4.2. Образец правильного оформления льготной справки.

Образец

ЛЬГОТНАЯ СПРАВКА

Выдана Иванову Петру Васильевичу в том, что он с 01.11.1985 г. был принят электросварщиком ручной сварки (приказ №545 от 03.11.1985 г.).

Работал полный рабочий день, полную рабочую неделю. Совмещения профессий не имел. Отпуска без сохранения заработной платы не предоставлялись.

С 01.12.1993 г. переведен мастером строительных и монтажных работ (приказ №306/л от 10.11.1993 г.). Работал полный рабочий день, полную рабочую неделю. Совмещения профессий не имел 1 .

С 11.01.1994 г. переведен производителем работ (приказ №12 от 10.01.1994 г.). Уволен 29.11.1999 г. (приказ №260 от 25.11.1999 г.). Работал полный рабочий день, полную рабочую неделю. Совмещения профессий не имел. Предоставлялись отпуска без сохранения заработной платы: с 15.04.1995 г. по 30.04.1995 г. (15 дней); с 03.09.1996 г. по 12.09.1996 г. (10 дней); с 05.06.1997 г. по 10.06.1997 г. (5 дней).

В соответствии с действующим законодательством льготным пенсионным обеспечением по Списку №2, разделу ХХХIII «Общие профессии» (код позиции списка 23200000-19906), утвержденному постановлением Кабинета Министров СССР от 26.01.1991 г. №10, пользуются электросварщики ручной сварки . Кроме того, разделом ХХVII «Строительство, реконструкция, техническое перевооружение, реставрация и ремонт зданий, сооружений и других объектов» Списка №2 предусмотрены мастера строительных и монтажных работ (код позиции списка 2290000б-23419) и производители работ (код позиции списка 2290000б-24441).

Основание выдачи справки: приказы по личному составу с 1985 по 1999 г.; характеристика работ, должностные инструкции; лицевые счета с 1985 по 1999 г.; табель учета рабочего времени или журнал учета рабочего времени с вредными условиями труда (1985-1999 гг.); технологические карты (режимы, регламенты и пр.), если сварщики выполняют работы, предусмотренные технологическим процессом изготовления основной продукции (например, в серийном машиностроительном производстве). Для ремонтных служб – графики планово-предупредительных работ (ППР) и отчеты по их выполнению; дефектные ведомости на проведение ремонтных работ и др. документы 2 .

В соответствии со ст. 25 Федерального закона «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» от 17.12.01 г. №173-ФЗ предприятие несет ответственность за сведения, содержащиеся в справке, выданной для назначения пенсии 3 .

Начальник (директор) (подпись) Ф.И.О.

Гл. бухгалтер (подпись) Ф.И.О.

Начальник ОК (подпись) Ф.И.О.

Примечания. 1 Если за время работы наименование организации изменялось, можно отразить в Льготной справке эту информацию с указанием даты и основания переименования, а также новое наименование.

2 В основании выдачи должны быть указаны только те документы, которые могут быть предоставлены для проверки.

3 Если работодатель укажет в Льготной справке характеристику работ по должности (профессии), объект, на котором эти работы выполнялись, краткую характеристику производство (например, по изготовлению резинотехнических изделий), в котором занят работник, обратившийся за назначением досрочной трудовой пенсии, это не будет ошибкой.

В Правилах обращения за пенсией, назначения пенсии в соответствии с федеральными законами «О трудовых пенсиях в РФ» и «О государственном пенсионном обеспечении в РФ», утвержденных совместным постановлением Министерства труда РФ и Пенсионного фонда РФ от 27.02.02 г. №17/19пб закреплено, что территориальный орган Пенсионного фонда РФ имеет право проверять обоснованность и достоверность выдачи представленных документов, их соответствие сведениям индивидуального (персонифицированного) учета, требовать от юридических и физических лиц предоставления документов, необходимых для назначения пенсии.

На практике работодатели предоставляют Льготные справки, содержащие недостоверные сведения о периодах работы застрахованных лиц (в том числе, когда работнику предоставлялись административные отпуска (без сохранения заработной платы, учебные отпуска), которые не включаются в льготный стаж работы), без основания выдачи этих справок. Очень часто документы, указанные в основании выдачи Льготной справки, впоследствии не предоставляются для проверки обоснованности и достоверности сведений, содержащихся в Льготной справке, и подтверждения факта постоянной и непосредственной занятости застрахованного лица. Некоторые Льготные справки вообще не содержат сведения, подтверждающие право застрахованного лица на досрочную трудовую пенсию по старости. В результате – отказ в назначении досрочной трудовой пенсии по старости.

Судебная практика подтверждает, что работодатели не принимают должного участия в оказании содействия своим работникам, в том числе бывшим, по предоставлению документов, подтверждающих право на досрочное назначение пенсии по старости.

Хотя в большинстве случаев работодатель имеет возможность заблаговременно оценить состояние документов работника (застрахованного лица), необходимых для установления досрочной трудовой пенсии: проверить, правильно ли заполнены сведения в трудовой книжке, удостоверены ли подписью и печатью имеющиеся исправления записей в трудовой книжке, подтверждаются ли сведения, содержащиеся в документах первичными данными, имеются ли записи об основаниях выдачи документов. Кроме того, работодатель обязан проверить, в каком объеме переданы сведения индивидуального (персонифицированного) учета о застрахованном лице в территориальный орган Пенсионного фонда, и принять меры по предоставлению недостающих сведений индивидуального (персонифицированного) учета.

В результате работник (застрахованное лицо) без каких-либо проблем сможет реализовать свое право на досрочную трудовую пенсию.

5. Дополнительные документы при назначении досрочной трудовой пенсии на конкретных примерах.

Пример №1.

В соответствии с действующим законодательством правом на льготное пенсионное обеспечение по Списку №2, раздел ХХVII «Строительство, реконструкция, техническое перевооружение, реставрация и ремонт зданий, сооружений и других объектов» код позиции 2290000а-12680, утвержденному Постановлением Кабинета Министров СССР от 26.01.1991 г. №10, пользуются каменщики , постоянно работающие в бригадах каменщиков и в специализированных звеньях каменщиков комплексных бригад (Постановление Кабинета Министров СССР от 09.08.1991 г. №591).

Основанием для назначения пенсии в связи с особыми условиями труда каменщику служат документы, подтверждающие занятость в бригаде каменщиков комплексной бригады.

Бригадная форма является основной в строительстве. В зависимости от объема и вида работ строительные организации определяют структуру бригад. Издается приказ о создании бригады, в том числе комплексной.

Такой приказ – основной (но не единственный) документ, подтверждающий занятость в бригаде каменщиков или специализированном звене каменщиков комплексной бригады, поскольку в этом приказе указывается списочный состав рабочих по профессиям.

Пример №2.

В соответствии с позицией 2151200а-1753а подраздела 12 «Прочие профессии металлообработки» раздела XIV Списка №2 право на досрочную пенсию установлено рабочим, занятым на обдирке, точке, резке, шлифовке металлических изделий и инструмента абразивными кругами сухим способом .

Из записи в трудовой книжке гражданина, обратившегося за назначением трудовой пенсии следует, что он работал в цехе №2 шлифовщиком. По технологическим картам этого цеха установлено, что шлифовка металлических изделий в данном в данном цехе производится абразивными кругами, как сухим способом, так и с применением эмульсии. По приказу о закреплении рабочих за оборудованием можно установить, на каком станке он работает (работал), а по паспорту станка – наличие или отсутствие системы охлаждения на нем.

Пример №3.

Для подтверждения работы в определенных структурных подразделениях, как правило, достаточно двух документов: трудовой книжки и штатного расписания . Если в трудовой книжке имеется запись о работе лаборантом прядильного цеха, а по штатному расписанию в этом цехе предусмотрена одна химическая лаборатория, то данному работнику может быть назначена пенсия по Списку №1, радел XVI, как лаборанту цеховой химической лаборатории.

Пример №4.

Для подтверждения занятости слесаря цеха централизованного ремонта ТЭЦ на ремонте оборудования котельного цеха в дополнение к трудовой книжке и штатному расписанию может быть использован журнал заданий или нормированное задание .

Пример №5.

Непосредственную занятость на установках по гаммадефектоскопии (просвечивание металлов) можно подтвердить несколькими документами, каждый их которых в отдельности содержит частичные сведения. Так, в журнале индивидуального дозиметрического контроля указаны фамилия, имя, отчество, профессия работника, ежедневная (еженедельная, ежемесячная) доза облучения. На основании учета дозы облучения можно установить, что работник был непосредственно занят на гаммадефектоскопии. Но если труд работников разделен, т.е. один занимается просвечиванием металлов, другой – проявлением пленок, либо составлением заключений, в таком случае непосредственную занятость на установках можно подтвердить сведениями, содержащимися в журнале передачи радиоактивных источников или в картах результатов просвечивания деталей и изделий , из которых видно, кто и когда проводил дефектоскопию.

Пример №6.

Занятость машиниста крана (крановщика) литейного цеха на горячих участках работ может быть подтверждена следующими документами:

• 
  распоряжением начальника литейного цеха о закреплении за краном на определенном участке (плавильном, разливочном);
• 
  технологической планировкой цеха по расстановке технологического оборудования на данном участке работ;
• 
  журналом лабораторных анализов , в которых зафиксированы результаты замеров температуры на рабочем месте крановщика в различных местах нахождения крана;
• 
  журналом учета инструктажа по охране труда.

На практике не редки случаи несоответствия сведений, содержащихся в документах, предоставляемых организациями для подтверждения факта занятости на соответствующих видах работ. Например : в лицевых счетах гражданину В. профессия указана – каменщик, в трудовой книжке, Личной карточке (форма Т-2) – монтажник, за период продолжительностью 5 месяцев отсутствуют начисления по заработной плате.

Кроме того, в трудовой книжке очень часто содержатся неправильные и неточные записи об отдельных периодах работы, наименования профессий (должностей), структурных подразделений, необходимых для подтверждения стажа на соответствующих видах работ. В таких случаях Пенсионный фонд РФ принимаются справки, выданные с места работы, вышестоящими организациями, а также архивными учреждениями, содержащие необходимые сведения, подтверждающие факт занятости на работах с вредными и опасными условиями труда.

Выдаются такие справки на основании выписок из приказов, лицевых счетов и ведомостей на выдачу заработной платы и иных документов, содержащих сведения о периодах работы, наименования профессий (должностей), структурных подразделений, характеристики условий труда и т.д.

Не редки случаи, когда организации не могут подтвердить стаж на соответствующих видах работ, характеристику выполняемых работ, ссылаясь на отсутствие документов, что приводит к возникновению трудностей или отказу органов пенсионного обеспечения засчитать периоды работы, указанные в трудовой книжке, в специальный стаж на соответствующих видах работ или в назначении досрочных трудовых пенсий.

6. Перечень типовых управленческих документов, с указанием сроков их хранения, которые имеют отношение к назначению трудовой пенсии, в том числе к подтверждению льготного стажа.

Номер статьи	Вид документа	Срок хранения документов	Примечание
6	Приказы, распоряжения, документы (справки, сводки, информации и д.р.) к ним:		* (5) Присланные для сведения – до минования надобности * (6) О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах и т.д. – 5 л.
	А) по основной деятельности	Пост. * (5)
	Б) по личному составу	75 л. * (6) ЭПК
	В) по административно-хозяйственным вопросам	5 л.
32	Штатные расписания организации и изменения к ним:
		Пост.
	Б) в других организациях	3 г.
153	Лицевые счета	75 л. ЭПК
155	Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат* (2)	5 л.
188	Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ	5 л.	* (2) При отсутствии лицевых счетов – 75 л.

272	Документы (акты, протоколы, справки, докладные записки) об организации труда при совмещении профессий	Пост.
273	Журналы учета работников, совмещающих профессии	До минования надобности
277	Документы (отчеты, справки, информации) о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю	5 л. ЭПК
280	Документы (сводки, сведения, докладные записки, баланс рабочего времени) об учете рабочего времени	3 г.
281	Табели (графики), журналы учета рабочего времени	1 г.
286	Тарифно-квалификационные справочники, сетки, ставки:
	А) по месту разработки и утверждения	Пост.
	Б) в других организациях	До минования надобности
287	Переписка о дополнении, изменении тарифно-квалификационных справочников, сеток, ставок	5 л.
288	Тарификационные ведомости	25 л.
292	Утвержденные разряды оплаты труда по должностям работников:
	А) по месту разработки и утверждения	Пост.
	Б) в других организациях	До замены новыми
295	Акты, предписания по охране труда	5 л. ЭПК
301	Документы (акты, справки, информации) о результатах проверок выполнения соглашений по вопросам охраны труда	5 л. ЭПК
304	Перечень профессий с вредными условиями труда:
	А) по месту разработки и утверждения	Пост.
	Б) в других организациях	До замены новыми
305	Списки работающих на производстве с вредными условиями труда	75 л.
306	Табели и наряды работников вредных профессий	75 л.
316	Журналы, книги учета: Б) инструктажа по охране труда	10 л.

323	Документы (доклады, протоколы, справки, заключения, анализы) о вредных условиях труда, производственном травматизме, профессиональных заболеваниях	10 л ЭПК
325	Документы (акты, докладные записки, заключения, переписка) о сокращении рабочего дня в связи с вредными условиями труда	5 л. ЭПК
332	Документы (протоколы, ведомости, карты аттестации рабочих мест и др.) об аттестации рабочих мест по условиям труда	5 л. ЭПК
336	Записки, заменяющие приказы по личному составу	75 л. ЭПК* (1)	* (1) О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, командировках – 5 л.
337	Личные дела (заявления, анкеты, автобиографии, копии и выписки из приказов о приеме, перемещении и т.д.): Б) работников	75 л. ЭПК

338	Трудовые договоры (контракты), не вошедшие в состав личных дел	75 л. ЭПК
339	Личные карточки работников (в том числе временных работников)	75 л. ЭПК
342	Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)	До востребования* (1)	* (1) Невостребованные – не менее 50 лет
349	Список (штатно-списочный состав) работников	Пост.
357	Карточки, указатели к приказам по личному составу	75 л.
362	Квалификационные требования:
	А) по месту разработки и утверждения	Пост.
	Б) в других организациях	До замены новыми
479	Списки работников, уходящих на льготную пенсию	50 л.
1781	Технологические карты и описания технологических процессов	Пост.

Примечания, используемые в данном перечне, уточняют сроки хранения документов. Примечание «до минования надобности» означает, что документы имеют ограниченное практическое значение. Срок их хранения определяется самими организациями.

ЭПК – экспертно-проверочная комиссия.

Конкретные виды документов в перечне помечены отметкой «ЭПК», которая означает, что эти документы могут иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должны храниться в организации, если организация по тем или иным причинам не является источником комплектования архивных учреждений, или передаваться в государственные, муниципальные архивы.

На хранение документы можно сдать как в государственный, так и в частный архив.

Чтобы передать документы в Росархив, достаточно заключить договор с его территориальным отделением.

Специалисты ПФР проверят документы, дадут им оценку, разъяснят вопросы представления дополнительных документов, окажут содействие в направлении запросов. Второй способ контроля своего персонального пенсионного счета – через Единый портал государственных и муниципальных услуг (ЕПГУ) www.gosuslugi.ru после получения кода доступа к Личному кабинету. Третий способ – подать заявление лично или по почте в любой территориальный орган ПФР.

Как написать справку – образец справки с места работы

Лучше их не применять. Если справка предназначена конкретному заинтересованному лицу, то текст начинают с указания его имени в именительном падеже (как в первом приведенном образце справки). Справки, предназначенные для передачи внутри организации, подписывает обычно начальник отдела или специалист ее составивший. Внешние справки (для сторонних организаций) подписывает руководитель. Если по

Периоды работы на территории России до регистрации гражданина в системе персонифицированного учета могут устанавливаться пенсионным органом на основании показаний двух или более свидетелей, знающих гражданина по совместной работе у одного работодателя, если документы о работе утрачены в связи со стихийным бедствием (землетрясением, наводнением, ураганом, пожаром и тому подобными причинами) и восстановить их невозможно.

Документы, предоставляемые работнику работодателем

4. Информация об исчисленных, удержанных и о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и о взносах работодателя, уплаченных в пользу застрахованных лиц (в случае их уплаты), – предоставляется одновременно с расчетным листком (ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 №   56-ФЗ

«О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений»

).

Как получить справку 182н (форма и образец)?

Именно для этого и нужно в форме 182н указать все дни, когда работник болел или находился в отпуске, связанном с материнством. Обязанность по исчислению и выплате пособий в рамках ФЗ

«Об обязательном соцстраховании на случай нетрудоспособности и материнства»

лежит на работодателе. Если сотрудник проработал меньше срока, который лежит в основе расчета пособия, то работодателю где-то нужно брать данные.

Подтверждение льготного трудового стажа через архив предприятия

В Вашем случае необходимо подтвердить полную занятость на работах с применением красок не ниже III класса опасности. Ситуация омрачена тем, что в данном случае организация ликвидирована, а значит Вы можете представить только архивную справку. Как правило, в архив передаются документы общего характера и, следовательно, подтвердить льготу не всегда представляется возможным. Однако можно попытаться связаться с работниками архива и сделать запрос, то есть подать заявление о подтверждении стажа.

Какие документы нужно выдать работнику, оформляющему пенсию и как их оформить

Однако на местах специалисты ПФР требуют у будущих пенсионеров именно подлинник трудовой книжки или ее нотариально заверенную копию. За разъяснениями о том, на чем основана такая практика, мы обратились в отделение ПФР по г. Москве и Московской области. Верность копий документов свидетельствуют нотариусы (Статьи 1, 35 — 38 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате). Поэтому представить в ПФР можно лишь подлинник трудовой книжки или ее копию, заверенную нотариально либо органами ПФР. В случае если на дату обращения за назначением пенсии гражданин продолжает работать, то он представляет подлинник трудовой книжки и ее копию.

Справка о заработной плате за 2 года образец 2017-2017 необходимая сотруднику для исчисления пособий

Тогда справку компания должна выдать в течение трех рабочих дней с момента получения заявления. В соответствии со ст. 62 ТК РФ Все справки связанные с работой выдаются по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления. Организация(ИП) несет ответственность за достоверность сведений, которые она отразила в справке. Если окажется, что бывшему сотруднику предприятия Фонд социального страхования переплатил пособие из-за ошибки в справке, компания, предоставившая такие сведения, обязана будет вернуть фонду переплату.

Справка о заработной плате с места работы

Итак, если вам отказываются выдать справку о зарплате или о стаже, пишите официальное заявление с просьбой выдать нужный документ. В тексте заявления ссылаетесь на статью 62 Трудового кодекса РФ. Для сведения приведу эту статью полностью. По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое).

Оформляем дубликат трудовой книжки

отказал, так как тот не представил доказательств того, что работа у ответчика — последнее место работы. С требованием обязать ИППУ СО РАН выдать дубликат трудовой книжки К. обратился в суд. Советский районный суд г. Омска, отказывая в удовлетворении требований К. исходил из отсутствия доказательств, подтверждающих предыдущую и последующую трудовую деятельность К. до и после работы у ответчика.

Справка о средней заработной плате для определения размера пособия

Так что специалисты ФСС при проверке вправе потребовать ее, чтобы проверить правомерность выплаты пособия и расчета страховых взносов. Справка о заработной плате сейчас выдается по форме, приведенной в приложении 1 к приказу Минтруда России от 30.04.2013 № 182н. Она действует со 2 июля 2013 года. До 2 июля 2013 года работодатели выдавали справку о заработной плате по форме из приказа Минздравсоцразвития России от 17.01.11 № 4н.

Форма СЗВ-6-1

пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица представлялись страхователем (работодателем) или физическим лицом, самостоятельно уплачивающим страховые взносы в территориальный орган ПФР. Форма СЗВ-6-1 сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица представляется, в случае если в отчетном периоде

Получение справки о видах и размерах пенсий и других социальных выплат ПФР

Право на нее имеют мужчины, достигшие возраста 60 лет, и женщины, достигшие возраста 55 лет, при наличии необходимого страхового стажа и минимальной суммы пенсионных баллов (с учетом переходных положений пенсионного законодательства). Отдельные категории граждан могут получить право на страховую пенсию раньше. Списки работ, производств, профессий, должностей, специальностей и учреждений (организаций), с учетом которых назначается досрочная пенсия по старости, утверждены Правительством РФ.

Здесь стоит отметить, что некоторые граждане могут выйти на пенсию раньше.

Как известно, основным документом подтверждающим трудовую деятельность и трудовой стаж работника является трудовая книжка. Что же делать, если этот документ утерян либо некоторые различные государственные органы (социального обеспечения, пенсионного обеспечения и др.) требуют подтвердить дополнительно?

Работник пишет заявление

Согласно Правилам подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.07.2002 N 555 (ред. от 20.07.2011), при отсутствии трудовой книжки, а также в случае, когда в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные сведения либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение периодов работы принимаются письменные трудовые договоры, оформленные надлежащим образом, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы (п. 6).

Личное дело на руки работнику при увольнении не выдается, а передается в архив. Вот почему работник, руководствуясь ст. 62 ТК РФ, вправе обратиться к своему работодателю с письменным заявлением выдать ему копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Обратите внимание: работодатель не вправе откладывать заявление работника "в долгий ящик", а обязан вручить работнику интересующие его документы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления. Причем документы предоставляются работнику безвозмездно. То есть работодатель не вправе взимать с работника плату за изготовление копий и т.д.

