этом в описи делается отметка в графе "Примечание".

Формирование личного дела происходит в течение всей трудовой деятельности сотрудника и завершается при его увольнении.

Порядок формирования личных дел сотрудников утверждается руководителем отдела кадров (если такого подразделения нет - руководителем организации). Данный порядок может быть прописан в приказе, распоряжении или в специальной инструкции. Как правило, в личное дело включаются следующие документы:

Более подробно как сформировать личное дело см. ниже по тексту.

1. Пополнение новыми документами

Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу, так как дело заводят сразу же после издания приказа о приеме сотрудника на работу. В процессе трудовой деятельности личное дело пополняется другими документами. Последним, завершающим документом в папке личного дела будет копия приказа о расторжении трудового договора.

Документы располагают в личном деле в хронологическом порядке по мере их поступления (п. 3.5.5 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

1. Хранение личных дел

Личные дела работников должны храниться в отделе кадров. А вот после увольнения личное дело нужно подготовить к передаче в архив.

Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве. Личные дела сотрудников должны храниться 75 лет, а личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов фирмы, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, - постоянно.

В отделе кадров личные дела хранятся в последовательности номеров, в архиве - по алфавиту фамилий работавших. Для быстрого поиска дел служит алфавитная карточка или указатель. В небольших организациях дела располагаются в шкафу в порядке алфавита. Личные дела хранятся отдельно от трудовых книжек.

Как подготовить кадровые документы к передаче в архив см. ниже по тексту.

Также необходимо отметить, что личные дела следует учитывать и регистрировать в книге (журнале) учета личных дел. В журнале графы: номер дела, фамилия и инициалы работника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета, роспись работника, ответственного за ведение личных дел. В номенклатуре дел кадровой службы личные дела вписываются одной строкой: "Личные дела работников".

Личные дела хранятся в кадровой службе и ведутся работником этой службы, назначенным приказом руководителя организации ответственным за эту работу.

Доступ к личным делам регламентируется руководителем организации в соответствии с общим порядком доступа к конфиденциальным документам и персональным данным.

Правильное формирование и хранение личных дел сотрудников организации дает возможность обеспечить полную конфиденциальность находящихся в личных делах документов, исключить несанкционированный доступ к личным делам посторонних лиц. При правильном ведении личных дел значительно облегчаются работа с делами и своевременное внесение в них необходимых дополнительных документов и сведений.

Следует отметить, что вся информация, хранящаяся в личном деле, относится к категории персональных данных, работодатели должны соблюдать нормы и требования Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных", а также нормы гл. 14 ТК РФ. В связи с тем, что на работодателя возлагается обязанность по защите персональных данных, рекомендуется оборудовать офис отдела кадров таким образом, чтобы исключить возможность хищения и утраты личных дел (например, приобрести несгораемые шкафы). Лица, уполномоченные на ведение и хранение личных дел работников, могут привлекаться к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в указанных личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения этих дел.

автобиография;

заявление о приеме на работу;

копия документа, удостоверяющего личность;

копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

копия ИНН;

должностная инструкция;

копии документов об образовании;

личные заявления работника;

трудовой договор;

копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;

аттестационные листы;

отзывы должностных лиц о работнике;

справки о состоянии здоровья;

Если, несмотря на отсутствие законодательных предписаний, организация решит ввести систему личных дел, то в качестве рекомендательных материалов можно использовать приведенные выше нормативные акты, касающиеся госслужащих. Кроме того, соблюдайте правила оформления документов, установленные, в частности, в (принят и введен в действие ), в , одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. (коммерческим организациям соблюдать все требования, приведенные в этом документе, необязательно) ( введения к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Также существуют нормативные акты, регламентирующие особенности формирования личных дел в соответствующих ведомствах ( Правил, утвержденных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Пополнение новыми документами

Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу, так как дело заводят сразу же после издания приказа о приеме сотрудника на работу. В процессе трудовой деятельности личное дело пополняется другими документами. Последним, завершающим документом в папке личного дела будет копия приказа о расторжении трудового договора. Такой порядок следует из пунктов и Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Документы располагают в личном деле в хронологическом порядке по мере их поступления ().

