Отдел управления персоналом – это одно из важнейших звеньев в любой современной организации. Только благодаря специалистам этой службы возможно эффективное управление деятельностью предприятия.
Но чтобы правильно организовать его функционирование необходимо:
Чтобы быстро и грамотно организовать эффективную деятельность кадрового отдела рекомендуется разработать и использовать специальный алгоритм выполнения необходимых действий.
Перед тем как создать план по организации эффективного документооборота нужно определиться с исполнителем роли кадрового специалиста. Даже на небольшом предприятии для внутриорганизационного документооборота в штатное расписание обычно вносится должность секретаря или делопроизводителя.
На это есть две основные причины:
Конечно, на практике допустимо возложение дополнительных обязанностей на того, кто также работает с документами, например юриста или бухгалтера. Однако это может серьезно снизить эффективность основной деятельности работника, так как делопроизводство требует немало внимания.
Возможна перегрузка ответственного лица и появление фатальных ошибок в его работе. Поэтому чаще всего предпочтение отдается в пользу введения отдельной должности.
Организация любой системы кадрового делопроизводства будет состоять из следующих этапов:
Для налаживания стабильной работы делопроизводственной службы потребуется создать следующие документы:
Если в организации еще не назначен руководитель, то сделать это будет в первую очередь. Именно он будет:
Оформление руководителя происходит в соответствии с решением, которое учредитель принимает в коллегиальном порядке или единолично. Им издается приказ в отношении лица, назначаемого первым лицом предприятия.
Для правильной организации работы службы кадрового делопроизводства потребуется использовать основные нормативные акты действующего законодательства:
Выделяют несколько основных видов учетных документов, благодаря ведению которых обеспечивается надлежащий порядок документооборота:
Работа с трудовыми книжками имеет две основные особенности, которые необходимо учитывать.
Сотрудник, который принимается на работу, должен предоставить свою книжку работодателю. Она будет храниться у него вплоть до расторжения трудового договора.
Если работа на предприятии является совместительством, то книжка не передается на хранение, однако предоставляются ее заверенные копии с основного места работы.
В этом документе секретарь делает отметку о том, что сотрудник принят на работу в организацию, указывается ее организационная форма и наименование. Затем эта запись заверяется руководителем предприятия.
Для того чтобы правильно оформить работника достаточно следовать простому алгоритму:
Таким образом, для того чтобы создать службу кадрового делопроизводства достаточно воспользоваться вышеназванными инструкциями по организации ее работы. Главное при создании такой службы – это опираться на положения действующего законодательства и учитывать потребности предприятия в зависимости от его организационных особенностей.
Вконтакте
С 1 января 2017 года всем микропредприятиям не нужно издавать кадровые локально-нормативные акты. Вступили в силу изменения, предусмотренные Федеральным законом от 03.07.2016 № 348-ФЗ.
Если вы работаете в микропредприятии, нет необходимости в вашей фирме разрабатывать, например, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, премировании, аттестации и другие документы.
Микропредприятие – это?
У микропредприятия годовая выручка за прошедший год и балансовая стоимость активов не должна быть более 120 млн руб., а численность работников не может быть более 15 сотрудников за прошедший год. Федеральный закон № 209-ФЗ от 24.07.2007 с изменениями и дополнениями.
Все условия работы сотрудника можно предусмотреть в трудовом договоре. Трудовые договоры нужно заключать на основе типовой формы, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 27 августа 2016 г. № 858. Эта форма является обязательной к применению, если вы перейдете на «упрощенный» кадровый учет.
Если вы потеряете статус микропредприятия, у вас будет 4 (четыре) месяца, чтобы подготовить весь пакет необходимых кадровых документов. Именно такой срок дан предприятию по законодательству.
Организация может не ставить печать в трудовую книжку, если печати у неё нет. Приказ Минтруда РФ от 31.10.2016 № 588н о внесении изменений в инструкцию по заполнению трудовых книжек.
С 2017 года вступили в силу Правила проведения оценки, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.11.16 № 1204.
Если ранее центры оценки квалификации работников функционировали каждый сам по себе, теперь они стали частью единой системы. Федеральный закон от 03.07.16 № 238-ФЗ «О независимой оценке квалификации».
Оценка - это экзамен для работника или кандидата на соответствие профессиональным стандартам. Сдать его можно в центре независимой оценки. Оплачивать услуги центра должна организация, если она направила работника на оценку.
Не только организация может быть инициатором профоценки. Работник имеет право самостоятельно обратить в центр за независимой оценкой своей квалификации. В этом случае оплачивать оценку будет он сам. Независимая оценка не является обязательной. Ее можно заменить аттестацией и проводить в организации, без обращения в центры квалификации.
