Понятие и виды отчетности Роль информации в современном деловом мире неуклонно возрастает. Составление отчетности завершающий этап учетного процесса поэтому она включает обобщающие итоговые показатели полученные путем соответствующей обработки данных текущего учета. Составление внутренней отчетности вызвано потребностью управления внутри организации. Цель составления управленческой отчетности удовлетворение информационных потребностей управления внутри организации путем предоставления стоимостных и натуральных показателей...
Если эта работа Вам не подошла внизу страницы есть список похожих работ. Так же Вы можете воспользоваться кнопкой поиск
Тема: У правленческая отчетность
1. Понятие и виды отчетности
Роль информации в современном деловом мире неуклонно возрастает. В предпринимательской деятельности от качества используемой экономической информации зависит деловой успех, выражающийся в получении прибыли. Для принятия обоснованных инвестиционных решений, выбора клиентов, поставщиков, прочих деловых партнеров необходима полная и достоверная информация. В системе управления деятельностью предприятия внутренняя отчетность подразделений является важнейшим инструментом контроля, представляя собой систематизированную и обобщенную информацию.
Под отчетом понимается получаемая информация, представленная в приемлемом для пользователя виде. Отчет представляет собой определенный объем информации, содержащий только требуемые пользователю сведения, которые сгруппированы максимально удобным образом.
Отчетность - это система взаимосвязанных показателей, характеризующих условия и результаты деятельности организации или ее подразделений за истекший период. Составление отчетности - завершающий этап учетного процесса, поэтому она включает обобщающие итоговые показатели, полученные путем соответствующей обработки данных текущего учета. Отчетность представляет собой основной источник информации, используемый для анализа и принятия управленческих решений.
Применяемую на практике отчетность разделяют виды по следующим критериям:
По объему представляемой информации различают частную и общую отчетность. Частная отчетность содержит информацию о результатах деятельности какой-либо структурной единицы организации или об отдельных направлениях ее деятельности, или о результатах деятельности филиалов. Общая отчетность характеризует результаты деятельности организации в целом.
В зависимости от целей составления отечность может быть внешней и внутренней. Внешняя отчетность служит средством информирования пользователей о характере деятельности, доходности и имущественном положении организации. Составление внутренней отчетности вызвано потребностью управления внутри организации.
В зависимости от периода, который охватывает составляемая отчетность, различают периодическую и годовую. Отчетность, составленная через определенные промежутки времени (неделю, декаду, месяц, квартал, полгода) является периодической. Годовая отчетность составляется в сроки, регламентированные действующими нормативными актами.
Управленческая отчетность - внутренняя отчетность об условиях и результатах деятельности структурных подразделений организации, отдельных направлениях ее деятельности.
Цель составления управленческой отчетности - удовлетворение информационных потребностей управления внутри организации путем предоставления стоимостных и натуральных показателей, позволяющих оценивать и контролировать, прогнозировать и планировать деятельность ее структурных подразделений, а также конкретных менеджеров.
Цель составления внутренней отчетности обусловливает ее периодичность, формы, содержание. Точность и объем приводимых в отчетности данных зависят от организационно-технологических и экономических особенностей, присущих организации и конкретному объекту управленческого учета, цели управления применительно к данному объекту учета. Содержание, формы, сроки и обязанность представления управленческой отчетности, а также ее пользователи зависят от условий хозяйствования в конкретной организации.
Система управленческой отчетности - один из наиболее сложных и важных элементов управленческого учета. При формировании системы управленческой отчетности необходимо:
Определить форму, срок предоставления отчета и ответственного за его составление;
Работа по внедрению управленческой отчетности проводится в несколько этапов.
Первый этап - определение объема и содержания необходимой информации и решение вопроса получения ее из применяемых документов. Для этого проводится анализ информации, содержащейся в бухгалтерских регистрах. Важно определить источники получения необходимой информации, которые могут находиться в функциональных подразделениях. Целесообразно проанализировать сам факт наличия необходимой информации.
Например , может возникнуть ситуация, когда существующие формы первичных документов не имеют реквизитов, необходимых для получения соответствующего отчета. В этом случае следует провести работу по доработке этих форм документов. Чаще всего, как правило, первичные документы содержат необходимый объем информации. Однако эта информация не обрабатывается в виде управленческой отчетности. В этом случае необходимо определить форму соответствующих отчетов, назначить ответственных за их получение и обязать владельцев этой информации предоставлять эти отчеты в установленное время.
Второй этап - этап анализа информации, содержащейся в учетных регистрах, ориентированный на то, чтобы информация, которая соответствует управленческой отчетности, а также информация, необходимая для стратегического анализа деятельности организации, были отражены в учетных регистрах. Для получения такой информации непосредственно из учетных регистров целесообразно совершенствовать аналитический учет таким образом, чтобы необходимая информация отражалась в нем постоянно.
Третий этап - создание автоматической системы формирования управленческой отчетности. Это возможно при наличии соответствующего программного обеспечения.
2. Пользователи управленческой отчетности и периоды ее представления
Основными пользователями управленческой отчетности являются менеджеры всех иерархических уровней организаций.
Информация внутренней отчетности необходима для принятия управленческих решений по вопросам, касающимся оценки деятельности центров ответственности менеджерами вышестоящих уровней; выявления тенденций развития центров ответственности; недостатков и положительных моментов в их деятельности. Внутренняя отчетность является информационным обеспечением управленческих решений и оптимизации деятельности организации в целом.
Например , отчетность по центрам прибыли и инвестиций дает возможность составить прогноз о динамике прибыли организации и оценить риск новых долгосрочных вложений.
Ознакомление персонала организации с данными управленческой отчетности улучшает отношения в коллективе, формирует уверенность работников в своем положении.
Сроки представления и периодичность управленческой отчетности - важный параметр, существенно влияющий на результативность всей системы.
Периодичность составления управленческой отчетности - вопрос индивидуальный. Однако общим критерием выбора периодов составления отчетности является своевременность принятия управленческих решений по данным отчетности. На нижних уровнях управления роль оперативности принятия решений выше, чем на верхних. В связи с этим периоды представления отчетности на нижних уровнях должны быть короче.
Условно можно выделить три стандартных временных периода, которые являются базовыми для организации учета и представления:
Краткосрочной считается отчетность, которая предоставляется наиболее часто: ежедневно и еженедельно. Однако в связи со спецификой производства, в качестве краткосрочной может выступать ежемесячная отчетность. Краткосрочная отчетность - это предоставление информации из первичных документов в тех или иных аспектах, т. е. это информация, которая наиболее актуальна для организации и отражает важные и динамические стороны ее деятельности. Основными пользователями такой отчетности являются менеджеры среднего звена или линейные руководители. Они должны принимать управленческие решения на основе данной информации.
Второй временной период - это среднесрочный. Управленческая отчетность этой группы составляется с периодичностью от одного раза в неделю до одного раза в месяц. Такая отчетность объединяет в себе показатели деятельности организации и обязательно содержит прогнозные показатели на следующий период.
Например , анализируя себестоимость продукции за месяц, можно делать прогнозы ее изменений на следующий месяц в соответствии с изменениями рыночных цен на материалы и комплектующие, т. е. отслеживать изменения стоимости сырья. На основании данных такой отчетности можно прогнозировать изменения цен на производимую продукцию и показать изменения ее рентабельности. Потребителями такой отчетности являются менеджеры более высокого уровня: руководство организации, менеджеры высшего звена. Многие решения, которые принимаются на основе управленческой отчетности, составленной в среднесрочный период, могут оказать существенное влияние на деятельность организации в целом.
Долгосрочная управленческая отчетность составляется с периодичностью от одного раза в месяц, до одного раза в полгода. Она составляется для целей установления связи с финансовой отчетностью, чтобы показать изменения и взаимосвязи между управленческими показателями и отчетными данными. Это связано с тем, что финансовая отчетность сдается раз в год. В связи с использованием системы квартальной финансовой отчетности, долгосрочная управленческая отчетность является чисто стратегическим, аналитическим инструментом, так как реагировать на изменение ситуации необходимо с периодичностью раз в квартал, в соответствии с периодичностью финансовой отчетности. В соответствии с этим огромное значение приобретает краткосрочная управленческая отчетность, которая должна отражать динамику изменений, в том числе и в налоговом планировании.
Периодичность составления внутренней отчетности определяет сама организация, для каждой группы центров ответственности и сегментов она индивидуальна. При этом важно иметь четкий график представления отчетности. Внутренняя управленческой отчетности является неотъемлемой частью общей системы внутреннего контроля в организации.
При отсутствии своевременной обратной связи возникает большая вероятность того, что работа управляющего выйдет из-под контроля, а его цели и планы утратят актуальность, останутся на бумаге. Руководитель всегда должен знать, насколько эффективна его деятельность. Если его планы не выполняются, он должен узнать об этом как можно раньше. В противном случае он лишен возможности предпринять корректирующие меры и вносить изменения, которые необходимы для актуализации поставленных задач. Внутренняя управленческая отчетность составляется для управляющего, несущего ответственность за достижение поставленных целей.
Недостатки внутренней отчетности, типичные при традиционных подходах к организации внутреннего контроля, состоят в том, что основной акцент делается на ошибки вместо того, чтобы дать управляющим информацию, позволяющую предпринимать эффективные действия. В результате обратная связь оказывается направленной на проведение ревизий и поиски упущений, возвращает руководителя к прошлым событиям и операциям, формирует данные о том, что уже не поддается исправлению, ограничивает возможности действовать с перспективой.
3. Основные требования к управленческой отчетности организации
Грамотно составленная и своевременно представленная управленческая отчетность обеспечивает решение следующих задач:
Оперативные управленческие решения принимаются на низших уровнях по максимуму представляемых данных, на высших уровнях управления объем информации сокращается, а ответственность за принимаемые решения (их значимость) увеличивается.
К построению и содержанию внутренней отчетности предъявляются формальные и специальные требования.
Формальные требования к внутренней отчетности:
Целесообразность - информация, обобщаемая во внутренних отчетах, должна Отвечать цели, ради которой она была подготовлена.
Объективность и точность - внутренние отчеты не должны содержать субъективного мнения и предвзятых оценок; степень погрешности в отчетах не должна препятствовать принятию обоснованных управленческих решений. Так как оперативность представления отчетности отражается на точности получаемой информации, поэтому следует стремиться к минимизации данного фактора.
Оперативность - отчетность должна представляться к установленному сроку, что важно для своевременного принятия решений.
Краткость - в отчетности не должно быть избыточной информации: чем меньше объем отчета, тем более оперативно можно осмыслить его содержание и принять соответствующее решение.
Сопоставимость отчетности - возможность использовать отчетную информацию для работы разных центров ответственности; отчетность должна быть сопоставима также с планами и сметами;
Адресность - информация внутренней отчетности должна быть доведена до ответственного исполнителя, при этом следует соблюдать конфиденциальность.
Эффективность - затраты на получение внутренней отчетности должны быть сопоставимы с выгодами от использования управленческой информации.
Целью внутренней отчетности является обеспечение управленческого персонала всех уровней необходимой информацией. Требования к содержанию отчетности должны формулировать руководители центров ответственности и другие лица, относящиеся к управленческому персоналу или заинтересованные во внутренней управленческой информации. Для пользователей (управляющих) имеют значение не только содержание информации, но и способы ее доставки, формы представления отчетности. Внутренняя отчетность должна обеспечить возможность быстрого обзора и оценки фактических результатов, их отклонений от цели, определения недостатков в настоящее время и в будущем, выбора оптимальных вариантов принятия управленческих решений. Сформировать отчетность, позволяющую получить информацию для решения комплекса проблем, не просто.
Специальные требования , предъявляемые к внутренней отчетности:
Непосредственно в отчетных формах должна приводиться первичная аналитическая информация: отклонения от целей, норм и смет расходов, ранжирование отклонений и т. п.
Гибкая, но единообразная структура отчетной информации вытекает из самой сути внутреннего управления и управленческого учета. Информация должна обладать достаточной внутренней гибкостью, обеспечивающей реагирование на изменяющиеся цели и потребности управляющих центрами ответственности. В то же время необходимо обеспечить информационное единообразие. Система управленческого учета и внутренней отчетности может изменяться в связи с существенными изменениями в характере деятельности организации.
Гибкость и единообразие внутренней управленческой информации обеспечивается тем, что на первичном уровне регистрации накапливается необходимый объем данных, которые затем могут отбираться и группироваться в требуемом информационном контексте. Если не выделять необходимые данные на этапе их ввода, то впоследствии проблематично получить нужную в каждом конкретном случае информацию. Каждый центр ответственности должен получать отчеты, в которых содержится необходимая информация. Система информации должна быть разработана таким образом, чтобы существовало определенное единообразие данных для группировки и сравнения.
Понятность и обозримость информации сводится к тому, что каждая отчетная форма должна содержать информацию, необходимую конкретному пользователю. Чрезмерная детализация отчетной информации, ее перегруженность малосущественными показателями затрудняют понимание отчетности и препятствуют принятию правильных управленческих решений.
Оптимальная частота представления отчетности является производной от назначения информации и возможностей принятия решений, т. е. от факторов, определяющих использование отчетов в управлении. Одни отчеты используются чаще, другие реже. Периодичность представления внутренней отчетности колеблется. Внутренние отчеты могут быть ежегодными, ежеквартальными, ежемесячными, еженедельными, ежедневными или представляться по мере возникновения отклонений. Нет необходимости увеличивать частоту представления отчетов, если невозможно принять решение на их основе. Если.премирование персонала производится ежеквартально, то нет смысла в получении ежемесячной информации о выполнении условий премирования. На нижних уровнях управления необходимы более частые и более детальные отчеты. С переходом на более высокие уровни отчетность представляется реже и содержит более укрупненные показатели.
4. Формат представления управленческой отчетности
На основе внутренней отчетности принимаются решения на всех уровнях управления организацией. Важно сократить время, которое проходит от получения отчета до выработки решения и претворения его в управляющие действия. Существенное значение при этом имеют доступная форма внутреннего отчета, расположение и подача соответствующей информации. Не может быть стандартного набора внутренней отчетности с едиными формами и информационной структурой. Внутренняя отчетность индивидуальна. Можно выделить классификационные признаки, характеризующие общие подходы к формам внутренней отчетности.
Комплексные итоговые отчеты представляются, как правило, за месяц или иной отчетный период (квартал, шесть месяцев и т. п.), они содержат информацию о выполнении планов и использовании ресурсов за данный период, о доходах и расходах по центрам ответственности, об исполнении сметы издержек, рентабельности, движении денежных средств и иных показателей для общей оценки и контроля.
Тематические отчеты представляются по мере возникновения отклонений по таким наиболее важным для успешного функционирования организации показателям как: объем продаж, потери от брака, недопоставки по заказам, график производства продукции и другим показателям, подконтрольным центру ответственности.
Аналитические отчеты предоставляются только по запросам управляющих и содержат информацию, раскрывающую причины и следствия результатов по отдельным аспектам деятельности.
Например : всесторонняя оценка причин перерасхода ресурсов, изменения рентабельности, уровня продаж по секторам рынка, анализ рынка и использования производственных мощностей, факторов риска деятельности в определенных направлениях и т. п.
По уровням управления отчеты делят на:
Оперативные отчеты , представляемые на нижнем уровне управления в центрах ответственности, содержат подробную информацию для принятия текущих решений; составляются еженедельно и ежемесячно.
Текущие отчеты , содержащие информацию для среднего уровня управления в центрах прибыли и центрах инвестиций, составляются с периодичностью от ежемесячного до ежеквартального.
Сводные отчеты формируются для высшего управленческого персонала организации. На их основе принимаются стратегические решения и осуществляется общий контроль и контроль деятельности управленческого персонала на среднем, иногда на нижнем уровне. Периодичность этих отчетов колеблется от ежемесячных до ежегодных.
Оперативная информация, адресованная низовым центрам ответственности, не должна в неизменном виде представляться на высший уровень управления. На нижнем уровне принимаются оперативные решения по согласованию и выполнению производственных планов использования ресурсов подразделения. Данная информация должна обобщаться, агрегироваться в более общие показатели для представления на средний уровень управления. На высшем уровне требуется еще большая степень обобщения информации.
По объему информации внутренние отчеты подразделяются на сводки, итоговые отчеты, общие (сводные) отчеты.
Сводка - это краткие сведения об отдельных показателях деятельности подразделения за короткий период (иногда за день, неделю).
Итоговые отчеты составляются за месяц или другой отчетный период. Они обобщают информацию о контролируемых показателях центра ответственности.
Общие (сводные) отчеты составляются по организации в целом и содержат информацию, соответствующую формам финансовой отчетности, приспособленных для целей внутреннего управления.
По формам представления внутренние отчеты могут быть в табличной, графической или текстовой форме.
Табличная форма представления внутренней отчетности наиболее приемлема для составителей и для пользователей. Большая часть информации внутренней отчетной выражается цифровыми показателями, которые удобнее всего представлять в табличной форме. К тому же она стала традиционной. Важно правильно структурировать отчетные показатели, разделять их на зоны, выделяя главные, требующие особого внимания. Для пояснений к отчету может быть подготовлена записка с комментариями и раскрытием основных показателей.
Графическая форма более наглядна, но не следует перегружать графики (диаграммы) излишней цифровой информацией. Отображение большего числа показателей в данной форме затрудняет ее восприятие. Большое количество цифровых данных нагляднее представлять в табличной форме.
Текстовая форма подачи информации приемлема в тех случаях, когда отсутствуют цифровые данные либо их объем незначителен; необходимо подробно объяснить взаимосвязь и значение представляемой информации. Текстовые отчеты часто составляют в дополнение к отчетам, представленным в табличной или графической форме.
Для основных периодически формируемых управленческих отчетов целесообразно утвердить формат, содержание, сроки и частоту (периодичность) представления, а также правила распространения. Стандартизация повысит эффективность подготовки и предоставления отчетов, позволит сэкономить время, которое требуется менеджерам на ознакомление и осмысление предоставленной информации. Стандартизация не означает, что все руководители будут получать одинаковые отчеты. Руководители будут информированы о том, комплект каких отчетов, в какой форме и с какой периодичностью (ежедневно, еженедельно или ежемесячно) они будут получать. Комплект отчетов должен включать в себя необходимые комментарии и поясняющую информацию. Дополнительная аналитическая информация может повысить ценность представляемых данных.
Таким образом, определяющим фактором формирования системы управленческой отчетности в организации является ее экономическая эффективность, т. е. выгоды, которые получит организация от наличия отчетности за счет повышения качества принимаемых управленческих решений. Внедрение и использование системы управленческой отчетности считаются оправданными тогда, когда полученный в результате положительный эффект превосходит требуемые для создания такой системы затраты.
Внутренняя отчетность - это не результат управленческого анализа, являющегося важнейшим элементом управленческого учета, а первичный материал для проведения такого анализа. На основе ее информации можно дать общую оценку результатов деятельности центров ответственности, судить о степени достижения ими поставленных целей и правильности принятых оперативных корректирующих решений.
Чаще в организациях применяется трехуровневая система формирования управленческой отчетности. Основными уровнями являются:
Структура управленческой отчетности включает в себя отчеты в соответствии со следующей классификацией:
а) комплексные отчеты - обычно представляются ежемесячно.
В комплексных отчетах могут отражаться следующие показатели: рентабельность организации в целом и ее структурных подразделений; структура доходов и расходов по центрам ответственности, структурным подразделениям, отдельным проектам и т.д.; показатели дебиторской задолженности и оценка резерва под сомнительную дебиторскую задолженность; сумма запасов и оценка резерва под обесценивание запасов; движение денежных средств и прогноз предстоящего использования и поступления денежных средств.
б) отчеты по ключевым показателям - представляются на конкретную дату в любой момент времени. В них отражаются наиболее важные для успешного функционирования организации факторы: количество полученных заказов; недопоставки по заказам; объем выпущенной продукции; объем проданной продукции; процент неисправностей или брака; запланированные результаты деятельности; эффективность использования ресурсов.
в) аналитические отчеты - готовятся по запросу руководства.
Аналитические отчеты призваны более глубоко отражать отдельные аспекты деятельности. В качестве примерных вопросов, раскрывающихся в аналитических отчетах, могут быть: причины возрастания уровня запасов, приводящего к замораживанию денежных средств, потраченных на приобретешь этих активов, обесценению запасов и потерям, и, следовательно, к большей подверженности бизнес-рискам; причины чрезмерного увеличения сверхурочных часов работы, приводящего к увеличению расходов на заработную плату персонала; изменение удельного веса организации в соответствующем рыночном сегменте.
Аналитические отчеты также отражают ситуацию на рынке, взаимосвязь внешних и внутренних факторов развития организации, раскрывают существующие угрозы и благоприятные возможности развития организации. Ta кие отчеты составляют по мере возникновения потребности в них.
Направленность, формат и содержание аналитических отчетов не имеют ограничений. Отчеты должны характеризоваться четкой постановкой раскрываемых вопросов и задач; содержать описание метода анализа, определения новых терминов, количественные и качественные данные, необходимые для понимания отчета, раскрывать все примененные допущения и их оценку; предоставлять пользователю свод результатов и выводы, а также описание факторов риска.
Примерами отчетов, которые формируют в системе управленческого учета в организации, являются:
Отчеты о текущей деятельности: о производстве продукции (работ, услуг); о продаже продукции (работ, услуг); о закупках; о дебиторской и кредиторской задолженности; о запасах готовой продукции; о незавершенном производстве; о запасах сырья и комплектующих; о бартерных сделках; о движении денежных средств и др.
Отчеты об инвестиционной деятельности: о движении (приобретении и выбытии) основных средств, о движении (приобретении и выбытии) нематериальных активов, о планируемых долгосрочных вложениях в разрезе инвестиционных проектов.
Отчеты о финансовой деятельности: о краткосрочных финансовых вложениях; о привлечении и обслуживании заемного капитала; привлечении акционерного капитала и др.
Другие похожие работы, которые могут вас заинтересовать.вшм> |
|||
7126. | Принципы бухгалтерского учёта и отчётность | 19.41 KB | |
Принципы бухгалтерского учёта и отчётность Принципы бухгалтерского учета Понятие бухгалтерского баланса Строение бухгалтерского баланса. Регулярное балансовое обобщение которое предопределено такими элементами метода бухгалтерского учета как составление баланса и отчетности за год полугодие квартал месяц. Понятие бухгалтерского баланса. Структура баланса представляет собой двухстороннюю таблицу. | |||
772. | Учет материалов и их влияние на бухгалтерскую отчетность | 34.6 KB | |
Завышение материалов ведет к замораживанию и омертвлению ресурсов. Занижение материалов может привести к перебоям в производстве и реализации продукции к несвоевременному выполнению предприятием своих обязательств. Основными задачами учета материалов являются: контроль за сохранностью материальных ресурсов соответствием складских запасов нормативам; контроль за выполнением планов снабжения материалами; выявление фактических затрат связанных с заготовкой материалов; контроль за соблюдением норм производственного потребления; правильное... | |||
7707. | Учет вознаграждений работников и отчетность по планам пенсионного обеспечения | 59.72 KB | |
Учет вознаграждений работников и отчетность по планам пенсионного обеспечения МСБУIS №19 Вознаграждения работникам МСБУIS №26 Учет и отчетность по пенсионным планам МСФО IFRS №2 Выплаты долевыми инструментами 11. Отчетность по планам пенсионного обеспечения 11. Данные вознаграждения возникают по соглашениям с работниками и требуют проведения предварительных операций по планам пенсионного обеспечения. По планам пенсионного обеспечения с установленными взносами сумма пенсионных выплат после окончания трудовой деятельности работника... | |||
19780. | Финансовая отчетность коммерческого банка (на примере АО «Банк ЦентрКредит») | 4.93 MB | |
Характеризуя степень научной разработанности данной темы, следует учесть, что она уже анализировалась у различных авторов в различных изданиях: учебниках, монографиях, периодических изданиях и в Интернете. Тем не менее, при изучении литературы и источников отмечается недостаточное количество полных и явных исследований анализируемой тематики. Это значит, что данная работа, помимо учебной, будет иметь как теоретическую, так и практическую значимость. Теоретико-методологическую базу исследования составили четыре группы источников. | |||
769. | Отчетность предприятия. Порядок составления, представления и утверждения бухгалтерской отчетности | 25.97 KB | |
Классификация отчетности. Состав бухгалтерской отчетности. Подготовительные работы перед составлением бухгалтерской отчетности. Порядок составления представления и утверждения бухгалтерской отчетности. | |||
5057. | Годовая бухгалтерская отчетность Муниципального унитарного предприятия «Тепловые сети» | 52.09 KB | |
В рыночных условиях залогом выживаемости хозяйствующего субъекта является финансовая устойчивость. Достижение финансовой устойчивости возможно на основе повышения эффективности производства. Повышение эффективности производства достигается на основе эффективного использования всех видов ресурсов и снижения затрат. | |||
5750. | Финансовая (бухгалтерская) отчетность в условиях формирования глобальной рыночной экономики | 36.44 KB | |
Основные характеристики финансовой бухгалтерской отчетности. Определение понятия финансовой отчетности. Необходимость международной гармонизации финансовой бухгалтерской отчетности. Регулирование финансового учета и отчетности и интеграция России в международное экономическое пространство. | |||
7720. | Учет изменения цен, валютных курсов и финансовая отчетность в условиях инфляции | 28.11 KB | |
Главный вопрос учета операций в иностранной валюте и зарубежной деятельности заключается в том чтобы определить какой курс валют использовать для пересчета и каким образом признавать в финансовой отчетности влияние изменений курса валют. Таким образом цель МСФО 1А8 21 состоит в установлении принципов отражения операций в иностранной валюте в финансовой отчетности. Курсовая разница разница возникающая в результате отражения в отчетах того же количества единиц иностранной валюты в валюте отчетности по другим валютным курсам. На каждую... |
Статья коснется основных вопросов, связанных с управленческой отчетностью. Что собой представляет документ, зачем необходим, и как правильно заполнять – далее.
Законодательство требует от организаций предоставлять отчетность в органы контроля. Касается это финансовых отчетов, некоторые предприятия ведут также и управленческие.
Составление их необязательно, но прикладывать к бухгалтерской документации необходимо. Что же представляет собой управленческая отчетность?
Управленческая отчетность необходима для принятия правильных решений, так как она содержит информацию о состоянии дел на предприятии.
Задачи, которые решает отчетность:
Система управленческого учета и отчетности позволяет решить задачи:
Если происходит реструктуризация организации, разрабатывать формы отчетности нельзя. Обладает такими характеристиками:
Управленческая отчетность | Документация, включающая сведения, необходимые для осуществления контроля над деятельностью организации. Указывает на финансовое положение предприятия |
Консолидированная отчетность | Отчетность финансового типа нескольких взаимосвязанных организаций, которые рассматриваются как одно. Документ дает характеристику имущественному и финансовому положению группы на определенную дату, которая является отчетной |
Управленческая отчетность | Совокупность документации внутри организации, содержащих цифры отображения аспектов деятельности. Является добровольной. Главная цель – предоставить руководящим органам предприятия правдивые сведения о результатах деятельности |
Дочерняя фирма | Общество, образованное на основании другого, которое осуществляет над ним контроль и принимает решения |
Материнская фирма | Компания, обладающая большим количеством капитала другой фирмы. Контролирует деятельность, зависящих от нее компаний, через их акции |
Консолидация | Тип правообразования, цель которого – создание такого документа (нормативно-правового акта), который бы не оказывал влияние на действующие акты и не менял их суть |
Общество с ограниченным типом ответственности | Общество, которое было создано одним или несколькими лицами (как физическими, так и юридическими) и капитал которого делится на части |
Управленческая отчетность подразделяется на несколько типов:
Комплексный отчет охватывает деятельность предприятия, его отделений и филиалов полностью.
Предоставляется в определенное время – отчет за день, за месяц и т. д. в подобном отчете отображаются итоги деятельности организации в целом и по каждому сегменту, а также затраты, задолженности и прочее.
По итоговым коэффициентам отчетность может предоставляться в любое время. Содержит наиболее важные для предприятия данные о числе полученных заказов на определенную продукцию.
Характеризует степень их выполнения, был ли брак и в каком количестве, каковы объемы продаж и использованные ресурсы.
Аналитический тип отчетности составляется по запросу руководящих органов. В отчете могут содержаться сведения о причинах роста запасов, числа ненормированных работ, падении или росте объема продаж.
Нормативные акты, которые необходимо использовать при составлении управленческой отчетности:
Алгоритм формирования отчетности следующий:
К формам относится , отчет о доходах и затратах, . В балансе отображаются цифры и их интерпретация.
Является основой для формирования финансовой отчетности. В нем фиксируются результаты деятельности за конкретный промежуток времени.
Формы разрабатываются на основании следующих принципов:
Главными принципами при составлении являются:
Для порядка предоставления отчетности необходимы следующие принципы:
Внутренняя управленческая отчетность является основной частью, на которой держится управленческая структура. В ней содержатся главные коэффициенты и основная информация.
Требования к составлению:
Внутренняя управленческая отчетность используется для целей обеспечения персонала любого уровня нужными сведениями.
Разрабатывать отчеты подобного типа нелегко, они должны содержать в себе – гибкую структуру, понятность данных, оптимальную частоту предоставления.
В каждой отчетной форме должна присутствовать та информация, которая окажется полезной. Не стоит злоупотреблять и перегружать документ цифрами.
Наиболее частые примеры ошибок:
Внутренняя отчетность бывает ежегодной, ежеквартальной, ежемесячной и т.д. предоставлять документ необходимо тогда, когда решение принято. Частотность не повлияет на скорость принятия.
Комплексную отчетность | Включает сведения о результатах выполнения действий за определенный период деятельности. Предоставлять необходимо регулярно и своевременно, так как в отчете отображаются затраты и прибыль, движение финансов и прочие важные показатели |
Тематическую | Которая предоставляется по мере возникновения отклонений важных коэффициентов. К таковым относятся – убытки вследствие брака, плановые показатели, объемы продаж |
Аналитическую отчетность | Оформляется тогда, когда попросят руководящие органы организации. Содержит данные о причинах, по которым получился тот или иной результат |
По уровню управления бывает отчетность оперативная, текущая и сводная. Оперативный отчет составляется каждый месяц или каждую неделю.
Содержит данные, необходимые для принятия решения. Текущий отчет оформляется каждый месяц или квартал. Включает информацию о прибыли.
Сводный может составляться как раз в месяц, так и раз в год. Содержит информацию о наиболее значимых данных, которые оказывают влияние на принятие стратегических решений.
По объему данных подразделяется внутренняя отчетность на сводки, итоговые отчеты и общие. Сводки – краткие сведения об отдельных коэффициентах за небольшой промежуток времени, например, за день.
Итоговый отчет составляется каждый месяц и содержит обобщенную информацию. Общая отчетность составляется по предприятию в целом.
Внутренняя отчетность может оформляться в виде таблицы, графиков или обычного текста. Наиболее удобная форма – табличная, так как в отчете содержится много цифровых показателей.
К управленческим документам банка относятся:
Перечисленные документы дают возможность провести анализ деятельности, сделать вывод.
В консолидированную отчетность входит:
В подобную документацию входят показатели отчетности членов консолидированной группы за год. Банк оформляет консолидированную отчетность на основе данных, полученных от участников группы.
При этом используют один из методов – полную консолидацию или участие в капитале. Группы обладают различной структурой:
Консолидированная финансовая отчетность разрабатывается банком для предоставления своим акционерам.
В документе необходимо высветлить следующую информацию:
Консолидированный метод подразумевает сбор и обработку огромного количества данных. Имеет следующие этапы:
Признаки группы:
Если имеется хотя бы один из перечисленных признаков, то группа может образоваться. Требования к составлению консолидированной отчетности:
Первая отчетность должна быть сформирована тогда, когда образуется дочернее общество. Подобная отчетность обязательно должна публиковаться.
Все предприятия по закону обязаны вести бухгалтерский учет и составлять отчетность. Однако стандартная бухгалтерская отчетность не содержит всю информацию, необходимую для эффективного управления бизнесом. Поэтому на большинстве предприятий, кроме бухгалтерской, составляется и управленческая отчетность. Рассмотрим, как производится подготовка управленческой отчетности и ее анализ.
Главным отличием управленческой отчетности от бухгалтерской является ее ориентированность на потребности внутренних пользователей. Подготовка управленческой отчетности неразрывно связана с процессом бюджетирования. По сути это – один и тот же процесс, и внутренняя управленческая отчетность используется для целей, в первую очередь связанных с контролем за исполнением бюджетов.
Основы бюджетирования и управленческой отчетности базируются на следующих принципах:
Анализ управленческой отчетности проводится по тем же принципам, что используются и для бухгалтерской отчетности. Анализируется структура баланса, состав затрат, производится сравнение с планом и с предыдущими периодами, определяются различные относительные показатели - рентабельность, ликвидность и т.п.
Существенным отличием здесь является периодичность. Бухгалтерская отчетность составляется и анализируется ежеквартально, управленческая – гораздо чаще. Как правило, основные управленческие отчеты составляются ежемесячно. Но по ряду показателей (например, объемы выпуска, продаж, поступление денег) информация может предоставляться еще чаще – подекадно, еженедельно и даже ежедневно.
Следовательно, возможностей для оперативного анализа в данном случае намного больше. Это позволяет руководству компании «в режиме реального времени» реагировать на изменяющуюся ситуацию на рынке.
Составление управленческой отчетности должно обеспечить ее пользователей полноценной информацией обо всех аспектах деятельности предприятия. С этой целью в состав управленческой отчетности включаются следующие основные формы:
Таким образом, отчет становится «объемным», результаты деятельности предприятия рассматриваются с разных сторон, за каждую из которых «отвечает» отдельная форма управленческой отчетности. Образец заполнения отчетов о финансовых результатах и о движении денежных средств приведен ниже.
Системы Excel-таблиц
с удобной аналитикой
Постановка начального (управленческого) учета - это создание инструментов для получения информации о фактическом состоянии дел в бизнесе. Чаще всего это система таблиц и отчетов на их основе в Excel. Они отражают удобную ежедневную аналитику о реальных прибылях и убытках, движении денег, задолженности по зарплате, расчетах с поставщиками или покупателями, себестоимости и др. Опыт показывает, что предприятию малого бизнеса достаточно системы из 4-6 простых для заполнения таблиц.
Специалисты компании «Мой финансовый директор» вникают в детали вашего бизнеса и формируют оптимальную систему управленческого учета, отчетности, планирования, экономических расчетов на основе наиболее доступных программ (обычно Excel и 1С).
Сама работа состоит из внесения исходных данных в таблицы и занимает не более 1-2 часов в день. Для ее выполнения достаточно 1-2 уже имеющихся у вас штатных специалистов не имеющих бухгалтерских навыков.
Систему таблиц можно организовать с разделением доступа к информации. Общую картину и секретную часть данных будет видеть только директор (владелец) бизнеса, а исполнители - каждый свою часть.
Получаемые в результате автоматические отчеты дают картинку с нужной степенью детализации: себестоимость и рентабельность раздельно по товарным линейкам, своды затрат по группам расходов, отчет о прибылях и убытках, о движении денежных средств, управленческий баланс и др. Вы принимаете решения на основе обоснованной, точной и оперативной управленческой информации.
В разделе "Вопрос-ответ" Вы найдете примеры плана движения денежных средств и системы учета движения денежных средств с сопутствующими отчетами.
ВАЖНО! Вы получаете услуги на уровне опытного финансового директора по ставке обычного экономиста.
Мы обязательно обучаем ваших сотрудников самостоятельной работе с таблицами. Если у вас некому поручить эту работу, мы готовы вести ваш учет в режиме аутсорсинга. Это в 2-3 раза дешевле, чем нанять и содержать отдельного человека.
На выполненную работу распространяется гарантия. Система начального учета поддерживается в рабочем состоянии до тех пор, пока вы ей пользуетесь. При желании вы получаете все необходимые консультации и разъяснения.
Если вы захотите что-то изменить или добавить, специалисты сделают необходимые доработки независимо от давности оказания услуги. Обращайтесь, служба поддержки работает в режиме 24/7.
Позвоните +7 950 222 29 59
, чтобы задать любые вопросы и получить дополнительную информацию.
Архив файлов примеров к статьям сайта по выполнению различных задач в Excel: анализы, отчеты, бланки документов, таблицы с формулами и вычислениями, графики и диаграммы.
Шаблон телефонного справочника.
Интерактивный шаблон справочника контактов для бизнеса. Удобное управление большой базой контактов.
Складской учет в Excel скачать бесплатно.
Программа для складского учета создана исключительно с помощью функций и стандартных инструментов. Без использования макросов и программирования.
Формула рентабельности собственного капитала «ROE».
Формула, которая отображает Экономический смысл финансового показателя «ROE».
Эффективный инструмент для оценки инвестиционной привлекательности предприятия.
График спроса и предложения.
График, который отображает зависимость между двумя главными финансовыми величинами: спрос и предложения. А так же формулы для поиска эластичности спроса и предложения.
Полный инвестиционный проект.
Готовый детальный анализ инвестиционного проекта, в который включены все аспекты: финансовая модель, расчет экономической эффективности, сроки окупаемости, рентабельность инвестиций, моделирование рисков.
Сокращенный инвестиционный проект.
Базовый инвестиционный проект, в который включены только основные показатели для анализа: сроки окупаемости, рентабельность инвестиций, риски.
Анализ инвестиционного проекта.
Полноценный расчет и анализ доходности инвестиционного проекта с возможностью моделирования рисков.
График формулы Гордона.
Построение графика с экспоненциальной линией тренда по модели Гордона для анализа доходности инвестиций от дивидендов.
График модели Бертрана.
Готовое решение построение графика модели Бертрана, по которому можно анализировать зависимость спроса и предложения в условиях демпинга цен на дуопольных рынках.
Алгоритм расшифровки ИНН.
Формула для расшифровки Индикационного налогового номера для: России, Украины и Беларуси.
Поддерживаются все виды ИНН (10-ти и 12-ти значные номера) физических и юридических лиц, а также личный номер.
Факторный анализ отклонений.
Факторный анализ отклонений в маржинальном доходе предприятия с учетом показателей: материальные затраты, выручка, маржинальный доход, цена-фактор.
Табель учета рабочего времени.
Скачать табель учета рабочего времени в Excel с формулами для автозаполнения таблицы + ведение справочников для удобства работы.
Прогноз по продажам с учетом сезонности.
Составленный готовый прогноз по продажам на следующий год на основе показателей продаж предыдущего года с учетом сезонности. Графики прогноза и сезонности — прилагаются.
Прогноз показателей деятельности предприятия.
Бланк прогноза деятельности предприятия с формулами и показателями: выручка, материальные затраты, маржинальный доход, накладные расходы, прибыль, рентабельность продаж (ROS) %.
Баланс рабочего времени.
Отчет по планированию рабочего времени работников предприятия по таким временным показателям как: «календарное время», «табельное», «максимально возможное», «явочное», «фактическое».
Чувствительности инвестиционного проекта.
Анализ динамики изменений результатов в соотношении с изменениями ключевых параметров является чувствительностью инвестиционного проекта.
Расчет точки безубыточности магазина.
Практический пример вычисления сроков выхода на безубыточности магазина или других видов розничной точки.
Таблица для проведения финансового анализа.
Программный инструмент выполнен в Excel предназначен для выполнения финансовых анализов предприятий.
Система анализа предприятий.
Информативный финансовый анализ предприятие легко провести с помощью аналитической системы от профессиональных специалистов в области экономики и финансов.
Пример финансового анализа рентабельности бизнеса.
Таблица с формулами и функциями для анализа рентабельности бизнеса по финансовым показателям предприятия.
Управленческий учет предназначен для представления фактического состояния дел на предприятии и, соответственно, принятия на основе данных управленческих решений. Это система таблиц и отчетов с удобной ежедневной аналитикой о движении денежных средств, прибылях и убытках, расчетах с поставщиками и покупателями, себестоимости продукции и т.п.
Каждая фирма сама выбирает способ ведения управленческого учета и нужные для аналитики данные. Чаще всего таблицы составляются в программе Excel.
Основные финансовые документы предприятия – отчет о движении денежных средств и баланс. Первый показывает уровень продаж, затраты на производство и реализацию товаров за определенный промежуток времени. Второй – активы и пассивы фирмы, собственный капитал. Сопоставляя эти отчеты, руководитель замечает положительные и отрицательные тенденции и принимает управленческие решения.
Опишем учет работы в кафе. Предприятие реализует продукцию собственного производства и покупные товары. Имеют место внереализационные доходы и расходы.
Для автоматизации введения данных применяется таблица управленческого учета Excel. Рекомендуется так же составить справочники и журналы с исходными значениями.
Если экономист (бухгалтер, аналитик) планирует расписывать по статьям и доходы, то такой же справочник можно создать для них.
Не нужно все цифры по работе кафе вмещать в один отчет.
Пусть это будут отдельные таблицы. Причем каждая занимает одну страницу. Рекомендуется широко использовать такие инструменты, как «Выпадающие списки», «Группировка». Рассмотрим пример таблиц управленческого учета ресторана-кафе в Excel.
Присмотримся поближе.
Результирующие показатели найдены с помощью формул (применены обычные математические операторы). Заполнение таблицы автоматизировано с помощью выпадающих списков.
При создании списка (Данные – Проверка данных) ссылаемся на созданный для доходов Справочник.
Для заполнения отчета применили те же приемы.
Чаще всего в целях управленческого учета используется отчет о прибылях и убытках, а не отдельные отчеты по доходам и расходам. Данное положение не нормируется. Поэтому каждое предприятие выбирает самостоятельно.
В созданном отчете для подсчета результатов используются формулы, автозаполнение статей с помощью выпадающих списков (ссылки на Справочники) и группировка данных.
Источник информации для анализа – актив Баланса (1 и 2 разделы).
Для лучшего восприятия информации составим диаграмму:
Как показывает таблица и рисунок, основную долю в структуре имущества анализируемого кафе занимают внеоборотные активы.
Скачать пример управленческого учета в Excel
По такому же принципу анализируется пассив Баланса. Это источники ресурсов, за счет которых кафе осуществляет свою деятельность.
Итак нам нужен бюджет проекта, который состоит из статей затрат. Для начала сформируем в Micfosoft Project 2016 список этих самых статей затрат.
Будем использовать настраиваемые поля для. Формируем таблицу подстановки настраиваемого поля типа Текст для таблицы Ресурсы, например как на этом рисунке (конечно у вас будут свои статьи затрат, данный перечень только как пример):
Рис. 1. Формирование списка статей затрат
Работа с настраиваемыми полями была описана в Учебном пособии по управлению проектами в Microsoft Project 2016 (см. раздел 5.1.2 Веха). Для удобства поле можно переименовать в Статьи Затрат. После формирования списка статей затрат их необходимо присвоить ресурсам. Для этого добавим поле Статьи Затрат в представление Ресурсы и каждому ресурсу присвоим свою статью затрат (см.
Рис. 2. Присвоение статей затрат ресурсам
Возможности Microsoft Project 2016 позволяют присваивать только одну статью затрат на ресурс. Это нужно учитывать при формировании списка статей затрат. Например, если создать две статьи затрат (1.Зарплата, 2.Отчисления на соцстрах) то их невозможно будет присвоить одному сотруднику. Поэтому рекомендуется группировать статьи затрат таким образом, чтобы одну статью можно было назначить на один ресурс. В нашем примере можно сформировать одну статью затрат — ФОТ.
Для визуализации бюджета в разрезе статьей затрат и временных периодов хорошо подходит представление Использование ресурсов, которое необходимо немного модифицировать следующим образом:
1. Создать группировку по статьям затрат (см. Учебное пособие по управлению проектами в Microsoft Project 2016, раздел 2.5 Использование группировок)
Рис. 3. Создание группировки Статьи Затрат
2. В левой части представления вместо поля Трудозатраты вывести поле Затраты.
3. В правой части представления вместо поля Трудозатраты вывести поле Затраты (щелкнув в правой части на правую кнопку мыши):
Рис. 4. Выбор полей в правой части представления Использование ресурсов
4. Установить удобный масштаб для правой части, например, по месяцам. Для этого необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши в заголовке таблицы правой части.
5. Пример бюджета проекта
В результате этих нехитрых действий получаем в Microsoft Project 2016 бюджет проекта в разрезе заданных статей затрат и временных периодов. При необходимости можно детализировать каждую статью затрат до конкретных ресурсов и задач просто нажав на треугольник в левой части поля Название ресурса.
Рис. 6. Детализация затрат по проекту
Для графического отображения изменения затрат во времени принято использовать кривую затрат проекта. Форма кривой затрат типична для большинства проектов и напоминает букву S, поэтому её еще называют S-кривой проекта.
S-кривая показывает зависимость суммы затрат от сроков проекта. Так, если работы начинаются «Как можно раньше» S-кривая смещается к началу проекта, а если работы начинаются «Как можно позже» соответственно к окончанию проекта.
Рис. 7. Кривая затрат проекта в зависимости от сроков задач
Планируя задачи «Как можно раньше» (это установлено в Microsoft Project 2016 автоматически при планировании от начала проекта) мы снижаем риски нарушения сроков, но при этом необходимо понимать график финансирования проекта, иначе на проекте может быть кассовый разрыв. Т.е. затраты на наши задачи превысят доступные финансовые ресурсы, что грозит рисками остановки работ на проекте.
Планируя задачи «Как можно позже» (это установлено в Microsoft Project 2016 автоматически при планировании от окончания проекта) мы подвергаем проект большим рискам срыва сроков.
Исходя из этого, руководитель должен найти «золотую середину», другими словами, некий баланс между рисками нарушения сроков и рисками наступления кассового разрыва проекта.
Рис. 8. Кривая затрат проекта в MS-Excel путем выгрузки информации из MS-Project
Бюджет на очередной год формируется с учетом функционирования предприятия: продажи, закупка, производство, хранение, учет и т.п. Планирование бюджета – это продолжительный и сложный процесс, ведь он охватывает большую часть среды функционирования организаций.
Для наглядного примера рассмотрим дистрибьюторскую фирму и составим для нее простой бюджет предприятия с примером в Excel (пример бюджета можно скачать по ссылке под статьей).
В бюджете можно планировать расходы на бонусные скидки для клиентов. Он позволяет моделировать различные программы лояльности и при этом контролировать расходы.
Наша фирма обслуживает около 80-ти клиентов. Ассортимент товаров составляет около 120-ти позиций в прайсе. Она делает наценку на товары 15% от их себестоимости и таким образом устанавливает цену продажи. Такая низкая наценка экономически обоснована плотной конкуренцией и оправдывается большим товарооборотом (как и на многих других дистрибьюторских предприятий).
Для клиентов предлагается бонусная система вознаграждений. Процент скидки на закупку для крупных клиентов и ресселеров.
Условия и размер процентной ставки бонусной системы определяется двумя параметрами:
В годовом бюджете бонусы относятся к разделу «планирование продаж», поэтому они влияют на важный показатель фирмы – маржу (показатель прибыли в процентном соотношении от общего дохода). Поэтому важной задачей является возможность устанавливать несколько вариантов бонусов с разными границами на уровнях реализации и соответствующих им % бонусов. Нужно чтобы маржа удерживалась в определенных границах (например, не меньше 7% или 8%, вед это же прибыль фирмы). А клиенты смогут выбирать себе несколько вариантов бонусных скидок.
Наша модель бюджета с бонусами будет достаточно проста, но эффективная. Но сначала составим отчет движения средств по конкретному клиенту, чтобы определить можно ли давать ему скидки. Обратите внимание на формулы, которые ссылаются на другой лист пред тем как посчитать скидку в процентах в Excel.
Проект бюджета в Excel состоит из двух листов:
Структура таблицы «Продажи за 2015 год по клиенту:» на листе «продажи»:
На втором листе устанавливаем границы для достижения бонусов соответствующие им проценты скидок.
Следующая таблица – это базовая форма бюджета доходов и расходов в Excel с общими финансовыми показателями фирмы за годовой период.
Структура таблицы «Условия бонусной системы» на листе «результаты»:
Структура таблицы «Общий отчет по обороту фирмы» на листе «результаты»:
И так у нас есть готовая модель бюджета предприятия в Excel, которая является динамической. Если граничная планка бонусов находится на уровне 200, а бонусная скидка составляет 3%. Это значит, что в прошлом году клиент приобрел товара в количестве 200шт. А в конце года получит за это бонус скидку 3% от стоимости. А если клиент приобрел 400шт определенного товара, значит, он преодолел вторую граничную планку бонусов и получает скидку уже 6%.
При таких условиях изменится показатель «Маржа 2», то есть чистая прибыль дистрибьютора!
Задача руководителя дистрибьюторской фирмы выбрать самые оптимальные уровни граничных планок для предоставления клиентам скидки. Выбирать нужно так чтобы показатель «Маржа 2» находился хотя бы в приделах 7%-8%.
Скачать бюджет предприятия-бонус (образец в Excel).
Чтобы не искать лучшее решение методом тыка, и не делать ошибок рекомендуем прочитать следующею статью. Там описано как сделать в Excel простой и эффективный инструмент: Таблица данных в Excel и матрица чисел. С помощью «таблицы данных» можно в автоматическом режиме визуализировать самые оптимальные условия для клиента и дистрибьютора.
Руководитель торговой сети в первую очередь должен следить за выполнением целей, поставленных перед ним акционерами. Для получения всей необходимой информации нужны пакеты сбалансированных отчетов. Также следует наладить стабильную работу по сбору и обработке данных, входящих в них. Рассмотрим подробнее, как подготовить основные отчеты для руководителя.
Для принятия верных управленческих решений отчеты для руководителя должны включать в себя следующую информацию:
Отчеты о работе департаментов компании, а также отчет по развитию (актуален на стадии становления и роста организации). Этот пакет отчетов представляет собой обзор деятельности компании в виде информации, позволяющей руководителю проанализировать как эффективность ранее принятых решений, так и риски недостижения целей акционеров.
Поскольку в конечном итоге любой целевой показатель компании можно выразить через деньги, очень важно, чтобы все отчеты находились в ведении финансового департамента компании и финансового директора лично или по крайней мере проверялись бы финансистами до момента подачи отчетов руководителю.
Отчеты должны быть своевременными, точными, понятными, учитывать цели управления. В общем и целом информация для руководителя торговой сети должна содержать шесть обязательных отчетов.
ЛИЧНЫЙ ОПЫТ
Для руководителя торговой сети основными отчетами являются отчеты в разрезе магазинов, торговых офисов. Важно правильно распределить отчеты на группы по срокам представления, чтобы оптимизировать затраты времени как на их составление, так и на анализ.
Прогноз движения денежных средств с комплектом вспомогательных отчетов предназначен для оценки достаточности средств для выполнения целей компании в краткосрочной перспективе. Он дает информацию о том, где по времени ожидать или не ожидать провалов по cash, соответственно, надо или не надо привлекать дополнительное финансирование.
В пакет входят: отчет о продажах (ежедневно), отчет о сборе дебиторской задолженности (для дистрибуторских компаний), отчет о поступлении денежных средств, а также отчет о закупках, в том числе расходах.
Периодичность: не реже двух раз в неделю.
Форма представления: план/факт/прогноз по выделенным показателям (подробнее см. рисунок 1).
ЛИЧНЫЙ ОПЫТ
Марина Лазарева, директор по экономике ГК «Ландгут»
Если на неделе у компании два платежных дня, то тогда подготовка прогноза движения денежных средств с комплектом вспомогательных отчетов два раза в неделю вполне оправданна.
Если установленных платежных дней нет и управление денежными средствами осуществляется каждый день, тогда целесообразнее вести такой отчет в формате «факт-план» (за предыдущий день вносится фактическое исполнение бюджета движения денежных средств, а в остальных ячейках остаются плановые показатели) ежедневно или отчет готовить два раза в неделю, а ежедневно вести платежный календарь. Платежный календарь должен содержать не только поступления и выбытия по конкретным контрагентам, но и сумму долга с датами его погашения, и условия погашения этого долга (как со стороны дебиторов, так и со стороны кредиторов), тогда это дает возможность финансовому директору (или казначею) в полной мере видеть картину состояния денежных средств в компании. Что касается формата отчета, лучше добавить остаток средств на начало периода самой первой строкой (в принципе, это не обязательно - делайте так, как вам удобнее). Но знаю по своей практике, может быть, это и незначительные величины, но такой вариант формата отчета повышает точность подачи информации.