Ситуация: Нужно ли заверять копии документов сотрудника в личном деле

Законодательство не требует заверять копии документов, которые хранятся в личном деле сотрудника. Например, в документах, регулирующих порядок формирования личных дел, в частности, госслужащих, для которых формирование таких дел , использована формулировка именно «копии документов», а не «заверенные копии» ().

Исходя из указанного можно сделать вывод, что заверять копии необязательно. Вместе с тем, на практике из-за отсутствия юридической значимости у обычных копий документы, особенно представленные сотрудником от сторонних организаций и учреждений, все же рекомендуется заверять и подшивать в дело заверенные копии. Заверенная копия укажет, в частности, на дату ее оформления и сориентирует в актуальности при дальнейшем использовании. Ведь в документ со временем могут вносить изменения, например в трудовую книжку, или он может и вовсе утратить актуальность, например паспорт, который сотрудник может переоформить при наступлении определенного возраста.

Заверяя копии документов, соблюдайте , установленные (принят и введен в действие ).

Ситуация: Когда нужно составить внутреннюю опись документов личного дела

Внутреннюю опись документов сразу вложите в дело и заполняйте ее по мере поступления в него документов. Перед сдачей дела на архивное хранение на описи сделайте итоговую запись, в которой укажите, сколько всего документов находится в деле и из скольких листов оно состоит. Подтверждают такой порядок положения Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов, их индексах, наименовании и количестве листов дела. При этом сами листы внутренней описи пронумеруйте отдельно.

Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке (). Поэтому вначале во внутреннюю опись внесите документы, которые были приняты или оформлены при приеме на работу данного сотрудника, и далее - в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу. Подписать внутреннюю опись должен сотрудник, ответственный за ее составление.

Хранение личных дел

В отделе кадров храните личные дела только работающих сотрудников. Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив. Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов. Такой порядок следует из Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец - бланки листов-заверителей дела ().

Личные дела сотрудников храните 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, - постоянно ( перечня, утвержденного ).

Ревизия личных дел

Для систематизации данных и проверки наличия личных дел и правильности их оформления ежегодно можно проводить их ревизию. Результаты такой проверки оформите актом (например, за образец можно взять форму, приведенную в к ). Отметки о проверке личного дела проставьте в дополнении к личному листку по учету кадров.

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

1. Ответ: Как подготовить кадровые документы к передаче в архив организации

Архив организации

Чтобы обеспечить сохранность документов, организация (). В этом случае все структурные подразделения организации будут передавать документы, образующиеся в процессе их деятельности, на хранение в архив. В частности, кадровая служба сможет передать в архив организации , в отношении которых законодательством установлены .

Порядок подготовки документов для передачи в архив

Порядок подготовки документов для их передачи в архив приведен в , одобренных При этом коммерческим организациям соблюдать все требования, приведенные в этом документе, необязательно ( введения к Правилам, одобренным ).

Указанные организации вправе разработать собственный порядок подготовки документов к архивному хранению и закрепить его в своих внутренних документах, например в Положении об архиве ().

В любом случае (независимо от установленного в организации порядка) определите сотрудника, ответственного за подготовку документов (в т. ч. кадровых) к их передаче на архивное хранение. Соответствующие обязанности могут быть возложены на сотрудника, например, руководителя. Это следует из положений пункта 6.3 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, утвержденного ).

Проведение экспертизы ценности документов

По общему правилу передаче документов (в т. ч. кадровых) на хранение в архив организации предшествует . Ее проводят ежегодно, чаще всего в начале календарного года ( Правил, одобренных ).