Для увольнения работника не достаточно оценки из Центра оценки квалификации. Если сотрудник хорошо выполняет свои обязанности, позиция «независимого оценщика», не основание для увольнения. Организации все равно нужно доказать несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации. Пункт 3 статьи 81 Трудового Кодекса РФ.
А вот отказать в приеме на работу при отрицательной оценки квалификации можно. Провал профэкзамена является законной причиной для отказа в приеме на работу.
02-03 февраля 2017 г. – в г. Барнауле с 10.00 до 17.00
курсы повышения квалификации по программе:
Трудовое право и кадровое делопроизводство в 2017 году: Новейшие изменения, актуальные практические вопросы, судебная практика. Профстандарты.
(36 часов, очно-заочная форма обучения)
Программа разработана с учетом требований профессионального стандарта «Специалист по управлению персоналом», утв. Приказом Минтруда России от 06.10.2015 № 691н.
По окончании курсов выдается удостоверение о повышении квалификации.
ВЕДУЩАЯ - МИКУШИНА МАРИНА НИКОЛАЕВНА, Признанный специалист Уральского, Сибирского и Дальневосточного регионов России по трудовому праву и кадровому делопроизводству, имеющий многолетнюю практику представления интересов работодателей и работников в суде, большой стаж юридической и кадровой работы в организациях и на предприятиях. Сертифицированный специалист в области кадрового менеджмента. Член Палаты налоговых консультантов России. Автор уникальных книг по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, выпускаемых более 15 лет.
Основные вопросы программы:
1. Новейшие изменения в трудовом законодательстве. Обзор изменений в трудовом законодательстве за период с 01.01.2016 по 31.01.2017. Обзор новых подзаконных нормативных актов.
2. Административная ответственность работодателей и должностных лиц за нарушения норм трудового законодательства. Правила проведения проверок работодателей ГИТ. Обзор изменений в КоАП РФ. Правила информирования и консультирования работодателей по вопросам применения трудового законодательства. Новые основания для проведения внеплановых проверок ГИТ. Взаимоотношения с ГИТ: права работодателей при проведении и после проведения проверки, судебная практика. Обзор писем Минтруда и Роструда 2016-2017 гг. по вопросам регулирования трудовых отношений.
3. Договор трудовой или гражданско-правовой? Запрет на заключение гражданско-правовых договоров, фактически регулирующих трудовые отношения: судебная практика по спорам о признании отношений трудовыми. Последствия принятия неправильных решений.
4. Борьба с коррупцией. Требования антикоррупционного законодательства, обязательные для работодателей. Ответственность за нарушения. Обзор законодательства по борьбе с коррупцией в Алтайском крае.
5. Прием на работу. Трудовые договоры: заключение, изменение, прекращение.
Законные основания для отказа в заключении трудового договора. Документы, предъявляемые при трудоустройстве: что нового? Предварительный медицинский осмотр и психиатрическое освидетельствование: нормативное регулирование и ожидаемые изменения.
Условия и сведения, включаемые в трудовой договор в обязательном порядке (место работы и рабочее место, условия оплаты труда, трудовая функция, срок трудового договора и др.). Оформление трудовых договоров и приказов о приеме на работу. Грамотное оформление трудовых отношений при внутреннем и внешнем совместительстве.
Правила оформления документов при переводах и перемещениях, при переименовании и/или реорганизации юридического лица, при совмещении профессий (должностей), расширении зоны обслуживания, изменении условий оплаты труда. Правильный способ «перезаключения» трудового договора на новых условиях.
Правила увольнения работников по собственному желанию, по соглашению сторон, по состоянию здоровья, в связи с истечением срока трудового договора, по результатам аттестации. Увольнение за виновные действия как мера дисциплинарного взыскания: за неоднократное неисполнение работником без уважительных причин своих трудовых обязанностей, прогул, в связи с утратой доверия. Выявление нарушений, оформление документов. Законные процедуры увольнения работников в связи с сокращением численности или штата работников: оформление приказа о внесении изменений в штатное расписание, различные виды уведомлений, преимущественное право оставления на работе, учет мнения профсоюзной организации и т.п. Правила оформления документов (уведомлений, извещений, заявлений, приказов, актов, записей в трудовые книжки и др.). Судебная практика-2016 по спорам о восстановлении работников на работе. Изменение подсудности по искам о восстановлении трудовых прав.
6. Профессиональные стандарты и независимая оценка квалификации: ответы на актуальные вопросы. Понятие профстандарта. Применение профстандартов при составлении штатного расписания, разработке должностных инструкций, установлении оплаты труда, организации обучения и аттестации работников. Особенности применения профстандартов для государственных и муниципальных учреждений. Разъяснения Роструда. Независимая оценка квалификации: понятие, процедура, права и обязанности работодателя по направлению работников на независимую оценку квалификации, гарантии и компенсации, предоставляемые работнику при прохождении независимой оценки квалификации.
7. Новое в особенностях регулирования трудовых отношений с отдельными категориями работников (с руководителями организаций, водителями автомобилей и др.). Особенности регулирования труда лиц, работающих у работодателей - субъектов малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям.
8. Новое по вопросам рабочего времени и времени отдыха. Актуальные практические вопросы. Неполное рабочее время: что нового в законодательстве? Перенос выходных дней в 2017 году. Исчисление рабочего года. Продолжительность отпуска. Уведомления о дне начала отпуска, приказы и иные документы, оформляемые при предоставлении отпуска. Правила расчета компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении.
9. Оплата труда. Понятие заработной платы. Компенсационные и стимулирующие выплаты: в чем отличия? Минимальный размер оплаты труда в России и в Алтайском крае.Индексация заработной платы. Установление заработной платы. Новый порядок определения сроков выплаты заработной платы. Увеличение размера компенсации за несвоевременную выплату заработной платы и иных выплат в пользу работников. Выдача расчетного листка.
10. Гарантии и компенсации, предоставляемые работникам: при направлении в служебную командировку; при разъездном (подвижном) характере работы, при работе в пути; при работе во вредных/опасных условиях; при временной нетрудоспособности (нормативное регулирование, правила исчисления страхового стажа); при совмещении работы с обучением.
Унифицированные формы кадровых документов — это совокупность реквизитов, созданных с использованием методов унификации, установленных в соответствии с решаемыми задачами, расположенных в определенном порядке.
Кадровые документы организации — это первичные учетные документы, руководствуясь которыми бухгалтер организации производит начисления и выплаты сотрудникам предприятия. Рассмотрим унифицированные формы кадровых документов в 2017 году на примере кадрового учета отдельно взятого сотрудника.
При поступлении сотрудника на работу в соответствии с нормативным документом «Штатное расписание», составленным по форме Т-3 , кадровиком организации оформляется «Приказ (распоряжение) о приме работника на работу» по форме Т-1 или Т-1а , если приказ оформляется на группу работников.
На каждого нового сотрудника заводится «Личная карточка работника» по форме Т-2 , для оформления государственных служащих применяется унифицированная форма Т-2ГС «Личная карточка гос. служащего».
При необходимости перевода работника оформляется «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу» по форме Т-5 или Т-5а , если оформляется перевод нескольких сотрудников одновременно.
Для отражения невыходов при нахождении сотрудника в отпуске или командировке кадровиком организации применяются следующие унифицированные формы:
Учет рабочего времени на предприятии отражается при заполнении документа «Табель учета рабочего времени» (форма Т-13) или «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» по форме Т-12 .
Для расчета с сотрудником по оплате труда применяются следующие унифицированные формы кадровых документов:
При увольнении работника из организации на основании его заявления или по каким-то другим причинам кадровиком организации оформляется «Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора с работником (увольнение)» по форме Т-8 группы работников применяется «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)» (форма Т-8а). Расчет сотрудника оформляется унифицированной формой Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)». Если с сотрудником был заключен срочный трудовой договор, то необходимо по его окончании оформить «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору» (форма Т-73).
Унифицированные формы кадровых документов утверждены и согласованы рядом министерств Российской Федерации:
Разработка данного перечня унифицированных форм позволила реализовать требования, установленные ТК РФ.
Кадровое делопроизводство с нуля, пошаговые инструкции по которому носят общий характер, включает подготовку нормативной базы и стандартного набора документов, а также назначение директора.
Каждому начинающему предпринимателю будет интересно кадровое делопроизводство с нуля, пошаговые инструкции к которому мы рассмотрим далее.
Когда работа уже налажена, такими вопросами занимается специализированный отдел кадров.
На начальных этапах кадровыми перестановками занимается по совместительству один из сотрудников – секретарь или главбух.
Разберемся по порядку, как организуется работа в этой сфере и с чего начать новому кадровику.
Вопрос кадрового делопроизводства в 2017 году актуален для всех предприятий, где есть наемные работники.
Полномочия закрепляются за сотрудником посредством издания приказа.
В зависимости от количества работников возможно два варианта:
Пошаговая инструкция по кадровому учету законодательно не определена.
Все же при ее разработке следует ориентироваться на нормативные акты, в том числе ГОСТ Р 7.0.8-2013.
Хотя единый порядок и не установлен, предусмотрен общий план, позволяющий систематизировать кадровый учет и наладить его ведение.
При кадровом учете, следует ориентироваться и на нормы трудового законодательства.