Наталья Евдошенко, генеральный директор ООО «Кволити Финанс», экс-финансовый директор Группы компаний FILANCO
Отчет о движении денежных средств, а также отчеты о товарных остатках (оба в разрезе магазинов и складов) надо представлять ежедневно. Они должны быть простыми и информативными. Целесообразно делать еженедельные отчеты ДДС в сравнении с аналогичным периодом прошлого года, поскольку в розничной торговле велико влияние сезонности.
Для руководителя торговой сети «Старик Хоттабыч», в которой я ранее работал, отчет о движении денежных средств не представлял большого интереса. Обычно cash management в этой компании являлся задачей финансового директора и при отсутствии серьезных проблем с оборотным капиталом и существенных отклонений от бюджета отчет о движении денежных средств достаточно было представлять генеральному директору один раз в месяц.
Этот пакет отчетов позволяет руководителю предприятия увидеть в разрезе эффективность деятельности филиалов/магазинов/клиентов как бизнес-единиц и понять, что имеет смысл добавить, например в товарный портфель клиента/магазина или на каком товаре (товарной группе) сфокусировать внимание, чтобы повысить его эффективность.
Периодичность: ежемесячно.
Форму представления можно посмотреть в таблице 1 и таблице 2.
Примером практической реализации ABC-анализа товарных групп служит отчет о товарных запасах.
Этот отчет необходим для актуализации товарного портфеля торгового предприятия, вывода из него или минимизации товарных запасов по группам С и D в соответствии с ABCD-анализом товарных запасов, принятия решений о том, какой товар нужен или не нужен, а также исходя из динамики продаж, величины и доли валового дохода, приносимого в компанию.
Таким образом производится анализ ассортимента продукции предприятия, оценивается эффективность и оборачиваемость товарно-материальных ценностей.
Периодичность: отчет о товарных запасах представляется ежемесячно.
ЛИЧНЫЙ ОПЫТ
Сергей Кузьмин, экс-финансовый директор ООО «Старик Хоттабыч», финансовый директор ЗАО «Энергосистемы и технологии»
В ООО «Старик Хоттабыч» одним из самых востребованных отчетов являлся отчет по марже и валовой прибыли в разрезе товарных направлений. Он формировался еженедельно и был ценен тем, что позволял видеть в динамике валовую прибыль и маржу каждого товарного направления предприятия в сравнении с бюджетом и прошлым годом. Считаю, что для торговой компании управление маржой/валовой прибылью через такой отчет - задача первостепенной важности, так как уровень маржинальности оказывает существенное влияние на величину операционного рычага и, как следствие, на рентабельность компании по чистой прибыли.
Отчет, который я также добавил бы в список обязательных, это отчет о продажах в натуральных показателях (штуки/упаковки/тонны/кубометры и пр.). Данный отчет дает руководителю торгового предприятия ясную картину динамики продаж и позволяет сравнивать разные периоды, исключая влияние ценовой политики. На мой взгляд, анализа продаж только в денежном выражении недостаточно.
Этот отчет призван выявлять отклонения в сравнении с бюджетом/оперативным планом предприятия. С его помощью можно определить отклонения и далее выявить их причины. Затем по тенденциям строится дальнейший прогноз.
При этом важно детализировать статьи PL (отчет о прибыли и убытках) до значений драйверов (натуральных показателей), тогда вам сразу будут понятны настоящие причины отклонений.
Например, допустим, что по статье электроэнергия по итогам месяца у одного из магазинов торговой сети возникла экономия в 5000 рублей. Важно правильно понимать причины выявленной экономии: это может быть действительно экономия от использования энергосберегающих устройств, а может быть, магазин просто несколько дней не работал по причине отсутствия в нем электричества.
Прогноз выполнения бюджета необходим для контроля за достижением показателей бюджета в будущих периодах.
Периодичность: ежемесячно.
Форма представления: по статьям бюджета с аналитикой и комментариями по каждой статье (подробнее см. рисунок 3).
ЛИЧНЫЙ ОПЫТ
Наталья Евдошенко, генеральный директор ООО «Кволити Финанс», экс-финансовый директор группы компаний FILANCO
Для облегчения чтения отчетов финансовому директору лучше всего представлять их группами в соответствии с ABC/XYZ-анализом магазинов. Также рекомендую выделить показатели, отклоняющиеся от запланированных более чем на 20 процентов. По моему опыту, такое отклонение уже критично.
Сводные PL (отчеты о прибылях и убытках) составляются ежемесячно по всей торговой компании или по группе компаний. Эти отчеты учитывают затраты всех подразделений с детализацией.
Юлия Мурина, финансовый директор ООО «АБК»
Для руководителя торговой компании, несомненно, все отчеты необходимы, так как они отражают различные стороны деятельности предприятия и позволяют получить полную картину происходящих в торговых точках процессов.
Как финансисту, мне, конечно, ближе ДДС и бюджет. В нашей торговой сети происходит ежедневное отслеживание расходования денежных средств по статьям бюджета, а итоговые ежемесячные отчеты попадают на стол генеральному директору.
Состоит из отчета-карты (календаря) маркетинговых активностей и отчета об эффективности проведенных акций. Этот пакет отчетов дает понимание о том, сколько дополнительной выручки и валового дохода принесла конкретная акция.
Периодичность : ежемесячно.
Необходим для понимания руководителем текущего состояния наиболее важных проектов, а также проектов, в которых подразумевается непосредственное участие самого руководителя. Это могут быть как краткосрочные, так и долгосрочные проекты, разбитые на промежуточные этапы.
Периодичность: ежемесячно.
Форма представления: отчет построен в виде списка проектов с разбивкой на этапы и привязкой к периодам реализации этапа. Напротив каждого из отчетов делаются маркер-отметки: зеленый, желтый, красный. Соответственно, на желтые и красные проекты руководитель должен обращать самое пристальное внимание, а зеленые носят информативный характер (подробнее см. рисунок 4).
Важна определенная сбалансированность отчетов, поскольку управление компанией - это уравнение с большим количеством переменных, но не с бесконечным. При этом каждый руководитель сам для себя определяет уровень сбалансированности пакета управленческих отчетов, форм их представления, периодичности исходя из целей и задач, стоящих перед ним.
В этой статье перечислен минимальный набор отчетов для руководителя торгового предприятия. А вот еще несколько - они носят уточняющий характер либо представляются по требованию руководителя.
Отчеты о работе департаментов компании. В целом эти отчеты дают руководителю более подробную информацию о работе каждого из департаментов. В состав могут входить такие отчеты, как:
Отчет по развитию. Этот отчет имеет огромное значение, когда торговая сеть активно развивается, открывает новые торговые точки, реализует программу региональной экспансии. В этом же случае рекомендую вам обратить внимание на отчет об освоении CapEx.
Другие информационные отчеты. Как видно из названия, эти отчеты носят исключительно информативный характер: это может быть заключение контрольно-ревизионного отдела об учете и отчетности в торговой сети, анализ долей рынка, отчет о годовом аудите и др.
И, конечно, одним из важнейших остается годовой отчет для акционеров. Подать его можно по-разному. Как именно - это тема для отдельной статьи.
Доступно только подписчикам