Руководитель небольшого бизнеса вполне может вести бюджет самостоятельно. ПРОВЕРЕНО! Если заниматься ведением бюджета регулярно, не реже одного или двух раз в неделю, то начинаешь "чувствовать" свое предприятие и, как следствие, умело балансировать между осмотрительностью и деловым азартом.

Итак, бюджет. Бюджет обычно требуется в трех случаях:
1. Вы студент и вам нужен классический БДДС.
2. Берете кредит в банке, нужен план доходов и расходов и прогноз движения денежных средств.
3. У вас реальный бизнес и вы хотите, зарабатывать больше, тратить меньше, при этом всегда видеть полную финансовую картину .

Это разные бюджеты. Чтобы не томить ожиданием студентов и заемщиков, даем ссылку первых двух бюджетов. Скачивайте. А сами пойдем дальше. Реальный бизнес гораздо интереснее.

Скачать классический бюджет движения денежных средств. Образец.

Скачать план доходов и расходов, прогноз движения денежных средств. Образец.

Постараемся подойти к такому важному вопросу, как изучение процесса бюджетирования по старинке. Так устав Смольного института настоятельно требовал, "чтобы дети всегда имели вид бодрый, веселый, довольный и "вольные действия души". Поэтому предписывалось отнюдь не делать из наук предметов скуки, горя и отвращения, а облегчать всякими способами усвоение знаний.Для начала предлагаем скачать образец Бюджета движения денежных средств для реального бизнеса (далее по тексту "Бюджет"). В отличии от Бюджета доходов и расходов этот инструмент делает акцент не на планируемую прибыль, а на возможность практически контролировать денежный поток.

Скачать Бюджет движения денежных средств для реального бизнеса. Образец.

Данный бюджет подойдет для небольшого производственного предприятия, предприятия, занимающегося оптовой торговлей или строительно-монтажными работами. Это тот случай, когда доходы и затраты лучше вести по заказам или проектам.

Бюджет выполнен в электронных таблицах Excel. Он прост в эксплуатации, не требует специальных знаний по информационным технологиям. Все расчеты сделаны на основе формулы СУММЕСЛИМН и функции "Проверка данных". В состав файла входят два основных листа: Лист "Бюджет движения ДС"и Лист "Реестр платежей".

Лист "Бюджет движения ДС" включает в себя ячейки с формулами (окрашены) с данными о фактических поступлениях и затратах и пустые ячейки (белого цвета) для планируемых данных.

Начинать работу с Бюджетом движения денежных средств следует с Листа "Бюджет движения ДС". В колонку "Проект" необходимо занести данные о заказах или проектах. Можно корректировать статьи расходов разделов "Постоянные затраты", "Финансовая деятельность", "Инвестиционная деятельность", добавлять копированием строки раздела "Проект".

Затем необходимо заполнить колонки с планируемыми данными, при этом оплаты за ТМЦ, услуги и т.д. по проектам надо проставить со знаком "минус".

Теперь в строке "Начало Банк" хорошо видны кассовые разрывы (отрицательные значения).

Переходим к Листу "Реестр платежей". В реестр платежей можно вносить планируемые к оплате документы в две очереди.

Для того, чтобы фактические данные по поступлениям корректно отражались на Листе "Бюджет движения ДС", необходимо не только выбрать «Проект»,

но и в колонке «Вид расходов» выбрать «Оплата от заказчика». Сумму прихода надо проставить со знаком «минус».

Аналогично, при оплате за товар, материалы, услуги, которые можно прямо отнести на проект, необходимо не только выбрать «Проект», но и в колонке «Вид расходов» выбрать «Оплата поставщику».

Наименование статей общехозяйственных затрат можно изменять, но для этого следует перейти на Лист "Бюджет движения ДС".

Работать можно с несколькими расчетными счетами, кассой, подотчетными суммами, при этом наименование банков можно изменить в строках 5-15, а в колонке "Сальдо" проставить первоначальные входящие остатки.

Начинать работу по разнесению фактических оплат лучше сравнив Текущего сальдо таблицы с Входящим остатком выписки банка. Аналогично, заканчивать работу сравнением с Исходящим остатком выписки банка. Это хорошая привычка, она позволяет контролировать себя.

Итак, Бюджет готов. Через неделю работы, процесс внесения фактических данных и корректировки планируемых будет занимать совсем немного времени. А Вы сможете полностью сосредоточиться на развитие своего дела, привлечении новых клиентов, повышении объема продаж и иными важными и полезными делами.

Такой Бюджет хорошо сочетается с удобным Табелем учета рабочего времени в разбивке по проектам и категориям сотрудников и его легко приспособить для целей Раздельного учета ГОЗ.

Бюджет может быть первым шагом в освоении навыков разработки финансовой стратегии. Вникнув в специфику бизнеса, разложив по полочкам все затраты, можно без особого труда перейти к более серьезным аналитическим процедурам. Так, с помощью сервиса "Финансы в кулаке" можно расписать точные действия, которые помогут решить проблемы бизнеса, сократить расходы, увеличить прибыль и ваш доход.

Приходилось ли вам сталкиваться с трудностями при подготовке отчета о движении денежных средств «вручную»? Много работы, расчетов, корректировок и иногда цифры просто не складываются. Рассмотрим, как можно за 7 шагов составить кэш-фло по МСФО косвенным методом, избежав типичных ошибок.

Процесс составления отчета о движении денежных средств (кэш-фло) может стать одной из самых сложных проблем независимо от того, используете ли вы US GAAP (если вы находитесь в США) или МСФО (если вы находитесь в одной из более чем 120 стран мира, применяющих МСФО).

Многие люди сталкиваются с проблемами при подготовке кэш-фло, потому что:

• Это единственный бухгалтерский отчет, формируемый на кассовой основе, а не на основе начислений;
• Статьи отчета должны быть скорректированы, чтобы исключить неденежные операции, что может быть довольно затруднительным.

Может быть, это выглядит очень сложно, но не сомневайтесь, люди делают гораздо более серьезные ошибки в процессе учета, чем при составлении кэш-фло.

Рассмотрим косвенный метод подготовки отчета о движении денежных средств в соответствии с МСФО (IAS) 7. Этот метод работает, только если вы ориентируетесь в следующих вопросах:

• Вы уже знаете, что такое отчет о движении денежных средств и его составляющие (основная деятельность, инвестиции, финансовая деятельность и итоги).
• Вы понимаете основы движения денежных потоков, взаимосвязи между основными финансовыми отчетами (баланс, отчет о прибылях и убытках и т. д.), бухгалтерский учет как таковой и т. д.
• У вас есть доступ к различным учетным данным. Иногда вам нужно будет внести некоторые корректировки, и вам будет намного удобней, если вы можете быстро получить доступ к необходимой информации.
• Вы сохраняется спокойствие, и без нервов и стресса можете сконцентрироваться на этой прекрасной задаче.

Рассмотрим пример систематического подхода для подготовки отчета о движении денежных средств в Excel .

Имейте в виду, это только демонстрация того, как можно сделать кэш-фло косвенным методом «вручную», шаг за шагом, а не объяснение деталей отдельных корректировок или других технических деталей.

Шаг 1: Подготовка - сбор основных документов и данных.

Для начала вам нужно собрать, по крайней мере, следующие документы:

• Отчет о финансовом положении (бухгалтерский баланс, т.е. "statement of financial position" в терминах IFRS ) по состоянию на конец текущего отчетного периода (исходящие остатки) и на начало текущего отчетного периода (входящие остатки);
• Отчет о совокупном доходе (отчет о прибылях и убытках + отчет о прочем совокупном доходе, если применимо, т.е. "statement of comprehensive income" в терминах IFRS ) за текущий отчетный период;
• Отчет об изменениях в капитале (т.е. "statement of changes in equity" в терминах IFRS ) за текущий отчетный период;
• Отчет о движении денежных средств (т.е. "statement of cash flows" в терминах IFRS ) за предыдущий отчетный период. Вы можете обойтись и без него, но это хороший источник потенциальных повторяющихся корректировок для текущего периода;
• Раскрытие информации о существенных операциях в вашей компании в течение текущего отчетного периода. Вы, конечно, также можете скорректировать свой кэш-фло и с учетом несущественных операций, но это не приведет к существенному изменению информационной ценности отчета о движении денежных средств.

Как получить первые четыре отчета - абсолютно очевидно, но какие источники информации о существенных операциях можно использовать? Вот краткий список таких источников:

• крупные договоры, заключенные вашей компанией в течение и до конца отчетного периода (аренда, хеджирование, строительство - все виды);
• протоколы или меморандумы с заседаний ключевых органов управления вашей компании, таких как заседания совета директоров, собрания наблюдательного совета, собрания акционеров, собрания комитетов по аудиту и т. д.;
• файлы из вашего юридического отдела, связанные с любыми судебными разбирательствами в отношении вашей компании (и наоборот);
• документы из вашего отдела, управляющего инвестициями или внеоборотными активами. В этих документах следует искать крупные сделки покупки, продажи, обмена и другие операции с основными средствами или финансовыми инструментами.

Это всего лишь общий список, но вы без сомнения знаете, какие операции могут быть значительными в вашей компании - так что идите, спрашивайте и ищите там, где по вашему мнению, это уместно.

Шаг 2. Расчет изменений в балансе.

Теперь возьмите входящие и исходящие остатки отчета о финансовом положении и создайте простую таблицу с тремя столбцами:

• 1-й столбец - название статьи баланса (например, внеоборотные активы),
• 2-й столбец - исходящий остаток на конец текущего периода и
• 3-й столбец - исходящий остаток на конец прошлого периода (т.е. входящий остаток на начало текущего периода).

Шаг 3: Поместите каждое изменение балансового отчета в отчет о движении денежных средств.

Сначала вы должно подготовить пустой отчет о движении денежных средств, готовый к дальнейшей работе. В идеале вы можете использовать отчет о движении денежных средств за предыдущий период, взяв оттуда структуру и название отдельных статей.

Вполне возможно, у вас будут одни и те же статьи в кэш-фло за текущий период. В любом случае, вы всегда можете добавить новые статьи, если это необходимо.

Каждое изменение в балансе также оказывает определенное влияние на отчет о движении денежных средств, а если нет (когда движение в балансе является полностью неденежной операцией), оно будет скорректировано в последующие периоды.

Теперь вы должны просмотреть все изменения в балансе и заполнить каждую статью в пустой форме отчета о движении денежных средств.

Например, вы подсчитали, что изменение ваших основных средств составляет -10 000, поэтому вы вводите этот показатель в раздел «Инвестиционная деятельность » по статье «». При этом значение -10 000 означает, что компания потратила деньги на покупку основных средств.

Вы должны перенести каждое изменение в балансе в отчет о движении денежных средств.

Когда вы закончите, у вас будет отчет о движении денежных средств с 2 столбцами:

• 1-й столбец - названия статей, соответствующих денежным потокам;
• 2-й столбец - изменения в балансовом отчете.

Итоговая сумма 2-го столбца должно быть равна 0 (без промежуточных итогов). Если это не так, вы где-то ошиблись.

Шаг 4: Внесите корректировки для неденежных операций из отчета о совокупном доходе.

К настоящему моменту у вас есть прочная база для успешного составления кэш-фло. Однако пока эти цифры ничего не значат.

Изучите отчет о прибылях и убытках и прочем совокупном доходе. Затем определите любые суммы, в которые могут отражать неденежную операцию. Типичные неденежные корректировки обычно следующие:

• расходы на амортизацию;
• процентные доходы и расходы;
• расходы от признания и доходы от прекращения признания задолженности;
• переоценка резервов;
• курсовые разницы на конец периода;
• переоценка определенных активов и обязательств на конец периода;
• бартерные операции;

и многое другое.

Как только вы идентифицируете неденежную операцию, просто внесите корректировку в отчет о движении денежных средств.

Добавляйте каждую корректировку в отдельный столбец.

Внесение этих корректировок напоминает проводки - одна и та же цифра добавляется по одной статье и вычитается из другой. Хитрость заключается в том, чтобы определить:

• 1) на какие статьи денежных потоков влияет неденежная операция и
• 2) где - плюс, а где - минус.

Например, возьмем амортизационные расходы. Эта операция приводит к неденежному уменьшению показателя прибыли, поэтому ее следует добавить обратно.

Внесите эту цифру в основную деятельность под заголовком «Корректировки для неденежных статей: амортизация » со знаком «плюс».

Но куда мы помещаем ту же цифру со знаком минус? Амортизация искусственно завысила общую сумму платежей на покупки основных средств. Поэтому мы просто вычитаем ее из инвестиционной деятельности - статья «Приобретение основных средств ». Контрольная итоговая сумма по столбцу этой корректировки должна быть равна 0.

Продолжайте, пока не закончите со всеми выявленными неденежными корректировками из отчета о прибылях и убытках и совокупном доходе. И не забудьте проверить свои итоги после каждой корректировки.

Это, вероятно, самая сложная часть , потому что иногда трудно определить, к каким денежным потокам относится корректировка и какой знак следует использовать. Но главный принцип всегда состоит в том, чтобы делать обе части корректировки (плюс и минус) и контролировать, чтобы ваши итоговые значения были равны 0.

Шаг 5: Внесите корректировки для неденежных операций из раскрытий и прочей информации.

Шаг 5 в значительной степени аналогичен шагу 4, но теперь вы должны изучить другие источники информации. Некоторые из них перечислены в шаге 1.

Например, вы узнали, что ваша компания заключила новый договор аренды на значительную сумму. Это скорее всего означает корректировку, наверняка скрытую, потому что с одной стороны в увете было отражено увеличение основных средств, которые не были куплены за деньги.

С другой стороны, было отражено увеличение ссудной задолженности или обязательств по аренде, но компания не получила никаких денежных средств. Таким образом, вы должны для этой операции сделать корректировку точно так же, как описано в шаге 4. Помните, что итог корректировки всегда ​​должен быть равен 0.

Продолжайте до тех пор, пока не просмотрите всю информацию, которую вы считаете уместной или необходимой.

Шаг 6: Проверьте изменения существенных статей баланса и внесите соответствующие корректировки.

Этот шаг - для по-настоящему добросовестных и трудолюбивых людей. Вы можете пропустить его, если хотите, но его рекомендуется делать вполне очевидным причинам: вы будете почти уверены, что внесли все существенные неденежные корректировки в свои денежные потоки, не опуская что-то важное.

Если вы уверены, что у вас есть вся необходимая информация из различных отделов вашей компании, это прекрасно. Но если вы не уверены в этом, то желательно сделать этот шаг.

Это довольно легко. Просто возьмите самые большие или важные статьи баланса и проверьте, учитывается ли каждое движение по ним в вашем кэш-фло.

Например, основные средства.

Вы можете обнаружить, что изменение основных средств было следующим:

исходящий остаток ОС =
начальный остаток ОС
+ приобретение ОС за деньги
+ приобретение ОС по аренде
- амортизация
- убыток от продажи ОС
- продажа ОС за деньги.

Какие операции из этой формулы являются неденежными? Вероятно, следующие: приобретение ОС по аренде, амортизация и убыток от ликвидации ОС. Для каждой из этих неденежных операций необходимо внести корректировку.

Шаг 7: Расчет итогов и выполнение окончательной проверки.

Предположим, что к этому моменты вы проделали большую работу, внесли множество корректировок, проверили движения в материальных статьях баланса и ваши итоговые значения всегда равны 0.

У вас есть огромный файл Excel, в котором 1-й столбец - это названия статей, 2-й столбец - это изменения в балансе, а остальные столбцы - отдельные корректировки.

Остается нарисовать последний столбец. И, как вы догадались, эта последняя колонка и будет представлять собой сам отчет о движении денежных средств. По каждой строке отчеты вы должны сделать «горизонтальные» итоги, или, другими словами, суммировать числа всех столбцов по горизонтали. Эта сумма будет представлять собой соответствующее движение денежных средств по данной статье.

Затем проверьте правильность этих цифр. Например, вы получили определенную сумму по строке «Приобретение основных средств » - сверьте эту сумму с учетными записями или уточните у своего инвестиционного отдела, были ли денежные платежи за основные средства в течение этого периода. Если суммы расходятся - вы, должно быть, что-то пропустили или допустили какую-то другую ошибку.

Наконец, посмотрите на «вертикальный» общий итог последнего столбца - если это 0, значит вы победитель и заслуживаете того, чтобы немного расслабиться.

Приведенный выше метод подходит также для консолидации кэш-фло, при условии, что компании группы используют общую функциональную валюту.

Для консолидации кэш-фло, составленного косвенным методом, для группы, компании которой используют разные иностранные валюты, следует использовать подход, .

Введение

Предполагается, что читатель уже знает что такое платежный календарь и зачем нужен, в связи с этим далее будут обсуждаться только практические вопросы организации платежного календаря. Кроме того, желательно минимальное владение терминологией бюджетирования (понимание таких терминов как «бюджет», «лимитирование», «ЦФО»). Если все вышеперечисленное для Вас понятно, предлагаю определиться, а насколько вообще правилен поход, предусматривающий ведение платежного календаря в MS Excel? Существуют разные прямо-противоположенные мнения, т.к. здесь не все так просто. Попытаемся быть объективными. Если у Вас есть программный продукт, в котором Вы ведете оперативный или бухгалтерский учет, то скорее всего Вам лучше вести платежный календарь именно в этом продукте, даже если его функционал не вполне Вас удовлетворяет. Если речь идет об 1С, то, возможно, имеет смысл доработать ее с тем, чтобы вести платежный календарь в базе данных. Но, как всегда, есть исключения из правил, о которых Вы сможете узнать в конце следующего блока статьи.

Плюсы и минусы использования MS Excel в качестве платформы для организации платежного календаря

Перед тем как рассказывать об организации платежного календаря в MS Excel хочу перечислить основные недостатки такого подхода.

1) Отсутствие контроля ссылочной целостности - MS Excel не контролирует пользователей, если те хотят удалить значение какой-нибудь ячейки. Можно с этим косвенно бороться установкой защиты ячеек, или макросами, но проблема может проявится в любой момент;

2) Проблема с многопользовательским режимом работы - организовать некое подобие многопользовательского режима в MS Excel можно, если речь идет о двух-трех пользователях, но если пользователей будет больше лучше задуматься о базе данных;

3) Разграничение доступа и конфиденциальность - все пароли в MS Excel очень легко ломаются, при желании даже далекий от ИТ-индустрии человек сможет легко найти несколько таких способов в открытых источниках. Таким образом, к файлу доступ должен даваться только проверенным людям;

4) Повторный ввод данных - в отличии от 1С готовых обработок обмена между MS Excel и клиентом банка не существует, сделать конечно же можно, но дешевле будет доработать используемую Вами базу данных с тем, что бы вести платежный календарь в ней. Впрочем на небольших объемах операций использование обработок значительной экономии трудозатрат не дает;

5) Ограничение на размер базы - большой массив данных MS Excel не потянет, хотя для средних размеров фирмы возможностей MS Excel хватит.

Из всего вышесказанного можно сделать следующий вывод - использование MS Excel для организации платежного календаря допустимо при одновременном соблюдении следующих условий:

1) Объем платежных операций в день не превышает 20-30 документов;

2) С файлом работает не боле трех доверенных лиц;

3) У Вас нет функционала платежного календаря в используемом программном продукте для бухгалтерского или оперативного учета.

Надеюсь понятно, что вышеперечисленные условия не являются догмой, но позволяют «ощутить» допустимые пределы.

Теперь несколько слов о нюансах, которые могут перевесить недостатки организации платежного календаря в MS Excell. Дело в том, что помимо собственно реестра платежей и платежного календаря данный файл может еще выполнять дополнительные вкусные функции - например составление бюджетов и лимитирование платежей относительного бюджетов, а недостатки MS Excel по повторному вводу данных вполне можно компенсировать, организовав двухсторонний обмен с платежной подсистемой 1С. Дело в том, что если Вы собираетесь плотно работать с бюджетированием, то относительная эффективность MS Excel в сравнении со специализированных программными продуктами бюджетирования запросто может перевесить минусы использования MS Excel в качестве платформы платежного календаря. Поэтому, рассматриваемый в настоящей статье пример сразу содержит в себе элементы бюджетирования, а именно лимитирование платежей (без этого не вижу практического смысла в использовании MS Excel для организации платежного календаря). Если у Вас есть в MS Excel система бюджетов, то настроив достаточно простыми формулами из нее трансляцию лимитов платежей в платежный календарь Вы получите дешевый, простой и эффективный инструмент бюджетирования. Теперь, прояснив плюсы и минусы платежного календаря MS Excel, Вы сможете самостоятельно решить, использовать ли MS Excel для платежного календаря или нет.

Хочу также предупредить - целью статьи не является описание процесса разработки готового платежного календаря, который можно взять и начать использовать, ведь в таком случае статья была бы не нужна, достаточно было бы взять прилагаемый файл. Да и это уже была бы не статья, а книга. Поэтому, цель статьи - показать методику и принципы создания платежного календаря, с учетом практических нюансов настройки таблиц и формул в MS Excel. В рассматриваемом примере допущено несколько упрощений, с тем, что бы Вы смогли легче и быстрее понять пример, но обещаю, если у Вас есть минимальные знания MS Excel и некоторое время для внимательного изучения, то Вы сможете настроить под себя приведенный пример и он будет работать.

Концепция настройки платежного календаря в MS Excel

Концепция следующая:

1) Создаем на отдельных листах книги MS Excel ключевые классификаторы (статьи движения денежных средств и ЦФО, для рабочего примера еще могут понадобится например контрагенты, организации, банковские счета/кассы);

2) Задаем соответствия между статьями ДДС и ЦФО;

3) Создаем лист с бюджетом движения денежных средств (БДДС);

4) Создаем лист с реестром платежей (этот лист и будет основным рабочим местом);

5) Создаем лист с реестром увеличения лимитов (для сверхбюджетных заявок на расход денежных средств);

6) Создаем лист с таблицей данных, которая будет собирать все необходимые для платежного календаря данные;

7) Создаем сводную таблицу «Платежный календарь» - это, собственно, и есть Ваша цель;

8) Для целостной системы еще хорошо создать отчет, показывающий выполнение бюджета движения денежных средств, не обязательно - но рекомендую.

Добавлю так же, что можно дополнительно настроить выгрузку платежных поручений в 1С, и загрузку из 1С факта об оплатах и остатках на счетах/кассах. Кроме того, можно настроить обмен справочников с 1С, особенно таких больших как контрагенты. Процесс творческий - но при избытке времени и ресурсов главное не увлекаться процессом отшлифовки, ведь MS Excel обладает все-таки массой недостатков, и свою творческую энергию, возможно, лучше в таком случае направить на перевод платежного календаря в нормальную базу данных.

Создаем классификаторы

На каждый классификатор создаем отдельный лист, в нашем случае это листы «Классификатор ЦФО» и «Классификатор статей ДДС».

Со справочником статей ДДС есть другой нюанс - во многих случаях полная версия классификатора не нужна, по полной версией понимается наличие групп и доходных статей. Иногда нужен просто список статей ДДС по выплатам. Для этих целей заведите еще дополнительный лист «СтатьиДДС_Выплаты»

Полная же версия справочника статей ДДС пускай «обитает» на листе «Классификатор статей ДДС». После заполнения выплатных статей создайте именованный диапозон-список (вкладка «формулы»-«Присвоить имя»).

Значения в диапазон СтатьиДДС_Выплаты можно указывать ссылками с полного классификатора статей ДДС.

Важный шаг - это привязка с ЦФО статей ДДС. Кроме того, что это правильный шаг с точки зрения методологии управления предприятием посредством бюджетов, это еще значительно облегчит ввод данных по платежам и позволит сократить количество ошибок. Технически данная возможность организуется достаточно просто - на отдельном листе создается таблица, колонки которой именуются наименованиями ЦФО, а в строках вводятся соответствующие ЦФО статьи ДДС.

После этого ранее уже показанным способом (через присвоения имени диапазону) на каждое ЦФО создается свой именованный список.

Кроме перечисленных классификторов необходио создать также список периодов планирования, который будет служить разделителем бюджетных периодов. В частности этот список пригодится при вводе бюджета движения денежных средств, при увеличении лимитов и при добавлении заявок на расходование денежных средств.

Управление бюджетом (лимитами)

Для того, что бы контролировать текущие платежи на соответствие бюджету понадобятся две таблицы - «Бюджет ДДС» и «Увеличение лимитов». Создадим одноименные листы и разместим на них эти таблицы.

Для того, что бы ЦФО и периоды планирования не нужно было бы каждый раз впечатывать, можно добавить функционал выбора значений из списка. Покажем это на примере колонки «ЦФО» - выделяете заведомо большой диапазон ЦФО (для учебного примера достаточно и 20 строк, для рабочего примера нужно предусмотреть как минимум тысяч десять строк). После того как выделите диапазон на вкладке «Данные» в блоке кнопок «Работа с данными» нажмите на кнопку «Проверка данных», в открывшемся диалоговом окне в поле «Тип данных» выберите «Список», а в поле «Источник» впишите знак равно и наименование поименованного списка, в нашем примере это будет выглядеть так: =ЦФО.

После указанных манипуляций поле ЦФО будет заполнятся выбором из списка, что, несомненно, очень удобно.

Аналогичным образом следует настроить выбор в колонке «Период планирования»

Однако со статьями ДДС все немного сложнее. Выбор из полного списка неуместен, и тут нам пригодится возможность выбора значений из подчиненного списка.

Указав с поле источник не название списка, а функцию ДВССЫЛ(), возвращающую список по наименованию, мы сможем выводить для выбора только те статьи, которые относятся к данному ЦФО!

Если Вы хотите контролировать платежи на их соответствие бюджету (лимитирование платежей) - то перед Вами неизбежно встанет задача отражения факта увеличения лимитов. Для этих целей на листе «Увеличение лимитов» создайте таблицу, в которой будут поля регистрации (номер и дата), а также содержательные поля (ЦФО, Статья ДДС, Период планирования и сумма). Кроме того можно добавить произвольные поря, такие как «Причина увеличения лимита». Настройка выбора ЦФО, Периода планирования и Статей ДДС производится аналогично тому, как это мы сделали при разработке таблицы Бюджета ДДС.

Реестр платежей

Реестр платежей представляет собой таблицу, в которой следует регистрировать планируемые, осуществленные и аннулированные платежи. При наличии лимитирования платежей Вы сможете увидеть остатки по бюджету, а также настроить фильтр который предоставит Вам инструмент утверждения платежей на конкретную дату.

Вам следует наиболее ответственно подойти к дизайну (удобству) именно этой таблицы, т.к. с ней предстоит работать каждый день. Для того, что бы хотя бы немного продемонстрировать возможности MS Excel в части удобства интерфейса в пример включен макрос, помогающий упростить выбор дат, ниже функционал макроса будет показан в действии, но сам текст кода Вы сможете посмотреть в примере, в статье подробно на этом останавливаться не имеет смысла - тем более, что даты легко можно вводить вручную.

В целях регистрации операций создайте колонки «Номер заявки», «Дата заявки», «Номер платежки» и «Фактическая дата оплаты». С точки зрения лимитирования платежей (бюджетирования) ключевыми колонками являются «ЦФО», «Статья ДДС», «Период планирования» и, конечно же, «Сумма». Колонка «Остаток бюджета если оплатим» должна быть расчетной - т.е. считаться автоматически для информирования пользователя о текущем состоянии бюджета. Колонка «Желаемая дата оплаты» необходима для удобства утверждения платежей (в рабочем варианте целесообразно добавить еще колонку «Крайний срок оплаты»). Для регистрации факта утверждения платежа добавьте колонки «Утверждена» и «Планируемая дата оплаты». Отфильтровав таблицу по параметрам «Оплачена»=ЛОЖЬ, «Утверждена»=ИСТИНА Вы получаете таблицу, в которой изменением планируемой даты оплаты можно сформировать платежный календарь. Добавив фильтр «Планируемая дата оплаты» = текущая дата Вы получите список платежей на сегодняшний день.

Обсудим технические аспекты. Макросами, как уже говорилось выше, можно упростить ввод дат, реализовав возможность их выбора из календаря двойным щелчком по ячейке.

ЦФО и Периоды планирования настройте выбором из одноименных диапазонов, выбор статей ДДС настройте из подчиненных списков точно так же, как это было показано в разделе, посвященном БДДС. Наверное наиболее сложным моментом является расчет остатков по бюджету после заявки. Для этого следует воспользоваться отличной функцией СУММЕСЛИМН().

Формула должна «вытащить» по связке ЦФО-СтатьяДДС-ПериодПланирования бюджет ДДС (основной лимит с листа «Бюджет ДДС»), добавить к нему дополнительный лимит с листа «Увеличение лимитов» и отнять все ранее утвержденные суммы в таблице «Реестр платежей» по данным ЦФО-Статье ДДС-Периоду планирования, включая и текущую строку. Как именно пользоваться данной формулой можно почитать в «хелпе» MS Excel - там все вполне понятно расписано.

Платежный календарь

Платежный календарь подразумевает график поступлений денежных средств, выплат, и остатков по периодам (обычно дням). В MS Excel для графического представления платежного календаря идеально подходит инструмент «сводная таблица», ниже приведен пример того, что мы должны получить «на выходе».

Однако для того, что бы сводная таблица могла быть сформирована, следует подготовить таблицу с данными. В нашем случае для этих целей понадобится четырехмерная таблица данных и ресурсом «Сумма». Измерения следующие:

Дата - по этой дате будут группироваться колонки

Вид - возможно четыре значения - начальный остаток, приход, расход и конечный остаток.

Показатель - для вида «Расход» это статья ДДС, для других видов показатель дублирует сам вид (начальный остаток, приход и конечный остаток).

Контрагент - сюда будут выводится контрагенты по планируемым расходам.

Предлагаемый пример предполагает, что начальный входящий остаток и планируемые приходы пользователем будут вносится вручную (поля выделены желтым). Остальные поля будут расчетными. Перед началом конструирования таблицы определитесь на какой временный горизонт планирования денежных потоков в разрезе дней Вы будете опираться. Мной было выбрано 9 календарных дней. Первые строки, соответствующие горизонту планирования, должны быть фиксируемыми. На каждый день я создаю три строчки, с начальным остатком, приходом и конечным остатком, далее такие же строчки на следующую дату и так вплоть до окончания горизонта планирования.