Издается немало инструкций по делопроизводству. Есть и документы, принимаемые местными органами.
Чтобы вести кадровый учет грамотно, нужно начать с оформления первого лица – руководителя.
То, как впоследствии будет проводиться эта работа, зависит от количества сотрудников и специфики деятельности предприятия.
Итак, поехали – перечислим основные этапы кадрового делопроизводства с нуля:
Резюмируем: в законодательстве не установлен строгий перечень инструкций для кадрового делопроизводства с нуля.
Выше приведен примерный план, который начинается с подготовки информационной и документальной базы, оформления директора и остальных сотрудников.
Разберем каждый из этих пунктов подробнее.
Чтобы предприятие функционировало в соответствии с трудовым законодательством, нужно ознакомиться со всеми предъявляемыми требованиями.
Для сбора информации можно воспользоваться специализированными справочниками.
От кадрового работника ожидается, что он не только овладеет всеми действующими распоряжениями, но и будет в курсе всех вносимых в трудовое законодательство изменений.
Это потребует регулярного обращения к нормативным актам.
Важно: для осведомленности в изменениях трудового законодательства стоит оформить доступ к одной из информационных баз.
Другой момент – поиск и внедрение подходящего программного обеспечения.
Большой популярностью по состоянию на 2017 год пользуется 1С. Однако есть немало программ, которые уже обошли данную систему по своей функциональности.
Преимущество 1С – в любом городе достаточно специалистов, которые работают с этим программным обеспечением.
Продолжая пошаговую инструкцию, переходим к ознакомлению с учредительными документами.
В Уставе, который обязателен при , содержится следующая информация:
Деятельность кадрового работника не должна противоречить предписаниям в учредительных документах.
Ему нужно отслеживать изменения, которые вносятся в Устав.
На следующем этапе нужно подготовить бланки, которые будут находиться в кадровом отделе и использоваться для оформления сотрудников.
Рассмотрим несколько наименований.
Эти бланки относятся к обязательным для оформления в кадровом отделе.
При необходимости, могут быть изданы дополнительные нормативные акты и образцы, например, .
Важно: не обязательны по закону, но могут быть полезными должностные инструкции и коллективный договор.
После того как определен перечь бланков, которые будут находиться в кадровом отделе, пошаговые инструкции рекомендуют сформировать Положение о ведении кадрового делопроизводства.
Большая ошибка думать, что необязательно заключать трудовой договор с работниками, устроившимися на короткий срок.
На самом деле, документ подписывается со всеми сотрудниками.
Кадровое делопроизводство с нуля включает в себя подготовку фирменного образца.
В форму включают следующие пункты:
Работодатель может внести в документ дополнительные пункты.
Кого нужно оформить на работу первым? Нетрудно догадаться, что кадровое делопроизводство с нуля подразумевает назначение сначала директора.
Как выполнить эту задачу?
Многое зависит от организационно-правовой формы предприятия. Рассмотрим три типовые ситуации.
Важно: вне зависимости от того, кто назначает директора, обязательными остаются две операции – подписание трудового договора и издание приказа о приеме на должность директора.
От кадрового работника требуется соблюдать хронологический порядок издания приказов.
Назначение директора будет первым, в нем следует проставить дату, когда он начнет выполнять свои обязанности.
В дальнейшем нужно следить, чтобы все приказы нумеровались в хронологическом порядке. Этот момент проверяется надзорными органами.
Согласно пошаговой инструкции, после директора нужно назначить сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек.
Они относятся к бланкам строгой отчетности, поэтому требуют бережного обращения.
Если руководитель еще никого не нанял на работу и ему приходится самостоятельно вести кадровое делопроизводство с нуля, он может взять эти обязанности на себя.
Для этого издается соответствующий приказ. Впоследствии ведение трудовых книжек можно перепоручить нанятому работнику. Делается это также в приказном порядке.
Важно: требование оформлять поручение вести трудовые книжки путем издания приказа установлено Постановлением Правительства.
Кадровое делопроизводство с нуля включает и еще один этап – прием сотрудников.
Для каждого нового работника готовится пакет бланков, в том числе:
Также потребуется оформить трудовую книжку, проставить в ней необходимые отметки.
Бланки вместе с заявлением о приеме на работу и подсоединяются к личному делу.
Все необходимые бумаги передаются в бухгалтерский отдел для дальнейшего начисления заработной платы.
Подытожим вышесказанное. Пошаговые инструкции для старта кадрового делопроизводства имеют лишь общий вид.
Они включают в себя подбор нормативных актов, составление перечня кадровых документов, оформление директора и других сотрудников.
В 2017 году, как и ранее, со всеми работниками обязательно подписывать трудовой договор.