Трудовой кодекс РФ не устанавливает правила о том, кому должен работник адресовать такое заявление. Данный вопрос регулируется инструкциями по делопроизводству, принятыми у работодателя. В заявлении целесообразно указать, какие именно документы интересуют работника. Если необходимо получить два экземпляра документа, то следует отметить это.

Готовим копии документов

С точки зрения делопроизводства (п. 29 ГОСТ Р 51141-98) копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Поэтому копия документа, сделанная на копировальном аппарате, юридической силы оригинала документа не имеет. Чтобы придать юридическую силу подлинника документа обычной ксерокопии, необходимо проставить специальную отметку о заверении копии. Такая отметка проставляется в полном соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации" .

Заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют от границы левого поля заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Примерный образец

Генеральному директору

ООО "Дельта"

г-ну Степанову А.Г.

от секретаря отдела финансового контроля

Ивановой М.И.

ЗАЯВЛЕНИЕ

В соответствии со ст. 62 Трудового кодекса РФ прошу предоставить мне в день увольнения, 30 июня 2012 г., заверенные надлежащим образом копии следующих документов:

1. Приказ (распоряжение) о моем приеме на работу.

2. Приказ (распоряжение) об увольнении.

Также прошу оформить мне справку о доходах по форме N 2-НДФЛ и выдать справку с места работы с указанием даты приема на работу (со ссылкой на номер и дату приказа о приеме на работу), даты увольнения (со ссылкой на номер и дату приказа об увольнении с работы), а также занимаемой должности и размера заработной платы.

Секретарь Иванова М.И.

Обратите внимание на то, что ГОСТ по делопроизводству не обязывает проставлять в правом верхнем углу документа штамп "копия" либо делать эту запись от руки. Целесообразно копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Теперь наша ксерокопия приравнена к подлиннику.

Если нужна выписка...

Выписка - это документ, воспроизводящий часть информации подлинного документа (п. 140 ГОСТ Р 51141-98). Сделать выписку из документа технически сложнее, чем заверить копию. В частности, в отличие от копии новый документ будет именоваться иначе, например: "Выписка из приказа N ______ от ___________".

По сути, это будет уже самостоятельный документ. Причем выписывается только та информация, которая необходима. Вот почему выписку возможно сделать далеко не с каждого документа, а только с того, который имеет структурированную форму (например, имеет несколько пунктов или частей). Между тем приказы о приеме на работу, о переводе на другую работу и об увольнении имеют унифицированную форму, причем информация размещается в табличном виде. И это значительно осложняет изготовление из них выписок.

Справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование готовит бухгалтерия, так как эта служба располагает необходимой информацией. Причем, к примеру, справка о доходах должна иметь установленную форму, которая утверждается приказами Федеральной налоговой службы. Согласно п. 3 ст. 230 Налогового кодекса РФ, налоговые агенты (работодатели) выдают физическим лицам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога. По этой причине бухгалтерия предприятия не вправе отказать выдать работнику справку о доходах по форме N 2-НДФЛ.

Работник вправе запросить в любое время. Например, копию приказа о приеме на работу сотрудник может потребовать непосредственно после оформления приема на работу, чтобы удостовериться, что прием на работу действительно состоялся (ч. 2 ст. 68 ТК РФ). Заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой, работник имеет право запросить и при увольнении (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).

Закон не обязывает работодателя вести учет выданных документов о трудовой деятельности. Поэтому никого не должен удивить тот факт, что у работодателя отсутствует журнал учета выданных справок и т.п.

Если работник хочет подтвердить свой стаж для целей получения пособия по государственному социальному страхованию, то целесообразно запросить справку, отвечающую требованиям Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 N 91 (ред. от 11.09.2009).

Согласно п. 23 указанных Правил, документы, выдаваемые в целях подтверждения периодов работы (службы, деятельности), включаемых в страховой стаж, должны содержать номер и дату выдачи, фамилию, имя, отчество застрахованного лица, которому выдается документ, число, месяц и год его рождения, место работы, период работы, профессию (должность), основания их выдачи (приказы, лицевые счета и другие документы). Документы, выданные работодателями застрахованному лицу при увольнении с работы, могут приниматься в подтверждение страхового стажа и в том случае, если они не содержат основания для их выдачи.

В случае если в предоставленном документе о периодах работы (службы, деятельности) указаны только годы без обозначения точных дат, за дату принимается 1 июля соответствующего года, а если не указано число месяца, то таковым является 15-е число соответствующего месяца.