Расходную часть разместите под фиксированными блоками. Эти данные будут динамически меняться в зависимости от того, что Вы внесли в таблицу «Реестр платежей».

Теперь немного о формулах. Первые две строки, относящиеся к первому дню планирования, заполняются вручную. Это начальный остаток и планируемый приход. В рабочем варианте входящий остаток целесообразно настроить так, что бы он рассчитывался исходя из реальных кассовых остатков, с учетом денег в пути (подойдет таблица, периодически подгружаемая из той же 1С). Поле приход содержит прогнозируемую сумму денежных средств, поступление которых Вы ожидаете на первую дату. По приходу то же самое касается и остальных фиксированных строк - вопрос о том, что ставить в прогнозируемый приход решается для каждого предприятия отдельно. Специфика розничных сетей позволяет составить календарные профили прогнозируемых поступлений, у проектных организаций график поступлений составляется индивидуально по каждому акту/этапу и т.д.

Все фиксированные даты горизонта планирования, начиная со второй, должны содержать формулы расчета начального и конечного остатка. Здесь так же придется воспользоваться функцией СУММЕСЛИМН().

Принцип формулы расчета конечного остатка простой - берем начальный остаток рассчитываемой даты (равен конечному остатку предыдущего дня), добавляем прогнозируемый приход и отнимаем все суммы расхода, которые функцией СУММЕСЛИМН() отобраны по текущей дате в блоке содержащем расходную часть.

Как пользоваться разработанным платежным календарем.

Вы, работая с реестром платежей, обозначаете планируемые даты оплат. В таблице данных платежного календаря вносите планируемый остаток денежных средств и прогнозируемые поступления. После этого переходите на лист «ПК» и щелкаете «Обновить» на сводной таблице «Платежный календарь». После этого Вы в наглядном виде получаете платежный календарь.

Допустим Вас не устраивает текущий график, например Вы хотите избежать кассового разрыва 16 октября - переходите в таблицу «Реестр платежей», меняете планируемую дату оплаты заявки (которая на 600 тыс.руб.) допустим на 18 октября.

Снова обновляете сводную таблицу с платежным календарем и она перемещает оплату 600 тыс.руб. на 18.10 и пересчитывает начальные и конечные остатки денежных средств!

Все просто и эффективно!

Новая форма "Отчет о движении денежных средств" официально утверждена документом Приказ Минфина РФ от 02.07.2010 № 66н (в ред. Приказов Минфина РФ от 05.10.2011 № 124н, от 06.04.2015 № 57н).

Подробнее о применении формы "Отчет о движении денежных средств":

• Федеральный стандарт «Отчет о движении денежных средств» с 2019 года

  Эквивалентов денежных средств; 3) сверку сумм денежных средств и эквивалентов денежных средств, отраженных в отчете о движении денежных средств, со статьей «Денежные средства... и эквиваленты денежных средств» бухгалтерского...

• Комментарий к Приказу Минфина РФ от 30.12.2017 № 278н: Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Отчет о движении денежных средств»

  Формирования отчета о движении денежных средств. Отчет о движении денежных средств характеризует изменение остатков денежных средств, поступление и выбытие денежных средств и эквивалентов денежных средств по... сумм денежных средств и их эквивалентов, отраженных в отчете о движении денежных средств, со статьей «Денежные средства и эквиваленты денежных средств... » бухгалтерского баланса и иных отчетов, ...

• Составляем прогноз движения денежных средств

  Бюджет также позволит видеть информацию о сбережениях, чтобы создать резервы наличности... в стоимость товара и позаботится о том, чтобы учет в вашей... , чтобы у вас было расписание о прибытии денег, чтобы вы могли... поле « Вид движения ». Это значение напрямую связано с отчетами о ДДС, поэтому всегда... на расходование денежных средств за конкретный период, использовать отчеты (например, отчет « Анализ движения денежных средств »), сравнивать показатели...

• Операции по привлечению средств с одного КВФО на исполнение обязательств по другому

  ... (восстановлению) денежных средств между кодами финансового обеспечения отражаются в отчете о движении денежных средств учреждения (ф... отчетным, и содержит сведения о движении денежных средств на счетах учреждений в рублях... забалансовых счетах 17 «Поступления денежных средств», 18 «Выбытия денежных средств», открытых к счетам: ... по наличным денежным средствам». Рассмотренные в примере операции в отчете (ф. ... по строке 463 «Поступление денежных средств при управлении остатками» отражается показатель...

• Кто должен отчитаться о валютных счетах за рубежом?

  Лицами – резидентами налоговым органам отчетов о движении средств по счетам (вкладам) в... и отчет в налоговую инспекцию по месту своего учета о движении денежных средства по... органам по месту своего учета отчетов о движении средств по счетам (вкладам) в... по месту своего учета специальные отчеты о движении средств по счетам (вкладам) в... валюты счета. В табличной части отчета о движении денежных средств по счету (вкладу) в... 01.2016 г.). Гарантии Представив отчет о движении средств по счетам (вкладам) в...

• Анализ taxCOACH®: амнистия капиталов. Сообщать ли о своих активах за границей до 28 февраля 2019 г.?