Чтобы провести экспертизу ценности документов, создайте экспертную комиссию ( Правил, одобренных ). Для этого издайте приказ в . В состав комиссии должно входить не менее трех человек. В обязательном порядке включите в него руководителя архива организации или сотрудника, ответственного за архив. Председателем комиссии назначьте одного из руководящих сотрудников организации (например, руководителя отдела кадров). Такой порядок формирования экспертной комиссии приведен в Правил, одобренных

По ходу проведения экспертизы комиссия отбирает:

дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу. Такие дела подлежат передаче в архив организации;

дела с временными сроками хранения. Такие дела остаются на хранении в соответствующих структурных подразделениях;

дела, сроки хранения которых истекли. Такие дела .

Дела для передачи в архив организации отбираются путем их полистного просмотра и (п. , Правил, одобренных ).

Передача в архив электронных документов

Если структурное подразделение передает на хранение в архив организации электронные документы, то процедура передачи состоит из следующих этапов:

проверки физического состояния носителей электронных документов;

записи электронных документов на машинные носители;

проверки качества записи;

проставления архивных шифров на единицах хранения (на футлярах);

описания электронных документов и подготовки комплекта сопроводительной информации (в т. ч. ).

Результат деятельности комиссии

По результатам экспертизы ценности документов комиссия составляет описи дел, отобранных для передачи в архив организации. Это описи дел:

Электронные документы, переданные в архив организации, отражают в отдельной описи ( Правил, одобренных ). Ее также приведена в , одобренных

Передача дел в архив организации

Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. Дела передавайте по графику, установленному архивом. Он должен быть согласован с руководителями структурных подразделений и утвержден руководителем организации.

Сдаточные описи дел для их передачи в архив составляет структурное подразделение (кадровая служба) в трех экземплярах по , приведенной в приложении 12 к Правилам, одобренным ( Правил, одобренных ).

Сотрудник архива принимает каждое дело в присутствии сотрудника кадровой службы. При этом в описи дел ставится отметка о наличии дела.

Иван Шкловец,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Образец

Закрытое акционерное общество «Альфа»

ПОЛОЖЕНИЕ

О ФОРМИРОВАНИИ, ВЕДЕНИИ И ХРАНЕНИИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ

1. Общие положения

1.1. Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

1.2. Личные дела оформляются на всех работников.

1.3. Ведение нескольких личных дел на одного работника не допускается.

1.4. Ответственность за ведение личных дел возлагается на отдел персонала.

2. Формирование личных дел работников

2.1. Материалы личного дела формируются в следующем порядке:

2.1.1. Титульный лист личного дела печатается на бланке организации и должен включать:

наименование организации;

указание номера экземпляра личного дела;

заголовок и номер дела;

фамилию, имя, отчество работника;

дата оформления личного дела;

дата окончания личного дела (увольнения работника и закрытия личного дела);

количество листов (заполняется после закрытия личного дела);

срок хранения.

2.1.2. Папка для хранения личного дела:

должна быть выполнена из прочного износоустойчивого материала (пластик или жесткий картон);

должна иметь внутреннее крепление для жесткой фиксации (сшива) материалов личного дела в хронологическом порядке (пружинный скоросшиватель и т.д.);

титульный лист обложки папки с внутренней стороны должен иметь карман или конверт для хранения фотографий, карточки заместителя личного дела;

папка должна закрываться с четырех сторон, иметь возможность фиксации обложки (защелки, тесемки, гибкий фиксатор и т.д.).

2.1.3. Каждое личное дело должно иметь карточку-заместитель личного дела.

2.1.4. В случае служебной необходимости (для руководителей и заместителей руководителей территориальных органов) личное дело может формироваться в двух экземплярах, при этом первый экземпляр личного дела хранится по месту фактического пребывания работника (по месту ведения и хранения трудовой книжки), а второй экземпляр - в кадровой службе представителя нанимателя.

2.1.5. К личному делу приобщаются:

письменное заявление с просьбой о приеме на работу;

собственноручно заполненная и подписанная гражданином анкета установленной формы с приложением фотографии;

медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на работу (в случае необходимости, если это требует занимаемая должность);

копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

копия трудовой книжки и (или) документов, подтверждающих прохождение военной или иной службы;

копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);

копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;

копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;

экземпляр трудового договора.

