Зачем нужна номенклатура дел?

Дело – это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.

Такие определения дает введенный в действие с 1 марта 2014 года «ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Номенклатура дел отражает все направления деятельности организации (финансовые, хозяйственные, кадровые и другие). Это многофункциональный документ, который необходим, чтобы:

• учесть все дела, которые заводят в организации (это поможет обеспечить их быстрый поиск и сохранность);
• сгруппировать определенные виды документов (например, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу и т.д.);
• обеспечить порядок формирования дел (хронологическую, логическую последовательность документов в делах и т.д.);
• установить необходимые сроки хранения документов.

Кроме того, ее используют в качестве основного документа при отборе дел для сдачи их в архив или, наоборот, для уничтожения дел с истекшими сроками хранения.

Обязательно ли составлять номенклатуру дел?

Составление номенклатуры дел предусмотрено «Основными правилами работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Составление номенклатуры дел обязательно, если организация включена в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами (ч. 2 ст. 20 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). В первую очередь это касается муниципальных и государственных учреждений. В некоторых случаях коммерческие организации тоже могут попасть в этот список (например, нотариальные конторы). Но и всем остальным составлять номенклатуру дел необходимо, чтобы систематизировать делопроизводство и исполнить требования ч. 1 ст. 17 Закона № 125-ФЗ, в которой говорится, что организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов. К таким документам относятся, в частности, документы по личному составу, которые создаются в любой организации.

Когда нужно составлять номенклатуру дел?

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. То есть сейчас, в декабре, самое время составить и утвердить номенклатуру дел на 2015 год.

Что включать в состав номенклатуры дел?

В номенклатуру дел нужно включать все дела, заводимые в организации, кроме печатных изданий (в том числе заявления работников, справки с места работы, журналы и книги учета, переписку между структурными подразделениями и со сторонними организациями, например, с пенсионным фондом, военкоматом и т.д.). Дела и документы ограниченного доступа с грифом «ДСП» – для служебного пользования (содержащие коммерческую или банковскую тайну, другие документы с конфиденциальной информацией) – также следует включать в номенклатуру дел.

Не забудьте включить в номенклатуру дела, заводимые в филиалах, представительствах, других территориально удаленных подразделениях организации. Также подлежат включению в номенклатуру заголовки дел временно действующих комитетов, комиссий, а также представительных органов работников. Но если, скажем, профсоюз – это самостоятельное юридическое лицо, то он сам формирует свою номенклатуру дел и ведет архив. Кроме того, в номенклатуру дел организации включают заголовки не завершенных делопроизводством дел ликвидированных организаций, правопреемником которых она является.

Большинство документов хранится в организациях и в бумажном, и в электронном виде. Некоторые документы создают и ведут лишь в электронном виде, не распечатывая бумажную форму. Если не включить их в номенклатуру дел, то она будет давать неполную информацию о деятельности организации. Поэтому в конце каждого раздела номенклатуры нужно перечислить, какие дела ведутся в электронном виде. Единицей измерения в данном случае может быть файл и все необходимые для его поиска и идентификации реквизиты. В некоторых организациях электронные документы фиксируют в виде последнего раздела номенклатуры или формируют отдельную номенклатуру только для них.

С чего начать разработку номенклатуры?

Ответственность за разработку номенклатуры дел в крупных учреждениях обычно несет служба документационного обеспечения управления (секретариат, канцелярия и т.д.), в небольших организациях – делопроизводитель, секретарь или другое, назначенное руководителем, лицо. В коммерческих организациях у секретаря зачастую недостает квалификации, и обязанность по составлению номенклатуры ложится на плечи кадровой службы, ведь именно здесь создается большинство документов длительного хранения. Сведения, необходимые для составления номенклатуры, должны предоставить все структурные подразделения организации, поэтому целесообразно начать ее разработку с издания соответствующего приказа, в котором указано, в какой срок должна быть предоставлена информация о заводимых в подразделениях делах и видах документов.

Возможно, для сферы деятельности вашей организации вышестоящими министерствами и ведомствами разработаны типовые и примерные номенклатуры дел, ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения. Обязательно уточняйте эту деталь. Учтите, что типовые номенклатуры обязательны для исполнения (то есть необходимо соблюдать указанный в них состав дел, единую индексацию и сроки хранения документов). Примерная номенклатура дел служит лишь ориентиром для составления индивидуального документа организации. Например, для нотариусов разработана «Примерная номенклатура дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой» (утв. решением Правления ФНП от 12.11.2012, приказом Минюста России от 19.12.2013 № 229); для мировых судей – «Примерная номенклатура дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей» (утв. Судебным департаментом при Верховном Суде РФ 09.06.2011) и т.д. Крупные компании, например холдинги, также могут разрабатывать для своих филиалов, дочерних компаний и представительств типовые или примерные номенклатуры, чтобы обеспечить единообразие своей документации.

Большинству коммерческих организаций приходится разрабатывать номенклатуру дел самостоятельно. В этом помогут такие нормативные акты, как:

• «Основные правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);
• раздел 5 Постановления правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;
• пункт 3.5.1 «Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76);
• «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558;
• «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утв. приказом Минкультуры РФ 28.04.2011 № 412. Он содержит виды документов, используемые в строительстве, производстве, научно-исследовательской, проектной и некоторых других видах деятельности.

Также необходимо внимательно изучить Устав, штатное расписание, локальные нормативные акты организации, Положения о структурных подразделениях, правила, инструкции, стандарты, описи дел и т.п. – в них обычно содержатся ссылки на применяемые в организации документы.

Сначала готовят номенклатуры дел структурных подразделений и уже на их основе составляют сводную номенклатуру дел организации. В некоторых случаях используют функциональный, а не структурный принцип, то есть названиями разделов номенклатуры служат не подразделения, а функции (допустим, планирование, финансирование, производство, учет кадров и т.д.). Мы рассмотрим более распространенный вариант.

Составляем номенклатуру дел структурного подразделения

Форма номенклатуры дел структурного подразделения содержится в приложении 8 к «Основным Правилам работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Она оформляется на общем бланке организации (правила оформления общего бланка установлены «ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст).

Основная часть номенклатуры представлена в табличной форме, содержащей пять граф:

• индексы дел;
• заголовки дел (томов, частей);
• количество дел (томов, частей);
• сроки хранения дел (томов, частей) и номера статей по перечню;
• примечание.

Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Например, 04-05, где 04 – обозначение отдела кадров, а 05 – порядковый номер дела по номенклатуре. Он может состоять не из двух, а из трех пар цифр. Например, 03-02-07, где 03 – обозначение финансово-экономического департамента, 02 – обозначение входящей в его состав бухгалтерии, а 07 – порядковый номер дела по номенклатуре. Вместо цифровой индексации в некоторых организациях может быть принята буквенная или смешанная (из сочетания букв и цифр). Чтобы при составлении номенклатуры дел следующего года можно было сохранить те же индексы, что и в этом году, в каждом разделе оставляют несколько свободных строк для заведения ранее не предусмотренных дел (как правило, не более 5–7).

Во второй графе номенклатуры указывают заголовки дел. Их располагают по степени важности документов, составляющих дела. Сначала располагают заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию (начинают с документов вышестоящей организации, затем идут документы руководителя организации, после них – документы, изданные в структурном подразделении). Далее перечисляют прочие правила, положения, инструкции, разработанные в самой организации или присланные для сведения. Затем перечисляют заголовки дел с планами и отчетами (сначала годовые, затем квартальные, после – месячные). Проекты распорядительных документов, изменения к планам, основания к приказам помещаются в номенклатуре дел вслед за соответствующими основными документами. Заголовки однотипных дел (например, дел с личными карточками работников) вносятся в номенклатуру дел в алфавитном порядке.

В кадровой службе за основу можно взять такую последовательность расположения заголовков дел в номенклатуре:

• штатное расписание и изменения в нем (обычно в кадровой службе хранятся копии, а оригиналы находятся в службе документационного обеспечения управления вместе с приказами по основной деятельности);
• локальные нормативные акты (правила внутреннего трудового распорядка и другие);
• приказы (по основной деятельности и по личному составу);
• документы, являющиеся основаниями к изданию приказов (справки, заявления, объяснительные и докладные записки, акты и т.п.);
• трудовые договоры (а также изменения к ним, соглашения о расторжении трудовых договоров);
• учетные документы работников (личные карточки, личные дела, журналы регистрации приказов, договоров и т.п.);
• персональные документы работников (трудовые книжки, копии паспортов и других личных документов, справки об установлении инвалидности и т.п.);
• планы и отчеты кадровой службы;
• переписка со сторонними организациями (с военкоматом, пенсионным фондом и т.п.);
• документы временных комиссий, комитетов, рабочих групп и т.п.

К составлению заголовков дел существуют определенные требования (п. 3.4.9 «Основных правил работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)). Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «входящие документы», «исходящие документы» и т. д.). Заголовок дела составляют из сочетания следующих элементов:

• название вида документа (приказы, положения, протоколы и т.д.) или, если в состав дела входят разные виды документов, наименование рода заводимого дела (переписка, документы);
• автор документа (название организации или структурного подразделения);
• корреспондент или адресат (название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы);
• краткое содержание документов дела (суть документа, например «по вопросам аттестации рабочих»);
• название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
• даты (период), к которым относятся документы дела;
• отметка о том, что дело сформировано из копий документов, а не оригиналов.

Например, «Переписка с военным комиссариатом Заводского района г. Орел», «Документы о профессиональной подготовке и повышении квалификации рабочих СУ-3 (планы, программы, служебные записки, копии приказов и др.)».

Каждое дело не должно превышать 250 листов или иметь толщину более 3–4 см. Поэтому при большом объеме документов, относящихся к одному делу, допускается формирование томов, частей. Если предполагается, что дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание общего заголовка: например, «Приказы об увольнении работников. Т. 1. 01.01.2015 – 30.06.2015».

Третья графа номенклатуры дел (количество дел) заполняется в последнюю очередь, уже по окончании календарного года, по фактически заведенным делам. Если какое-то дело не было заведено в течение года, то в графе «Примечание» делается запись «не формировалось».

В четвертой графе на основании «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) указывают сроки хранения дел и номера статей по перечню. Данный перечень является основным нормативным документом при определении сроков хранения. Руководствоваться им должны не только государственные, но и коммерческие организации (решение Верховного Арбитражного Суда РФ от 21.02.2012 № 14589/11).

Если в Перечне нет необходимого документа, то срок хранения определяют по «Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Минкультуры РФ 28.04.2011 № 412). Ведомственные перечни применяются для установления сроков хранения специфичных для конкретной отрасли документов. Если для данного вида деятельности разработана типовая или примерная номенклатура, то сроки переносятся из нее. Самостоятельно определять срок хранения документов организация не вправе. Если необходимый вид документа в перечнях не найден, то срок его хранения устанавливается экспертной комиссией организации (если она не является источником формирования госархива) или экспертной комиссией Росархива (в этом случае в графе «срок хранения» указывается номер и дата протокола заседания той или иной комиссии).

Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством 2014 года, начинается с 1 января 2015 года.

При установлении сроков обратите внимание, что некоторые статьи перечней разбиты на пункты, имеющие разные сроки хранения. К примеру, личные дела руководителей должны храниться постоянно (пункт «а» ст. 656), а личные дела работников – в течение 75 лет (пункт «б» ст. 656).

В Перечне содержатся и другие специальные отметки, которые относятся к срокам хранения документов. Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) означает, что некоторые из этих видов документов могут иметь научно-историческое значение и по результатам экспертизы ценности могут быть переданы на постоянное хранение в государственный архив. Эти отметки также нужно переносить в номенклатуру дел. К документам с пометкой «ЭПК» относятся, например, личные карточки работников, трудовые договоры, приказы о приеме и увольнении и т.д. К документам, присланным из других организаций (распорядительным, нормативным, методическим) в номенклатуре проставляются отметки «До замены новыми» или «До минования надобности» (в этом случае срок хранения определяет сама организация). Копии приказов руководителя по основной деятельности, присланные в структурное подразделение, также включаются в номенклатуру дел с пометкой «ДМН» (до минования надобности).

Как правило, в одно дело помещают документы, имеющие одинаковый срок хранения. Например, не допускается помещать в одно дело приказы об отпуске без сохранения заработной платы и об очередном отпуске, ведь первые хранятся 75 лет, а вторые лишь 5 лет. Если дело сформировано из документов с разным сроком хранения или по одной теме, но разных видов, то время хранения дела устанавливается по документам, имеющим более длительный срок хранения. Например, создано дело «Документы по установлению квалификации работников (графики, протоколы, заявления, ведомости)». В него входят:

• графики проведения аттестации – срок хранения 1 год;
• протоколы заседаний и постановления аттестационной комиссии – срок хранения 15 лет;
• заявления о несогласии с постановлениями аттестационной комиссии – срок хранения 5 лет;
• ведомости проведения аттестации – срок хранения 5 лет.

Срок хранения этого дела определяем по более длительному сроку, в данном случае дело должно храниться 15 лет.

Сроки хранения документов в электронном виде такие же, как и для документов на бумажном носителе, в графе 5 «Примечание» нужно поставить отметку «в электронном виде».

Вообще, в пятой графе «Примечание» указывают названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел (если использовано более одного перечня), ставят отметки о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, об утрате или изъятии дел и др.

Номенклатуру дел структурного подразделения визирует его руководитель. Если в структурном подразделении есть экспертная комиссия (ЭК), то документ направляется ей для согласования (составляется протокол заседания экспертной комиссии и ставится отметка о согласовании на номенклатуре). Затем документ подписывает руководитель архива или лицо, ответственное за архив организации.

Образец оформления номенклатуры дел кадровой службы (извлечение) приведен в Приложении 1.

Составляем сводную номенклатуру дел

Сводная номенклатура дел составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений по тому же принципу. Форма этого документа приведена в приложении 7 «Основных правил работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Разделами номенклатуры дел организации являются названия ее структурных подразделений, которые располагают в том порядке, в каком они утверждены в соответствии с нормативными документами организации (например, в штатном расписании): администрация, секретариат, бухгалтерия, отдел кадров и т.д. В самом конце перечисляют документы временно действующих комитетов, комиссий, профсоюзных организаций (если они не являются самостоятельными юридическими лицами).

Последовательность расположения заголовков дел должна быть одинаковой во всех разделах номенклатуры организации (например, организационно-распорядительная документация, затем планы, отчеты и т.д.).

Согласование и утверждение сводной номенклатуры

Порядок согласования сводной номенклатуры:

• первым ставит подпись руководитель службы делопроизводства или лицо, ответственное за документационное обеспечение управления;
• затем ее визирует руководитель архива или лицо, ответственное за архив организации;
• после этого номенклатуру согласовывают с экспертной комиссией (ЭК) с составлением протокола заседания экспертной комиссии;
• и, наконец, направляют на согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения (это относится к организациям, являющимся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, и делается не реже одного раза в 5 лет).

Согласованная номенклатура дел передается на утверждение руководителю организации. Утвердить номенклатуру дел можно двумя способами: с помощью грифа утверждения на самом документе или издав соответствующий приказ. Если номенклатура дел – явление для организации не новое, то, конечно, удобнее использовать гриф утверждения. В том случае, если она вводится впервые или претерпела существенные изменения, лучше утвердить ее с помощью приказа: таким образом можно дополнительно привлечь внимание всех структурных подразделений и обязать их формировать дела в соответствии с новой номенклатурой. Образец подобного приказа приведен в Приложении 2. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки из ее соответствующих разделов для использования в работе.

Номенклатуру дел изготавливают в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр помещают в дело и хранят в службе документационного обеспечения управления; второй – используют в качестве рабочего; третий – является учетным документом в ведомственном архиве (при его наличии); четвертый – остается после согласования в государственном архиве (в случае необходимости согласования); другие экземпляры отправляют в структурные подразделения (в виде выписок соответствующих разделов).

В течение года все исполненные документы группируются в дела в строгом соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Если в течение года возникает необходимость в создании или хранении не предусмотренных ранее документов, то в номенклатуру вносят новую запись – заголовок дела. Напомним, что дело считается заведенным, если в него включен хотя бы один документ. Для таких ситуаций полезно оставить в резерве несколько свободных строк в каждом разделе.

При смене работников дела, включенные в номенклатуру дел, передаются по акту. Уничтожать документы и дела, включенные в текущую номенклатуру, нельзя. Например, нельзя порвать заявление работника на увольнение даже в том случае, если он это заявление отозвал.

После завершения делопроизводственного года к номенклатурам дел структурных подразделений составляются итоговые записи о категориях и количестве заведенных в них дел и передаются в службу документационного обеспечения управления. Та, в свою очередь, составляет итоговую запись к сводной номенклатуре дел и передает эти сведения в архив (в зависимости от категории организации – в ведомственный архив или в архив организации). Итоговые записи делаются по форме, приведенной в приложении 7 «Основных Правил работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Образец подобной записи приведен в Приложении 3.

В конце каждого года номенклатура уточняется: добавляются вновь заведенные дела, удаляются ненужные, редактируются названия заголовков дел и т.п. Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом (в графе «примечание» ставится отметка «переходящее»). Затем номенклатура в виде нового документа снова утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Если в компании произошли существенные организационные изменения, номенклатура разрабатывается заново.

Несмотря на некоторые трудности при внедрении в организации понятия «номенклатура дел», как только она становится понятной и привычной, делопроизводство становится более осмысленным и систематизированным, проще решаются вопросы поиска и сохранности необходимых документов, обеспечивается преемственность передачи информации от одних работников к другим, что вносит свой вклад в поддержание информационной безопасности организации.

Приложение 1

Образец оформления номенклатуры дел кадровой службы (извлечение)

Приложение 2

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел

Приложение 3

Образец оформления итоговой записи номенклатуры дел

Одним из важнейших этапов создания в организации эффективного делопроизводства является архивное делопроизводство. Оно призвано обеспечивать контроль над работой с архивными документами, а также их сохранность и доступность. О том, как правильно вести архивное делопроизводство в организации – читайте в статье.

В данной статье мы рассмотрим:

• для чего нужно архивное делопроизводство в организации;
• как вести архивное делопроизводство;
• правила архивного делопроизводства;
• наиболее частые ошибки при ведении архивного делопроизводства.

Архивное делопроизводство требует тщательной организации и контроля ведения. Это обусловлено тем, что его главной задачей является сохранение важных документов на протяжении многих лет, а то и десятилетий. Поэтому данная отрасль делопроизводства должна быть организована в компании на высшем уровне.

Архивное делопроизводство в организации

Ведение делопроизводства в организации включает необходимость сохранения документов. Несмотря на то, что вступившие в 2015 году Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях содержат формулировку «организация вправе создавать архивы вправе создавать архивы…», дальнейшее рассмотрение показывает, что все-таки архивное хранение документов носит обязательный характер, а не рекомендательный.

Обуславливается это тем, что сроки хранения важной документации организации (кадровых документов, налоговой и бухгалтерской отчетности) никто не отменял. Более того, при отсутствии вышеперечисленных документов контролирующие органы вправе оштрафовать либо применить административное наказание к ответственным лицам организации. Поэтому так важно вести архивное делопроизводство в организации.

Как вести архивное делопроизводство

Архивное делопроизводство в организации должно подчиняться строгому регламенту. Любой процесс работы с архивными документами должен быть описан в инструкции по делопроизводству, будь то передача дел в архив, экспертиза ценности, формирование дел из архивных документов и уничтожение.

Также советуем издать и утвердить в организации графики, согласно которым будут осуществляться все мероприятия, касающиеся архивных документов. К примеру, при большом документообороте в организации целесообразнее составить график, по которому будет вестись прием документов на архивное хранение. В этом графике следует указать в какие дни и какое подразделение организации обязано осуществить передачу дел на хранение. Строгие временные рамки не только исключают путаницу в документах из различных подразделений, но и обязывают сотрудников подразделений своевременно осуществлять подготовку дел и документов для передачи в архив.

Правила архивного делопроизводства

На что опираться сейчас в сфере нормативного регулирования и методического обеспечения архивного дела?

Во-первых, на действующий документ, который носит нормативный характер: Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526), вступившие в силу в конце ­сентября прошлого года. Далее в статье будем называть его ­Правила-2015.

И во-вторых, на действующий документ, который носит методический характер: Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее – Основные правила). Многие практические вопросы, лишь затронутые Правилами-2015, освещены здесь довольно подробно, например, порядок ­разработки ­номенклатуры дел.

Основные правила работы ведомственных архивов (утв. приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263), которые уже давно в силу возраста были не вполне рабочим документом, наконец отправлены на заслуженный отдых и не подлежат применению на территории Российской Федерации с момента вступления в силу Правил-2015 (письмо Росархива от 18.09.2015 № 2/2133-А).

Ошибки при ведении архивного делопроизводства

Ошибки при ведении архивного делопроизводства, как правило, допускаются по незнанию либо из-за недостаточного контроля деятельности. Самое страшное, что может случиться – это уничтожение документов с действующими сроками хранения. Эта ошибка может возникнуть по причине невнимательности сотрудников либо ненадлежащего исполнения обязанностей.

Чтобы избежать подобных ошибок, необходим четкий и поэтапный план любой работы с архивными документами. К примеру, во время экспертизы ценности (если документов не так много) следует осуществлять полистную проверку документов и их сроков хранения. Если же объем документов большой, то рекомендуем внимательно ознакомиться с описью документов в деле. При этом необходимо присутствие сотрудника подразделения, направившего документы, ведь именно он может помочь разобраться в документах. Также рекомендуем обучить всех сотрудников компании (либо выборочно ответственных лиц в подразделениях) основам оформления и формирования дел. Это существенно упростит работу и снизит вероятность ошибок на этапе оформления.

Наличие в организации закрепленной номенклатуры дел также значительно упрощает жизнь сотрудникам архива. Поэтому если в организации выявляются постоянные ошибки при ведении архивного делопроизводства, вероятнее всего, что проблема в отсутствии либо ненадлежащем виде номенклатуры дел.

Вложенные файлы

• Положение об архиве (бланк).doc
• Должностная инструкция заведующего архивом (начальника архивного отдела) (бланк).doc

Доступно только подписчикам

• Положение об архиве (образец).doc
• Должностная инструкция заведующего архивом (начальника архивного отдела) (образец).doc

Современное предприятие сложно представить без адекватной системы архивного делопроизводства. Под этим термином принято понимать процесс учета, приема и хранения документов в архиве. Его составляющими являются:

• экспертиза ценности документов;
• создание номенклатуры дел;
• формирование дел в организации;
• составление и оформление описей дел;
• комплектование архива;
• учет документов в архиве;
• обеспечение сохранности;
• исполнение запросов к документам архива;
• утилизация документов с истекшим сроком хранения.

Любая организация осуществляет . Это позволяет не только систематизировать рабочий процесс, но и повысить эффективность и работоспособность персонала.

Многие эксперты сходятся во мнении, что архивацию бумаг стоит относить к особому виду делопроизводства. Помимо передачи на хранение архивное делопроизводство решает и многие другие задачи, с которыми сталкивается предприятие в профессиональной деятельности, в том числе:

• автоматизированная регистрация отдельных документов, дел и томов;
• автоматизированная разбивка дел на тома;
• систематизация документов в пределах организации;
• форматирование сдаточных описей дел и внутренней описи документов и другие задачи.

Термины, обязательные для использования во всей материалах по делопроизводству и архивному делу содержатся в ГОСТ Р 51141-98. Он регламентирует понятия в сфере организации работы с документами, архивном деле и обеспечении сохранности документов. Стандарт определяет делопроизводство как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами, а архивное делопроизводство как отрасль деятельности, ответственную за хранение и использование архивных материалов.

Документирование - это запись сведений на различные носители по установленным правилам. В результате этого процесса появляется документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, которые позволяют ее идентифицировать. Реквизит является обязательным при оформлении официальных материалов. Совокупность файлов по одному вопросу или участку работы, помещенных в отдельную папку, называется делом. Перечень дел с указанием сроков хранения составляют номенклатуру.

Автоматизация архивного делопроизводства

Автоматизация любых процессов повышает эффективность работы. На сегодняшний день создано немало автоматизированных систем, которые упрощают работу с электронными документами. Современные решения в этой области - это надежная и общепринятая платформа, которая позволяет говорить об интеграции САДД и ПО-архива. Программный комплекс позволяет выстроить стройную и юридически корректную систему хранения документации. Автоматизация архивного делопроизводства открывает перед сотрудниками широкие возможности, а именно:

• экспертиза ценности документов по заданным критериям;
• загрузка информации на базе разработанных образцов документов;
• группировка документов с использованием различных структурных и хронологических схем;
• создание новой номенклатуры для предприятия или подразделения на основе ранее введенной номенклатуры.

Автоматизация работы с архивами имеет ряд неоспоримых преимуществ - это легкий для понимания интерфейс, возможность адаптации под конкретные задачи, конфиденциальность данных в системе.

Преимущества работы с компанией ОРБ

Компания ОРБ - это 7 лет успешной работы в области архивного делопроизводства. Обращаясь к нам, клиенты получают квалифицированную помощь. Мы гарантируем снижение потерь рабочего времени и предоставление эффективных решений для вашего бизнеса. Риск безвозвратной потери данных сведен к нулю. Составление дел ведется в соответствии с корпоративными нормами. Скорость обработки и предоставления информации максимальна. И наконец, мы подходим к каждому клиенту индивидуально и ведем гибкую ценовую политику.

Архивное делопроизводство – деятельность государственных органов и частных организаций в области хранения, учета и комплектования официальных документов. Каждый из этапов архивного делопроизводства очень важен и позволяет влиять на оперативность и качество управления в учреждении.

Задачи архивного делопроизводства

Ключевым вопросом делопроизводства является формирование архива. При создании архива документы проходят стадию подготовки: получают оценку своей научной и практической ценности, сортируются, прошиваются, а также отмечаются во внутренней описи. Согласно требованиям, прописанным в архивном деле, опись составляется для документов постоянного и долговременного хранения и является одним из важнейших инструментов поиска документации.

Архивное хранение

Хранение документов осуществляется в сухом помещении, изолированном от остальных помещений здания и удаленном от опасных в пожарном отношении объектов. Архивное делопроизводство предполагает строгое соблюдение правил безопасности: пригодность месторасположения архива определяется санэпидстанцией и службой пожарной охраны.

Последний этап архивного дела - уничтожение документов

Последним этапом архивного дела является уничтожение документов, которое должно проводиться установленным порядком и с соблюдением правил. Каждый подлежащий утилизации документ обязательно вносится в акт о выделении документов к уничтожению, а утилизация и конфиденциальных документов завершается внесением записи в учетную книгу и составлением еще одного акта.

Как наладить архивное делопроизводство

Как правило, многие предприниматели задумываются о создании архива, только когда поиск нужного документа начинает занимать много времени, а неразбериха в документах существенно тормозит работу. В этом случае проблема находится уже в запущенном состоянии, и фронт работ предстоит большой. Справиться с бумажной волокитой поможет налаживание архивного делопроизводства. Но как его организовать: силами своих сотрудников или привлекая специалистов со стороны?

Доверьте составление архива специалисту

Бытует мнение, что составить архив – дело нехитрое и привлекать к нему специалистов вовсе не обязательно. Однако стоит учитывать, что создать архив – это не просто разложить бумаги; тонкостей в архивном деле, как и в любой другой узкой области, предостаточно.

ООО "Архивный Сервис" работает на рынке архивных услуг уже 15 лет.

Мы налаживаем архивное делопроизводство, предоставляем помещения для хранения документов и обеспечиваем своевременное проведение архивных работ. Тщательное отслеживание изменений в российском архивном законодательстве позволяет нам оперативно корректировать делопроизводство, обеспечивая нашим клиентам тыл при проверках и ревизиях.

Внимание конфиденциальности

Также мы большое внимание уделяем конфиденциальности: работа с документами ведется только нашими специалистами без привлечения посторонних лиц, а хранение документов осуществляется в помещениях с вооруженной охраной.

Организация работы с документами крайне важна для процессов управления и принятия управленческих решений. Если вы хотите добиться в этой сфере максимальной эффективности, лучше доверить архивное делопроизводство специалистам.

Правильное оформление архивных дел – гарантия стабильности работы компании