  Прежнему прямо не подпадают наличные денежные средства, объекты интеллектуальной собственности, драгоценные... уведомлений об открытии, закрытии счета, отчета о движении денежных средств по такому счету, иные нарушения... активов КИК, перечислению денежных средств на счета, информация о которых содержится в декларации... компаний и денежных средств на их счетах, не обязаны переводить денежные средства с их... и (или) зачислением денежных средств на счета, информация о которых содержится в декларации...

• Погашение дебиторской задолженности и отражение информации в отчете (ф.0503123) и сведениях (ф.0503169)

  05 730 5 000 В отчете о движении денежных средств (ф. 0503123), составленном по... -5 000 Операции с денежными обеспечениями 990 Х Таким образом... них: долгосрочная просроченная денежные расчеты неденежные расчеты денежные расчеты неденежные расчеты... бюджета; баланс исполнения бюджета; отчет о финансовых результатах деятельности; отчет о движении денежных средств; пояснительную записку. Инструкция... счета 1 201 00 000 «Денежные средства учреждения» и кредиту соответствующих счетов...

• О дополнительных формах годовой и квартальной бухгалтерской отчетности учреждений

  Ф. 0503737); отчет об обязательствах учреждения (ф. 0503738); отчет о финансовых результатах деятельности... учреждения (ф. 0503721); отчет о движении денежных средств учреждения (ф... к информации, раскрываемой в сведениях о движении нефинансовых активов (ф. 0503768). ... .1» – завершение расчетов и принятие отчета о расходовании средств; – «1.2» – предоставление... .1» – завершение расчетов и принятие отчета о расходовании средств; – «2.2» – обеспечение...

• Отчеты акционерных обществ

  Баланс; -отчет о финансовых результатах; -отчет об изменениях капитала; -отчет о движении денежных средств; -отчет о целевом использовании полученных средств (в...) к бухгалтерской отчетности. -бухгалтерский баланс; -отчет о финансовых результатах. В том случае... ; приоритетные направления деятельности; отчет совета директоров (наблюдательного совета) о результатах развития по... натуральном выражении и в денежном выражении; перспективы развития; отчет о выплате объявленных (начисленных...

• Применение суждения о существенности нарушений при проведении внешнего контроля качества

  620 тыс. руб. искажение данных «Отчета о движении денежных средств» составило 1347 тыс. руб. Подпункт...) отчётности, а в годовом отчете. 11. о среднегодовой численности работающих за отчетный...) 14. о принятых организацией сроках полезного использования объектов основных средств (по основным... группам) 15. о порядке признания выручки... приложений, только бухгалтерский баланс и отчет о финансовых результатах? - «основополагающая информация» - как...

• Публичное раскрытие показателей отчетности

  ... ; отчета о финансовых результатах; отчета о движении денежных средств (вступает в силу с 01.01.2019 СГС «Отчет о движении денежных средств... »); пояснительной записки; отчетов... обязательному раскрытию баланс, отчет о финансовых результатах деятельности, отчет о движении денежных средств, пояснительная записка, отчеты, которые обеспечивают...

• Обзор изменений в бухгалтерской (бюджетной) отчетности

  96 000). Отчет о движении денежных средств Еще одним отчетом, которого коснулись изменения, является отчет о движении денежных средств (ф. 0503723 ... , 0503123). В него включаются данные о движении денежных средств на счетах...); отчет о финансовых результатах деятельности (ф. 0503721, 0503121); отчет о движении денежных средств (ф. 0503723, 0503123); сведения о движении...

• Аудит годовой бухгалтерской отчетности организаций за 2018 год

  Если аудируемое лицо подготовило прогноз движения денежных средств, и анализ данного прогноза является... бухгалтерского баланса, отчета о финансовых результатах, отчета о целевом использовании средств, отчета об изменениях капитала, отчета о движении денежных средств. Кроме...) непосредственно в отчете о целевом использовании средств. Форма отчета о целевом использовании средств утверждена приказом Минфина... результатов ее деятельности и (или) движения денежных средств. При этом ПБУ 1/2008 ...

• Обзор важных изменений в бюджетном учете с 2019 года

  30.05.2018 № 122н): «Отчет о движении денежных средств»; «Учетная политика, оценочные значения... положения стандарта «Отчет о движении денежных средств» по отражению информации о производных финансовых инструментах... отчет о финансовых результатах деятельности учреждения (ф. 0503721); отчет о движении денежных средств учреждения (ф. 0503723); сведения о движении...); отчет о финансовых результатах деятельности (ф. 0503121); отчет о движении денежных средств (ф. 0503123); отчет о бюджетных...

• Новые стандарты 2019 года

  ... ». №278н от 30.12.2017 – «Отчет о движении денежных средств». №32н от 27.02.2018 ... оказать влияние на финансовое состояние, движение денежных средств или результаты деятельности учреждения; произошли... последним днем отчетного периода. Стандарт «Отчет о движении денежных средств» Стандарт устанавливает общие требования, термины... изменению размера и состава заемных средств учреждения. Денежные потоки, которые не могут... как чистые поступления или выбытия денежных средств, то есть с учетом возвратов...