2.1.6. Приобщаются к личному делу в хронологическом порядке, по мере поступления, в период работы:

документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности связано с использованием таких сведений;

копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);

копии актов о переводе работника на иную должность, о временном замещении им иной должности (копии приказов о переводах, перемещениях, временном замещении должности и др.);

экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор;

аттестационный лист работника, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;

копии документов о включении работника в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;

копии решений о поощрении работника, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены (копии приказов о поощрении или применении в отношении работника мер дисциплинарного воздействия);

копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении работника от замещаемой должности;

копия документа об освобождении работника от замещаемой должности, о прекращении трудового договора (копия приказа об увольнении).

2.1.7. В личное дело работника вносятся также письменные объяснения, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела.

2.1.8. К личному делу работника приобщаются иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

2.1.9. Документы, приобщенные к личному делу, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись.

2.1.10. Документы в личном деле работника располагают в хронологическом порядке (по дате их издания или составления).

2.1.11. Должностные лица отдела персонала, уполномоченные на получение, обработку, хранение, передачу и любое другое использование персональных данных работников не менее одного раза в год должны знакомить их с материалами личного дела.

3. Учет и хранение личных дел работников

3.1. Личные дела работников учитываются и регистрируются в Журнале учета личных дел.

3.2. Личные дела работников должны храниться в помещении отдела персонала в закрывающихся металлических несгораемых шкафах или сейфах, исключающих случайное ознакомление третьих лиц или утрату материалов личного дела.

3.3. После увольнения работника его личное дело перемещается из архива личных дел действующих работников и помещается в архив работников уволенных, где хранится в течение 10 лет со дня увольнения, после чего передается в архив территориального органа.

3.4. Личные дела гражданских служащих, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, хранятся отделом персонала в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.

3.5. Персональные данные, внесенные в личные дела работников, иные сведения, содержащиеся в личных делах работников, относятся к сведениям конфиденциального характера (за исключением сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации), а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, - к сведениям, составляющим государственную тайну.

3.6. Отдел персонала обеспечивает защиту персональных данных от несанкционированного доступа и копирования.

3.7. Работники, уполномоченные на ведение и хранение личных дел, могут привлекаться в соответствии с законодательством Российской Федерации к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в указанных личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения личных дел.

4. Выдача личных дел работников во временное пользование

4.1. Выдача личных дел работникам организации во временное пользование для ознакомления с внесенными в него сведениями может производиться с разрешения руководителя отдела персонала.

О выдаче дела составляется акт, один из экземпляров которого передается вместе с делом (документом) представителю запрашивающей стороны, а второй экземпляр хранится в делах организации до возвращения дела (документа) в место хранения. Выдача во временное пользование для включения в личные дела новых документов, внесения записей и т.п. производится только на время, которое фактически необходимо для выполнения соответствующих действий, согласно списку лиц, имеющих право на получение личных дел, утвержденным руководителем организации. Факт выдачи личного дела фиксируется в карточке-заместителе.).

4.2. Работа (ознакомление) с личными делами производится в специально оборудованном помещении отдела персонала, а время работы (ознакомления) ограничивается пределами одного рабочего дня.

В конце рабочего дня лицо, ответственное за обращение с личными делами, обязано убедиться в том, что все личные дела, выданные во временное пользование, возвращены на места хранения, и, если необходимо, принять меры к их возвращению или розыску.

Ознакомление работника под расписку с личным делом, производится в присутствии уполномоченного должностного лица (лица, ответственного за обращение с личными делами). Ознакомление сотрудников с личными делами производится не реже одного раза в год, а также по просьбе указанных лиц во всех иных случаях, предусмотренных законодательством РФ.

4.3. В процессе ознакомления с личным делом сотрудникам организации запрещается: